Améliorer la présentation orale assistée de supports visuelsusers.skynet.be/abel.debrue/textes/ppt-pps/cons-pre.pdf · • distinguer diaporama séquentiel et diaporama à branchements,

Améliorer la présentation orale assistée de supports visuels

Abel DEBRUE Initiations aux T.I.C. Haute École de la Communauté Française de Belgique à Mons-Tournai

Liminaire

PRÉSENTATION, FORMATION ET APPRENTISSAGE

Si nous envisageons, en tant que présentateurs, de faire passer un message, nous avons intérêt à optimaliser notre démarche.

Si nous voulons que nos présentations soient efficaces, il conviendra avant tout de s’intéresser à la façon dont les participants vont l’accueillir. Connaissant le mode de fonctionnement de notre public, nous organiserons les paramètres de notre présentation. C’est ainsi que nous serons certes attentifs à des contenus, mais aussi à une foule d’éléments susceptibles d’entrer en conflit avec lesdits contenus. Si la rétroprojection de transparents, voire la présentation assistée par ordinateur1 constituent des aides efficaces à la transmission d’informations, il faut être attentif à ce que la manière d’utiliser ces aides renforcent effectivement notre action. Parfois de telles techniques, mal employées, déforcent l’orateur et son message. Autant savoir…

Les quelques notes qui suivent proposent d’abord une réflexion sur le fonctionnement du cerveau humain. Quand le participant suit un exposé oral assorti de documents visuels2, son cerveau décode et perçoit de manières très différentes ce qui est dit (l’énoncé oral) et ce qui est montré (le visuel). C’est ce que nous évoquons d’abord, avant de proposer une série de conseils concrets destinés à optimaliser nos interventions de présentateurs.

Si notre ambition est de former, et que de présentateurs nous devenons formateurs, nous profiterons des considérations qui suivent, tout en sachant que la Pré.A.O. n’est qu’un outil à intégrer dans des démarches méthodologiques qui seront d’autant plus efficaces qu’elles seront multiples et adaptées aux contenus et aux participants des formations.

Si notre ambition est d’amener les participants à apprendre, nous veillerons alors à ce que nos formations provoquent chez eux la maîtrise de connaissances et de compétences nouvelles : et nous sommes à ce moment à un niveau d’intervention beaucoup plus élevé que celui de simple présentateur.

Une formation de formateur s’indique alors. Dans laquelle la formation de présentateur ne constitue qu’une simple étape.

1 dans la suite de ce travail, nous parlerons de « Pré.A.O. »

Haute École de la Communauté Française de Belgique – Mons-Tournai-Morlanwelz

2 dans la suite de ce travail, nous parlerons de « visuels »

Abel DEBRUE – décembre 2002 Module « Conseils pour réussir les présentations » – Page 2

Introduction

COMMENT FONCTIONNE NOTRE CERVEAU

C'est le professeur Roger Sperry1, qui reçut le Prix Nobel en 1981 pour ses importantes découvertes, qui a mis en évidence l'asymétrie fonctionnelle de notre cerveau. Les deux hémisphères, gauche et droit, opèrent de façon différente. L'hémisphère gauche est analytique. Il divise en éléments et détaille. Il est logique et déductif, il est linéaire, donc séquentiel. C'est l'hémisphère rationnel.

L'hémisphère droit, lui, est globalisant. Il perçoit le tout plutôt que les parties, la forêt plutôt que les arbres. Il intègre. Il est plus imaginatif que logique. Il est simultané et n'est donc pas séquentiel. C'est dû à une autre de ses caractéristiques, le fait qu'il soit visuo-spatial. Il est d'abord visuel et sensible aux formes, aux dispositions dans l'espace. C'est l'hémisphère intuitif.

Ces deux hémisphères ne sont pas isolés l'un de l'autre : ils sont reliés par un pont de fibres, le corps calleux, qui permet aux informations de circuler librement de l'un à l'autre. Nous n'avons donc pas deux vues différentes et séparées des choses. Les deux perceptions sont différentes, sans doute, mais ce sont des aspects différents des mêmes choses qui sont instantanément intégrés en une vision plus riche, plus complète.

une asymétrie fonctionnelle du cerveau plus qu’une asymétrie structurelle, anatomique.

Mode oral et mode visuel

Langage oral = cerveau gauche

Le langage oral est, par définition, linéaire, séquentiel. Les informations sont produites syllabes après syllabes, mots après mots. Le temps est la référence inévitable, contraignante. Le langage oral est perçu par le cerveau gauche qui renferme les centres du langage. Le propos verbal tend ainsi à être naturellement analytique, divisant, détaillant.


1 Cette approche est développée très clairement dans l’ouvrage de Jean-Pierre ANCIAUX, « La présentation orale et ses supports visuels » des Éditions d’Organisation, Paris, 1992. J’en reprends plusieurs parties in extenso.


Visuel = cerveau droit

Si on utilise un document visuel conjointement à l'oral, la perception du visuel se fera par le cerveau droit. « Ce sera une perception spontanée, globalisante. Les éléments seront perçus simultanément et non séquentiellement, sur une base plus intuitive que rationnelle. Cette perception sera parfaitement complémentaire de celle de l'hémisphère gauche. Les deux perceptions vont être conjuguées instantanément en une perception unique considérablement enrichie. C'est justement cette intégration des deux perceptions qui, semble-t-il, donne cette impression, indéfinissable mais bien réelle, d'avoir compris, d'avoir saisi, d'avoir pigé. » 1

figure 1

démarche antérieure dans le temps : c’est cette partie du cerveau qui fonctionne en premier.

démarche postérieure dans le temps : comme si, grâce à elle, on prenait du recul.

Consonnes, Langage, les mots qui représentent le contenu

Voyelles, Expressions familières (Ah ! Eh ! Oh ! Houuu !) modalité de la voix, volume, ton, rythme, tempo …

= communication + affective

tous les éléments de la communication non verbale sont perçus par l’hémisphère droit. - posture - gestes - expressions, mimiques - déplacements

centres visuels

perception du visuel

global spatial intuitif concret

langage oral, verbal

analytique linéaire logique symbolique


1 extrait textuel de l’ouvrage de Jean-Pierre ANCIAUX, « La présentation orale et ses supports visuels »


AVANT LES CONTENUS, LE RELATIONNEL

Rappel : en toutes circonstances, c’est le cerveau droit qui fonctionne d’abord.

Perception globale, intuitive et concrète du formateur, de son attitude, de l’organisation du local et du matériel de travail …etc.

Importance du relationnel.

C’est le relationnel qui est une des clés de la réussite finale. Pas la seule. Mais la première et une des plus importantes. Il s’agit de « gérer le tissu communicationnel qui naît dès le début, puis tout au long des présentations »1

nécessité de connaître et appliquer quelques principes et règles

Avant la présentation

Si toutes les personnes attendues sont présentes aucun problème on peut commencer.

si un (e) ou des absent(e)(s) louvoyer entre

- stricte observation de l’horaire, - respect des personnes présentes,

doigté ++ - pondération liée à l'importance des personnes présentes et celle des personnes attendues.

En début de présentation : privilégier le relationnel

Objectif : les participants perçoivent qu'ils comptent en tant que personnes et que l'on n'est pas là uniquement pour leur fournir des informations.

accueil des participants

annonce du thème, de la raison d'être de la réunion. (formation …)

présentations réciproques du formateur et de chacun des participants (sauf si tout le monde connaît tout le monde)

1 d’après Jean-Pierre ANCIAUX, « La présentation orale et ses supports visuels » op.cit.

Haute École de la Communauté Française de Belgique – Mons-Tournai-Morlanwelz Abel DEBRUE – décembre 2002

Module « Conseils pour réussir les présentations » – Page 5

fournir divers détails pratiques comme :

l'heure prévue pour la fin de la présentation (pour permettre aux participants d’organiser la suite de leur emploi du temps, de prévoir leur retour à domicile …etc) ;

le moment de la pause, pour permettre aux participants qui le souhaitent de téléphoner … par exemple ; (pensons aux GSM)

annoncer si un document sera remis en fin de présentation et ce qu'il contiendra (pour permettre aux participants de savoir s'ils doivent prendre note ou non);

proposer de manière concrète et précise les objectifs de la formation

détailler le calendrier horaire de la journée en en spécifiant les grandes phases à l’aide de visuels appropriés et d’un commentaire explicatif

Objectif : rencontrer la demande de structure de l’esprit humain. Celui-ci fonctionne par classifications, crée des classes, repère ce qui appartient à ces classes par analogie aider les participants à comprendre, et à mémoriser quelques grandes phases qui vont jalonner son parcours. Ces grandes phases seront autant de classes qui se décomposeront en éléments de plus en plus fins jusqu'aux détails.

Exemple

Objectifs (a)

• pratiquer les fonctionnalités de dessin(communes aux programmes de MS Office 2000)

• créer une diapositive, un transparent– utiliser un modèle donné,– exploiter une mise en page particulière,– insérer des photos scannées, réalisées à l’aide d’un

appareil numérique,– créer des dessins, graphiques …

En précisant de la sorte les objectifs, on crée une structure dans laquelle les participants pourront repérer les connaissances et compétences qu’ils maîtriseront progressivement.



Objectifs (b)

• aménager dans un diaporama,– des effets de transition entre les diapositives,– des effets d’animation à l’intérieur d’une

diapositive,• distinguer diaporama séquentiel et

diaporama à branchements,• réaliser les notes du présentateur,• réaliser les notes du participant.

Remarquer la présence d’une seule idée (objectifs), le nombre d’items (en l’occurrence 4), le nombre de mots par items (autant que possible pas beaucoup plus de 7). Lors de la présentation, il est intéressant de choisir l’animation qui propose chaque item l’un après l’autre.

Déroulement de la 1ère journéematin

9h 1/4 - 9h 1/2

• accueil - tour de table pour évoquer prérequis etdemandes spécifiques,

9h 1/2 - 10h

• analyse de quelques diaporama,10h - 11h

• pratique des fonctions de dessin (formes simples)11h - 11h 1/4

--> pause-café11h 1/4 - 12h

• pratique des fonctions de dessin (formescomplexes)

En outre, si on estompe les items après les avoir commentés, on laisse une trace à l’écran (fil rouge), tout en focalisant la perception visuelle sur les items commentés. Après l’affichage de chaque item, un commentaire renforce l’information perçue globalement par le cerveau droit.

Déroulement de la 2ème journéeaprès-midi

13 h 1/2 - 15h

• étude des conditions de réussite d’uneprésentation :– éléments d’ordre matériel (local, projecteur …)– caractéristiques de la présentation elle-même

15 h - 16h

• synthèse finale, bilan, prolongements

La structure horaire de la journée contribue à expliciter autrement les objectifs précités et aider les participants à raccrocher les détails de ce qui sera abordé à une charpente mentale.



SCHÉMA DU CYCLE D’UNE PRÉSENTATION1

figure 2

Quelques commentaires - limiter une présentation à 1 heure au maximum. Au delà, les participants ne pourront faire

preuve de l’attention optimale. Dans le cas de formations, de courtes présentations ( 15 à 20 minutes) seront rendues interactives et alterneront avec des activités d’exercisation individuelles,

- si la présentation excède 1 heure, prévoir des pauses, - avant chaque pause, solliciter les questions. S’il n’y a pas de questions, en poser soi-même

d’une part pour que les participants s’expriment (soient actifs), et d’autre part, pour que le formateur puisse vérifier la bonne compréhension de ses propos et la perception adéquate de ses visuels, (attention à la qualité des questions ; éviter par exemple :« tout le monde a bien compris ? »)

- privilégier la pause pour développer, amplifier le relationnel, - après la pause, reprendre par une rapide récapitulation, et en profiter pour faire le lien avec

ce qui suit (renforcement du fil rouge proposé en introduction), - proposer à nouveau aux participants de poser des questions, ou leur en poser soi-même à

nouveau : vérification de la compréhension de l’ensemble, provoquer à nouveau l’activité des participants et rentrer à nouveau dans le relationnel,




- terminer la présentation par une synthèse générale, distribuer (et éventuellement commenter) les notes écrites prévues, proposer des prolongements, remercier…

L’ENVIRONNEMENT MATÉRIEL L'espace de présentation, qui englobe présentateur et participants, fait littéralement partie des outils du présentateur.

il doit reconnaître cet espace de manière à le … connaître et à le manier un espace perçu comme un prolongement du présentateur lui-même,

le présentateur devrait se créer une image de lui-même au milieu de cette aire image mentale de cet espace et de lui-même évoluant au milieu dudit espace les mouvements du présentateur, ses évolutions, ne seront que la reproduction de ce qui se passe dans son univers mental,1

faire en sorte que les participants se sentent inclus à cet espace ils perçoivent que le formateur se sent à l'aise dans un élément qui lui est familier les participants eux-mêmes se sentiront d'autant plus à l'aise.

Les conditions de projection Les salles de cinéma répondent à des normes de projection qui définissent l'emplacement des spectateurs et les conditions techniques de la projection. Hors de ces lieux appropriés à la projection, il faut bien remarquer qu'il existe, la plupart du temps, des conditions où tout est réuni pour que le spectacle soit de mauvaise qualité.

Quelques règles simples sont appliquées par tous les professionnels de l'image relativement à l’emplacement des spectateurs2 :

le premier rang de spectateurs doit être séparé de l'écran par une distance d'environ 2 fois la largueur de l'écran, au minimum,

le dernier rang doit être éloigné de l'écran par une distance de 6 ou 7 fois la largeur de l'écran, au maximum,

l’écran doit être placé de manière à ce que les spectateurs des rangs du devant ne gênent pas la vue des spectateurs des participants rangés derrière eux.



2 conseils extraits de l’ouvrage « Enseigner avec l’audio-visuel » des Éditions d’Organisation, Paris, 1992, de Jean-Loup BOURISSOUX et Patrice PELPEL


Ce qui veut dire que :

pour un écran sur pied de 1,25 m de largeur, le dernier rang doit être à 7,5 m de l'écran

on ne projette aucune image de qualité sur un écran / tableau de 0,60 m

figure 3

figure 4

figure 5



RÔLE DU VISUEL DANS UNE PRÉSENTATION

Un exposé soutenu par la projection de visuels s'avère plus efficace qu'un discours seul. Selon Jean-Pierre ANCIAUX, « l’efficacité peut se mesurer en degré de compréhension, en taux de mémorisation, en pourcentage d'accord par rapport à une proposition faite, en gain de temps dans une prise de décision, etc. »

Toujours selon le même auteur, qui reprend les résultats de plusieurs recherches, deux explications à cette efficacité :

1. la nature même de la communication visuelle par rapport aux autres modes de communication. Les pourcentages d'attention et de mémorisation au cours d'une présentation diffèrent, en effet, suivant le mode de communication utilisé. On retient spontanément en moyenne :

- 10 % de ce qui est lu (communication écrite), - 20 % de ce qui est entendu (communication orale), - 30 % de ce qui est vu (communication visuelle), - 50 % de ce qui est vu en même temps qu'entendu.1

2. pour effectuer une présentation simultanément orale ET visuelle, limitée obligatoirement dans le temps, il faut mettre de l'ordre dans ses idées et en dégager les idées fortes. Cette organisation rigoureuse de la pensée contribue à accroître l'efficacité des deux modes conjugués.

Qu’est-ce qui explique l’efficacité de la combinaison de l’auditif et du visuel ?

les ressources du cerveau sont mieux exploitées. - Ce qui est entendu est perçu essentiellement par l'hémisphère gauche du cerveau. - Ce qui est vu est perçu essentiellement par l'hémisphère droit.

Les deux types d'informations sont croisés. Le cerveau dispose ainsi de deux points de vue différents sur la même chose, différents mais complémentaires. C'est la même information, mais perçue autrement.


1 et j’ajoute … 80 % de ce que l’on « fait en le disant » pendant ou après l’avoir vu et entendu…


Qu’est-ce qui explique qu’il faille – dans une présentation – privilégier le visuel ? Beaucoup de gens pensent – avant tout – en images

le formateur – présentateur – réussira d’autant mieux qu’il pensera « visuel » dès le départ de manière à aider les participants à construire leurs pensées en images. Dans ce cas, l'information auditive (orale, verbale) viendra en support de l'information visuelle.

Pour d’autres personnes, moins nombreuses, c'est l'inverse : l'auditif vient en premier lieu

le procédé fonctionnera également si (ssi comme on dit en mathématiques) toutes les informations essentielles figurant sur les visuels sont reprises verbalement.

Mais … pour réussir une présentation qui intègre visuel et auditif … il faut connaître et appliquer les règles de base du langage graphique.

Si la représentation graphique est bien conçue, elle agit sur notre cerveau en tant qu'image. Il s’agira d’une perception globale, via le cerveau droit. Si la représentation visuelle n’est pas bien intégrée, le cerveau gauche va devoir intervenir pour analyser l’image en interférence avec ce qu'il est déjà occupé à décoder, avec le message oral qu’il écoute.



D’AUTRES CONSEILS POUR RÉUSSIR DES PRÉSENTATIONS EFFICACES

Avant tout : être bien dans sa tête, dans son corps, … dans son local, avec sa matière, son matériel, son public

voir ci-avant …

Pour chaque visuel, ayons « l’idée » et elle seule

Dans le visuel, la perception est holistique (globale) et non analytique.

une idée doit obligatoirement se dégager d’un visuel (diapositive, transparent ou écran) ;

une idée et une seule : si l’idée est complexe, la scinder (voir ci-après) ;

il faut bien distinguer « idée » et « information » (voir les figures 6 et 7).

Forte progression du rendement

0

50

100

150

200

250

300

Engrais 1

m³ à

l'he

ctar

e

une seule idée : la forte progression

Haute École de la Communa A

Module « Conseils

plusieurs informations : - unité d’aire (hectare) - unité de volume (m³) - noms des engrais - notion de rendement - notion de progression …

figure 6 : une seule « idée », plusieursinformations

Engrais 2 Engrais 3

types d'engrais

uté Française de Belgique – Mons-Tournai-Morlanwelz bel DEBRUE – décembre 2002 pour réussir les présentations » – Page 13

Dans le cas évoqué en figure 6, c'est la forte progression du rendement qui est l'idée.

redondance avec l'idée émise amplification de sa réception.

Les chiffres des rendements, quant à eux, représentent les informations.

niveaux logiques hiérarchiquement en dessous de l'idée principale qui prime.

La règle peut donc également s'énoncer comme ceci : il faut que se dégage une seule idée par visuel, même s'il y a plusieurs informations.

Evolution des rendements

0

50

100

150

200

250

300

Engrais 1 Engrais 2 Engrais 3

type d'engrais

m³ à

l'he

ctar

e

les mêmes informations : - unité d’aire (hectare) - unité de volume (m³) - noms des engrais - notion de rendement - … MAIS…

l’idée de base est absente : le titre propose une information comme les autres

figure 7 : plusieurs informations, pas d’« idée » dominante

Dans le cas de la figure 7, les participants doivent déduire eux-mêmes du graphique qu'il y a une forte progression des rendements. Bien sûr le présentateur peut en faire le commentaire. Mais du temps aura été perdu. C'est la force d'impact de la toute première information qui compte. Dans le cas du premier visuel, les participants perçoivent « Forte progression des rendements », voient le profil visuel de la pente de croissance et entendent la voix du présentateur qui dit: « Nous observons une forte progression des rendements » Il y a convergence de tous les indices vers le même point. L'impact est maximal.



Dans le second cas, les participants perçoivent « Évolution des rendements » et entendent la voix du présentateur qui dit: « Nous observons une forte progression des rendements ». Ils doivent alors rechercher cette augmentation dans le profil visuel de la pente de croissance pour la confirmer. Il y a dilution des indices essentiels dans la masse d'informations.

La différence entre les deux séquences n'est pas négligeable. On va droit à l'essentiel dans le premier cas. C'est cela justement qui, combiné à l'effet visuel, rend ce type de communication particulièrement efficace.

Encore un conseil important : synchroniser visuel et oral

Lors de la projection du document visuel, laisser d'abord un bref moment de silence permettre aux participants de découvrir le document. = en percevoir l'idée

pendant ce temps, en effet, les participants ne sont pas vraiment disponibles. La plupart n'écoutent pas.

prononcer les mots qui correspondent à l'idée affichée,

- de façon à être en phase avec ce qui se passe dans l'esprit des participants. - si ce qui est dit est différent de ce qui est affiché, « court-circuit » dans les esprits des participants qui écoutent « perplexité » perception initiale mise en doute la lecture du visuel recommence depuis le début, - si le présentateur continue, ce qu'il dira alors ne sera pas perçu.

Lors de la projection d'un nouveau document, laisser un bref moment de silence. Puis reprendre l'idée du visuel, de préférence en utilisant les mêmes mots.

(ces notions ont été adaptées à partir de l’ouvrage de ANCIAUX - op. cit.)



Important aussi : faire simple et concis

appliquer la « loi de MILLER »

G. MILLER est un psychologue américain qui a étudié la capacité d'attention ponctuelle humaine. Sa « loi » postule qu’une personne peut être attentive à 7 ± 2 items en même temps.

C'est-à-dire qu’on ne pourra dépasser un maximum de 9 items. Dans ces événements, il faut inclure, par exemple, une porte qui claque lors de l’affichage du visuel : le claquement constitue un item pour le participant qui l'entend et, selon Miller, son attention disponible diminue d'un point.

limiter un énoncé à 7 mots, 9 au grand maximum,

recourir à des mots simples et précis : ils doivent être vus et non lus. (= reconnus d'emblée) extrêmement familiers perception inconsciente (sinon : hésitation mot déchiffré il n’y a plus de perception holistique, globale analyse intervention du cerveau gauche. (par exemple préférer « augmentation » à « accroissement »),

recourir à des chiffres simples (arrondis ou simplifiés).

Comment procéder quand l'énoncé est long ? Parfois, dans un document visuel, on doit insérer des mots, à défaut d'éléments graphiques. (visuels verbaux) risque fréquent d'énoncés trop longs réappliquer le principe précédent

Les énoncés comprendront de 5 à 7 lignes, et les lignes de 5 à 7 mots au maximum.

les lignes doivent être bien séparées par des interlignes suffisants de façon à être bien distinctes visuellement.

(ces notions ont été adaptées à partir de l’ouvrage de ANCIAUX - op. cit.)

Plus formellement : sobriété et harmonie



Au plan du fond, c’est la forme qui doit primer …

Dans les visuels, on peut distinguer plusieurs plans, d'avant en arrière.

Au moins un avant-plan et un arrière-plan ou fond. (toujours au moins deux plans)

possibilité de jouer des couleurs et des dégradés de couleurs pour un fond

effets très séduisants même pour la présentation de chiffres austères.

Il ne faut jamais oublier que l'arrière-plan fait partie intégrante du langage graphique il véhicule un sens, un message compréhension possiblement différente de ce que le présentateur imagine.

veiller à la sobriété des fonds qui doivent

• mettre le contenu en valeur et non entrer en conflit informatif avec lui

• constituer un signe de constance de continuité (fil rouge) fiabilité

• se succéder en laissant une trace harmonieuse (pas de transitions brutales)

• générer un style, une patte, associée au présentateur ou à l'entreprise

Quant aux caractères, gendarmons : pas de guerre des polices

Au nom des mêmes principes de sobriété et d’harmonie, bien qu'à un degré moindre, il sera judicieux de ne pas utiliser différentes polices ou types de caractères. Un seul caractère pour les textes, un second à la rigueur qu'on réservera exclusivement aux titres. Cela ne peut que contribuer à accroître l'efficacité des visuels tout en en renforçant la beauté et le style.

Plusieurs types de polices de caractères sans empattement conviennent parfaitement aux diapositives et aux transparents1.

L'utilisation des caractères sans empattement augmente la lisibilité d'un visuel de présentation. Dans un écrit de type livre, journal, revue, syllabus, page A4 , une page entière composée de caractères sans empattement peut être ennuyeuse et difficile à lire : pour ces documents, on recommandera les polices avec empattements (avec sérifs).


1 voir l’annexe 1: à propos des polices de caractère.


Au contraire, les polices sans empattements permettent d’obtenir un excellent résultat pour des diapositives ou des transparents. On composera donc le texte avec un seul caractère sans empattement, et on en fera varier la taille, la disposition et la couleur. Certains auteurs acceptent que 2 polices de caractères cohabitent : ils prônent en tout cas de ne pas dépasser ce nombre. De toute manière, il conviendra d’être uniforme, de manière à renforcer, ici aussi, un « fil rouge » formel.

En résumé, l’uniformité est donc à surveiller dans les éléments de mise en page suivants :

la taille et le style des caractères1, l'emplacement et la couleur du titre, des sous-titres et du texte;

les marges et l'interligne ;

les couleurs du fond ;

la largeur, la disposition et la couleur des bordures ;

les éléments répétitifs comme le logo, le titre et la date de la conférence ;

les éléments graphiques comme les ombres et les points.

Certaines modifications peuvent sembler minimes sur votre écran d’ordinateur, mais elles prendront de l'importance au moment de la projection sur un grand écran. Vous risquez de perdre l'attention de votre auditoire si vous modifiez l'emplacement d’un logo d’entreprise ou celui du titre sur chacune des diapositives.

En bref… dans la plupart de vos présentations, vous utiliserez plusieurs mises en pages : une mise en page à une colonne, à deux colonnes, une mise en page pour les graphiques et les diagrammes. Essayez de faire un tout agréable de ces différentes mises en pages en traitant d'une manière uniforme les couleurs, les bordures, la typographie et les éléments répétitifs qui sont utilisés. Souvent, les logiciels de présentation proposent des mises en pages automatisées.2

1 voir l’annexe 1: à propos de la taille des polices, page 30 2 en annexe 2 vous trouverez les mises en pages que proposent les deux programmes de Pré.A.O. les plus fréquemment utilisés.



Porter l’uniforme, certes, mais rechercher les contrastes

Les titres doivent être bien mis en évidence sur les transparents et sur les diapositives électroniques

Le titre d'une diapositive doit être beaucoup plus grand que le texte qu'il annonce. Cela est particulièrement important si vous utilisez des caractères sans empattement pour le titre et pour le texte. (voir par exemple la « Diapositive 2 » dans l’Annexe 3 ci-après)

Si vous présentez des graphiques et des diagrammes, les titres devront être beaucoup plus grands que le texte des légendes et des valeurs de référence, comme les pourcentages inscrits sur les secteurs d'un graphique circulaire. (voir figure 8)

Bananes 39,5%

Pommes 36,8% Poires 13,2%

Raisins 10,5%

Importance de la consommation de bananes

8

Dans les orgniveau le plusubordonnésla présentatimontrer ces

Hau

figure

anigrammes qui montrent les liens entre les divers éléments d'une structure, le s élevé peut être composé en caractères de plus grande taille que les niveaux . Si le fond doit être de la même couleur ou, du moins, de même teinte pour toute on, il est parfois admis de diviser les longues présentations en « sections » et divisions en utilisant un fond d'une couleur différente.

te École de la Communauté Française de Belgique – Mons-Tournai-Morlanwelz Abel DEBRUE – décembre 2002


Utilisation de la couleur

Les couleurs peuvent exercer un effet choc sur votre auditoire.

Choisissez avec soin la couleur du fond et celle du texte. Un fond clair accompagné d'un texte foncé convient bien aux transparents. L'agencement inverse, c'est-à-dire un fond foncé avec un texte clair, convient aux diapositives électroniques à la condition qu'elles soient projetées dans une salle suffisamment occultée.

Il faut qu'il y ait un contraste important entre le texte et le fond. Si vous placez un texte bleu pâle sur un fond bleu foncé, il devient presque illisible. Par contre, un texte jaune sur un fond bleu se lit plus facilement.

Vous pouvez obtenir des titres encadrés plus frappants si vous choisissez une bordure d'encadré dont la couleur contraste avec le fond de la diapositive.

On sait que les réactions face à la couleur sont biologiques et sensorielles. Par exemple, la couleur rouge peut augmenter l'agressivité et le stress. De plus, cette couleur fait augmenter la tension artérielle et les battements du cœur.

N’oublions pas les aspects culturels auxquels renvoient les couleurs. N’oublions pas non plus que le noir et le blanc sont aussi des couleurs. Le noir, dans notre culture occidentale, est associé au sérieux, à la rigueur, voire au deuil, au chagrin. Le blanc, à la pureté (la marche blanche…) : il n’en va pas nécessairement de même dans d’autres cultures…

blanc pur, paisible, propre bleu fiable, stable, serein, reposant, frais

brun naturel, organique, terre à terre gris neutre, mûr, calme, triste

jaune joyeux, solaire, prudent noir sérieux, mortuaire, sophistiqué, élégant

orange émotionnel, positif, animé pastel jeune, doux, sensible

rouge passionné, négatif, dangereux, chaud vert sûr, écologique, réconfortant, reposant

violet opulent, contemporain, royal

Il faut également tenir compte des propriétés des couleurs. Par exemple, certaines couleurs ont tendance à s'effacer lorsqu'elles sont projetées. Le jaune utilisé en grande quantité sur l'écran de votre ordinateur semble souvent trop pâle. Il devient tout simplement invisible lorsqu'il est employé sur un transparent.



Expérience1 : Essayez d’énoncer à haute voix, très vite, la couleur dans laquelle sont imprimés chacun des mots ci-dessous :

Objectif : vérifier à quel point le cerveau éprouve des difficultés à percevoir un visuel (de couleurs) tout en décodant un verbal incohérent (en conflit par rapport au visuel).

ROUGE BLEU JAUNE BRUN GRIS ROUGE VERT ORANGE JAUNE POURPRE NOIR

figure 9


1 extrait du cours de Charles VANDENBERGHE, professeur à l’IFA et à la Haute École de la Vlaamse Gemeenschap van GENT


À propos des couleurs disponibles à l’ordinateur ...

La palette de 42 couleurs n'est que le premier des choix disponibles. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Autre… » du bas de la palette, vous voyez s'afficher une roue chromatique proposant toutes les couleurs disponibles.

figure 10

COREL PRESENTATIONS 8, vous permet alors de choisir une couleur en fonction de sa position dans la roue chromatique. Toutes les couleurs disponibles sont représentées.

figure 11



figure 12

Quelques conseils complémentaires relatifs à l’utilisation de couleurs dans un visuel

Il existe plus de 16 millions de couleurs, obtenues en spécifiant les valeurs de Teinte, de Saturation et de Luminosité (système de couleurs TSL) - voir figure 13 - ou les valeurs de Rouge, Vert et Bleu (système RVB) - voir figure 11 -.

Dans le système TSL, la teinte est le nom de la couleur (par exemple, rouge, violet, orange, etc.), la saturation est l'intensité (c'est-à-dire la quantité de couleur présente) et la luminosité indique le caractère sombre ou clair d'une couleur (sa proximité avec le noir ou le blanc). - voir figures 12 et 13 -.

figure 13

figure 14

Un modèle de « couleurs monochromatiques » (une couleur donnée sur la roue chromatique) crée un effet unifié. Vous pouvez nuancer cet effet en utilisant uteinte ou une ombre de cette même couleur..

ne



Un modèle de couleurs complémentaires (couleurs opposées sur la roue chromatique) attire l'attention. Utilisez une couleur dominante et jouez sur les teintes ou les ombres de sa couleur complémentaire

figure 16

figure 15

Les couleurs analogues (couleurs se trouvant les unes à côté des autres sur laroue chromatique) donnent un effet apaisant et harmonieux.

Haute École de la Communauté Française

figure 17

Abel DEBRUE Module « Conseils pour réussir l

Les couleurs contrastées (couleurs équidistantes sur la roue chromatique) donnent un effet équilibré. Utilisez lescouleurs les plus vives pour mettre un dessin en valeur, et les couleurs les plus pâles en arrière-plan.

de Belgique – Mons-Tournai-Morlanwelz – décembre 2002 es présentations » – Page 24

Format vertical ou horizontal Choisissez un format horizontal (à l'italienne) au lieu d'un format vertical (à la française). En effet, les diapositives dont la disposition des éléments est verticale ressembleront à des pages imprimées. En outre, l'utilisation du format vertical exige le choix de caractères de petite taille et place trop de texte sur chacune des diapositives.

Pour les diapositives et les transparents, on utilise donc de préférence un format horizontal dit « à l'italienne ». Il semble que l’on recommande souvent un rapport entre la largeur et la hauteur de 3:2 pour les diapositives et de 4:3 pour les transparents. À la projection le format vertical risque de « sortir » de l'écran, ou d'être masqué par les spectateurs du premier rang. Raison de plus pour recommander le format horizontal.

Un format horizontal oblige en outre à insérer un nombre limité de lignes de texte ou d’images : il faudra donc être clair, et préparer soigneusement la présentation de chaque diapositive.

Utilisation des modules

Les modules permettent de rythmer la présentation.

La construction modulaire1 vous permet de présenter progressivement les informations pertinentes. Au lieu de montrer simultanément tous les éléments d'une liste ou d'un graphique, vous pourrez procéder étape par étape, pour

introduire un élément ou un niveau de sous-titre dans une liste un à la fois;

expliquer les secteurs d'un graphique circulaire, un à la fois ;

présenter l'information d'un diagramme à barres par trimestre ou par service;

présenter les niveaux administratifs d'un organigramme, un à la fois;

décrire un appareil en ajoutant chaque partie l’une après l’autre dans une même diapositive (notion d’animation illustrée en annexe 5) ou sur des diapositives successives avec des effets de transitions.

Les icônes peuvent aussi servir à établir une progression dans votre présentation. Par exemple, vous pouvez ajouter des briques à un édifice ou des feuilles à un arbre.


1 voir, en annexe 5, la notion d’animation dans une dia


Présentation de graphiques et de diagrammes

Les graphiques et les diagrammes permettent de présenter l'information numérique de manière beaucoup plus lisible. Comparons le tableau de valeurs numériques suivant et sa représentation graphique. (figure 18)

janvier 25 février 32 mars 28 avril 40 mai 52 juin 38


38

52

40

2832

25

0

10

20

30

40

50

60

janvier février mars avril mai juin

les étiquettes (ou libellés) permettent de présenter les valeurs

les tailles des tubes (ou colonnes) mettent bien en évidence les relations entre les différentes valeurs

le quadrillage (grille) sobre mais présent fournit les repères visuels

figure 18 le tableau est moins lisible que le graphique (diagramme)

figure 18


Choix du graphique approprié

Il existe de nombreux types de graphiques. Certains conviennent bien à la présentation claire de certaines réalités numériques, d’autres beaucoup moins.1

Simplicité et lisibilité

Comme pour les visuels de textes, les visuels de graphiques et de diagrammes doivent respecter les règles de simplicité et de lisibilité précitées.

Ainsi, par exemple, dans une présentation, les graphiques circulaires ne devraient pas contenir plus de six secteurs. Si votre graphique circulaire contient quelques secteurs étendus et plusieurs petits, réunissez les petits secteurs dans un grand que vous nommerez « Autres » ou « Divers ». Un autre graphique peut alors détailler ces divers.

Évitez aussi les diagrammes à barres ou en bâtons qui contiennent tant de rectangles qu'il est difficile d'isoler l'information la plus importante et d'établir des comparaisons.

Amélioration des graphiques et des diagrammes

Pour améliorer la typographie de votre diagramme, vous pouvez

choisir une police de caractères différente et augmenter la taille des caractères des

étiquettes ;

composer en plus gros caractères les légendes des axes des X et/ou des Y ;

utiliser des caractères de plus grande taille pour la légende et ajouter un fond à celle-ci.

Mise en page des éléments visuels

La plupart des diagrammes exigent des fonds quadrillés des traits bien visibles qui servent de points de repère aux lecteurs. Selon les logiciels, on les appelle « grille », ou « quadrillage ». Veillez à ce qu’il s’agisse de traits bien visibles. (voyez les diagrammes proposés en figures 6,7, et 18)


1 nous vous renvoyons au module « Graphe de données » qui analyse les différents types de graphiques et leurs fonctions optimales


Les rangées ainsi que les colonnes du graphique fournissent un guide à votre auditoire et aident les gens à établir un lien entre le symbole des données et la valeur de référence.

Un trop grand nombre de traits produit un effet désordonné inutile. Assurez-vous d'utiliser le nombre de traits nécessaire (suffisamment … mais pas trop) pour donner des points de repère pertinents à votre auditoire.

1er Trim 2e Trim 3e Trim 4e Trim0

20

40

60

80

100

Nord Sud Est Ouest

figure 19

Utilisez donc des fonds quadrillés ou des traits bien visibles. Recourez à des flèches si nécessaire. Une option permet toujours l’ajout d’étiquettes. Les outils de dessin et de zones de texte permettent la mise en évidence d’éléments spécifiques.



Notes du conférencier

Les notes du conférencier contiennent des informations que ne fournissent pas les diapositives ou les transparents.

De telles notes1 vous aident à préparer votre présentation et à concentrer votre attention sur l'auditoire. Elles constituent un aide-mémoire utile, susceptible de vous mettre en confiance. Vous ne risquez pas d’oublier des éléments importants, et vous ne craignez pas « le trou » de mémoire.

Une page de notes peut contenir la reproduction miniature d'une diapositive ou d'un transparent et les points importants de votre présentation.

Utilisez des caractères de grande taille pour vos notes : vous pouvez ainsi les lire très facilement. Dans ces notes, mettez tout ce qui est nécessaire pour maintenir le rythme de votre présentation. Mettez-y également des détails qui ne figurent pas sur la diapositive ou le transparent, comme la bibliographie. Ces données pourront être utiles lors de la séance éventuelle de questions.

Notes de l'auditoire La plupart des logiciels de présentation peuvent produire une documentation destinée à l'auditoire2, qui contient des représentations réduites des diapositives ou des transparents.

Cette documentation peut contenir deux, trois, quatre ou six réductions, appelées parfois « tuiles » par page.

Vous pouvez modifier la présentation de cette documentation en changeant l'emplacement des tuiles et en ajoutant le titre de la présentation en gros caractères en haut de chacune des pages, suivi de la date en caractères plus petits. Vous pouvez tracer des filets sous le titre ou encore l'encadrer. Vous pouvez aussi ajouter le numéro de la page au bas de chacune des pages.

1 Un exemple de ce type de note du conférencier figure en annexe 3. 2 Un exemple de ce type de note de l’auditoire figure en annexe 4.



Résumé partiel des principes de base relatifs aux visuels une seule idée par visuel,

un nombre d’éléments limités : de 5 à 7,

beaucoup de graphisme : diagrammes, schémas, dessins, photos,

le moins de texte possible,

des mots simples, connus, des phrases courtes,

une seule police de caractères sobre, sans empattement, de grande taille (jamais sous 20 points),

des nombres simples, arrondis,

un contraste fond - forme important

une cohérence dans tous les éléments utilisés (polices, couleurs, fonds, ….) de manière à constituer le fil rouge de la présentation,

une mise en page aérée,

une présentation modulaire.

En guise de check-up complémentaire : répondez à ces 8 questions 1. Toutes les diapositives, transparents ou écrans de votre présentation sont-ils conçus avec

un fond de même couleur, la même typographie, les mêmes bordures et les mêmes éléments répétitifs ?

2. Avez-vous fait ressortir des contrastes entre les titres et le texte des diapositives ?

3. Avez-vous utilisé des modules pour présenter graduellement l'information ?

4. Avez-vous choisi le graphique ou le diagramme approprié pour illustrer votre explication ?

5. Avez-vous modifié les caractères des légendes des graphiques et des diagrammes afin que l'information soit lisible ?

6. Avez-vous utilisé, pour vos diagrammes, des fonds quadrillés et des traits épais pour fournir des points de repère à l'auditoire ?

7. Pouvez-vous lire vos notes de conférencier à distance, d'un coup d’œil ?

8. Avez-vous conçu la documentation qui sera distribuée à l'auditoire, en y prévoyant le titre de la présentation, la date, le logo et les éléments graphiques appropriés ?



Annexe 1 Les polices de caractères

Une police se compose de tous les caractères d'un même modèle ; autrement dit, il s'agit d'un jeu complet de toutes les lettres de l'alphabet, de chiffres et de symboles, comme le montre l'illustration ci-après.

les majuscules sont moins lisibles. Limiter le nombre de mots en majuscules. Jamais plus d’une ligne de texte.

abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 1234567890 !@#$%&*()>< : ; ?

Police Rockwell

On s’accorde à considérer 3 groupes de polices : sérif, sans sérif et script.

figure 20

Sans Sérif signifie sans empattement. La ligne sobre de ces polices les rend idéales pour les titres et autres gros textes qui doivent attirer l'attention du lecteur. Aussi pour les présentations.

figure 22

figure 21

Ces polices de caractères ressemblent à l'écriture manuelle. Les lettres donnent visuellement sinon physiquement l'impression d'être jointes. Ces polices sont surtout utiles dans les invitations à des cérémonies ou à des occasions solennelles. Peu lisibles, elles conviennent moins pour les présentations.

Les sérifs ou empattements consistent en de petits traits qui dépassent des extrémités supérieure et inférieure des caractères et invitent l'œil à se déplacer de lettre en lettre. Cette qualité rend les caractères Sérif merveilleusement lisibles et parfaitement adaptés aux gros volumes de texte. Les polices sérif sont souvent classées en trois catégories : - à l'ancienne mode, - de transition, et - moderne ; les sérifs peuvent être épais ou fins comme un cheveu, pointus, cunéiformes ou plats.



Que contient une lettre ?

figure 23

À propos de la taille des polices Quand il s’agit de documents constituant un syllabus ou un livre, on s’accorde à estimer que l'ensemble du corps du texte doit être composé avec la même taille de police. Généralement, on utilise une taille comprise entre 10 et 12 points, car les caractères de taille inférieure sont plus difficiles à lire …

Titre : la taille sera de 44 points

• 1er niveau d’énumération : 32 points– 2ème niveau d’énumération : 28 points

• 3ème niveau d’énumération : 24 points– 4ème niveau et suivants : 20 points

» 5ème niveau et suivants : on ne descend pas sous les20 points

sentation

figure 24

… les règles sont différentes quand on destineun texte à une pré



Annexe 2 Les mises en pages automatiques des programmes de Pré.A.O.

POWERPOINT parle de mise en page automatique, figure 25

figure 26

alors que PRESENTATIONS utilise le concept de « modèle »



Annexe 3 Les notes du conférencier Diapositive 2

le local doit être adapté à la présentation

occultation suffisantehauteur sous-plafond suffisanteprésence d’un dispositif de projection et d’un écran de taille suffisantepublic placé de manière à voir correctement l’écran environnement confortable (bruit, chaleur …)

le local doit être adapté à la présentation

occultation suffisantehauteur sous-plafond suffisanteprésence d’un dispositif de projection et d’un écran de taille suffisantepublic placé de manière à voir correctement l’écran environnement confortable (bruit, chaleur …)

figure 27

Allumer et lever les stores pour éclairer violemment l’écran Faire prendre conscience de la faible hauteur sous-plafond du local mais en relation avec la faible profondeur de la pièce Évoquer les mesures minimales et maximales des distances entre écran et d’une part première rangée d’auditeurs et d’autre part dernière rangée … Se placer devant un apprenant pour lui masquer la vue (faire prendre conscience de l’importance du positionnement des utilisateurs)

Cette page peut évidemment être imprimée. Notez la taille des polices du texte destiné au conférencier : les éléments clés qu’il doit évoquer sont perceptibles d’un coup d’œil…

…




Annexe 4 Les notes du participant Diapositive 4

les polices de caractères sont peu nombreuses

Glowworm tahoma times ALGÉRIAN coronet calisto gloudyjokerman ...

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

Diapositive 5 les diapositives sont vivantes,

utiliser des animations dans le texte, en estompant ou nonutiliser des photos, des dessins, des animations … si cela se justifie – en fonction des objectifs– si l’on veut créer des effets

MAIS ATTENTION aux effets indésirables induits, provoquant par exemple la distraction ...

Trop spectaculaires ??

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

Diapositive 6 Veiller à la cohérence dans la dia

les couleurs doivent s’harmoniser avec le message à faire passer…les polices de caractères ne doivent pas être multipliées…tahoma timesALGÉRIAN coronet calisto ...

les images ...(graphiques, dessins …) doivent être signifiants

les images ...(graphiques, dessins …) doivent être signifiants

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

___________________________________

On a choisi ici une impression de 3 dia par page, en prévoyant des lignes vierges à côté de chacune d’entre elle, de manière à ce que les utilisateurs puissent y écrire leur notes

figure 28

notez que l’on peut modifier sans problème la mise en page des tableaux contenant les diapositives ainsi regroupées (dans Word comme dans WP)


Pour réaliser ces notes (du conférencier comme du participant…) il faut dans PRESENTATION comme dans POWERPOINT, demander d’envoyer ce diaporama vers WP ou WORD 2000. Quand, dans COREL PRESENTATION, on demande Fichier Envoyer vers WP, on obtient la boîte de dialogue ci-après.


La démarche est semblable dans WORD (ici version 2000) et permet de choisir une des options évoquées ci-dessous

figure 30

figure 29


Annexe 5 : la notion d’animation dans une dia (=présentation modulaire)


notion d’animation en COREL PRESENTATIONS

notion d’animation en POWERPOINT

figure 31

figure 32


Annexe 6

EXEMPLE DE GABARIT DE LISIBILITÉ

figure 33

À ne pas utiliser comme tel : en effet, la taille de l’image a été sensiblement réduite pour tenir sur cette page. Pour utiliser valablement ce gabarit, il faut l’agrandir au format d’un A4.



Annexe 6

Quelques adresses interessantes sur internet

1. Pour une approche vraiment professionnelle, Crystal Graphics (http://www.crystalgraphics.com/weblink.3d_sensations.main.html) propose des dizaines d’extensions qui apporteront un plus à vos présentations: transitions et efspectaculaires, animations, etc. Tous ces effets peuvent être prévisualisés sur le site et vous pouvez télécharger diverses versions, pour un prix relativement élevé, (25 $), mais le résultat est impressionnant.

fets 3D

2. Quelques adresses à tester :

http://teleeducation.nb.ca/ti/module5/powerpoint/

http://www.er.uqam.ca/merlin/xw999998/fr/fconseilp.htm

http://teleeducation.nb.ca/ti/module5/powerpoint/lecon4/lec4_2.html

http://www.123training.com/francais/demo/enregistrer.asp

http://www.memoclic.com/data/powerpoint/index.php

http://www.actden.com/pp/

http://www.presentations.com/presentations/magazine/index.jsp



http://www.crystalgraphics.com/weblink.3d_sensations.main.html

http://teleeducation.nb.ca/ti/module5/powerpoint/

http://www.er.uqam.ca/merlin/xw999998/fr/fconseilp.htm

http://teleeducation.nb.ca/ti/module5/powerpoint/lecon4/lec4_2.html

http://www.123training.com/francais/demo/enregistrer.asp

http://www.memoclic.com/data/powerpoint/index.php

http://www.actden.com/pp/

http://www.presentations.com/presentations/magazine/index.jsp

Quelques références

1. Dans ma synthèse, je reprends, de manière parfois textuelle, des extraits de l’ouvrage « Mise en page et conception graphique » de Roger C.PARKER et Lise THÉRIEN dont je vous recommande la lecture complète si vous vous intéressez à d’autres aspects de la mise en page, notamment de syllabus. Éditions SYBEX / Upgrade – Les Éditions REYNALD GOULET 1991.

2. J’y résume aussi une partie de l’ouvrage de Jean-Pierre ANCIAUX : « La Présentation orale et ses supports visuels » dans la série « Les règles d’or de la communication » des Éditions d’Organisation, Paris, 1992.

Ici aussi, je vous recommande la lecture complète de ce livre, centré davantage encore sur l’aspect « présentation ».

3. Divers conseils sont extraits de l’ouvrage « Enseigner avec l’audio-visuel » des Éditions d’Organisation, Paris, 1992, de Jean-Loup BOURISSOUX et Patrice PELPEL

4. Microsoft. « Compagnon de Microsoft Publisher 97 » 1998

5. Jan V. White, R.R. Bowker « Designing for Magazines: Common Problems, Realistic Solutions » n.d.

6. Robert Bringhurst : « The Elements of Typographie Style » Hartley & Marks Publishers, Inc. n.d.

7. Astuces et Conseils Internet, n°1, Avril 2000. Editions Indicator, Tiensesteenweg 296, 3000 LEUVEN

8. WYNANTS P., HOEBEKE P. , DEBRUE A. et VANDENBERGHE C. Formateurs à l’IFA. Extraits de cours donnés à l’occasion des formations de formateurs. 2000-2002

Remarque importante Pour quelques paragraphes de ce travail, j’ai scanné des extraits des ouvrages que j’ai consultés, je les ai restructurés, intégrés, et actualisés eu égard à l’évolution rapide des techniques utilisées dans les présentations. J’ai chaque fois cité les références. Ces notes seront revues régulièrement : vos critiques, bienvenues, contribueront à leur amélioration. D’avance, je vous en suis reconnaissant.



Documents

Améliorer la présentation orale assistée de supports visuelsusers.skynet.be/abel.debrue/textes/ppt-pps/cons-pre.pdf · • distinguer diaporama séquentiel et diaporama à branchements,