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Atelier n°3 :
Quels impacts sur les directions des RH
de la mise en place de coopérations
hospitalières
L’exemple de l’AP-HP
Congrès de la FHF Ile de France
10 juin 2014
Marion BOUSQUIE, DRH GHUPSSD
Emilie LEBEE, DRH adjointe GHUPSSD
2 2
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Hôpitaux Universitaires
Paris Seine Saint Denis
Avicenne
Bobigny
René-Muret
Sevran
Jean-Verdier
Bondy
3 3
Les chiffres clés du GH
Dimension : 553 lits de médecine ; 184 lits de chirurgie ; 58 lits
d’obstétrique ; 303 lits de SSR ; 170 lits de soins de longue
durée.
Effectifs : 480 professionnels médicaux, plus de 3600 personnels
non médicaux, dont 79% soignants
Budget : Dépenses d’exploitation: 330 millions
Masse salariale : 157 500 000
4
Les pôles du Groupes Hospitalier
Pôle Femmes Enfants
Pôle Activités Cancérologiques Spécialisées
Pôle Activités Interventionnelles, Ambulatoires et
Nutritionnelles
Pôle Accueil, Urgences, Imagerie
Pôle Médecine Spécialisée et Vieillissement
Pôle Biologie et Produits de santé
Tous les pôles sont tri sites
ETPR moyen des pôles : de 300 ETPR à 800
4
5
La fonction RH à l’AP-HP : le Siège
Le département des effectifs, des métiers et de
la prévision
Le département du développement
professionnel
Le département des cadres dirigeants
Le département de la gestion des personnels
Le département des relations sociales et des
conditions de travail
Le centre de formation et du développement
des compétences
6
La fonction RH à l’AP-HP : le Siège
L’AP-HP a fait le choix de mutualiser les fonctions à forte
expertise (Centre de service partagé) :
- Gestion des retraites
- Facturation des accidents de travail
- Allocation de retour à l’emploi
Les autres directions du Siège apportent une expertise sur des
domaines pointus comme les affaires juridiques
8
La fonction RH à l’AP-HP : le Siège
Les points forts à l’échelle de l’AP-HP :
Equité de traitement des situations individuelles
Gains en productivité
Expertise métier renforcée
Les points forts pour les groupes hospitaliers :
Les équipes RH locales se recentrent sur des missions moins
techniques : management pour les cadres et accueil / information
pour les gestionnaires
9
La fonction RH à l’AP-HP : le Siège
Les limites pour les groupes hospitaliers :
Risque d’une déqualification des équipes qui nécessite une
vigilance quant au maintien des compétences (retraite)
Pouvoir disciplinaire : manque de crédibilité de la Direction locale
(sanctions du 1er groupe)
Concurrence entre les GH (concours, processus d’affectation
dans le cadre de la promotion professionnelle)
Marge de manœuvre limitée sur les recrutements (contractuels)
Pas de mutualisation sur le sujet dialogue social : instances
centrales empilées sur les instances locales
10
La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
L’historique :
Constitution du GH en janvier 2011 mais maintien d’un service RH
par site jusqu’à l’été 2011
Dossiers actifs :
- 1800 à Avicenne
- 1200 à Jean Verdier
- 850 à Renée Muret
Equipe : 24 ETP
11
La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Le choix de la mutualisation :
- Processus de gestion non homogènes à l’échelle du GH qui
posait un problème dans le contexte des pôles multi-sites
- Risque identifié dans le process de gestion paye
- Opportunité liée au départs de gestionnaires
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La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Les objectifs de la réorganisation :
- Créer un centre de service partagé : département de la gestion,
carrières et rémunérations pour le GH
- Maintenir un service local RH sur les 3 sites pour répondre en
première intention aux agents
- Harmoniser la gestion à l’échelle du GH dans un contexte de
délégation de gestion aux pôles
13
La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Les domaines regroupés :
- Carrières et rémunérations
- Présence au travail et mouvements
- Développement professionnel et formation : plan de formation
local, concours, frais de déplacement, indemnités de départ
volontaire, CFP
- Suivi des effectifs et du contrôle de gestion
- Prévention des risques professionnels et amélioration des
conditions de travail
15
Département carrière et rémunération GH :
14 ETP de gestionnaires sur Avicenne avec :
- des binômes par pôles
- un binôme sur les secteurs hors pôle
- deux gestionnaires dédiés à la gestion des AT
- deux gestionnaires sur les disponibilités et détachement.
- un gestionnaire chargé des dossiers de rétablissement (retraites)
Jean Verdier et René Muret :
Deux adjoints administratifs, une assistante et un secrétaire
technique du CHSCT par site
16
Gestionnaires GH Gestionnaires sites
Recrutement •création de dossiers lors
des recrutements,
•récupération des pièces
du dossier administratif
Gestion de carrière
•production de décisions,
•Gestion centralisée des
agents en disponibilité et
détachement
•Information aux agents et
classement dans le DA
Arrêts maladie
•vérification du transfert
dans HR, contrôle de
paye et lien avec le comité
médical
•saisie des arrêts de
travail dans le logiciel de
gestion du temps
Accidents du travail
•Gestion du dossier AT en
lien avec la commission
de réforme
•Classement provisoire
dans l’attente de la
consolidation
•Récupération du
formulaire de déclaration
•Information de l’agent
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Gestionnaires GH Gestionnaires sites
Heures supplémentaires
•Suivi des heures
supplémentaires et des
variables de paye
•récupération des pièces
du dossier administratif
Evaluation - notation
•Campagne unique GH •Notation : campagne,
récupération des
notations, saisie sous HR,
signature agent et
classement
CAP •Centralisation et lien avec
la DRH AP-HP
•Vérification des notations
Retraite
•Elaboration de la décision
de radiation
•Suivi du cycle de
validation
•Transmission du
formulaire à l’agent
•Envoi du dossier au CSP
•Information de l’agent et
transmission de l’arrêté de
radiation
•Prime de service
•Attestation, formulaires
•Distribution des fiches de
paye
18
La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Les points de vigilance : l’exemple des heures
supplémentaires
- Localement, jusqu’en mai 2014, les gestionnaires récupéraient les
fiches individuelles de suivi des heures supplémentaires et les
gestionnaires GH saisissent en paiement et assurent le suivi global du
quota annuel par agent
- Difficultés identifiées :
Entre les gestionnaires GH et site, pas de partage d’information
informatisé et risque d’erreur.
En lien avec les pôles : pas de possibilité de suivre leur enveloppe
déléguée.
- Action mise en œuvre : création d’un tableau de suivi informatisé
partagé qui couvre tout le circuit de la demande d’heure
supplémentaire jusqu’au paiement
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La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Organisation de la DRH en lien avec les pôles :
- Un contrôleur de gestion GH
- Chaque responsable RH de site (AAH) est référent de deux pôles
cliniques pour garder un lien GH au-delà du rattachement au site
=> Rôle : suivi des mouvements, instruction des demandes de
recrutement, suivi des effectifs en lien avec les outils de suivi RH
transmis mensuellement
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La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Le pôle amélioration des conditions de travail :
- Deux experts GH coordonnant les trois documents uniques :
prévention des TMS et prévention des RPS
- Un chargé des conditions de travail par site (liens avec les
CHSCT, DISERP, protocole handicap, CLACT…)
- Leur action s’inscrit dans un réseau coordonné par le siège.
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La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Développement professionnel et formation :
- Un responsable GH
- Une chargée du développement des ressources humaines
(accompagnement des restructurations, des mobilités
individuelles)
- Trois assistants formation GH
- Le Siège centralise l’offre de formation institutionnelle
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La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Dialogue social :
- Un CTE présidé par la Directrice du GH
- Un CHSCT par site présidé par le Directeur de site (20 séances
par site et par an, 1 à 2 expertises par site)
- Coordination entre les instances au niveau de la DRH
- Rôle important des responsables RH de site à Jean Verdier et
René Muret dans le dialogue avec les partenaires sociaux.
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La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Bilan à deux ans :
- Ressenti de perte de réactivité sur les sites de Jean Verdier et
René Muret par les agents et les représentants du personnel
- Sécurisation des processus de gestion RH et homogénéité de
traitement des situations individuelles
- Satisfaction de l’équipe RH après une année d’ajustements
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La fonction RH sur le Groupe Hospitalier
Axes d’amélioration :
- Sécurisation du circuit des recrutements et dynamisation de la
mobilité interne au GH
- Amélioration des outils de délégation de gestion et montée en
compétence des pôles
- Renforcer le partage d’information entre les sites
- Formaliser les process RH dans un contexte de préparation à la
certification des comptes