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TABLES, FORMULAIRES, ÉTATS, REQUÊTES ET MACROS Cellule Pédagogique et de Recherche en Informatique Claude LE GALL Février 1998

Access Initiation

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Apprendre à maitriser Access 2003

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TABLES, FORMULAIRES, TATS, REQUTES ET MACROS

Cellule Pdagogique et de Recherche en Informatique

Claude LE GALL Fvrier 1998

AVERTISSEMENTS........................................................................................................................................................ 1 COMMENT OBTENIR DE L'AIDE EN GNRAL?................................................................................................................... 1 COMMENT OBTENIR UNE AIDE PONCTUELLE? .................................................................................................................. 2 CHARGEMENT DE MICROSOFT ACCESS .............................................................................................................. 3 LES OBJETS ACCESS .................................................................................................................................................... 5 DFINITIONS .................................................................................................................................................................... 6 Tables.......................................................................................................................................................................... 6 Cls primaires............................................................................................................................................................. 6 Relations ..................................................................................................................................................................... 6 Requtes...................................................................................................................................................................... 6 Formulaires ................................................................................................................................................................ 7 tats ............................................................................................................................................................................ 7 Macros ........................................................................................................................................................................ 7 Modules....................................................................................................................................................................... 7 LA FENTRE MODIFIER ............................................................................................................................................. 8 LA FENTRE OUVRIR .................................................................................................................................................. 9 CRATION D'UNE BASE DE DONNES.................................................................................................................. 10 TABLES ET FEUILLES DE DONNES ..................................................................................................................... 11 CRATION D'UNE TABLE................................................................................................................................................. 11 Cration en mode Feuille de donnes ................................................................................................................. 12 Cration en mode Cration ................................................................................................................................. 12 Cration laide de lassistant................................................................................................................................. 15 MODIFICATION DE LA STRUCTURE D'UNE TABLE ............................................................................................................ 15 Slection d'un champ ................................................................................................................................................ 15 Insertion d'un champ ................................................................................................................................................ 16 Suppression d'un champ ........................................................................................................................................... 16 Renommer une table ................................................................................................................................................. 16 DUPLIQUER UNE TABLE.................................................................................................................................................. 17 SUPPRIMER UNE TABLE .................................................................................................................................................. 17 SAISIE DES DONNES DANS UNE FEUILLE DE DONNES (FENTRE "OUVRIR") ................................................................. 18 Dplacements............................................................................................................................................................ 18 Saisie des donnes .................................................................................................................................................... 19 Saisie d'un nouvel enregistrement ............................................................................................................................ 19 Slection de colonnes................................................................................................................................................ 19 Slection de lignes .................................................................................................................................................... 20 Slection du contenu d'un champ.............................................................................................................................. 20 Suppression d'enregistrements.................................................................................................................................. 20 Recherche dans les champs ...................................................................................................................................... 20 Remplacer dans les champs ...................................................................................................................................... 20 MODIFICATION DE L'ASPECT DE LA FEUILLE DE DONNES............................................................................................... 21 Masquer ou afficher des colonnes ............................................................................................................................ 21 Largeur de colonnes ................................................................................................................................................. 21 Hauteur de lignes...................................................................................................................................................... 21 Dplacer des colonnes .............................................................................................................................................. 21 Figer des colonnes .................................................................................................................................................... 22 Affichage ou non du quadrillage, apparence des cellules. ....................................................................................... 22 Changement de police............................................................................................................................................... 22 Sauvegarde de la mise en forme ............................................................................................................................... 22 LES OPTIONS DES FEUILLES DE DONNES ....................................................................................................................... 23 Longlet Gnral ................................................................................................................................................. 23 Longlet Feuille de donnes ................................................................................................................................ 23 Longlet Editer/Rechercher . ............................................................................................................................... 24 Longlet Affichage . ............................................................................................................................................. 24 IMPRESSION D'UNE FEUILLE DE DONNES ....................................................................................................................... 25

LES RELATIONS .......................................................................................................................................................... 26 CLS PRIMAIRES ............................................................................................................................................................ 26 Dfinition d'une cl primaire.................................................................................................................................... 26 LES TYPES DE RELATIONS .............................................................................................................................................. 26 Relation un un ....................................................................................................................................................... 26 Relation un plusieurs ............................................................................................................................................. 26 Relation plusieurs plusieurs .................................................................................................................................. 27 DFINITION DES RELATIONS ........................................................................................................................................... 27 LES REQUTES ............................................................................................................................................................ 29 LONGLET REQUTE ................................................................................................................................................. 29 CONSTRUCTION D'UNE REQUTE SIMPLE........................................................................................................................ 30 CONSTRUCTION D'UNE REQUTE MULTI-TABLES ............................................................................................................ 32 LA BARRE D'OUTILS REQUTE .................................................................................................................................. 34 LES OPRATEURS UTILISS DANS LES REQUTES............................................................................................................ 35 INSERTION OU SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES DANS UNE REQUTE ............................................................. 36 Suppression d'une colonne ....................................................................................................................................... 36 Suppression d'une ligne ............................................................................................................................................ 36 Insertion d'une colonne ............................................................................................................................................ 36 Insertion d'une ligne ................................................................................................................................................. 37 Dplacement d'une colonne...................................................................................................................................... 37 CHANGEMENT DES LIBELLS DE COLONNES ................................................................................................................... 37 VALEURS DISTINCTES .................................................................................................................................................... 38 CHAMPS CALCULS ....................................................................................................................................................... 38 REGROUPEMENTS .......................................................................................................................................................... 38 TYPE D'OPRATIONS AVEC UN REGROUPEMENT ............................................................................................................. 39 LIENS JOINTURES ........................................................................................................................................................... 40 Cration d'une jointure............................................................................................................................................. 40 Suppression d'une jointure ....................................................................................................................................... 40 Les qui-jointures ..................................................................................................................................................... 40 Les jointures externes ............................................................................................................................................... 40 Les jointures rflexives ............................................................................................................................................. 41 ANALYSE CROISE ......................................................................................................................................................... 41 CRATION DE REQUTES ACTION ............................................................................................................................. 42 Diffrence entre une requte Slection et une requte Action .................................................................................. 42 Cration de table ...................................................................................................................................................... 43 Ajout d'enregistrements une table ......................................................................................................................... 43 Mise jour de donnes............................................................................................................................................. 44 Suppression d'enregistrements ................................................................................................................................. 44 Paramtrage d'une requte ...................................................................................................................................... 45 Mise jour des enregistrements d'une table partir d'une feuille de rponses....................................................... 45 Visualisation des instructions SQL ........................................................................................................................... 46 Dupliquer une requte .............................................................................................................................................. 47 Supprimer une requte.............................................................................................................................................. 47 LES TATS..................................................................................................................................................................... 48 A QUOI SERT UN TAT.................................................................................................................................................... 48 CRATION D'UN TAT LAIDE DE L'ASSISTANT ............................................................................................................. 48 Modification d'un tat............................................................................................................................................... 50 Enregistrement et fermeture d'un tat ...................................................................................................................... 50 Impression d'un tat.................................................................................................................................................. 50 Dupliquer un tat...................................................................................................................................................... 50 Supprimer un tat ..................................................................................................................................................... 51 MODIFICATION D'UN TAT ............................................................................................................................................. 52 Dimensions d'une section ......................................................................................................................................... 53 Cration d'une section En-tte/Pied d'tat ............................................................................................................... 53 Cration d'une section En-tte/Pied de page............................................................................................................ 53 Cration d'une section de groupe ............................................................................................................................. 53 Proprits d'une section ........................................................................................................................................... 53 Les contrles de la bote outils .............................................................................................................................. 55 Modification des proprits par dfaut des contrles ........................................................................................ 55 Le Pointeur ............................................................................................................................................................... 55 Le contrle "tiquette" ............................................................................................................................................. 55 Le contrle "Zone de texte" ...................................................................................................................................... 56

Le contrle Graphique.............................................................................................................................................. 58 Mettre en forme un Graphique ................................................................................................................................. 61 Le contrle "Sous tat" ............................................................................................................................................. 62 Le contrle Cadre indpendant ................................................................................................................................ 65 Le contrle Cadre dpendant ................................................................................................................................... 65 Le contrle Trait ....................................................................................................................................................... 66 Le contrle Rectangle ............................................................................................................................................... 66 Le contrle Saut de page .......................................................................................................................................... 66 Les modles de contrles .......................................................................................................................................... 67 Alignement, empilement des contrles...................................................................................................................... 67 LES FORMULAIRES .................................................................................................................................................... 68 CRATION D'UN FORMULAIRE AUTOMATIQUEMENT ....................................................................................................... 68 Assistant Colonne simple .......................................................................................................................................... 68 Assistant Tabulaire ................................................................................................................................................... 69 CRATION D'UN FORMULAIRE AVEC L'ASSISTANT........................................................................................................... 69 MODIFICATION DUN FORMULAIRE. ............................................................................................................................... 72 Proprits d'un formulaire........................................................................................................................................ 72 Les diffrentes sections dun formulaire. .................................................................................................................. 74 Dimensions d'une section.......................................................................................................................................... 74 Les proprits des sections ....................................................................................................................................... 74 Placement de champs................................................................................................................................................ 75 Proprits des contrles ........................................................................................................................................... 75 Le contrle Zone de texte (voir page 56) ............................................................................................................. 77 Proprits des zones de texte .................................................................................................................................... 77 Le contrle Case d'options .................................................................................................................................. 77 Le contrle Case cocher .................................................................................................................................. 78 Le contrle bouton de commande ....................................................................................................................... 82 Proprits des boutons de commande....................................................................................................................... 83 Le contrle Liste modifiable ............................................................................................................................... 84 Le contrle Zone de liste ..................................................................................................................................... 84 Les proprits du contrle Graphique (voir page 58) .............................................................................................. 86 Le contrle Sous formulaire (voir le contrle Sous-tat page 62)............................................................................ 88 Le contrle Cadre indpendant (voir page 65)......................................................................................................... 88 Le contrle Cadre dpendant (voir page 65)............................................................................................................ 88 Le contrle Trait (voir page 66) ............................................................................................................................... 88 Le contrle Rectangle (voir page 66) ....................................................................................................................... 88 Le contrle Saut de page (voir page 66)................................................................................................................... 88 Ordre de parcours des champs d'un formulaire ....................................................................................................... 88 Dplacements dans un formulaire ............................................................................................................................ 89 Enregistrement d'un formulaire ................................................................................................................................ 89 Saisie en mode formulaire ........................................................................................................................................ 90 Saisie d'un nouvel enregistrement ............................................................................................................................ 91 Slection d'un champ ................................................................................................................................................ 91 Slection de l'enregistrement affich ........................................................................................................................ 91 Suppression d'enregistrement ................................................................................................................................... 92 Suppression d'un formulaire ..................................................................................................................................... 92 LES FILTRES ................................................................................................................................................................... 93 Filtrer par Slection.................................................................................................................................................. 93 Filtrer par Formulaire.............................................................................................................................................. 94 Filtrer par Filtre/Tri Avanc..................................................................................................................................... 95 Enregistrement d'un filtre ......................................................................................................................................... 96 Utilisation d'une requte existante en tant que Filtre ......................................................................................... 96 LES MACROS ................................................................................................................................................................ 97 A QUOI SERVENT LES MACROS ? .................................................................................................................................... 97 LA FENTRE MACRO ...................................................................................................................................................... 98 La barre d'outils de la fentre macro........................................................................................................................ 98 CRATION D'UNE MACRO ............................................................................................................................................... 99 Enregistrement d'une macro ................................................................................................................................... 100 Excution d'une macro............................................................................................................................................ 100 Cration d'un groupe de macros............................................................................................................................. 100 Comment faire rfrence une macro faisant partie d'un groupe. ........................................................................ 101 Rfrence aux noms de contrles dans les expressions .......................................................................................... 101 Expressions conditionnelles dans les macros ......................................................................................................... 102

Mise au point d'une macro ..................................................................................................................................... 102 LES MACROS DANS LES FORMULAIRES ......................................................................................................................... 103 Liste des vnements de formulaire et les proprits pour y rpondre................................................................... 103 Attacher une macro un formulaire ou un contrle ........................................................................................... 104 Cration d'un bouton de commande qui dclenche une macro .............................................................................. 105 Filtrage des enregistrements .................................................................................................................................. 105 Cration d'une barre de menus personnalise attach un formulaire.................................................................... 106 Pour affecter une macro une combinaison de touches ........................................................................................ 108 LA MACRO AUTOEXEC .......................................................................................................................................... 109 LISTE DES ACTIONS UTILISABLES DANS UNE MACRO .................................................................................................... 110 LES EXPRESSIONS .................................................................................................................................................... 121 SAISIE DES EXPRESSIONS ............................................................................................................................................. 121 Saisie des noms d'objets ......................................................................................................................................... 121 Saisie de valeurs date/heure ................................................................................................................................... 121 Saisie de texte ......................................................................................................................................................... 121 LES OPRATEURS DANS LES EXPRESSIONS ................................................................................................................... 121 Oprateurs d'identificateur..................................................................................................................................... 121 LE GNRATEUR D'EXPRESSIONS ................................................................................................................................. 122 LES FONCTIONS DANS LES EXPRESSIONS ...................................................................................................................... 124 Fonctions de regroupement dans les domaines...................................................................................................... 124 Fonctions de regroupement SQL ............................................................................................................................ 124 Autres fonctions ...................................................................................................................................................... 125 EXEMPLES D'EXPRESSIONS .......................................................................................................................................... 126 Expression de contrles calculs............................................................................................................................ 126 Expression de validation ........................................................................................................................................ 126 Expression de valeurs par dfaut ........................................................................................................................... 127 Expression Critres ................................................................................................................................................ 127 Expression arguments d'actions ............................................................................................................................. 127 LIMITES TECHNIQUES DE MICROSOFT ACCESS ........................................................................................... 128 BASE DE DONNES ....................................................................................................................................................... 128 TABLES........................................................................................................................................................................ 128 REQUTES ................................................................................................................................................................... 128 FORMULAIRES ET TATS .............................................................................................................................................. 128 MACROS ...................................................................................................................................................................... 129

AVERTISSEMENTS

Cette notice est un rsum succinct des principales fonctions de MicroSoft Access. Dans bien des cas vous serez oblig de vous reporter la brochure officielle, ou bien d'utiliser l'aide en ligne. Les Modules , objets de MicroSoft Access, permettent de programmer ses propres procdures et fonctions. Ils font partie d'une seconde brochure, et ne seront donc pas dcrits ici.

Comment obtenir de l'aide en gnral?1- Droulez le menu ci-dessous et activez la commande Rubriques daide Microsoft Access .

2- Slectionnez une option de recherche en cliquant sur un onglet. Onglet "Sommaire de l'aide"

Onglet "Index"

MicroSoft Access Version 7.0

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Onglet "Rechercher"

Onglet "Aide intuitive"

Comment obtenir une aide ponctuelle?1. Dans la barre de menu, cliquez sur le 2. Puis cliquez sur un objet dune bote de dialogue, ou sur un bouton dune barre doutils pour obtenir laide correspondante.1

2

Page : 2

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CHARGEMENT DE MICROSOFT ACCESS

1. Cliquez sur le raccourci du bureau, ou cliquez sur le bouton Dmarrer , et ouvrez le groupe Programme ,

2. Faites un double clic sur l'icne MicroSoft Access 3. Access dmarre et affiche la fentre ci-dessous. Vous avez le choix entre: a/ ouvrir une nouvelle base. b/ Ouvrir une base Prfabrique . c/ Ouvrir une base existante.Crer une nouvelle base

3 1

2 6 4

5

1. Activez la commande Nouvelle base de donnes . 2. Cliquez sur Ok . 3. Faite un double clic sur licne Base de donnes vide . 4. Slectionnez le rpertoire. 5. Tapez le nom de la base que vous dsirez crer. 6. Cliquez sur Crer .

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 3

Ouvrir une base Prfabrique .

1

3

4

2 7 5

6

1. Activez la commande Nouvelle base de donnes . 2. Cliquez sur Ok . 3. Cliquez sur longlet Base de donnes . 4. Faite un double clic sur licne correspondant au modle de votre choix. 5. Slectionnez le rpertoire. 6. Tapez le nom de la base que vous dsirez crer. 7. Cliquez sur Crer .Ouvrir une base existante

1

5 2 4 3

1. Activez la commande Ouvrir une base de donnes existante . 2. Cliquez sur Ok . 3. Slectionnez le rpertoire. 4. Slectionnez le fichier contenant la base de donnes. 5. Cliquez sur Ouvrir ..Page : 4 MicroSoft Access Version 7.0

LES OBJETS ACCESS

Lorsqu'une base de donnes est ouverte, ou que vous tes en cration, vous avez sur l'cran une bote outils vous permettant de crer 6 types d'objets. (Tables, Requtes, Formulaires, tats, Macros et Modules) Pour crer un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, puis sur le bouton Nouveau .

Pour modifier un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, slectionner l'objet dans la liste, puis cliquer sur le bouton Modifier .

Pour Ouvrir un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, slectionner l'objet dans la liste, puis cliquer sur le bouton Ouvrir .

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DfinitionsTables Une table est une suite d'enregistrements contenant des donnes relatives une certaine catgorie d'information. Chaque enregistrement est compos de champs contenant les lments spcifiques. Une base de donnes est gnralement compose de plusieurs tables, chaque table tant lie entre elles par des relations.

Cls primaires Afin de pouvoir tablir des liens entre les tables, chaque enregistrement d'une table doit parfois tre identifi par une valeur unique. Le champ contenant cette valeur unique s'appelle La cl primaire. Lorsque vous choisissez la cl primaire souvenez-vous des points suivants : Il ne faut pas de doublons dans le champ servant de cl primaire. La longueur de la cl primaire affecte la vitesse des traitements, choisissez la plus petite longueur possible. MicroSoft possde un champ appel Compteur , qui numrote en squence les enregistrements et peut servir de cl primaire.

Relations Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table(Table Source) et le champ d'une autre table (Table Destination). La notion de relation est videmment trs importante dans la structure d'une base de donnes. Il est vivement conseill de dfinir les relations entre les tables avant toutes saisies. MicroSoft Access possde une option Appliquer l'intgrit rfrentielle , ce qui oblige Access, si cette option est choisie, faire des contrles lors de la cration ou la suppression d'enregistrements. Lorsque cette option est active, il sera impossible de crer un enregistrement dans la table Destination faisant rfrence un enregistrement n'existant pas dans la table Source . De plus, la suppression d'un enregistrement de la table Source sera impossible si cet enregistrement est li des enregistrements de la table Destination . MicroSoft Access distingue 2 types de relations : Relation un un, o un enregistrement de la table Destination correspond un seul enregistrement de la table Source . Relation un plusieurs, o un enregistrement de la table Source peut correspondre plusieurs enregistrements de la table Destination . Requtes Une requte interroge une ou plusieurs tables, en fonction de certains critres. MicroSoft Access distingue 2 types de requtes : Les requtes Slection , qui extrait et affiche des donnes dans une Feuille de rponses . Les requtes Action , qui modifie ou cre des tables. Access offre une grande souplesse de formulation des requtes. Elles vous permettent de : Choisir les champs slectionner et afficher. Restreindre des enregistrements en fonction de critres de slection. Trier les enregistrements. Interroger plusieurs tables, faire des totaux et des regroupements. Crer des requtes partir de requtes.

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Formulaires Un formulaire est un masque de saisie personnalis, contenant les champs d'une table ou d'une requte. Vous avez donc le choix de modifier une table, soit en utilisant la fentre Modifier , soit en utilisant un formulaire que vous aurez pralablement cr. Un formulaire vous sera trs utile pour : Saisir, modifier ou visualiser des tables. Calculer des totaux. Prsenter des donnes de manire attractive, avec couleurs, reliefs et effets d'ombre. Incorporer des sous-formulaires et des graphiques automatiques bass sur vos donnes. tats Un tat sert regrouper des donnes extraites d'une table ou d'une requte, dans un format et une mise en page que vous aurez spcifi, afin de les imprimer. En crant un tat vous pourrez : Organiser et regrouper des donnes. Calculer des sous-totaux, des totaux et des pourcentages. Incorporer des sous-tats et des graphiques automatiques bass sur vos donnes.

Macros Une macro est une suite d'instructions qui serviront excuter des tches rptitives ou routinires en diminuant les risques d'erreurs. Vous pouvez crer une macro pour : Lier des formulaires. Rechercher et filtrer des enregistrements. Vrifier la validit des donnes. Automatiser des transferts de donnes. Crer un environnement de travail en ouvrant automatiquement des formulaires et des requtes. Modules Un module est un programme crit par le concepteur de la base, dans un langage propre MicroSoft Access, qui s'appelle Visual Basic Application .

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LA FENTRE MODIFIER

La fentre Modifier sert crer ou modifier un objet (table, requte, formulaire, tat, macro ou module ).

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LA FENTRE OUVRIR

La fentre Ouvrir sert saisir ou modifier un objet (table, requte, formulaire, tat, une macro ou un module ).

Nouvel enregistrement Accs la fentre "Modifier" Rechercher une chane de caractres Trier la table

Supprimer l'enregistrement

1er enregistrement Enregistrement prcdent

Nouvel enregistrement Dernier enregistrement Enregistrement suivant

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CRATION D'UNE BASE DE DONNESL'laboration d'une base de donnes est un travail d'analyse mthodique qui prend du temps, mais qui long terme, en conomise beaucoup. Pendant cette phase, vous tablissez le schma de la structure de la base. Rappelez-vous que, une base de donnes bien conue vite des corrections ultrieures et optimise la productivit de ses utilisateurs. Pour grer convenablement la base de donnes, MicroSoft Access doit stocker les informations dans des tables, relies entre elles par des liens. Pour faciliter la saisie et la mise jour de la base MicroSoft Access vous permet de dfinir des crans appels Formulaires . Pour la diffusion des donnes, MicroSoft Access vous permet de dfinir des tats L'interrogation de la base se fera partir de requtes faciles mettre en uvre. Quant aux macros elles vont vous permettent de personnaliser et d'automatiser votre base de donnes.

Pour crer une nouvelle base de donnes :

1 2

5 3

4

1. 2. 3. 4. 5.

Activez la commande Nouvelle base de donnes du menu Fichier . Faite un double clic sur licne Base de donnes vide . Slectionnez le rpertoire. Tapez le nom de la base que vous dsirez crer. Cliquez sur Crer .

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TABLES ET FEUILLES DE DONNESLorsque vous avez ouvert une base de donnes, la fentre Base de donnes apparat sur l'cran. Cette fentre comporte une srie d'icnes symbolisant tous les objets que vous pouvez crer.Boutons de slection des objets Accs la fentre "Ouvrir"

Bouton de cration d'un nouvel objet Accs la fentre "Modifier"

Cration d'une table

1

2

3

4

1. Cliquez sur longlet table . 2. Cliquez sur le bouton Nouveau 3. Choisissez le mode de cration.

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Cration en mode Feuille de donnes Ce mode vous permet de crer une table trs rapidement, mais dune faon incomplte. En effet vous ne pouvez pas spcifier les types de donnes correctement. Toutefois, vous pourrez le faire ultrieurement si ncessaire. 1. Pour renommer les champs, faite un double clic sur Champ1 , champ2...) 2. Sur les lignes suivantes, entrez les donnes.1

2

Cration en mode Cration Le mode Cration est recommand pour dfinir une table de faon correcte. Vous pourrez dfinir les valeurs avec prcision.1 2 6 7 3

2

4 5

1. Dans cette colonne, tapez le nom du champ.

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2. Le tableau ci-dessous donne la liste des types disponibles.Texte Mmo Numrique Caractres alphanumriques (maximum 255 caractres) Caractres alphanumriques (maximum 32000 caractres) Octet(0 255) ; Entier(-32768 +32767) ; Entier long(-2 milliards + 2 milliards) ; Rel simple(-3,4 10E38 +3,4 10E38) ; Rel double(-1,8 10E308 +1,8 10E308) Pourra contenir une date ou une heure Pourra contenir une valeur montaire Valeur numrique incrmente par Access. Ce type est souvent utilis pour crer la cl primaire. Lorsque la cl primaire est base sur ce type de champ, le champ correspondant doit tre du type Entier long. Pourra contenir une valeur boolenne (Oui/non ou -1/0). Ce champ pourra contenir n'importe quel type de donnes lies dans une autre application OLE ( Dessin, son, animation).

Date/Heure Montaire Compteur

Oui/Non Liaison OLE

3. Dans cette colonne, vous avez la possibilit de taper des informations concernant le champ. C'est un message d'aide pour l'oprateur, qui viendra s'inscrire dans la barre d'tat, en bas de l'cran lorsque le point d'insertion sera dans le champ et que la table sera en mode saisie (Fentre Ouvrir ) 4. Cette zone s'affiche lorsque le type du champ a t dfini.Taille du champ Format Nombre gnral Montaire Fixe Standard Scientifique Pourcentage Date Gnrale Date complte Date rduite Date abrge Heure complte Heure rduite Heure abrge Vrai/Faux Oui/Non Actif/Inactif Dcimales Lgende Valeur par dfaut Valide si Longueur de la chane de caractres prvue, ou nombre de chiffres pour le type numrique. Valeur du champ Valeur affiche Type numrique, montaire, compteur 1550,879 1550,879 1550,879 1 550,87 F 1550,879 1550,87 1550,879 1 550,87 1550,879 1,55E+03 0,186 18,60% Type Date 19/02/94 19/02/94 15:20:12 19/02/94 Samedi 19 fvrier 19/02/94 19- Fv-94 19/02/94 19/02/94 15:20:12 15:20:12 15:20:12 03:20 PM 15:20:12 15:20 Type Oui/Non Vrai ou Oui ou Actif ou valeur Vrai diffrente de zro Non ou Faux ou Inactif ou zro Faux Identique Cette zone permet de prciser le nombre de dcimales Cette zone permet de saisir un texte qui sera affich comme libell du champ ( la place du nom du champ). Permet d'indiquer la valeur qui sera inscrite par dfaut, dans le champ. Utilis pour saisir une expression de validation pour contrler la saisie. Oprateurs de comparaison :< > = = Oprateurs logiques : Et, Ou, Ou_x Eqv, Imp, Pas Fait rfrence une date : #23/12/42# Valeur dans une fourchette : Entre (ex: Entre 1 et 31) Valeur dans une liste : Dans (ex: Dans "janvier, fvrier ","........") Comme (ex: Comme "Juillet", Comme "J*", Comme "Juil?et") Vrifie si un champ est vide : Est null Message qui sera affich en cas d'erreur de saisie

Message d'erreur

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Index

Un champ index activera les recherches sur ce champ. Oui - Avec doublons : autorise la saisie de valeurs identiques Non - Sans doublons : N'autorise pas les valeurs identiques.

5. Message d'aide pour la construction de la table. 6. Ce bouton sert dfinir la cl primaire de la table. Pour dfinir la cl primaire, slectionnez le champ, puis cliquez sur l'icne. Une Cl primaire peut tre base sur plusieurs champs, vous devez alors slectionner le premier champ, puis en maintenant enfonce la touche CTRL, slectionner les suivants. Vous avez la possibilit d'utiliser un champ index comme cl primaire, mais il doit s'agir d'un index "Sans - Doublons". 7. Ce bouton permet dafficher la fentre Index . Un index aide Microsoft Access rechercher et trier les enregistrements plus rapidement. Vous pouvez crer des index bass sur un seul ou plusieurs champs. Les index multichamps vous permettent de faire la distinction entre les enregistrements dont le premier champ peut contenir la mme valeur.Liste de choix

Pour faciliter la saisie ultrieure, vous avez la possibilit dassocier un champ une Liste de choix 1. Slectionnez dans la liste droulante une zone de liste. 2. Renseignez les zones Origine source, Contenu, colonne lie ect (voir page 84)1

2

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Cration laide de lassistant Lassistant table vous propose de crer des tables partir de modles : 1. Slectionnez un modle de table. 2. Slectionnez les champs qui vous conviennent.

1

2

Modification de la structure d'une tableA tout moment vous avez la possibilit de modifier la structure d'une table, en sachant tout de mme que la modification de la longueur d'un champ, ou la modification du type de donnes peut entraner une perte d'informations. Access effectue les conversions lorsque cela est possible, de toute faon Access vous prviendra, en vous affichant la fentre ci-dessous. Dans ce cas, choisissez Annuler .

Slection d'un champ

Positionnez le pointeur de souris ici, puis cliquez

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Insertion d'un champ 1. Slectionnez la ligne au dessus de laquelle vous dsirez insrer votre nouveau champ.

2. Activez la commande Champ du menu Insertion .

Suppression d'un champ 1. Slectionnez le champ que vous dsirez supprimer.

2. Activez la commande Supprimer une ligne du menu Edition .

Renommer une table 1. Cliquez sur longlet Table . 2. Slectionnez la table dans la liste.

1

3

2

4

3. Activez la commande Renommer du menu Edition . 4. Modifiez le nom de la table, et appuyez sur la touche Entre .

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Dupliquer une table1. Cliquez sur longlet Table . 2. Slectionnez la table copier dans la liste. 6

5

3. 4. 5. 6.

Activez la commande Copier du menu Edition . Activez la commande Coller du menu Edition . Slectionnez une option. Modifiez le nom de la table, et cliquez sur le bouton Ok .

Supprimer une table1. Dans la fentre Base de donnes , slectionnez la table supprimer 2. Choisissez la commande Supprimer du menu Edition 3. Normalement, Access vous affiche une bote de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

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Saisie des donnes dans une feuille de donnes (Fentre "Ouvrir")

1. Activer la fentre Ouvrir , en cliquant sur le boutons 2. Access affiche un tableau o les enregistrements sont en lignes et les champs en colonnes.Nouvel enregistrement Accs la fentre "Modifier" Rechercher une chane de caractres Trier la table Supprimer l'enregistrement

1er enregistrement Enregistrement prcdent

Nouvel enregistrement Dernier enregistrement Enregistrement suivant

Dplacements Passer au champ suivant Passer au champ prcdent Passer l'enregistrement suivant ou prcdent Passer au premier champ de l'enregistrement Passer au dernier champ de l'enregistrement Passer au premier champ du premier enregistrement Passer au dernier champ du dernier enregistrementFIN TAB

+ou

TAB

CTRL

CTRL

+ +

FIN

Cliquez sur les flches

Pour aller sur n'importe quel enregistrementOu retapez le n d'enregistrement

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Saisie des donnesTexte Valeurs numriques Tapez simplement le texte. Tapez les valeurs numriques avec le sparateur de dcimales actif dans Windows. Vous pouvez saisir les dates sous toutes ses formes. Tapez Oui/Non, 0 ou autre(pour Oui), Vrai/Faux, Actif/Inactif. Tapez simplement le texte. Cliquez dans le champ et activez la commande "Insrer un objet" du menu "Edition". Choisissez le type d'objet, Access lance alors l'application. Vous pouvez galement, par la commande "Coller avec liaison.." du menu "Edition", raliser une liaison DDE.

Dates Champ Oui/Non Champs mmos Champs OLE

Pour dupliquer dans un champ, le contenu du mme champ de l'enregistrement prcdent. Pour inscrire dans un champ la valeur par dfaut que vous avez dfinie.

CTRL

Alt Gr

+ + + +

4 { ,

Espace

Pour faire un retour la ligne l'intrieur d'un champ.

CTRL

Pour enregistrer les modifications d'un enregistrement.

Saisie d'un nouvel enregistrement Pour crer un nouvel enregistrement, positionnez-vous sur le dernier enregistrement. La commande Ajout du menu Enregistrements vous permet de n'afficher que les nouveaux enregistrements. La commande Supprimer le filtre/Tri du mme menu, affiche nouveau la totalit des enregistrements de la table. Slection de colonnes Pour slectionner une colonne, positionnez le pointeur de souris dans le libell de la colonne, le pointeur se transforme en flche, puis Cliquez. Pour slectionner plusieurs colonnes, slectionnez une premire colonne, puis dplacez la souris en maintenant le bouton enfonc.

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Slection de lignes Pour slectionner une ligne, positionnez le pointeur de souris sur la ligne et dans la colonne la plus gauche de l'cran (grise), le pointeur se transforme en flche, puis Cliquez. Pour slectionner plusieurs lignes, slectionnez une premire ligne, puis dplacez la souris en maintenant le bouton enfonc.

Slection du contenu d'un champ Pour slectionner le contenu d'un champ, placez-vous dans le champ et appuyer sur la toucheF2

Suppression d'enregistrements Pour supprimer un ou plusieurs enregistrements, slectionnez la ou les lignes, puis appuyez sur la touche Suppr , ou activez la commande Supprimer du menu Edition .

Recherche dans les champs Placez le curseur dans le champ, puis cliquez sur le bouton Rechercher du menu Edition . ou activez la commande

* ? [] !

Les caractres gnriques utilisables sont : qui remplace n'importe quelle suite de caractres (ex: FR*) qui remplace un caractre (ex: T?T?) qui permet de rechercher n'importe quel caractre plac l'intrieur (ex: [e]) qui permet de rechercher dans une fourchette de caractres(ex : A-C) qui permet de ne pas rechercher les caractres entre crochets (ex: BA[!RST]TE)

Remplacer dans les champs 1. Activez la commande Remplacer du menu Edition .2

3

2. Tapez le texte rechercher. 3. Tapez le texte de remplacement.

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Modification de l'aspect de la feuille de donnes

Masquer ou afficher des colonnes Pour masquer ou afficher une colonne: 1. Activez la commande Afficher les colonnes... du menu Format .

2 1

2. Cocher les cases dont les colonnes doivent tre affiches.

Largeur de colonnes Pour changer la largeur d'une ou de plusieurs colonnes, slectionnez-les, placez le pointeur de souris dans le libell de la colonne, l'intersection de la colonne suivante, le curseur se transforme, ds lors vous pouvez rgler la largeur. ou 1. Slectionnez la ou les colonnes 2. Activez la commande Largeur de colonnes du menu Format .

Hauteur de lignes Pour changer la hauteur d'une ou de plusieurs lignes, slectionnez-les. Puis placez le pointeur de souris dans la colonne grise gauche de la table et l'intersection de la ligne suivante. Le curseur , ds lors vous pouvez rgler la hauteur. se transforme ou 1. Slectionnez la ou les lignes 2. Activez la commande "Hauteur de lignes" du menu Format .

Dplacer des colonnes Vous avez la possibilit de dplacer les colonnes les unes par rapport aux autres. 1. Slectionnez la colonne dplacer. 2. Placez le pointeur de souris au niveau du libell de la colonne, le curseur se transforme en flche oblique, ds lors vous pouvez dplacer la colonne.

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Figer des colonnes Lorsque les champs d'une table ne peuvent tenir tous sur l'cran, vous tes oblig de faire dfiler vers la droite le contenu de la fentre. Il est parfois agrable dans ce cas, de conserver sur l'cran, lors du dfilement, un ou plusieurs champs. Pour ce faire : 1. Slectionnez les colonnes que vous dsirez immobiliser. 2. Activez la commande Figer les colonnes du menu Format .Colonne fige

Lors du dfilement la colonne fige ne bougera pas.

Pour effectuer la manuvre inverse, utilisez la commande Librer les colonnes du menu Format . Affichage ou non du quadrillage, apparence des cellules. Pour afficher ou pas le quadrillage comme dans l'exemple ci-dessous, activez la commande Cellules... du menu Format .

Changement de police Pour changer la police de caractres utilise, activez la commande Caractres.. du menu Format , slectionnez une police, la taille et le style, puis cliquez sur le bouton Ok . Sauvegarde de la mise en forme Lorsque vous voulez sauvegarder la mise en forme de faon ce qu'elle soit conserve dans une session ultrieure, activez la commande Enregistrer le format du menu Fichier .

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Les options des feuilles de donnesLa commande Options... du menu Outils ", ouvre une boite de dialogue, dans laquelle vous accdez aux diverses options.

Longlet Gnral .

Longlet Feuille de donnes .

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Longlet Editer/Rechercher .

Longlet Affichage .

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Impression d'une feuille de donnesQue ce soit pour une feuille de donnes, un formulaire, une requte ou un tat, le processus est rigoureusement identique. 1. Vrifiez les marges et lorientation du papier laide de la commande Mise en page... du menu fichier .

2. Avant d'imprimer il est vivement conseill de lancer la commande Aperu avant impression du menu Fichier .Imprimer Zoom Afficher une page Afficher deux pages Fermer la fentre

Contrle du zoom

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LES RELATIONSPour dfinir une relation entre 2 tables vous devez avoir pralablement dfini au moins une cl primaire dans une des 2 tables que vous dsirez mettre en relation.

Cls primairesLa puissance d'un systme de gestion de base de donnes relationnelles, tel que MicroSoft Access, rside dans sa capacit rechercher et relier des donnes stockes dans plusieurs tables. Pour qu'Access ralise ces tches avec une efficacit maximale, chaque table de la base de donnes doit inclure un champ qui identifie chaque enregistrement de la table. Il doit s'agir d'un numro d'identification unique. En terminologie base de donnes, cela s'appelle la Cl primaire de la table. Grce aux cls primaires : Vous pouvez crer des liens entre les tables pour que MicroSoft Access associe automatiquement et correctement les donnes qu'elles contiennent. Access trouve et extrait plus rapidement les donnes qui proviennent de tables ayant une cl primaire. Vous disposez d'une plus grande souplesse pour la modification et la mise jour des donnes. Si vous visualisez des donnes provenant de plusieurs tables sans cl primaire, MicroSoft Access n'autorise pas les modifications.

Dfinition d'une cl primaire 1. Rappelez-vous qu'une cl primaire ne peut comporter de doublons. 2. Slectionnez le champ que vous destinez tre la cl, puis cliquez sur le bouton .

Les types de relationsPour tablir une relation entre deux tables, vous devez ajouter la cl d'une table dans l'autre table, de faon ce qu'elle apparaisse dans les deux tables. Pour savoir quel est le champ ou groupe de champs qui doit tre dfini en tant que cl primaire, vous devez dterminer le type de relations mettre en place. Il en existe trois : Relation un un. Relation un plusieurs. Relation plusieurs plusieurs. Relation un un Dans ce type de relations, un enregistrement de la table A ne peut tre reli qu' un seul enregistrement de la table B, et inversement. Ce type de relation est rare car dans bien des cas il peut tre plus astucieux de combiner ces 2 champs dans une mme table. Relation un plusieurs Dans une base de donnes relationnelles, cette relation est trs frquente. Avec une relation un-plusieurs un enregistrement de la table A peut tre reli plusieurs enregistrements de la table B, mais un enregistrement de la table B ne peut tre reli qu' un seul enregistrement de la table A.

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Relation plusieurs plusieurs Dans ce type de relations, un enregistrement de la table A peut tre reli plusieurs enregistrements de la table B, et inversement. Dans une telle relation vous devez crer une table intermdiaire pour clater la relation plusieurs--plusieurs en deux relations un--plusieurs. Pour ce faire, vous allez placer la cl primaire de chacune des deux premires tables dans la troisime.

Dfinition des relations1. Fermez tous les objets, ne gardez sur l'cran que la fentre base de donnes .

2

2. Activez la commande Relations... dans le menu Outils . La fentre ci-dessous saffiche avec les relations dj tablies.

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3. Pour dfinir une autre relation, activez la commande Ajouter une table dans le menu Relations . 4. Slectionnez la table. 5. Cliquez sur le bouton Ajouter .3

5 4

5. Ensuite, faites glisser le champ comportant la cl primaire sur le champ homologue de l'autre table, la fentre ci-dessous doit apparatre.

5 9 8 7

6

6. Dfinissez le type de relation. 7. Dfinissez ventuellement le type de jointure. 8. Si vous activez cette option, MicroSoft Access appliquera les rgles de l'intgrit rfrentielle lors de l'ajout ou de la suppression d'un enregistrement. 9. Cliquez sur le bouton Crer , pour enregistrer la relation.

Consquences de l'intgrit rfrentielle: Lors de l'ajout d'enregistrements dans la table Destination il doit y avoir un enregistrement correspondant dans la table Source. Interdit la suppression d'un enregistrement dans la table Source s'il existe un enregistrement correspondant dans la table Destination.

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LES REQUTES

Longlet requte Une requte interroge une ou plusieurs tables et/ou une requte. La manire de formuler la requte indique MicroSoft Access les donnes qu'il doit extraire. MicroSoft Access distingue 2 types de requte : Les requtes Slection o le rsultat gnre une table de rponses, cest dire que cette table nexiste que le temps de la requte. Les requtes Action qui effectuent des modifications sur les tables origines. 1. Cliquez sur l'onglet requte , si vous avez dj cr des requtes, vous les verrez apparatre dans la fentre ci-dessous.1

Icne de requte Slection.

Icnes de requte Action.

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Construction d'une requte simpleL'exemple suivant est bas sur la table Commune , reprsente ci-dessous. Nous allons construire une requte qui interroge cette table, et qui nous affiche les communes du Val de marne dont laltitude est suprieure 100 mtres.

1. Cliquez sur l'onglet requte . 2. Cliquez sur le bouton Nouveau . 3. Cliquez sur Mode Cration .

4

3

4. Cliquez sur Ok . 5. Dans la bote de dialogue Ajouter une table , slectionner la table sur laquelle va porter la requte. Affiche la liste des tables Affiche la liste des requtes

6

5

7

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6. Cliquez sur Ajouter 7. Puisque cette requte ne va travailler que sur cette table, cliquez sur Fermer . 8. Dans la fentre ci-dessous, dsignez les champs utiles la requte : Cliquez sur les champs de la table, et faites-les glisser sur la ligne Champ : .

8

9. Dernire tape, prcisez les critres de recherche, les champs afficher dans la rponse et ventuellement ordre du tri.

9

Cliquez ici, pour ne pas voir apparatre ce champ dans la rponse.

Choisissez l'ordre du tri Ecrivez les critres de recherche

10. La requte est maintenant termine, donnez lui un nom laide de la commande Enregistrer du menu Fichier .

10

11. Lancer la requte soit en la slectionnant dans la liste, puis en cliquant sur la bouton Ouvrir , ou plus simplement en cliquant sur le bouton de la barre doutils. 12. Le rsultat de la requte apparat dans une feuille de donnes comme ci-contre.

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Construction d'une requte multi-tablesL'exemple suivant est bas sur les tables Commune , Maire et Partis_politiques , reprsentes ci-dessous. Nous allons construire une requte qui interroge ces trois tables, et qui nous affiche les communes du Val de marne qui ont un maire appartenant au parti communiste.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vous reprenez les tapes 1, 2 , 3, 4 et 5 comme dans lexemple prcdent. Dans la bote de dialogue Ajouter une table , slectionner les tables de la faon suivante : Slectionnez la table Commune , puis cliquez sur Ajouter Slectionnez la table Maire, puis cliquez sur Ajouter Slectionnez la table Partis_politiques, puis cliquez sur Ajouter Cliquez sur Fermer .

3 4 5 6

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Si les relations nont pas t crs entre les tables, nous allons tablir des jointures de la faon suivante : a/ En partant de la table Maire , faite glisser le champ ninsee sur le champ Maire de la table Commune . b/ En partant de la table Partis_politiques , faite glisser le champ N sur le champ Partis de la table Maire .

7a

7b

Double clic

8a

8. Nous allons pour chaque jointure dfinir sa proprit : a/ Faite un double clic sur la jointure, et dans la fentre ci-dessous choisissez la proprit de la jointure.

8b

9. Insrez les champs ncessaire la requte, prcisez les critres de recherche, les champs afficher dans la rponse et ventuellement ordre du tri.

9

Critres

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La requte est maintenant termine, donnez lui un nom laide de la commande Enregistrer du menu Fichier . 11. Lancer la requte soit en la slectionnant dans la liste, puis en cliquant sur la bouton Ouvrir , ou plus simplement en cliquant sur le bouton de la barre doutils. Le rsultat de la requte apparat dans une feuille de donnes comme ci-dessous.

La barre d'outils Requte Menu droulant permettant de choisir entre une requte Slection ou une requte Action.

Menu droulant permettant de passer soit en mode Cration soit en mode Feuille de donnes soit de visionner le code SQL

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Les oprateurs utiliss dans les requtes

Oprateurs ou conventions Conventions [ Nom de champ] # Oprateurs de comparaison < > = = Oprateurs arithmtiques * / \ + ^ Mod Oprateurs de chanes & Oprateurs logiques Et Ou Ou_x Eqv Imp Pas Entre Dans Est null Est pas null Comme Les sparateurs d'objets .

Signification [ Spcialit] donne le contenu du champ spcialit Ce caractre sert encadrer une date :#23/12/45#. Infrieur Suprieur Infrieur ou gal Suprieur ou gal Diffrent de gal Multiplication Division (ex : 5\2 donne 2,5) Division entire (ex : 5\2 donne 2) Addition Soustraction Elvation la puissance n Donne le reste d'une division (ex : 5 Mod 2 donne 1) Concatne 2 chanes de caractres Et logique Ou logique Ou exclusif logique Equivalence logique (bit bit) Implication logique (bit bit) Non logique Valeur comprise entre (ex : Entre 10 Et 20) Valeur dans une liste (ex : Dans "Lundi";"Mardi";"Dimanche" Si le champ est vide Si le champ n'est pas vide Recherche d'une chane. L'utilisation du caractre * et ? peut tre utilis ( ex : Comme "*di" Sert prciser l'appartenance d'un nom de champ une table, lorsque le nom d'un champ est commun plusieurs tables. (ex : [Groupe].[Responsable] dsigne le champ Responsable de la table Groupe Sert faire rfrence un lment contenu dans un objet. ex : Formulaire![Saisie_Groupe]![Responsable], fait rfrence au champ Responsable du formulaire Saisie_groupe Toutes les fonctions Access peuvent tre utilises.

!

Fonctions Toutes fonctions

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Insertion ou suppression de lignes ou de colonnes dans une requteSuppression d'une colonne1

1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme en flche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche menu Edition .Suppr

ou activez la commande Supprimer colonne du

Suppression d'une ligne

1

1. Placez le pointeur de souris gauche de la ligne, celui-ci se transforme en flche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche menu Edition . Insertion d'une colonne1Suppr

ou activez la commande Supprimer ligne du

1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme en flche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser menu Edition . ou activez la commande Insrer colonne du

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Insertion d'une ligne

1

1. Placez le pointeur de souris gauche de la ligne, celui-ci se transforme en flche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser Edition . Dplacement d'une colonne1 2

ou activez la commande Insrer ligne du menu

1. Placer le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme en flche. 2. Cliquez, de faon slectionner la colonne. 3. Placez le pointeur de souris de nouveau dans la bande grise, puis dplacez la colonne l'endroit dsir.

Changement des libells de colonnesSi vous dsirez avoir dans la Fentre rsultats , un nom de colonne diffrent du nom de champ, tapez le nouveau libell devant le nom du champ suivi de deux points.

Dans l'exemple ci-dessus nous avons tap : Nom de pays : Pays. Ci-dessous nous n'avons plus Pays pour libell de la colonne 2, mais Nom de pays .

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Valeurs distinctesPar dfaut, Access affiche tous les enregistrements correspondant aux critres dfinis. Vous avez la possibilit de demander Access de n'afficher que les valeurs distinctes. Pour ce faire, lorsque vous tes en mode cration, activez la commande Proprits de la requte du menu Affichage ou bien cliquez sur le bouton de la barre d'icnes . Modifiez la ligne "Valeurs distinctes seulement".

Champs calculsLors d'une requte, vous avez la possibilit de crer de nouveaux champs qui seront issus d'un calcul en fonction du contenu d'un ou plusieurs autres champs. 1. Sur la ligne Champ de la table de requte, tapez dans une colonne vide le nom du champ que vous dsirez crer. 2. Tapez ensuite le caractre deux point suivi, de la formule de calcul.

Exemple : Pour calculer le champ TTC en fonction du champ Prix_HT , vous devez crer un champ TTC de manire suivante : TTC : [Prix_Ht]* 2,206

RegroupementsUne requte permet de regrouper des donnes de manire effectuer des calculs statistiques sur des ensembles de valeurs.

Exemple : La Table PERSO contient les champs nom, prnom, sexe... groupe et enfants. La requte donne en exemple, consulte cette table et fait le cumul des valeurs contenues dans le champ enfants , avec un regroupement sur le champ Groupe . Pour ce faire, procdez de la manire suivante:1. Activez la commande "Oprations" du menu "Affichage" ou bien cliquez sur le bouton barre d'outils. de la

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2. Une nouvelle ligne est ajoute au tableau de la requte. (Ligne Opration).3 4

2

3. Choisissez de faire le regroupement sur le champ "Groupe". 4. Cliquez sur le menu droulant du champ "enfants", et choisissez "Somme". 5. Lancez la requte, vous obtenez le rsultat ci-dessous.

Remarque : Par dfaut, chaque champ de la ligne Opration est un regroupement. Vous pouvez donc modifier cette opration en slectionnant une autre opration dans le menu droulant, ou supprimer simplement l'opration en slectionnant la cellule de la ligne Opration et en pressantla toucheSuppr

.

Type d'oprations avec un regroupement

Type d'oprations Somme Moyenne Min Max Compte Ecart type Var Premier Dernier Expression O

Signification Somme des valeurs du champ Moyenne des valeurs du champ Valeur mini du champ Valeur maxi du champ Nombre de valeurs dans le champ Ecart type des valeurs du champ Variance des valeurs du champ Contenu du champ dans le premier enregistrement de la requte Contenu du champ dans le dernier enregistrement de la requte Calcul(pour les champs calculs) Pas de regroupement le champ sert simplement de critre

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Liens jointuresDans une requte, lorsque vous demandez d'ajouter une table, les liens crs par la commande Relations du menu Outils sont reprsents par un trait reliant les champs lis. Il est toutefois possible lors de la cration d'une requte, de crer de nouveaux liens. Ce type de lien, appel Jointure, ne sera pris en compte par Access que dans la requte o ce lien a t cr. Cration d'une jointure Cliquez sur le champ lier de la table d'origine, gardez le bouton de la souris enfonc, et dplacez-vous sur le champ lier de la table destination, relchez le bouton. Access affiche aussitt la jointure, symbolise par un trait reliant les 2 champs. Suppression d'une jointure Cliquez sur le trait symbolisant la jointure, il apparat en gras, appuyez sur la touche Access vous permet de dfinir 3 types de jointure: Les qui-jointures Les jointures externes Les jointures rflexives. Pour dfinir le type de jointure, cliquez sur le trait symbolisant la jointure pour le slectionner, puis activez la commande Proprit de la jointure du menu Affichage , vous obtiendrez ainsi la bote de dialogue figurant sur la page suivante.Suppr

.

Les qui-jointures Dans ce type de jointure, les liens tablis entre les tables imposent qu'il existe une correspondance entre les champs lis, ainsi Access n'extraira que les enregistrements dont les champs ont la mme valeur dans les diffrentes tables. Cette jointure est l'option 1 de la bote de dialogue et est l'option par dfaut d'Access. Les jointures externes Dans ce type de jointure, les liens tablis ne sont pas pris en compte pour les champs non concordants. Pour raliser une telle jointure, cochez dans la bote de dialogue ci-dessus, l'option 2 ou 3, en sachant qu'Access extraira tous les enregistrements de la premire table, et seulement ceux de la seconde dont les champs joints sont identiques ceux de la premire table.

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Les jointures rflexives Ce sont des jointures entre 2 champs d'une mme table. Pour raliser une jointure entre 2 champs d'une mme table, affichez 2 fois la mme table l'aide de la commande Ajouter une table ... du menu Requte , puis liez ensuite les champs exactement comme vous le feriez pour 2 tables diffrentes.

Analyse croiseLorsque l'on fait des regroupements pour analyser des donnes statistiques, il peut tre plus agrable de reprsenter les donnes sous forme de tableau plutt que sous forme de liste. Pour ce faire : 1. Crer une nouvelle requte laide de lassistant Analyse croise . 2. Rpondez aux questions de lassistant.

1

2

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Cration de requtes Action Les requtes Action servent crer de nouvelles tables, ou modifier des donnes dans les tables existantes. MicroSoft Access offre quatre types de requtes Action . La requte cration de tables, qui cre une nouvelle table partir d'une ou plusieurs tables. La requte Suppression, qui supprime des enregistrements dans une ou plusieurs tables. La requte Ajout, qui ajoute des enregistrements dans une ou plusieurs tables. La requte Mise jour, qui modifie des donnes dans une ou plusieurs tables.

Diffrence entre une requte Slection et une requte Action Lorsque vous crez une requte, c'est automatiquement une requte Slection, moins que vous ne la transformiez en requte Action en choisissant dans le menu Requte une des options suivantes : Cration de tables ... Mise jour. Ajout... Suppression. Pour empcher toute modification inopportune aprs le lancement accidentel d'une requte Action, Access identifie ces requtes l'aide d'une icne spciale. Icne de requte Slection.

Icnes de requte Action.

De plus, par prcaution, Access demande confirmation. Ceci tant une option que vous pouvez modifier dans le menu Outils -Options , onglet Editer/Rechercher .

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Conseils Avant de modifier des donnes importantes par l'intermdiaire d'une requte Action, il peut tre utile de crer une copie de la, ou des tables concernes par cette requte. Partant du principe qu'il vaut mieux prvenir que gurir, il est recommand de crer les requtes Action en 3 tapes: 1. Crer une requte Slection . 2. Lancez la requte et examinez la feuille de rponses. 3. Convertissez la requte Slection en requte Action lorsqu'il vous semble que votre requte est correcte.

Cration de table Si vous dsirez que le rsultat de la requte Action soit une nouvelle table : 1. Dans la fentre Modification , activez la commande Cration de table... du menu Requte pour obtenir la bote de dialogue ci-dessous. 2. Rpondez aux questions de la bote de dialogue. Tapez le nom de la nouvelle table Cliquez pour valider

Tapez ventuellement le nom de la nouvelle base de donnes

3. En cliquant sur le bouton

de la barre d'outils, Access va vous crer la nouvelle table.

Ajout d'enregistrements une table 1. Dans la fentre Modification , activez la commande Ajout... du menu Requte pour obtenir une bote de dialogue similaire celle de cration de tables. 2. Rpondez aux questions de la bote de dialogue. 3. En cliquant sur le bouton de la barre d'outils, Access va ajouter les enregistrements la table. 4. Remarquez qu'Access a cr une ligne supplmentaire dans la requte (Ajouter ). Cette ligne sert indiquer Access le nom des champs de la table destination auxquels correspondent les champs de la table origine. Vous pouvez recopier le contenu de certains champs d'une table dans les champs d'une autre table mme ci ceux-ci ne portent pas le mme nom.

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Mise jour de donnes 1. Activez la commande Mise jour du menu Requte . 2. Constatez qu'Access affiche une nouvelle ligne (Mise jour) dans le tableau de requte.

2

3. Sur cette ligne mise jour , inscrivez la formule qui modifiera les donnes du champ.

Suppression d'enregistrements Lorsque vous avez des enregistrements supprimer dans une table, il est souvent commode de crer une requte Action qui le fera automatiquement en fonction de certains critres. 1. Par prudence, construisez une requte Slection , vrifiez les rsultats. 2. Dans la fentre Modification , activez la commande Suppression du menu Requte . Access ajoute une nouvelle ligne au tableau de requte, la ligne Supprimer .

2

3. En cliquant sur le bouton

de la barre d'outils, Access supprimera les enregistrements

correspondant aux critres que vous avez dfinis.

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Paramtrage d'une requte Lorsqu'une requte doit tre frquemment utilise avec des critres de slection lgrement diffrents, vous pouvez paramtrer les critres de slection. Pour dfinir un paramtre dans un critre : 1. Entrez un texte entre crochets, qui sera le message pour l'utilisateur. 2. Vous pouvez galement dfinir le type du paramtre afin d'viter les erreurs de saisie. Activez la commande "Paramtres..." du menu "Requte".

3Coller Copier

4

1

3. Dans la colonne Paramtre remettez le texte entre [ ] 4. Cliquez sur le menu droulant de la colonne Type de donnes pour en dfinir le type. 5. Dans notre exemple, lors de l'excution, la bote de dialogue reprsente ci-dessous s'affichera.

Mise jour des enregistrements d'une table partir d'une feuille de rponses Dans de nombreux cas les modifications apportes dans une feuille de rponses d'une requte sont rpercutes dans la table source. Pour que la mise jour soit possible il faut que chaque enregistrement de la requte reprsente un seul enregistrement de la table. Le tableau ci-dessous rcapitule les cas o les tables sources sont oui ou non, modifiables partir d'une feuille de rponses.Type de requte ou de champ Champs actualisables Oui Oui En partie Commentaires

Requte reposant sur une seule table Requte reposant sur deux tables avec relation un un Requte reposant sur deux tables avec relation un Plusieurs ou Plusieurs un

Si la requte ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croise. Si la requte ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croise Vous pouvez mettre jour les champs du ct "Plusieurs" uniquement si la requte ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croise.

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Requte reposant sur deux tables avec relation un Plusieurs aucun champ du ct Plusieurs n'tant inclus dans la feuille de rponses Requte reposant sur deux tables avec relation un un avec jointure rflexive Requte avec valeur unique (o la proprit Valeur unique est slectionne) Requte avec calculs Requte Analyse croise Requte multitables sans cl primaire ou sans index unique du ct "un" de la relation Champ calcul

Oui

Vous pouvez mettre jour les champs du ct "Un" uniquement si la requte ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croise.

Non

Non

Non Non Non Un index unique signifie que la proprit Index du champ est dfinie sur "Oui-sans doublons". Vous pouvez cependant modifier les champs dont dpendent le champ calcul, les champs seront recalculs.

Non

Visualisation des instructions SQL SQL ( Structured Query Language) est un langage de programmation particulirement adapt l'interrogation, la mise jour et la gestion de bases de donnes relationnelles. Lorsque vous crez une requte dans un tableau de "Requte", MicroSoft Access convertit systmatiquement vos instructions en langage SQL. Pour visualiser ou modifier les instructions SQL : 1. Crez bien videmment une requte. 2. Utilisez la barre doutils ou choisissez la commande SQL... du menu Affichage , Access vous affiche la bote de dialogue ci-dessous.

3. Le cas chant, vous pouvez modifier les instructions directement dans cette bote de dialogue. 4. Cliquez sur Ok , les modifications sont directement visibles dans le tableau de requte.

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Dupliquer une requte 1. 2. 3. 4. Dans la fentre Base de donnes , slectionnez la requte copier. Choisissez la commande Copier du menu Edition . Choisissez la commande Coller du menu Edition . Access vous affiche la bote de dialogue Coller sous.. , dans laquelle vous pourrez taper le nouveau nom.

Supprimer une requte 1. Dans la fentre Base de donnes , slectionnez la requte supprimer. 2. Choisissez la commande Supprimer du menu Edition . 3. Access vous affiche une bote de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

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LES TATS

A quoi sert un tatUn tat regroupe des donnes dans un format et une mise en page que vous allez spcifier. Vous faites appel un tat pour extraire d'une base de donnes, des informations significatives afin de les diffuser. Les tiquettes de publipostage, les factures, les listes tlphoniques sont autant d'exemples d'tats.

Cration d'un tat laide de l'assistantIl est vivement conseill dutiliser un assistant pour la cration dun tat , vous gagnerez du temps et pourrez ventuellement le modifier ponctuellement par la suite. 1. Cliquez sur longlet tat 1

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2. Puis cliquez sur le bouton Nouveau . La fentre Nouvel tat affiche ci-dessous vous permet de slectionner la table principale partir de laquelle vous allez rcuprer les informations. 3. Slectionnez une table ou une requte.

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4. Slectionnez un assistant dans la liste qui vous est propose. 5. Cliquez sur Ok . 6. Indiquez les champs que vous dsirez mettre dans votre tat.Page : 48 MicroSoft Access Version 7.0

7. Indiquez si vous voulez faire un regroupement sur un champ. 8. Prcisez le champ sur lequel ltat doit tre tri. 9. Choisissez une prsentation. 10. Choisissez un style. 11. Donnez un titre votre tat.6

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Modification d'un tat Pour modifier un tat cr l'aide de l'assistant, passez en Mode Cration .

Enregistrement et fermeture d'un tat Au moment de la fermeture de la fentre, Access vous propose d'enregistrer l'tat. Vous pouvez cependant enregistrer vous-mme de la manire suivante : 1. Choisissez Enregistrer sous... du menu Fichier . 2. Tapez le nom de l'tat. 3. Cliquez sur Ok . Pour fermer un tat : 1. Activez la commande Fermer du menu Fichier . Impression d'un tat 1. 2. 3. 4. Choisissez Configuration de l'imprimante dans le menu Fichier . Sous Orientation slectionnez le mode Portrait ou Paysage . Cliquez sur Ok . Activez la commande Imprimer du menu Fichier .

Dupliquer un tat 1. 2. 3. 4. Dans la fentre Base de donnes , slectionnez l'tat copier. Choisissez la commande Copier du menu Edition . Choisissez la commande Coller du menu Edition . Access vous affiche une bote de dialogue, dans laquelle vous pourrez taper un nouveau nom.

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Supprimer un tat 1. Dans la fentre Base de donnes , slectionnez l'tat supprimer. 2. Choisissez la commande Supprimer du menu Edition . 3. Access vous affiche une bote de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

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Modification d'un tatLorsque vous passez en mode cration , MicroSoft Access affiche la fentre ci-dessous:Mode Cration Aperu avant inpression Echantillon de l'aperu Trier et regrouper Proprits Liste des champs Bote outils Palette des couleurs

Sections Modifier les dimensions

Liste des champs Changement de mode Aperu avant inpression Bote outils Trier et regrouper Proprits

Modifier les dimensions Sections

Cette fentre est partage en plusieurs parties appeles Section. La section Dtail est la zone dans laquelle vous allez crer votre tat. Un tat peut contenir 4 sections : Une section dtail. Des sections, En-tte de groupe et Pied de groupe qui contiennent les donnes affiches en dbut et fin de chaque groupe, dans le cas o l'tat est bas sur une requte comportant des regroupements.Page : 52 MicroSoft Access Version 7.0

Une section En-tte d'tat et Pied d'tat qui contient les donnes affiches au dbut de la premire page et en fin de dernire page. Des sections En-tte de page et Pied de page qui contiennent les donnes affiches en dbut et en fin de chaque page.

Dimensions d'une section Pour changer les dimensions d'une section : 1. Slectionnez l'icne de la bote outils.

2. Placez le curseur de la souris sur le bord de la section (le curseur se transforme), dplacez la souris pour redimensionner la section. Cration d'une section En-tte/Pied d'tat Pour crer une section En-tte et une section Pied d'tat, appelez la commande En-tte/Pied d'tat du menu Disposition . Access affiche alors deux nouvelles sections. Vous pouvez y placer n'importe quel contrle. Cration d'une section En-tte/Pied de page Pour crer une section En-tte et une section Pied de page, appelez la commande Entte/Pied de page du menu Disposition . Access affiche alors deux nouvelles sections. Vous pouvez galement y placer n'importe quel contrle.

Cration d'une section de groupe Pour dfinir une section de groupe, appelez la commande Trier et regrouper du menu Affichage ou bien cliquez sur l'icne de la barre d'icnes.

Proprits d'une sectionProprit Saut de page Sections En-tte/Pied de groupe En-tte/Pied d'tat Dtail En-tte/Pied de groupe En-tte/Pied d'tat Dtail Fonction Permet d'indiquer si l'impression de la section doit tre prcde ou suivie d'un saut de page.

Nouvelle Ligne ou colonne

Permet d'indiquer si, dans une impression en multicolonnes, la section doit tre imprime sur une nouvelle ligne ou une nouvelle colonne ou bien suivie d'un retour ligne ou d'un changement de colonne. Si vous choisissez "Oui", la section sera obligatoirement imprime en entier sur une page.

Section inscable

En-tte/Pied de groupe En-tte/Pied d'tat Dtail Toutes Toutes

Visible Au formatage

Permet de masquer une section l'impression. Permet de spcifier le nom d'une macro ou d'une fonction excuter lorsque l'tat est mis en forme. Permet de spcifier le nom d'une macro ou d'une fonction excuter lorsque l'tat est imprim. Permet d'indiquer si la taille de la section peut tre modifie automatiquement afin de s'ajuster la taille de l'enregistrement (en tenant compte des