Alfresco Guide Utilisateur

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Guide dutilisation dAlfresco(dans le cadre du projet de Gestion des Documents de lIUP)

TABLE DES MATIERES :

I. Prsentation gnrale dAlfresco II. Cas dutilisation1. Cas simple 2. Cas simple avec cration de catgorie 3. Document confidentiel

III. Autres fonctions utiles1. Recherche par catgories

I. Prsentation gnrale dAlfrescoCe guide dutilisation montre pas pas comment classifier, archiver et transfrer des documents scanns. La dmarche est plus ou moins la mme pour tous les documents : - Rcupration du document scann - Dplacement du document dans un espace - Classification du document (attribution dune catgorie selon sa thmatique) - Envoi dune notification aux utilisateurs concerns. Cependant selon la cible et la nature du document archiver la procdure peut diffrer lgrement. Quelques dfinitions : Espace : Lespace contient diffrents lments. Il est reprsent par une icne et une description spcifique. On peut voir un espace comme un dossier dans un systme classique. Contrairement aux dossiers, il est possible de dfinir des rgles de gestion du contenu de lespace et de ses sous espaces. Contenu : tout comme lespace peut tre compar un dossier, on peut considrer un contenu comme tant un fichier gr par Alfresco. En ralit, un contenu regroupe le document (feuille Excel, fichier texte, document Word) et les informations qui le dcrivent (mtadonnes). Aspects : un aspect est une proprit dun contenu. Le suivi de version, les catgories et les rgles de gestions sont des exemples daspect. Pour activer un aspect dun document, il faut accder aux dtails du dit contenu et activer les fonctions que lon souhaite avoir disposition. Les rgles de gestion : elles permettent de dfinir des droits daccs sur un contenu ou un espace. On peut les voir comme des droits daccs. Ainsi, tout le monde ne peut pas tout faire avec nimporte quel contenu. Nous recommandons de ne pas essayer de crer ses propres rgles de gestion car cest un domaine sensible et des mauvaises modifications pourraient dtriorer le fonctionnement dAlfresco.

Lorsque vous accdez Alfresco, la premire tape est de vous identifier afin daccder au menu principal.

Lenvironnement Alfresco peut tre divis en 3 zones principales comme lindique le diagramme ci-dessous :

La premire zone, en vert, sur la gauche est la barre de navigation. Vous pouvez accder aux diffrents espaces disponibles. Vous pouvez retrouver ces mmes liens dans la zone en jaune en haut de lcran. - Le premier lien mon Alfresco vous dirige vers les diffrentes actions que vous pouvez effectuer. - Le lien accueil vous permets de naviguer vers votre espace personnel et les espaces des autres utilisateurs. - Le lien Mon Alfresco vous ramne directement votre espace personnel. La zone en bleu est la zone principale de linterface. Dans cette zone vous piloterez linterface. Enfin, la zone en rouge permet deffectuer une recherche basique mais aussi daccder loutil de recherche avanc en cliquant sur le lien gauche. Entre la zone jaune et celle en rouge, vous pouvez discerner plusieurs icnes. Licne la plus gauche permet daccder la console dadministration. La navigation dans Alfresco se fait souvent en suivant des icnes. Par exemple, pour chaque document de votre espace, vous pouvez voir les actions les plus courantes qui y sont associes grce aux icnes affiches. Suivant vos droits daccs, vous pourrez effectuer un ventail plus ou moins limit dactions.

Par exemple, pour ce document, de gauche droite, jai les droits pour diter, obtenir une copie, visualiser les dtails du document, ou le jeter. Nota benne : Si vous avez un doute sur une icne, laissez votre souris dessus, un court texte dcrivant licne apparatra.

Si vous souhaitez effectuer une action particulire cliquez sur licne de droite. Cette icne affiche toutes les autres possibilits concernant un document.

Cette icne de flche toujours la mme fonction, afficher les actions supplmentaires. Les icnes contenant une flche servent dailleurs toujours indiquer quil existe plus de fonctions disponibles, il suffit de cliquer pour les afficher (actions supplmentaires, dtails dun document, critres supplmentaires, la liste est infinie).

II. Cas dutilisationII.1. Cas numro 1 : - Cible : Le document doit tre remis un groupe dutilisateurs (tudiants, enseignants, administration) sans distinction. - La catgorie laquelle appartient le document existe dj dans Alfresco. II.1.1. Rcupration du document scann et dplacement vers un espace : Cette premire tape est trs simple raliser grce aux raccourcis placs sur votre bureau comme le montre la capture ci-dessous.

Le raccourci baptis scanner vous permet daccder aux fichiers que vous venez de scanner comme vous le montre la capture ci-dessous. (NB : Il est important de supprimer les fichiers de ce dossier mesure que vous les aurez archivs dans Alfresco).

Slectionnez le(s) fichier(s) importer et coupez-le(s) pour le(s) coller sur votre bureau. Une fois le couper/coller ralis le dossier o se trouvai(en)t le(s) fichier(s) doit tre vide. Renommez le(s) fichier(s) depuis votre bureau en conservant la date mais en ajoutant un nom caractrisant au maximum le contenu du/des fichier (pour pouvoir le(s) retrouver ultrieurement par son/leur nom). Une fois le renommage termin ouvrez la base de donnes Alfresco en double cliquant sur le deuxime raccourci se trouvant sur votre bureau baptis Espace Alfresco . Une fentre dauthentification devrait souvrir comme suit :

Entrez vos informations dauthentification comme demand pour accder la base de donnes Alfresco.

Dplacez le(s) fichier(s) dans lespace appropri (Espaces utilisateurs/) en faisant un glisser/dposer. Une fois la copie termine vous pouvez supprimer les fichiers de votre bureau et accdez Alfresco via votre navigateur Web. II.1.2. Classification du document : Une fois le document plac dans lespace appropri il reste maintenant lui attribuer une catgorie afin den faciliter laccs pour les utilisateurs. Ceci se fait de faon assez simple dans ce cas car la catgorie existe dj. Il vous suffit de vous positionner dans lespace o vous venez de placer le document et de cliquer sur licne dtails de celui-ci.

Vous devez maintenant vous trouver devant un cran o sont affiches les proprits du document :

Pour associer une catgorie au document il vous suffit maintenant de dplier la section catgorie situe en bas de page et de cliquer sur le lien activer lattribution de catgories .

Ceci fait il vous suffit maintenant de cliquer sur licne ci-dessous encadre en rouge pour accder lditeur de catgories.

Cet diteur est trs simple dutilisation et permet dassocier une ou plusieurs catgories un document donn. Les catgories sont hirarchises et peuvent tre modifies et redfinies (nous le verrons dans la section suivante).

Lditeur se prsente de la faon suivante :

En cliquant sur le bouton slectionner un lien apparaitra vous permettant daccder au choix des catgories associer :

Dans le cas de catgories hirarchises il est possible de naviguer entre catgories et souscatgories en cliquant sur leurs noms.

Une fois la catgorie repre il vous suffit de la slectionner en utilisant le bouton situ sa gauche. Vous devriez alors revenir la page initiale mais la place du lien cliquez ici pour slectionner une catgorie doit maintenant figurer le nom de la catgorie slectionne. Il vous suffit maintenant de cliquer sur le bouton ajouter la liste . Vous pouvez recommencer cette procdure autant de fois que ncessaire si un mme document appartient plusieurs catgories.

Il est galement possible de supprimer une catgorie en utilisant licne poubelle situe droite du nom de chaque catgorie associe. Une fois ltape termine validez en utilisant le bouton Ok situ lextrmit droite de la page. Vous devez maintenant vous retrouver sur la fiche contenant les dtails du fichier avec maintenant dans la zone catgories les catgories prcdemment slectionnes.

II.1.3. Envoi dune notification par E-mail : Si vous avez suivi la procdure complte vous devriez tre dans la fiche contenant les dtails du document. Cest depuis cette fiche que nous allons maintenant envoyer une notification tous les utilisateurs concerns. Pour ce faire il nous faut cliquer sur licne dassistant dajout daction personnalise situ dans le menu de droite :

En cliquant sur ce lien vous accderez linterface permettant de grer des actions particulires concernant le fichier. Dans le menu droulant slectionnez laction Envoyer un courriel des utilisateurs puis validez avec le bouton Dfinir les paramtres et ajouter comme montr ci-dessous.

Lcran suivant vous permet de dfinir les destinataires de le-mail ainsi que son contenu. Dans le cas o lon diffuse un document lchelle de lIUP un envoi par groupe savre ncessaire. Slectionnez donc groupes dans le menu droulant des destinataires puis cliquez sur rechercher comme le montre la capture ci-dessous.

Une fois la recherche valide une liste de groupes dutilisateurs apparat lcran :

Quatre groupes utilisables sont dfinis. Tous groupes autres que les quatre prsents sur la capture ci-dessus ne sont pas utiliser car indpendants de notre configuration. Les groupes correspondent respectivement ladministration, les enseignants, les tudiants et enfin tous les utilisateurs du systme. Slectionnez maintenant le ou les groupes concerns puis cliquez sur le bouton valider pour les ajouter la liste des destinataires. Ceci fait il vous reste maintenant dfinir le contenu du message dans la zone Message Email . Deux options soffrent alors vous : - Vous pouvez saisir le message manuellement - Vous pouvez utiliser un message type en le slectionnant dans le menu droulant (dans ce cas le modle appropri est notify_user_email.ftl).

Une fois la saisie termine, cliquez sur le bouton ok situ lextrmit droite de la page. Vous devez maintenant vous trouver sur la page de choix daction mais maintenant une action est dfinie :

Cliquez enfin sur le bouton Terminer pour procder lenvoi.

II.2. Cas numro 2 : - Cible : Le document doit tre remis un groupe dutilisateurs (tudiants, enseignants, administration) sans distinction. - La catgorie laquelle appartient le document nexiste pas encore dans Alfresco. II.2.1. Rcupration du document scann et dplacement vers un espace : Cette premire tape est trs simple raliser grce aux raccourcis placs sur votre bureau comme le montre la capture ci-dessous.

Le raccourci baptis scanner vous permet daccder aux fichiers que vous venez de scanner comme vous le montre la capture ci-dessous. (NB : Il est important de supprimer les fichiers de ce dossier mesure que vous les aurez archivs dans Alfresco).

Slectionnez le(s) fichier(s) importer et coupez-le(s) pour le(s) coller sur votre bureau. Une fois le couper/coller ralis le dossier o se trouvai(en)t le(s) fichier(s) doit tre vide. Renommez le(s) fichier(s) depuis votre bureau en conservant la date mais en ajoutant un nom caractrisant au maximum le contenu du/des fichier (pour pouvoir le(s) retrouver ultrieurement par son/leur nom). Une fois le renommage termin ouvrez la base de donnes Alfresco en double cliquant sur le deuxime raccourci se trouvant sur votre bureau baptis Espace Alfresco . Une fentre dauthentification devrait souvrir comme suit :

Entrez vos informations dauthentification comme demand pour accder la base de donnes Alfresco.

Dplacez le(s) fichier(s) dans lespace appropri (Espaces utilisateurs/) en faisant un glisser/dposer. Une fois la copie termine vous pouvez supprimer les fichiers de votre bureau et accdez Alfresco via votre navigateur Web. II.2.2. Classification du document : II.2.2.1. Cration de la catgorie Quentend-t-on par catgories ? Dans Alfresco, les catgories servent organiser les documents pour les rendre accessible plus facilement. o Les catgories sont organises en hirarchie, toujours pour simplifier la recherche de documents. o Un document peut appartenir plusieurs catgories si ce dernier contient plusieurs types dinformations. o Les catgories ne sont modifiables que par les utilisateurs ayant des droits dadministrateur. Voici un exemple de hirarchie que lon pourrait crer :

On voudrait organiser les circulaires sur les saisons. Certaines concernent une saison en particulier, dautres sont plus gnrales et enfin, dautres concernent plusieurs saisons la fois. Nous allons donc crer la catgorie saisons , puis, quatre sous-catgories (automne, hiver, printemps et t). Cration des catgories.

Une fois que vous avez accd Alfresco et que vous vous tes identifi, ouvrez la console dadministration. Cela se fait en cliquant sur licne approprie situe en haut de lcran.

Dans ce diagramme, licne daccs la console est indiqu par un signet rouge.

Une fois que la console dadministration est ouverte, cliquez sur gestion des catgories . Cest la o vous pouvez crer, supprimer et diter des hirarchies de catgories.

Vous pouvez maintenant voir toutes les principales catgories qui ont t cres. A droite de lcran vous pouvez voir les actions possibles. Cliquez sur laction crer puis ajouter une catgorie pour passer ltape suivante.

Lorsque vous crez une catgorie, il faut indiquer son nom, et ventuellement une description pour le dfinir, comme indiqu dans la capture ci-dessous :

Une fois que vous avez renseignez les champs cliquez sur le bouton nouvelle catgorie situ sur la droite de lcran pour complter la cration. Vous serez ramenez lcran de gestion des catgories. Vrifiez que votre catgorie est bien affiche.

La navigation dans les catgories se fait en cliquant sur licne recherche. Pour crer une sous-catgorie de saison, cliquez donc sur licne saison. Vous voici la racine de la catgorie. Comme vous pouvez le constater, pour le moment, aucune sous catgorie na t cre.

En consultant la zone encadre ci-dessous, vous pouvez connatre la catgorie o vous vous situez actuellement (Catgories>Catgorie1>Sous-Cat1>Sous-Sous-Cat2). Vous pouvez aussi naviguer aisment vers une catgorie de niveau suprieur. La Cration de sous catgories fonctionne exactement comme la cration dune catgorie normale, en vous positionnant dans la catgorie voulue (ici Saisons) et en cliquant sur licne crer . Vous pouvez maintenant crer les 4 sous-catgories automne , t , hiver et printemps .

II.2.2.2. Classification Une fois le document plac dans lespace appropri il reste maintenant lui attribuer une catgorie afin den faciliter laccs pour les utilisateurs. Ceci se fait de faon assez simple dans ce cas car la catgorie existe dj. Il vous suffit de vous positionner dans lespace o vous venez de placer le document et de cliquer sur licne dtails de celui-ci.

Vous devez maintenant vous trouver devant un cran o sont affiches les proprits du document :

Pour associer une catgorie au document il vous suffit maintenant de dplier la section catgorie situe en bas de page et de cliquer sur le lien activer lattribution de catgories .

Ceci fait il vous suffit maintenant de cliquer sur licne ci-dessous encadre en rouge pour accder lditeur de catgories.

Cet diteur est trs simple dutilisation et permet dassocier une ou plusieurs catgories un document donn. Les catgories sont hirarchises et peuvent tre modifies et redfinies (nous le verrons dans la section suivante). Lditeur se prsente de la faon suivante :

En cliquant sur le bouton slectionner un lien apparaitra vous permettant daccder au choix des catgories associer :

Dans le cas de catgories hirarchises il est possible de naviguer entre catgories et souscatgories en cliquant sur leurs noms.

Une fois la catgorie repre il vous suffit de la slectionner en utilisant le bouton situ sa gauche. Vous devriez alors revenir la page initiale mais la place du lien cliquez ici pour slectionner une catgorie doit maintenant figurer le nom de la catgorie slectionne. Il vous suffit maintenant de cliquer sur le bouton ajouter la liste . Vous pouvez recommencer cette procdure autant de fois que ncessaire si un mme document appartient plusieurs catgories.

Il est galement possible de supprimer une catgorie en utilisant licne poubelle situe droite du nom de chaque catgorie associe. Une fois ltape termine validez en utilisant le bouton Ok situ lextrmit droite de la page. Vous devez maintenant vous retrouver sur la fiche contenant les dtails du fichier avec maintenant dans la zone catgories les catgories prcdemment slectionnes. II.2.3. Envoi dune notification par E-mail : Si vous avez suivi la procdure complte vous devriez tre dans la fiche contenant les dtails du document. Cest depuis cette fiche que nous allons maintenant envoyer une notification

tous les utilisateurs concerns. Pour ce faire il nous faut cliquer sur licne dassistant dajout daction personnalise situ dans le menu de droite :

En cliquant sur ce lien vous accderez linterface permettant de grer des actions particulires concernant le fichier. Dans le menu droulant slectionnez laction Envoyer un courriel des utilisateurs puis validez avec le bouton Dfinir les paramtres et ajouter comme montr ci-dessous.

Lcran suivant vous permet de dfinir les destinataires de le-mail ainsi que son contenu. Dans le cas o lon diffuse un document lchelle de lIUP un envoi par groupe savre ncessaire. Slectionnez donc groupes dans le menu droulant des destinataires puis cliquez sur rechercher comme le montre la capture ci-dessous.

Une fois la recherche valide une liste de groupes dutilisateurs apparat lcran :

Quatre groupes utilisables sont dfinis. Tous groupes autres que les quatre prsents sur la capture ci-dessus ne sont pas utiliser car indpendants de notre configuration. Les groupes correspondent respectivement ladministration, les enseignants, les tudiants et enfin tous les utilisateurs du systme. Slectionnez maintenant le ou les groupes concerns puis cliquez sur le bouton valider pour les ajouter la liste des destinataires. Ceci fait il vous reste maintenant dfinir le contenu du message dans la zone Message Email . Deux options soffrent alors vous : - Vous pouvez saisir le message manuellement - Vous pouvez utiliser un message type en le slectionnant dans le menu droulant (dans ce cas le modle appropri est notify_user_email.ftl).

Une fois la saisie termine, cliquez sur le bouton ok situ lextrmit droite de la page. Vous devez maintenant vous trouver sur la page de choix daction mais maintenant une action est dfinie :

Cliquez enfin sur le bouton Terminer pour procder lenvoi.

II.3. Cas numro 3 : - Cible : Le document doit tre remis une personne en particulier II.3.1. Rcupration du document scann et dplacement vers lespace personnel dun utilisateur: Cette premire tape est trs simple raliser grce aux raccourcis placs sur votre bureau comme le montre la capture ci-dessous.

Le raccourci baptis scanner vous permet daccder aux fichiers que vous venez de scanner comme vous le montre la capture ci-dessous. (NB : Il est important de supprimer les fichiers de ce dossier mesure que vous les aurez archivs dans Alfresco).

Slectionnez le(s) fichier(s) importer et coupez-le(s) pour le(s) coller sur votre bureau. Une fois le couper/coller ralis le dossier o se trouvai(en)t le(s) fichier(s) doit tre vide. Renommez le(s) fichier(s) depuis votre bureau en conservant la date mais en ajoutant un nom caractrisant au maximum le contenu du/des fichier (pour pouvoir le(s) retrouver ultrieurement par son/leur nom). Une fois le renommage termin ouvrez la base de donnes Alfresco en double cliquant sur le deuxime raccourci se trouvant sur votre bureau baptis Espace Alfresco . Une fentre dauthentification devrait souvrir comme suit :

Entrez vos informations dauthentification comme demand pour accder la base de donnes Alfresco.

Dplacez le(s) fichier(s) dans lespace appropri (celui portant le nom du destinataire) en faisant un glisser/dposer. Une fois la copie termine vous pouvez supprimer les fichiers de votre bureau et accdez Alfresco via votre navigateur Web. II.3.2. Envoi dune notification par E-mail : Si vous avez suivi la procdure complte vous devriez tre dans la fiche contenant les dtails du document. Cest depuis cette fiche que nous allons maintenant envoyer une notification tous lutilisateur concern. Pour ce faire il nous faut cliquer sur licne dassistant dajout daction personnalise situ dans le menu de droite :

En cliquant sur ce lien vous accderez linterface permettant de grer des actions particulires concernant le fichier. Dans le menu droulant slectionnez laction Envoyer un courriel des utilisateurs puis validez avec le bouton Dfinir les paramtres et ajouter comme montr ci-dessous.

Lcran suivant vous permet de dfinir les destinataires de le-mail ainsi que son contenu. Dans le cas o lon diffuse un document lchelle de lIUP un envoi par groupe savre ncessaire. Slectionnez donc utilisateurs dans le menu droulant des destinataires, entrez le nom de la personne puis cliquez sur rechercher comme le montre la capture ci-dessous.

Une fois la recherche valide un ou plusieurs utilisateurs apparaissent lcran:

Slectionnez maintenant lutilisateur concern puis cliquez sur le bouton valider pour lajouter la liste des destinataires. Ceci fait il vous reste maintenant dfinir le contenu du message dans la zone Message Email . Deux options soffrent alors vous : - Vous pouvez saisir le message manuellement - Vous pouvez utiliser un message type en le slectionnant dans le menu droulant (dans ce cas le modle appropri est notify_user_email.ftl).

Une fois la saisie termine, cliquez sur le bouton ok situ lextrmit droite de la page. Vous devez maintenant vous trouver sur la page de choix daction mais maintenant une action est dfinie :

Cliquez enfin sur le bouton Terminer pour procder lenvoi.

III. Autres fonctions utiles1. Recherche par catgoriesAvec linterface de recherche avance dAlfresco, il est possible deffectuer des recherches de documents en fonction des catgories auxquelles ils appartiennent. Les critres de recherche peuvent tre trs pousss et ils peuvent tre enregistrs pour une rutilisation ultrieure. Imaginons que vous souhaitiez rgulirement consulter les documents appartenant la catgorie factures. Aprs avoir accd votre espace personnel, cliquez sur licne gauche de la barre de recherche puis sur le lien intitul Recherche avance , comme indiqu ci-dessous.

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Vous voici maintenant dans linterface de recherche avance. Vous pouvez constater quil est possible de spcifier un terme rechercher dans une partie du document et dans un espace spcifique (ou non). Tous les critres de recherche sont complmentaires et il est donc possible de rechercher des documents dans un ventail modulable souhait. Ici nous recherchons tous les documents appartenant la catgorie factures, donc nous nous intresseront uniquement la recherche par catgorie. Nota : ici la catgorie factures est organise en deux sous-catgories factures EDF et factures jardinage contenant chacun un document. Puisque nous voulons obtenir TOUS les documents appartenant la catgorie factures, nous nindiquerons aucunes valeurs dans le champ de recherche.

Nous allons, dans un premier temps, chercher toutes les factures indiffremment de leur sous catgorie. Voici linterface de recherche par dfaut, cliquez sur le triangle cot de catgories pour lafficher. Vous devriez obtenir la vue suivante :

Ecran de recherche

Interface de recherche par catgories

Nous allons maintenant slectionner la catgorie facture et toutes ses sous catgories. Cliquez sur le lien pour slectionner une catgorie.

Cliquez dabord sur le bouton radio gauche de factures pour slectionner cette catgorie. Si vous cliquez directement sur factures, vous accdez aux sous catgories, si vous ne voulez afficher que quelques sous catgories.

Encore une fois, ici nous cherchons toutes les factures. Si vous tes en train de visualiser les sous catgories de factures, remontez dun niveau. Slectionnez la catgorie factures et cochez la case inclure les sous-catgories et, cliquez sur le bouton OK. Enfin, cliquez sur le bouton ajouter la liste vous devriez obtenir le rsultat suivant :

Choix de catgories

Les catgories que vous avez incluses dans votre recherche sont rappeles. Vous pouvez ajouter dautres catgories de document votre recherche si vous le dsirez. Pour ce faire, cliquez sur le lien factures, qui vous ramnera la liste des catgories existante.

Une fois que vous avez inclus toutes les catgories que vous souhaitiez, cliquez sur le bouton Rechercher situ compltement droite de lcran. Les rsultats de la recherche seront ensuite affichs.