ALIZE.Net : module Prospection

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NOTICE D’UTILISATION

Guide d’Utilisation

Notice d’utilisation – Saisie, diffusion et rapprochement des biens – V1 4 Page 2 sur 22

Table des matières

I. INTRODUCTION ...................................................................................................................... 3

II. CREATION DE SECTEURSET D’ILOTS ................................................................................. 4

1. Notion de secteurs et d’îlots ................................................................................................. 4

2. Paramétrage ......................................................................................................................... 4

3. Créer un secteur ................................................................................................................... 5

4. Créer un îlot .......................................................................................................................... 7

III. ASPIRATION DES RUES ..................................................................................................... 9

IV. SUIVI DES OPERATIONS DE PROSPECTION ................................................................ 12

V. CREER UNE FEUILLE DE PROSPECTION ......................................................................... 14

VI. OUTILS PROSPECTION .................................................................................................... 16

1. La fusion de rues................................................................................................................. 16

2. L’import de fichiers CSV ..................................................................................................... 16

3. L’association îlot / adresses ................................................................................................ 17

VII. ADRESSER UN COURRIER CIBLE .................................................................................. 18

VIII. ASSOCIER UNE BOITE AUX LETTRES (BAL) ................................................................. 20

1. Associer une BAL à un bien. .............................................................................................. 20

2. Associer une BAL à un client .............................................................................................. 21



I. INTRODUCTION

Le module de prospection s’intéresse essentiellement au VENDEURS. Il va vous aider à chercher et à identifier le maximum de clients vendeurs potentiels sur votre secteur en partant d’une donnée physique que vous connaissez bien : les BALs (boîtes aux lettres).

Chaque îlot, chaque rue de votre secteur contient un certain nombre de BALs que vous pourrez aisément répertorier. Pour chaque Bal vous allez pouvoir relier une personne et/ou un bien.

La mise en place de ce module va impacter sur votre manière de prospecter. Il vous aidera à programmer votre prospection, à capitaliser les informations récoltées sur le terrain, à identifier un potentiel d’affaire nouveau (croisement des fichiers location, revente, identification des dossiers archivés, etc.…), à améliorer vos techniques de prospection ( porte à porte avec feuillet de prospection, mailing avec suivi des quantités et îlots, phoning par rue, etc.…).

Plus concrètement, le module de prospection va vous permettre de:

Visualiser vos secteurs de prospection, connaître vos secteurs forts, vos secteurs faibles, et par conséquent mieux cibler votre prospection

Visualiser sur vos secteurs de prospection les biens estimés, vendus, à vendre et tous les contacts que vous avez enregistré.

Organiser vos prospections, enregistrer vos nouveaux contacts et conserver un historique des actions menées sur le terrain. Vous allez gagner en temps, plus de perte d’informations et moins de papier.

Récupérer instantanément les contacts inscrits sur les pages blanches qui habitent dans vos secteurs.

Créer et adresser des courriers ou des emails ciblés pour tout un secteur, un îlot, une rue ou un contact.



II. CREATION DE SECTEURSET D’ILOTS

1. Notion de secteurs et d’îlots

Vous devez dans un premier temps créer un secteur puis le découper en plusieurs îlots. Un secteur pourrait correspondre à une ville et les îlots à des quartiers de cette ville, ou bien même le secteur pourrait correspondre à un quartier et les ilots à des rues de ce quartier.

2. Paramétrage

Tout d’abord créez un secteur. Il est à noter que seul le chef d’agence ou ceux qui ont la délégation peuvent définir les secteurs. Par la suite, chaque négociateur a accès au paramétrage des îlots au sein des secteurs qui lui sont affectés.

Pour paramétrer un secteur, passez par l’onglet «Administrateur » puis « Paramétrage ». (fig 1)



Après avoir cliqué sur l’onglet «Paramétrage », une nouvelle fenêtre s’affiche. Sélectionnez alors « Ma prospection ». (fig 2)

Une nouvelle fenêtre s’affiche. Dans la colonne de gauche apparaît la liste des secteurs et îlots déjà définis. Pour une première mise en main, cette liste est vierge.

3. Créer un secteur

Pour créer un premier secteur, cliquez sur le bouton « Créer un secteur ». (fig 3)

La fenêtre suivante s’affiche Commencez par donner un nom à votre secteur. (fig 4)



Positionnez votre point n°1 au milieu de votre secteur qui sera le point de départ de votre zone de traçage. (fig 5)

Positionnez votre 2ème point sur la bordure de votre secteur, puis le troisième point également sur la bordure à proximité de votre point n°2. Une zone rouge va alors apparaître. (fig 6)

Poursuivez la délimitation du secteur en créant de nouveaux pointsautour du point de départ. (fig 7)



Pour terminer le secteur, il ne reste plus qu’à déplacer le point de départ en l’alignant sur le tracé existant. Dans ce cas, faîtes un clic gauche sur le point de départ, et tout en maintenant le clic, déplacez-‐ le vers la bordure du secteur. Enfin, pour valider votre secteur, appuyez sur le bouton « Enregistrer ». (fig 8)

Il est à noter que vous aurez toujours la possibilité de modifier le tracé de votre secteur. A tout moment en cas d’erreur, vous pourrez aussi cliquer sur la touche « réinitialiser » afin de revenir au tracé initial.

4. Créer un îlot

A l’intérieur du secteur, il faut maintenant créer des sous-‐secteurs que l’on nommera îlots. Le mode opératoire est identique à celui de la création d’un secteur. Lorsque vous enregistrez votre secteur, la fenêtre suivante s’affiche (fig 9) :

Si vous avez affecté un secteur à un négociateur, tous les îlots de ce secteur lui seront affectés

Si vous souhaitez partager les îlots du secteur à plusieurs négociateurs, n’affectez pas le secteur. (fig10)



Après avoir sélectionné votre secteur et cliqué sur le bouton «créer un îlot », une nouvelle fenêtre apparaît. (fig 11) Commencez par donner un nom à votre premier îlot etaffectez-‐le à un négociateur. Faîtes votre tracé de la même façon expliqué précédemment. Lorsque vous êtes satisfait du premier îlot, appuyez sur le bouton « enregistrer » et créez votre deuxième îlot de la même façon. Vous pouvez créer autant d’îlot que vous souhaitez. Attention : deux îlots ne peuvent pas se superposer et un îlot ne doit pas sortir de son secteur.



III. ASPIRATION DES RUES

Le logiciel vous permet de collecter des contacts via les pages blanches, et ceci afin d’agrandir votre base de données. Après avoir créé un secteur et ses îlots, il vous est donc conseillé d’aspirer toutes les rues de votre secteur. La marche à suivre est simple.

Passez par l’onglet « Biens» puis « Prospection – Gestion des BALs». (fig 12)

Une nouvelle fenêtre s’affiche (fig 13). Dans la colonne de gauche apparaît un moteur de recherche pour les BALs existantes. Le bouton « Recherche Pages blanches » en haut à droite vous permet d’aspirer les contacts de toute une rue. Cliquez dessus.



Vous obtiendrez alors une nouvelle fenêtre (fig 14). Saisissez l’adresse que vous voulez aspirer puis cliquez sur « Rechercher ».

Vous aller obtenir une liste très détaillée, où vous retrouvez le nom, le prénom, le n° dans la rue et les coordonnées téléphoniques (fig 15). Par défaut, toutes les BALs sont sélectionnées excepté celles que vous avez déjà dans votre base de données. Vous pouvez choisir celles que vous souhaitez enregistrer en cochant ou décochant certaines. Cliquez sur «Enregistrer » pour valider l’aspiration.



Après avoir aspiré toutes les rues de votre secteur, il vous est possible de les consulter via le module de recherche. Indiquez soit le secteur, soit l’îlot ou le nom d’une rue pour voir les BALs existantes. Les ronds jaunes sur la carte représentent vos BALs. (fig 16)



IV. SUIVI DES OPERATIONS DE PROSPECTION

Le suivi des actions va vous permettre de consulter les actions de prospection effectuées et celles qui sont programmées. Passez par l’onglet « Biens» puis « Prospection – Suivi des Actions». (fig 17)

Une nouvelle fenêtre montrant la liste des actions de prospection va alors apparaître. Renseignez les champs (négociateurs, secteur, îlot si un secteur précis est désigné, type d’action, date, statut), puis cliquez sur le bouton « Rechercher ». Dans la liste ci-‐dessous apparaît des actions en noir ou en rouge. Celles qui sont en rouge sont des actions qui étaient programmées mais qui n’ont pas été réalisées. Celles en noir ont été effectuées. (fig18)

Pour créer une nouvelle action de prospection, cliquez sur «Nouvelle action » en bas à gauche.



Une nouvelle fenêtre apparaît. Remplissez les différents champs, c'est-‐à-‐dire le secteur, l’îlot, le type d’action, le statut, la date, le négociateur et un commentaire si vous le souhaitez. Si vous souhaitez répéter cette même action, cochez la case « Spécifier une date de prochaine relance » afin de pouvoir renseigner une date. Vous pouvez insérer cette action dans votre agenda en cochant la case «Insérer dans l’agenda » et en précisant l’heure de début. Cliquez sur «Valider ». (fig 19)

L’action apparaît désormais dans le suivi des actions et le nombre de BALs s’est renseigné par défaut. (fig 20)



V. CREER UNE FEUILLE DE PROSPECTION

Pour créer votre feuille de route de prospection, retournez dans le menu «Biens» puis « Prospection – Gestion des BALs». (fig 12). La fenêtre suivante va apparaître. Renseignez les champs (secteur, îlot et rue), sélectionnez l’affichage des résultats en liste, puis cliquez sur « Rechercher ». (fig 21)

La fenêtre suivante va afficher les résultats. Sélectionnez les adresses puis cliquez sur l’icône feuille de route en bas. (Fig 22)



Cela va générer une nouvelle fenêtre (fig 23). Cliquez sur « Valider » et le document est prêt à l’impression.

En appuyant sur « Valider », vous allez générer une feuille de tournée. (fig 24)



VI. OUTILS PROSPECTION

Pour accéder à la prospection outils, passez par l’onglet «Biens » puis « Prospection -‐ Outils ». (fig 25)

Vous avez trois outils qui vous sont proposés: la fusion de rues, l’import de fichier CSV et l’association îlots/adresse.

1. La fusion de rues

Cette fonction vous permet de fusionner différentes rues en une seule (utile pour supprimer d'éventuels doublons).

2. L’import de fichiers CSV

Cette fonction vous permet d'importer des données dans le module de prospection depuis un fichier CSV ( utile si vous possédez déjà un fichier de prospection sous excel et que vous voulez l’importer dans le logiciel). (fig 26)



3. L’association îlot / adresses

Cette page vous permet de lancer un traitement de réassociation automatique de vos îlots et adresses. Cela permet de corriger des erreurs liées à la géolocalisation, en particulier suite à des recherches sur les Pages Blanches. (fig 27)

Attention : les adresses qui ont été associées manuellement à un îlot (et pas via la géolocalisation) ne seront pas affectées par ce traitement.



VII. ADRESSER UN COURRIER CIBLE

Retournez dans le menu « Biens» puis « Prospection – Gestion des BALs». (fig 12). La fenêtre suivante va apparaître. Renseignez les champs (secteur, îlot et rue ), sélectionnez l’affichage des résultats en liste, puis cliquez sur « Rechercher ». (fig 28)

La fenêtre suivante va afficher les résultats. Sélectionnez les adresses puis cliquez sur l’icône courrier pour l’envoi d’un courrier ou sur l’icône @ pour l’envoi d’un mail si vous avez bien sûr l’email de la personne. (Fig 29)



Après avoir cliqué sur l’icône courrier, cette fenêtre va s’afficher.Cochez le document que vous voulez envoyer puis appuyez sur « Validez ». (fig 30)

Vous allez générer cette fenêtre. Cliquez sur «Tout imprimer » pour lancer l’impression. (fig 31)



VIII. ASSOCIER UNE BOITE AUX LETTRES (BAL)

Chaque contact et chaque bien peut être associé à une BAL. Dorénavant,à la création d’un bien et d’un client, il faut systématiquement l’associer à une BAL lors du premier enregistrement.

1. Associer une BAL à un bien.

Sélectionnez un bien via le menu «Biens » puis « Gestion des biens ». Ouvrez la fiche du bien, ressaisissez l’adresse dans la localisation afin qu’elle soit géo localisée par défaut, et cliquez sur « Enregistrer ».

Vous obtiendrez alors ce message : (fig 32)

Cliquez sur « Associer » et le détail de la BAL s’affiche.(fig 33)

A ce niveau, si vous souhaitez aspirer toutes les coordonnées des personnes à cette adresse, spécialement lorsqu’il s’agit d’un immeuble collectif, cliquez sur « Aspirer BALs ».

Enfin, cliquez sur « Enregistrer » en bas à droite pour valider.



De retour sur le bien sélectionné, vous noterez qu’un nouveau bouton « Boite aux lettres » est apparu sur la fiche de votre bien en bas à droite. Ceci signifie que votre bien est associé à une BAL. (fig34)

2. Associer une BAL à un client

Après avoir créé un nouveau contact et cliqué sur «Enregistrer », une fenêtre apparaît Le message suivant s’affiche, cliquez sur « Associer ». (fig 35)

Une fois cette manipulation effectuée, lorsque vous réouvrez la fiche de ce client, vous remarquerez l’apparition d’un nouveau lien « Boîtes aux lettres » en bas de la fiche. (fig 36)

En cliquant sur le bouton « Boîte aux lettres », vous retrouvez les coordonnées complètes de votre client et vous avez la possibilité d’aspirer les BALs de cette rue, de créer une nouvelle BAL, de lui associer un bien, de dissocier le client à cette BAL et de supprimer la BAL.



Pour associer un bien à ce client, cliquez sur «Associer bien ». (fig 37),

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Renseignez-‐y les différents champs, puis cliquez sur « Enregistrer ». (fig38)

Vous pouvez maintenant constater que le bien a été rattaché puisque nous avons les caractéristiques plus précises du bien dans la fiche complète de la BAL. De plus, vous remarquerez un bouton supplémentaire « Dissocier bien » dans le détail de la BAL. Vous pourrez donc dissocier ce bien de cette BAL si ce bien est vendu.

Documents

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