Annual General MeetingAnnual General MeetingAssemblée Générale AnnuelleAssemblée Générale Annuelle

2 June, 20122 June, 2012Halifax – MEC webexHalifax – MEC webex

Board MembersBoard MembersMembres du CAMembres du CA

Chair John Nisbet Chair John Nisbet PrésidentPrésident Vice Chair Vice Chair Vice présidentVice président

Secretary Secretary Lyse Boyce Lyse Boyce SecrétaireSecrétaire Treasurer Treasurer Sylvain MarcouxSylvain Marcoux Trésorier Trésorier

Director Dean Cattell Director Dean Cattell DirecteurDirecteur

AgendaAgendaOrdre du jourOrdre du jour

Call to order 1 Ouverture de la séance

Roll Call 2 Adoption de l’ordre du jour

Approval of Minutes from 2010 AGM 3 Adoption du procès verbal AGA 2010

Organisation update 4 Situation actuelle de l’organisme

Financial report 5 Rapport financier

Amendments to bylaws 6 Modification des statuts et règlements

Chair’s report and Strategic Plan review

7 Rapport du président et plan stratégique

Confirmation of Board members 8 Confirmation des membres du CA

Nomination and Elections 9 Nomination et élections

Call to orderCall to orderOuverture de la séanceOuverture de la séance

Roll CallRoll CallAdoption de l’ordre du jourAdoption de l’ordre du jour

Approval of minutes from 2010 AGMApproval of minutes from 2010 AGMAdoption du procès verbal de l’AGA 2010Adoption du procès verbal de l’AGA 2010

Organization UpdateOrganization UpdateSituation actuelle de l’organismeSituation actuelle de l’organisme

Dean Cattell

MembershiMembership - p - MembresMembres

150 active members / Membres actifs49 regular / membres réguliers106 students from training sessions

(groups , schools) *étudiants de session de formation STC

(groupe,écoles) * Membership is now required when taking a LNTC training course

* L’adhésion est requise pour les participants des cours d’ambassadeurs

Partnership - Partnership - Partenaires Partenaires

53 partners 53 partenaires

Corporate 2 Sociétés

Educational Institutions 11 Institutions d’enseignement

Government Agencies 7 Agences du gouvernement

Outfitters 12 Producteurs

Non-profit Organizations 21 Organisations sans but lucratif

These numbers are from spring 2012Ces chiffres représentent la situation au printemps 2012

Special thanks- RemerciementsSpecial thanks- RemerciementsMountain Equipment Co-op– For their continuing support and promotion of the program– Pour leur soutien continu et la promotion de notre programme

Aventure Ecotourisme Quebec– For sharing their office space and providing administrative

support and guidance– De partager leur bureau et nous donner du support

administratif et conseils

Special thanks- RemerciementsSpecial thanks- RemerciementsTilley Endurables– For their generous donation.– Pour leur généreuse contribution

The Calgary Foundation– For their generous donation made by the Kayak Foundation

of the Calgary Foundation- Pour la généreuse contribution de Kayak Foundation of the

Calgary Foundation

Board of Directors – reportBoard of Directors – reportConseil d’administration- rapportConseil d’administration- rapport

Training committee has approved 7 authorized providers to offer Master Educator courses in Canada.Le comité de formation a approuvé 7 fournisseurs autorisés de formation habilités à offrir les formations de moniteurs au Canada.

– ALBERTA 1 ALBERTA– BRITISH COLUMBIA 1* COLOMBIE BRITANNIQUE– ONTARIO 2 ONTARIO– QUEBEC 1 QUÉBEC– SASKATCHEWAN 1 SASKATCHEWAN– YUKON 1 YUKON

* In process of becoming an Authorized Provider* Approbation en cours

Board of Directors – report (cont’d)Board of Directors – report (cont’d)Conseil d’administration- rapport (suite)Conseil d’administration- rapport (suite)

After review there was some redistribution of duties between LNTC Board and the Office Administrator.

Le Conseil d’administration a fait la redistribution des responsabilités entre le conseil et l’agent administratif

LNTC Employment policies have been prepared and approved by the Board

Une nouvelle politique d’emploi a été préparée et approuvée par le Conseil d’administration.

OOffice update / Nouvelles du bureauffice update / Nouvelles du bureauNew administrative agent:

Bernadette Hanoul took over from Catherine Pinard on June 26, 2011 as administrative agent. Elyse Lauzon (LNTC BOD), John Nisbet (LNTC BOD) and Pierre Gaudreault (AEQ) were responsible for the hiring process.

Nouvelle agente administrative remplace Catherine Pinard depuis le 26 Juin 2011. Élyse Lauzon (STC) , John Nisbet (STC) et Pierre Gaudreaut (AEQ) étaient responsables de l’embauche.

Daily activities - Tâches quotidiennesWebsite:

A new “Donors” tab has been added in partner tab. Un nouvel onglet “Donateurs” a été ajouté à la page partenaire

Training pages have been updated and completed Mise à jour des pages de formation

Database: Ongoing update

Mise à jour de la base de données en cours

Office update (daily activities)Office update (daily activities)Bureau (Tâches quotidiennes)Bureau (Tâches quotidiennes)

Receive and respond to emails and telephone callsRecevoir et répondre aux courriels et appels téléphoniquesPick-up mail – Ramasser le courrielPay bills, invoices, deposit monies, and maintain financial recordsEnvoyer les factures, payer les factures, faire les depots et tenir les états financiersProvide financial records to bookkeeperPrésenter les rapports financiers Renew partnerships and create new onesRenouveller les partenariats et en créer de nouveauxPrepare and send out membership and partnership packagesPréparer et envoyer les kits de membres et partenairesMaintain member, partner and instructor databases Tenir à jour la banque de données de membres, partenaires et instructeurPrepare reports for the BODPréparer les rapports pour le conseil d’administrationOrder material from the Leave No Trace CentreCommander du matériel du Leave No Trace Centre

Office update (daily activities) Cont’dOffice update (daily activities) Cont’dBureau (Tâches quotidiennes) Suite Bureau (Tâches quotidiennes) Suite

Order print material and purchase other supplies as necessaryCommander du matériel et autres fournituresPrepare and ship orders for materialPréparer et envoyer les commandes de matérielMaintain inventory listTenir une liste d’ inventaireMaintain and updating our website and calendar of eventsMaintenir et tenir à jour le site web et le calendrier d’événementRespond to inquiries about courses Répondre aux demande coursPrepare Trainer kitsPréparer les les kit de moniteurs et ambassadeursSend out Trainer and Master Educator certificates and collect course rosters and Training AgreementsEnvoyer les certificats d’ambassadeurs et moniteurs et recevoir les listes et entente de formationHelp facilitate workshops Faciliter la mise sur pied d’ateliers.

Financial Report Financial Report Rapport financierRapport financier

Sylvain Marcoux

Revenues, 2011Revenus 2011

Membership & partnership duesCotisation membres et partenaires 13 329,63

Donation / Dons  595,42

Grants / Octrois 36 067,71

Sales didactic materialVente de matériel didactique 14 276,23

Shipping revenueRevenus de transport  677,05

Others / Autres  151,11

65 097,15

Expenses, 2011Dépenses 2011

Cost of material / Coût du matériel 10 950,23

Wages & social benefit / Salaires et avantages sociaux 35 386,43

Training / Formations  527,17

Legal and account. Expenses / Dépense légales et comptables 2 662,50

Meeting & travel expenses / Dépenses de déplacement et rencontres  832,62

FACE 2 FACE BOD / Rencontre face à face du CA 6 879,14

licences expenses / Dépenses pour licences 3 792,21

Web Project / Projet web  728,15

Postal fees, furnitures and printing / Frais de poste, fournitures et impr. 2 298,54

Insurance / Assurance 1 306,80

Other expenses / Autres dépenses  486,81

Renting / Loyer 4 000,00

Phone & teleconference / Téléphone et conférence 2 195,86

Total credit card commissions- Commission totale cartes de crédit  592,54

72 639,00

Balance, 2011Solde 2011

Revenues /Revenus 65 097,15

Expenses / Dépenses 72 639,00

Balance/ Revenu -perte nette -7541,85

Budget deficit between revenues and expenses diminished our reserveLe déficif du budget entre nos revenus et nos dépenses a diminué notre solde

Revenues, preliminary, 2012Revenus préliminaires 2012

Membership & partnership duesCotisation membres et partenaires 10 517,30

Donation / Dons  11 708,80

Grants / Octrois 10 000

Sales didactic materialVente de matériel didactique 7 245,33

Shipping revenueRevenus de transport  572,57

Others / Autres 4 425,00

44 469,00

Expenses, preliminary, 2012Dépenses préliminaires 2012

Membership & partnership dues / Cotisation membres et part. 4 314,98

Donation / Dons 26 611,08

Grants / Octrois 1 825,00

Sales didactic material /Vente de matériel didactique 637,50

Shipping revenue / Revenus de transport 1 625,70

Others / Autres  65,30

Membership & partnership dues / Cotisation membres et part. 383,10

Donation / Dons 2 062,30

Grants / Octrois 734,82

Sales didactic material / Vente de matériel didactique 4 200,00

Shipping revenue / Revenus de transport 1 147,93

Others / Autres  803,45

44 410,96

Balance, preliminary, 2012Solde Préliminaire 2012

Revenues /Revenus 44 469,00

Expenses / Dépenses 44 410,96

Balance/ Revenu -perte nette 58,04

BalanceSolde

• NET ASSET,

AVOIR NET 2011 2010

– Beginning of period

– Début de la période 35 190$ 34 571$

– End of period

– Fin de la période 27 647$ 35 190$

Chair’s report Rapport du président

John Nisbet, Chair - Président

• Leave No Trace is a Great Program.

• Elements of, love and appreciation for the natural world,

• social responsibility, and

• acquiring knowledge & skill ,

• combine to enhance our enjoyment of nature.

• Sans Trace est un program formidable

• Alliant, amour et appreciation du milieu naturel, responsabilité sociale et apprentissage de connaissance et techniques.

• Much good and important work in promoting the program in Canada has been done since LNTC has stood up.

• Un part importante et profitable de la promotion au Canada a été réalisée depuis la fondation de STC.

• This past year three people, who each have made significant and important contributions of their time and talents to Leave No Trace Canada have left our Board Of Directors.

• L’année dernière, trois personnes qui ont contribué de manière importante en consacrant temps et talent à Sans Trace Canada, ont quitté le Conseil d’administration.

• Todd Ward from Ontario, Joanne Reynolds from Alberta, and Elyse Lauzon, from Quebec.

• Todd Ward en Ontario, Joanne Reynolds en Alberta et Élyse Lauzon au Québec.

• Please join me in thanking them for the work they have done and their contributions to our program.

• Joignez vous à moi pour les remercier pour leur travail et contribution à notre programme.

•  Please also join me in thanking Catherine Pinard, our former

coordinator, for the good work she did for Leave No Trace Canada.

•Joignez –vous à moi pour remercier Catherine Pinard, pour le bon travail fait pour Sans Trace Canada.

•It is also important that we thank Bernadette Hanoul, our current administrator for the good work she is doing.

•Il est aussi important de remercier Bernadette Hanoul, notre actuelle agente administrative pour son bon travail .

•Also, Lyse, Sylvain and Dean, all presently serving LNTC as volunteer members of our Board of Directors are to be applauded for the volunteer hours they put in.

• Applaudissons également Lyse, Sylvain et Dean qui consacrent de nombreuses heures bénévolement en tant que directeurs du

Conseil d’administration.

• However now in 2012, we are at a crossroads.

• Toutefois, actuellement en 2012, nous sommes à la croisée des chemins.

• To see Leave No Trace Canada continue to grow and thrive, as a viable contributing actor in helping people to learn about, take care of, and enjoy the natural world, more needs to be done.

• Afin de voir Sans Trace Canada continuer à grandir et se développer en tant qu’acteur viable aidant le public à en apprendre plus, prendre soin et apprécier le milieu naturel, Il fauten faire plus.

• Time is a precious thing. We each have only 24 hours a day.

• Le temps est précieux et nous n’avons que 24 heures dans une journée.

• Isn’t our natural world precious too?

• Notre milieu naturel n’est-il pas lui aussi précieux?

  

• Please keep this in mind and consider spending some of your precious time helping all of us take care of our collective precious world.

• Merci de garder ça en tête et envisager de passer un peu de votre précieux temps pour nous aider à prendre soin de ce monde précieux.

• Your reward will be uniquely yours but shared by all.

• Votre récompense sera grande pour vous mais aussi partagée par tous.

• We are specifically looking for help in securing stable funding by increasing membership and growing partnerships.

• Nous avons grand besoin d’aide au niveau du financement stable visant à augmenter le nombre de membres et développer des partenariats

• Please help. Merci de nous aider

• Thank-you. Merci

Strategic Plan ReviewRevue du plan stratégique

John Nisbet, Chair-Président

STRATEGIC GOALS 22012-2013

OBJECTIFS STRATEGIQUES 2012-2013

1.Secure stable funding.

Assurer un financement stable.

2. Encourage, facilitate and support training activities.

Encourager , favoriser et supporter les formations

3. Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada.

Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada

STRATEGIC GOAL #1: Secure stable funding

OBJECTIF STRATEGIQUE# 1: Assurer un financement stable

1.Increase membership / Augmenter le nombre de membres .

a.Membership drive

“Course” aux membres

a.Connect with partners such as MEC, Paddle Canada, and Scouts Canada to increase our membership.

Communiquer avec des partenaires tels que MEC ‘ Paddle Canada et Scouts Canada afin d’augmenter le nombre de membres

c.More training will increase membership.

Plus de formation nous amènera plus de membres

2. Secure new partnerships / Sécuriser nos partenariats:

a. 3 new top-tier Non-Profit Partnerships / 3 nouvelles ASBL

b. 2 new top-tier Commercial Partnerships / 3 nouveaux partenaires commerciaux

c. 1 new national Media Partnership / 1 nouveau partenaire Media

STRATEGIC GOAL #2:

Encourage, facilitate and support training activities.

OBJECTIS STRATEGIQUES # 2:

Encourager , favoriser et supporter les formations1.Establish liability insurance program to support Master Educators and Trainers.

Trouver une assurance responsabilité civile pour aider les Moniteurs et ambassadeurs

2. Continue to build the national database of Master Educators and Trainers

Compléter la banque nationale de moniteurs et ambassadeurs

3. Monitor Authorized Providers’ LNT courses.

Superviser les cours des Fournisseurs autorisés

4. Publish a newsletter that is regular, informative, bilingual and appealing.

Publier un envoi régulier, bilingue, informatif et séduisant

5. Maintain and improve calendar of courses.

Tenir à jour et améliorer le calendrier des cours.

6.Continue discussions with Parks Canada to implement LNT messaging through PC programs.

Continuer les discussion avec Parcs Canada pour amplifier le message dans leurs programmes

STRATEGIC GOAL #3:

Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada.

STRATEGIC GOAL #3:

Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada1.Recruit new Directors.

Recruter de nouveaux directeurs

2. Get our members involved in membership drives and other projects.

Impliquer les membres par des “courses” aux membres et autres projets.

3. Develop and implement a plan to integrate new board members into the BOD and match their individual competencies with LNTC projects and needs

Développer et amélioer pour intégrer de nouveaux directeurs au Conseil d’adminstration et assortir leurs compétences aux projets et besoins.

4.Develop and implement a Director Recognition Plan to build and maintain board motivation

Développer et améliorer le programme de plan de reconnaissance des directeurs et maintenir la motivation au niveau du Conseil d’administration.

STRATEGIC GOAL #3:

Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada.

STRATEGIC GOAL #3:

Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada1.Support, monitor and do follow ups with training providers

Supporter , surveiller et faire des suivis avec les fournisseurs autiorisés.

2. Provide supporting documentation (training, technical and administrative) in both official languages

Fournir de la documentation ( formation, techniques et administrative) dans les deux langues officielles.

3. Optimise and review the authorised provider model to identify potential improvements and better support our partners

Optimiser et réviser le modèles de fournisseurs autorisés pour identifier des améliorations possibles et mieux supporter nos partenaires.

4. Continue providing promotional material for Leave No Trace Canada

Continuer à transmettre du matériel promotionnel de Sans Trace Canada

PRIORITIES FOR THE YEAR AHEAD

PRIORITÉ POUR LA PROCHAINE ANNÉE

Stay the course: continue implementation of Strategic Plan

Garder le cap: Poursuivre la mise en application du plan stratégique1.Secure stable funding.

Assurer un financement stable.

2. Encourage, facilitate and support training activities.

Encourager , favoriser et supporter les formations

3. Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada.

Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte des activités Sans Trace au Canada

PProposed revisions to the Bylaws:roposed revisions to the Bylaws:Changements proposés aux statutsChangements proposés aux statuts::

None proposed / None proposed / Aucune propositionAucune proposition

Challenges / Challenges / DéfisDéfisDifficult financial situation / Situation financière difficile.

More volunteer & director time needed to respond to the demand and develop the program.

Plus de bénévoles et directeurs au besoin afin de répondre à la demande et au développement du programme.

BOD is a working board, requires great involvement of its membersLe conseil d’aministration est un conseil qui travaille et demande une grande implication des membres

Corporate/media Board members need to be recruitedMembres dans le monde des affaires et medias doivent être recrutés

Challenges (cont’d) / Défis ( Suite)Challenges (cont’d) / Défis ( Suite)Our visibility needs to be increasedNotre visibilité doit être accrue.

Many documents to adapt, translate and produce : bylaws, training agreements, educational material, etc.Nombreux documents à adapter, traduire et produire: Statuts et règlements , ententes de formation, matériel éducatif

More training opportunities required: we need to train more Instructors and re-connect with people who are already trainedPlus de demande de formation: former plus de moniteurs et re-connecter avec des personnes déja formées.

Challenges (cont’d) / Défis ( Suite)Challenges (cont’d) / Défis ( Suite)Partnerships/Memberships need to be increased

Augmenter le nombre de membres et partenaires.

More long-term partnerships need to be created

Créer des partenariats à long terme.

Difficult to coordinate nationally

Difficulté de coordonner nationalement.

Our visibility needs to be increasedAugmenter notre visibilité.

Confirmation of Board membersConfirmation of Board membersConfirmation des membres du CAConfirmation des membres du CA

None/None/AucuneAucune

Nominations and ElectionsNominations and ElectionsNominations et électionsNominations et élections