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ARMEN vague 3 Fournitures d’atelier Livrable court

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ARMEN vague 3Fournitures d’atelier

Livrable court

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Présentation de l’équipe

Philippe Brazzalotto• Ingénieur - CH Montauban

Frédérique Choy• Direction des Services Economiques et Techniques - CHD La Candélie

Véronique Combemorel• Directrice adjointe – EPSM Quimper

Jean-François Desjours• Directeur adjoint - CH St Cyr au Mont d'Or

Viviane Devauchelles-Boisson• Adjointe au Directeur des Achats, des Travaux Et de la Logistique (D.A.T.E.L.) - CH Valence

Vincent Hennequin• Association Fondation Bompard

Anita Hinaut• Service plan & travaux (ingénieur travaux) - C.H.P.C.

Jean-Pierre Jacob• Responsable du service de management des marchés de fournitures, équipements, produits hôteliers et restauration - ACHAT (AP-HP)

Bernard Lagarde• AAH - CH Val d'Ariège

Roland Madec• TSH - EPSM Quimper

Roger Rondeau• responsable des services techniques– CH Pierre Loo

Emmanuel Danzo• Responsable Technique, Maintenance et Sécurité - Association Fondation Bompard

Sandrine Bricaud Dewez

Directrice des travaux et de la maintenance

techniqueHUPC APHP

MARRAINE

Fabienne MalbertResponsable services

éco et logistiques CH Pierre Loo

LEADER

Daniel CabyDGOS

ASSISTANT

Didier MarcelinDirecteur des

Investissements GH Pitié-Sâlpetrière

APHP

PARRAIN

2

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Un périmètre composé de nombreuses sous familles de nature très diverses

3

Fournitures d’atelier

Produits d'extraction

non énergétiques

Produits en caoutchouc

Gaz industriels

Matières plastiques de

base, caoutchouc synthétique

Papiers et cartons en

l‘état

Instruments de mesure des grandeurs

physiques ou chimiques

Articles de plomberie en plastique et métal (dont

non ferreux)

Equipements et dispositifs de

signalisation et de sécurité

pour la circulation

Petits matériels hôteliers, droguerie,

divers

Produits en plastique ou

en verre

petits équipements

en rapport avec

hospitalisation

Equipements mécaniques

Peintures, vernis,

adjuvants, encres

d'imprimerie

Matériaux de construction

Chauffage et climatisation, réservoirs,

citernes

Matériel électrique

Produits en métal et

quincaillerie sauf chariots

de manutention

Machines d'usage général

Etc.

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Périmètre défini par le groupe

4

Grandes Familles

1. Electricité courant fort courant faible

2. Plomberie sanitaire chauffage climatisation

3. Menuiserie tous matériaux4. Peinture sols revêtements

5. Quincaillerie serrurerie

Comptabilité

• Compte 60263• Compte 60623

Hors périmètrePérimètre retenu

• Entretien et réparations (compte 615)

• Compte d’immobilisations classe 2

• Fournitures hotelières (comptes 60626)

• Fournitures d’atelier biomédical

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Cartographie : Le périmètre défini par le groupe est composé de 5 grandes familles réparties en deux comptes et représente 191M€

5

Achats stockés de FA Achats non stockés de FA

99M€ en 2012(compte 60263)

92M€ en 2012(compte 60623)

Com

pte

% d

u co

mpt

e

Le périmètre défini par le groupe représente un montant de 191M€

5 F

am

ille

s Electricité courant fort

courant faible

Plomberie sanitaire

chauffage climatisation

Menuiserie tous

matériaux

Peinture sols

revêtements

Quincaillerie serrurerie

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Au sein des FA non stockées, on peut voir le poids prépondérant, 55%, des fournitures d’équipement pour les services techniques

Garag

e

Jard

in

Petits

mat

ériel

s et

out

illage

dive

rs

Fourn

iture

s d'é

quipe

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tech

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Fourn

iture

s d'é

quipe

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Fourn

iture

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Fourn

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Fourn

iture

s d'A

telie

r aut

res

0.00

10,0.00

20,0.00

30,0.00

40,0.00

50,0.00

60,0.00

* Source: 2 établissements – données retraitées sur une base 100K

Poids des sous catégories dans le compte 60623• Plus de 55% des dépenses du

compte 60623 sont dues aux fournitures d’équipement pour les

services techniques• Garage, jardin petits matériels et

outillages divers, fournitures d’équipement mobilier – non

médical et fournitures d’équipement de

télécommunication représentent entre 5 et 12% des dépenses

• Les autres fournitures d’atelier et les fournitures de matériel

éducatif représentent 0% des dépenses!

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Les fournitures d’atelier sont composées de produits au prix unitaire et à la volumétrie extrêmement variables

7

Produits peu chers Produits moyens Produits plus chers

Quelques exemples de produits achetés par un CH

333 565 unités

achetées

0,11€

16 000 unités

achetées

3 475 unités

achetées

0,03€

0,19€

100 unités

achetées

52 unités

achetées

10 unités

achetées

8 unités

achetées

4unités

achetées

3 unités

achetées

4,36€

5,84€

7,61€ 432€

339€

123€

Pile alcaline LR06

Collier colring incolore 140MM X 2,4

Starter 4-65W

Encre imprimerie gam. primaire noir

Lubrifiant cylindre vachette 50 ml

lampe fluocompacte E27 320V 20W

toile de verre petit chevron 50M

interface prog. presence 2DIR

serrure code mecanique 2000 std

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Une collaboration des fournisseurs à cibler fortement: entre 3% et 22% des fournisseurs représentent 80% des dépenses en FA

8

Analyse du portefeuille fournisseurs d’un des plus gros établissements

Compte 60623Compte 60263

VAL DE L

OIRE A

CCUMULA

TEUS

SONEPAR ILE D

E FRANCE

LE C

OMPTOIR

R3P

DISTRIB

UTION S

ANITAIR

E CHAUFFAGE

MB G

RAPHIC

3M F

RANCE

SPIE C

OMM

UNICATIO

NS

L EQUIP

IER

AGID IN

DUSTRIES G

RAPHIQUES

0tan28a5660280tan2a579720tan8a59348

0tan11a6070110tan16a6207160tan21a6344210tan25a648125

SONEPAR ILE DE FRANCE BFL DOMETIC0.00

1,000,0.00

2,000,0.00

3,000,0.00

4,000,0.00

5,000,0.00

6,000,0.00

7,000,0.00

80/22 80/3

80% des dépenses: 4 fournisseurs sur 19 soit 22% du panel

80% des dépenses: 16 fournisseurs sur 596 soit 3% du

panel

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0tan29a566029 0tan22a566022 0tan14a566114 0tan7a566170tan28a566028

0tan2a57972

0tan8a59348

0tan11a607011

0tan16a620716

0tan21a634421

0tan25a648125

Une priorisation des produits est importante: entre 8% et 14% des produits représentent 80% des dépenses

9

Analyse du portefeuille produits d’un des plus gros établissements

Compte 60263 Compte 60623

80/14

1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89 97 1051130tan28a566028

0tan3a83983

0tan10a1113610

0tan14a1387314

0tan20a1661120

0tan25a1934925

0tan2a220872

0tan6a248256

80/8

80% des dépenses: 87 articles sur 606 soit 14% du panel

80% des dépenses: 9 catégories d’articles sur 116 soit 8% du panel

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Très peu de groupements d’achat existent pour les fournitures d’atelier: seuls 8% des achats sont aujourd’hui mutualisés

10

AP-HPUNIHA et UGAP

Périmètre traité : 11,5M€Nombre de marchés centraux de FA : 34

Nombre de sites: 37Exemple: famille éclairage – 2,1M€

Gains obtenus (année 2013): 29% soit 600K€Allotissement: 4 lots – sources et appareils lumineux, piles

et batteries et lampes spéciales

Resah idfGroupements territoriaux

Périmètre traité : 4,5M€

Nombre d’établissements: 70

Gains obtenus (année de lancement): 15%

Allotissement (8 lots): plomberie, électricité, quincaillerie, espaces verts, menuiserie, métallerie, roulettes et

peinture/revêtement de sols

Une mutualisation récente et très localisée: un potentiel énorme à capter

8%

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Des marges de progrès existent pour l’acheteur au regard de la part de hors-marché généralement constatée

11

Exemple d’un CH de 1000 Lits – Sans travail spécifique sur le sujet

Montant Total de

Fournitures d’atelier:

175 000€

Part de hors marché:

20 000€

Part marché:

155 000€

Montant des achats hors marché / marché

Sur cet établissement le hors marché représente 11% des achats de

fournitures d’atelier!Cela montre qu’un travail sur la mise en

concurrence peut avoir des résultats très positifs

Exemple d’un CH de 300 Lits avec un travail important réalisé sur la mise en concurrence

Montant Total de

Fournitures d’atelier:

446 000€

Part de hors marché:

220 000€

Part marché:

226 000€

Montant des achats hors marché / marchéSur cet établissement le hors marché

représente 51% des achats de fournitures d’atelier!

Cela montre que pour un établissement n’ayant pas spécifiquement traité le

sujet des marge de manœuvre importantes existentProfil classique

Exception

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La mauvaise gestion en amont des achats de certaines fournitures à très forte criticité peut avoir de lourdes conséquences

12

• Le 2 janvier 2013 de 6 H 00 à 10 h 00, le verglas rend impossible l’accès à 2 bâtiments d’hospitalisation, aux patients non accompagnés

• Le salage des circulations n’avait pu être réalisé entièrement pour différentes raisons:

- Stock de sel insuffisant sur le CH et indisponible rapidement chez le fournisseur

- Stock « tampon » trop réduit- Mauvaise sécurisation des

approvisionnements

• Conséquences: 3 chutes dont une occasionnant fractures et séquelles. Les consultations et admissions ne peuvent se réaliser, perturbant de manière significative, la prise en charge par le centre hospitalier d’une dizaine de patients

• Surchauffe de la salle informatique : arrêt complet des systèmes informatiques de l’établissement

• Rupture d’un raccord d’une tuyauterie du système de refroidissement d’eau glacée car il n’y avait qu’un seul réseau de refroidissement de la salle informatique non redondé (secouru). Absence de stock de raccord de la bonne dimension.

• Conséquence: Plus d’informatique (progiciels administratif, soignant, labo, imagerie, pharmacie, etc.), de téléphone, télévision, etc.

Stock de sel insuffisant et verglas Raccord de tuyauterie défectueux

• La serrure d’une chambre d’isolement casse et

la porte ne ferme plus• Pas de serrure adaptée en stock (et rive bloc)

• Evasion d’un patient et mobilisation des équipes de sécurité en urgence. Nécessité d’aller acheter une autre serrure.

Serrure cassée en EPSM

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Les pratiques d’externalisation sont fortement corrélées avec le niveau criticité des produits

13

Niveau 1: Urgence vitale

Niveau 2: Urgence contraignante non vitale

Niveau 3: Les autres

Non externalisé en général

Possibilité d’externaliser si

le choix est approprié

Fournitures relatives au traitement d’air/eau, à la

sécurité, au groupe électrogène ou les serrures

et portes dans les établissements de sécurité

mentale etc.

Fournitures relatives à la blanchisserie ou

restauration par exemple

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Une organisation qui ne comprend qu’un pôle technique présente des avantages indéniables pour l’acheteur

14

Organisation de l’EPSM Quimper Organisation d’un autre CH

Pôle direction finances/ immobilier/ patrimoine

Services techniques / travaux / services éco et

magasin (surtout fournitures de soins)

Conséquences pour l’acheteur• Plus de dialogue

• Meilleure coordination des acheteurs• Mais difficilement faisable dans une trop

grande structure• Permet d’organiser l’achat des FA en amont

avec l’achat de travaux

Conséquences pour l’acheteur• Peu de coordination

• Chacun achète et a son enveloppe de budget

• Manque de communication• L’achat de FA subit souvent les conséquences des politiques travaux

décidées par un autre service

Service travaux neufs

(classe2)

Services éco. et

logistique / atelier

(classe 6)

Lorsque cela est possible, la création d’un « pôle technique » a pour effet de fluidifier la coordination des acheteurs et améliore la communication.

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Définition technique imprécise des produits entraînant l’achat de produits inappropriés aux besoins et des surcoûts (sur consommation, « sur qualité »…)

Mise en place d’une commission de décisions composée des utilisateurs (cadres de proximité, cadres de santé), des personnes chargées de la mise en œuvre des produits (ouvriers professionnels du C.H), des acheteurs (Direction des achats) et de la compétence technique interne (techniciens hospitalier du C.H) ou externe (bureau d’études, fabricants…)

Fonctionnement1. Demande des utilisateurs ou proposition des services techniques du C.H (maintenance

programmée)2. Proposition des produits à la commission (5 à 6 personnes) par les services techniques du C.H,

éventuellement accompagnés du fabricant ou bureau d’étude3. Réunion de la commission et proposition d’un choix unique de produit ou d’une liste hiérarchisée4. Procédure d’achat et mise en œuvre 5. Evaluation après 2 ou 3 mois des produits par la commission

- Financiers : réponse correcte aux besoins et aux impératifs de mise en œuvre entrainant des gains de 9K€ soit 10% du périmètre des FA.- Organisationnels: L’implication de tous permet l’acceptation des contraintes et une meilleure

connaissance des produits (utilisation, limites…)

Gains de 9K€ soit 10 % du périmètre des fournitures d’atelier

Dialogue utilisateur/ acheteur/ technicien efficace!

L’identification précise du besoin a permis d’obtenir des gains de 10 % sur le montant total des FA (90 K€) au CH Saint-Cyr au Mont d’or

Constat

Résultats

Plan d’action

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En confiant une partie importante de ses achats au Resah idf, CH Mantes-la-Jolie a réalisé des gains de 30K€ soit 15% du périmètre confié

Constat

Résultats

Plan d’action

• Les achats de fournitures d’atelier n’étaient pas mutualisés.

• Le volume de fournitures d’atelier représentait 230K€

Gains de 30K€ soit 15 % du périmètre des fournitures d’atelier confié au Resah idf

• En Octobre 2011 Le CH Mantes-la-Jolie adhère au Resah idf

• Ils lui confient un volume d’achat de 195K€ par an (Selon les données du reporting S1 2013)

• Gains engendrés: 30 à 35K€

• Cela représente 15% du périmètre confié

• Les gains sont variables de 5% à 25% selon les fournisseurs

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Gains de 600K€ soit 29 % du périmètre de la famille d’achat

La centralisation des achats de fournitures d’atelier a permis à l’AP-HP de réaliser des gains de 600K€ pour la famille « éclairage »

Constat

Résultats

Plan d’action

- Etude des dépenses par familles homogènes (nomenclature)- Agrégation et consolidation- Volume financier représenté par la famille « éclairages et piles » : 2,1M€

- Lancement d’une consultation pour l’ensemble des sites- Mobilisation des sites pour la phase de conception (référents

techniques), d’analyse (expertise des échantillons,…) et de suivi (veille et contrôle) des marchés.

- Mise à disposition du marché (articles, prix, photos, FT,..)- Le service ACHAT gère le suivi qualitatif, administratif et

financier du marché pour tous les sites.

Focus structure AP-HPAssistante Publique des Hôpitaux de

Paris

AGEPS ACHATS

12 Groupe Hospitaliers

37 sites

Marchés centraux pour tous les besoins communs des sites hospitaliers / non hospitaliers

Améliorations du processus induites

• Renouvellement en 2013 de la famille « éclairage » 4 lots• Volume financier a posteriori 1,5 M€ TTC/ an • Gains achats: 600 K€ TTC/an • Causes: études approfondies des consommations et

constitution d’un référentiel article (environ 750 références listées)

Gains achats sur la mutualisation

• Une seule procédure• Un binôme acheteur / expert • Massification et rationalisation

du besoin (homogénéisation)

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Exemple : gains de 14K€ soit 16% du périmètre des tubes et raccords en PVC en 2012

L’optimisation des clauses de révision des prix à l’AP-HP a permis de réaliser des gains de 200 K€ en 2012

Constat

Résultats

Plan d’action

• Fortes évolutions et fortes volatilités des prix des matières premières• Risques : frein à l’expression concurrentielle, risque de mauvaise exécution du marché, risque de

prix dits de couverture• Exemple : +20% de hausse de l’indice INSEE des prix à la production pour la robinetterie, les

vannes industrielles - (FM0D281407) entre septembre 2011 et septembre 2013• Obligation du code des marchés publics : art. 17 et 18

Introductions de clauses de révisions de prix :

• Suivi des indices externes aux parties source: Le Moniteur, Insee, usine nouvelle…. • Représentatifs de la variation des prix des F.A. (ex: robinetterie), par gamme de famille (PVC,

cuivre,…), pondérés si nécessaires selon les indicateurs de coûts identifiés (MP, transport,…)• Avec des clauses butoirs et ou des clauses de sauvegarde pour encadrer l’évolution des prix

• Marchés pluriannuels• Neutralisation de l’aléa qui pèse sur les parties (Exemple: dérivés pétroliers) • Récupération du gain lié à la baisse des prix (marché plus dynamique) ou aux modalités de révision (forclusion),• Neutralisation du risque de mauvaises exécutions ou de conflits

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 19

En standardisant les panneaux de douche achetés, le CH Pierre Looa réalisé des gains de 7,4K€

Constat

Résultats

Plan d’action

• Difficulté à réguler la température de l’eau chaude sur certains services

• Aucune salle de bains n’est équipée de mitigeurs thermostatiques

• 4 devis de panneaux de douche différents avec un prix moyen de 608€

Gains de 7,4K€ soit 40% du montant des achats en panneaux de douche

• Mise en place de panneaux de douche et de mitigeurs thermostatiques.

• Après mise en concurrence, achat d’un seul modèle de panneaux douche premix avec douchette au coût unitaire 363 euros HT (30 unités).

• Ce système est appliqué à tout l’établissement (travaux entretien et en travaux neufs)

• Gain à l’unité = 608€ - 363€ = 245€ à l'unité

• Gains totaux = 245 x 30 = 7350€

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 20

Gain de 13,5% en moyenne sur les béquilles et les serrures

La mise en place d’un référentiel des fournitures d’atelier a permis au CH de Montauban de réaliser des gains de 13,5% en moyenne

Constat

Résultats

Plan d’action

• Pas de référentiel pour les fournitures d’atelier et donc gestion non optimale des stocks et autres problèmes.

• Deux pré-requis nécessaires:- Inventaire des fournitures d’ateliers stock et hors stock- Suivi des consommations

• Définir des règles de gestion: quels articles à mettre dans ce référentiel?• Voir les consommations sur 3 ans et y inscrire les achats les plus récurrents• Base de données à mettre à jour régulièrement

• Optimisation des stocks, des achats• Facilite les consultations (rédaction CCTP…)• Sécurité des approvisionnements

• Deux exemples de produits: - Béquilles avant standardisation 35.09€ après standardisation 28.99€- Serrures avant standardisation 98.31€ après standardisation 60.37 €• Dans le premier cas nous avons une économie de 18%, dans le deuxième cas une économie de

39%, en moyenne une économie de 28.5%• Cette économie est en partie du aussi à la mise en place du marché de fourniture (estimé à 15%).

On peut donc déduire que la standardisation suite à la mise en place du référentiel a permis une économie de 28.5%-15%=13.5%

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Une veille active sur l’innovation a permis au CH Pierre Loo d’acheter des lampes LED pour l’éclairage routier extérieur avec des gains de 61%

Constat

Résultats

Plan d’action

• En 2002, le CH Pierre Loo utilisait 37 lampes à sodium dont la puissance était de 150W.

• En 2007, il en utilisait toujours 20 à 150W et 17 à 100W

Gains bruts de 61% sur le périmètre des lampes d’éclairage extérieur

• Grâce à une veille produit plus importante que précédemment, Le CH a acheté des lampes à LED moins consommatrices en énergie et moins chères.

• Montant d’achat de lampes LED: 13K€

• Forte réduction de la consommation en énergie des nouvelles lampes achetées: on passe de 4700 Watts consommés en 2007 à 1811 en 2012 avec cette nouvelle technologie

• Gains bruts constatés: 61% par rapport à l’achat de lampes à sodium

• Maintenance quasi supprimée

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En internalisant les travaux de réfection de peinture pour deux chambres d’internalisation, le CH de Valence a réalisé un gain de 2,2K€

Constat

Résultats

Plan d’action

• 2 chambres d’hospitalisation avaient besoin de travaux de réfection de peinture

• Les ressources étaient disponibles en interne en ce qui concerne la main d’œuvre

Gains de 2,2K€ soit 65% du montant de la prestation qu’il aurait fallu acheter sinon

• Comparaison du coût en interne (RH + fournitures d’atelier nécessaires) par rapport au coût de la prestation de travaux pour un fournisseur extérieur:

• Coût de la prestation extérieure: 3332€

• Choix d’internaliser les travaux et acheter les fournitures d’atelier nécessaires

• Gain de 2151€ en faisant ce choix.

• Autre ES ayant réalisé cette opération: Au CH PL, l’internalisation des travaux de réfection de l’internat a permis des gains de 578K€ soit 54% du montant qu’il aurait fallu débourser pour confier cela a un prestataire

Prix Qté Valorisation TTCcoût peinture 6,5 € HT le litre 70 77,74

Toile 1,4 € HT le ml 70 16,74Main d'œuvre 20,5 € l'heure 53 1 086,50

Coût global de la prestation:

1181€

Page 23: ARMEN vague 3 Fournitures d’atelier Livrable court

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• Absence de schéma directeur immobilier, non connaissance du patrimoine immobilier de l’établissement

• Pas de traçabilité, uniquement la mémoire humaine• Aucune programmation possible de travaux de manière logique (en terme organisationnel, financier et

humain)• Impossibilité de mettre en place de façon cohérente le projet d’établissement (57 bâtiments) lié au

projet médical• On a procédé à un inventaire immobilier • Une fiche par bâtiment précisant son état sur plusieurs critères a été rédigée• Moyens humains : 3 mensualités en interne• Ce programme a été passé par un tiers médiateur

• Résultat organisationnel : un inventaire détaillé avec synthèse a été réalisé ainsi qu’une programmation des travaux d’entretien en interne ou en externe. Permet également de

mieux planifier les achats de FA en tenant compte de la saisonnalité. • Résultat financier : programmation financière (achats de fournitures) ou sous-traitance

• Avantages : gain financier brut de l’ordre de 25% par rapport à un achat au fil de l ‘eau • Inconvénient : souligné par les utilisateurs d’appropriation du changement des pratiques ; la

planification se traduit par un allongement de la période d’examen des demandes et de la mise en œuvre

Gains bruts de 25% par rapport à un achat au fil de l‘eau

La mise en place d’un plan d’entretien à l’EPSM Quimper a permis de réaliser des gains de 25% par rapport à un achat au fil de l’eau

Constat

Résultats

Plan d’action

Page 24: ARMEN vague 3 Fournitures d’atelier Livrable court

Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24

Gain

reten

u

• Deux exemples existent aujourd’hui: le Resah idf et l’AP-HP

• Gains observés pour l’AP-HP: 29% pour la famille éclairage et piles

• Gains observés pour le Resah idf: 15%

• Hypothèse retenue: 15%

Assiette retenue

• Seules 8% des fournitures d’atelier sont achetées en groupement aujourd’hui.

• Au vu des difficultés techniques et du manque de maturité du secteur on considère que 70% des ES seraient éligibles

• Sur nos 5 familles de départ seule la serrurerie ne serait pas mutualisable. Dans les grandes familles tout n’est pas non plus mutualisable: on retient 80% du périmètre

• Assiette retenue = 191M€ x 70% x 80% = 107M€

Opportunité de gains

• Potentiel de Gain = 107M€ x 15% = 16M€

• Cela représente 8,4% du périmètre des fournitures d’atelier!

Opportunité 1: Mutualiser les achats de fournitures d’atelier au niveau régional

15% 107M€ 16M€ (8,4%)

Conditions de mise en œuvre

• Mutualiser les fournitures d’atelier peut se faire en même temps que la réalisation d’un travail interne sur le segment, cela permet même de bien l’accompagner.

• Nécessité d’avoir mis en place un référentiel (ou de le faire en même temps) pour atteindre une certaine maturité sur le segment

• Segments à prioriser: éclairage, filtres de traitement d’air, filtration de la robinetterie (car nombre de références moindre pour le travail d’harmonisation.

• Il faut prévoir des résistances de personnes qui n’ont pas encore accepté l’idée

Difficulté technique Difficulté d’acceptation Rapidité de mise en œuvre

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25

Gain

reten

u

• Gains observés au CH de Saint Cyr au Mont d’Or: 10%

• L’établissement étant plutôt mature ses gains son limités. On retient quand même un gain identique par prudence.

• Gain retenu: 10%

Assiette retenue

• Peut être réalisé sur l’intégralité du périmètre des FA. Etant donné que tous les ES l’ont fait sur une partie on considère que le périmètre à intégrer est de 90%

• Tous les ES sont susceptibles de le faire mais que tous l’ont fait au moins en partie: on considère que 50% des ES peuvent mettre en place l’opportunité.

• Assiette retenue = 191M€ x 90% x 50% = 86M€

Opportunité de gains

• Potentiel de Gain = 86M€ x 10% = 8,6M€

• Cela représente 4,5% du périmètre des fournitures d’atelier

10% 86M€ 0,6M€ (4,5%)

Conditions de mise en

œuvre

Cette identification peut se faire par plusieurs moyens :• Par la mise en place d’un comité de choix regroupant : le demandeur, un représentant des

techniques, un agent des services économiques. Suivant le besoin, des personnes expertes peuvent se joindre à ce comité : ingénieur, responsable de sécurité, service d’hygiène, le gestionnaire de risques.

• En suivant le plan d’entretien qui a été validé par les instances. • En suivant le document unique, les normes règlementaires (Apave, légionnelle)• En respectant les préconisations nationales : développement durable…

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

Opportunité 2: Identification précise du besoin pour les fournitures d’atelier

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26

Opportunité 3: Mettre en place un plan d'entretien annuel ou pluriannuel afin de mieux planifier les travaux en interne et donc de mieux acheter les FA

Gain

reten

u

• Gains observés à l’EPSM de Quimper: 25%

• Pour éviter de compter deux fois les gains on retient une hypothèse plus prudente on considérant qu’une partie des gains de Quimper est due à l’identification du besoin et la mise en place de référentiel.

• Gain retenu: 10%

Assiette retenue

• Toutes les fournitures ne peuvent être intégrées au plan car sinon cela serait trop long: on retient 65% du périmètre.

• Il faut investir un temps et des moyens importants donc tous les ES ne seraient pas susceptibles de le faire: on retient 80%.

• Assiette retenue = 191M€ x 65% x 80% = 99M€

Opportunité de gains

• Potentiel de Gain = 99M€ x 10% = 9,9M€

• Cela représente 4,5% du périmètre des fournitures d’atelier

10% 99M€ 9,9M€ (5,2%)

Conditions de mise en œuvre

• Un inventaire immobilier: une fiche par bâtiment précisant son état sur différents critères

• Moyens humains: 3 mensualités en interne

• Passer ce programme par un tiers médiateur

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 27

Opportunité 4: Sourcing produit et innovation

Gain

reten

u

• Gains observés au CH Pierre Loo dans le cas de l’achat de LED: 61%

• Par prudence, nous retiendrons un gain quelque peu inférieur.

• Gain retenu: 50%

Assiette retenue

• Concerne une petite partie du périmètre: les ceux affectés par des innovations majeures. On retient 5% du périmètre.

• Environ 10% des ES ont un suivi régulier des innovations majeures. On considère que 90% pourraient le mettre en place

• Assiette retenue = 191M€ x 90% x 5% = 8,6M€

Opportunité de gains

• Potentiel de Gain = 8,6M€ x 50% = 4,3M€

• Cela représente 2,3% du périmètre des fournitures d’atelier

50% 8,6M€ 4,3M€ (2,3%)

Conditions de mise en œuvre

• Suivre les évolutions en terme technique : économie d’énergie ,d’eau, développement durable, normes HQE (formation continue, veille règlementaire…)

• Faire une étude de faisabilité complète : en terme technique, organisationnel et financière

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

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Opportunité 5: Maitrise des formules d'évolution des prix pour optimisation des révisions

Gain

reten

u

• Gains observés à l’AP-HP sur la famille des tubes et raccords en PVC: 16%

• On suppose que l’influence de ces clauses est loin d’être aussi importante pour tous les produits

• Gain retenu: 2,5%

Assiette retenue

• Peut être réalisé sur la quasi intégralité du périmètre des FA. Seuls sont exclus les produits achetés en accord cadre. On retient 90% du périmètre

• La part des ES concernée est celle que fait des appels d’offre de FA sans cette clause soit 50%

• Assiette retenue = 191M€ x 90% x 50% = 86M€

Opportunité de gains

• Potentiel de Gain = 86M€ x 2,5% = 2,2M€

• Cela représente 1,1% du périmètre des fournitures d’atelier

2,5% 86M€ 2,2M€ (1,1%)

Conditions de mise en œuvre

• Maîtriser les formules, ses composants• Ne pas faire trop compliqué• Se tenir régulièrement au courant des évolutions des indices : presses spécialisées ;

journal officiel…• Simuler les formules, les tester

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

Page 29: ARMEN vague 3 Fournitures d’atelier Livrable court

Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29

Opportunité 6: Mise en place d'un plan d'entretien annuel ou pluriannuel afin de mieux planifier les travaux en interne et donc mieux acheter les FA

Gain

reten

u

• Gains observés à l’EPSM de Quimper: 25%

• Pour éviter de compter deux fois les gains on retient une hypothèse plus prudente on considérant qu’une partie des gains de Quimper est due à l’identification du besoin et la mise en place de référentiel.

• Gain retenu: 10%

Assiette retenue

• Toutes les fournitures ne peuvent être intégrées au plan car sinon cela serait trop long: on retient 65% du périmètre.

• Il faut investir un temps et des moyens importants donc tous les ES ne seraient pas susceptibles de le faire: on retient 80%.

• Assiette retenue = 191M€ x 65% x 80% = 99M€

Opportunité de gains

• Potentiel de Gain = 99M€ x 10% = 9,9M€

• Cela représente 4,5% du périmètre des fournitures d’atelier

10% 99M€ 9,9M€ (5,2%)

Conditions de mise en œuvre

• Un inventaire immobilier: une fiche par bâtiment précisant son état sur différents critères

• Moyens humains: 3 mensualités en interne

• Passer ce programme par un tiers médiateur

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30

Opportunité 7: Substituer la réalisation de travaux en interne avec l’achat de FA à l’achat de prestations de travaux courants plus coûteux

Pourquoi ne fait-on pas d’extrapolation

sur cette BP?

• Cette bonne pratique est bien trop dépendante des ressources de l’établissement pour que cela puisse être généralisable.

• Il faudrait une étude bien plus approfondie et c’est à l’ES de rechercher si cela est rentable pour lui.

Gains observés: 65% au CH de

Valence et 54% au CH Pierre Loo

Conditions de mise en

œuvre

• Vérifier les ressources disponibles en interne avant d’évaluer la faisabilité du projet: ce n’est pas rentable

d’engager quelqu’un pour réaliser un gain à court terme si la personne n’est pas nécessaire à long terme.

• Ne pas oublier de comptabiliser les Coûts RH et matériels avant de les comparer au coût de la prestation.

Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31

Matrice enjeux efforts: un potentiel total de gains de 52M€ soit 27,1% du périmètre

0.06 0.07 0.08 0.09 0.10 0tan28a566028

0tan1a56601

0tan3a56603

0tan5a56605

0tan7a56607

0tan9a56609

0tan11a566011

0tan13a566013

0tan15a566015

Effort = Accessibilité et temps

En

jeu

x =

Val

eur

créé

e (e

n M

€)

Opportunité

1) Mutualiser les achats de FA

2) Identifier précisément le besoin pour les fournitures d’atelier

3) Mettre en place d'un plan d'entretien annuel ou pluriannuel afin de mieux

planifier les travaux en interne et donc mieux acheter les FA

4) Standardiser les produits via la mise en place d'un référentiel par grande

famille

5) Réaliser un sourcing produit et innovation afin de bénéficier des

évolutions technologiques

6) Maitriser les formules d'évolution des prix pour optimisation des révisions

1

3

5

6

24

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32

Conclusion: au niveau financier, bien que le segment ait été longtemps délaissé, il représente des enjeux importants

Les FA, un segment jusqu’à maintenant négligé…

… Mais qui commence à être étudié par les ES

Personne ne s’en

préoccupait vraiment

Méconnaissance du sujet

EMERGENCE DE BONNES

PRATIQUES

TRAVAIL IMPORTANT DE MISE EN PLACE

GAINS IMPORTANTS CONSTATÉS

C’est un segment qui représente un potentiel de gain extrêmement important. Les ES sont en général très peu matures sur les FA…

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33

Conclusion: au niveau de l’organisation, la priorité est de pousser à une meilleure collaboration entre les services acheteurs et les prescripteurs techniques

objectif

DÉCLOISONNEMENT

DIALOGUE ENTRE LES DIFFÉRENTS SERVICES

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Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34

Conclusion: au niveau humain, il est essentiel de mobiliser et promouvoir les compétences techniques en interne

Compétences techniques

1er

A MOBILISERA PROMOUVOIR