Affacturage La Facturation

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  • La facturation

    AFFACTURAGE

    Questions

    Rponses

    10

    10

  • A la suite de ltude conduite en 1994 par lAssociation Franaise des Socits Financires,

    nous avons dcid de publier un guide afin de clarifier certaines ides reues sur laffactu-

    rage.

    Le succs rencontr par cette premire dition a encourag lASF renouveler lexprien-

    ce, dautant plus que le besoin dinformation concernant laffacturage est grandissant. Les

    pistes de rflexion que nous proposons dans ce second livret concernent le domaine de la

    facturation. Le Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, prsid par M.

    Ren RICOL, avec lequel lASF a sign une convention de coopration en fvrier 1996,

    a soutenu ce projet.

    En effet, depuis trente ans, la qualit croissante de loffre des factors apporte aux entre-

    prises une vritable expertise. Laffacturage, mtier spcifique, assure la gestion globale et

    quotidienne des comptes clients de plus de 11 000 entreprises franaises.

    Cette exprience nous a permis, en collaboration avec lOrdre des Experts-Comptables,

    de dgager des conseils sur les diffrents points soulevs. Ce livret na pas la volont dtre

    exhaustif, mais plutt de guider le lecteur vers des pistes approfondir.

    Francis RougeotPrsident de la Section

    des socits daffacturage de lASF

  • Face la multiplication des dfaillances dentreprises, lallongement des dlais de paie-

    ment et la difficult pour les entreprises de trouver des financements, une gestion rigou-

    reuse en amont des comptes clients parat aujourdhui plus quindispensable.

    Dans le cadre du partenariat entre lOrdre et les socits daffacturage regroupes au sein

    de lAssociation Franaise des Socits Financires, un guide sur la facturation qui

    se veut avant tout mthodologique et pdagogique a t labor.

    Cet outil sinscrit dans le cadre de laction que la profession comptable a initie par la cra-

    tion dune commission de la Compagnie des Conseils et Experts Financiers sur la ges-

    tion du compte clients avec pour objectif daider les entreprises fragilises par la conjonc-

    ture actuelle.

    Lobjet de ce document nest autre que prsenter, de manire pratique, les piges et cueils

    en matire dtablissement de factures. Il constitue au surplus un outil pratique et de dve-

    loppement de notre mission de conseil.

    Ren RicolPrsident du Conseil Suprieur

    de lOrdre des Experts-Comptables

  • La facture, document banal de la vie des affaires, est rgie par un ensemble complexe de

    rgles.

    En dix ans, pas moins de quatre lois ont t adoptes sur la facturation.

    Ce livret na aucune prtention dexhaustivit, mais se veut un document commode pour

    apprhender les divers aspects de ce vaste sujet tel quil se prsente en septembre 1997.

    Aussi propose-t-il des rponses aux 10 questions les plus courantes sur la facturation.

    Fruits dune rflexion commune deux professions, ces pages pourront tre lues dans lordre

    ou consultes dans le dsordre : esprons que le lecteur y trouvera quelques informations

    utiles et quelques orientations pralables une tude plus approfondie des textes.

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    10

    Avant-Propos

  • Sommaire

    1 C o n d i t i o n s g n r a l e s d e v e n t e

    2 C o n d i t i o n s g n r a l e s d a c h a t

    3 Clause de rserve de proprit

    4 M e n t i o n s o b l i g a t o i r e s

    5 D l a i s e t m o d a l i t s d e p a i e m e n t

    6 D a t e d c h a n c e e t p n a l i t s d e r e t a r d

    7 R e l e v s d e f a c t u r a t i o n

    8 F a c t u r a t i o n a u x a d m i n i s t r a t i o n s

    9 J u s t i f i c a t i f s e t l i t i g e s

    10 F a c t u r e d m a t r i a l i s e

  • 110

    Question

    Commentexprimer

    les conditionsgnralesde vente ?

  • C est le document crit, tabli par levendeur, dfinissant obligatoirementles conditions tarifaires, de

    rglement et les pnalits de

    retard et facultativement les

    modalits de vente de ses

    produits ou de ses presta-

    tions.

    Elles doivent donc tre

    connues de lacheteur au plus tard au

    moment de la livraison (les conditions

    gnrales de vente portes au dos dune

    facture ne sont pas suffisantes).

    Le vendeur a lobligation de communi-

    quer ses conditions gnrales de vente la

    demande de lacheteur sous peine de

    sanctions pnales.

    Le vendeur se constitue ain-

    si des justificatifs (lettres,

    devis, bons de commande,

    bons de livraison...) ce qui

    rend dautant plus efficace le

    recouvrement.

    Il est prfrable que les conditions gn-

    rales de vente figurent de faon explicite

    sur les devis afin dviter toute contesta-

    tion ultrieure. Elles doivent tre lisibles,

    claires, prcises et quitables.

    Rponse

    CONDITIONS GNRALES DE VENTE

    Les conditionsgnrales de ventedoivent figurer

    sur les documentschangs entre

    le vendeur et lacheteurpendant la priodepr-contractuelle.

    Le conseil du spcialiste : il est fortement recommand de faire appa-ratre les conditions gnrales de vente sur tous les documents changs aveclacheteur avant la ralisation de la vente, y compris sur le papier en-tte, etau plus tard sur le bon de livraison .

  • 210

    Question

    Les conditionsgnrales

    dachatsont-elles

    opposablesaux conditions

    gnralesde vente ?

  • C ertaines grandes entreprises, princi-palement dans la grande distribution,opposent aux conditions gnrales de

    vente de leurs fournisseurs

    leurs propres conditions gn-

    rales dachat.

    Celles-ci peuvent tre expri-

    mes sous plusieurs formes :

    dans le cadre dun contrat de

    rfrencement,

    dans le cadre dun appel doffres et du

    march qui sensuit, notamment avec les

    administrations et les collectivits locales,

    ou, plus simplement, au verso des com-

    mandes.

    Lacceptation formelle (contrat sign) des

    termes des conditions gnrales dachat

    entrane expressment labandon des

    conditions gnrales de vente. Par

    exemple, les dlais de paiement

    sont dfinis par les conditions

    gnrales dachat dans la mesu-

    re o elles restent conformes

    la loi.

    Certains grands de la distribu-

    tion pratiquent des pnalits pouvant

    aller jusqu 5 % du montant de la com-

    mande par jour de retard de livraison.

    La loi Galland de 1996 a prcis les obli-

    gations des parties dans un souci de plus

    grande transparence et de rquilibrage

    des forces en prsence.

    Rponse

    CONDITIONS GNRALES DACHAT

    Les conditionsgnrales dachat

    primentsur les conditions

    gnralesde vente.

    Le conseil du spcialiste : dans les conditions gnralesdachat, lisez attentivement les clauses qui vous engagentconcernant les dlais de livraison, les pnalits de retard, lalimitation de responsabilit, le retour dinvendus,

  • 310

    Question

    Commentse protger

    grce la clausede rserve

    de proprit ?

  • L a clause de rserve de proprit subor-donne le transfert de proprit dunbien au paiement intgral de

    son prix et constitue une

    protection du vendeur

    contre la dfaillance ou lin-

    solvabilit de son contrac-

    tant.

    Cette clause doit figurer sur

    un crit, tabli au plus tard au moment

    de la livraison et rgissant un ensemble

    doprations commerciales convenues

    entre les parties.

    Le vendeur doit apporter, par tout

    moyen, la preuve de lidentification des

    marchandises impayes revendiques.

    Il doit faire attention :

    bien respecter la procdure,

    indiquer de faon exhaus-

    tive les quantits, rfrences

    et (sil y a lieu) les numros

    de srie des marchandises

    livres.

    La revendication doit inter-

    venir dans les trois mois de la

    publication du jugement ouvrant la pro-

    cdure collective, sauf ce que la clause

    ait fait lobjet dune publicit.

    Laction en revendication ne dispense pas

    le vendeur de dclarer sa crance dans les

    dlais.

    Rponse

    CLAUSE DE RSERVE DE PROPRIT

    Pour tre efficace laclause de rserve deproprit doit figurersur un crit tabli au

    moment de la livraison(article 121 Loi

    du 25 janvier 1985).

    Le conseil du spcialiste : il est vivement recommand dementionner la clause de rserve de proprit de faon trsapparente, lisible et non quivoque, de prfrence en carac-

  • 410

    Question

    Quellesmentions

    obligatoiresdoivent figurersur la facture ?

  • T oute vente de produit ou prestationde service pour une activit profes-sionnelle doit faire lobjet

    dune facturation.

    Le vendeur est tenu de dlivrer

    la facture ds la ralisation de la

    vente ou de la prestation et

    lacheteur doit la rclamer.

    La facture est rdige en au moins deux

    exemplaires.

    Elle doit tre date et mentionner le nom

    ou la raison sociale des parties, leur

    adresse, ainsi que le numro dimmatri-

    culation au RCS du vendeur.

    En outre, devront tre prci-

    ss tous lments de la vente,

    savoir quantit, dnomination

    prcise et prix unitaire HT (la

    TVA apparatra distincte-

    ment), ainsi que les rabais ou

    ristournes.

    Le vendeur y indiquera aussi les dlais et

    modalits de rglement.

    Rponse

    MENTIONS OBLIGATOIRES

    La facturementionne

    obligatoirementles lmentsdterminants

    de la transaction.

    Le conseil du spcialiste : dans les entreprises de moins de 10personnes, 75 % des factures sont libelles de faon incorrec-te ou insuffisante... Une

  • 510

    Question

    Commentformaliserles termes

    de paiement ?

  • L a facture doit mentionner la date pr-cise (Jour, Mois, Anne) laquelle lerglement doit intervenir, le

    mode de paiement, le taux

    descompte en cas de rgle-

    ment anticip.

    Dans certains secteurs, les

    dlais de paiement sont rgle-

    ments (moins de 20 jours pour le btail,

    30 jours pour les denres prissables et

    les boissons alcoolises).

    Une mme facture ne peut porter sur des

    marchandises dont les dlais de paiement

    sont diffrents, sauf men-

    tionner pour chaque produit

    les dlais considrs.

    Les dlais sont calculs entre la

    date de livraison et la date

    de rception du chque ou

    dchance de leffet.

    Rponse

    DLAIS ET MODALITS DE PAIEMENT

    Chaque facturedoit mentionner

    les dlaiset modalitsde paiement.

    Le conseil du spcialiste : les dlais et modalits de paiementdoivent tre convenus sans ambiguit avec votre acheteur. Ilsdoivent tre apprcis pour chaque transaction en fonctiondes enjeux et des risques actualiss vis--vis du client .

  • 610

    Question

    Commentfaire respecter

    ses chances ?

  • L a loi du 31 dcembre 1992 prcise quela facture doit mentionner la date laquelle le rglement doit inter-

    venir, ainsi que les pnalits en

    cas de retard de paiement. Ces

    pnalits sont au moins qui-

    valentes un taux gal une

    fois et demi le taux lgal.

    Le dbiteur qui ne respecte pas les dlais

    lgaux sexpose une amende de

    500 000 F, plus une ventuelle condam-

    nation pnale pour les personnes

    morales.

    Par ailleurs, tout producteur ou presta-

    taire est tenu de communiquer ses condi-

    tions de vente qui en fait la demande.

    Celles-ci contiennent les conditions de

    rglement mentionnant le cal-

    cul et les conditions dapplica-

    tion des pnalits pour paie-

    ment tardif.

    Linfraction ces dispositions

    est punie par une amende de

    100 000 F.

    Les pnalits de retard dues par le client

    font natre au profit du vendeur une

    crance qui doit tre prise en compte

    dans les rsultats (cf. instruction du SLF

    du 7 mai 1997).

    Rponse

    DATE DCHANCEET PNALITS DE RETARD

    La loi donneaux entreprises

    les moyensjuridiques

    de se faire payer bonne date.

    Le conseil du spcialiste : bien mentionner la date dchan-ce laquelle le rglement doit intervenir sur la facture, etprciser, dans les conditions de vente, les pnalits pour retard de paiement.

  • 710

    Question

    Commentviter

    de multiplierles factures ?

  • L e vendeur est tenu de dlivrer la factureds ralisation de la vente ou de laprestation de service (article 31 de

    lOrdonnance du 1er dcembre 1986).

    En sus de cette obligation

    lgale, les exigences de comp-

    tabilit analytique ou de ges-

    tion des stocks en juste

    temps multiplient les occa-

    sions de facturation.

    Or, toute facturation possde

    un cot intrinsque tant par son tablis-

    sement que par le traitement de son rgle-

    ment.

    Cest pourquoi sont rglementairement

    tolres sous certaines conditions : les

    factures rcapitulatives qui regroupent

    une succession de livraisons sur une

    priode donne ; les factures-relevs qui

    regroupent plusieurs facturations inter-

    mdiaires en une seule afin de

    simplifier le rglement.

    Dune faon gnrale, un

    diffr de facturation de

    quelques jours est toujours

    admis au titre des ncessits

    administratives.

    Il est prfrable de ne pas dpasser le

    mois calendaire comme priode maxima-

    le pour ltablissement dun relev de fac-

    tures, qui doit dtailler prcisment les

    transactions concernes.

    Rponse

    RELEVS DE FACTURATION

    Les facturesrcapitulatives

    et les factures-relevspermettent sous

    certaines conditionsdviter la multiplicit

    des facturations.

    Le conseil du spcialiste : viter aussi bien lmiettement desfacturations que le regroupement excessif en tenant compte dessouhaits et pratiques du dbiteur de qui dpend le rglement .

  • 810

    Question

    Quelles prcautionsprendre

    pour facturer lEtat,les Collectivits

    localesou les

    Etablissementspublics ?

  • L es factures mises sur ladministrationdoivent imprativement faire rfren-ce des commandes ou des marchs.

    Pour les marchs, il convient

    de se reporter aux conditions

    de rglement figurant sur

    lexemplaire unique.

    Le march est obligatoire pour

    toute prestation annuelle sup-

    rieure 300 000 F TTC.

    Appel exemplaire unique, il est tabli en

    un seul original, sign par les parties. Il

    devient excutoire et opposable ds sa

    notification au titulaire par lettre recom-

    mande.

    Le dcompte gnral ou final est lacte

    qui rgle dfinitivement les

    droits et obligations des par-

    ties. Il doit tre tabli au maxi-

    mum 45 jours aprs la noti-

    fication de rception des

    travaux.

    Des possibilits de prfinancement du

    march existent auprs des administra-

    tions ou dorganismes spcialiss.

    Rponse

    FACTURATION AUX ADMINISTRATIONS

    Il est essentielde faire rfrence une commandeou un march,lesquels portent

    toujoursun numro.

    Le conseil du spcialiste : mentionner le service et le nom dela personne responsable du march peut savrer utile poursassurer du mandatement de la crance .

  • 910

    Question

    Commentviter

    les litigesgrce

    aux justificatifs ?

  • L e litige est souvent le prtexte pour ledbiteur de diffrer son rglement oude sy soustraire.

    Les frais financiers gnrs par

    cette situation psent lourd sur

    la trsorerie du vendeur et ob-

    rent la rentabilit de la vente.

    Mme parfaitement libelle

    une facture ne suffit pas viter le litige.

    Lopposabilit dune crance se fonde sur

    des justificatifs permettant de valider les

    prestations effectues et/ou les produits

    livrs.

    Chaque secteur possde ses propres jus-

    tificatifs : bons de commande, accepta-

    tion doffre, de sous-traitance,

    bons de livraison, bons de

    rception, procs-verbaux...

    accepts, signs, revtus dun

    cachet commercial du client.

    Ces justificatifs devront tre

    prvus dans les conditions gnrales ou

    les conditions particulires de vente dont

    ils sont partie intgrante.

    Rponse

    JUSTIFICATIFS ET LITIGES

    Les justificatifs,des crances sontincontournables :ils consolidentet validentlexigibilit

    de la facture.

    Le conseil du spcialiste : formaliser la vente par des justifi-catifsadapts, prvus dans les conditions gnrales ou particuliresde vente, cest faciliter le rglement de la facture, viter les

  • 1010

    Question

    Commentintgrer

    le processusde facturation

    dans lesEchanges

    de DonnesInformatiss

    (EDI) ?

  • L es entreprises peuvent changer desfactures par voie tlmatique si leursystme de tltransmission

    assure certaines fonction-

    nalits telles que lidentit

    des messages mis et reus,

    et la restitution des factures

    en langage clair et sur sup-

    port papier la demande de

    lAdministration.

    De telles dispositions favorisent le dve-

    loppement des changes de donnes

    informatiss (EDI) qui optimisent la pro-

    ductivit des entreprises. Cependant, elles

    ne sappliquent quau seul domaine fiscal

    sans rgir les questions connexes de droit

    commercial (convention

    de preuve, etc.).

    Une confirmation de

    commande et une factu-

    ration par crit restent

    aujourdhui souhaitable

    en complment de la tran-

    saction tlmatique.

    Des socits spcialises peuvent fournir

    les moyens techniques et de gestion op-

    rationnelle de ces transactions dmat-

    rialises.

    Rponse

    FACTURE DMATRIALISE

    La transmissiondes factures

    par voie tlmatiqueest possible,mais soumise

    autorisation pralable delAdministration fiscale

    (article 289 bis CGI).

    Le conseil du spcialiste : ne pas omettre dinclure lusage dela facture dmatrialise avec vos partenaires commerciauxdans un protocole global dit contrat dinterchange . Descrits restent souhaitables en complment de la

  • Rfrences de textes et bibliographie

    Textes :- Ordonnance no 86-1243 du 1er dcembre 1986 sur la libert des prix et de la concurrence- Loi no 92-1442 du 31 dcembre 1992 sur les dlais de paiement entre les entreprises- Loi no 85-98 du 25 janvier 1985 sur le redressement et la liquidation des entreprises- Loi no 94-475 du 10 juin 1994 sur la prvention et le traitement des difficults des entreprises- Loi no 96-588 du 1er juillet 1996 dite Loi Galland sur la loyaut et lquilibre des relations

    commerciales- Instruction no 4-A-9-97 du 7 mai 1997 du Service de la Lgislation Fiscale

    Bibliographie :- Tout savoir sur laffacturage par Michel RACHLINE et Michel AUSSAVY (Editions Atlas

    1996)- Laffacturage par Jean-Pierre DESCHANEL et Laurent LEMOINE (Que sais-je no 2747 1993)- Les spcificits des socits daffacturage et leurs impacts sur la rvision des comptes (mmoire

    en vue de lobtention du diplme dexpertise comptable de Marie-Laure JACOB - 1996 - mmoiredisponible la Bibliothque de lOrdre des Experts-Comptables, 88 rue de Courcelles, 75008Paris).

    Les socits dAffacturage, comme les banques, sont des tablissements de crdit rgis par la loibancaire du 24 janvier 1984. A ce titre, elles doivent tre agres par le Comit des Etablissementsde Crdit et des Entreprises dInvestissement et sont soumises au contrle de la CommissionBancaire. Elles doivent respecter la rglementation bancaire qui leur impose notamment des ratiosde couverture et de division des risques.

    Achev dimprimer sur les presses de lImprimerie CHIRAT42540 Saint-Just-la-Pendue

    Dpt lgal septembre 1997 N 4150

  • Cette communication a t mene linitiativedes membres de la Section Affacturage

    de lAssociation Franaise des Socits Financires :

    BANQUE DU DOMEBANQUE SOFIREC

    BNP FACTORCANON FINANCE

    CATERPILLAR FINANCE FRANCE S.A.CENTRABAIL

    CGA-COMPAGNIE GENERALE DAFFACTURAGECOFACREDIT

    DE LAGE LANDEN FACTORSETOILE CREDIT

    FACTOBAILFACTOCIC

    FACTOFRANCE HELLERFACTOREM

    FIAT FACTORING S.A.F.M.N. FACTORING

    FINIFACFORD CREDIT EUROPE Plc

    IBM FRANCE FINANCEMENTIFN FINANCE

    INTERCOMI Socit pour le Dveloppement Internationaldu Commerce et de lIndustrie

    INTERETUD Socit dEtudes et de Reprsentationpour le Commerce International

    INTERNATIONAL CREDIT SERVICES S.A.S.ISIS FACTOR S.p.A.

    LAVIOLETTE FINANCEMENTLONDON FORFAITING A PARIS SA

    S.F.F. SOCIETE FRANCAISE DE FACTORING International Factors FranceSLIFAC Socit Lyonnaise dAffacturage

    SOGEXTER Socit Gnrale pour le Commerce ExtrieurTRANSAMERICA COMMERCIAL FINANCE FRANCE S.A.

    TRANSFACTUFB LOCABAIL

    et des membres de la Compagnie des Conseils et Experts Financiers,dpendant du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables.

  • Srie 10 Questions / 10 RponsesDj paru

    Affacturage

    ASSOCIATION FRANAISE DES SOCITS FINANCIRES24, avenue de la Grande Arme - 75854 Paris Cedex 17

    Tl. : 01 53 81 51 51Tlcopieur : 01 53 81 51 50

    Contact : Marc-Pierre JANICOT

    Impr

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    CouvertureIntroduction (Francis rougeot)Introduction (Ren Ricol)Avant-ProposSommaireQ1 : Comment exprimer les conditions gnrales de vente ?RponseQ2 : Les conditions gnrales d'achat sont-elles opposables aux cinditions gnrales de vente ?RponseQ3 : Comment se protger grce la clause de rserve de proprit ?RponseQ4 : Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur la facture ?RponseQ5 : Comment formaliser les termes de paiement ?RponseQ6 : Comment faire respecter les chances ?RponseQ7 : Comment viter de multiplier les factures ?RponseQ8 : Quelles prcautions prendre pour facturer l'Etat, les collectivits locales ou les tablissements publics ?RponseQ9 : Comment viter les litiges grce aux justificatifs ?RponseQ10 : Comment intgrer le processus de facturation dans les changes de donnes informatiss (EDI) ?RponseRfrences de textes et bibliographieCette communication a t mene linitiative des membres de la Section Affacturage de lASF