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Archives et récolement
Journée AGCCPF – PACA10 avril 2013
Archives départementales de Vaucluse
Définitions
Opération consistant à dénombrer un ensemble d'objets répertoriés dans un inventaire, ou à vérifier la conformité d'une opération, d'un objet à un ensemble de règlements ou de prescriptions contractuelles
par métonymie, procès-verbal de cette opération
Définitions
(Stocktaking) - Opération consistant à dresser la liste
topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds, donnant lieu à l’établissement d’un procès-verbal de récolement
Opération destinée à vérifier l’intégralité des collections d’un organisme documentaire au moment du changement de responsable
En pratique …
Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) ayant pour objectif d’identifier
sommairement des ensembles, classés ou non classés, en recensant les unités documentaires dans l’ordre physique où elles se trouvent, et en décrivant le contenu de chacune d’elle
En pratique …
Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) s’opérant par exemple
pour prétraiter un ensemble plus ou moins en vrac pour rendre accessible rapidement cet ensemble
Avant la prise en charge d’un ensemble, qu’il soit déjà plus ou moins classé ou qu’il ne le soit pas, versement dépôt d’archives communales
En pratique …
Une opération physique d’inventaire ayant pour objectif de vérifier la présence
ou l’absence de documents répertoriés afin de pouvoir y appuyer un procès-
verbal de prise en charge et décharge
En pratique … (ou en théorie !)
Une opération physique d’inventaire s’opérant
au moment du changement de responsable d’une institution de conservation (archives départementales ou communales constituées)
au moment du changement de maire ou renouvellement de municipalité
« à l’occasion de circonstances exceptionnelles »
Récolement réglementaire(services constitués)
Règlement général des archives départementales du 1er juillet 1921
Instruction du 9 janvier 1922 pour l’établissement des récolements dans les archives départementales, communales et hospitalières
Récolement réglementaire(services constitués) Règlement général des archives
départementales du 1er juillet 1921 Art. 28. – Tout archiviste, lors de son entrée en
fonction, est tenu de dresser un état général des collections et du mobilier. (…)
Art. 29. – Cet état est établi en forme de procès-verbal ; il est vérifié sur place et certifié exact par un membre de la Commission départementale, par un délégué de l’administration des
domaines (supprimé en 1964) et par le secrétaire général de la préfecture
Récolement réglementaire(services constitués) Instruction du 9 janvier 1922
[instructions sur le contenu du récolement en AD] Les prescriptions concernant les Archives
départementales sont applicables aux Archives communales lorsqu’elles sont, en raison de leur importance, installées dans un local qui leur est spécialement affecté et lorsqu’elles sont confiées à la garde d’un fonctionnaire spécialisé.
Des récolements peuvent être prescrits … dans les archives hospitalières importantes soit à l’occasion du changement du fonctionnaire chargé de leur garde, soit lorsque les circonstances l’exigeront …
Récolement réglementaire(services constitués)
Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine)
Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales
Récolement réglementaire(services constitués) Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle
scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) Dans l'année suivant son entrée en fonctions,
l'archiviste de chaque collectivité territoriale dresse un procès-verbal de récolement topographique des fonds d'archives qui tient lieu d'inventaire de prise en charge. Ce document, contresigné par l'autorité territoriale, est transmis au préfet.
Récolement réglementaire(services constitués)
Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales Remplace les instructions de 1922
Récolement à établir dans l’année qui suit la prise de fonctions
Dans l’année qui suit un déménagement Au bout de 10 ans, ou de changement significatif Actualisation !
Récolement et procès-verbal
Procès-verbal : acte écrit, établi par une autorité, relatant ce qu’elle a fait ou décidé, entendu ou constaté dans l’exercice de ses fonctions Archives communales : prise en charge /
décharge du maire Services d’archives : prise en charge du
responsable Mention officielle du procès-verbal signé
(archiviste et autorité de la collectivité territoriale) avant envoi au préfet / SIAF
Récolement et procès-verbal(services constitués)
Document de synthèse permettant de fixer un certain nombre d’actions à entreprendre Historique du service Description des locaux de conservation Mesures de sécurité et conservation
préventive Synthèse tirant des conclusions de la
description des fonds
Récolement et procès-verbal(services constitués)
Historique du service Différents locaux de conservation depuis
l’origine Circonstances de leur installation actuelle Principaux événements permettant
d’expliquer la destruction ou la disparition de fonds ou de parties de fonds
Récolement et procès-verbal(services constitués) Description des locaux de conservation
Un plan masse Un plan au sol des dépôts,
avec localisation sommaire des collections Signalisation des fonds à évacuer en priorité Liste de tous les locaux avec leur numéro, leur
superficie, leur affectation L’énumération de tous les dépôts et magasins avec
Métrage linéaire équipé Type de rayonnage ou d’équipement existant Nombre et numérotation des épis et travées, voire
tablettes Information sur le système de gestion de l’espace
Récolement et procès-verbal(services constitués)
Mesures de sécurité et conservation préventive Les fonds et collections dont l’évacuation est
prévue de manière prioritaire en cas de sinistre Les circuits d’évacuation aménagés dans les
bâtiments Les mesures de caractère réglementaire et les
équipements des magasins pour protéger les documents contre l’intrusion, l’incendie, l’inondation, les variations climatiques, la poussière et la lumière
Récolement et procès-verbal(services constitués)
Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds : trois tableaux Indication, par dépôt et par magasin, du métrage
linéaire équipé, occupé et disponible Indication, par série et sous-série du cadre de
classement, du métrage conservé et de l’état de classement
Indication, par série et sous-série, des déficits constatés
Récolement et procès-verbal(services constitués)
Description des fonds dans l’ordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence d’articles
homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi
Tableau à 6 colonnes (localisation / description) + 3 (état)
Un outil aux facettes multiples
Les objectifs précisés dans l’instruction
Une liste détaillée
Une liste « fourre-tout »
Une liste fictive …
Un outil aux facettes multiples
Outil de connaissance « métier » sur les fonds Connaître les fonds eux-mêmes Connaître leur état Les repérer facilement
Un outil aux facettes multiples
Outil de gestion Des espaces Des communications Des déficits
Un outil aux facettes multiples
Outil d’aide à la programmation Prévision de construction / aménagement Réorganisation des fonds Traitements – classement ou
conservation
Réalisation pratique
Opération très mobilisatrice
Opération contraignante
Protocole nécessaire
Réalisation pratique
Description des fonds dans l’ordre topographique Magasins / épis / travées / tablettes Description par séquence d’articles
homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi
Indication de l’état de conditionnement, de conservation, de classement
Un outil de récolement
Le logiciel Arkhéïa
Des modules de gestion liés
Le module central du récolement