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COACHINGDES ADMINISTRATEURS

Coaching des administrateurs

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Bienvenue

Nom Prénom du coachCoordonnées Coordonnées

Agenda1 – Jour 12 – Jour 23 – Jour 3

Horaire08h30 : Accueil café

09h00 – 12h10 : Coaching

12h10 – 13h00 : Lunch

13h00 – 16h30 : Coaching

16h30 : Clôture



Retour sur la première journéeProgramme de la seconde journée



Contenu et programme

ORGANISATION

Mise à disposition du logiciel

Divisions PersonnesOrganigramme

DEMARCHE STATEGIQUE

MoOS

Programme stratégique transversal

Génération Importation

Demandes

Adm

inist

ratio

n

Moyens

Th AcOO

J1

Formation

J2Plan de formation final

Plan de formation temporaire

Validations



Param

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Ligne du temps

PST





Partie « Plan de formation »



Historique

1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale

« Une importance fondamentale est apportée à la formation du personnel. Désormais, cette dernière conditionnera quasi l’ensemble des avancements barémiques ou des promotions. »

Avant-propos : Formation et Plan de formation



Historique

1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale

La formation n’équivaut pas seulement à « promotion » ou « évolution »

La formation n’est pas un coût mais un investissement




Historique

2008 : Convention sectorielle 2005-2006

Double objectif :

Renforcer la statutarisation

Renforcer la mobilisation des ressources humaines




Historique

2008 : Convention sectorielle 2005-2006

« Une circulaire relative à la formation sera rédigée.

Elle concernera notamment l’établissement d’un plan de formation. Elle définira ce qu’il faut entendre par plan de formation.

Elle comprendra un volet important sur les modes de communication interne et externe relatifs à la formation.

Elle explicitera les démarches préalables à son élaboration et comment le concevoir tant par rapport aux formations valorisables pour la carrière que pour les autres. »



Circulaire dite « Plan de formation »Avril 2009

Plan de formation : Pourquoi ?

Outil de gestion et de développement des compétences

Objectif d’intérêt général Motivation du personnel




Circulaire dite « Plan de formation »

Plan de formation = communiquer

Quand ; avant, pendant, après Avec Qui : Agents, Responsables de

services, mandataires, ensembliers, opérateurs de formation, organisations syndicales, ..;





Circulaire en 4 points

A. définition du plan de formation

Le plan de formation est un planning, un ensemble d’objectifs et de résultats à atteindre en matière de formation.Il indique non seulement les besoins actuels mais aussi les besoins futurs

Le plan de formation s’inscrit dans un processus continu et évolutif qui tient compte des spécificités de chaque entité






B. Démarches préalables

Déterminer les besoins en formation du personnel

Identifier le nombre d’agents intéressés

Etablir un état des lieux des formations et études déjà suivies par le agents

Sélectionner les besoins prioritaires en fonction de différents paramètres (cadre et situation du personnel, disponibilités financières, …)






C. Structure du plan de formation

Articulé autour de 3 pôles :

Formations de base (valorisables)

Formations transversales (amélioration de la qualité des services)

Formations spécifiques (obligatoires ou facultatives)






D. Adoption

Elaboration du plan en collaboration avec le responsable hiérarchique

Approbation par l’autorité dirigeante

Evaluation, suivi et actualisation




Qu’est ce qu’un plan de formation ?

Rencontre des besoins issus de l’orientation stratégique et des besoins exprimés par le terrain

Formations concernées• spécifiques• Transversales• valorisables




Le plan de formation est EVOLUTIF

Il est amené à évoluer constamment en fonction de divers éléments :

• engagements,• nouveaux objectifs,• évaluations individuelles,• urgences, • …






Ligne du temps détailléePartie « Plan de formation »



Ligne du temps détailléePartie « Plan de formation »



Démarche stratégiqueTh – OS – OO – A - M

V1

V1 (confirmation)OS – OO par Directeur général

A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés

Moyens de formationPartie « Démarche stratégique »

Demandes de formationPartie « Plan de formation »


V2

V2 (accord, report, refus)par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de

division concernés et Service du personnel

Plan de formation final

Facultatif (validation automatique possible)

Facultatif pour CD et délégation pour FD




Rubrique « demandes de formation »

Aussi appelées demandes « individuelles » car elle concerne l’individu

Qui peut demander ? : chef de division, fonctionnaire dirigeant, service du personnel ou agent

Tous les champs ne sont pas obligatoires, on connait le besoin mais pas qui va y répondre ou comment (durée, contenu, opérateur, …)




Rubrique « demandes de formation »

- En fonction du demandeur, liste par défaut des personnes pouvant faire l’objet de la demande

- Possibilité de lien avec un Objectif opérationnel

- On parle de « période » (50 ou 60 min selon les organismes) car plus cohérent avec les principes généraux de la Fonction publique local et provinciale

- Possibilité de suivre l’état d’une demande de formation via le profil de chaque personne.





DEMOCITY




Rubrique «Liste de contrôle »

- Cette rubrique permet de confirmer l’état d’avancement de la partie organisation et la validation 1* (confirmation) de la Démarche stratégique

* Peut être automatique (partie « administration » > sous-rubrique « valideurs du plan de formation »




Rubrique « Liste de contrôle »

- Complétion manuelle ou automatique



Partie « Plan de formation »Rubrique « Tableau de bord »

Objet Type de validation

Organisation Automatique lorsque divisions, personnes et organigramme sont validés

Divisions, personnes et organigramme

Manuelle par l’utilisateur

Demandes de formation Manuelle par l’utilisateur

Démarche stratégique Automatique lorsque thématiques, OS, OO, Actions et moyens sont validés

Thématiques Manuelle par l’utilisateur

OS, OO, Actions et moyens Automatique (pourcentage)




Rubrique « Liste de contrôle »

- Possibilité d’ajouter des étapes si on le souhaite

- La colonne statut doit être positive partout pour générer le plan de formation temporaire




Validation 1 – Confirmation

- Il s’agit de confirmer le contenu de la Démarche stratégique

- Deux profils concernés :- Fonctionnaire dirigeant- Chefs de division

- S’il existe plusieurs profils, une seule validation (confirmation) suffit.





Rubrique de la DS Validation 1

Thématiques Non mais encodage manuel de l’état dans liste de contrôle

Objectifs stratégiques Oui par profil fonctionnaire dirigeant

Objectifs opérationnels Oui par profil fonctionnaire dirigeant

Actions Oui par profils fonctionnaire dirigeant et chefs de division

Moyens Oui par profils fonctionnaire dirigeant et chefs de division





- Possibilité de paramétrer le logiciel pour réaliser cette étape

- Partie « administration », rubrique « plan de formation », sous-rubrique «valideurs du plan de formation » Activer la validation automatique (Aucune validation n’est exigée dans la démarche stratégique)




V1






V2









Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire»

- Rubrique qui permet de créer et de suivre la validation 2 (accord -report – refus) du plan de formation temporaire




Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »

- Le plan de formation temporaire comprend les demandes de formation (individus) et les moyens de formation (DS).

- Une fois l’état de la liste de contrôle (partie PF) complet, on peut le générer





- La validation 2 du PF temporaire :

- Valider

- Refuser

- Reporter





- La validation du PF temporaire c’est FAIRE LE TRI dans l’ensemble des formations décelées ou demandées selon les priorités, les possibilités, les disponibilités, …





- 3 profils concernés par la Validation du PF temporaire

- Fonctionnaire dirigeant (délégation)- Chefs de division (facultatif)- Service du personnel





- On peut suivre l’avancement de la validation via- Certaines colonnes du PF

temporaire- Un tableau d’état d’avancement de

validation par les 3 profils









- On peut rendre facultative la validation par le(s) profil(s) chef de division

- Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « validation des types de formation »





- On peut déléguer au profil « service du personnel » la validation par le profil « Fonctionnaire dirigeant »

- Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « valideurs du plan de formation »

Déléguer les droits du directeur général





• Une fois la validation terminée par les 3 profils, on peut générer le plan de formation final




V1






V2









Rubrique « Dernier plan de formation approuvé »

- Rubrique qui permet de consulter le Plan de formation final et d’éditer chaque élément qui le compose pour le compléter (suivi)





- La première fois, le PF temporaire validé devient le PF approuvé ou final

- Ensuite, chaque nouveau PF temporaire validé vient compléter le PF approuvé ou final





- Possibilité d’import en Excel ou au format CSV du Plan de formation final

- ll est recommandé de le sauvegarder à chaque nouvelle version.





- Distinction entre les formations issues de la démarche stratégique et les demandes individuelles

- Possibilité de filtrer selon différents critères



La partie « administration »

• Plan de formation

5 sous-rubriques

- 3 sont des listes par défaut à compléter

- 2 influent sur la validation de la démarche stratégique et la validation du plan de formation temporaire




rubrique «Plan de formation »

- sous-rubrique « Validations types formation »

- On peut décider que les chefs de division ne valident pas certaines formations du PF temporaire

- Formations transversale ou/et spécifique ou/et de carrière





- sous-rubrique « Validations types formation »

- Via cette sous-rubrique on peut prévoir que le profil chef de division n’intervient pas du tout dans la validation du PF temporaire.





- sous-rubrique « Valideurs du plan de formation »- Si on fait le choix de demander une

validation par les CD, cette sous-rubrique permet de décider que certaines divisions ne doivent pas valider le PF temporaire

- Permet d’éviter la validation en cascade en cas de parenté





- sous-rubrique « Valideurs du plan de formation »





DEMOCITY





Accompagnement



Accompagnement

• 1. Partie « Aide » de l’application

- Dernière partie du menu de gauche

- Aide technique



Accompagnement

• 2. Plateformes Internet

http://www.180degres.be

- Présentation du logiciel- Actualités

http://www.180degres.be/



Accompagnement

• 2. Plateformes Internet

http://www.formultimedia.be/180

- Accès sécurisé pour les administrateurs

- Documents et informations utiles

http://www.formultimedia.be/180



Accompagnement

• 3. Contact avec la cellule de coordination de l’application

• Tél. 081/327 180

• [email protected]



Accompagnement

• 4. Tour des provinces

• A partir de septembre 2013

• Présence dans chaque province, une demi-journée toutes les 5 semaines



Accompagnement

5. Formation

• Formation de nouveaux administrateurs

• Formation continue (nouvelles fonctionnalités, détails, …)



Accompagnement

6. Activités ponctuelles

• Rencontre des administrateurs,• Groupes de réflexion,• …



A votre écoute

- Soulever un bug- Signaler un

problème- Poser une question - Soumettre une

amélioration

[email protected] 081/32 71 80



ConclusionsGénérales



Contenu et programme

ORGANISATION

Mise à disposition du logiciel

Divisions PersonnesOrganigramme

DEMARCHE STATEGIQUE

MoOS

Programme stratégique transversal

Génération Importation



Demandes

Adm

inist

ratio

n

ValidationsMoyens

Th AcOO

Formation

J1

J2



Gestion

Administration



Evaluation



Evaluation

Double évaluation

• Evaluation à chaud par le Cecotepe à l’issue de la formation

• Evaluation à froid par le CRF, quelques semaines après la formation



Evaluation

• Objectifs :

- Améliorer la formation- Améliorer l’application- Améliorer l’accompagnement,

les outils pédagogiques et l’aide proposée



MERCI DE VOTRE ATTENTION

BON TRAVAIL