25
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 74 ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN HOOFDBESTUUR ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Paul DROSSENS Brussel 2011

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

  • Upload
    others

  • View
    4

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

74

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN

HOOFDBESTUUR

ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door

Paul DROSSENS

Brussel 2011

Page 2: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht
Page 3: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN

HOOFDBESTUUR

ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door

Paul DROSSENS

Brussel 2011

Page 4: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht
Page 5: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

5

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

Page 6: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht
Page 7: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

7

LIJST VAN AFKORTINGEN B.S. Belgisch Staatsblad Bull. Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen CBM Commissie voor de Bescherming van de Maatschappij CVI Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling DG EPI Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen DMWS Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing KB Koninklijk Besluit MB Ministerieel Besluit MO Ministeriële Omzendbrief OBE Oriëntatie- en Behandelingseenheid PAC Penitentiair Antroplogisch Centrum PAD Penitentiair Antropologische Dienst PSD Psychosociale Dienst Rec. Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de

la Justice ou rélatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende

SURB Strafuitvoeringsrechtbank VI Voorwaardelijke Invrijheidstelling

Page 8: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht
Page 9: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

9

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratief-juridische bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het laat de archiefvormer toe reeds in een vroeg stadium geïnformeerd te zijn omtrent welke archiefdocumenten op termijn vernietigd mogen worden en welke bescheiden wegens hun historisch belang in aanmerking komen voor blijvende bewaring en overdracht naar het Rijksarchief. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefreeks Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager,

naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terecht-gekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakuitoefening maken geen deel uit van het archief. Boeken, tijdschriften en losse documen-tatie behoren evenmin tot het archief. Archiefreeksen zijn archiefstukken die zijn samengevoegd omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, door-gaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium.

Reekscode Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks

moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Bewaartermijn De administratief-juridische bewaartermijn wordt bepaald door de archief-

vormer zelf en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verant-woorden. De bewaartermijnen die bij de archiefdocumenten worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg

met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefdocumenten wordt in dit veld nuttige bijkomende infor-

matie weergegeven

Page 10: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht
Page 11: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

HOOFDBESTUUR VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN

Code van de reeks

Reeks Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. DIENST VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL

A1. Directeur-generaal

A1.001 Notulen van het directiecomité van de FOD Justitie 10 jaar vernietigen

A1.002 Notulen van het managementteam 10 jaar bewaren

A1.003 Notulen van de stuurgroep 10 jaar bewaren

A1.004 Dienstorders van de FOD Justitie 5 jaar vernietigen

A1.005 Flash-info’s van de FOD Justitie 1 jaar vernietigen

A1.006 Dienstorders van de directeur-generaal 10 jaar bewaren

A1.007 Managementplan van het DG Justitiehuizen 10 jaar bewaren Zowel de definitieve versie als de voorafgaande voorlopige versies bewaren.

A1.008 Dossier inzake de BPR (Business Process Reengineering) 10 jaar bewaren Alle subdossiers (evaluaties, brochu-res, informatiesessies, procesboek en implementatie, projectgroep, stuur-

11

Page 12: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

groep, vertalingen,…) bewaren.

A1.009 Jaarverslagen van het DG Justitiehuizen 5 jaar bewaren

A1.010 Dossiers van de disciplinaire raad van de FOD Justitie 5 jaar vernietigen

A2. Secretariaat van de directeur-generaal

A2.001 Indicateur van de inkomende stukken (Word) 5 jaar vernietigen

A2.002 Indicateur van de inkomende stukken van het directiecomité van de FOD Justitie (Excel) tot substitutie vernietigen

A2.003 Kopieën van ‘billets verts’ (vragen en nota’s van het kabinet) 5 jaar vernietigen Het betreft enkel de inkomende nota’s, niet de antwoorden.

A2.004 Stukken betreffende de zendingen van de directeur-generaal 5 jaar vernietigen

A2.005 Stukken betreffende de registratie van afwezigheden in Medex 1 jaar vernietigen

A2.006 Stukken betreffende de reservatie van vergaderlokalen 1 jaar vernietigen

A2.007 Stukken betreffende de reservatie van broodjesmaaltijden 1 jaar vernietigen

B. DIRECTIE MANAGEMENTONDERSTEUNING

B1. Dienst Communicatie, PMO en Planning

12

Page 13: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

B1.001 Dossiers inzake contacten met de pers 5 jaar vernietigen

B1.002 Dossier Nieuwsbrief Inside MJH 5 jaar selecteren Enkel eindproduct bewaren.

B1.003 Dossier organisatie conferentie 10 jaar Justitiehuizen 10 jaar selecteren Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct (de hande-lingen) bewaren.

B2. Dienst Budget, Logistiek en ICT

B2.001 Dossiers logistieke ondersteuning justitiehuizen (bestelling roe-rende goederen) 5 jaar vernietigen

B2.002 Kopieën van onderhoudscontracten 10 jaar na opzegging contract

vernietigen

B2.003 Dossiers kostenstaten kilometervergoedingen personeel justitie-huizen 5 jaar vernietigen

B2.004 Dossiers financiële opvolging globaal plan 10 jaar vernietigen

B2.005 Dossiers financiële opvolging nationale projecten 10 jaar vernietigen

B2.006 Dossier beheerscontract tussen Justitie en firma voor het elektronisch toezicht

5 jaar na hernieuwen

contract bewaren

13

Page 14: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

B2.007 Dossiers uitbetaling financiële hulp aan personen onder elektro-nisch toezicht zonder middelen van bestaan [sinds april 2009] 5 jaar vernietigen

B3. Dienst Data-analyse en kwaliteit

B3.001 Handleidingen SIPAR en SOSIP tot substitutie bewaren

B3.002 Briefwisseling (mailverkeer) inzake inhoudelijke vragen omtrent SIPAR/SOSIP 1 jaar vernietigen

B3.003 Queries (excellijsten) getrokken uit SIPAR voor statistieken 5 jaar bewaren

C. DIRECTIE P&O

C1. Dienst Personeelsbeheer

C1.001 Personeelsplannen 10 jaar vernietigen

C1.002 Lijsten van deelnemers aan gecertificeerde opleidingen 5 jaar vernietigen

C1.003 Dossiers personeelsleden van de justitiehuizen 40 jaar na uitdienst-treding

selecteren

De dossiers van de leidinggevende functies (directeur, adjunct-adviseur, manager kernprocessen) integraal bewaren. Uit de overige dossiers enkel bewaren: - de dienststaat

14

Page 15: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

- de officiële besluiten - de samenvattende weddefiche - de samenvattende fiche inzake ziekteverloven - evaluatieformulieren en -verslagen

C2. Dienst Groei en ontwikkeling

C2.001 Databank OCD (ontwikkelcirkels-cercles de dévelopment) tot substitutie vernietigen

C2.002 Dossiers opleidingsprojecten 10 jaar selecteren Enkel synthesefiche (17-puntenplan) bewaren.

C2.003 Jaaroverzicht van de georganiseerde opleidingen 5 jaar bewaren

C2.004 Dossier inzake opleiding en opmaak syllabus (Franstalig) 10 jaar vernietigen

C2.005 Syllabus gecertificeerde opleidingen (Franstalig) 5 jaar na nieuwe versie bewaren Alle eindproducten bewaren, ook de

versie die nooit werd gebruikt.

C2.006 Access-databank dienstvrijstellingen en opleidingsverlof tot substitutie vernietigen

C2.007 Excelbestand dienstvrijstellingen en opleidingsverlof tot substitutie vernietigen

C2.008 Dossiers aanvragen dienstvrijstellingen 5 jaar vernietigen

C2.009 Dossiers aanvragen opleidingsverlof 5 jaar vernietigen

15

Page 16: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

C2.010 Stukken betreffende de financiële afhandeling van dienstvrij-stellingen en opleidingsverlof 10 jaar vernietigen

C2.011 Stukken betreffende de financiële afhandeling van verplaatsingskosten 10 jaar vernietigen

C2.012 Attesten van deelname in het kader van dienstvrijstellingen 1 jaar vernietigen

C2.013 Dienstvrijstellingen OFO-opleidingen 5 jaar vernietigen

C2.014 Dossiers schoolstages 5 jaar vernietigen

C2.015 Aangiften schuldvorderingen interne opleiders 10 jaar vernietigen

C3. Dienst Selectie

C3.001 Notulen van het informeel overleg met representatieve vakbondsorganisaties 5 jaar vernietigen

C3.002 Verklaringen van ontvangst door de directeurs van justi-tiehuizen van dienstorders inzake personeelsaangelegenheden 1 jaar vernietigen

C3.003 Dossiers voorbereiding selectie van contractuelen (per vacature) 5 jaar vernietigen

C3.004 Evaluatiefiches (per kandidaat) met opmerkingen van elk jury-lid en de uiteindelijke quotering 5 jaar vernietigen

16

Page 17: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

C3.005 Excelbestand met gegevens over spontane sollicitaties tot substitutie vernietigen

C3.006 CV’s van spontane sollicitaties 3 jaar vernietigen

D. DIRECTIE EXPERTISE

D1. Secretariaat

D1.001 Postregistratiesysteem voor inkomende en uitgaande brieven (Excel) tot substitutie vernietigen

D1.002 Dossiers van personeelsleden van de Directie Expertise (dubbels)

bij uitdienst-treding vernietigen

D1.003 Bestelbonnen bureaumateriaal 5 jaar vernietigen

D1.004 Inventaris fotokopieertoestellen tot substitutie vernietigen

D2. Juridische sectie

D2.001 Juridische adviezen bestemd voor de dienst Conceptuele aanstu-ring en beleidsondersteuning 10 jaar vernietigen

D2.002 Dossiers erkenning van verenigingen die slachtoffers kunnen bijstaan 10 jaar bewaren

D2.003 Benoemingsbesluiten leden probatiecommissies 10 jaar bewaren

17

Page 18: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

D3. Dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning

D3.001 Notulen teamvergaderingen (‘groot team’ en ‘klein team’) 5 jaar vernietigen

D3.002 Notulen en bijhorende documenten van werkgroepen die rond een bepaald thema bijeenkomen 5 jaar bewaren

D3.003 Adviezen aan de minister 10 jaar bewaren

D3.004 Visieteksten 10 jaar bewaren

D3.005 Ontwerpen van parlementaire antwoorden, verstuurd naar het kabinet 5 jaar vernietigen

D3.006 Dossiers inzake vragen van justitiehuizen 5 jaar vernietigen

D3.007 FAQ, geplaatst op het intranet tot substitutie vernietigen

D4. Dienst Operationele ondersteuning

Opvolging projecten

D4.001 Dossiers globaal plan 10 jaar bewaren

D4.002 Dossiers nationale projecten 10 jaar bewaren

D4.003 Dossier erkenning als bemiddelingsdienst bedoeld in art. 554 § 10 jaar bewaren

18

Page 19: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

1 Sv.

D4.004 Dossiers evaluatie protocolakkoorden uitvoering werkstraffen met andere FOD’s 10 jaar bewaren

D4.005 Dossiers samenwerking met het Waals Gewest in kader van ministeriële omzendbrief betreffende de opvang van personen die tot een werkstraf zijn veroordeeld

10 jaar vernietigen

D4.006 Dossiers inzake de collectieve verzekering van werkgestraften

5 jaar na hernieuwen

verzekerings-contract

vernietigen

Opleidingscentrum

D4.007 Dossier inzake de opmaak van het jaarlijks deelontwikkelings-plan 5 jaar selecteren Enkel de definitieve versie van het

deelontwikkelingsplan bewaren.

D4.008 Stukken betreffende de organisatie van opleidingsprojecten (dubbels) 1 jaar vernietigen

D4.009 Notulen van de teamvergaderingen 5 jaar vernietigen

D4.010 Notulen van de werkgroep basiscursus (inzake totstandkoming, evaluatie, bijsturing opleiding, toevoeging onderdelen, aanpas-sen didactische methode,…)

5 jaar vernietigen

19

Page 20: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

D4.011 Basiscursus (Nl en Fr) 5 jaar bewaren

Een digitale en een papieren versie van elke jaarlijkse versie bewaren.

Zowel een versie van de syllabus voor de docenten (met uitgewerkte voor-beelden) als voor de cursisten (met ruimte voor oefeningen) bewaren.

D4.012 Dossiers interne supervisies 5 jaar vernietigen

D5. Dienst Overleg en samenwerking

D5.001 Notulen van de teamvergaderingen Overleg en Samenwerking 5 jaar vernietigen

D5.002 Notulen en bijhorende documenten van (sub)werkgroepen waarvan de dienst het secretariaat waarneemt 5 jaar bewaren

D5.003 Notulen en bijhorende stukken van de federale overlegstructuur inzake de harmonisering van de uitvoeringsmodaliteiten van de opdrachten van het DG Justitiehuizen

10 jaar bewaren

D5.004 Dossiers inzake publicaties 10 jaar selecteren Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct bewaren.

D6. Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht

D6.001 Notulen personeelsvergaderingen NCET 5 jaar vernietigen

20

Page 21: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

D6.002 Handleidingen (voor het beheer van alarmen, inzake het dossierbeheer,…) tot substitutie bewaren

D6.003 Digitale bestanden voor de registratie en opvolging van de gedetineerden onder elektronisch toezicht (PROGSEETV7, PROGSEET2008, GASE)

tot substitutie bewaren

D6.004 Dossiers van gedetineerden onder elektronisch toezicht 5 jaar na afsluiten vernietigen

D6.005 Aanwezigheidslijsten personeel (incl. maatschappelijk assisten-ten) (tot 2007) 5 jaar vernietigen

D6.006 Lastenboeken meubilair (tot 2007) 5 jaar vernietigen

D6.007 Facturen (tot 2007) 10 jaar vernietigen

D6.008 Bestelbonnen (tot 2007) 5 jaar vernietigen

D6.009 Dossiers onderhoud liften, brandveiligheid, kopiemachines, kuisen, telefoon,… (tot 2007) 5 jaar vernietigen

D6.010 Dossiers uitbetaling financiële hulp aan personen onder elektro-nisch toezicht zonder middelen van bestaan (tot 2009) 5 jaar vernietigen

21

Page 22: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

E. REGIONALE DIRECTIE

E1.001 Notulen van de directeursvergaderingen 10 jaar bewaren

E1.002 Notulen van de vergaderingen van de coördinatoren alternatieve gerechtelijke maatregelen 10 jaar bewaren

E1.003 Dossiers toezicht op de justitiehuizen 10 jaar bewaren

E1.004 Operationele plannen van de justitiehuizen (gevalideerde ver-sies) 10 jaar bewaren

E1.005 Notulen van het Basisoverlegcomité op centraal niveau 10 jaar bewaren

E1.006 Notulen van het Basisoverlegcomité op lokaal niveau 10 jaar bewaren

E1.007 Notulen van de lokale overlegstructuur inzake de harmonisering van de uitvoeringsmodaliteiten van de opdrachten van het DG Justitiehuizen (op niveau hof van beroep)

5 jaar bewaren

F. NATIONAAL FORUM VOOR HET SLACHTOFFERBELEID

F1.001 Notulen en bijhorende documenten 20 jaar bewaren

F1.002 Adviezen 20 jaar bewaren

F1.003 Aanbevelingen (memorandum, stand van zaken,…) 20 jaar bewaren

22

Page 23: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

F1.004 Publicaties van het Nationaal Forum (artikels, handelingen van studiedagen, het Handvest voor het slachtoffer van een misdrijf, Strategisch plan van een slachtofferbeleid)

20 jaar selecteren Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct bewaren.

F1.005 Brochures 20 jaar selecteren

Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct bewaren. Indien een brochure wordt geactuali-seerd, zowel de oude als de nieuwe versie bewaren.

F1.006 Dossiers inzake de organisatie van studiedagen 10 jaar vernietigen De handelingen van de studiedag wor-den gepubliceerd en als publicatie bewaard (cf. F1.004)

F1.007 Dossiers inzake deelname aan studiedagen 10 jaar vernietigen

F1.008 Dossiers inzake de ontwikkeling van pedagogische tools 10 jaar selecteren Enkel het eindproduct bewaren (bijv. de DVD’s in de drie landstalen)

F1.009 Dossiers inzake parlementaire vragen 10 jaar vernietigen

F1.010 Nieuwsbrief (Newsletter) 10 jaar bewaren

F1.011 Lijsten met contactgegevens van diensten en verenigingen die op het terrein van slachtofferhulp actief zijn

zolang administratief noodzakelijk

vernietigen

23

Page 24: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

Code Reeks Bewaar- Definitieve Opmerkingen van de reeks

termijn bestemming

F1.012 Documentatie die ter beschikking van het publiek of profes-sionals wordt gesteld (wet- en regelgeving, bibliografie, brochu-res en publicaties van andere instanties,…)

zolang administratief noodzakelijk

vernietigen

F1.013 Notulen van de arrondissementele raden voor het slachtoffer-beleid 20 jaar vernietigen Worden door het secretariaat van elke

arrondissementele raad bewaard.

NEERGELEGD ARCHIEF

Code van de reeks

Reeks Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

Regionaal directeur op het niveau van het hof van beroep (tot 2007)

001 Algemene briefwisseling (met het hoofdbestuur, met het parket-generaal,…) 5 jaar bewaren

002 Omzendbrieven 5 jaar vernietigen

003 Dienstnota’s 5 jaar vernietigen

004 Stukken betreffende personeelsaangelegenheden (examens, 5 jaar vernietigen

24

Page 25: ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/DGjustitiehuizen_hoofdbestuur_SL... · De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht

25

Code van de reeks

Reeks Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

competentiemetingen, evaluatieverslagen, basiscursussen,…)

005 Stukken betreffende het materieel beheer (bestelbonnen, offertes,…) 5 jaar vernietigen

006 Stukken betreffende de gebouwen waarin de justitiehuizen van het ressort zijn gevestigd 5 jaar vernietigen

007 Notulen en bijhorende stukken van de directeursvergaderingen 5 jaar bewaren

008 Notulen en bijhorende stukken van de regionale vergaderingen 5 jaar bewaren

009 Notulen en bijhorende stukken van de sectorvergaderingen 5 jaar bewaren

010 Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité 10 jaar bewaren

011 Notulen van werkgroepen, overlegorganen en begeleidings-comités 5 jaar bewaren

012 Verslagen en bijhorende stukken van de arrondissementele raden slachtofferbeleid 5 jaar

vernietigen wanneer ze bij justitiehuis zijn

bewaard gebleven