Aga 2010 2011

AGAAGAAssemblée Générale AnnuelleAssemblée Générale Annuelle

8 juin 20118 juin 2011

Ouverture de l’AssembléeOuverture de l’Assemblée

Mot de la présidenteMot de la présidente Nomination de la présidence et du Nomination de la présidence et du

secrétaire d’assembléesecrétaire d’assemblée Vérification du quorum et des Vérification du quorum et des

droits de votedroits de vote Vérification de la conformité de Vérification de la conformité de

l’avis de convocationl’avis de convocation

Lecture et adoption Lecture et adoption du présent ordre du jourdu présent ordre du jour

Nous allons faire la lecture de l’ordre Nous allons faire la lecture de l’ordre du jour pour ensuite l’approuver ou du jour pour ensuite l’approuver ou

le modifier au besoin.le modifier au besoin.

Lecture et adoption du Lecture et adoption du présent ordre du jourprésent ordre du jour

Ouverture de l’AssembléeOuverture de l’Assemblée Lecture et adoption de l’ordre du jourLecture et adoption de l’ordre du jour Lecture et adoption du P-V de l’AGA 2010Lecture et adoption du P-V de l’AGA 2010 Présentation des états financiers 2010-2011Présentation des états financiers 2010-2011 Nomination du vérificateur comptableNomination du vérificateur comptable Présentation du rapport d’activités 2010-2011Présentation du rapport d’activités 2010-2011 Présentation et adoption des prévisions Présentation et adoption des prévisions

budgétairesbudgétaires Élection du conseil d’administrationÉlection du conseil d’administration DiversDivers Mot de la finMot de la fin Levée de l’assembléeLevée de l’assemblée

Lecture et adoption Lecture et adoption du présent ordre du jourdu présent ordre du jour

Est-ce que quelqu’un propose des Est-ce que quelqu’un propose des modifications ou l’adoption tel quel modifications ou l’adoption tel quel

de l’ordre du jour?de l’ordre du jour?

Lecture et adoption Lecture et adoption du procès verbal de du procès verbal de l’AGA 2010l’AGA 2010Nous allons faire la lecture du procès Nous allons faire la lecture du procès

verbal de l’AGA de l’an dernier.verbal de l’AGA de l’an dernier.

Lecture et adoption du Lecture et adoption du procès verbal de l’AGA 2010procès verbal de l’AGA 2010

Présences membres (6) Présences membres (6) Marie-France RichardMarie-France Richard Anne WinkelmannAnne Winkelmann Marie-Louise CollardMarie-Louise Collard Sonia AubertSonia Aubert Sophie CrépeauSophie Crépeau Rémi GodboutRémi Godbout


Présences non membres (6)Présences non membres (6) Karine TrudelKarine Trudel Mélanie MoisanMélanie Moisan Jasmine CuillierierJasmine Cuillierier Benoît BélangerBenoît Bélanger Simon JacquesSimon Jacques Karine GaudreauKarine Gaudreau


1. Ouverture de l’assemblée1. Ouverture de l’assemblée Ouverture de l’assemblée générale à 9h15 par Ouverture de l’assemblée générale à 9h15 par

Marie-France Richard, présidente au conseil Marie-France Richard, présidente au conseil d’administration. d’administration.

1.1.1 Mot de la présidente 1.1.1 Mot de la présidente Mot de bienvenue par la présidente du conseil Mot de bienvenue par la présidente du conseil

d’administration, Marie-France Richard. d’administration, Marie-France Richard. Remerciements aux membres et non-membres Remerciements aux membres et non-membres de leur présence par la présidente ainsi que de leur présence par la présidente ainsi que par Karine Trudel, directrice à Station Familles.par Karine Trudel, directrice à Station Familles.


1.1.2. Nomination de la présidente et 1.1.2. Nomination de la présidente et du secrétaire d’assembléedu secrétaire d’assemblée

Marie-France Richard se propose comme Marie-France Richard se propose comme présidente de l’assemblée et Marie-Louise présidente de l’assemblée et Marie-Louise Collard se propose comme secrétaire. Sophie Collard se propose comme secrétaire. Sophie Crépeau Propose et Anne Winkelmann seconde.Crépeau Propose et Anne Winkelmann seconde.

1.1.3 Vérification du quorum et des 1.1.3 Vérification du quorum et des droits de votedroits de vote

La présidente vérifie et confirme que l’assemble La présidente vérifie et confirme que l’assemble a le quorum. Elle vérifie également les droits de a le quorum. Elle vérifie également les droits de vote.vote.


1.1.4 Vérification de la conformité de 1.1.4 Vérification de la conformité de l’avis de convocationl’avis de convocation

La présidente vérifie la conformité de La présidente vérifie la conformité de l’avis de convocation à l’assemblée l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle et confirme le tout générale annuelle et confirme le tout conforme aux règlements.conforme aux règlements.

2. Lecture et adoption du présent 2. Lecture et adoption du présent ordre du jourordre du jour

Sonia Aubert propose et Rémi Godbout Sonia Aubert propose et Rémi Godbout seconde qu’ils soit adopté tel quel.seconde qu’ils soit adopté tel quel.


3. Lecture et adoption du procès-verbal du 3. Lecture et adoption du procès-verbal du 9 septembre 20109 septembre 2010

Demande de modification, par Karine Trudel, au Demande de modification, par Karine Trudel, au point 13 où on devrait lire Karine Benoît à la point 13 où on devrait lire Karine Benoît à la place de Isabelle &. Suite à la lecture, le procès place de Isabelle &. Suite à la lecture, le procès verbal de l’AGA 2009 ainsi que ses verbal de l’AGA 2009 ainsi que ses modifications est adopté et proposé par Sonia modifications est adopté et proposé par Sonia Aubert et secondé par Anne Winkelmann.Aubert et secondé par Anne Winkelmann.

4. Présentation des états financiers 2009-4. Présentation des états financiers 2009-20102010

Karine Trudel présente les états financiers Karine Trudel présente les états financiers 2009-2010 et ceux-ci sont proposés par Anne 2009-2010 et ceux-ci sont proposés par Anne Winkelmann et secondés par Sonia Aubert.Winkelmann et secondés par Sonia Aubert.


5. Nomination du vérificateur comptable5. Nomination du vérificateur comptable Nomination de Benoît Bélanger, de la firme Nomination de Benoît Bélanger, de la firme

comptable agréées du même nom au poste de comptable agréées du même nom au poste de vérificateur comptable pour l’année 2010-vérificateur comptable pour l’année 2010-2011. Proposé par Anne Winkelmann et 2011. Proposé par Anne Winkelmann et secondé par Marie-Louise Collard.secondé par Marie-Louise Collard.

6. Présentation du rapport d’activités 6. Présentation du rapport d’activités 2009-20102009-2010

Présentation des volets Enfants et Familles par Présentation des volets Enfants et Familles par Jasmine Cuillerier et des volets Parent et Mileu Jasmine Cuillerier et des volets Parent et Mileu de vie par Mélanie Moisan, toutes deux de vie par Mélanie Moisan, toutes deux intervenantes à Station Familles.intervenantes à Station Familles.


7. Présentation et adoption des prévisions 7. Présentation et adoption des prévisions budgétaires 2010-2011 budgétaires 2010-2011

Présentation des prévisions budgétaires 2010-2011 par Présentation des prévisions budgétaires 2010-2011 par Karine Trudel. Remerciements à ADCO pour leur Karine Trudel. Remerciements à ADCO pour leur soutien financier à Station Familles et remerciements soutien financier à Station Familles et remerciements également à Simon Jacques du programme PACE pour également à Simon Jacques du programme PACE pour sa compréhension de la situation de l’organisme. sa compréhension de la situation de l’organisme. Proposé par Marie-Louise Collard et secondé par Sophie Proposé par Marie-Louise Collard et secondé par Sophie Crépeau.Crépeau.

8. Élection du conseil d’administration8. Élection du conseil d’administration8.1Nomination à la présidence et au secrétariat 8.1Nomination à la présidence et au secrétariat

d’électionsd’élections Mélanie Moisan se propose comme présidente Mélanie Moisan se propose comme présidente

d’élections et Jasmine Cuillierier comme secrétaire d’élections et Jasmine Cuillierier comme secrétaire d’élections. Proposé par Marie-France Richard et d’élections. Proposé par Marie-France Richard et secondé par Sonia Aubert.secondé par Sonia Aubert.


8.2 Présentation des postes en candidature8.2 Présentation des postes en candidatureTrois postes sont vacants et disponibles aux membres Trois postes sont vacants et disponibles aux membres parents de Station Familles sur le conseil parents de Station Familles sur le conseil d’administration.d’administration.

8.3 Élections8.3 ÉlectionsMarie-France Richard, en fin de mandat, propose sa Marie-France Richard, en fin de mandat, propose sa candidature et Anne Winkelmann propose Sophie candidature et Anne Winkelmann propose Sophie Crépeau.Crépeau.

8.4 Vérification et adoption de la composition8.4 Vérification et adoption de la composition La présidente d’élections vérifie et confirme que Sophie La présidente d’élections vérifie et confirme que Sophie Crépeau refuse sa mise en candidature. Suite aux votes, Crépeau refuse sa mise en candidature. Suite aux votes, la présidente d’élections confirme que Marie-France la présidente d’élections confirme que Marie-France Richard est réélue pour un nouveau mandat de deux ans Richard est réélue pour un nouveau mandat de deux ans au sein du conseil d’administration. Marie-Louise Collard au sein du conseil d’administration. Marie-Louise Collard propose et Anne Winkelmann seconde.propose et Anne Winkelmann seconde.


9. Divers Aucun point divers.

10. Mot de la fin Remerciements, par Marie-France Richard et

Karine Trudel, aux membres et non-membres présents à l’AGA.

11. Levée de l’assemblée Levée de l’assemblée à 10h43 am. Proposé

par Sonia Aubert et secondé par Rémi Godbout.

Lecture et adoption Lecture et adoption du procès verbal de du procès verbal de l’AGA 2010l’AGA 2010

Est-ce que quelqu’un propose des Est-ce que quelqu’un propose des modifications ou l’adoption tel quel de modifications ou l’adoption tel quel de

l’ordre du jour?l’ordre du jour?

Seules les personnes présentes à l’AGA 2010 Seules les personnes présentes à l’AGA 2010

peuvent proposer des modification peuvent proposer des modification

ou l’adoption de ce procès verbal.ou l’adoption de ce procès verbal.

Présentation Présentation des états financiersdes états financiers

2010-20112010-2011

Nomination Nomination du vérificateur comptabledu vérificateur comptable

2011-20122011-2012

Présentation Présentation du rapport d’activités du rapport d’activités

2010-20112010-2011

Modification aux Modification aux règlements générauxrèglements généraux

Modifications aux règlements généraux

SECTION 2 : LES MEMBRESSe lit actuellement comme suit:2.1 DÉFINITIONLes membres parents : Tout parent ayant participé régulièrement à un programme,

une activité ou un service offert par l’organisme selon des modalités fixées annuellement par le conseil d’administration, dans les 60 jours suivant l’assemblée générale annuelle.

Se lirait comme suit : 2.1 DÉFINITIONMembre régulier : Tout parent qui est résident des quartiers Ville-Émard/Côte

Saint-Paul et qui participe ou a participé au cours des deux dernières années à un programme, une activité ou un service offert par l’organisme et qui a acquitté sa cotisation selon les modalités fixées par le conseil d’administration.


SECTION 3 : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALESe lit actuellement comme suit:3.1 COMPOSITION L’assemblée générale se compose des membres en règle,

selon la liste en vigueur au moment de sa convocation. Les membres du personnel peuvent assister aux assemblées, mais n’ont pas le droit de voter.

Se lirait comme suit : 3.1 COMPOSITION L’assemblée générale se compose des membres en règle. Un

membre en règle est un membre qui a été accepté comme membre au moins dix jours avant la tenue de l’Assemblée Générale Annuelle et qui a payer sa cotisation selon les modalités fixées par le conseil d’administration. Les membres du personnel et les nouveaux membres (adhésion de moins de dix jours) peuvent assister aux assemblées, mais n’ont pas le droit de voter.


SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONSe lit actuellement comme suit:4.1 COMPOSITIONLe conseil d’administration se compose de 10 personnes : 7 ou 8 administratrices élues parmi les membres parents, 1 ou 2 administratrices nommées par le conseil d’administration

parmi les membres associés; La directrice siège d’office mais n’a pas de droit de vote. Le conseil d’administration se charge de combler les postes

vacants soit par des membres associés ou des membres parents. La composition du conseil d’administration inclut toujours une majorité de membres actifs. Les membres qui deviennent non-actifs en cours d’années doivent démissionner de leur poste à l’AGA suivante.

Se lirait comme suit : 4.1 COMPOSITIONLe conseil d’administration se compose de 10 personnes maximum. 5 administratrices élues parmi les membres réguliers; 4 administratrices nommées par le conseil d’administrateurs

parmi les membres associés; La directrice qui siège d’office mais qui n’a pas droit de vote. Le conseil d’administration se charge de combler les postes

vacants soit par des membres associés ou des membres réguliers.


SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONSe lit actuellement comme suit:4.2 ÉLECTIONS Tous les membres peuvent être élus au conseil

d’administration. Toutefois, deux conjoints ne peuvent siéger au même conseil d’administration.

Lors de l’élection, les membres parents doivent être des membres parents actifs.

Les administratrices sont élues par vote secret lors de l’assemblée annuelle.

Se lirait comme suit : 4.2 ÉLECTIONS Tous les membres en règle peuvent être élus au conseil

d’administration. Toutefois, deux conjoints ne peuvent siéger au même conseil d’administration.

Les administratrices sont élues par vote secret lors de l’assemblée annuelle.


SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONSe lit actuellement comme suit:4.4 INDEMNISATION La corporation peut, au moyen d’une résolution du conseil

d’administration, indemniser ses administrateurs présents ou passés de tout frais et dépenses, de quelque nature qu’ils soient, encourus en raison d’une poursuite civile, criminelle ou administrative à laquelle ils étaient partie en cette qualité, à l’exception des cas où ces administrateurs ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Aux fins d’acquittement de ces sommes, la corporation peut souscrire une assurance au profit de la direction.

Se lirait comme suit : 4.4 INDEMNISATION La corporation peut, au moyen d’une résolution du conseil

d’administration, indemniser ses administrateurs présents ou passés de tout frais et dépenses, de quelque nature qu’ils soient, encourus en raison d’une poursuite civile, criminelle ou administrative à laquelle ils étaient partie en cette qualité, à l’exception des cas où ces administrateurs ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Aux fins d’acquittement de ces sommes, la corporation DOIT souscrire une assurance. Ça devrait être une obligation au profit des dirigeants et administratrices.


SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONSe lit actuellement comme suit:4.8 CONVOCATION Les réunions du conseil doivent être convoquées

sept (7) jours à l’avance, par un moyen approprié. Ce délai peut être ramené à quarante-huit (48) heures dans une situation d’urgence. Dans ce dernier cas, il doit avoir consentement unanime de tous les administrateurs.

Se lirait comme suit : 4.8 CONVOCATION Les réunions du conseil doivent être convoquées

au moins sept (7) jours à l’avance, par un moyen approprié. Ce délai peut être ramené à vingt-quatre (24) heures dans une situation d’urgence. Dans ce dernier cas, il doit avoir consentement unanime de tous les administrateurs.


SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONSe lit actuellement comme suit:4.12 DÉMISSION Un administrateur peut démissionner de son poste en

faisant parvenir un avis formel au/à la secrétaire ou au président/la présidente du conseil. Un administrateur absent à trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration sans motif valable, sera considéré comme ayant démissionné de ses fonctions. Toute démission prend effet lorsque le conseil l’accepte par résolution.

Se lirait comme suit :4.12 DÉMISSION Un administrateur peut démissionner de son poste en

faisant parvenir un avis formel au/à la secrétaire ou au président/la présidente du conseil. Un administrateur absent à trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration sans motif jugé valable par le conseil d’administration, sera considéré comme ayant démissionné de ses fonctions. Toute démission prend effet lorsque le conseil l’accepte par résolution.


SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONSe lit actuellement comme suit:4.14 VACANCE S’il survient une vacance au conseil d’administration,

celui-ci pourra opter entre deux procédures : désigner une représentante jusqu’à la fin du mandat attribué au poste vacant, ou procéder à une élection lors d’une assemblée générale, si telle assemblée est convoquée dans un délai raisonnable.

Se lirait comme suit :4.14 VACANCE Si un poste devient vacant au conseil

d’administration, celui-ci pourra opter entre deux procédures : désigner une représentante jusqu’à la fin du mandat attribué au poste vacant, ou procéder à une élection lors d’une assemblée générale, si telle assemblée est convoquée dans un délai raisonnable.


SECTION 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONSe lit actuellement comme suit:4.15 OFFICIERS Le poste de la présidente ainsi qu’une majorité de

postes d’officiers, sont réservés aux membres parents.

Se lirait comme suit :4.15 OFFICIERS Les postes d’officiers sont occupés à un minimum

de 50 % par des membres réguliers.


SECTION 5 : LE COMITÉ EXÉCUTIFSe lit actuellement comme suit:5.1 COMPOSITION Le comité exécutif est formé de la présidente ou de

la vice-présidente, de la trésorière, de la secrétaire et de la directrice de l’organisme.

Se lirait comme suit :5.1 COMPOSITION Le comité exécutif est formé de la présidente ou de

la vice-présidente, de la trésorière, et de la secrétaire.


SECTION 5 : LE COMITÉ EXÉCUTIFSe lit actuellement comme suit:5.2 CONVOCATION Les réunions du comité exécutif sont convoquées au

moins quarante-huit (48) heures à l’avance. Ce délai peut être moindre, en cas d’urgence et avec le consentement unanime de tous les officiers qui composent le comité exécutif.

Se lirait comme suit :5.2 CONVOCATION Les réunions du comité exécutif sont convoquées au

moins quarante-huit (48) heures à l’avance. Ce délai peut être moindre, en cas d’urgence et sur consentement unanime de tous les officiers. La rencontre du comité exécutif peut également se tenir par téléphone.

Présentation et adoptionPrésentation et adoptiondes prévisions budgétaires des prévisions budgétaires

2011-20122011-2012

Prévisions budgétairesRevenus Prévisions

PACE 82 441 $

Villa Notre Dame de Grâce 25 000 $

Oeuvres Léger 11 000 $

MFACF Mission base 62 897 $

MFACF Halte 28 504 $

Services intégrés 42 057 $

Campagne Poker 25 000 $

Subventions & Commandites 25 000 $

Dons de charité 12 000 $

Subvention salariale 17 563 $

Cartes membres 625 $

Contributions parents 2 500 $

Intérêts 250 $

Halte-garderie quartier 3 520 $

Total 338 357 $

Prévisions budgétaires

Électricité 4 100 $

Téléphonie 2 500 $

Assurances 7 500 $

Système feu/alarme 550 $

Taxe/permis 1 200 $

Hypothèque 6 500 $

Évaluation 3 843 $

Divers (amortissement..) 550 $

Intérêt et dette 100 $

Total 336 701 $

Excédent/Insuffisance 1 656 $

Dépenses Prévisions

Salaires 280 543 $

Frais d'activités 3 015 $

Matériel programme/collations 3 200 $

Formation 2 500 $

Équipement de bureau 2 200 $

Four. de bureau et informatique 3 000 $

Matériel éducatif/collations 3 500 $

Fonds d'urgence 5 000 $

Déplacement/représentation 1 000 $

Publicité/adhésion 500 $

Honoraires 1 500 $

Frais bancaires 1 600 $

Produits maison/entretien 2 300 $

Élection du conseil Élection du conseil d’administrationd’administration

2010-20112010-2011

Élections du c.a.Élections du c.a.

8.1 – Nomination à la présidence et 8.1 – Nomination à la présidence et au secrétariat d’électionau secrétariat d’élection

8.2 – Présentation des postes en 8.2 – Présentation des postes en candidaturecandidature

Postes en candidaturePostes en candidature

Les membres sortant du conseil Les membres sortant du conseil d’administration sont :d’administration sont :– Anne WinkelmannAnne Winkelmann– Marie-Louise CollardMarie-Louise Collard– Sonia AubertSonia Aubert– Poste vacantPoste vacant

Proposition et présentations des Proposition et présentations des candidatescandidates

ÉlectionsÉlections

8.3 Élection de 4 postes 8.3 Élection de 4 postes d’administratricesd’administratrices

8.4 Vérification et adoption de la 8.4 Vérification et adoption de la composition du conseil composition du conseil d’administrationd’administration

DiversDivers

Mot de la finMot de la fin

Levée de l’assembléeLevée de l’assemblée

Documents

Aga 2010 2011