Actualités du Service Financier et Comptable Vendredi …E9sentation-S… · La dématérialisation de la chaine de la dépense est un projet prioritaire ... CNRS le 17 février

Délégation Normandie

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Forum des gestionnaires – Service Financier Comptable – Vendredi 5 décembre 2014

FORUM DES GESTIONNAIRES

Actualités du Service Financier et Comptable

Vendredi 5 décembre 2014


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1 I Point d’étape SCTD

2 I Les achats réguliers

3 I Fiches fournisseurs

4 I Fin d’exercice 2014

5 I Point budgétaire

6 I Nouvelle instruction missions

7 I Questions diverses

SOMMAIRE


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Contexte :

La dématérialisation de la chaine de la dépense est un projet prioritaire

pour l’établissement qui fait partie du plan d’action adopté par le CA du

CNRS le 17 février 2012 .

1) Organisation et missions :

Service de la DCIF implanté à Nancy et placé sous la responsabilité de

l’Agent Comptable Principal du CNRS, ce service aura pour missions :

- de dématérialiser les factures papier

- de gérer le fichier des fournisseurs du CNRS

- de réaliser des contrôles pour le compte du comptable


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2) Les impacts :

- Suppression des tâches liées au traitement des factures : ouverture

des enveloppes, enregistrement des factures, impression des

bordereaux de factures, envoi des pièces à la DR, etc….

>> temps dégagé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée : suivi des

contrats de recherche, tenue de l’inventaire physique, qualité des

commandes, suivi du budget de l’unité, ….

- Maintien des prérogatives des unités dans leurs décisions d’achat



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3) L’unité dans la nouvelle organisation :

Processus gestion de la dépense Tr

aite

men

t

com

man

de

Trai

tem

ent f

actu

re

Saisit une commande dans Geslab

Réceptionne un produit/une prestation

Atteste le Service Fait dans Geslab

Ne reçoit plus sa facture

Reçoit éventuellement un workflow

Traite le workflow (avec l’aide du SFC le cas échéant)

peut visualiser à tout moment sa facture et son état d’avancement

continue ensuite à recevoir dans Geslab le flux de la facture réglée



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4) Les outils :

Un scanner

Invoices (lecture et reconnaissance)

Process director (intégration dans BFC)



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5) Le calendrier :

2011 : lancement du projet

2012 : appel d’offres et conception de la solution

2013 : mise en œuvre et expérimentation

- 2 avril : ouverture du SCTD à Nancy

- 3ème trimestre : lancement des sites pilotes

2014 : Déploiement des 5 premières DR



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6) Le déploiement, focus sur une délégation :

Déploiement Préparation Déploiement

Formation

Formateurs

de toute la vague

(3 jours)

Démarrage

délégation

1er point

déploiement

à la fin de la 1ère

semaine de

démarrage

Un laboratoire est formé sur 1 journée, et démarre le lundi de la semaine suivante

Le démarrage se fait au fur et à mesure des formations dispensées, sur 1 mois environ

Formation gestionnaires Formation gestionnaires

Semaine 1 Semaine 2

2éme point

déploiement

à la fin de la 2ème

semaine de

démarrage

S-2

M-1

Information

officielle

des acteurs



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1) Les enjeux d’une bonne codification :

- Juridique : le contrôle et le respect des seuils des marchés publics

- Financier : la justification auprès des financeurs (FEDER…) et des

autorités de contrôle (Cour des comptes,…) du respect des règles

relatives aux marchés publics

- Comptable : qualité des comptes

- Analytique : la mesure de la consommation réelle sur une famille

d’achat


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2) Le contexte :

- Audits INTERREG et FEDER

- Cumuls > 20 000 € sur les achats réguliers

- Pénalités


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3) Quelles solutions ?

- Respect des règles internes du CNRS

- Mise en concurrence et traçabilité

- Surveillance des cumuls



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4) Quels outils ?

- NACRES

- Les unités fonctionnelles

- Le Projet GAUSS

- Les marchés locaux ou nationaux


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1) Objectifs :

Création et fiabilisation d’une base fournisseur unique pour le CNRS

Mise en place de RESEDA, outil partagé par tous : unités, SFC et SCTD.

Plus fiable et plus convivial que COUGUAR.

Création d’une cellule Tiers au SCTD pour valider les demandes de création

et de modification des fournisseurs (externes)


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2) Les clés du succès :

Vérifier systématiquement l’existence du fournisseur avant toute

demande de création.

Saisir les données obligatoires ( Nom, Adresse, SIRET, TVA

Intracommunautaire…).

Joindre les pièces justificatives.



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Les sites importants pour vérifier la validité des informations données par les

fournisseurs :

Site répertoire SIRENE pour vérifier la validité du n° SIRET

http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisitu/jsp/avis.jsp

Site européen VIES pour vérifier la validité du n° TVA Intracommunautaire

http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/







http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/


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La vie d’un fournisseur :

- Création dans le référentiel avec toutes ses coordonnées,

- Modification pour :

1) changement de RIB

2) changement d’adresse, donc de SIRET

3) changement de raison sociale, donc de SIRET

4) liquidation judiciaire

5) absorption, fermeture

Tous ces changements sont traduits dans le référentiel, avec un blocage ou

non suivant le cas (Un fournisseur bloqué ne doit plus être utilisé).



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- Reconduction du processus de fin d’exercice et de réouverture des flux

- Calendrier 2014 globalement identique à 2013 pour la préparation


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Les dates importantes du calendrier 2014-2015

23/12/2014 29/12/2014

Derniers transferts

Geslab → BFC

Déconnexion de l’outil

à partir de 17h00

30/12/2014

Dernier paiement

dans BFC

Remontée des

crédits SE

24/12/2014

Ouverture Geslab

dès 7h00

pour saisie des

événements 2015

par anticipation

(uniquement les

commandes et les

missions, interdiction de

saisir SF et factures)

15/12/2014

Date limite

Transmission DCIF

planification bascule

Dernières

commandes sur RP


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- Période de fermeture de GESLAB : du 23/12/14 (17h) au 24/12/14 (7h)

- Aucun accès à BFC du 29/12/14 au 05/01/15


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Les dates importantes du calendrier 2014-2015

Du 21 au 23/01/2015

Génération dans BFC

des flux d’initialisation

GESLAB

Du 26/01/2015 au 02/02/2015

Bascule d’exercice

dans GESLAB et

réouverture des flux

selon planification

par DR

Dernier flux BFC vers

Geslab

05/01/2015

13h30 : Fermeture de

tous les laboratoires dans

l’EAI


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Deux opérations à conduire conjointement du 1er janvier jusqu’à la fin de

l’exercice :

- Le nettoyage des bases GESLAB

- Le rattachement des charges à l’exercice


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Le nettoyage des bases c’est :

- Importer les sessions en attente

- Intégrer tous les mouvements

- Intégrer et traiter les rejets commandes, SF et factures

- Lancer la vérification de cohérence avec correction automatique

quotidiennement

- Solder les commandes qui n’ont plus lieu d’être (doublons, annulations…)

- Contrôler et traiter votre HISTO-DAX

- Traiter les commandes, factures et missions avec statut autre que « transmis »

- Vérifier les lignes de commandes livrées mais non facturées

- Solder les OMP après intégration de la dernière facture en accord avec DR

- Corriger les déphasages pour les missions liquidées à 0


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Le rattachement des charges à l’exercice :

- Saisir tous les services faits constatés (dès constatation) avant la fin de l’exercice

- En 2015, indiquer la date exacte du SF pour les commandes de 2014

- Répondre avec diligence et précision aux demandes du SFC

> Critères de rattachement à retenir : livraison du bien (ou mise en service) ou fin de

l’exécution de la prestation


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Pour information :

- Annulation (DCIF) des missions non soldées dont la date de fin

est antérieure au 31/12/2013

- Suppression (DCIF) des commandes 2009 à 2013 non soldées

(engagé 0 / facturé 0)


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Les outils à votre disposition à exploiter et à mettre en relation avec les

états de reporting GESLAB :

- Historiques laboratoires

- ECCUS

- Etats FINEX

- Et bien sûr la SFC ou le SSI… ([email protected])

mailto:[email protected]




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1) Mise en place des crédits :

La provision mise à disposition des délégations pour leur permettre de mettre

en place les crédits est calculée en fonction des recettes prévisionnelles du

CNRS (budget primitif) puis ajustée au mois de septembre en fonction du

réalisé (budget rectificatif).

Jusqu’en 2012, les recettes réelles étaient > aux recettes prévisionnelles. La

provision était donc réabondée : il n’ y avait aucune difficulté de mise en place.

En 2013, le phénomène s’est inversé. Pour la première fois, il y a eu diminution

des recettes et donc de la provision (septembre 2013).

En 2014, il s’est encore accentué. Les recettes prévisionnelles ainsi que la

provision ont été revues fortement à la baisse.

Malgré une installation à 50 % en janvier, blocage de la provision dès juillet.


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1) Mise en place des crédits :

Conséquences :

- Les prévisions de dépenses doivent être calculées au plus juste

(installation de 50 % en janvier puis le reste sur demande du

laboratoire) et réajustées au plus vite si des événements venaient à

les modifier,

- La priorité est donnée aux recrutements puis aux mises en place sur

les contrats justifiables,

- Le SFC arbitre en dernier ressort pour les autres mises en place (dont

les ressources banalisées),

- Les unités s’autofinancent dans la mesure du possible (transferts de

crédits entre OTP).

.


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2) Taux de consommation des crédits :

Montant de la provision en baisse de 3 0000 000 € / 2013 soit une diminution d’environ 25%.

Au 30 juin 2014 : MEP = 10 441 125 € - Taux d’engagé = 47,90 % - Disponible = 5 001 626 €

Au 30 Novembre : MEP = 10 997 811 € - Taux d’engagé : 83,01 % - Disponible = 1 868 794 €

Pour mémoire :

Au 30 Juin 2013 : MEP = 12 150 694 € - Taux d’engagé = 41,53 % - Disponible = 7 105 055 €

Au 30 Novembre 2013 : MEP = 11 434 701 € - Taux d’engagé : 78,19 % - Disponible = 2 494 144 €

0.00

2 000 000.00

4 000 000.00

6 000 000.00

8 000 000.00

10 000 000.00

12 000 000.00

Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov

RP mise en place

RP engagées

RP non consommée


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3) Réactualisation des prévisions des mises en place pluri-annuelles :

- Les mises en place 2014 sont souvent inférieures aux montants

prévus : Il y a donc décalage entre les estimations et la réalisation

des dépenses,

- Pour 2015, afin d’être au plus près de la réalité, il est nécessaire de

les réactualiser,

- Les mises en place se feront au vu de cette nouvelle fiche.


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4) Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) au 01/01/2016 :

DR

• Mise en place des crédits tout au long de

l’année,

• Gestion des AE (budget d’engagement)

et des CP (budget de paiement),

• Pilotage périodique des crédits (AE/CP),

• Suivi de la programmation des projets

(écart prévision – réalisation),

• Retour périodique à la DSFIM d’éléments

de suivi

• Suppression Mise en Place de crédits

Unité

• Fiche de prévisions pluri-annuelles des

dépenses pour les contrats,

• Intégration des mises en place dans

GESLAB,

• Engagements des crédits,

• Fiche financière par contrat avec détail

annuel des engagements, actualisable

après signature,

• Enveloppe financière globale pour la

gestion des engagements (SE et RP),

• Pour les contrats, engagement possible à

hauteur de l’AGD (autorisation globale de

dépense = limite maximale des dépenses

autorisées sur la durée du contrat) => Le

chercheur a la possibilité donc d’utiliser

l’intégralité de l’enveloppe de son contrat

en une année.


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Résumé :

Un contrat = une AGD (Autorisation Globale de Dépense)

Le chercheur prévoit ses dépenses annuellement par contrat (fiche

financière actualisable tout au long de la vie du contrat)

La somme de ces prévisions (tous labos – tous contrats) donne la

capacité totale d’engagement de la DR pour l’exercice(Plafond AE)

Le chercheur peut engager la totalité de son AGD même si cela n’est pas

prévu >> consomme le plafond AE de la DR (visa SFC)

Conclusion : plus de souplesse mais programmation-anticipation et

pilotage (soutenabilité budgétaire)


4) Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) au 01/01/2016 :


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1) Textes de références :

- Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006

- Instruction CNRS du 13 octobre 2014


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2) Les précisions :

- L’Etat de frais :

Sa signature vaut approbation du déroulement de la mission >> les

différences avec l’OM ne nécessite pas de resaisir ce dernier

- Les marchés nationaux liés aux missions :

Ils sont toujours obligatoires, la dérogation n’est autorisée que lorsqu’elle est

dictée par une contrainte technique ou temporelle. Elle ne peut résulter d’un

choix du missionnaire ou de l’unité.


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3) Les évolutions :

- La carte corporate :

Reste un moyen de paiement avec débit différé mais n’entraine plus le

bénéfice des tarifs du marché hébergement.

- Le marché hébergement :

Pour le marché hébergement, seule la fourniture d’une attestation de

passage hors marché permettra de rembourser au-delà de 60 €.


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- Déplacements dans les pays à risques :

Suivre pas à pas la procédure (attention aux délais contraints)

- Les missions à l’étranger :

Disparition de la notion d’heure le jour du départ. Remboursement des

repas sur déclaration (cohérence avec les horaires mentionnés sur l’état de

frais)


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- Véhicule personnel :

La copie du permis de conduire est à produire chaque année.

Remboursement sur la base du trajet le plus direct.

- Véhicule de location :

Recours obligatoire au marché

Pas de paiement par bon de commande

Déplacements dans une zone géographique restreinte ou autour d’une ville

- Véhicule administratif CNRS :

Règlement des frais de carburant via une carte de carburant, pas de

remboursement au missionnaire


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4) Précisions à venir

- Le forfait

- Le nouvel état de frais


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1) Ordres de mission :

Obligation de renseigner l’organisme d’appartenance



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2) Fiches immobilisations :

Pensez à alimenter le n° inventaire labo



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C’est à vous…

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