Adaptation de Schwalbe 6e edition par Manon G. Guillemette, 2009

Gestion des coûts du projetGIS 345 : Gestion de projet en TI

Professeure: Manon G. Guillemette

ObjectifsComprendre les bénéfices de la gestion de la

performance des projetsExpliquer les principes généraux, concepts et

termes de la gestion des coûts du projetComprendre le processus d’estimation des

coûts d’un projet de nature technologiqueMaîtriser l’utilisation de la technique de la

valeur acquise

Principes de base de la gestion des coûts du projetLes membres du conseil de direction sont

familiers avec le langage financiermal outillés pour comprendre le langage TI

Donc, il faut que le gestionnaire TI apprenne à traduire les besoins TI en opportunités financières

Coût total de possessionCoût total de possession:

Source: Gingras, Bergeron, Laudon et Laudon chapitre 6, 3e ed.

Principes de base de la gestion des coûts du projetCoûts et bénéfices tangibles et intangiblesCoûts directs et indirectsCoûts irrécupérables (sunk cost) : Sommes

dépensées. Ne doivent jamais constituer un argument pour

poursuivre un projet Phénomène d’escalade (Keil 1995)

Phénomène d’escalade

(Keil 1995)

Principes de base de la gestion des coûts du projetThéorie de l’apprentissage

Lorsque plusieurs éléments sont produits plusieurs fois, le coût unitaire de ces éléments diminue Architecture modulaire

RéservesSommes incluses dans les estimations de coût

qui permettent de réduire le risque du projet en donnant une marge de manœuvre pour les imprévus Les inconnus connus (réserve de contingence) Les inconnus inconnus (réserve discrétionnaire)

Principes de base de la gestion des coûts du projetEstimation du coût des activités de

l’échéancier du projetLiens avec les procédures organisationnelles

Par exemple: règles comptables de l’organisationLiés à la gestion des délais et à la gestion du

contenu

Prévoir les dates auxquelles on contrôlera formellement l’état d’avancement des dépenses par rapport aux budgets allouésQu’est-ce qui serait un bon moment pour faire

cela?

Processus de gestion des coûts du projet1. Estimation des coûts

Processus servant à déterminer une valeur approximative du coût des ressources nécessaires à l’achèvement des activités du projet

2. BudgétisationProcessus d’agrégation des estimations de coût

d’activités individuelles ou de lots de travail qui permet de fixer une référence de base des coûts

3. Maîtrise des coûtsProcessus utilisé pour influencer les facteurs

générateurs d’écarts de coûts et maîtriser les modifications apportées au budget du projet

1.1 Types d’estimation de coûtsType d’estimation Quand? Pourquoi? Précision?

Estimation par ordre de grandeur (ROM estimate)

Très tôt dans le cycle de vie du projet

Fournir une estimation qui sera utilisée dans la sélection des projets

- 25 % à + 75 %

Budgétaire Après la sélection du projet

Créer le budget du projet

- 10 % à + 25 %

Définitive Tout au long de l’exécution du projet

Suffisamment détaillé pour permettre d’estimer les coûts réels du projet

- 5 % à + 10 %

Méthodes d’estimation des coûtsEstimation par analogie

Utilise le coût réel de projets similaires antérieurs comme base d’estimation du coût du projet actuel

Estimation ascendanteEstimer le coût des activités détaillées (SDP)

puis faire le total par niveauEstimation par détermination du coût des

ressourcesRecherche des coûts unitaires pour chacune

des activités prévues à la structure de découpage du projet.

Ne pas oublier l’indexation

Méthodes d’estimation des coûtsEstimation paramétrique

Utilisation de modèles statistiques prévisionnels (données historiques et autres variables)

Analyse des offres des fournisseursProcessus d’appel d’offres et de soumissions.

Les estimations obtenues servent à déterminer les coûts.

Processus d’estimation des coûtsEntrées

• Contexte organisationnel

• Énoncé du contenu du projet

• Structure de découpage et son dictionnaire

• Plan de gestion du projet (échéancier, RHs, risques)

Outils et techniques

• Estimation par analogie

• Estimation ascendante

• Estimation paramétrique

• Détermination du taux des coûts des RHs

• Analyse des offres

• Analyse de la réserve

• Coût de la qualité

• Logiciels en gestion de projet

Sorties

• Estimation des coûts des activités

• Détails de l’estimation

• Modifications demandées

• Plan de gestion des coûts (m.a.j.)

2. BudgétisationConsiste à cumuler les estimations de coûts

d’activités de l’échéancier afin de fixer une référence de base du coût total, laquelle est destinée à mesurer la performance du projet

Tient compte du temps de réalisation du projet

Possibilité de ventiler les coûts à l’intérieur de comptes budgétaires particuliers

Permet d’identifier des problèmes potentiels de gestion des flux de trésorerie

2. Budgétisation (suite)Inclure une réserve qui ne fera pas partie des

calculs du coût du projet, mais qui doit faire partie du budgetPrévoir des mécanismes pour autoriser

l’utilisation de cette réserveÉvaluer la possibilité de faire un lissage des

dépensesIntroduire des contraintes de complétion

d’activités dans la gestion du contenu et des délais

Prévoir une utilisation différente des ressources

Processus de budgétisationEntrées

• Énoncé du contenu du projet

• Structure de découpage et son dictionnaire

• Détails de l’estimation du coûts des activités

• Échéancier• Calendrier des

ressources• Contrat• Plan de gestion

des coûts

Outils et techniques

• Agrégation des coûts

• Analyse de la réserve

• Estimation paramétrique

• Rapprochement des limites de financement

Sorties

• Référence de base des coûts (baseline)

• Exigences liées au financement

• Plan de gestion des coûts m.a.j.

• Modifications demandées

Maîtrise des coûtsEntrées

• Référence de base ces coûts (baseline)

• Exigences liées au financement

• Rapports d’avancement

• Information sur la performance du travail

• Demandes de modifications approuvées

• Plan de gestion du projet

Outils et techniques

• Système de maîtrise des modifications aux coûts

• Analyse de la mesure de la performance (technique valeur acquise)

• Prévision• Revues de la

performance du projet

• Gestion des écarts

• logiciels

sorties

• Mises à jours de l’estimation des coûts, de la référence de base des coûts, du plan de projet

• Mesures de performance

• Échéancier (date de fin prévue)

• Modifications demandées et actions correctives recommandées

Technique de la valeur acquiseTechnique de gestion de la performance du

projet qui prend en considération les éléments de contenu, de temps et de coût

Comparaison du réel (contenu, coûts et temps) avec un baselineBaseline: planification approuvée +

changements approuvés

Technique de la valeur acquiseOn doit calculer et utiliser trois valeurs de base:

Valeur planifiée (planned value): montant budgété pour réaliser une activité Budget total pour une activité Budget cumulatif pour une activité à un temps donné

Coût réel (actual cost) : coût réel total encouru pour effectuer le travail

Valeur acquise (earned value) : montant du travail budgété effectivement réalisé pour un composant de la SDP au cours d’une période donnée. Calcul: Valeur planifiée * pourcentage d’avancement

des travaux

Technique de la valeur acquise - Analyse des écartsÉcart des coûts

Valeur acquise – Coûts réels Si négatif = dépassement de coûts Si positif = économies de coûts

Écart des délaisValeur acquise – valeur planifié (à cette date)

Si négatif = en retard Si positif = en avance

Technique de la valeur acquise – indices de performanceIndice de performance des coûts (IPC)

IPC = Valeur acquise / Coût réel 100% indique un dépassement des coûts 100% indique une économie de coûts

Indice de performance des délais (IPD)Permet de prévoir si la date d’achèvement du

projet est en dangerIPD = Valeur acquise / Valeur planifiée

100% indique un retard 100% indique une avance

Technique de la valeur acquise – prévision du coût final estimé (CFE)

CFE = Budget total – valeur acquise valeur acquise/coûts réels

+ Coûts réels

Indice de performance des coûts

Technique de la valeur acquise – indices de performance d’avancementIndice de performance d’avancement des

coûts (IPAC)IPAC = Coût réel / Nouveaux coûts finaux

estimés Utilisé avec une nouvelle estimation des coûts

basée sur le travail accompli

Indice de performance d’avancement du budget (IPAB)IPAB = Valeur acquise / Coûts budgétés à

l’achèvement

Technique de la valeur acquise - considérationsUne avancée dans une activité peut cacher

un retard dans une autre et un dépassement des coûts dans une activité peut être compensé par une récupération des coûts dans une autre

N’est utile qu’à condition d’avoir fait une bonne planification du projet

Les tâches ne s’exécutent pas toujours de façon linéaireLa méthode peut donc projeter une fausse

image de l’état de santé du projet

Technique de la valeur acquise - considérationsTravailler sur les niveaux supérieurs de la

SDP plutôt que sur les lots de travailUtile seulement si on a des estimés

relativement fiablesTrès utile pour faire une gestion par

portefeuille de projetRéallocation des ressources financières en

fonction du degré d’avancement

SommaireQuelles sont les activités liés à la gestion des

coûts du projet?Quelles sont les différentes méthodes

d’estimation des coûts?Quel est le processus de préparation des

budgets et de l’estimation des coûts d’un projet de nature technologique?

Quels sont les bénéfices de la gestion de la performance des projets?

Et la technique de la valeur acquise, sauriez-vous la mettre en œuvre?