Accueil | budget.gouv.fr€¦ · Web view5.1 - Structurer la gouvernance du CIB 1.2 – Préparer l’organisation du projet 2.2 - Mettre en œuvre des actions de communication 3.2

Le dispositif de contrôle interne budgétaire

SOMMAIRE

Kit d’aide à la mise en œuvredu contrôle interne budgétaire

Edition de juillet 2011

Table des Matières 1- INTRODUCTION............................................................................................................................................7

1.1. POURQUOI METTRE EN PLACE UN CONTRÔLE INTERNE BUDGÉTAIRE ?.......................7

1.1.1. Définition........................................................................................................................................71.1.2. Objectifs..........................................................................................................................................71.1.3. Cadre de référence.........................................................................................................................7

1.2. COMMENT METTRE EN PLACE UN DISPOSITIF DE CIB ? LA DÉMARCHE.........................8

1.3. QU’EST- CE QUE LE KIT ? UNE BOÎTE À OUTILS DE LA DÉMARCHE................................10

1.4. QUEL EST LE MODE D’EMPLOI DU KIT ?....................................................................................11

1.4.1. L’architecture de la méthode déployée dans le kit.......................................................................111.4.2. Une combinaison des fiches du kit dans une structure gigogne...................................................12

2- FICHES DÉMARCHE................................................................................................................................15

2.1. ETAPE 1 - CADRER LE PROJET CIB................................................................................................17

Action 1.1 - Désigner le responsable de projet et, le cas échéant, les membres de l’équipe de départ........20Action 1.2 - Préparer l’organisation du projet..............................................................................................21Action 1.3 - Etablir l’organisation du projet.................................................................................................24Action 1.4 - Mettre en place l’organisation et lancer le projet......................................................................26

2.2. ETAPE 2 - SENSIBILISER LES ACTEURS AUX ENJEUX DU CIB..............................................29

Action 2.1 - Mettre en œuvre des actions de formation.................................................................................32Action 2.2 - Mettre en œuvre des actions de communication.........................................................................35Action 2.3 - Préparer les acteurs aux travaux de cartographie des risques..................................................36

2.3. ETAPE 3 - RECENSER ET HIÉRARCHISER LES RISQUES BUDGÉTAIRES..........................39

Action 3.1 - Formaliser les processus budgétaires........................................................................................42Action 3.2 - Recenser les risques impactant les objectifs de qualité budgétaire...........................................44Action 3.3 - Evaluer / qualifier les risques recensés......................................................................................46

2.4. ETAPE 4 - ARRÊTER LE DISPOSITIF MINISTÉRIEL DE CIB....................................................49

Action 4.1 - Elaborer le référentiel de CIB ministériel..................................................................................52Action 4.2 - Déterminer la stratégie de mise en œuvre de la politique de CIB ministérielle.........................53Action 4.3 - Décliner le plan de mise en œuvre ministériel du CIB en plan(s) d’actions..............................55

2.5. ETAPE 5 - DÉPLOYER LE DISPOSITIF DE CIB.............................................................................59

Action 5.1 - Structurer la gouvernance du CIB et la fonction budgétaire.....................................................62Action 5.2 - Etablir l’organigramme détaillé de la fonction budgétaire.......................................................64Action 5.3 - Conduire les actions du (des) plan(s) d’actions.........................................................................65Action 5.4 - Suivre et piloter le plan de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIB........................66Action 5.5 - Évaluer et actualiser le dispositif de CIB...................................................................................67

Annexe : liste des modèles inclus dans le kit..........................................................................................................69

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Fiche signalétique du kit

Objectif o Accompagner les cellules projet ministérielles dans la mise en œuvre d’un contrôle interne budgétaire

Type de document

o Guide méthodologique pour la mise en œuvre d’un contrôle interne budgétaire

Modalités de mise à

disposition

o Mise en ligne sur le site de la Direction du Budget

o Diffusion possible via les cellules projet

o Diffusion dans le cadre de dispositifs de communication ad hoc

Cibles

Décisionnels :

o Secrétaires généraux / DAF

o Responsables de programme, de BOP, d’UO

Opérationnels :

o Cellules projet CIB ministériel

o Acteurs des macro-processus budgétaires

Versions et mises à jour o Première publication : juillet 2011 (V2)

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1- Introduction

1.1. Pourquoi mettre en place un contrôle interne budgétaire ?

1.1.1. Définition Le contrôle interne budgétaire (CIB) est :

o l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents,

o décidés par chaque ministère,

o mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités,

o en vue de fournir une assurance raisonnable de la qualité des informations de comptabilité budgétaire et de la soutenabilité budgétaire.

1.1.2. ObjectifsFournir une assurance raisonnable de la qualité des informations de comptabilité budgétaire et de la soutenabilité budgétaire suppose de :

o garantir le respect des principes et règles établis dans le référentiel de comptabilité budgétaire (circulaire n° DF-MNC-09-3004 du 22 janvier 2009 du ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique) et dans le futur décret relatif à la gestion budgétaire et comptable,

o fiabiliser l’information financière, y compris la comptabilité générale de l’Etat, qui est alimentée notamment par la comptabilité budgétaire,

o mieux assurer le respect de l’autorisation budgétaire annuelle et pluriannuelle, par le développement et la qualité de la programmation budgétaire en début de gestion, de son suivi et de son actualisation en cohérence avec les actes de gestion.

1.1.3. Cadre de référence La mise en place d’un dispositif de contrôle interne budgétaire prend appui sur :

o le cadre de référence interministériel de contrôle interne budgétaire

o les macro-processus budgétaires

o les fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire.

Le cadre de référence interministériel de CIB définit les objectifs et le périmètre du CIB ; il en présente les principes directeurs ainsi que les acteurs et les organes de gouvernance ; il a été conçu pour être articulé avec CHORUS et, en lien avec la DGFiP, pour compléter le référentiel de contrôle interne comptable. Il a vocation à être décliné dans les ministères.

Les macro-processus budgétaires fournissent une documentation de référence sur la doctrine, les processus, les règles de gestion, les rôles des acteurs de la fonction financière et des préconisations en matière d’organisation financière.

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Les fiches d’aide, annexées au cadre de référence interministériel du CIB, documentent, pour chaque groupe d’activités décrit dans les macro-processus, les risques génériques susceptibles d’avoir un impact négatif sur la réalisation des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité budgétaire ; au regard de chacun des risques recensés est présenté un dispositif de contrôle à même de le maîtriser (pré-requis procéduraux/ méthodologiques et contrôles opérationnels) ; ces fiches sont conçues pour aider les ministères dans l’identification de leurs propres risques et dans la définition des dispositifs de contrôle à mettre en place pour les maîtriser.

1.2. Comment mettre en place un dispositif de CIB ? La démarche

Mettre en place un dispositif de contrôle interne budgétaire revient à :

o identifier les risques de ne pas atteindre les objectifs de soutenabilité budgétaire et de qualité de la comptabilité budgétaire encourus du fait des modalités d’exécution, des activités liées aux macro-processus budgétaires MP1, MP2, MP3, MP5 et MP81

(cartographie des risques),

o arrêter une politique de CIB adaptée aux risques et enjeux du ministère,

o définir et mettre en place des modalités complémentaires ou nouvelles permettant de maîtriser ces risques (plans d’actions).

L’organisation de cette mise en place repose sur une démarche à conduire en mode projet séquencée en 5 étapes, déclinées en actions se matérialisant par des livrables :

o dont le tableau ci-après donne une vue d’ensemble,

o et pour la réalisation desquelles le kit propose une méthode et des outils.

La démarche de mise en place d’un dispositif de CIB décrite dans le kit porte sur toutes les entités et activités ministérielles intervenant dans l’ensemble des processus budgétaires. De ce fait, la méthode et les outils qu’elle propose se prêtent à toute option de mise en place progressive, par laquelle un ministère ferait le choix, au vu de ses caractéristiques et/ou de la cartographie de ses risques, de procéder par priorités et/ou expérimentation sur une entité, un processus ou un programme.

Le kit ne traite que de la mise en œuvre du contrôle interne budgétaire. Il n’aborde pas les travaux visant à faire évoluer le contrôle budgétaire que certains ministères choisissent d’entreprendre de manière concomitante, comme l’ont fait les ministères de la Culture et du Travail.

1 MP1- Elaboration ministérielle du budget

MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources

MP3 - Exécution de la dépense

MP5 - Exécution des recettes non fiscales

MP8 - Pilotage de la masse salariale et des emplois

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Vue d’ensemble de la démarche

1.1 - Désigner le responsable du projet et les membres de l’équipe de départ

2.1 - Mettre en œuvre des actions de formation

3.1 - Formaliser les processus budgétaires

4.1 - Elaborer le référentiel de CIB ministériel

5.1 - Structurer la gouvernance du CIB

1.2 – Préparer l’organisation du projet

2.2 - Mettre en œuvre des actions de communication

3.2 - Recenser les risques impactant les objectifs de qualité budgétaire

4.2 - Déterminer la stratégie de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIB

5.2 - Etablir l’organigramme détaillé de la fonction budgétaire

1.3 - Etablir l’organisation du projet

2.3 - Préparer les acteurs aux travaux de cartographie des risques

3.3 - Evaluer / qualifier les risques recensés

4.3 - Décliner le plan de mise en œuvre du CIB en plan(s) d’actions

5.3 - Conduire les actions des plans d’actions

1.4 - Mettre en place l’organisation et lancer le projet

5.4 – Suivre et piloter la mise en œuvre de la politique de CIB

5.5 – Evaluer et actualiser le dispositif de CIB

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1. Cadrer le projet CIB

2. Sensibiliser les acteurs aux enjeux du CIB

3. Recenser/ hiérarchiser les risques budgétaires

4. Arrêter le dispositif ministériel de CIB

5. Déployer le dispositif de CIB

Lettre de mission

Guide d’entretien,

planning des entretiens et

tableau de suivi

Note de cadrage, macro-

planning et tableau de suivi

PPT de la réunion de lancement

Plan de communication/ rubrique dédiée sur l’intranet

Calendrier, contenu et suivi

des actions

Matrice / cartographie des risques – 1ère

partie

Macro organigramme

fonctionnel

Référentiel ministériel de CIB

Plan de mise en œuvre de la politique de CIB

Tableau de suivi des actions

Tableau de suivi du plan de mise en œuvre

Programme d’évaluation +

Schéma d’organisation de l’actualisation

Plans d’actions

Matrice / cartographie des risques – 2ème

partie

Notes d’organisation

Organigramme nominatif de la

fonction budgétaire

Méthode de cartographie des

risques

1.3. Qu’est- ce que le kit ? Une boîte à outils de la démarche

La mise en place du contrôle interne budgétaire dans un ministère suppose une organisation et des travaux qui peuvent s’appuyer sur des éléments de méthode communs.

Les expérimentations conduites dans les ministères volontaires ont en effet montré que la plupart des outils et méthodes nécessaires à la mise en œuvre du contrôle interne budgétaire sont largement partagés. Le kit reprend ces éléments et les inscrit dans la démarche proposée : une aide à la conduite du projet de déploiement du contrôle interne budgétaire.

Il est un support d’accompagnement dans la démarche, mis à la disposition des ministères en complément :

o de celui que peut leur apporter la Mission d’appui au contrôle interne budgétaire (MACIB) ;

o des sessions de formation au CIB dispensées à l’IGPDE ;

o du marché d’assistance externe conclu par la direction du budget ;

o des référentiels et autres supports produits par la MACIB.

Le kit est structuré de manière à offrir :

o une vision tant globale que détaillée du projet de mise en place du CIB, séquencé en 5 étapes, avec pour chacune d’elles un contenu précis des actions à réaliser et livrables à produire, pour en faciliter le pilotage ;

o une base documentaire et des outils (modèles de guide d’entretien, de tableaux de bord, de note de cadrage…) directement accessibles, utilisables tels quels ou aisément adaptables aux caractéristiques et besoins du ministère, pour faciliter les travaux à réaliser par les acteurs concernés.

Ces éléments sont une compilation des meilleurs pratiques/outils/méthodes expérimentés à ce stade par les ministères de la Culture, du Travail et de la Défense. Qu’ils soient remerciés d’avoir conduit ces travaux et d’en avoir permis l’utilisation.

Ce kit a vocation à évoluer en fonction des retours d’expérience de son utilisation lors de chantiers de déploiement.

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1.4. Quel est le mode d’emploi du kit ?1.4.1. L’architecture de la méthode déployée dans le

kit La démarche proposée pour la mise en place d’un dispositif de CIB se

séquence en étapes

Chaque étape se déroule en actions, qui forment le niveau opérationnel de la méthode o Le kit détaille les actions à mettre en œuvre : de même que les étapes, les actions sont

présentées successivement et de manière linéaire ; néanmoins, une certaine parallélisation est envisageable et peut sembler plus opportune dans certains cas (les actions de sensibilisation aux enjeux du CIB, par exemple, l’étape de sensibilisation correspond à une action structurelle qui a vocation à être conduite de façon transverse) ; de même, l’ordre de certaines actions peut être modifié (l’élaboration du référentiel ministériel de CIB peut, par exemple, ne pas précéder le plan de mise en œuvre du CIB mais constituer l’un de ses volets).

o L’exécution des actions requiert l’utilisation d’éléments de documentation et d’outils méthodologiques :

La base documentaire indique les sources d’information - interministérielle ou ministérielle - structurantes pour le projet. Il s’agit, par exemple, du référentiel de comptabilité budgétaire, des manuels de macro-processus budgétaires, du référentiel ministériel d’activités.

A l’intérieur du kit, les éléments de documentation sont signalés par l’icône .

Les outils mis à disposition (guide d’entretiens, tableaux de bord …) visent à faciliter l’accomplissement des travaux. Ils ont vocation à être adaptés à la situation des ministères, compte tenu de l’impact du périmètre de leur projet et de l’importance de leurs ressources disponibles (c’est tout particulièrement le cas en ce qui concerne les modèles de plannings proposés).

A l’intérieur du kit, les outils méthodologiques sont signalés par l’icône . .

Pour utiliser ces outils (par exemple ), vous vous positionnez sur l’icône correspondante, puis vous faites un clic droit, et vous cliquez sur Objet Présentation / Document >> Ouvrir. Une fois le document ouvert, vous l’enregistrez avec le nom que vous souhaitez sur votre ordinateur.

Les actions entreprises se matérialisent par des livrables o Des livrables concrétisent l’avancement des travaux à chaque action. Il s’agit par

exemple de la note de cadrage du projet, du référentiel ministériel de CIB.

A l’intérieur du kit, les livrables sont signalés par l’icône .

o Des exemples de livrables, produits notamment dans le cadre des expérimentations conduites dans les trois ministères accompagnés sont présentés.

A l’intérieur du kit, ces exemples de livrables sont signalés par l’icône .

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2. Sensibiliser les

acteurs au projet

1. Cadrer le projet

CIB

5.Déployer le

dispositif de CIB

4.Arrêter le dispositif

ministériel de CIB

3. Recenser et

hiérarchiser les risques

1.4.2. Une combinaison des fiches du kit dans une structure gigogne

Fiche « Etape »

La vue d’ensemble présente le projet global segmenté en cinq étapes.

Elle permet de visualiser les différentes actions à conduire et les livrables à produire sur la totalité du projet.

La vue d’ensemble renvoie aux fiches « Etape ».

Les fiches « Action » développent en détail le plan de mise en œuvre du dispositif de CIB.

La réalisation des travaux est facilitée par la mise à disposition d’outils, de documents, d’exemples et de modèles de livrables.

Fiche « Action »

Les fiches « Etape » présentent les objectifs et le plan de réalisation de chaque étape du projet : liste des travaux par action, base documentaire, principaux outils mis à disposition, livrables à produire, acteurs et contributeurs concernés ainsi qu’un planning type.

Elles renvoient aux fiches « Action ».

Vue d’ensemble 1

2

3

13

A. Vue d’ensemble

Ce schéma permet de visualiser à la fois l’enchainement des 5 étapes (et de leurs actions) nécessaires au déploiement du contrôle interne dans un ministère et l’ensemble des livrables à produire.

ETAPE

ACTION 1.1 - Désigner le responsable du projet et les membres de l’équipe de départ

2.1 - Mettre en œuvre des actions de formation

3.1 - Formaliser les processus budgétaires

1.2 - Préparer l’organisation du projet

2.2 - Mettre en œuvre des actions de communication

3.2 - Recenser les risques impactant les objectifs de qualité budgétaire

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1. Cadrer le projet CIB

2. Sensibiliser les acteurs aux enjeux du CIB

3. Recenser / hiérarchiser les risques budgétaires

Lettre de mission

Calendrier, contenu et suivi

des actionsMacro

organigramme fonctionnel

Guide d’entretien,

planning des entretiens et

tableau de suivi

Plan de communication/ rubrique dédiée sur l’Intranet

Matrice / cartographie des risques – 1ère

partie

15

B. Fiche « Etape»

C. Fiche « Action »

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Un planning type peut être proposé pour la conduite de l’étape.

Pour mener ces actions, les cellules projet s’appuient sur une base documentaire, des exemples et des modèles mis à disposition.

Ces actions se matérialisent par des livrables à produire.

Pour une étape donnée, la fiche reprend les différentes actions qui la constituent.

Icônes signalant dans l’action des outils proposés, de la documentation, des exemples et des livrables à produire

Ces icônes représentent des documents inclus (en format Word, Excel, etc.…).

2- Fiches Démarche

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Le référentiel interministériel de contrôle interne budgétaire est disponible sur le site internet de la direction du Budget : le forum de la performance, il se compose :

d’une présentation synthétique du dispositif de CIB en format Powerpoint,

du cadre de référence interministériel de contrôle interne budgétaire,

des fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire.

http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/la-gestion-publique/le-controle-interne-budgetaire.html

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2.1. Etape 1 - Cadrer le projet CIB

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20

Etape 1 - Cadrer le projet CIB

Objectifs de la démarche Base documentaire

Définir le champ du projet : périmètre budgétaire, organisationnel, processus….

Préparer les aspects opérationnels du projet (acteurs, planning, documents à produire, etc. …)

Lancer les travaux

Référentiel interministériel de CIB Décrets / arrêtés portant organisation du ministère

Circulaires/instructions/chartes budgétaires / comptables internes / externes,

Travaux CIC, rapports CIAP

Rapports d’audits/inspections, rapports annuels CBCM

Observations Cour des comptes

Fiche : profil équipe projet (support MACIB)

Travaux à mener sur la période par le ministère Acteurs et contributeurs

Action 1.1 - Désigner le responsable du projet et les membres de l’équipe de départ Action 1.2 – Préparer l’organisation du projetAction 1.3 - Etablir l’organisation du projet Action 1.4 - Mettre en place l’organisation et lancer le projet

SG / DAF S/D – bureau du budget

S/D – bureau de la comptabilité (+ référent CIC)

Cellule projet CIB

Responsables / SG de programme / BOP /UO

Référents Chorus / AMG

Référents contrôle interne

CSP / SFACT

CBCM / DCB / DCM

DRH

Livrables à produire Pour vous aider

Lettre de mission Guide d’entretiens Planning et tableau de bord des entretiens Note de cadrage du projet : champ (périmètre), objectifs, dispositif de

pilotage, ressources projet Macro-planning projet - tableau de suivi du projet Support de présentation de la réunion de lancement du projet

Modèle de description de poste « chef de projet » Modèle de guide d’entretiens

Modèle de tableau de bord des entretiens

Exemple de note de cadrage, note de cadrage Travail

Modèle de macro-planning du projet

Modèle de plan de charges du projet

Modèle de tableau de suivi de projet

Planning type pour la conduite de l’étape (en semaines)

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Modèle de planning plus détaillé avec notamment les différents jalons et livrables

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Action 1.1 - Désigner le responsable de projet et, le cas échéant, les membres de l’équipe de départ

1 Identifier une équipe de départ du projet et préciser son rôle

A faire par le directeur des affaires financières, responsable de la politique de contrôle interne budgétaire du ministère :

o désigner un responsable du projet « mise en place du CIB » ainsi que, le cas échéant, les membres ou contributeurs appelés à former avec lui l’équipe de départ du projet.

2 Etablir la lettre de mission formalisée de l’équipe-projet

La lettre de mission permet :

o de fixer le rôle confié au chef de projet et à l’équipe

o de sensibiliser au projet les acteurs dont l’équipe va être amenée à solliciter la contribution.

Lettre de mission

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Action 1.2 - Préparer l’organisation du projet

1 Réunir la documentation nécessaire à l’organisation du projet

1) en matière d’organisation du ministère :

le(s) décret(s) /arrêté(s) portant organisation du ministère ou toute note intérieure d’organisation ou organigramme,

les conventions de service (CSP financier, SFACT, achat, immobilier, RH),

la documentation sur les applications ministérielles de gestion,

2) en matière de gestion budgétaire et comptable :

les circulaires/instructions/chartes budgétaires et comptables du ministère,

la PBI, les DPG et les CRG, le référentiel ministériel d’activités, le référentiel de CIC, les PAM adressés à la Cour des comptes,

3) en matière d’évaluation de la gestion budgétaire et comptable :

les rapports d’audit, d’inspection, les rapports du CIAP, les observations de la Cour des comptes (NEB), les rapports annuels du CBCM,

4) en matière de réformes :

les documents RGPP.

2 Etablir un guide d’entretiens

A partir de l’analyse de la documentation rassemblée, le guide d’entretiens doit être conçu pour permettre de dégager un état des lieux du ministère en termes d’environnement de contrôle sur l’ensemble des composantes du contrôle interne budgétaire, telles que décrites dans le cadre de référence interministériel du CIB (partie 2) :

o démarche de gestion favorable à la maîtrise des risques,

o pratiques d’évaluation des risques,

o activités de contrôle,

Guide d’entretiens

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o systèmes d’information et de communication,

o pilotage du contrôle interne.

3 Organiser et conduire les entretiens

o Identifier dans l’organigramme du ministère les interlocuteurs à rencontrer pour le projet, au regard des questions réunies dans le guide d’entretiens.

Exemple de liste de personnes à rencontrer :

Personnes à rencontrer

Objectifs de la rencontre

DAF ou adjoint Vision des procédures et méthodes en place pour la programmation et l’exécution budgétaires, à l’échelle du ministère/ modalités de pilotage/ travaux d’amélioration, de réorganisation en cours ou projetés

Chef du bureau Budget Vision des procédures et méthodes en place pour la programmation et l’exécution budgétaires dans le cadre de la cartographie MPA, BOP, UO/ pour la qualité de la comptabilité budgétaire. Activités de contrôle (types, auteurs, supports, fréquence)

Chef du bureau Comptabilité (+ référent CIC)

Description et évaluation du dispositif de CIC

Responsables/ secrétaires généraux de programme

Vision détaillée des procédures et méthodes mises en place pour la programmation et l’exécution budgétaires. Activités de contrôle (types, auteurs, supports, fréquence)

Responsables de BOP et d’UO


Référent Chorus Description de l’organisation des rôles Chorus à l’échelle du ministère

Référent(s) des Applications ministérielles de gestion

Cartographie et contenu des AMG. Activités de contrôle (types, auteurs, supports, fréquence)

Référent RH Description des modalités : de définition et de pilotage du schéma d’emploi/ de calcul et de pilotage de la masse salariale

Référent Contrôle interne Description du dispositif ministériel de CI : périmètre (CI juridique…), organisation du pilotage et du suivi

CBCM /DCB/DCM Description des risques budgétaires identifiés/ des procédures et circuits

Planning et tableau de bord des

entretiens

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évalués, en cours d’évaluation, programmés

Responsable de CSP/SFACT


o Etablir un planning des entretiens.

o Diffuser le guide d’entretiens dans des délais suffisants avant la date des entretiens pour permettre aux interlocuteurs d’en prendre connaissance au préalable.

o Etablir les comptes rendus et la synthèse des entretiens.

o Faire le suivi des entretiens.

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Action 1.3 - Etablir l’organisation du projet

1 Elaborer une note de cadrage du projet

A partir de l’analyse des réponses apportées aux différents items du guide d’entretiens, l’équipe projet rédige un projet de note de cadrage proposant :

o l’organisation générale du projet :

contexte, enjeux et objectifs du projet,

périmètre des travaux : périmètre budgétaire et / ou fonctionnel et / ou par processus budgétaire,

grandes séquences - livrables, ressources (cellule projet, consultants), communication - et jalons calendaires du projet.

o La démarche détaillée de réalisation du projet :

séquencement du projet en étapes,

description du contenu de chaque étape : type d’actions à entreprendre, modalités de réalisation (entretiens, ateliers…), documents à livrer.

o Les modalités de pilotage du projet :

la liste des entités ministérielles appelées à contribuer au projet et évaluation de la mobilisation attendue de chaque contributeur,

organisation de la cellule projet au regard du périmètre des travaux (référent par programme et / ou par processus…).

2 Construire le macro-planning et le tableau de suivi du projet

o Séquencer dans le temps la production des différents travaux du projet (livrables) et notamment repérer, pour les positionner dans le macro-planning, ceux qui nécessitent une validation/information de l’instance de suivi du projet et/ou de

Projet de Note de cadrage

Macro planning et tableau de

suivi du projet

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l’instance de pilotage du projet.

o Etablir un tableau de suivi du projet.

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Action 1.4 - Mettre en place l’organisation et lancer le projet

1 Faire valider le cadrage du projet CIB, avec les moyens sous-jacents pour sa mise en œuvre, par l’instance de pilotage du projet

Selon l’organisation du ministère, la fonction de pilotage du projet sera confiée à une instance dédiée ou à une instance existante compétente en matière de pilotage et d’arbitrage de la gestion du ministère, réunissant le secrétaire général, le DAF, le responsable du contrôle interne, les responsables de programme et le CBCM (exemples : comité de direction, comité de pilotage du contrôle interne).

2 Constituer la cellule projet et l’instance de suivi du projet

Selon les dispositions de la note de cadrage, sont mises en place :

o la cellule projet.

Elle pilote les travaux de mise en place du dispositif de CIB sous l’autorité du DAF, responsable de la politique de contrôle interne budgétaire du ministère.

o l’instance de suivi du projet, chargée d’en animer le pilotage opérationnel.

Elle associe le responsable de la cellule projet, le DAF, et, en fonction du périmètre des travaux, les secrétaires généraux de programmes et / ou responsables de BOP, les responsables d’entités opérationnelles…

3 Organiser une réunion de lancement du projet

Il s’agit de réunir, autour du DAF, les chefs de service et responsables du ministère concernés par le projet.

o Déterminer et convier les participants

o Réaliser le support de présentation :

La présentation détaillée du projet, support de la réunion, précise :

la démarche générale envisagée,

les objectifs et le détail des actions des différentes étapes du projet,

le planning global et les jalons calendaires du projet,

les catégories d’acteurs mobilisées et les modalités de leur mobilisation (fréquence, quotités),

Note de cadrage validée

Support de présentation

pour la réunion de lancement du projet

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les outils méthodologiques/modèles de documents à utiliser pour réaliser les différentes actions,

l’objet et le contenu des différents livrables à produire,

la composition et l’organisation de la cellule-projet.

o Tenir la réunion de lancement du projet :

Cette réunion est l’occasion :

de mettre l’accent sur l’importance et la priorité données au projet,

de présenter la cellule projet,

de souligner dans le planning des travaux la disponibilité attendue des interlocuteurs de la cellule projet.

o Rédiger et diffuser le compte rendu de la réunion. Compte rendu de la réunion de lancement du projet

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2.2. Etape 2 - Sensibiliser les acteurs aux enjeux du CIB

32

33

Etape 2 - Sensibiliser les acteurs aux enjeux du CIB


Expliquer les enjeux du déploiement du CIB pour le ministère et les agents

Sensibiliser plus particulièrement aux travaux de cartographie des risques les acteurs appelés à les réaliser

Note de cadrage du projet Macro-planning du projet Supports mis à disposition par la MACIB :

PPT de présentation du CRICIB, PPT mise en place d’un CIB, méthodes d’évaluation des risques


Action 2.1 - Mettre en œuvre des actions de formation

Action 2.2 - Mettre en œuvre des actions de communication

Action 2.3 - Préparer les acteurs aux travaux de cartographie des risques

SG / DAF Cellule projet bureaux du budget et de la comptabilité (+

référent CIC) responsables de service CBCM (DCB/DCM) Référent CI Service communication


Supports de présentation des enjeux du CIB Calendrier, contenu et suivi des actions de sensibilisation Plan de communication Rubrique dédiée au projet sur l’Intranet ministériel Liste des acteurs des ateliers de cartographie des risques Planning détaillé des ateliers de cartographie des risques Eléments de méthode de cartographie des risques

Modèle de tableau des actions de sensibilisation au CIB (contenu, calendrier, suivi)

Modèle de tableau de bord des ateliers



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Une étape de sensibilisation est indispensable pour garantir l’adhésion au projet et son appropriation par les acteurs, car l’approche de la gestion des activités par les risques n’est pas le plus souvent familière et les enjeux du CIB ne sont pas nécessairement d’emblée perceptibles.

Cette étape est recommandée à ce stade du projet mais a vocation à être conduite de manière transverse, répétée et adaptée aux différentes catégories d’acteurs, en fonction de leurs rôles respectifs dans la maîtrise des objectifs de qualité budgétaire.

C’est ainsi qu’une une action de sensibilisation pourra paraître appropriée à mettre en place en amont des entretiens ou à l’occasion de la réunion de lancement du projet, prévus dans la première étape du kit ainsi qu’en préalable aux travaux en ateliers prévus dans d’autres étapes.

Plus structurellement, des formations pourront être proposées systématiquement à l’occasion des changements de postes ou de fonctions.

Les éléments de la démarche décrite ci-après revêtent dès lors une présentation générique, à adapter aux différentes catégories d’acteurs et aux différentes étapes du projet.

1 Concevoir des supports de présentation pour les actions de sensibilisation aux enjeux du CIB

o Ces supports présentent les concepts généraux du contrôle interne (CI) et du contrôle interne budgétaire pouvant prendre appui sur :

l’annexe 3 « Généralités : qu’est-ce que le contrôle interne ? » du cadre de référence interministériel de contrôle interne budgétaire,

le fichier Word « annexe 3 : qu’est ce que le CI ? » reprend l’intégralité de l’annexe. La présentation PowerPoint « Qu’est ce que le CI ?» en donne une vision résumée

Présentation des enjeux

du CIB

35



le document PowerPoint intitulé « Mise en place d’un CIB » élaboré par la MACIB.

o Les supports comprennent également une présentation de la traduction concrète de ces concepts généraux dans l’environnement du ministère, pour permettre une meilleure appropriation des enjeux du CIB.

Cette illustration vise à mettre en relief les éléments qui, dans l’environnement du ministère, constituent des facteurs favorables à la maîtrise des risques (en termes, par exemple, d’organisation et/ou de méthodes et/ou de procédures et/ou de SI et/ou d’actes de supervision).

Pour les actions de sensibilisation conduites à ce stade du projet, l’exploitation des réponses apportées aux questions du guide d’entretiens doit permettre à la cellule projet de réunir ces éléments.

Pour celles qui seront réalisées postérieurement, l’illustration des enjeux du CIB pourra être enrichie d’autres éléments concrets mis en évidence, par exemple, dans les ateliers de cartographie des processus et des risques budgétaires.

2 Arrêter le format et le calendrier des réunions de sensibilisation aux enjeux du CIB

o En fonction de l’organisation du projet, les actions de sensibilisation seront effectuées sous forme de réunions par processus/ par métier/ par service/ par programme budgétaire….

o Les cibles des actions de sensibilisation devront être priorisées en fonction des choix de conduite du projet retenus : participants aux ateliers, personnel d’encadrement, référents du projet …

Il est toutefois recommandé d’inclure dans le plan de sensibilisation l’ensemble des agents du ministère participant aux processus de programmation ou d’exécution des dépenses et des recettes, puisqu’en objectif-cible tous seront parties prenantes du dispositif de

Calendrier, contenu et

suivi des actions de

sensibilisation aux enjeux

du CIB

36



CIB.

o La liste priorisée des acteurs à sensibiliser et le calendrier des réunions de sensibilisation seront ensuite arrêtés.

o L’action fera l’objet d’un suivi et de comptes rendus.

modèle de tableau détaillant le contenu, le calendrier et le suivi des actions de sensibilisation

37



1 Concevoir un plan de communication

L’adhésion au projet et son appropriation par les agents supposent également que ceux-ci soient tenus informés au fil de l’eau de ses développements successifs.

o A cet effet, un plan de communication sera élaboré avec le service du ministère en charge de cette fonction, sur la base du macro-planning du projet (cf. Action 1.3.2).

o Comme partie de ce plan, l’ouverture sur l’Intranet du ministère d’une rubrique dédiée à la démarche de mise en place du dispositif de CIB devrait être prévue dès ce stade du projet.

Sous cette rubrique seront notamment accessibles les documents de présentation des enjeux du CIB évoqués ci-dessus, ainsi que la lettre de mission de l’équipe-projet et le support de la réunion de lancement du projet.

Un espace Foire Aux Questions/ Forum pourra y être prévu.

La rubrique sera ensuite actualisée avec les résultats des travaux conduits dans le cadre du projet au fur et à mesure de son avancement.

2 Assurer le suivi du plan de communication

o Le modèle de tableau de suivi des actions de sensibilisation proposé précédemment (cf. Action 2.1) peut également servir de cadre au suivi du plan de communication.

o Au-delà du suivi, une évaluation de l’appropriation par les agents de la démarche de déploiement du CIB dans le ministère au travers des actions de sensibilisation et de communication conduites est recommandée préalablement à la diffusion du référentiel ministériel de CIB (cf. Action 4.1.3) : elle permettra de définir les modalités appropriées de cette diffusion.

Cette évaluation constituera à ce titre un jalon essentiel du plan de communication.

Plan de communication dont une

rubrique dédiée au projet sur l’Intranet

38



1 Etablir une liste des acteurs des travaux

o A partir des catégories d’acteurs recensées dans la note de présentation détaillée du projet (cf. fiche « action » 1.4.3) : identifier avec les responsables des services concernés les acteurs (prévoir un suppléant pour chacun) dont la contribution est nécessaire aux travaux de cartographie des processus et des risques, conjointement avec celle des représentants des services de la fonction financière et du CBCM.

o L’établissement de la liste de ces acteurs permet de déterminer le nombre d’ateliers qu’il conviendra de constituer.

Des expérimentations conduites avec les ministères volontaires, il ressort qu’en ce qui concerne les ateliers de recensement et d’évaluation des risques, la taille optimale est d’une vingtaine de participants au maximum.

2 Etablir un planning détaillé des travaux à venir de cartographie

o Les travaux de cartographie des processus gagnent à être conduits, pour un périmètre donné, en un seul atelier réunissant tous les acteurs (ou catégories d’acteurs) concernés. En cas d’entrée par processus, la constitution des ateliers devra être cohérente avec les liens interprocessus existants.

o Pour les travaux de cartographie des risques, deux voies principales, déterminantes pour le planning, s’offrent au ministère :

soit, aborder le périmètre de cartographie dans son ensemble et conduire les travaux en deux ateliers (ou catégories d’ateliers) successifs : le premier pour recenser tous les risques du périmètre, le second pour les évaluer/hiérarchiser,

soit, segmenter le périmètre et conduire ensemble les travaux de recensement et d’évaluation/hiérarchisation des risques en ateliers par segment.

Quelle que soit la voie retenue, il convient de prévoir de réunir les participants à ces différents ateliers (par exemple : ateliers par

Liste des acteurs

Planning détaillé des ateliers de

cartographie

39



processus, par programme, spécifiques à certaines catégories de dépenses – T2, opérateurs..) pour la validation de la cartographie d’ensemble des risques résultant de leurs travaux.

3 Diffuser à l’ensemble des acteurs, outre la liste des participants et le planning des travaux, des éléments de méthode de cartographie des risques

Des expérimentations de déploiement du CIB entreprises par certains ministères, il ressort que le travail d‘évaluation/hiérarchisation des risques nécessite que les critères à appliquer pour le réaliser (échelle de mesure de l’impact des risques, échelle de mesure de la fréquence de survenance des risques) soient appréhendés de manière identique par chacun des acteurs.

La réalisation et la diffusion à ces acteurs d’éléments de méthode explicitant ces critères sont à cet effet particulièrement recommandées.

Eléments de méthode de cartographie des risques

40

41

2.3. Etape 3 - Recenser et hiérarchiser les risques budgétaires

42

43

Etape 3 - Recenser et hiérarchiser les risques budgétaires


Réaliser la cartographie des risques budgétaires du ministère en procédant à l’identification des risques auxquels le ministère est effectivement exposé compte tenu des processus et des contrôles qu’il met en œuvre

Le travail de recensement, de caractérisation et de hiérarchisation des risques constitue le socle d’élaboration du(des) plan(s) d’actions du CIB (cf. étape 4)

Manuels interministériels des macro-processus budgétaires

Documentation ministérielle réunie lors de l’étape1

Réponses au guide d’entretiens réunies lors de l’étape 1

Eléments de cartographie des risques Fiches d’aide à l’élaboration des matrices

ministérielles de CIB Annexe 1 du cadre de référence interministériel

de CIB

Travaux à mener sur la période par le ministère

Acteurs et contributeurs

Action 3.1 - Formaliser les processus budgétaires

Action 3.2 - Recenser les risques impactant les objectifs de qualité budgétaire

Action 3.3 - Evaluer / qualifier les risques recensés

SG / DAF bureaux du budget de la comptabilité (+référent

CIC) Cellule projet CBCM (DCB/DCM) Participants aux ateliers


Macro-organigramme fonctionnel Liste des risques ministériels Matrices/Cartographie des risques budgétaires

ministériels

Exemple de cartographie des processus Culture Modèles de matrices des risques Exemple de représentation graphique des risques

Culture Modèle de représentation graphique des risques Outil de modélisation des risques



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Pour être en mesure de recenser et hiérarchiser les risques budgétaires - c’est-à-dire les risques susceptibles de compromettre les objectifs de qualité budgétaire (soutenabilité et qualité de la comptabilité budgétaires) -il convient au préalable d’identifier avec précision les activités à l’occasion desquelles de tels risques sont encourus.

1 Identifier les activités impactées par les objectifs de qualité budgétaire

Le moyen le plus opérant pour conduire ces travaux d’identification consiste à faire positionner par les participants à/aux atelier (s) sur un calendrier budgétaire complet les activités reliées aux différents processus des macro-processus budgétaires - MP1, MP2, MP3, MP5 et MP8 - telles qu’elles sont effectivement conduites à l’échelle du ministère.

Au cours de cet/ces atelier(s), seront recensés :

o toutes les activités concernées,

o les services en charge (catégories d’acteurs),

o les points de décisions, d’arbitrage,

o les livrables,

o les applications informatiques utilisées,

o le calendrier détaillé.

Ces travaux de cartographie peuvent prendre appui sur les manuels des macro-processus budgétaires.

Ces manuels sont disponibles sur le site internet de la direction du Budget : le forum de la performance :

http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/la-gestion-publique/la-lolf-cadre-organique-de-la-gestion-publique/approfondir/les-referentiels-

budgetaires-et-comptables.html

Exemple tiré de la cartographie élaborée par le ministère de la culture pour le macro-processus MP2

45

http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/la-gestion-publique/la-lolf-cadre-organique-de-la-gestion-publique/approfondir/les-referentiels-budgetaires-et-comptables.html





2 Etablir le macro-organigramme fonctionnel en résultant

o En pratique, il s’agit d’ordonner les travaux de cartographie des processus budgétaires en prenant comme point d’entrée les catégories d’acteurs au lieu des macro-processus. Il en découle une représentation (macro= au niveau de l’activité) de l’organisation de la fonction budgétaire.

o Si le ministère a mis en place plusieurs ateliers pour établir la cartographie des processus budgétaires, le macro-organigramme fonctionnel constitué par l’assemblage de leurs travaux sera soumis à la validation de l’ensemble des participants à ces ateliers.

La confection de ce macro-organigramme fonctionnel a pour utilité à ce stade du projet de repérer les risques transverses liés à l’organisation de la fonction budgétaire.

Dans la suite du projet, au moment pour le ministère d’arrêter son dispositif de CIB (cf. Etape 4), le macro-organigramme fonctionnel servira de base à l’établissement du référentiel organisationnel de la fonction budgétaire et permettra de définir les actions de réorganisation éventuellement à mettre en œuvre pour prévenir les risques identifiés.

Macro-organigramme fonctionnel

46



1 Etablir une liste préliminaire des risques

Il est recommandé que les ateliers de recensement des risques se déroulent sur la base d’une liste préliminaire, de manière à faciliter l’appréhension par les participants de la notion de risque qui est à prendre en compte (risques mettant en jeu les objectifs 1° de soutenabilité budgétaire : qualité de la programmation budgétaire en début de gestion en engagements, décaissements, emplois et recettes, qualité du suivi et de l’actualisation de la programmation, soutenabilité de la gestion et 2° de qualité de la comptabilité budgétaire : régularité, exactitude, exhaustivité, imputation, rattachement et sincérité).

Pour la confection de cette liste, la cellule dispose, à ce stade de développement du projet, de 3 sources de repérage des risques au travers :

o de la documentation réunie lors de l’étape 1, dont, notamment, les notes d’exécution budgétaire et rapports sur la gestion budgétaire de la Cour des comptes ainsi que les rapports des CBCM,

o de l’analyse des réponses apportées aux questions du guide d’entretiens, qui permet de faire apparaître les risques liés aux processus métiers, aux outils (applications ministérielles de gestion..) et les risques budgétaires exogènes,

o de la cartographie ministérielle des processus budgétaires, qui signale les risques transverses liés à l’organisation.

Pour établir la liste préliminaire, la cellule projet a également à sa disposition l’ensemble des fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire jointes au cadre de référence interministériel de CIB, qui fournissent une entrée par activités reliées aux macro-processus budgétaires.

2 Arrêter la liste des risques

Les travaux consistent à établir lors des ateliers les risques pertinents, le cas échéant à partir de la liste préliminaire établie.

A cet effet, il s’agit de faire décrire par les participants, outre les risques identifiés, les activités de maîtrise des risques qu’ils mettent en œuvre

Liste préliminaire des risques

Liste des risques

47



effectivement : application d’une procédure, d’une méthode, contrôles de supervision….

Les fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire comportent des dispositifs type de maîtrise des risques susceptibles d’aider les participants à décrire ceux qu’ils mettent en œuvre.

De plus, la comparaison entre les dispositifs de maîtrise de risques mis en œuvre et ceux décrits dans ces fiches permet de limiter le travail ultérieur d’évaluation des risques aux seuls risques identifiés d’emblée comme significatifs en terme de criticité.

Comme support d’établissement de la liste des risques recensés pour le ministère, un modèle de matrice est à la disposition de la cellule projet.

Le fichier « Les fiches d’aide et les matrices de CIB » reprend l’annexe 1 « Les fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire et les matrices de contrôle interne budgétaire » du cadre de référence interministériel de CIB

Le fichier « modèle de matrices » donne un modèle de matrices de contrôle interne budgétaire vierge (colonnes à utiliser à ce stade : A à L et O).

Le fichier « modèle de matrices incluant les MP » donne un modèle de matrices de contrôle interne budgétaire préremplies avec les risques donnés dans les fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire.

48



Les ateliers d’évaluation des risques mobiliseront des représentants des services de la fonction financière. La participation de représentants des services du CBCM est recommandée.

1 Définir les échelles de mesure de la criticité des risques

Pour aider à établir ces échelles de mesure, les acteurs ont à leur disposition les éléments de méthode qui leur ont été remis préalablement à la réunion des ateliers (cf. Etape 2 – Action 2.3.3).

2 Evaluer la criticité des risques dits inhérents (ou bruts)

Il s’agit d’évaluer dans un premier temps, à l’aide des échelles choisies, la criticité des risques dits inhérents, c'est-à-dire avant toute prise en compte de dispositifs de maîtrise tels qu’ils ont été identifiés dans les ateliers de recensement des risques.

3 Qualifier les dispositifs de maîtrise des risques existants et évaluer la criticité des risques résiduels

Il y a lieu dans un second temps d’apprécier l’efficacité des dispositifs de maîtrise des risques déjà en place.

Ceux-ci ont été identifiés dans les ateliers de recensement des risques. Il s’agit bien des dispositifs appliqués dans le ministère et non pas des dispositifs de maîtrise-cible pouvant figurer dans le référentiel interministériel de contrôle interne.

Dès lors, le travail d’appréciation consiste à affecter à ces dispositifs une note correspondant à leur efficacité. Une échelle de 1 à 3 pourra être retenue (efficacité faible, moyenne et forte).

Cette qualification des dispositifs de contrôle effectifs est enfin rendue plus précise par une évaluation de la criticité du risque résiduel (niveau résiduel de criticité compte tenu des dispositifs de maîtrise à l’œuvre).

L’évaluation de la criticité de chaque risque résiduel est à effectuer avec les mêmes échelles de mesure que celles qui ont été utilisées pour l’évaluation de la criticité des risques bruts.

Matrices complétées

de l’évaluation

et la qualification des risques

49



En pratique, l’évaluation des risques bruts, c’est-à-dire avant prise en compte des dispositifs de maîtrise en place, peut s’avérer délicate à effectuer car elle suppose de se placer dans une situation fictive où aucun dispositif de maîtrise n’existerait. Il est en conséquence possible, pour le premier exercice de cartographie, de procéder directement à l’évaluation des risques résiduels, c’est-à-dire en prenant en compte les dispositifs de maîtrise mis en œuvre.

Il conviendra toutefois de compléter cette évaluation avec celle des dispositifs de maîtrise des risques existants. L’estimation de l’efficacité de ces dispositifs est en effet indispensable pour définir le contenu du (des) plan(s) d’actions.

Si le ministère a choisi d’utiliser le modèle de matrice des risques proposé à l’action 3.3.2, la conclusion des travaux d’évaluation y sera reportée.

4 Valider et synthétiser la cartographie des risques

La cartographie des risques fera l’objet d’une validation par l’ensemble des acteurs de ces travaux si ceux-ci ont été conduits dans des ateliers distincts.

En complément de la matrice, les résultats des travaux peuvent être présentés de manière synthétique sous forme de diagrammes couleurs positionnant chaque risque selon son impact et sa probabilité d’occurrence sur une grille dont la couleur des cases figure le niveau de criticité.

L’exemple du ministère de la Culture

Outil basé sur le modèle utilisé au ministère de la Culture

Outil de modélisation des risques sous forme de nuage de

points

50



51

52

2.4. Etape 4 - Arrêter le dispositif ministériel de CIB

53

54

Etape 4 - Arrêter le dispositif ministériel de CIB


Sur la base de l’analyse de l’environnement de contrôle réalisée lors de l’étape 1 du projet, formaliser la politique de CIB du ministère dans un dispositif adapté à ses enjeux et ses moyens

Arrêter et planifier les actions à mener par le ministère pour renforcer la maîtrise de ses risques budgétaires, au vu en particulier de la cartographie des risques préalablement élaborée

Macro-organigramme fonctionnel Cartographie des risques ministérielle Fiches : exemples d’axes d’actions de mise en

œuvre de la politique de CIB Fiche : référentiel organisationnel de la fonction

budgétaire Liste des procédures et méthodes identifiées dans

les fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de CIB

Travaux à mener sur la période par le ministère

Acteurs et contributeurs

Action 4.1 - Elaborer le référentiel de CIB ministériel

Action 4.2 - Déterminer la stratégie de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIB

Action 4.3 - Décliner le plan de mise en œuvre ministériel du CIB en plan(s) d’actions

SG / DAF Directeurs et responsables de service bureau du budget et bureau de la comptabilité service SI CSP DRH Cellule projet


Référentiel ministériel de CIB

Mise à jour de la rubrique dédiée au CIB sur l’Intranet

Plan de mise en œuvre de la politique de CIB

Plans d’actions ministériels par composante du déploiement

Modèle de structure de référentiel de CIB Modèle de plan de déploiement du CIB Modèle de fiche action Modèle de plan d’actions



55

Etape 4 - Arrêter le dispositif ministériel de contrôle interne

budgétaire


La mise en œuvre du CIB (plan de déploiement) doit s’inscrire en cohérence avec la politique de CIB et la stratégie de déploiement arrêtées au préalable par le ministère.

1 Elaborer le référentiel ministériel de CIB

La politique de CIB est formalisée dans le référentiel ministériel de CIB. Si la cellule-projet est en charge de sa rédaction, une association collégiale des principales parties prenantes permet de recueillir leur adhésion.

Il s’agit, à partir du cadre de référence interministériel, de définir une organisation de CIB adaptée aux risques et enjeux du ministère.

2 Faire valider le référentiel ministériel de CIB

Porteur d’une politique ministérielle qu’il revient à tous les acteurs concernés de mettre en œuvre, le référentiel doit faire l’objet d’une validation par l’instance de pilotage du CIB à son niveau stratégique.

3 Diffuser le référentiel ministériel de CIB

L’appropriation du référentiel par les acteurs concernés sera encouragée si sa diffusion est assurée par une instruction ministérielle ou une lettre d’accompagnement signée par un responsable au plus haut niveau du ministère.

Le référentiel sera également mis en ligne dans la rubrique dédiée au projet de mise en place d’un dispositif de CIB sur l’Intranet du ministère.

Référentiel ministériel

de CIB

Référentiel ministériel

de CIB validé

Mise à jour

de la rubrique dédiée au projet sur l’Intranet

56


budgétaire

Action 4.2 - Déterminer la stratégie de mise en œuvre de la politique de CIB ministérielle

1 Structurer une stratégie de mise en œuvre de la politique de CIB ministérielle

Il s’agit de recenser et planifier les dispositions qui devront être mises en œuvre en vue de l’application de la politique retracée dans le référentiel ministériel.

La matrice / cartographie des risques adoptée en conclusion de l’étape 3 constitue le socle de la priorisation du plan de mise en œuvre.

Le plan de mise en œuvre (ou plan de déploiement) précisera :

o le contenu des différents axes d’action par composante de CIB,

o la stratégie de déploiement (expérimentations puis généralisation après retour d’expérience, généralisation sans expérimentation, délégation selon un principe de subsidiarité, …),

o la structuration du pilotage du plan de déploiement (instances de pilotage stratégique, opérationnel ou technique, modalités de coordination, d’animation et de suivi),

o les horizons calendaires,

o les ressources à mobiliser (à macro-mailles à ce stade) et les ressources en appui (dispositif d’assistance à la mise en œuvre, le cas échéant),

o les livrables attendus.

L’établissement de ce plan est un facteur essentiel de mobilisation des acteurs concernés.

Exemples d’axes d’action de mise en œuvre du CIB :

identification des dispositifs renforçant l’environnement de contrôle (sensibilisation des acteurs, formation, adaptation d’instructions, contrats de service, chartes de gestion, procédures).

actions à conduire pour compléter les opérations d’identification des risques et d’activités de maîtrise,

identification des actions à mettre en œuvre par organisation

Plan de mise en œuvre de la politique

de CIB

57


budgétaire

Action 4.2 - Déterminer la stratégie de mise en œuvre de la politique de CIB ministérielle

budgétaire (programme, BOP, UO, …) sur l’ensemble des processus budgétaires,

identification des actions structurantes au titre de l’information budgétaire (notamment documentation et traçabilité, articulation des systèmes d’information, financiers et non financiers, adaptation à Chorus),

Modèle de plan de mise en œuvre du CIB.

2 Faire valider la stratégie de mise en œuvre de la politique de CIB ministérielle (plan de mise en œuvre)

Plan de mise en œuvre de la politique

de CIB validé

58


budgétaire


1 Etablir le(s) plan(s) d’actions

Une fois arrêté le plan de mise en œuvre, il s’agit de traduire chacun de ses axes d’action de manière opérationnelle, sous forme de plan(s) d’actions, comprenant, selon le cas, une ou plusieurs fiches action :

o détaillant le contenu de l’action (intitulé, risque concerné, description, priorité..),

o établissant son échéancier de réalisation et ses jalons calendaires (dont étapes de validation, comptes rendus aux instances de pilotage et de suivi),

o identifiant ses acteurs (dans le ministère, avec le soutien le cas échéant de consultants), notamment le responsable et le (ou les) contributeurs ;

o précisant ses indicateurs de suivi.

modèle de fiche action

Les éléments qui suivent sont des exemples visant à illustrer des actions possibles sur chacune des composantes de CIB. Ils n’ont aucun caractère normatif. Néanmoins, l’établissement d’un référentiel organisationnel de la fonction budgétaire se traduisant par un organigramme fonctionnel détaillé nominatif est impératif.

A. Spécifier les dispositifs de renforcement de l’environnement de contrôle

L’organisation du dispositif de CIB repose sur des caractéristiques particulières à chaque ministère en matière d’environnement de contrôle.

S’agissant de la structuration de la fonction budgétaire, en partant du macro-organigramme fonctionnel tiré de la cartographie des processus ainsi que de la cartographie des risques élaborés précédemment (Etape 3 du projet), le ministère définit une organisation adaptée à la nature et au volume de ses activités ayant un impact sur les objectifs de qualité

Projet de plans

d’actions ministériel

par composante du plan de

déploiement

59


budgétaire


budgétaire, ainsi qu’à la taille et à l’implantation des services qui les exécutent.

Cette organisation-cible est traduite dans un référentiel ministériel organisationnel de la fonction budgétaire.

Au titre de cette composante, le plan de mise en œuvre peut aussi avoir prévu, par exemple, la formalisation de la procédure budgétaire dans une charte de gestion ministérielle.

B. Détailler les compléments à produire au titre de l’identification des risques, de leur évaluation et de la définition des dispositifs de maîtrise associés

Des travaux complémentaires peuvent être prévus dans le plan de mise en œuvre pour :

o définir les dispositifs de maîtrise sur les risques modérés ou mineurs ;

o cartographier les risques sur des processus ou des périmètres non traités ;

o décliner au niveau local ou sectoriel la démarche de cartographie/définition des dispositifs de maîtrise (conception des travaux, élaboration des supports techniques, préconisations d’outillage, identification et qualification des domaines). Cela peut conduire à l’établissement d’un référentiel organisationnel de la fonction budgétaire à ces niveaux (cf. supra).

C. Identifier les activités de contrôle pour maîtriser les risques majeurs identifiés

Partant de la réalité des dispositifs de maîtrise des risques telle qu’elle a été décrite dans les ateliers de recensement des risques, la cellule projet établit pour chacun des risques majeurs identifiés par les ateliers d’évaluation le dispositif de maîtrise cible à atteindre, en lien avec les

60


budgétaire


responsables concernés.

Ceci revient à :

o décrire les procédures/méthodes les plus appropriées pour couvrir chaque risque : procédure de programmation budgétaire, méthode de scénario de gestion RH …

liste des procédures et méthodes identifiées dans les fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire du référentiel interministériel comme permettant de maîtriser les risques en lien avec les MP.

Exemple de contenu de plan d’action (axe d’actions)

o spécifier, pour chacune des activités à l’origine du risque les modalités de contrôle de l’application de la procédure/méthode concernée, à savoir :

le niveau auquel doit s’exercer le contrôle : autocontrôle, contrôle mutuel, contrôle de supervision,

l’acteur responsable de ce contrôle,

la fréquence à laquelle doit s’effectuer l’activité de contrôle,

le support par lequel doit s’effectuer le contrôle : liste des seuils de visa, restitutions Chorus, mémento des règles d’imputation par activités, MPA, et par groupes de marchandises, par exemple ;

o définir les modalités de mise en place des dispositifs de maîtrise des risques cible décrits, ces modalités recouvrant :

la présentation du contenu détaillé des dispositifs,

l’identification des moyens matériels et/ou humains nécessaires à la mise en œuvre du ou de chacun des dispositifs concernés,

la description de la procédure et du calendrier de mise en

61


budgétaire


œuvre.

D. Détailler les actions structurantes au titre de l’information budgétaire

Le plan de mise en œuvre peut avoir prévu au titre de cette composante, par exemple :

o la mise en œuvre de modalités de conservation des données traitées par les applications ministérielles de gestion concourant à la constitution d’enregistrements budgétaires (durée de conservation, support..),

o la revue des habilitations à ces applications,

o l’organisation de la diffusion des restitutions Chorus standard et infocentre utiles à la maîtrise des activités : choix des restitutions, des responsables de leur édition, de leurs destinataires, de la périodicité de diffusion…

E. Proposer des actions au titre du pilotage du CIB

Celles-ci peuvent consister en :

o un affinage du dispositif de gouvernance du plan de mise en œuvre ;

o la définition des actions à conduire pour outiller le pilotage (supports de suivi des plans d’actions, maquette de tableau de bord de suivi des contrôles, des dysfonctionnements ou anomalies) ;

o actions de suivi de la stratégie de déploiement.

modèle de plan d’actions

2 Faire valider le(s) plans d’actionsPlan(s)

d’actions validé(s)

62

2.5. Etape 5 - Déployer le dispositif de CIB

63

64

Etape 5 - Déployer le dispositif de CIB


Conduire les actions du plan de mise en œuvre du CIB de sorte que le dispositif soit efficace et adapté aux enjeux

Faire évoluer le dispositif ministériel de CIB au fil du temps de manière à en accroître la maturité, à l’adapter aux évolutions des risques et de l’environnement, à prendre en compte les évaluations qui en sont faites

Référentiel ministériel de CIB Plan de mise en œuvre de la politique

ministérielle de CIB Plans d’actions déclinés en fiches action


Action 5.1 - Structurer la gouvernance du CIBAction 5.2 - Etablir l’organigramme détaillé de la fonction budgétaireAction 5.3 - Conduire les actions des plans d’action Action 5.4 - Suivre et piloter le plan de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIBAction 5.5 - Evaluer et actualiser le dispositif de CIB

SG / DAF bureau du budget et bureau de la

comptabilité structure(s)/ instances d’animation et de

pilotage du dispositif ministériel de CIB


Note d’organisation des instances de pilotage Liste des référents du CIB Note d’organisation et charte de l’audit interne (budgétaire) Organigramme nominatif de la fonction budgétaire Tableau de suivi des actions Tableau de suivi du plan de mise en œuvre de la politique de CIB Programme d’évaluation du dispositif de CIB Schéma d’actualisation du dispositif de CIB

Exemple de l’organigramme fonctionnel proposé par la DGFiP

Modèle de tableau de suivi des actions Modèle de tableau de suivi du plan de

mise en œuvre (plans d’actions) Exemple du schéma d’actualisation du

plan d’actions Défense Modèle de schéma d’actualisation du

dispositif de CIB

Planning type pour la conduite de l’étape

65


66


Action 5.1 - Structurer la gouvernance du CIB et la fonction budgétaire

1 Installer la (ou les) instances de pilotage (stratégique et/ou opérationnel) prévue(s) par le référentiel ministériel de CIB

Une ou plusieurs instances peuvent être prévues (par exemple une pour le pilotage stratégique et une pour le pilotage opérationnel).

Celles-ci ont vocation à valider les grandes orientations et étapes du CIB. Leurs fonctions peuvent être assurées par une ou des instance(s) existante(s), dont le règlement intérieur (ou autres dispositions d’organisation les concernant) peut avoir à être modifié en conséquence.

Cette action consiste à organiser les modalités selon lesquelles :

o sont instruites les décisions qui reviennent à la ou les instances de pilotage ;

o lui/leur sont soumis les dossiers;

o sont enregistrées et diffusées les décisions de l’instance concernée.

2 Organiser le réseau des responsables et référents du CIB aux différents niveaux (programmes, BOP, services) conformément à l’organisation prévue dans le référentiel ministériel de CIB

Sous la responsabilité du DAF, sont mises en place les structures d’animation et de pilotage du CIB :

o adaptation (le cas échéant) du format et des missions de la cellule-projet pour qu’elle devienne la cellule d’appui au CIB ;

o désignation, formation et animation des responsables de CIB aux différents niveaux ;

o désignation, formation et animation des référents du CIB.

Une attention particulière sera portée à l’articulation avec l’organisation du contrôle interne comptable (et, selon l’avancement du ministère, avec l’organisation générale de la maîtrise des risques du ministère).

3 Organiser la fonction d’audit budgétaire

Les actions à conduire à cette fin dépendent étroitement de l’avancement du ministère dans la mise en place de ses dispositifs généraux de maîtrise des risques et de sa fonction d’audit.

Les dispositions arrêtées au plan interministériel prévoient de :

Note d’organisati

on des instances de

pilotage

Liste des référents du

CIB

Note d’organisation et charte

de l’audit interne

(budgétaire)

67


Action 5.1 - Structurer la gouvernance du CIB et la fonction budgétaire

o nommer un responsable qualifié de la fonction ministérielle d’audit

o organiser le comité ministériel d’audit interne (présidé par le ministre, composé, outre le CBCM, d’un nombre restreint de membres majoritairement choisis parmi des personnalités extérieures au ministère ou n’y exerçant pas de responsabilités opérationnelles) ;

o organiser la disponibilité des ressources d’audit pour la mission ministérielle d’audit interne, rattachée au ministre.

Celles-ci peuvent être mobilisées :

en interne du ministère, le cas échéant en lien avec les services d’inspections ;

auprès du service du contrôle général économique et financier ;

auprès de cabinets externes.

Doivent être définis, en conformité avec les dispositions interministérielles qui seront arrêtées :

o la charte d’audit du ministère,

o les référentiels d’audit.

Si cette organisation n’est pas mise en place pour le contrôle interne en général, elle doit l’être pour le CIB, le cas échéant conjointement avec le CIC. Dans le cas particulier du CIB, les référentiels d’audit s’appuient sur le dispositif de CIB cible, en vue d’en vérifier l’effectivité et la pertinence.

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Action 5.2 - Etablir l’organigramme détaillé de la fonction budgétaire

A l’instar du modèle d’organigramme fonctionnel proposé par la DGFiP pour la fonction comptable, l’organigramme fonctionnel de la fonction budgétaire facilite pour les acteurs (RPROG, RBOP, RUO, service bénéficiaire, service budgétaire, service d’exécution des dépenses et recettes…) l’appréhension des activités par processus dont ils ont la responsabilité.

Etabli conformément aux règles posées dans le référentiel ministériel de la fonction budgétaire (cf. Action 4.3.1), il est un élément-clé du dispositif de CIB.

De plus, complété de la description des actions de contrôle (autocontrôle, contrôle mutuel, contrôle de supervision, contrôle contemporain ou a posteriori..) auxquelles ces activités sont soumises, cet organigramme fonctionnel nominatif constitue un référentiel de la piste d’audit.

Exemple de cadre d'organigramme fonctionnel nominatif proposé par la DGFiP

Organigramme nominatif

de la fonction

budgétaire

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Action 5.3 - Conduire les actions du (des) plan(s) d’actions

Conduire les actions conformément aux fiches action arrêtées dans le cadre du plan de mise en œuvre CIB (cf. Etape 4.3).

Ces actions peuvent donner lieu à adaptation sur décision de l’instance de pilotage dans le cadre du suivi de la mise en œuvre (cf. Etape 5.4).

Modèle de tableau de suivi des actions

Tableau de suivi des actions

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Action 5.4 - Suivre et piloter le plan de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIB

Mettre en place un dispositif de suivi du plan de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIB :

o dresser la liste des dispositifs de contrôle interne dont le(s) plan(s) d’actions prévoi(en)t la mise en œuvre et qui devront être soumis aux instances de gouvernance du CIB (instance de pilotage du CIB par exemple) ;

o établir le calendrier d’examen au regard du calendrier fixé pour l’élaboration de chacun des dispositifs concernés ;

o prévoir, le cas échéant, un planning de rendez-vous intermédiaires pour piloter le respect de ces différents calendriers ;

o traduire ces éléments dans un tableau de suivi.

Modèle de tableau de suivi du plan de mise en œuvre (plans d’actions)

Tableau de suivi du plan de mise en œuvre de la politique de CIB (plans d’actions)

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Action 5.5 - Évaluer et actualiser le dispositif de CIB

1 Évaluer le dispositif de CIB

Le plan ministériel de mise en œuvre de CIB retrace les contrôles à mettre en œuvre afin de corriger les dysfonctionnements dans l’exercice des activités ayant un impact sur les objectifs de qualité budgétaire révélés par la cartographie des risques.

L’impact de ces contrôles en termes de suppression / réduction des risques majeurs recensés doit être évalué à intervalles réguliers selon diverses modalités :

o auto-évaluation ;

o évaluations du 2e niveau de contrôle interne lorsqu’il existe ;

o audits internes.

Il est donc nécessaire d’établir un programme d’évaluation du dispositif mis en place pour traduire la politique ministérielle de CIB, notamment pour vérifier son efficacité et le rapport coûts/avantages.

Ce programme identifie les sujets qui devront faire l’objet d’un audit, les secteurs qui devront se livrer à une auto-évaluation.

2 Actualiser le dispositif de CIB

L’actualisation du dispositif de CIB est organisée au moins annuellement :

o la cartographie des risques est mise à jour

o les éléments des plans d’action sont ajustés

en fonction de l’évolution du contexte, du bilan des plans d’action et des recommandations des audits conduits, selon les modalités prévues par le référentiel ministériel de CIB.

Exemple de schéma d’actualisation du plan d’actions au ministère de la Défense

Modèle de schéma d’actualisation du dispositif de CIB

Programme d’évaluation du dispositif

de CIB

Schéma d’organisati

on de l’actualisati

on de la politique de

CIB

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Action 5.5 - Évaluer et actualiser le dispositif de CIB

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Annexe : liste des modèles inclus dans le kit

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Etape 1 - Cadrer le projet CIBPour vous aider

Macro planning étape 1

Action 1.1 - Désigner le responsable du projet et les membres de l’équipe de départ

Modèle de description de poste « chef de projet »


Modèle de guide d’entretiens

Modèle de tableau de bord des entretiens


Modèle de macro-planning du projet

Modèle de plan de charges du projet

Modèle de tableau de suivi de projet


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Etape 2 - Sensibiliser les acteurs au projetPour vous aider



Modèle de tableau de suivi des actions de sensibilisation au CIB (contenu, calendrier, suivi)



Modèle de tableau de bord des ateliers

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Etape 3 - Recenser et hiérarchiser les risques budgétairesPour vous aider



Exemple de cartographie des processus Culture


Modèles de matrices des risques


Exemple de représentation graphique des risques Culture

Modèle de représentation graphique des risques

Outil de modélisation des risques

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Etape 4 - Arrêter le dispositif ministériel de CIBPour vous aider



Modèle de structure de référentiel de CIB

Action 4.2 – Déterminer la stratégie de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIB

Modèle de plan de déploiement du CIB

Action 4.3 – Décliner le plan de mise en œuvre ministériel du CIB en plan(s) d’actions

Modèle de fiche action

Modèle de plan d’actions

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Etape 5 - Déployer le dispositif de CIBPour vous aider


Action 5.1 - Structurer la gouvernance du CIB

Action 5.2 – Etablir l’organigramme détaillé de la fonction budgétaire

Exemple de l’organigramme fonctionnel proposé par la DGFiP

Action 5.3 - Conduire les actions du (des) plan(s) d’action

Modèle de tableau de suivi des actions

Action 5.4 - Suivre et le piloter le plan de mise en œuvre de la politique ministérielle de CIB

Modèle de tableau de suivi du plan de mise en œuvre (plans d’actions)

Action 5.5 - Evaluer et actualiser le dispositif de CIB

Exemple du schéma d’actualisation du plan d’actions Défense

Modèle de schéma d’actualisation du dispositif de CIB

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MACIBMACIB

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Documents

Accueil | budget.gouv.fr€¦ · Web view5.1 - Structurer la gouvernance du CIB 1.2 – Préparer l’organisation du projet 2.2 - Mettre en œuvre des actions de communication 3.2