ANNEXES

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 1

Les axes TI permettent d’aligner les projets selon les objectifs stratégiques de l’UdeM

Contexte et diagnostic • Les raisons, constats et objectifs d’affaires justifiant l’axe TI

Objectifs • Les objectifs que vise à réaliser l’axe TI. • Ils servent de critères afin de déterminer quels sont les

types de projets qui seront considérés par le comité directeur TI.

Bénéfices • Les bénéfices liés à la mise en place de l’axe TI

Les axes TI regroupent les projets (ou programmes) • Les comités directeurs définissent les axes TI dans leur domaine de solutions

supportant les objectifs stratégiques • Les axes TI sont revus dans le cadre du processus de planification annuelle

• Chaque axe est associé à un seul comité directeur TI

• Un projet/programme fait partie de 1 axe.

• Entre 1-3 axes par comité directeur Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 2

Les axes TI selon les CDTI

CDTI – Solutions techno-pédagogiques

CDTI – Solutions de soutien à la recherche

CDTI – Solutions administratives et gestion des études

CDTI – Solutions de gestion des infrastructure et du campus

*Les axes suivants ont été repris des travaux de KPMG afin de faciliter le démarrage de la gouvernance TI (détails en annexe)

-1- Solutions techno-

pédagogiques Consolider les solutions

technologiques pédagogiques autour de la fondation StudiUM

-3- Intégration des données

Améliorer la gestion et l’intégration des données,

prioritairement les personnes/étudiants, afin

d’assurer une vue cohérente et complète des données

-4- Piliers applicatifs

Privilégier les piliers applicatifs (PGI/Synchro) en place à

l’UdeM dans la sélection et l’implantation de nouvelles

solutions

-5- Portail d’entreprise

Poursuivre la stratégie de déploiement de portail en mettant l’emphase sur les

portails étudiants et employés

-6- Collaboration

Favoriser la collaboration dans les fonctions administratives,

en lien avec la gestion documentaire, pour remplacer les solutions désuètes en place

-2- Solutions techno-recherche

Améliorer le support à la fonction Recherche par une

infrastructure partagée pour les données de leurs projets

-7- Sécurité de l’information

Diminuer les risques institutionnels en étendant la sécurité de l’information et en l’appliquant de façon uniforme

à l’ensemble des unités et Facultés

-8- Modernisation des

technologies Éliminer les risques reliés à l’utilisation de technologies

désuètes

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 3

Principes directeurs de la gouvernance TI UdeM

Aligner les initiatives TI avec les priorités stratégiques institutionnelles 1

Disposer d’une vue d’ensemble des initiatives et des actifs TI de l’Université 2

Faciliter le partage des solutions entre les unités

3

4

Accentuer les investissements TI sur les initiatives TI porteuses de valeur pour l’ensemble de l’Université

5

Assurer des services TI institutionnels et d’accompagnement uniformes pour l’ensemble des unités 6

Aligner les actifs et les ressources TI sur des standards reconnus (technologiques, processus, compétences)

7

Dissocier la propriété de l’actif informatique de la responsabilité de livraison et de support post-implantation

8

Calibrer les décisions, initiatives et services TI en fonction des capacités budgétaires de l’Université 9

Optimiser les coûts globaux et l’utilisation de toutes les ressources TI de la fonction TI de l’Université

Encourager le développement de l’innovation technologique au sein des unités

10

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 4

Exemple d’un quadrant de priorisation des initiatives

RISQUE

VISI

ON

(APP

ORT

)

FAIBLE ÉLEVÉ

FAIB

LE

ÉLEV

É

Initiative 5

Initiative 3

Initiative 7

Initiative 4

Initiative 6

Initiative 1

Initiative 2

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 5

1) Solutions techno-pédagogiques Consolider les solutions technologiques pédagogiques autour de la fondation StudiUM

Contexte et diagnostic • Grand nombre de technologies diverses impliquées dans l’enseignement • Croissance des apprentissage en ligne • L’évolution des solutions nuages (Cloud) appliquées à l’enseignement peut

enrichir et étendre l’offre de l’environnement d’apprentissage StudiUM. EPA, Social learning,

• Poursuivre la standardisation de StudiUM pour qu’il devienne la plateforme unique pour tous les types d’enseignement

• en classe, virtuel, non créditée • Actualiser la vision ENA/EPA de l’UdeM établie en 2008

• Étendre les fonctions ENA/StudiUM en déployant des outils complémentaires intégrés avec StudiUM

• Web conférence, captation, gestion et diffusion multimédia

• Faire évoluer les technologies en classe • Standardiser en fonction de critères préétablis (taille, usage) • Support à distance pour les équipements • Maximiser l’utilisation des salles de vidéo-conférences et assurer une

standardisation technologique afin de diminuer les coûts de gestion

Bénéfices • Une expérience d’apprentissage adaptée aux besoins « modernes » • Intégration de l’ensemble des fonctions liées à l’environnement

d’apprentissage, établissant StudiUM comme étant le point d’intégration avec les technologies et fonctions connexes

• Adhésion de la communauté à une solution institutionnelle

1

2

3

StudiUM comme point central de l’ENA - Enseignement en

classe, hybride, à distance

- Formation créditée et non créditée

Une intégration de différentes technologies

4

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 6

2) Solutions techno-recherche Améliorer le support à la fonction Recherche par une infrastructure partagée pour les données de leurs projets

Contexte et diagnostic • La recherche est une importante fonction d’affaires qui a permis à l’UdeM de

bâtir son image de marque. Cette fonction d’affaires se doit d’être supportée plus efficacement par les technologies de l’information

• Il existe peu d’optimisation actuellement dans la gestion de la Recherche et les activités de Recherche

• Fournir de la capacité de traitement centrale aux chercheurs • Créer un « cloud » interne/hybride pour gérer le volume de données de

la recherche (stockage et capacité de traitement) et fournir de la capacité centralement

• Mettre en place un environnement permettant la gestion des données de recherche pour pouvoir éventuellement les partager • Appuyer le CEN dans la numérisation et la diffusion des données

Bénéfices • Réduire les coûts opérationnels en simplifiant la gestion de l’information et en

augmentant la visibilité sur les différentes demandes et les résultats • Diminuer le risque associé à la gestion des données de recherches • Faciliter le travail des chercheurs en leur fournissant des environnements TI

1

2

Un portfolio global pour la recherche

FRSQRegistre

Instituts de recherche (I.R.)

CHUMSte-Justine

Mais-Rosemont

Chercheurs & Professeurs

Étudiants

Libr

e-se

rvic

e

ODS

Recherche, Finances,

Actifs.

Pfo Global Recherche(UdeM + I.R.)

(basé sur PGI et ….)

Gestion Animaux

(TBD)

Agences

Les infos de tous les pgmsde recherche sont saisis dans le Pfo

Incluant celles des instituts

UdeMFinances et actifs

(PGI)

Achats(PGI)

Portail UdeM

Applications analytiques Recherche

(incluant rapports, cubes, tableau de bord)

Dossiers Prof .(TBD)

Workflow de propositions

Comptoir données

Recherche

Transfert automatique

Requêteur

Ad hoc

Administration & Facultés

Intérêts Rech.

Étudiants(TBD)

MELSSIRU

Pré-defini

Métriques partagées

EAI UdeM

Santé

Toutes les recherches

Matériels dangereux SIMDUT

(TBD)

FiinancesI.R.

Gestion des propriétés Intellect.

(TBD)

Applications analytiques Recherches des instituts

(incluant rapports, cubes, tableau de bord)

Person-nalisé

Données de la recherche

Inf ra stockage (Cloud privé)

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 7

3) Intégration des données Améliorer la gestion et l’intégration des données, prioritairement les personnes/étudiants, afin d’assurer une vue cohérente et complète des données

Contexte et diagnostic • Duplication importante et souvent manuelle des données clés, créant une

qualité très variable dans les données, et une vue très fragmentée et partielle de l’information (ex: étudiant).

• Intégrations entre systèmes se font en traitement différé, souvent en mode point-à-point via des copies de fichiers à tous les soirs

• Développer une architecture de données UdeM • Transformer SAD en véritable dépôt de données opérationnelles

• Données provenant de Synchro puis d’autres systèmes • Implanter une plateforme (EAI) permettant de faciliter l’intégration

entre les systèmes en temps réel et de gérer les échanges • Implanter le concept des données maîtresses en priorisant la

centralisation des données Personnes • Sélectionner et implanter une plateforme de gestion des données

maîtresses, supportant la structure d’information de PeopleSoft à l’intérieur du ODS

• Intégrer les systèmes utilisant ces données, en débutant par les personnes/contacts

• Implanter une gouvernance des données ainsi que des outils analysant la qualité des données

Bénéfices • Réduction de la duplication des données et des incohérences dans les

données, augmentation de la qualité de données et donc de la qualité de l’analyse des données

• Permettre une vue bout-en-bout et complète (360) des données • Intégration temps réel entre les systèmes

1

2

3

Gestion des données Diplômés

Environnement de gestion des données

Gestion des données

Ressources Humaines

Gestion des données services aux étudiantesGestion des données étudiantes

SynchroRH

SynchroDossiers étudiants

Admission, etc.

GDI -identités

Relations Diplômés

Donations

Web / Recrutement

SAE

Finances / Bourses

Cepsum

StudiUM

Communications urgences

Carte étudiant

SystèmesÉtudiants Facultés

Formation continue et non

créditée

Résidences

BI - DW

HubContacts / Personnes

SAD

SystèmesDiplômés Facultés

SystèmesRH

Facultés

SystèmesServices aux

Étudiants Facultés

eDocDossiers Étudiants

CRM – Relation étudiantes (et prospects)

PhénixÉtudiants 2e

cycle

Non existant

Assignation des professeurs

Couche d’intégration

EnvironnementODS

Les données maîtresses et des outils d’intégration pour supporter l’intégration des données structurées

4

5

3

2

4

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 8

TechnologiesIntégration

Library

Gestion des données – Environnement Oracle

Solutions spécifiquesAdministration des étudiants

Solution Campus et AdministrationAdministration de l’institution

SAD Entrepôt de données du CampusMDM

Admissions

Aide Financière / comptes étudiants

Conseil académique

Enregistrement et données

étudiantes

Catalogue de cours

Cheminement de l’étudiant

Libre-service

Technologies Oracle

Formation (ELM)Trésorerie -Liquidités

Gestion actifs TI “Real Estate”

Maintenance

Bourses

Financiers

Achat

Budget

RH

Paie StudiUM

Assignation des locaux

Donations Cliniques

CRM Étudiants

Gestion 2e cycle

Formation non créditée

Notation

Bases de données

EAI

Middleware intégration (EAI)

Outils de développement Portail

Technologies MDM

Gestion de qualité données

Solutions campus BI

Technologies BI

…

ETL

Couche de présentationClient Portail/Web Mobile

PiliersFormation(autour de PS)

Technologies MicrosoftOff ice

Windows 7

Exchange / Outlook

Virtualisation

SharePoint

Pilier ENA(autour de Moodle)

Pilier CRM(autour de Microsoft)

Gestion des infos. – Environnement Microsoft

4) Piliers applicatif Privilégier les piliers applicatif (PGI/Synchro) en place à l’UdeM dans la sélection et l’implantation de nouvelles solutions

Contexte et diagnostic • L’UdeM possède un grand nombre de petites applications peu intégrées et de

technologies diverses • Investissement très important dans une solution de gestion intégrée. Suite au

déploiement, pplusieurs besoins non encore répondus devront être adressés. La réutilisation des fondations comme PS devra être faite.

• Définir et privilégier l’utilisation de piliers applicatifs (fondation), consolidant un maximum de processus du domaine d’affaires, et supportés lorsque nécessaires par des solutions connexes

• Renforcer notre connaissance de la solution PeopleSoft pour s’assurer de maximiser son utilisation pour assurer une évolution cohérente

• Assurer une intégration une intégration forte entre les piliers applicatifs et en temps réel avec leurs solutions connexes

• La plateforme d’intégration est nécessaire pour l’ajout de solutions connexes tout en conservant les l’intégration avec la fondation (piliers)

• Ex: Gestion Académique (PS) et Assignation des locaux (Infosilem) • Évaluer l’utilisation de PS pour les requis d’affaires demandant de

nouvelles fonctions ou applications • Ex RH : recrutement, formation, …

Bénéfices • Maximisation des investissements faits dans le PGI en contribuant à diminuer

les coûts de développement particulier et les coûts d’intégration entre des composantes applicatives disparates

• Coexistence et intégration adéquate entre les solutions principales et les solutions satellites

1

2

3

Évolution via des piliers applicatifs dont Synchro

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 9

5) Portail d’entreprise UdeM Poursuivre la stratégie de déploiement de portail en mettant l’emphase sur les portails étudiants et employés

Contexte et diagnostic • Multiplicité de sites web généralistes, non standardisés, non intégrés à la

source des données; • Expérience utilisateur incohérente et dispersée, difficulté à trouver la bonne

information, sites organisationnels vs ciblés pour une audience

• Sélectionner et déployer une nouvelle technologie de portail • Implanter des portails contextualisés par type d’intervenants :

Étudiants, Employés, Futurs étudiants, Diplômés • Portail étudiant UdeM présentant une vue unique, intégrée et

personnalisée sur l’ensemble des services pour l’étudiant, en lien avec le Centre Étudiant, intégrant aussi un visuel et les contenus facultaires, et présentant une interface mobile

• Portails employés/professeurs afin d’y centraliser et déployer de nouveaux contenus sécurisés

• Publier des sites web pour le grand public • Déployer une plateforme WebCMS commune, permettant une

gestion efficace des sites et une réutilisation des contenus • Déplacer les contenus existants pertinents dans les portails

étudiants et employés

Bénéfices • Bonification de l’expérience étudiante et employé, renforcement de l’image

UdeM qui peut contribuer au sentiment d’appartenance • Environnement plus efficace et mieux intégré pour chaque audience qui peut

contribuer à la réussite étudiante. • Mise en valeur et réutilisation d’informations et services existants

L’information personnalisée adaptée au client

Une intégration de différentes technologies

1

2

3

1

2

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 10

6) Collaboration Favoriser la collaboration dans les fonctions administratives, en lien avec la gestion documentaire, pour remplacer les solutions désuètes en place

Contexte et diagnostic • Plusieurs systèmes supportant un besoin partiel de collaboration, sont désuets

et doivent être remplacés (ex WebDépôt), • L’absence d’environnement de collaboration génère un grand nombre de

courriels utilisant beaucoup d’espace via la duplication des pièces-jointes • Absence des outils de collaboration introduit une limitation de la productivité

• Implanter un environnement de collaboration (SharePoint) • Offrir les espaces/sites de travail et le service de Workflow de

SharePoint afin d’encourager la collaboration et augmenter la productivité

• Remplacer « WebDépôt », « Wiki Confluence » et les dossiers publiques de Exchange par les composantes de SharePoint

• Améliorer la collaboration institutionnelle en intégrant SharePoint avec • les systèmes de gestion documentaires spécialisés (archivage, médias),

le portail « Employé », Exchange, Office • Analyser les nouvelles opportunités de SharePoint :

• Bottin, les pages personnelles des professeurs …

Bénéfices • Facilitation du travail collaboratif dans un environnement scindé en plusieurs

édifices • Meilleur partage et diffusion des connaissances de l’UdeM • Meilleure gestion des documents de travail

1

2

3

Cadre de référence pour la collaboration

4

Collaboration sociale

Wiki Blog Réseaux sociaux Partage de

favoris Tagging Syndication

Collaboration en équipe Espace de travail

Sondage Gestion des activités Workflow Discussion/Forum

Gestion documents Tableau de bord Alertes et notification Gestion connaissance

Communication Chat

Web conférence Vidéo conférence Vote Audio conférence

Téléphonie IP / VOIP Enregistrement Tableau Blanc Partage applications

Messagerie

Courriel Message vocal Calendrier Gestion des tâches Gestion réunion Disponibilité

Gestion d’identité et répertoires Profils et

personnalisations Rôles Présence

: ciblées par le projet

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 11

7) Sécurité de l’information Diminuer les risques institutionnels en étendant la sécurité de l’information et en l’appliquant de façon uniforme à l’ensemble des unités et Facultés

Contexte de la stratégie Dans le cadre du diagnostic, il a été constaté que le programme de sécurité de UdeM n’avait pas atteint un niveau de maturité « défini » n’étant pas supporté par des normes et ne couvrant pas l’ensemble des actifs (données, applications et infrastructure) de façon cohérente et arrimée. La sécurité a été implanté pour supporter les axes technologiques, mais a peu évolué pour le support des axes données et applicatifs. Avec l’avènement de nombreuses lois effectives au Québec et au Canada (PIPEDA, 133, accès à l’information, PCI), la complexification du périmètre de sécurité de l’UdeM et la quantité d’information confidentielle gérée par UdeM, il s’avère requis de mettre en place un programme cohérent de sécurité, de niveau institutionnel ,pour assurer les investissements judicieux et les contrôles appropriés.

Bénéfices • Une vision institutionnelle des risques liés à la sécurité, une gestion

cohérente et intégrée de la sécurité à travers les différentes parties prenantes pour assurer l’optimisation des investissements

• Mise en place du niveau de sécurité adéquat (accès, intégrité, confidentialité) de l’information en fonction du niveau de son niveau de confidentialité

• Passer d’un mode réactif aux enjeux de sécurité à un niveau défini et coordonné à la grandeur de l’institution

Description

• Poursuivre la mise en place des architectures proposées (ex: architecture sécurité des réseaux) – Identifier les contrôles adéquats pour mesurer l’efficacité des mesures en place – Automatiser la gestion manuelle (ex: gestion des clés) – Simplifier la gestion des politiques de sécurité

• Définir et mettre en place la couche de gouvernance de la sécurité de l’information – Nommer un CISO, Officier de Sécurité de l’information – Intégrer la sécurité au niveau des données et des applications dans les projets – Mener une campagne de sensibilisation aux risques et mesures préconisées par UdeM – Assurer une gouvernance de conformité à la sécurité dans le cadre de tous les projets –

infrastructure, acquisition, développement, etc. • Développer, approuver et communiquer un ensemble de « politiques »

– Identifier une personne imputable dans chaque faculté/département pour assurer la mise en place des « politiques »

– Mettre en place un processus régulier de « reporting » des représentant imputables de la sécurité des faculté au CISO

• Identifier et évaluer les différents risques liés aux informations sensibles selon les volets: disponibilité, intégrité, confidentialité et traçabilité

– Développer une architecture de sécurité adressant ces risques de façon institutionnelle

Niveau 1

Initial / Ad hoc

Niveau 2

Répété, mais intuitif

Niveau 3

Défini

Niveau 4

Géré et mesuré

Niveau 5

Optimisé

Compréhension et sensibilisat ion

Format ion et communicat ion

Processus et prat ique

Technologie et automat isat ion

Conformité

Expert ise

Reconnaissance

Communication sporadique

Approche ad hoc au niveau des pratiques et processus

Anticipe les besoins

Formation et communication basées

sur les bonnes pratiques

Bonnes pratiques externes appliquées

Outils communs en émergenceTechniques sophistiquées déployées;

usage intensif des technologies

Surveillance inconsistante en domaines isolés

Application généralisée du tableau de bord de performance avec quelques exceptions

Implication des spécialistes TIParticipation des experts externes et

de l’industrie pour directive (guidance)

Évolution de la maturité de la sécurité de l’information

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 12

8) Modernisation des technologies Éliminer les risques reliés à l’utilisation de technologies désuètes

Contexte et diagnostic • Plusieurs technologies désuètes sont toujours en production et doivent être

décommissionnées • Ces technologies, en plus d’utiliser des espaces et des ressources, amènent

des coûts opérationnels élevés et sans valeur, et mettent à risque certaines activités critiques de l’Université

• Remplacer les vieux serveurs à la DGTIC et dans les unités • Faire évoluer les systèmes d’exploitation et logiciels d’infrastructure

sur les serveurs dont certains gèrent des services essentiels comme le courrier électronique

• Poursuivre l’amélioration de l’environnement de stockage • Déployer les composants requis à Laval • Rehausser et renforcer la solution de sauvegarde • Mettre en place un environnement technologique permettant une relève

future • Mettre en place des outils intégrés

• de gestion de salles serveurs, de gestion de capacité • de gestion et de surveillance de l’environnement de production

• Continuer l’évolution des composantes de sécurité

Bénéfices • Réduire les risques opérationnels • Diminuer les coûts d’opération en éliminant les technologies désuètes non

supportées par les fournisseurs • Bénéficier de nouvelles fonctionnalités introduites avec les nouvelles

technologies • Facilite l’intégration des composantes avec des technologies à jour

1

2

3

Modernisation des technologies désuètes

4

Gestion de systèmes

Logiciels réseau

Outils de développement

Stockage

Logi

ciel

d’In

fras

truc

ture

Communication données Répertoire Téléphonie DNS/DHCP Service 911

Langages Environnement intégré de développement Modélisation Gestion de version Promotion des

environnements

Gestion des services Gestion des requêtes Gestion de performance

Plate-forme applicative

Serveur Web Serveur d’application

Relève

Système d’exploitation Virtualisation serveurVirtualisation poste

client

Céduleur detravaux Simulateur de charge

Copie de sauvegarde Archivage Virtualisation

Réplication Synchronisation

Poste client Serveur

Virtualisation

Gestion des configurations (CMDB)

Gestion des connaissances Gestion des actifs Déploiement des mises

à jour

Gestion intégrée des systèmes

Gestion de capacité Gestion de la disponibilité Gestion du réseau Gestion de serveurs Gestion du stockage Gestion du multimédia

Intégration

Base de données

Bus d’entreprise Intégration applications entreprises ETL Messagerie

Transactionnel Gestion des BD Virtualisation

Point-à-point Transfert de fichiers

Baie

Stockage SAN NAS Commutateurs ConnectivitéBibliothèques

de bandesContrôleursde disque

Accès à distance

Disques

Serveurs

Postes client

Réseau

Centre de données

Téléphonie

Ordinateur central Lames Tour Calcul scientifique (ESI)

Postes de table Ordinateur portable Téléphones intelligents / Assistant personnel

Commutateur Routeur Sans fil Accès Internet Câblage

Espace plancher Cabinets Électricité / UPS GicleurKVM Climatisation

PBX Centre d’appels Communication unifiée

Multimédia

Clients légers

Balanceur de charge /Accélérateur Web Mise en forme de trafics

Salle de relève

Conférence téléphonique Téléphones IP & analogiques Boites vocales

Afficheursnumériques Technologies en classe Serveurs

monofonctionnelsVidéo conférence/Pont conférence

Mat

érie

l

5

Gouvernance TI Introduction - ANNEXES 13