Appui à la mise en place du système de suivi … · Programme d'eau potable et d'assainissement du Millénaire République du Sénégal Rapport N°3 : Outils et procédures

Appui à la mise en place du système de suivi-évaluation du Programme d'eau potable et d'assainissement du Millénaire

République du Sénégal Rapport N°3 : Outils et procédures du système de suivi-évaluation

septembre 2006

SIGLES ET ABREVIATIONS

AB Abreuvoir

AEV/AEMV Adduction d'eau villageoise / adduction d'eau multivillageoise

ARD Agence régionale de développement

BF Borne-fontaine

BP Branchement particulier

DGPRE Direction de la gestion et de la planification des ressources en eau / MARSHA

DAHU Direction de l'assainissement et de l'hydraulique urbaine / MPHPAHU

DAGE Direction de l'administration générale et de l'équipement

DDI Direction de la dette et des investissements / MEF

DEM Direction de l'exploitation et de la maintenance / MHARSA

DHR Direction de l'hydraulique rurale / MAHRSA

ANPS Agence nationale de la prévision et de la statistique

EPE Equivalent point d'eau

FPMH Forage villageois équipé d'une pompe à motricité humaine

JMP Joint monitoring program

MARHSA Ministère de l'agriculture, de l'hydraulique rurale et de la sécurité alimentaire

MPHPAHU Ministère de la prévention, de l'hygiène publique, de l'assainissement et de l'hydraulique urbaine

MICS Multiple indicator cluster survey

OMD Objectifs du millénaire pour le développement

ONAS Office national de l'assainissement

PEM Point d'eau moderne

PEPAM Programme d'eau potable et d'assainissement du Millénaire

PM Puits moderne protégé

PMH Pompe à motricité humaine

POT Potence à charrette

SAGE Service de l'administration générale et de l'équipement

SAI Système d'assainissement autonome

SDE Sénégalaise des eaux

SIGFIP Système intégré de gestion des finances publiques

SONES Société nationale des eaux du Sénégal

SSE Système de suivi-évaluation

WSP Water and sanitation program (Programme eau et assainissement)

TABLE DES MATIERES

Synthèse 2

1. Rappel de la structure et des indicateurs du SSE 2

2. Présentation synthétique des outils du SSE 2 2.1. En milieu rural 3 2.2. En milieu urbain 4

3. Mise en œuvre du SSE 5 3.1. Chronogramme des activités 5 3.2. Coûts de mise en œuvre du SSE 6

3.2.1. Estimation des coûts par procédure 6 3.2.2. Coûts de structure 6

3.3. Partenariat et réglementation 6

Fiches "Outils & procédures pour le milieu rural" 8

Fiches "Outils & procédures pour le milieu urbain" 18

Fiches "Outils & procédures" pour la restitution et l'utilisation des résultats 28

2

SYNTHÈSE

1. RAPPEL DE LA STRUCTURE ET DES INDICATEURS DU SSE

On rappelle que la structure du système de suivi-évaluation (SSE) du PEPAM repose sur 3 blocs fonctionnels d'indicateurs:

- bloc 1: indicateurs d'utilisation du SSE: revue des performances et allocations des ressources à travers les processus de budgétisation.

- bloc 2: indicateurs de suivi des opérations : financements et réalisations

- bloc 3: indicateurs de suivi des résultats : accès et résultats intermédiaires

Les indicateurs issus du bloc 2 et du bloc 3 constituent des données d'entrée pour mener à bien les activités du bloc 1, ces dernières traduisant le fait que le SSE est effectivement opérationnel. Les indicateurs des bloc 2 et bloc 3 peuvent être classés en quatre grandes catégories:

- Pour le bloc 2 de suivi des opérations: les indicateurs de financement mesurent les ressources financières globalement

mobilisées pour l'eau potable et de l'assainissement, et de les comparer aux ressources estimées nécessaires dans la programmation du PEPAM pour atteindre les OMD;

les indicateurs de réalisation concernent le suivi des réalisations physiques et non physiques résultant des opérations. Ils permettent de mesurer l'exécution des plans d'investissement du PEPAM en milieu urbain et rural.

- Pour le bloc 3 de suivi des résultats: les indicateurs d’accès mesurent la progression vers les OMD des taux d’accès et de

la qualité et durabilité des services fournis Indicateurs d'accès les indicateurs de résultats intermédiaires fournissent des éléments d’analyse des

coûts, des capacités d’exécution, des performances de gestion. les indicateurs d'impact fournissent des éléments d'analyse des effets à moyen et long

terme du PEPAM en matière de santé, d'environnement, etc.

2. PRÉSENTATION SYNTHÉTIQUE DES OUTILS DU SSE

Le présent document décrit les outils et procédures de production et collecte de données devant assurer le fonctionnement du système de suivi-évaluation. Les principes qui ont guidé leur élaboration sont les suivants:

- responsabiliser les acteurs sur l’identification des opérations et sur la production et la mise à jour des données

- décentraliser au maximum les activités de suivi au niveau des Conseils ruraux et des services techniques déconcentrés

- rendre l’information accessible et interactive, notamment à travers le portail internet

- être réaliste : exploiter autant que possible les procédures existantes et veiller à ce que la mise en oeuvre des procédures n'engendre pas de coûts spécifiques. Dans le cas contraire, évaluer ces coûts et identifier comment ils peuvent être couverts de façon durable.

3

Les tableaux ci-après présentent de manière synthétique les outils proposés pour mettre en place le SSE et mettre en place son fonctionnement. Chaque outil représente une source de données pour le SSE. Sont indiqués:

- la désignation de l'outil

- la structure responsable de chaque outil

- la périodicité de mise à jour de l'outil

2.1. En milieu rural

OUTILS DE SUIVI EVALUATION EN MILIEU RURALResponsable Périodicité MAJ

Suivi des financements1 Etats du SIGFIP DCEF, DDI, SAGE/DAGE Trimestre2 Plans de passation de marché DHR, DEM, DGPRE, DAHU Trimestre

Suivi des opérations1 Fiche d'identification d'opération MOA Unique2 Rapport d'avancement d'opération MOE Bimestre ou trimestre

Suivi de l'accès1 Plan local d'hydraulique et d'assainissement CR Unique2 Rapport annuel communal d'état des lieux CR Année3 Enquêtes ménages nationales ANPS 2006, 2009, 2012, 2015

Suivi du service de l'eau potable1 Rapport mensuel ASUFOR ASUFOR Mois2 Rapport semestriel de contrôle production/épargne Brigade DEM Semestre3 Audit annuel ASUFOR ASUFOR Année

Désignation de l'outil

Les principales caractéristiques des outils sont les suivantes:

- SIG-FIP (système informatisé de gestion des finances publiques): ce système géré par le Ministère des finances et permettra de mettre à jour les tables suivantes: investissements sur BCI interne et externe dépenses de fonctionnement de l'administration (Ministère de l'agriculture, de

l'hydraulique rurale et de la sécurité alimentaire, Ministère de la prévention, de l'hygiène publique, de l'assainissement et de l'hydraulique urbaine)

suivi des engagements et décaissements

- Plans locaux d'hydraulique et d'assainissement (PLHA): ces outils de planification locale résultent d'études effectuées au niveau de chaque communauté rurale qui contiennent des inventaires détaillés au niveau de la CR utilisant des formulaires électroniques normalisés au format tableur. Les résultats de ces études permettront de mettre à jour les tables suivantes: inventaire des infrastructures existantes (eau potable, édicules publics) planification et programmation

- Rapport annuel communal d'état des lieux de l'accès à l'eau potable et à l'assainissement: ce rapport est un nouvel outil prévu dans le cadre du SSE. Son contenu est une mise à jour annuelle par la CR des données d'inventaire de son PLHA.

- Enquêtes ménages nationales prévues dans le cadre du PEPAM : quatre campagnes d'enquêtes sont prévues sur la durée du PEPAM. Elles permettront de disposer de données statistiques actualisées sur les indicateurs suivants: Consommations spécifiques en eau des ménages Taux d'accès à l'assainissement en milieu rural Impact des campagnes IEC

4

- Rapports mensuels d'exploitation des AEMV/AEV: ces rapports doivent être normalement fournis par les gérants du service de l'eau sur les AEMV et AEV. Ils seront normalisés pour toutes les installations du pays et permettront de mettre à jour les tables suivantes: Suivi des branchements particuliers Suivi des productions et des consommations Taux de disponibilité des forages Taux de viabilité des forages

- Audit annuel ASUFOR: cet audit est un nouvel outil prévu dans le cadre du suivi-évaluation mais n'est pas spécifique: un tel audit devrait en effet constituer une procédure ordinaire de contrôle interne pour une structure associative de type ASUFOR, même si ce n'est pas encore le cas aujourd'hui.

- Fiche d'identification des opérations et Rapports d'avancement des opérations. Les fiches d'identification serviront à enregistrer toute nouvelle opération dans la base de données du PEPAM. Les rapports d'avancement concernent les opérations (ou projets) enregistrées dans le PEPAM. Leur périodicité est propre à chaque opération mais est généralement bimestrielle ou trimestrielle. Des formulaires types, à annexer à ces rapports, seront conçus pour normaliser la production des données. Les rapports d'opérations permettront notamment de mettre à jour les tables suivantes: Inventaire des infrastructures Actions du cadre unifié d'intervention (IEC, ASUFOR, etc.) Coût d'investissement

- Autres études exploitables: ce sont des études à caractère ponctuel qui pourront néanmoins être exploitées pour compléter les bases de données. Études de faisabilité, APS, APD Etude d'inventaires hydrauliques

2.2. En milieu urbain

OUTILS DE SUIVI EVALUATION EN MILIEU URBAINResponsable Périodicité MAJ

Suivi des financements1 Etats du SIGFIP DCEF, DDI, SAGE/DAGE Trimestre2 Plans de passation de marché SONES, ONAS Trimestre

Suivi des opérations1 Fiche d'identification d'opération SONES, ONAS, MOE, MOA Unique2 Rapport d'avancement d'opération SONES, ONAS, MOE, MOA Bimestre ou trimestre

Suivi de l'accès1 Rapport mensuel SDE SDE Mois2 Rapport annuel SONES SONES Année3 Rapport annuel ONAS ONAS Année

Suivi du service de l'eau potable et de l'assainissement1 Rapport annuel SDE SDE Mois2 Rapport annuel SONES SONES Année3 Rapport annuel ONAS ONAS Année

Désignation de l'outil

Les principales caractéristiques des outils sont les suivantes:

- SIG-FIP (système informatisé de gestion des finances publiques): ce système géré par le Ministère des finances et permettra de mettre à jour les tables suivantes: Transferts budgétaires vers ONAS Dépenses de fonctionnement de l'administration (Ministère de la prévention, de

l'hygiène publique, de l'assainissement et de l'hydraulique urbaine)

5

- Rapports mensuels SDE: ces rapports sont contractuels dans le cadre du contrat d'affermage de la SDE. Ils contiennent les données nécessaires au calcul des indicateurs pour l'eau potable

- Rapports annuels SONES ces rapports sont contractuels dans le cadre du contrat de performances de la SONES. Ils contiennent les données nécessaires au calcul des indicateurs pour l'eau potable

- Rapports annuels ONAS ces rapports sont contractuels dans le cadre du contrat de performances de l'ONAS. Ils contiennent les données nécessaires au calcul des indicateurs pour l'assainissement.

- Fiche d'identification des opérations et rapports d'avancement des opérations. Les fiches d'identification serviront à enregistrer toute nouvelle opération dans la base de données du PEPAM. Les rapports d'avancement concernent les opérations (ou projets) enregistrées dans le PEPAM. Leur périodicité est propre à chaque opération mais est généralement bimestrielle ou trimestrielle. Des formulaires types, à annexer à ces rapports, seront conçus pour normaliser la production des données. L'essentiel des opérations en milieu urbain s'effectue sous maîtrise d'ouvrage SONES ou ONAS, mais il peut également exister des opérations de moindre envergure qui se réalisent en dehors du contrôle opérationnel de ces deux structures, par exemple à travers les ONG, la coopération décentralisée, les programmes d'appui aux municipalités etc.

3. MISE EN ŒUVRE DU SSE

3.1. Chronogramme des activités

Le schéma ci-dessous illustre le chronogramme des flux de données qu'on peut classer en trois catégories:

- les activités à périodicité annuelle comme la revue annuelle conjointe, les étapes du processus d'élaboration du budget, ainsi que l'état des lieux annuel de l'accès au niveau communal

- les activités de reporting, dont la périodicité est trimestrielle

- les activités d'exploitation, dont la périodicité est mensuelle

Rapports mensuels d’exploitation ASUFOR, SDE

M 1 M 2 M 3 M 4 M 5 M 6 M 7 M 8 M 9 M 10 M 11 M 12

Rapports d’opérations, états SIGFIP, MAJ plans passations marchés, MAJ modèles financiers

Revue annuelle conjointe du

PEPAM

Conférences budgétaires année N+1

Décisions budgétaires année N+1

Rapport annuel d’état des lieux / CR Rapport annuel du PEPAM

6

3.2. Coûts de mise en œuvre du SSE

3.2.1. Estimation des coûts par procédure

Telles que conçues, les procédures du SSE génèrent des coûts de fonctionnement pour les acteurs et activités suivantes:

- Communautés rurales: établir le rapport annuel d'état des lieux communal sur l'accès à l'eau potable et à l'assainissement. Il s'agit pour le responsable communal de se déplacer dans les villages de la communauté rurale pour collecter des données et informations. Ces coûts sont normalement modestes et peuvent être pris en charge par le budget communal.

- DEM/Brigades: effectuer la tournée semestrielle de contrôle de production et d'épargne. Les coûts directs (carburant, frais de subsistance) sont estimés à 500.000 FCFA par tournée, soit au total un budget de 15 MFCFA pour 2 tournées et 15 brigades par an.

- ASUFOR: faire effectuer un audit annuel par un prestataire agréé. Ce coût devrait être imputé au budget de l'ASUFOR. Pour l'instant il est difficile d'en évaluer le montant, des investigations particulières seraient à faire. Pour être réaliste, il devrait se situer dans une fourchette de 100.000 à 300.000 FCFA.

- Portail internet: assurer le fonctionnement du portail. Ceci comprend la prise en charge d'un "webmaster" ainsi que des prestations techniques (i) d'amélioration des fonctionnalités techniques du portail, et (ii) de renouvellement et développement des contenus. Ces prestations sont supervisées par le responsable du suivi-évaluation de l'UCP. Leur coût est estimé à 20 MFCFA/an et peut être considéré comme pris en charge sur un horizon de 2 ans dans le cadre de l'UCP avec les appuis externes en cours (PLT, BAD, WSP).

- Enquêtes ménages nationales : cette activité n'est pour l'instant pas financée. D'ores et déjà l'enquête N°1 (sur 4) ne pourra pas être lancée comme prévu en phase de lancement de programme (2005-2006).

Parmi les coûts ci-dessus, les points critiques concernent la couverture financière des procédures de contrôle de production et d'épargne (Brigade) et celle de la première enquête ménage nationale en phase de lancement de programme.

Hormis ces coûts, toutes les autres procédures du SSE entrent soit dans le cadre d'activités normales de maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'œuvre, soit dans un cadre contractuel existant (contrats de performances en milieu urbain).

3.2.2. Coûts de structure

Les coûts de structure couvrent les dépenses (personnel, fonctionnement, etc.) des cellules de suivi-évaluation au niveau de chaque agence d'exécution du PEPAM.

- pour l'UCP, le budget affecté au suivi-évaluation est pour l'année 2007 d'environ 50 MFCFA, incluant personnel (assistant au coordonnateur chargé du suivi-évaluation), fonctionnement et assistance technique externe;

- chaque agence d'exécution pourra évaluer le budget à affecter au suivi évaluation en se basant sur la pratique en 2007 qui sera une année de rodage du SSE; elle devra évaluer ses charges et les inclure dans son budget de fonctionnement à partir de 2008.

3.3. Partenariat et réglementation

La participation et la responsabilisation des acteurs à la production des données de suivi-évaluation est une condition clé de succès à long terme.

7

En sus des actions d'information et de plaidoyer auprès des acteurs pour leur participation active au système de suivi-évaluation, deux approches sont envisageables pour ancrer le suivi-évaluation dans le dispositif d'exécution du PEPAM:

- la mise en place de partenariats de suivi-évaluation entre le PEPAM et les acteurs: ceci pourrait notamment être le cas avec : les Communautés rurales pour la mise en œuvre des PLHA et la procédure de rapport

annuel communal d'état des lieux, les Agences régionales de développement pour l'insertion du SSE PEPAM dans les

procédures SSE de chaque ARD, les ONG (CARITAS, PLAN, WWI, etc.) qui développent des programmes pluriannuels

d'accès à l'eau potable et à l'assainissement

- la mise en place d'un cadre réglementaire léger, par circulaires ou arrêtés interministériel MAHRSA-MPHPAHU, venant en complément les cadres existants (loi SPEPA à venir, contrats de performances, contrat d'affermage SDE, etc.). Deux mesures pourraient être soumises à l'autorité compétente : un arrêté interministériel portant obligation de déclaration par le maître d'ouvrage de

tout projet d'eau potable ou d'assainissement, après approbation par la CR, une circulaire ministérielle portant insertion systématique des besoins du SSE dans

les termes de référence des bureaux d'études chargés de maîtrise d'œuvre ou d'assistance à la maîtrise d'ouvrage, notamment en matière de reporting.

8

FICHES "OUTILS & PROCEDURES POUR LE MILIEU RURAL"

Fiche N° Désignation de l'outil Responsable Périodicité

MAJ

Suiv

i des

fina

ncem

ents

Suiv

i des

opé

ratio

ns

Suiv

i de

l'acc

ès

Suiv

i du

serv

ice

de l'

eau

pota

ble

et d

e l'a

ssai

niss

emen

t

U11 Etats du SIGFIP DCEF, DDI, SAGE/DAGE Trimestre X

U12 Plans de passation de marché SONES, ONAS, DAHU Trimestre X X

U13 Modèle financier "Eau" SONES Trimestre X X

U14 Modèle financier "Assainissement" ONAS Trimestre X X

U21 Fiche d'identification d'opération SONES, ONAS, MOE, MOA Unique X

U31 Rapport mensuel SDE SDE Unique X X

U32 Rapport annuel SONES SDE Année X

U33 Rapport annuel ONAS ONAS Année X X

9

Fiche Outil & procédure du système de suivi évaluation PEPAM N°R11

Outil Etats du SIGFIP

Catégorie Suivi des financements en milieu rural

Responsables - DCEF (BCI interne et externe)

- DDI (BCI externe)

- SAGE/DAGE-MAHRSA (fonctionnement)

- SAGE/DAGE-MPHPAHU (fonctionnement)

Procédure 1. La DCEF tient à jour la base de données SIGFIP : après le vote de la Loi de Finances, après le vote de chaque loi de Finances rectificative, après la signature d'une nouvelle convention de financement après chaque engagement de crédit

2. La DCEF établit chaque trimestre l'état récapitulatif des allocations et engagements budgétaires enregistrés par le SIGFIP et le transmet: aux agences d'exécution pour information et vérification à la cellule de suivi-évaluation du PEPAM pour information

3. Les SAGE/DAGE de chaque ministère établissent chaque trimestre l'état récapitulatif des dépenses de fonctionnement enregistrées dans le SIGFIP pour les Directions impliquées dans le PEPAM (MAHRSA: DGPRE, DHR et DEM et MPHPAHU: DAHU, DPIC) et les transmettent à ces Directions, avec copie à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP.

4. La DDI établit chaque trimestre un état récapitulatif des décaissements effectués sur BCI externe et le transmet: aux agences d'exécution pour information et vérification à la cellule de suivi-évaluation du PEPAM pour information

Commentaires Le SIGFIP est structuré de telle manière que son exploitation est partagée entre différentes unités administratives, chaque unité détenant des droits exclusifs d'accès sur les données qu'elle gère . Ainsi, la DCEF ne s'occupe que du suivi des budgets d'investissement et des engagements correspondants. Les SAGE/DAGE assurent directement la gestion des budgets de fonctionnement. La DDI assure la gestion des fonds du BCI externe. Toutes ces structures interviennent donc de manière complémentaire.

La cellule de suivi-évaluation de l'UCP utilisera les données pour mettre à jour les indicateurs de suivi des financements et certains indicateurs de résultats intermédiaires (taux de décaissement des crédits).

10


Outil Plans de passation de marché

Catégorie Suivi des financements en milieu rural

Responsables Agences d'exécution du PEPAM :

- SONES

- DAHU / MPHPAHU

- DHR, DEM, DGPRE / MAHRSA

Procédure 1. Chaque agence d'exécution du PEPAM établit avant le 15 décembre de chaque année son plan prévisionnel de passation de marché pour l'année suivante. Le plan de passation est présenté à l'occasion du comité de pilotage du PEPAM qui se tient en fin d'année.

2. Le plan de passation des marchés est actualisé tous les trimestres par l'agence d'exécution, qui transmet une copie du plan actualisé à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP.

Commentaires Cette procédure permet de suivre les flux financiers des sous-programmes gérés par les agences d'exécution du PEPAM, mais pas des autres opérations (autres projets de l'Etat, projets ONG, etc.). Ces sous-programmes vont néanmoins représenter une part assez largement majoritaire du financement global du PEPAM.

La cellule de suivi-évaluation de l'UCP utilisera les données pour mettre à jour les tables des financements et des résultats intermédiaires (coûts moyens et délais de passation de marchés).

La SONES étant susceptible d'intervenir en milieu rural (AEP Gorom Lampsar, AEP Ndiock Sall, etc.) , elle est sollicitée dans le cadre de la présente procédure.

11


Outil Fiche d'identification d'opération

Catégorie Suivi des opérations en milieu rural

Responsables - Le maître d'ouvrage,

- ou Le maître d'ouvrage délégué,

- ou le maître d'œuvre par délégation du maître d'ouvrage de l'opération.

Procédure 1. Le maître d'ouvrage remplit le formulaire électronique normalisé d'identification d'opération dès que le financement de cette dernière peut être considéré comme acquis. toute nature d'opération est concernée (étude générale, étude de faisabilité, action de formation, projet d'infrastructure, etc.) dès lors qu'elle s'inscrit dans la réalisation d'une activité contribuant à l'exécution du PEPAM si l'opération est un projet ou sous-programme exécuté par l'une des Directions du MAHRSA ou du MPHPAHU, la cellule d'exécution du projet est responsable de l'élaboration de la fiche.

2. Le maître d'ouvrage transmet le formulaire électronique d'identification au responsable de la Division régionale de l'hydraulique, avec copies (i) au Directeur technique de l'ARD, (ii) à l'homologue chargé du suivi-évaluation au sein de la DHR et/ou de la DAHU, et (iii) à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP. si l'opération couvre plusieurs régions, le maître d'ouvrage remet une copie de la fiche à chaque maître d'ouvrage. si l'opération est un projet ou sous-programme exécuté par l'une des Directions du MAHRSA ou du MPHPAHU, la cellule d'exécution du projet doit remplir le formulaire d'identification

3. Le chef de division régionale enregistre à son niveau l'opération, valide la fiche d'identification et la transmet aux homologues DHR/DAHU et à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP. la cellule de suivi-évaluation de l'UCP met à jour la table des opérations qui est consultable par tous les acteurs sur le portail internet du PEPAM.

Commentaires La connaissance exhaustive et continue de toutes les interventions dans le domaine de l'eau potable et de l'assainissement est l'enjeu de cette procédure.

Ceci ne sera possible que si tous les acteurs y souscrivent, y compris et en premier lieu par les agences d'exécution du PEPAM par qui vont passer les opérations les plus importantes.

De l'application rigoureuse de cette procédure par tous les acteurs dépendra en majeure partie l'efficacité de la coordination des interventions.

12


Outil Rapport (formulaire de suivi) d'avancement des opérations

Catégorie Suivi des opérations en milieu rural

Responsables Le maître d'œuvre ou le maître d'œuvre délégué, sur instruction du maître d'ouvrage.

Une option à envisager est que la préparation des formulaires soit une tâche confiée aux prestataires chargés des études, contrôle de travaux et activités IEC. Il suffit pour cela de le prévoir dans les termes de référence de leur marché.

Procédure 1. À chaque échéance de remise de son rapport d'avancement périodique (en général bimestriel ou trimestriel) le maître d'œuvre ou le maître d'œuvre délégué remplit les formulaires électroniques normalisés de suivi des réalisations physiques et non physiques de l'opération. Ces formulaires normalisés comprennent ceux figurant dans le PLHA, et sont complétés par des formulaires plus détaillés pour le descriptif des infrastructures; Points d'accès à l'eau par localité Caractéristiques générales des ouvrages et équipements Résultats des activités IEC (ASUFOR formées, PLHA réalisés, etc.) Coûts et délai d'exécution des ouvrages

2. le maître d'œuvre transmet au maître d'ouvrage pour validation les formulaires électroniques dûment remplis. Cette tâche n'est pas spécifique en soi mais entre dans le cadre de la validation du rapport d'avancement du maître d'œuvre.

3. Le maître d'ouvrage transmet les formulaires validés par courrier électronique à l'homologue pour le suivi-évaluation au sein de la DHR, avec copie à la cellule de suivi-évaluation à l'UCP. L'homologue se charge de l'enregistrement des données dans le système unifié de bases de données.

Commentaires Ces formulaires permettent de mettre à jour les bases de données sur l'accès et sur les infrastructures au fur et à mesure des réceptions provisoires des ouvrages. Leur remplissage ne requiert en principe aucune collecte de données spécifique, les informations demandées devant déjà figurer :

- pour les réalisations physiques: dans les attachements de travaux

- pour les réalisations non-physiques: dans les rapports d'avancement des prestataires de services.

13


Outil Plan local d'hydraulique et d'assainissement (PLHA)

Catégorie Suivi de l'accès à l'eau potable et à l'assainissement en milieu rural

Responsables Le Conseil rural, en tant que maître d'ouvrage de la planification communale.

Pour des raisons pratiques de mobilisation de financement et de mise en œuvre des prestations, le Conseil rural peut déléguer aux services techniques de l'hydraulique et de l'assainissement la maîtrise d'ouvrage de l'élaboration du PLHA.

Procédure 1. Un modèle standard de termes de référence (TdR) pour l'élaboration d'un PLHA est mis à la disposition des acteurs à travers le portail internet du PEPAM. Les TdR fournissent notamment le format des tableaux normalisés de présentation des données du PLHA

2. Les Conseils ruraux, les ARD et les agences d'exécution du PEPAM recherchent conjointement les moyens de financer le plus rapidement possible l'élaboration du PLHA. Dans l'attente, la planification de base du PEPAM sert provisoirement de PLHA.

3. La cellule de suivi-évaluation met le PLHA en ligne sur le portail internet du PEPAM pour le porter à la connaissance de tous les acteurs et permettre ainsi à des partenaires au développement d'appuyer sa mise en œuvre.

4. Le PLHA est mis à jour chaque année ou après chaque nouvelle réalisation physique sur le territoire communal.

Commentaires Le PLHA présente la situation actuelle et future de l'accès à l'eau et à l'assainissement sur le territoire communal qui actualise la situation établie en 2004 dans le cadre de l'étude de formulation du PEPAM. Le PLHA est décliné au niveau localité pour l'eau potable et les systèmes d'assainissement communautaires (édicules publics), et au niveau de la CR pour l'assainissement individuel.

L'étude test des 10 premiers PLHA réalisée en 2005 a montré pour certaines communautés rurales un écart important en matière d'accès à l'eau potable avec la situation établie en 2004, qui se traduit par le fait que plusieurs localités ont été raccordées depuis 2004 à une adduction d'eau, et induit des ajustements importants de la planification de base. Ceci renforce la nécessité de disposer le plus rapidement possible des PLHA sur toutes les communautés rurales.

14


Outil Rapport annuel d'état des lieux communal de l'accès à l'eau potable et à l'assainissement


Responsables Le Conseil rural, avec l'assistance des délégataires de gestion des forages situés sur le territoire communal et l'appui des services déconcentrés de l'Etat.

Procédure 1. La CR procède, au mois de janvier de chaque année, à un état des lieux : de l'accès à l'eau potable dans les localités du territoire communal en mettant à jour le tableau normalisé des points d'accès figurant dans le PLHA. Il est recommandé que la CR se fasse assister par les responsables ASUFOR, notamment pour dénombrer les branchements particuliers. de l'accès à l'assainissement en mettant à jour le tableau normalisé des édicules publics figurant dans le PLHA. Il est recommandé que la CR se fasse assister par les responsables de poste de santé et d'écoles pour dénombrer les édicules situés dans ces établissements. La CR dresse également un bilan qualitatif et si possible quantitatif de l'assainissement individuel sur le territoire communal. des opérations qui se sont déroulées ou se poursuivent sur le territoire communal. la liste de tous les acteurs (projets, ONG, coopération décentralisée) qui interviennent sur la CR est établie par la CR, avec un résumé succinct de leurs activités et résultats de l'année.

2. La CR transmet l'état des lieux aux chefs de Division régionale de l'hydraulique et de Division régionale de l'assainissement, ainsi qu'au Directeur technique de l'ARD qui en valident le contenu. Les chefs de Divisions régionales font effectuer la saisie informatique si elle n'a pas déjà été faite, et transmettent par courrier électronique les données aux homologues de la DEM et de la DAHU chargés du suivi-évaluation, avec copie à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP. Les homologues DEM et DAHU se chargent de l'enregistrement des données dans le système unifié de base de données.

Commentaires L'état des lieux ne demande pas de compétence technique poussé et peut être effectué par le secrétaire communal, assisté localement des responsables des ASUFOR, et éventuellement des représentants des services déconcentrés de l'Etat.

Cette démarche responsabilise la CR dans l'actualisation des situations de référence et de la programmation annuelle des opérations. Ainsi, les ressources disponibles peuvent être dirigées plus efficacement dirigées vers les interventions prioritaires définies par la CR dans son PLHA. L'état des lieux permet également de rapprocher les réalisations physiques constatées par la CR avec celles qui résultent du suivi des opérations. Ce rapprochement devrait permettre d'identifier d'éventuelles initiatives non identifiées dans le système d'information du PEPAM.

15


Outil Enquête ménage nationale PEPAM


Responsables Agence nationale de la prévision et de la statistique (ANPS), avec l'appui de la Cellule de suivi-évaluation de l'UCP (Cellule SSE-UCP)

Procédure 1. En relation avec les autres agences d'exécution du PEPAM, l'ANPS et la cellule SSE-UCP préparent les termes de référence de l'enquête ménage nationale destinée à mesurer la progression des indicateurs du PEPAM qui relèvent d'une analyse statistique : consommations spécifiques d'eau potable taux d'équipement des ménages en systèmes d'assainissement autonome et branchements particuliers en milieu rural taux de fonctionnalité des équipements individuels appréciation des ménages sur la qualité de service impact des campagnes IEC pour l'eau et l'assainissement etc.

2. L'UCP coordonne le processus de sélection sur appel d'offres du ou des prestataires chargés de la réalisation et du traitement des enquêtes.

3. L'ANPS assure la supervision de l'enquête notamment en ce qui concerne la méthode d'échantillonnage, la constitution des formulaires, la structuration des bases de données et le contrôle de qualité et l'interprétation des résultats.

4. La cellule SSE-UCP intègre les résultats d'enquête dans les bases de données de suivi de l'accès à l'eau et à l'assainissement du PEPAM.

Commentaires Ces enquêtes nationales sont prévues dans le cadre unifié des interventions du PEPAM pour mesurer des indicateurs qui ne peuvent pas être traités par les autres outils et procédures du système de suivi-évaluation.

Dans leur contenu ces enquêtes sont de même nature que l'enquête MICS II conduite en 2000 par la DPS avec l'appui de l'UNICEF, qui a porté sur 6500 ménages dont 1/3 urbains et 2/3 ruraux. Il est prévu 4 enquêtes sur la durée du programme, dans la phase de lancement du PEPAM (2005-2006), les trois autres en fin de phase (2009, 2012, 2015) suivant une périodicité de trois ans.

Le financement de la première enquête n'est pas encore mobilisé, ce qui compromet sa réalisation dans la période prévue de démarrage du PEPAM.

16


Outil Rapport mensuel d'exploitation d'un réseau AEMV ou AEV

Catégorie Suivi de l'exploitation du service de l'eau en milieu rural

Responsables Production du rapport: délégataire de gestion sous contrat avec l'Etat ou la collectivité locale (Association des usagers du forage – ASUFOR ou Opérateur privé)

Exploitation du rapport: Chef de Brigade des puits et forages, dans le cadre de sa mission de contrôle et de suivi de l'exploitation des forages.

Procédure 1. Le délégataire dresse le rapport mensuel d'exploitation avant le 10ème jour du mois suivant. Il remplit le formulaire normalisé d'une page validé par la DEM qui renseigne sur : les volumes pompés et distribués, par type de point de distribution les recettes et principales dépenses d'exploitation quelques indicateurs de base: index compteur production, solde épargne, etc.

2. Le délégataire fait parvenir le rapport mensuel au chef de la Brigade des puits et forages dont le réseau AEMV ou AEV relève. Cet acheminement peut se faire par porteur ou par télécopie.

3. Le chef de Brigade vérifie la cohérence des données et les enregistre dans la base de données de suivi de la gestion. Cette base est accessible sur autorisation à travers le réseau Internet. Elle est installée sur le serveur du système unifié de base de données du PEPAM à Dakar.

4. Le chef de Brigade évalue l'évolution des indicateurs de gestion et intervient le cas échéant, en concertation avec la collectivité locale concernée, auprès du délégataire concerné si des risques ou anomalies sont constatés.

5. La cellule de suivi-évaluation de l'UCP procède aux consolidations en vue de calculer les indicateurs régionaux et nationaux.

7. Le Chef de Brigade organise, une fois par semestre, un atelier de restitution des résultats d'exploitation à l'attention des élus locaux et représentants d'ASUFOR

Commentaires Le rapport mensuel d'exploitation est l'outil de production des données pour le calcul des indicateurs de consommations d'eau et de durabilité du service de l'eau. Le format, l'organisation, et le contenu du formulaire pourront être périodiquement actualisés à la suite des retours d'expérience et des concertation entre les acteurs. L'objectif du PEPAM est que dans un délai raisonnable, toutes les ASUFOR utilisent le même formulaire standard. Ceci n'est possible que si, en amont:

- les activités d'appui et de formation des ASUFOR intègrent systématiquement la formation des exploitants à l'utilisation de ce formulaire normalisé.

- les activités de travaux prévoient, s'ils n'existent pas, la pose systématique de compteurs d'eau de distribution et d'un compteur de production (tête de forage)

17


Outil Rapport semestriel de contrôle de production et d'épargne


Responsables La Brigade des puits et forages, dans le cadre de sa mission de contrôle et de régulation de la Direction de l'exploitation et de la maintenance, et pour l'ensemble des forages sous sa supervision.

Procédure 1. Dans les 10 jours qui suivent la fin de chaque semestre, le chef de Brigade ou son représentant procède à une tournée semestrielle de tous les forages situés dans sa zone de supervision. Sur chaque site, il effectue les tâches suivantes, en présence d'un représentant de l'ASUFOR et d'un représentant du Conseil rural: Relevé de l'index de compteur de production Relevé du solde du compte épargne de l'ASUFOR, sur le livret de compte épargne ou sur le dernier relevé bancaire. Si l'ASUFOR déclare avoir effectué des versements non enregistrés sur le relevé, le chef de Brigade note ces versements. Relevés d'autres index si nécessaire (compteur électrique, compteur horaire)

2. Le chef de Brigade enregistre les données collectées dans le système de suivi de la gestion des forages.

3. Avec ces données, le chef de Brigade met à jour le profil d'exploitation de chaque forage supervisé. Ce profil d'exploitation comprend typiquement 3 courbes: le graphe d'évolution de l'épargne en fonction du volume pompé cumulé le graphe d'évolution historique de l'épargne générée par m3 d'eau pompé le graphe d'évolution de l'épargne disponible en fonction de l'épargne attendue à la date de la tournée (= taux de couverture du renouvellement)

4. A partir des résultats obtenus, le chef de Brigade décide pour chaque ASUFOR: s'il n'y a pas de démarche particulière à effectuer (RAS) s'il faut simplement avertir l'ASUFOR d'une anomalie apparue depuis la dernière tournée et lui demander d'y remédier s'il faut intervenir sur le terrain parce que la situation le justifie

5. La cellule de suivi-évaluation de l'UCP procède aux consolidations en vue de calculer les indicateurs régionaux et nationaux.

Commentaires Cette procédure simple à mettre en œuvre permettra à la DEM de disposer d'une capacité d'évaluation et de diagnostic indépendante de la remise des rapports mensuels d'exploitation. L'expérience démontre que l'observation simultanée de l'historique de ces deux variables sur une durée suffisamment longue permet une évaluation assez fiable de la viabilité d'exploitation et qualité de gestion d'un forage.

Sachant qu'une brigade suit en moyenne environ 60 forages et que 6 à 8 forages peuvent être visités par jour, il faudrait au chef de Brigade ou son représentant environ 10 jours par semestre pour effectuer cette tournée. On peut estimer les frais directs (carburant, perdiem) à 500.000 FCFA par tournée.

Un nombre important de forages motorisés ne disposent pas encore d'un compteur de production, ni d'une ASUFOR avec un compte épargne. Des actions ont été lancées en ce sens par la DEM, notamment pour l'installation des compteurs.

18


Outil Audit annuel ASUFOR


Responsables L'ASUFOR, dans le cadre de l'application de ses statuts.

Procédure 1. Dans les 30 jours suivant le début de chaque année civile, l'ASUFOR commande un audit technique et comptable de la gestion de l'exercice passé.

2. L'audit est commandé à un prestataire indépendant sélectionné par l'ASUFOR sur une liste de prestataires agréés par la DEM. Le contrat est élaboré à partir de termes de référence standards identiques pour toutes les ASUFOR.

3. L'ASUFOR supporte à 100% les frais de l'audit, qui doivent être intégrés dans le budget prévisionnel d'exploitation.

4. Le rapport d'audit provisoire est transmis au Président de l'ASUFOR avec copie au Président de la Communauté rurale et au chef de Brigade. Il fait ensuite l'objet d'une restitution publique en assemblée générale de l'ASUFOR. L'approbation des résultats de l'audit intervient à l'issue de cette AG.

5. Une copie du rapport d'audit définitif est transmise à l'UCP qui effectue son archivage dans la base de données documentaire du PEPAM.

Commentaires Cet audit devrait être intégré dans les futurs contrats de délégation de gestion qui seront passés aux ASUFOR ou opérateurs privés dans le cadre de la loi SPEPA. Il ne se substitue pas aux tâches de contrôle et de régulation de la DEM. Il entre dans le cadre du fonctionnement normal des associations et constitue un élément de renforcement de la transparence financière. Il constitue pour la DEM un outil dans sa mission de régulation.

Cette procédure est encore au stade de l'étude. En effet, sa faisabilité reste à établir, notamment en ce qui concerne l'identification de prestataires capables de réaliser cette prestation à un coût raisonnable..

18

FICHES "OUTILS & PROCEDURES POUR LE MILIEU URBAIN"

Fiche N° Désignation de l'outil Responsable Périodicité

MAJ

Suiv

i des

fina

ncem

ents

Suiv

i des

opé

ratio

ns

Suiv

i de

l'acc

ès

Suiv

i du

serv

ice

de l'

eau

pota

ble

et d

e l'a

ssai

niss

emen

t

U11 Etats du SIGFIP DCEF, DDI, SAGE/DAGE Trimestre X

U12 Plans de passation de marché SONES, ONAS, DAHU Trimestre X X

U13 Modèle financier "Eau" SONES Trimestre X X

U14 Modèle financier "Assainissement" ONAS Trimestre X X

U21 Fiche d'identification d'opération SONES, ONAS, MOE, MOA Unique X

U31 Rapport mensuel SDE SDE Unique X X

U32 Rapport annuel SONES SDE Année X

U33 Rapport annuel ONAS ONAS Année X X

20

Fiche Outil & procédure du système de suivi évaluation PEPAM N°U11

Outil Etats du SIGFIP

Catégorie Suivi des financements en milieu urbain

Responsables - DCEF (BCI interne et externe)

- DDI (BCI externe)

Procédure 1. La DCEF tient à jour la base de données SIGFIP : après le vote de la Loi de Finances, après le vote de chaque loi de Finances rectificative, après la signature d'une nouvelle convention de financement après chaque engagement de crédit

2. La DCEF établit chaque trimestre l'état récapitulatif des dotations budgétaires à l'ONAS et le transmet: à l'ONAS pour information et vérification à la DAHU et à la cellule de suivi-évaluation du PEPAM pour information

3. La DDI établit chaque trimestre un état récapitulatif des décaissements effectués sur BCI externe et le transmet: aux agences d'exécution pour information et vérification à la cellule de suivi-évaluation du PEPAM pour information

Commentaires Cette procédure concerne, pour le milieu urbain, seulement l'assainissement. L'ONAS reçoit en effet des dotations budgétaires qui sont inscrites au budget national. La gestion du financement de l'hydraulique urbaine est directement assuré par la SONES en tant que concessionnaire du service public de l'eau potable.

21


Outil Plans de passation de marché

Catégorie Suivi des financements en milieu urbain

Responsables Agences d'exécution du PEPAM :

- SONES

- ONAS

- DAHU / MPHPAHU

Procédure 1. Chaque agence d'exécution du PEPAM établit avant le 15 décembre de chaque année son plan prévisionnel de passation de marché pour l'année suivante. Le plan de passation est présenté à l'occasion du comité de pilotage du PEPAM qui se tient en fin d'année.

2. Le plan de passation des marchés est actualisé tous les trimestres par l'agence d'exécution, qui transmet une copie du plan actualisé à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP.

Commentaires Cette procédure permet de suivre les flux financiers des sous-programmes gérés par les agences d'exécution du PEPAM, mais pas des autres opérations (autres projets de l'Etat, projets ONG, etc.). Ces sous-programmes vont néanmoins représenter une part assez largement majoritaire du financement global du PEPAM.

La cellule de suivi-évaluation de l'UCP utilisera les données pour mettre à jour les tables des financements et des résultats intermédiaires (coûts moyens et délais de passation de marchés).

22


Outil Modèle financier "Eau"

Catégorie Suivi des financements en milieu urbain Suivi de l'accès à l'eau potable en milieu urbain

Responsables La SONES, dans le cadre de son contrat de concession

Procédure 1. La SONES met à jour le modèle financier "Eau" à la fin de chaque trimestre

2. La SONES transmet une copie du modèle mis à jour à la DAHU/MPHPAHU et à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP.

Commentaires Le modèle financier est l'instrument de pilotage et de prévision qui permet à la SONES de gérer le secteur de l'hydraulique urbaine, et particulièrement de veiller à la préservation de l'équilibre financier du secteur.

Toutes les données et informations relatives au financement du secteur (type, montant, modalités) sont nécessairement enregistrées dans le modèle. Le modèle contient également les données de suivi des réalisations de la SONES et de la SDE.

23


Outil Modèle financier "Assainissement"

Catégorie Suivi des financements en milieu urbain Suivi de l'accès à l'assainissement en milieu urbain

Responsables L'ONAS, dans le cadre de son contrat de performances

Procédure 1. L'ONAS met à jour le modèle financier "Assainissement " dans les 15 jours qui suivent la fin de chaque trimestre

2. L'ONAS transmet une copie du modèle mis à jour à la DAHU/MPHPAHU et à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP.

Commentaires Le modèle financier est l'instrument de pilotage et de prévision qui permet à l'ONAS de gérer le secteur de l'assainissement urbain.

Toutes les données et informations relatives au financement du secteur (type, montant, modalités) sont nécessairement enregistrées dans le modèle. Le modèle contient également les données de suivi des réalisations de l'ONAS.

24


Outil Fiche d'identification d'opération

Catégorie Suivi des opérations en milieu urbain

Responsables - Le maître d'ouvrage,

- ou Le maître d'ouvrage délégué,

- ou le maître d'œuvre par délégation du maître d'ouvrage de l'opération.

Procédure 1. Le maître d'ouvrage remplit le formulaire électronique normalisé d'identification d'opération dès que le financement de cette dernière peut être considéré comme acquis. toute nature d'opération est concernée (étude générale, étude de faisabilité, action de formation, projet d'infrastructure, etc.) dès lors qu'elle s'inscrit dans la réalisation d'une activité contribuant à l'exécution du PEPAM

2. Le maître d'ouvrage transmet la fiche d'identification au responsable du suivi évaluation de la SONES et/ou de l'ONAS, avec copies à l'homologue chargé du suivi-évaluation au sein de la DAHU, et à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP.

3. Le responsable du suivi-évaluation de la SONES et/ou de l'ONAS valide la fiche d'identification et la transmet à l'homologue DAHU et à la cellule de suivi-évaluation de l'UCP. la cellule de suivi-évaluation de l'UCP met à jour la table des opérations qui est consultable par tous les acteurs sur le portail internet du PEPAM.

Commentaires L'essentiel des opérations en milieu urbain s'effectue sous maîtrise d'ouvrage SONES ou ONAS, qui seront donc les principaux producteurs d'informations.

Il peut cependant exister des opérations de moindre envergure qui se réalisent en dehors du contrôle opérationnel de ces deux structures, par exemple à travers les ONG, la coopération décentralisée, les programmes d'appui aux municipalités etc

25


Outil Rapport mensuel SDE

Catégorie Suivi de l'accès à l'eau potable en milieu urbain Suivi de l'exploitation du service de l'eau en milieu urbain

Responsables La SDE, dans le cadre de son contrat d'affermage

Procédure 1. La SDE prépare chaque mois le rapport mensuel d'exploitation suivant le modèle prévu dans le contrat d'affermage. Le rapport est transmis à la SONES avec copie à la DGPRE

2. La SONES examine le rapport et met à jour les tables de données de l'accès à l'eau potable en milieu urbain: nombre d'abonnés domestiques, consommations d'eau.

3. La DGPRE examine le rapport et met à jour les tables de données sur les prélèvements d'eaux souterraines

Commentaires Ce rapport permet de suivre avec précision l'évolution du nombre d'abonnés et de la consommation domestiques. Une procédure automatique de mise à jour des données de desserte et de consommation entre le système informatique de la SDE et le système unifié de base de données du PEPAM est à l'étude

26


Outil Rapport annuel SONES

Catégorie Suivi de l'accès à l'eau potable en milieu urbain Suivi de l'exploitation du service de l'eau en milieu urbain

Responsables La SONES, dans le cadre de son contrat de performances

Procédure 1. La SONES élabore chaque année un rapport de bilan suivant le modèle et les dispositions prévus dans le contrat de performances.

2. La SONES met à jour les tables d'indicateurs du SSE PEPAM avec les données contenues dans le rapport.

3. L'UCP met à jour les tables d'indicateurs figurant sur le portail internet.

Commentaires Pas de commentaire.

27


Outil Rapport annuel ONAS

Catégorie Suivi de l'accès à l'assainissement en milieu urbain Suivi de l'exploitation du service de l'assainissement en milieu urbain

Responsables L'ONAS, dans le cadre de son contrat d'affermage

Procédure 1. L'ONAS élabore chaque année un rapport de bilan suivant le modèle et les dispositions prévus dans le contrat de performances.

2. L'ONAS met à jour les tables d'indicateurs du SSE PEPAM avec les données contenues dans le rapport.

3. L'UCP met à jour les tables d'indicateurs figurant sur le portail internet.

Commentaires Pas de commentaire.

28

FICHES "OUTILS & PROCEDURES" POUR LA RESTITUTION ET L'UTILISATION DES RESULTATS

S11 Cadres de dépenses sectoriel à moyen terme "eau potable" et "assainissement"

S12 Revue annuelle conjointe

S13 Portail internet PEPAM

29

Fiche Outil & procédure du système de suivi évaluation PEPAM N°S11

Outil Cadres de dépenses sectoriel à moyen terme

Catégorie Restitution et utilisation des résultats

Responsables - Programmation budgétaire pour le milieu rural Budget-programme "eau potable": MAHRSA Budget-programme "assainissement": MPHPAHU

- Programmation programme pour le milieu urbain Budget-programme "eau potable ": SONES Budget-programme "assainissement": ONAS

Procédure 1. A partir de 2007, la programmation budgétaire pour l'eau potable et l'assainissement devrait être effectuée au moyen de cadres de dépenses sectoriels à moyen terme et de budgets programmes d'objectifs et non plus de moyens

2. Chaque agence d'exécution ci-dessus nommée aura à définir ses objectifs de desserte et estimer les dépenses correspondantes à l'aide de son CDSMT.

Commentaires L'élaboration des instruments (CDSMT et budget programme) fait l'objet d'activités spécifiques dans le PEPAM.

- Elaboration d'un CDSMT de l'assainissement (financement Pays-Bas, en cours)

- Elaboration du CDSMT du Ministère de l'agriculture, de l'hydraulique rurale et de la sécurité alimentaire (en cours)

- Elaboration d'un CDSMT pour l'eau potable et l'assainissement en milieu rural (financement Banque mondiale, en cours)

30


Outil Revue annuelle conjointe


Responsables Cellule de suivi-évaluation de l'Unité de coordination du PEPAM

Procédure 1. Un atelier de revue sectorielle annuelle conjointe des secteurs de l'eau potable et de l'assainissement en milieu rural et urbain sera organisée chaque année sous la coordination de l'UCP. Cette revue constitue un rendez-vous d'étape institutionnel de tous les acteurs du PEPAM pour un bilan des réalisations de l'année précédente, l'évaluation des progrès accomplis en matière d'accès, et les ajustements éventuels à apporter sur les objectifs et la stratégie.

2. La revue sectorielle devrait se tenir à la fin du premier trimestre de chaque année civile. Le premier trimestre sera mis à profit pour la collecte et le traitement des données de l'année précédente, et la préparation du rapport de revue sectorielle (cf. ci-dessous)

3. L'UCP produira le rapport de revue sectorielle qui servira de document de travail de l'atelier. Elle s'assurera pour cela les services d'un consultant qui travaillera avec la cellule de suivi-évaluation de l'UC. Le rapport de revue sectorielle devra être diffusé aux acteurs au moins deux semaines avant la date de la revue.

4. L'UCP mettra en ligne sur le portail internet le rapport de revue sectorielle ainsi que le rapport de l'atelier pour en assurer une large diffusion.

Commentaires La revue annuelle sectorielle est une activité prévue dans le cadre unifié des interventions du PEPAM. Il s'agit d'une activité nouvelle qui s'inscrit dans la logique de pilotage participatif du PEPAM

31


Outil Portail internet PEPAM


Responsables Cellule de suivi-évaluation de l'Unité de coordination du PEPAM (cellule SSE-UCP), en collaboration avec l'Agence de l'informatique de l'Etat (ADIE)

Procédure 1. La cellule SSE-UCP assure les fonctions générales de "webmaster" du portail internet. A ce titre, elle reçoit les demandes des visiteurs du site et les achemine aux agences d'exécution concernées pour traitement.

2. La cellule SSE-UCP veille à ce que les informations du portail internet reflètent les données disponibles les plus récentes, et sollicite si besoin les agences d'exécution pour qu'elles effectuent les mises à jours souhaitables des tables de données dont elles ont la responsabilité.

3. La cellule SSE-UCP assure la maîtrise d'œuvre des développements complémentaires du portail. Ces développements seront identifiés en fonction des remarques et demandes exprimées par les visiteurs/utilisateurs du portail ou par les agences d'exécution.

Commentaires Une première version du portail internet est mise en ligne depuis début juin. En septembre 2006, cette version contient environ 80% des fonctionnalités prévues. Le portail devrait être complètement opérationnel fin 2006.

Documents

Appui à la mise en place du système de suivi … · Programme d'eau potable et d'assainissement du Millénaire République du Sénégal Rapport N°3 : Outils et procédures