4
Annexe 18 : Grille d’évaluation trimestrielle de la performance du BDS Grille d’Evaluation trimestrielle de la Performance du Bureau du District de Santé Activités Indicateurs et Critères d’évaluation Indication pour la cotation Max de points Points obtenus 1 Evaluation de l’exécution du Plan d’Action Annuel du district de santé (1) Existence du Plan d’Action annuel du district de santé intégré validé(par le BPS) et transmis au BPS au cours du 1 er mois de l’année, avec accusé de réception (2) Rapport d’évaluation trimestrielle de l’exécution du plan d’action annuel, comprenant : Activités planifiées, niveau de réalisation et observations Tous les critères remplis =10 Si un critère manque=0 10 2 Réunion trimestrielle de coordination des différentes interventions du secteur santé dans le district de santé Au moins un procès verbal d’une réunion de coordination par trimestre validé et classé : (1) ordre du jour détaillé (2) suivi des recommandations de la dernière réunion (3) recommandations de la réunion avec responsable du suivi et délais d’exécution (4) Liste de présence signée Tous les critères remplis = 10 Si un des 4 critères manque=0 10 3 Assurer l'encadrement de l'élaboration et de l’exécution des plans d'action annuel des CDS (1) Disponibilité au niveau du BDS des copies des plans d’action pour toutes les FOSA du district (2) Rapports de supervision des FOSA indiquant notamment l’état des lieux dans l’exécution des plans d’actions Tous les critères remplis = 10 Si un des 2 critères manque=0 10 4 Assurer l’encadrement de l’élaboration et de l’exécution des plans d’action trimestriel des FOSA (1) Disponibilité au niveau du BDS des copies des plans d’action trimestriel approuvés de toutes les FOSA du district (2) Rapports de supervision des FOSA indiquant notamment l’état des lieux dans l’exécution des plans trimestriels Tous les critères remplis = 20 Si un des 2 critères manque=0 20 5 Participation à l’Evaluation de la qualité et assurer la Supervision technique des CDS (1) Disponibilité du Plan (Calendrier) trimestriel de supervision technique des FOSA du district basé sur les besoins de supervision identifiés lors des évaluations FBP (2) Rapports de supervisions (au moins une supervision intégrée par trimestre par FOSA) avec au moins les éléments suivants : (a) le thème et le motif de supervision (b) description du déroulement de la supervision (c) les problèmes identifiés (d) les recommandations formulées (e) suivi des recommandations précédentes Tous les critères remplis pour 1 rapport = Si un des 5 critères manque pour 1 rapport =0 15

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Annexe 18 : Grille d’évaluation trimestrielle de la performance du BDS

Grille d’Evaluation trimestrielle de la Performance du Bureau du District de Santé

Activités Indicateurs et Critères d’évaluation Indication pour la

cotation

Max de

points

Points

obtenus

1 Evaluation de

l’exécution du Plan

d’Action Annuel du

district de santé

(1) Existence du Plan d’Action annuel du

district de santé intégré validé(par le

BPS) et transmis au BPS au cours du 1er

mois de l’année, avec accusé de

réception

(2) Rapport d’évaluation trimestrielle de

l’exécution du plan d’action annuel,

comprenant : Activités planifiées, niveau

de réalisation et observations

Tous les critères

remplis =10

Si un critère

manque=0

10

2 Réunion trimestrielle de

coordination des

différentes interventions

du secteur santé dans le

district de santé

Au moins un procès verbal d’une réunion de

coordination par trimestre validé et classé :

(1) ordre du jour détaillé

(2) suivi des recommandations de la

dernière réunion

(3) recommandations de la réunion avec

responsable du suivi et délais

d’exécution

(4) Liste de présence signée

Tous les critères

remplis = 10

Si un des 4 critères

manque=0

10

3 Assurer l'encadrement de

l'élaboration et de

l’exécution des plans

d'action annuel des CDS

(1) Disponibilité au niveau du BDS des

copies des plans d’action pour toutes les

FOSA du district

(2) Rapports de supervision des FOSA

indiquant notamment l’état des lieux

dans l’exécution des plans d’actions

Tous les critères

remplis = 10

Si un des 2 critères

manque=0

10

4 Assurer l’encadrement

de l’élaboration et de

l’exécution des plans

d’action trimestriel des

FOSA

(1) (1) Disponibilité au niveau du

(2) BDS des copies des plans

(3) d’action trimestriel

(4) approuvés de toutes les

(5) FOSA du district

(6) (2) Rapports de supervision des

(7) FOSA indiquant notamment

(8) l’état des lieux dans

(9) l’exécution des plans

trimestriels

Tous les critères

remplis = 20

Si un des 2 critères

manque=0

20

5 Participation à

l’Evaluation de la qualité

et assurer la Supervision

technique des CDS

(1) Disponibilité du Plan (Calendrier)

trimestriel de supervision technique des

FOSA du district basé sur les besoins de

supervision identifiés lors des

évaluations FBP

(2) Rapports de supervisions (au moins une

supervision intégrée par trimestre par

FOSA) avec au moins les éléments

suivants :

(a) le thème et le motif de supervision

(b) description du déroulement de la

supervision

(c) les problèmes identifiés

(d) les recommandations formulées

(e) suivi des recommandations

précédentes

Tous les critères

remplis pour 1

rapport =

Si un des 5 critères

manque pour 1

rapport =0

15

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6 Assurer la disponibilité

et la gestion rationnelle

des ME et consommables

dans la pharmacie du

BDS

(1) Fiches de stock des médicaments et

consommables correctement remplis

selon les normes

(2) Absence de péremption ni de rupture

de stocks pour les médicaments

traceurs au cours du trimestre évalué et

au moment de l’évaluation

Tous les 2 critères

remplis

=15

Un des 2 critères

manque=0

15

7 Complétude et

promptitude des données

du SIS des FOSA du

district de santé

Transmission des rapports mensuels SIS à

l’EPISTAT et au BPS

(1) 100% de complétude des données

(2) Transmission des rapports SIS au

plus tard le 10ème

jour du mois

suivant

Tous les critères

remplis pour 1 mois

=10

Si un des 2 critères

manque pour 1 mois

=0

10

6 Tenue de la réunion

mensuelle d'analyse des

données SIS (CDS et

HD)

Rapport d'analyse mensuelle des données

SIS (CDS et HD) comprenant :

(1) la date, les heures de début et de fin

de la réunion

(2) l'agenda ou ordre du jour

(3) La liste de présence des

participants signée

(4) bilan des recommandations ou

actions de la réunion précédente

(5) résultats d’analyse sous forme de

graphiques avec commentaires, au

moins pour 5 indicateurs jugés

prioritaires

(6) Signature du président et du

rapporteur de la réunion.

Tous les critères

remplis =10

Un des critères

manque=0

10

Gestion financière et

comptable correcte du

district et de la

pharmacie de district

selon les normes et les

bonnes pratiques

(1) Le nombre de comptes bancaires est

inférieur à cinq (BRB + fonctionnement

+ pharmacie + compte facultatif

supplémentaire)

(2) Les livres de banque sont complets et à

jour

(3) Les livres de caisse (une caisse par

compte) sont complets et à jour

(4) Les dépenses donnent lieu à un

document d’autorisation de dépense

(5) Les recettes donnent lieu à un document

d’enregistrement de recette

(6) Le rapprochement bancaire mensuel est

effectué

(7) Le classement des pièces comptables est

correct (numérotation en continu +

classement chronologique)

(8) Le suivi de la caisse (inventaire de

caisse) est au moins mensuel [procès

verbal signé]

(9) Le DS et la pharmacie de district

disposent d’un fichier de suivi des dettes

(10) L’hôpital et la pharmacie de district

disposent d’un fichier de suivi des

créances

(11) Le DS et la pharmacie de district

disposent d’un manuel des procédures

Tous les critères

remplis=11

1 point par critère

11

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financières et comptables (ou de

directives équivalentes)

Budget et exécution du

budget

La gestion budgétaire repose sur :

(1) Un budget réaliste établi en fonction des

ressources disponibles et en

concordance parfaite avec le PAA

(2) Des fiches de suivi de l’exécution du

budget, pour les recettes comme pour

les dépenses, rubrique budgétaire par

rubrique budgétaire

Tous les critèrers

remplis= 5

1 critère manque=0

5

Gestion du charroi La gestion des véhicules est assurée, c’est-

à-dire qu’il existe :

(1) un règlement précisant les

responsabilités (tâches) et les règles

dans l’utilisation du charroi de l’hôpital

(2) un dossier par véhicule (y compris les

motos) reprenant les fiches de suivi de

la maintenance (cf. documents de la

DGR)

(3) une synthèse mensuelle des carnets de

bord des véhicules (y compris les

motos) reprenant au moins leur

utilisation, leur kilométrage et leur

consommation de carburant mois par

mois

Tous les critères

remplis=5

1 critère manque=0

5

Gestion des

investissements

Un tableau des investissements

(immobilisations) existe et est à jour, avec

les apports de l’Etat et des partenaires

Tous les critères

remplis=5

1 critère manque=0

5

Maintenance Le DS dispose d’un plan annuel de

maintenance précisant les activités de

maintenance à effectuer pour les bâtiments,

le matériel, l’équipement et les personnes

internes ou externes (contrats de

maintenance) responsables

Tous les critères

remplis=5

1 critère manque=0

5

Gestion de l’équipe cadre

de district (ECD)

Au moins deux réunions de l’équipe du BPS

par mois avec un PV validé et classé

contenant :

(1)ordre du jour détaillé

(2)suivi des recommandations de la dernière

réunion

(3) recommandations de la réunion avec

responsable du suivi et délais d’exécution

(4) Liste de présence signée

Tous les critères

remplis=10

1 critère manque=0

5

Formation prioritaire des

agents de santé

Nombre d’agents de santé formés selon le

programme de formation prioritaire défini

dans la planification annuelle

5 5

Production et tenue à

jour de l’inventaire des

Ressources Humaines du

DS

Existence de l’inventaire trimestriel des

Ressources humaines

5

5

Liaison des primes au

personnel aux

Les primes individuelles sont attribuées

selon un « contrat interne »

5

5

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performances

individuelles

TOTAL 155

Performance

globale

%

Fait à ……………………. le……………………

Equipe d’évaluateurs (Noms et Signature)

(1)

(2)

(3)

Pour le BDS (Noms, Fonction, Signature, cachet)