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    ANIMER

    UNE

    REUNION

    Source: http://www.animerunereunion.com/index.htm

    Une réunion?

    Pour quoi

    faire?

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    Pourquoi une réunion ? C’est la première question à se poser 

    #a réunion n’est pas forcément utile :

    $nnule%-la &

    'ravo vous vene% de gagner du temps &

    #a réunion sem!le utile :érifier l’utilité en se posant ( questionset en y apportant des réponsesprécises :

    ). En quoi cette réunion est utile*

    +. u’est ce que ’en attends *(. u’est-ce que le groupe attend

    de la réunion*

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    Une opportunité qui a besoin de règles pour gagner du tempse réunir permet :

    )/de profiter de la vision de chacun et d’élargir lavision de tous

    +/de partager une vision commune et0ou desproets communs

    (/d12tre plus perspicace et plus intelligent 3l’unionfait la force/

    4larifier les r"gles permet d1éviter:

    5/les luttes d1influence

    6/les conflits

    7/les proc"s d’intention

    8/les prises de pouvoir

    9/la dispersion, les retraits, les apartés, les passestemps.

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    Une opportunité qui a besoin de règlespour gagner du temps

    Préparer sa réunion c’est Préparerson TOP :• le Th"me• l1O!ectif•le Plan

    Et répondre aux questionssuivantes :

    $vec quels participants *et pourquoi *; et quand va-t-elle avoir lieu *

    http://www.animerunereunion.com/preparation_top.htmhttp://www.animerunereunion.com/preparation_top.htm

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    Un nombre judicieux de participants «dernier C! " !l faut sa#oir s’entourer 

    oti!ation et efficacité :

    #a motivation est favorisée lorsque chacun saitce qu1il doit faire, chacun à un r

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    Un nombre judicieux de participants «dernier C! " !l faut sa#oir s’entourer 

    In!iter des participants # dernier$%I#:

    - 4hoisir les participants $ompétentspar rapport au suet

    - 4hoisir les participants% esponsa!les par rapport au suet

    -

    4hoisir les participants Intéresséspar rapport au suet et les engagerà préparer la réunion. 

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    $’animateur a un r%le particulier à jouer 

    Les fonctions de &'animateur:

    • #’animateur doit diriger vers la production etpeut y participer.

    • #>animateur doit faciliter les échanges.

    •#1animateur doit réguler les interactions.

    •#1animateur doit éviter les conflits.

    •#1animateur doit créer les conditions de

    la réalisation de l1o!ectif.

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    $’animateur a un r%le particulierà jouer  

    L’animateur doit:atteindre l1o!ectif fixé de la

    réunionappliquer les outils appropriéso!tenir le consensus dugroupe

    éta!lir un plan d1actionsfaciliter la communicationentre les participants

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    & st'les de participants?ne réunion rassem!le avant de les @ ré-unir A trois

    groupes d’individus :

    #es "adauds venus là par hasard d’une rencontre ouparce qu’ils ont du temps et de la @ !onne A volonté.En général ils n’ont pas lu la convocation, n’ont rien

    préparé et sont là sans 2tre impliqués.

    #es spectateurs ont lu la convocation, sont ponctuelset attendent d’2tre guidés par l’animateur : comme

    au spectacle

    #es participants  ont lu la convocation, sontponctuels, ont préparé la réunion, sont pr2ts àl’échange et à apporter leur contri!ution pour faire

    avancer la réunion.

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    & st'les de participants

    Conseil ( 

    le r

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    $es fonctions du groupe

    Le groupe a deu fonctions :

    une fonction de production, cettefonction est centrée sur la tBche3o!ectif/ de la réunion.

    #’animateur doit diriger vers laproduction et peut y participer.

    une fonction relationnelle :l’interaction entre les individus.#>animateur doit faciliter laparticipation de tous et l’animateur

    doit réguler les interactions

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    )e préparer c’est se donner lesmo'ens de réussir 

    oti!ation et efficacité:#a motivation vient du fait que chacun saitpourquoi il est là, et ce qu’il va tirer de la

    réunion.

    ?n Ch"me qui cadre la réunion

    ?n !ectif pour cette réunion

    ?n Plan de la réunion 

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    )e préparer c’est se donner lesmo'ens de réussir 

    Préparer son TOPDixer le cadre et Th"me : de quoi allons-nous parler *Dixer l’ O!ectif: uel !ut doit attendre legroupe *

    Dixer un Plan de la réunion 3organisation,calendrier minutage, outils utilisés/ : #ecadre et les r"gles.

    Préparer sa con!ocation :4ommuniquer le CP aux participants, avecle lieu et l’heure de la réunion. emander-leur de préparer cette réunion.

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    $’installation des participants( grands types de disposition :

    $&asse d’éco&e :ous l’autorité de l’animateur ou du formateurF

    )n rond ou carré: Cous égaux, cette disposition facilite l’échange

    *ace + face :isposition de négociation, les deux clan se font facechacun a son @ porte-parole A

    )n , :4ette disposition com!ine, la place prépondérante del’animateur et des supports visuels avec la possi!ilité

    d’échanges des participants.

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    $e lancement de la réunion

    #e lancement de la réunion remplit trois

    fonctions:

    une fonction humaine : il s’agit de constituer,souder le groupe au delà des individus qui lecomposent.

    une fonction d’organisation : l’animateur

    doit annoncer l’o!ectif de la réunion et le r

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    $e lancement de la réunion

    #e lancement de la réunion doit se

    réaliser de trois mani"res :)tre rapide : l’animateur doitrappeler les r"gles du eu et l’o!ectifde la réunion pratiquement tout de

    suite apr"s s’2tre présenté.)tre c&air : l’animateur doit clarifieravec des mots simples l’o!ectif et lacontri!ution de chacun.

    )tre structurée : l’animateur doitannoncer dans cet ordre : le th"me,l’o!ectif et la contri!ution attenduede chacun des participants.

    é

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    )tructurer le temps de la réunion

    Gl existe six mani"res de structurer le temps de la réunion

    pour optimiser cette ressource stratégique :

    4inq allocations de temps sont contre-productives :

    Le retrait des participants, lorsque ceux-ci font, pensent ou

    réfléchissent à autre chose que le th"me de travail commun,

    Les ritue&s sociau comme les pauses café longues en dé!utde réunion ou les présentations qui n’en finissent pas..

    Les proc-s d’intentions existent lorsque deux ou plusieursparticipants utilisent à tort la réunion comme tri!une ouchamp clos de leur col"re, de leur mal-2tre ou de leursr"glements de compte .

    )t t l t d l é i

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    )tructurer le temps de la réunion

    L’intimité trouve son expression dans desconversations @ privées A entre deux participants assisc

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    )tructurer le temps de la

    réunion4onseil :

    Pri!i&égie/ &’acti!ité0 &apoursuite de &’o"1ectif :

    ous 2tes là pour cela &Iarder sous les yeux de tous

    le CP

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    *ixer le cadre?n groupe fonctionne dans un cadre qui lui apporte,confort, sécurité et optimise la contri!ution de chacun.

    #es trois éléments constitutifs du cadre sont lessuivants :

    ,n o"1ectif commun, affiché, accepté, adapté 3 lestrois $/ par le groupe

    ,ne méthode de tra!ai& : les participants ont !esoinde savoir, tout de suite, comment l’animateur va faireet quelle contri!ution concr"te il attend d’eux

    ,n r2&e : les personnes invitées veulent connaJtreprécisément leur contri!ution.

    K0K

    *i l d

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    *ixer le cadre

    Conseil ( 

    4larifie% de mani"re explicite et

    concr"te le r

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    épondre aux questions

    ?n animateur face0avec un groupe est conduit àrépondre à des questions.

    ?ne question prouve l’intér2t de votre interlocuteur.Pense% à ceux qui n’en posent amaisK

    ?ne question est touours un appui parce qu’elle crée defait une relation entre le participant et l’animateur.

    ?ne question présente un autre point de vue respecta!leet source d’échanges, ce qui est parfois difficile àaccepter pour l’animateur surtout lorsque l’interlocuteurémet ou propose un autre point de vue.

    é d ti

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    épondre aux questions#es trois mani"res les plus simples et les plusefficaces de répondre à toute question m2me laplus agressive, désta!ilisatrice, insidieuse sont lessuivantes :

    ). ites à votre interlocuteur : @ ous ave% raison &A 4ette affirmation magique le rassure, vousrassure, reconnaJt la légitimité de son opinion et

    vous permet de diminuer la pression d’eneu etle stress &&

    +.Prene% appui sur la question elle m2me : vousave% la réponse : donne%-la &

    (.Prene% appui sur le groupe lorsque vous n’ave%pas la réponse : demande% la & à votreinterlocuteur lui-m2me ou mieux au groupe & ?neréunion sert à trouver des réponses à des

    questions à plusieurs &

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