à l’usage des organismes subventionnés · 6 7 Le contrôle interne en bref L’article 7 du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (LC 21

1 1

Guide de contrôle interne à l’usage des organismes subventionnés

NP 22 3

22 3

Exemples de documentation pour répondre aux exigences en matière de contrôle interne décrites dans le règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (LC 21 195)

NP 44 5

44 5

Le contrôle interne en bref 7

Analyse de la séparation des tâches 10

FiChE : Caisse 11 Achats 12Salaires 13Comptabilité, clôture et états financiers 14 Projet / manifestation 15 Trésorerie 16Stock 17 Exemple de fiche à disposition 18 Tableau simplifié d’analyse et de séparation des tâches par processus 19

Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités 20

LiSTE : Comptes bancaires et/ou postaux Cartes de crédit / débit Opérations bancaires / postales

Cahier des charges 21

Inventaire des risques 22

Cartographie des risques 23

Objectifs de maîtrise, risques et contrôles 24

TAbLEAux PAr dOmAiNE :

Organisation 25 Collecte de fonds (et utilisation) 26Achats 27Salaires 28Note de frais 29Comptabilité et Clôture 30Trésorerie 31informatique 32Exemple de tableau par domaine à disposition 33

Description succincte du système de gestion des risques 34

Information sur les exigences de contrôle interne 35

Annexe 1 du Règlement 36

A

B

C

D

E

F

G

Sommaire

NP 66 7

66 7

Le contrôle interne en bref

L’article 7 du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (LC 21 195)

de la Ville de Genève exige, par souci de bonne utilisation de l’argent publique, que les entités

qu’elle subventionne, à défaut d’être astreintes à des règles plus strictes dictées par la Confédé-

ration et le canton, disposent d’un système de contrôle interne, dont le niveau de documentation

minimum dépend du montant de la subvention reçue (tableau 1 de l’annexe 1 du règlement).

Le contrôle interne peut être résumé comme l’ensemble des dispositifs mis en oeuvre par la hié-

rarchie et ses collaborateurs et ses collaboratrices pour s’assurer que leurs activités sont maîtrisées.

Le contrôle interne relève donc essentiellement d’une réflexion sur le fonctionnement de l’organisa-

tion, du bon sens et des bonnes pratiques, et vise à répondre notamment aux questions suivantes :

Qui fait quoi et comment ?

Qui est responsable de quoi ?

Qui valide quoi ?

Existe-t-il des conflits d’intérêt ?

Quels risques prendre ou ne pas prendre ?

Est-ce conforme aux lois en vigueur / aux règlements ?

Peut-on supprimer ce contrôle ?

NP 88 9

TyPE D’ORGAnISATIOn (TABLEAu 1 DE L’AnnExE 1

Du RèGLEmEnT)

ExIGEnCES DE COnTRôLE InTERnE SELOn LE TABLEAu 1 DE L’AnnExE 1 Du RèGLEmEnT

ExEmPLES DE DOCumEnTS

En AnnExE

Organisations n’employant pas ou peu de salariés et prétendant à l’octroi d’une subvention inférieure ou égale à ChF 49’999.

Le bénéficiaire n’est pas tenu de décrire et documenter son système de contrôle interne.

_

Organisations employant quelques salariés et /ou prétendant à l’octroi d’une subvention allant de ChF 50’000 à ChF 199’999.

A. Le bénéficiaire décrit l’organisation en place pour respecter la séparation des tâches. il en explique les exceptions au besoin.

b. de même, il décrit les compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités.

C. il établit également les cahiers des charges des fonctions clés de son organisation.

d. il procède à une évaluation des risques principaux, financiers et non financiers, de son activité.

A. Analyse de la séparation des tâches.

b. Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités.

C. Cahiers des charges des fonctions clés.

d. inventaire des risques principaux.

Organisations prétendant à l’octroi d’une subvention comprise entre ChF 200’000 et ChF 999’999.

idem que plus haut idem que plus haut idem que plus haut idem que plus haut

Organisations prétendant à l’octroi d’une subvention à hauteur de ChF 1’000’000 et jusqu’à ChF 4’999’999.

En plus des exigences du seuil précédent, le bénéficiaire

E. documente son système de contrôle interne financier permettant de garantir une tenue régulière de la comptabilité et l’éta-blissement d’un rapport financier adéquat.F. Par ailleurs, il met en place un système de gestion des risques, financiers et non financiers, liés à son activité.

A, b, C, d

E. Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôles.

F. description succincte du système de gestion des risques.

Organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 5’000’000.

En plus des exigences du seuil précédent, le subventionné - documente son système de contrôle interne pour ses principaux domaines d’activité.

A, b, C, d, E, F Pas d’exemple.

Se baser sur le point F en l’adaptant sur les principales activités « métiers » de l’organisation (et non celles financières), par exemples : organisation d’événement, aide aux personnes âgées.

Le tableau ci-après présente, pour chaque type d’organisation, les exigences de contrôle interne

découlant du règlement et, pour chaque exigence, un exemple de document permettant de forma-

liser la réflexion en matière de contrôle interne.

La documentation du système de contrôle interne doit être mise à jour régulièrement. Par ailleurs,

un modèle de courrier à adresser au service de la Ville « subventionneur » pour rendre compte de la

mise en place du contrôle interne figure également en annexe G. Les modèles de document sont

disponibles sur le site internet de la Ville de Genève. Enfin, pour toute question relative au concept

de contrôle interne et aux exemples présentés vous pouvez contacter le gestionnaire de risques de

la Ville de Genève : [email protected]

88 9

NP 1010 11

Ces tableaux présentent de manière synthétique et non exhaustive une méthode pour analyser

la séparation des tâches au sein d’une organisation pour différentes activités : caisse, achats,

salaires, etc. il est possible d’analyser la séparation des tâches pour chaque activité séparément

(une fiche par activité) ou de préférer un tableau simplifié (une seule fiche pour l’ensemble des

activités).

Ces documents doivent être adaptés à la réalité de chaque organisation. il s’agit d’exemples.

Le principe de séparation des tâches vise à assigner les tâches d’exécution/réalisation (par ex :

enregistrement, comptabilisation, paiement), de validation et de surveillance d’une opération à des

personnes différentes afin de réduire les erreurs et les possiblités de fraudes ou, plus simplement,

il s’agit de séparer la comptabilité de l’opérationnel.

Néanmoins, il est parfois difficile de respecter ce principe du fait d’un nombre insuffisant de

collaborateur-trice-s. il revient donc à l’organe dirigeant (direction, comité, ou autre) d’identifier

les exceptions à ce principe et de prendre en considération, si possible, la mise en place d’une

surveillance appropriée en prenant en compte le ratio coût/bénéfice.

Analyse de la séparation des tâches

A

1010 11

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Décrire l’organisation en place pour respecter la séparation des tâches, pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 50’000.

A

AAnalyse de la séparation des tâches

Fiche : Caisse

Prénom(s) et Nom(s); Fonction(s)

A

B

A

A

Date : _____________________

Signature de la direction : _____________________

Comptabiliser les mouvements de caisses

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales :Décrire l'organisation en place pour respecter la séparation des tâches , pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à CHF 50'000.

Exemple de tâches liées à la caisse (à modifier au besoin)Procéder aux décaissements et encaissements (sur la base de justificatifs)Comparer la caisse avec la comptabilité

Reconstituer le fonds de caisse

Dans cet exemple, dans l'idéal, A ne devrait pas pouvoir comptabiliser les mouvements de caisse (encaissements et décaissements). En effet, une erreur de A pourrait passer inaperçue et ne serait pas détectée par B lorsqu'il compare la caisse avec la comptabilité.

4 sur 28


dans cet exemple, dans l’idéal, A ne devrait pas pouvoir comptabiliser les mouvements de caisse (encaissements et décaissements). En effet, une erreur de A pourrait passer inaperçue et ne serait pas détectée par b lorsqu’il compare la caisse avec la comptabilité.

NP 1212 13


A


Fiche : Achats


A

B

A

A

C

D

C

Date : _____________________



Exemple de tâches liées aux achats (à modifier au besoin)

Elaborer le budget des dépenses

Valider le budget des dépenses

Engager les dépenses (passer les commandes, réaliser les contrats, etc.)

Valider les factures

Comptabiliser la facture

Payer la factureComparer les paiements avec les avis de situation bancaires et/ou postaux et les sorties de caisse

Dans cet exemple, dans l'idéal, A ne devrait pas pouvoir valider les factures pour les dépenses qu'il ou elle a lui-même ou elle-même engagées. En effet, personne ne pourait détecter un éventuel abus ou remettre en cause la pertinence de la facture par rapport au contrat initial.

5 sur 28


dans cet exemple, dans l’idéal, A ne devrait pas pouvoir valider les factures pour les dépenses qu’il ou elle a lui-même ou elle-même engagées. En effet, personne ne pourait détecter un éventuel abus ou remettre en cause la pertinence de la facture par rapport au contrat initial.

1212 13


A


Fiche : Salaires


A

B

A

B

C

D

E

E

Date : _____________________



Modifier les données du personnel dans le registre/base du personnel (par exemple : comptes bancaires, adresse, etc. ou alors "créer" un-e employé-e)

Exemple de tâches liées aux salaires (à modifier au besoin)

Valider les modifications dans le registre/base du personnel

Préparer les salaires pour traitement (y compris charges sociales)

Valider la "grille" les salaires (y compris charges sociales)

Comptabiliser les salaires (y compris charges sociales)

Verser les salaires (y compris charges sociales)

Comparer les salaires comptabilisés avec les salaires versés (avis bancaire ou postal) et la grille des salaires

Valider les salaires à comptabiliser et à payer

Dans cet exemple, dans l'idéal, E ne devrait pas pouvoir valider les modifications qu'il ou elle a lui-même ou elle-même effectuées dans le registre/base du personnel. En effet, une erreur ou une fraude (création d'un employé fictif par exemple) de E pourrait passer inaperçue.

6 sur 28


dans cet exemple, dans l’idéal, E ne devrait pas pouvoir valider les modifications qu’il ou elle a lui-même ou elle-même effectuées dans le registre/base du personnel. En effet, une erreur ou une fraude (création d’un employé fictif par exemple) de E pourrait passer inaperçue.

NP 1414 15


A



Fiche : Comptabilité, clôture et états financiers


A

B

A

B

A

B

A

B

B

Date : _____________________



Exemple de tâches liées à la comptabilité, clôture et états financiers (à modifier au besoin)

Modifier le plan comptable

Valider les modification du plan comptable

Saisir une écriture comptable

Valider une écriture comptable

Clôturer et justifier les comptes

Valider les écritures de clôtures

Préparer les états financiers (bilan, compte de résultat,…)

Préparer le rapport annuel de gestion

Valider les états financiers et le rapport annuel de gestion

Dans cet exemple, dans l'idéal, B ne devrait pas pouvoir valider les états financier et le rapport annuel puisqu'il ou elle prépare lui-même ou elle-même le rapport de gestion. Une erreur pourrait passer inaperçue.

7 sur 28

dans cet exemple, dans l’idéal, b ne devrait pas pouvoir valider les états financier et le rapport annuel puisqu’il ou elle prépare lui-même ou elle-même le rapport de gestion. une erreur pourrait passer inaperçue.

1414 15


A



Fiche : Projet / manifestation


A

A

B

A

A

B

A

B

Date : _____________________



Exemple de tâches liées à un projet ou une manifestation (à modifier au besoin)

Déterminer les objectifs d'un projet

Définir le projet (budget, planning, équipe,...)

Valider la comptabilité du projet (dépenses et recettes)

Valider le projet initial (objectif, budget, planning, équipe, etc.)

Réaliser le projet

Piloter/surveiller le projet (délais, coûts…)

Etablir le rapport de fin de projet

Valider la fin du projet (atteinte des objectifs, délais)

Dans cet exemple, dans l'idéal, A ne devrait pas pouvoir piloter/surveiller le projet qu'il ou elle réalise. En effet, A pourrait ne pas bénéficier du recul / indépendance nécessaire pour remettre en cause certaines de ses décisions en cours de réalisation. Bien entendu, cela dépend également de l'envergure du projet.

8 sur 28

dans cet exemple, dans l’idéal, A ne devrait pas pouvoir piloter/surveiller le projet qu’il ou elle réalise. En effet, A pourrait ne pas bénéficier du recul / indépendance nécessaire pour remettre en cause certaines de ses décisions en cours de réalisation. bien entendu, cela dépend également de l’envergure du projet.

NP 1616 17


A



Fiche : Trésorerie


B

C

A

B

A

B

A

A

C

A

B

A

A

C

C

A

B

Date : _____________________


Comptabiliser les retraits et dépôts en banque/poste ainsi que les opérations effectuées avec les cartes de crédit/débit

Préparer les paiements bancaires / postaux

Valider les paiements bancaires / postaux

Comparer les comptes de trésorerie avec les avis de situation bancaires et postauxValider les rapprochements des comptes de trésorerie avec les avis de situation bancaires et postaux

Valider un emprunt / un placement / autre instrument financier

Analyser l'opportunité d'emprunt / de placement / autre instrument financier

Valider une requête de mise à disposition d'une carte de paiement (carte de crédit/débit)Valider les factures de cartes de créditMettre à jour le registre des signatures et des limites financièresValider la création/modification/suppression d'une signature et limites financières dans le registreRetirer / déposer des espèces en banque / à la poste

Initier une requête de mise à disposition d'une carte de paiement (carte de crédit/débit)


Exemple de tâches liées à la trésorerie (à modifier au besoin)

Initier une requête d'ouverture / fermeture / modification de compte bancaire ou postalValider une demande d'ouverture / fermeture / modification de compte bancaire ou postal

Préparer le plan de trésorerie

Valider le plan de trésorerie

Dans cet exemple, dans l'idéal, C ne devrait pas pouvoir valider un emprunt ou un placement dont il ou elle a lui-même ou elle-même étudié l'opportunité. Une erreur de C pourrait passer inaperçue.

9 sur 28

dans cet exemple, dans l’idéal, C ne devrait pas pouvoir valider un emprunt ou un placement dont il ou elle a lui-même ou elle-même étudié l’opportunité. une erreur de C pourrait passer inaperçue.

1616 17


A



Fiche : Stock


A

B

B

A

C

A

D

B

Date : _____________________


Initier une requête de mise au rebut

Valider une requête de mise au rebut

Réaliser des inventaires physiques

Valider les inventaires physiques, les comparaisons avec la comptabilité et les justifications des éventuelles différences

Comptabiliser des entrées/sorties/ajustements/mise au rebut

Enregistrer des ajustements


Exemple de tâches liées au stock (à modifier au besoin)

Réceptionner le bien

Enregistrer une entrée / sortie

Dans cet exemple, dans l'idéal, B ne devrait pas pouvoir comptabiliser des mouvements de stock alors qu'il ou elle enregistre lui-même ou elle-même les entrées et sortie. En effet, une erreur ou une fraude de B pourrait passer inaperçue.

10 sur 28

dans cet exemple, dans l’idéal, b ne devrait pas pouvoir comptabiliser des mouvements de stock alors qu’il ou elle enregistre lui-même ou elle-même les entrées et sortie. En effet, une erreur ou une fraude de b pourrait passer inaperçue.

NP 1818 19


A


Fiche : ………………………


Date : _____________________


………………………


Exemple de tâches liées à au …………….………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

11 sur 28


1818 19



A


Fiche : tableau simplifié d'analyse de séparation des tâches par processus

Processus Réalise / Exécute / Gère Valide Surveille / contrôle Commentaires

Caisse A (mouvements et compta) A (écriture comptable) B (comparaison caisse

avec comptabilité)

Dans l'idéal, A ne devrait pas pouvoir comptabiliser les mouvements de caisse (encaissements et décaissements). En effet, une erreur de A pourrait passer inaperçue et ne serait pas détectée par B lorsqu'il compare la caisse avec la comptabilité.

Achats A (budget, engagement, facture) B (budget, facture) ---

Les ressources à disposition ne permettent pas de rajouter une activité de surveillance / contrôle. Cependant, les activités d'exécution et de validation sont parfaitement séparées.

Salaires ….. ….. ….. …..

Comptabilité ….. ….. ….. …..

Projets ….. ….. ….. …..

….. ….. ….. ….. …..

Date : _____________________



12 sur 28

NP 2020 21

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Décrire les Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 50’000.

B

Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités (A ne pas divulguer en dehors des personnes autorisées : comité, comptabilité)

BEx

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2020 21

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Etablir les cahiers des charges des fonctions cléspour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 50’000.

C

Cahier des charges

C Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Etablir les cahiers des charges des fonctions clés pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à CHF 50'000.

Cahier des charges

Titulaire du poste : Prénom Nom

Fonction : ………………………….

Taux d’activité : …%

Supérieur-e direct-e : ………………………….

La ou le titulaire remplace : ………………………….

La ou le titulaire est remplacé-e par : ………………………….

Mission générale : ………………………….

Activités principales et responsabilités : ………………………….

Droit de signature : type de document (contrat, etc.)………………………….

Compétence pour engager financièrement l’organisation : CHF…………………en individuel / collective à deux ?

Particularité de la fonction : (horaire, etc.)………………………….

Prénom Nom Signature Lieu et date

Titulaire ……………………….

……………………….

……………………….

Supérieur-e direct-e ……………………….

……………………….

……………………….

Directeur-trice de l’organisation

……………………….

……………………….

……………………….

13 sur 27

NP 2222 23

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 50’000.

D

Inventaire des risques une risque peut être défini simplement comme :

Ce à quoi il faut être attentif pour assurer la pérennité de l’organisation dans de bonnes conditions

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2222 23

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 50’000.

D

DCartographie des risquesOrganisation XYZ

Date:__________________

Signature de la direction: __________________

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1

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Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales :Evaluer les risques principaux, financiers et non financierspour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à CHF 50'000.

Exemple : Ne pas obtenir de fiinancement / de subventionsExemple : Ne pas payer les salaires dans les délais faute de trésorerie suffisante

Impa

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Probabilité

Cartographie des risques nets

15 sur 27

Cartographie des risques

NP 2424 25

Objectifs de maîtrise, risques et contrôles

E

Ces tableaux présentent de manière synthétique et non exhaustive les éléments, par domaine

de gestion, que l’organisation souhaite maîtriser ou devrait maîtriser (objectif de maîtrise), les

« défaillances » ou lacunes potentielles (les risques) ainsi que les pratiques de l’organisation pour y

faire face (les contrôles).

Ces documents doivent être adaptés à la réalité de chaque organisation. il s’agit d’exemples.

un contrôle est une vérification formelle effectuée systématiquement ou périodiquement, de

manière exhaustive ou par sondage, avant ou après la réalisation d’une « opération », par une tierce

personne ou une application, qui permet de diminuer le risque identifié. il n’est pas possible ou

parfois disproportionné de disposer ou de mettre en place des contrôles du fait du ratio coût/

bénéfice.

A la différence d’un contrôle, une mesure pour réduire le risque énoncé ne relève pas d’une

vérification mais plutôt d’instructions, de directives, etc. qui ont un caractère plus général. En

général, les mesures sont moins robustes que les contrôles.

Lorsque un contrôle (ou une mesure) n’existe pas, indiquer sous la colonne «contrôles» du tableau que :

- le contrôle n’est pas en place et, cas échéant, qu’un contrôle est à l’étude, si la direction en

souhaite un pour réduire le(s) risque(s), ou que

- le risque est accepté par la direction, si cette dernière ne pense pas qu’il soit nécessaire de

mettre en place un contrôle du fait notamment du ratio coût/bénéfice.

2424 25

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Documenter son système de contrôle interne financier, pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 1’000’000.

E

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôlesdomaine : Organisation

ETableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôles

Domaine : Organisation

Objectif de maîtrise Risques

Contrôles ou mesures en place pour réduire le risque. Responsable du contrôle

Les organes dirigeants fonctionnent correctement

Perte de confiance des partenaires Existence de statuts, procès-verbaux de séance, définition des rôles et responsabilités Existence de règles de gouvernance par exemple indépendance stricte entre les membres du Conseil, la direction et les collaborateurs-trices

Les objectifs de l'organisation sont définis

Perte d'efficacité de l'organisation Fixations des orientations et des objectifsDiffusion des objectifs aux membres du personnel

Les membres du Conseil de fondation sont indépendants les uns des autres

Manque d'objectivitéManque de transparencePerte de confiance des partenaires

Déclarations d'indépendance

La signature collective à deux est appliquée à toutes les opérations

FraudeErreur

Liste des signatures et des compétences financières et délégations

Les salaires des dirigeants et du personnel sont validés par le Conseil de fondation/direction

Salaires disproportionésAbus

Validation annuel des montants des salaires des dirigeants et du personnelGrille salariale

La taille de l'organisation est adaptée à ses objectifs

Augmentation de la masse salariale Comparaison avec des organisations dans le même secteur d'activités, avec des budgets similaires, etc.

Les membres du personnel connaissent leurs responsabilités et sont connues de tous et toutes

Engagements non autorisésAbsence de maîtriseAbsence de perénité des modes de fonctionnement

Existence d'organigrammes, de cahier des chargesExistence de délégations de pouvoirs et des signatures

L'activité de l'organisation fait l'objet d'un suivi

Non atteinte des objectifsPerte d'efficacité

Tableau de bord de suivi de l'activité (indicateurs)Identification et gestion des risques

Les projets sont gérés efficacement

Non atteinte des objectifsPerte d'efficacitéDépassements des délais et des coûts

Existence d'une démarche de gestion de projetTableau de bord de suivi des projets et gestion des risques de projetProcès-verbaux des séances de projet

…………. …………. ………….

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Documenter son système de contrôle interne financier, pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à CHF 1'000'000.

18 sur 28

NP 2626 27


E


Domaine : Collecte de fonds (et utilisation)



Il existe un règlement sur les activités de collecte de fonds

FraudePerte de confiance des partenaires

Règlement sur la collecte de fonds edicté par le Conseil - à caractère contraignant

Les procédures liées aux activités de collecte de fonds sont documentées et connues


Procédure d'appel de fonds incluant les contrôles à effectuer

Il est fait preuve d'éthique dans l’obtention des dons


Charte d'éthique décrivant les valeurs de l'organisation, le type de communication à employer, les sources de fonds recherchés (privés, publique).Controles sur les origines des fonds douteux

Les fonds (dons ou subventions) sont bien affectés aux projets et/ou buts fixés


Gestion analytique des projetsRapport de gestion

…………. …………. ………….


19 sur 28

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôles Domaine : Collecte de fonds (et utilisation)

2626 27


E

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôles domaine : Achats


Domaine : Achats



Il existe des règles / consignes écrites en matière d'achats.

Non respect des consignes.Pas d'harmonisation des pratiques.

Directive sur les achats / politique d'achats.

L’achat correspond à un besoin de l’organisation, il est bien défini, le budget est disponible et il est validé par une personne autorisée.

Achats privésAchat non conforme aux règles de l'organisationPas de budgetPas de trésorerieAchats inutiles

Demande d'achat dûment validée avant la passation de la commande (séparation de fonction)Liste de personnes autorisées à acheterListe des personnes autorisées à valider les achats (demande d'achat, commande, facture)

Le cas échéant, la procédure d’appel d’offres est respectée.

Non respect de la réglementation en vigueur (le cas échéant)Pas de comparaison des offres -> mauvaise utilisation de l'argent à dispositionConnivence entre les parties

Existence d'une procédure d'appel d'offresSélection des offres par une personne autorisée (séparation de fonctions)Analyse du "chiffre d'affaires" par fournisseur

Les marchandises livrées et/ou les prestations de service reçues correspondent à la commande

Non-conformité de la marchandise / prestation (quantité, qualité, date de livraison,…)

Rapprochement du bon de livraison / rapport final de prestation de service avec le bon de commandeFiche d'entrée de marchandiseProcédure de retour marchandise / courrier de réclamation / procédure de litige

Les factures fournisseurs sont correctement comptabilisées

Double comptabilisationErreur de saisieNon-conformité entre la commande, la livraison/réception et la facture

Validation des factures pour comptabilisation et paiement quant l'intégralité et à l'exactitude sur la base de la commande et livraison.

Vérification des écritures comptables par un second collaborateur.

La régularité des paiements est assurée

Paiement non autoriséDouble paiementOmissionPaiement non conforme à la commande/fature

Rapprochement des factures et des paiementsVérification des comptes fournisseursValidation formelle des documents de paiement

Le principe de séparation des fonctions est respecté tout le long du processus Achats

ErreursCollusionCopinageFraude

"contrôles" des quatres yeuxcf contrôles de la procédure achatsAnalyse de la séparation des activités et identification des lacunes et acceptation formelle de ces lacunes cas échéant

…………. …………. ………….


20 sur 28

NP 2828 29


E


Domaine : Salaires



Le registre du personnel est complet et exact

Paiement d'un salaire indûPaiement d'un salaire à un-e collaborateur-trice fictif-vePaiement d'un salaire à la mauvaise personne

L'accès au registre du personnel est restreint aux seules personnes dûment autoriséesValidation formelle de chaque nouvelle entrée, modification ou suppression de données dans le registre du personnel

Les salaires et charges sociales sont calculés exactement (montants) et conformément aux obligations contractuelles et légales

Salaire brut ne correspondant pas au montant définiVerser un salaire net calculée de manière erronéDéduire des charges sociales calculées de manière erronée / ne pas déduire les charges socialesDéduire des impôts à la source calculées de manière erronée / ne pas déduire d' impôts à la source

Rapprochement entre les salaires du mois actuel et du mois précédent. Les différences sont expliquéesVérification et validation de liste des salaires et charges sociales à payerVérification par sondage des calculs de salaires et des charges socialesL'accès informatique aux tables des données des salaires et des charges sociales ainsi que aux programme de calcul des salaires et charges sociales est restreint

Les salaires et charges sociales sont comptabilisés correctement

Non-conformité de la comptabilitéErreur de saisie, double saisie.Non respect de la règle de séparation des exercices

Vérification des écritures par un second collaborateur.

La régularité des paiements des salaires et charges sociales est assurée

Double paiementPaiement à un-e salarié-e fictif-vePaiement d'un salaire erroné

L'accès au fichier de paiement des salaires est restreintValidation formelle du paiement des salairesRapprochement mensuel entre les virements et les bulletins de paie

Les avances et prêts sont dûment accordés et suivis

Engagements non autorisésNon respect des règles internes

Validation formelle d'une avance ou prêtVérification des remboursements

Délivrer des certificats de salaires exhaustifs (prestation en nature, indemnités, etc.) et exacts

Contrevenir aux obligations légales en tant qu'employeurFalsifier un certificat

Vérification des certificats de salaires et des éléments qui y sont présentés.Etablissement automatique des certificats

Le principe de séparation des fonctions est respecté tout le long du processus Salaires


"contrôles" des quatres yeuxcf contrôles de la procédure SalairesAnalyse de la séparation des activités et identification des lacunes et acceptation formelle de ces lacunes cas échéant

…………. …………. ………….


21 sur 28

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôlesdomaine : Salaires

2828 29


E

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôlesdomaine : Note de frais


Domaine : Note de frais



Les dépenses de types "notes de frais" sont justifiées et autorisées

Abus du personnelDépenses non autorisées

Existence d'une procédure de remboursement des frais professionnelsVérification de la nature des notes de frais et de la présence de justificatifs probants (un justificatif de carte de crédit n'est pas suffisant)Validation par la hiérarchie

La régularité des paiements des notes de frais est assurée

Double paiementPaiement de note de frais non autoriées et/ou sans justificatifPaiement de note de frais pour des montants ne correspondant pas aux justificatifs

Rapprochement des notes de frais avec les listes de paiements

Le principe de séparation des fonctions est respecté tout le long du processus Notes de frais


"contrôles" des quatres yeuxcf contrôles de la procédure Notes de fraisAnalyse de la séparation des activités et identification des lacunes et acceptation formelle de ces lacunes cas échéant

…………. …………. ………….


22 sur 28

NP 3030 31


E


Domaine : Comptabilité et Clôture



Le plan comptable est cohérent

Modification non autorisée du plan comptableNon respect des normes (cas échéant)Présentation non conformes des états financiers

Existence d'un plan comptableValidation de toute création, modification et suppression de comptes

Les écritures comptables sont passées correctement et sont justifiés

Erreurs dans la comptabilitéEcritures non justifiées par des pièces comptables probantes

Vérification et validation de chaque écriture comptable : justificatifs, comptes utilisés, montants, dates, calculs cas échéant, etc.

Les comptes sont clôturés et justifiés

Erreurs dans les états financiersNon respect des normes comptables (cas échéant)Erreur dans les calculs des provisions, des amortissements

Vérification et validation des soldes des comptes et des écritures de fin d'année

Les états financiers sont établis correctement et sont comparables d'années en années

Information financière non fiableImpact sur la réputation de l'organisation auprès de ses financeurs

cf contrôles sur les écritures comptables et la clôture des comptesValidation du compte de résultat, du bilan, etc. et des annexes (cas échéant) ainsi que du rapport de gestion / d'actvité

Le principe de séparation des fonctions est respecté tout le long du processus Comptabilité et clôture


"contrôles" des quatres yeuxcf contrôles de la procédure Comptabilité et clôtureAnalyse de la séparation des activités et identification des lacunes et acceptation formelle de ces lacunes cas échéant

…………. …………. ………….


23 sur 28

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôlesdomaine : Comptabilité et Clôture

3030 31


E


Domaine : Trésorerie



Les pouvoirs de signatures sont à jour

Engagement financiers non autorisés Existence de document listant les pouvoirs de signature par comptes bancaires, moyens de paiementProcédure d'octroi et de retrait des pouvoirs de signature par une autorité compétenteSignature collective à deux pour tout type d'opération de trésorerie

Les opérations bancaires sont correctement enregistrées et suivies

Détournement de fondsErreurComptabilité erronée

Rapprochement mensuel entre les avis bancaires et la comptabilitéValidation des paiements bancaires après vérification par des personnes autorisées

Les opérations de caisse sont correctement enregistrées / La caisse est correctement gérée

Détournement de fondsErreurComptabilité erronée

Contrôle de caisse à l'improviste et rapprochement avec la comptabilitéCaisse sous clés et placée dans un endroit sécuriséSeuils financiers à ne pas dépasser pour les opérations de caisseJustification et enregistrement de chaque opération d'encaissement et de décaissement

Les emprunts et/ou placement sont dûment autorisés

Engagement financiers non autorisésAugmentation des frais financiers / manque de liquiditéRisques de crédit, de liquidité

Existence d'une analyse financière préalable à chaque emprunt / placementValidation formelle des contrats d'emprunt ou de placement après vérification

Le suivi de la trésorerie est efficace

Risque de manque de liquiditéPerte d'efficactié (trop de frais bancaires)

Existence d'un tableau de trésorerie prévisionnel à jourNégociation régulière des conditions négociés

Le principe de séparation des fonctions est respecté tout le long du processus Trésorerie


"contrôles" des quatres yeuxcf contrôles de la procédure TrésorerieAnalyse de la séparation des activités et identification des lacunes et acceptation formelle de ces lacunes cas échéant

…………. …………. ………….


24 sur 28

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôlesdomaine : Trésorerie

NP 3232 33


E


Domaine : Informatique



Les applications informatiques de l'organisation considérées comme "stratégiques" (salaires, comptabilité, donateurs, fournisseurs, etc.) sont fiables

Autorisations d’accès insuffisamment contrôléesMaintenir dans les systèmes des données non fiablesDanger pour la pérennité de l’application

Par exemple : Liste des applications "stratégiques" de l'organisation (comptabilité, salaires, donateurs, etc.)Existence de mots de passesExistence de champs protégésExistence de procédures d'apurement des données obsolètesExistence de contrats de maintanceExistence d'une politique de sauvegarde des donnéesExistence d'infrastructures de protections des données par des attaques externes (virus, vol)

Le fonctionnement des systèmes informatiques est pérennisé et le matériel et les données protégés

Altération/destruction des équipements, des programmes, des donnéesReprise de l'exploitation difficile ou impossible

Existence de plans de continuité / de remise en marcheExistence d'une politique de sécuritéExistence d'une documentation décrivant le système d'information et son exploitationTests (voire audits) de sécurité informatique effectués périodiquement

Les environnements de production, de développement et de test sont séparés

Altération/destruction des donnéesErreurs

Vérification et attribution des accès aux différents environnements.

Les projets informatiques sont maîtrisés

Dépassement des coûts et/ou des délais du projetLivrable finale ne correspondant pas aux attentes initiales

Validations formelles des différentes étapes clés du projetProcédure de testSuivi du budgetFormation des utilisateurs

Les relations avec les fournisseurs externes sont maîtrisées

Dépendance vis-à-vis des sous-traitants.Perte de maîtrise des projets sous-traités

Liste sur lesquelles peuvent intervenir les sous-traitantsRevue périodique des contratsExistence d'une stratégie/lignes directrices en matière de sous-traitance informatiquesDocumentation à disposition de l'organisationFormation des employé-e-s sur les applicatifs concernés

Le principe de séparation des fonctions est respecté tout le long du processus Informatique


"contrôles" des quatres yeuxcf contrôles de la procédure InformatiqueAnalyse de la séparation des activités et identification des lacunes et acceptation formelle de ces lacunes cas échéant

…………. …………. ………….


25 sur 28

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôlesdomaine : informatique

3232 33


E


Domaine : …………….



…………. …………. …………. ………….…………. …………. …………. ………….…………. …………. …………. ………….…………. …………. …………. ………….…………. …………. …………. ………….…………. …………. …………. ………….…………. …………. …………. ………….


26 sur 28

Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôlesdomaine : …………….

NP 3434 35

Exemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : mettre en place un système de gestion des risques, financiers et non financiers, liés à son activité pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à ChF 1’000’000. Cette annexe est un complément de l’annexe d « inventaire des risques » pour les organisations mentionnées ci-avant.

F

FExemple de document pour répondre à l’exigence du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales : Mettre en place un système de gestion des risques, financiers et non financiers, liés à son activité pour les organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à CHF 1'000’000. Cette annexe est un complément de l’annexe D « Inventaire des risques » pour les organisations mentionnées ci-avant.

Description succincte du système de gestion des risques

Annuellement, les risques financiers et non financiers de l’organisation sont identifiés et évalués par xxx lors d’ateliers de travail spécifiques.

Des niveaux de probabilité et d’impact sont attribués à chaque risque pour en déterminer la gravité et les prioriser. Ils sont également classés par catégorie : finances, informatique, ressources humaines, …. et font l’objet de mesures de réduction de risque si nécessaire.

L’inventaire et la cartographie ainsi que les mesures des risques sont analysés et validés par le Conseil de fondation / Comité de direction conformément au processus et à la démarche de gestion des risques de l’organisation.

Par ailleurs, les risques les plus critiques font l’objet d’un suivi trimestriel par le Conseil de fondation / Comité de direction.

Certains risques peuvent donner lieu à la comptabilisation d’une provision comptable.

Description du processus de gestion des risques

Identificaton et évaluation des risques

•Octobre - Novembre •Organisation d'ateliers

de travail ad hoc •Détermination des

mesures de traitement des risques

•Analyse et priorisation •Livrable : •inventaire et

cartographie des risques

•rapport

Validation des risques

•Décembre •Analyse et validation

par le Conseil de fondation / Comité

•Livrable : • inventaire et

cartographie des risques validés

•procès-verbal de séance

Suivi des risques critiques

•Mars, Juin, Septembre •Mise à jour des risques

critiques •Redéfinitions des

mesures de réductions des risques si nécessaire.

•Livrable : •inventaire et

cartographie mis à jour

26 sur 27

Description succincte du système de gestion des risques

3434 35

Exemple de texte pour un courriel ou un courrier à adresser au service de la Ville de Genève concerné afin de l’informer du respect des exigences de contrôle interne indiquées dans le règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales de la Ville de Genève.

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G

Exemple de texte pour un courriel ou un courrier à adresser au service de la Ville de Genève concerné afin de l’informer du respect des exigences de contrôle interne indiquées dans le règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales de la Ville de Genève.

Information sur les exigences de contrôle interne

Madame, Monsieur,

Conformément à l’annexe 1 du Règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales de la Ville de Genève, nous vous informons que ….

Opter pour la formulation la plus appropriée

1. n’étant pas soumis aux exigences indiquées à l’annexe 1 dudit règlement nous n’avons pas à documenter le système de contrôle interne.

2. nous n’avons pas terminé de documenter notre de système de contrôle interne.

3. nous remplissons les obligations en matière de système de contrôle interne.

si 2 ou 3 ci-dessus Le cas échéant, la documentation relative aux exigences SCI peut vous être mise à disposition sur demande.

Nous vous présentons, Madame, Monsieur, nos meilleures salutations.

Signature de la direction : ………………………..

Information sur les exigences de contrôle interne

NP 3636 37

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Règles applicables aux bénéficiaires d’une subvention ponctuelle de la Ville de Genève, pour un projet (art. 7 al.1)

Annexe 1 du Règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales

3636 37

Anne

xe 1

du

Règ

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Le b

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icia

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pas

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Org

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’000

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CH

F 19

9’99

9

Com

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atio

n. Il

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une

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s ris

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anis

atio

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ndan

t à l’

octro

i d’

une

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e C

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1’00

0’00

0 et

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999’

999.

Com

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ilité

étab

lie s

elon

des

nor

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conn

ues

(CO

962

ss)

Con

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27)

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de

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té e

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t d'u

n ra

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n de

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, fin

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nanc

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, lié

s à

son

activ

ité.

Org

anis

atio

ns p

réte

ndan

t à l’

octro

i d’

une

subv

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n su

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000’

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-.

Com

ptab

ilité

étab

lie s

elon

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conn

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(CO

962s

s)C

ontrô

le o

rdin

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(CO

727

)E

n pl

us d

es e

xige

nces

du

seui

l pré

céde

nt, l

e su

bven

tionn

é do

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son

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tèm

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con

trôle

inte

rne

pour

ses

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s d'

activ

ité.

Règles applicables aux bénéficiaires d’une subvention monétaire de la Ville de Genève, pour une activité générale ou spécifique (art. 7 al.1)

Annexe 1 du Règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales

NP 3838 39

notes

3838 39

40 40

réalisation : Etienne & Etienne impression : Centrale municipale d’achat Tiré sur papier 100% recyclé à 250 exemplaires - novembre 2015

© Ville de Genève reproduction autorisée avec indication complète de la source.

Contact Salvatore macculi direction du département des finances et du logement 022 418 58 29 [email protected]

Documents

à l’usage des organismes subventionnés · 6 7 Le contrôle interne en bref L’article 7 du règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (LC 21