Audit Des Achats

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La complexit des entreprises, la diversit des activits et les enjeux lis aux changes conomiques et financiers entre eux ncessitent que leurs actionnaires, bailleurs de fonds, clients, fournisseurs et diffrents tiers soient assurs de la fiabilit et sincrit des informations financires qui retracent l ensemble des activits. L audit est la technique par laquelle un expert indpendant, l auditeur remplit cette mission contractuelle l origine et qui tend devenir institutionnelle. Quand on parle d audit dans ce contexte bien prcis, il s agira d un examen men par un professionnel sur la manire dont est exerce une activit par rapport des critres spcifiques cette activit. L audit peut tre effectu par une personne interne l entreprise ou par un externe. L objectif de ce travail est d approcher le plus possible la dmarche d audit d un cycle spcifique savoir Achats/ Fournisseurs, d en montrer la diffrence avec la dmarche thorique et de relever les diffrences relatives la spcificit de l entit audite. Ainsi notre travail se prsente comme suit : [pic] Dans une premire partie nous essaierons d expliquer le rle de la fonction achat au sein de l entreprise d un point de vue purement thorique ; [pic] Dans une deuxime partie nous expliquerons la procdure d audit du cycle Achats/ Fournisseurs illustre d un cas pratique de l tablissement public X .

A. ROLE DE LA FONCTION ACHAT Au cours des trois dernires dcennies, on est progressivement pass d'une conomie de production une conomie de march. En conomie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des cots de l entreprise, augmente d'une marge bnficiaire. En conomie de march, le prix de vente est dict par la loi du march, le prix de revient le plus bas devient donc l'objectif atteindre. En conomie de march, l'offre est bien souvent suprieure la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre, ni mme de savoir vendre pour russir. Le succs de l'entreprise dpend donc de sa capacit : [pic] Adapter son offre la demande ; [pic] Matriser ses conditions internes d'exploitation. Les achats ont un rle stratgique : Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se prsente donc comme stratgique dans l entreprise. Elle est le garant de la qualit des produits achets et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise.

L achat, est devenu un processus complexe, caractre collectif. Une cascade de prescriptions et de contraintes est impose par un ensemble de personnes aux fonctions diffrentes, concernes un moment donn par l'achat. Dans une mme entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement l'acheteur d'en assurer la coordination.

L'organisation des achats : L'acheteur doit tre plac dans une organisation permettant : de s'intgrer dans une chane dont l'objectif est la satisfaction du client final ; d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce rsultat ne peut tre obtenu qu' partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est frquent de constater que le frein majeur l'volution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements. Ainsi, la fonction achats se dcompose en trois sous fonctions majeures : les approvisionnements, les achats et le marketing achats. Trs globalement, nous pouvons donner une premire dfinition de ces trois sous fonctions :

|L'approvisionnement de l'entreprise. | | |L'achat l'entreprise | | | |Le marketing achats de l'entreprise | |

|C est une fonction d'excution tourne vers l'intrieur

|La relation fournisseur est court terme.

|

|C est une fonction d'acquisition de ressources matrielles de

|tourne vers l'extrieur. |La relation fournisseur est moyen terme.

| |

|C est une fonction de gestion des ressources matrielles

|long terme.

|

Missions de la fonction Approvisionnements : exploitation du calcul des besoins traitement des demandes d'achats passation des commandes de rapprovisionnement

passation des commandes de dpannage suivi des contrats relance des livraisons suivi des litiges contrle des performances des fournisseurs gestion des stocks gestion de la sous-traitance de charges etc. Mission de la fonction Achats : laboration d'une politique d'achats laboration du budget achats dtermination des objectifs valuation des fournisseurs et consultation ngociation des marchs rdaction des accords etc.

L acheteur et son pouvoir : La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement dtermine invitablement un rapport de forces qui pse lourdement sur les stratgies adopter. Cette ingalit de pouvoir est lie la nature mme des changes commerciaux, de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique. En revanche, l'interdpendance du demandeur et de l'offreur n est pas ncessairement lie la taille des entreprises en prsence. La relation de l acheteur avec le march : L'interdpendance du demandeur et de l'offreur peut tre illustre travers quelques exemples.

A. Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur :

Pour l'acheteur, sous-traiter c'est tablir une relation de dpendance forte avec un fournisseur car le produit n'existe qu'aprs une relation aussi bien d'ordre technique que commercial entre les deux parties. D'une manire gnrale, la dcision de sous-traiter est prise : a) pour rduire les risques de sous charges, c'est la sous-traitance de capacit (ou conjoncturelle). L'entreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux qu'elle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait raliser par un sous-traitant les suractivits ponctuelles. Il est vident que, dans ce cas, le rapport de forces est favorable l'acheteur car dans les priodes de rcession, l'entreprise acheteuse rintgrera ses fabrications. b) pour viter un investissement ne correspondant pas la comptence de l'entreprise, c'est la soustraitance de spcialit (ou structurelle). Le recours ce type de sous-traitance est impratif quand le produit fabriquer par l'entreprise acheteuse est un systme intgrant de nombreuses pices de technologie diffrentes (mcanique, transport, lectronique, informatique, etc.). Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de prix payer , si l'on veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mme produit (mise en oeuvre d'outillages, de dveloppements d'tudes, etc.), le rapport de forces peut tre favorable aux sous-traitants. En revanche, travailler avec un petit sous-traitant procure l'avantage de discuter directement avec le chef d'entreprise ; les temps de communication se trouvent ainsi diminus. Comme nous le verrons tout au long de ce module, une action de marketing achats auprs de petits sous-traitants permet d'tablir une relation long terme qui scurise les deux parties. En effet, en contrepartie de son investissement, le sous-traitant a l'assurance d'une charge de travail de dure plus importante que celle obtenue dans un systme achat / vente ponctuel.

B. Cas de l'approvisionnement auprs d'entreprises importantes Pour l'acheteur, traiter avec une entreprise de taille importante est ncessaire chaque fois qu'il doit trouver un matre d uvre ou un cooprant capable de raliser un ensemble complexe s'intgrant et participant au fonctionnement du produit final. C'est le cas par exemple de systmes monts sur avions ou automobiles (quipements de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.). La relation de dpendance est trs forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur. En effet, aprs une priode de dveloppement commun, les deux parties sont lies long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financirement. Cette relation de long terme peut tre une lourde contrainte pour l'acheteur qui doit acheter des composants en grande quantit et sur une longue priode. La dmarche consiste alors, pour

l'acheteur, convaincre le fabricant de traiter directement, sans passer par les intermdiaires habituels. Il peut aussi effectuer une tude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est--dire trouver un matre d uvre potentiel. B .ASPECT COMPTABLE 61. CHARGES D EXPLOITATION : La rubrique 61 regroupe les postes suivants : - 611 : Achats revendus de marchandises - 612 : Achats consomms de matires et fournitures - 613 / 614 : Autres charges externes - 616 : Impts et taxes - 617 : Frais de personnel - 618 : Autres charges d exploitation - 619 : Dotations d exploitation 6121. Achats de matires premires : 6122. Achats non stocks de matires et fournitures consommables : Sont dbits du prix d achat net des taxes lgalement rcuprables par le crdit d un compte de tiers ou de trsorerie. La TVA dductible correspondante est comptabilise au dbit du compte Etat-TVA rcuprable . 6123. Achats d emballages : Ce compte enregistre les achats d emballages qui peuvent soit tre gards par l entreprise, soit restitus son fournisseur, soit avoir un usage la convenance du client.

6124. Variation des stocks de matires et fournitures : Ces comptes enregistrent leur dbit les entres en stocks et leur crdit les sorties. Les soldes de ces comptes reprsentent la variation de la valeur des inventaires entre le dbut et la fin de l exercice et sont utiliss comme des comptes correcteurs des comptes d achat pour dterminer la valeur des achats consomms qui reprsentent les charges relles de l exercice. 6125. Achats non stocks de matires et de fournitures :

Ce compte regroupe tous les achats non stocks (eau, lectricit...) ou ne transitant pas par une unit de stockage de l entreprise, tels que ceux affrents des fournitures dont les existants en fin d exercice, sont inscrits en tant que charges constates d avance au dbit du compte 3491. 6126. Achats de travaux, tudes et prestations de services : Ce compte regroupe les achats HT des travaux, tudes et prestations sous-traits pour le compte de l entreprise par des tiers. Il est subdivis par nature de prestations. 6128. Achats de matires et de fournitures des exercices antrieurs : Ce compte enregistre les achats de matires et fournitures affrents aux exercices antrieurs. 6129. R.R.R.O sur achats consomms de matires et fournitures : Les R.R.R. dont bnficie l entreprise auprs de ses fournisseurs sont comptabiliss au cours de l exercice au crdit du compte avec le dbit du compte de tiers concern. 441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES : Le compte 4411 Fournisseurs est crdit du montant des factures d achats de biens ou de services par le dbit : Des comptes concerns de la classe 6 pour le montant hors taxes rcuprables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les lments constitutifs du cot de production des oprations en matrise d ouvrage directe pour le montant hors taxes rcuprables ; Du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes rcuprables ; Du compte 3471 Immeubles en cours mandants pour les lments constitutifs du cot de production pour les oprations en matrise d ouvrage dlgue. Le compte 4411. fournisseurs : Ce mme compte est dbit par le crdit : D un compte de trsorerie lors des rglements des factures aux fournisseurs ; Du compte 4415 Fournisseurs effets payer en cas d acceptation d une lettre de change ou de l mission d un billet ordre par l entreprise ; Du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 Rabais, remises et ristournes obtenus pour le montant des rductions obtenues hors factures ; Du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes verss sur commandes d exploitation pour solde de ce compte, le cas chant. Le compte 4413. Fournisseurs, retenues de garantie :

Reoit son crdit, par le dbit du compte fournisseur intress, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu l chance du terme de garantie prvue. Ce compte peut tre scind entre les oprations propres, les oprations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crdit par le dbit du compte Fournisseurs lors de l acceptation d un effet ou de l mission d un billet ordre par l entreprise. Le compte 4417. Fournisseurs factures non parvenues : C est un compte de rgularisation (Transitoire) rattach au compte fournisseur concern, il convient alors, pour ne pas fausser les rsultats, de dbiter le compte de charges concern par le crdit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crdit du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le dbit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerns et du compte de TVA rcuprable. L entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opration. A l ouverture de l exercice suivant, cette criture est contre-passe. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 la fin de chaque priode comptable et non pas uniquement la clture de l exercice. Le compte 4418 Autres fournisseurs et comptes rattachs : Il est destin enregistrer les autres oprations avec les fournisseurs non spcifies. CHAPITRE I : PHASE D EVALUATION DU CONTROLE INTERNE

C. Dfinitions et objectifs du contrle interne du cycle achats fournisseurs : L valuation du contrle interne constitue une tape indispensable de la dmarche d audit. Elle permet d apprcier l organisation et le systme d information qui concourent la production des comptes soumis la certification. Dfinition : Il existe de nombreuses dfinitions du contrle interne. Cependant la dfinition la plus usite est celle de L ordre des experts comptables franais. Ce dernier dfinit le contrle interne dans le Mmento Pratique Francis Lefebvre , comme : L ensemble des scurits contribuant la matrise de l entreprise. Il a pour but, d un cot, d assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de l information, de l autre, l application des instructions de direction et de favoriser l amlioration des performances. Il se manifeste par l organisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de l entreprise pour maintenir la prennit de celle-ci (OEC, XXXIIe congrs national, 1977).

Objectifs :

L analyse du systme du contrle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de s assurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes. Tous les achats de l entreprise sont correctement autoriss et comptabiliss. Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de l entreprise. Ces dpenses sont faites dans l intrt de l entreprise et conformment son objet. Tous les achats enregistrs sont correctement valus. Tous les avoirs obtenir sont enregistrs. Toutes les dettes concernent les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode. Les engagements pris par l entreprise et devant figurer dans l annexe sont correctement suivis.

B . Sparation de fonctions : Apprcier la sparation des fonctions en ce qui concerne : Emission de demandes d achats. Etablissement des commandes. Autorisation des commandes. Rception des marchandises et services. Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reus avec les commandes. Comparaison bon de rception/commande/facture. Imputation comptable. Vrification de l imputation comptable. Contrle des factures. Suivi des avoirs recevoir. Bon payer. Tenue du journal d achats. Tenue de l inventaire permanent. Tenue des comptes individuels fournisseurs.

Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. Centralisation du journal d achats. Signature des chques. Envoi des chques. Acceptation des traites. Tenue du journal des effets payer. Tenue du journal de trsorerie. Annulation des pices justificatives. Approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- crditeurs divers. Accs la comptabilit gnrale. C .L apprciation des procdures du cycle A/F L auditeur doit acqurir une connaissance gnrale des oprations du cycle. Ce n est qu cette condition qu il pourra analyser de manire pertinente les oprations intervenues durant l exercice, pour ce faire il devra prendre connaissance si possible d un certain nombre de donnes statistiques concernant ce cycle. Ces donnes peuvent tre rsumes comme ci-aprs :

SOCIETE EXERCICE CLOS LE

- Nombre de fournisseurs Montant des achats annuels o Dont Maroc o Dont Import Montant annuel des avoirs Valeur du poste fournisseurs et comptes rattachs o Dont charges payer Ratio fournisseurs . ..

.

.

En jours d achats T.T.C - Nombre de factures mensuelles Valeur moyenne des factures - risques particuliers ....................

. ..... . .

Dans le cas d absence du manuel de procdures, il est important d tablir le narratif des procdures concernant le cycle d achat ; afin d acqurir le maximum d informations pour une meilleure comprhension des circuits de traitement d informations. Ceci se peut par des entretiens avec l ensemble des intervenants dans le circuit afin d avoir une vue plus dtaille du circuit. L ensemble des constatations exprims par les responsables donne lieu : 1) Emission des demandes d achat : [pic] La direction des travaux concerns [pic] Le service achat [pic] Le service gestion [pic] Le service du projet L mission des demandes d achats est obligatoire pour toutes les commandes suprieures 1000 dhs. Aprs avoir dtecter les besoins des diffrents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l mission : La numrotation Imputation Dlai et lieu de livraison Dsignation des articles 2- circuit des demandes d achat Procdure exceptionnelle Pour l achat d une fourniture revtant un caractre d urgence, la commande pourra se faire directement par tlphone entre la direction du projet et le service achat

Imprims de diffusion C est l organisation administrative de la circulation des imprims des DA Exemplaire conserv par le client, conserv par la direction des travaux, conserv par le service achat,original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrle des livraisons. 3- Etablissement des bons de commande Emission des bons de commande Le bon de commande reprend l intgralit des informations portes sur la demande d achat : Numro de la commande Service traiteur : achat Rfrence : centre d imputation, code analytique Dsignation du fournisseur Condition des paiements Dates et lieu de livraison Date et visa du responsable achat Circuit du bon de commande Imprim de diffusion Original envoy au fournisseur est sera conserv par lui Exemplaire envoy au fournisseur et retourn imprativement l entreprise. 4-Rception de la marchandise 5- traitement et circuit des factures Rception de la facture Facture fournisseur Facture tablie sur contrat Prsentation type d une facture Enregistrement de la facture 1. Circuit

L metteur : la comptabilit Le service de gestion:contrle des imputations analytiques Le service travaux:accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement 2. classement Mission des services Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabilit 6- Rglement des factures fournisseurs Il existe deux moyens de rglement: Le chque Effet de commerce Questionnaire : Commandes : Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent une quantit minimum ? Si oui, les quantits minimales sont elles revues rgulirement en fonction des besoins rels de la fabrication ? Les commandes de biens et de services ne sont elles passes que sur la base de demandes d achats tablies par des personnes habilites ? Chaque service demandeur dispose-t-il d un budget de dpenses prvisionnelles ? Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie rgulirement pour viter les dpassements ? Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais non encore factures ? Des bons de commandes sont ils tablis systmatiquement ? Si oui, sont-ils : Pr Numrots ? Etablis en quantit et en valeur ? Signs par un responsable, au vu de la demande d achat ?

Existe-il une liste des fournisseurs autoriss pour les achats courants ? Si oui, est-elle: Approuve par un responsable ? Rgulirement mise jour ? Les prix proposs sont-ils compars avec le march ? Les autres achats font-ils l objet d appels d offres, au moins au dessus d un certain montant ? Existe-il une procdure permettant d viter les commandes excessives ? Si des bons de commandes pr numrots sont utiliss, leur squence numrique est-elle utilise pour : Enregistrer les engagements pris par l entreprise ? Identifier les retards d excution ? Existe-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseurs sontils soumis des pnalits ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu : Au service rception A la comptabilit Si oui, ces services s assurent-ils qu ils les reoivent tous ? La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et autres avantages accords aux acheteurs par les fournisseurs ? Les procdures de contrle des achats sont-elles revues priodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service achat pour s assurer que la politique de la socit est bien applique ? 4. Rception des marchandises et services. Existe-il un service de rception ? Les marchandises reues sont-elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : Les quantits. La qualit. Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement, mme pour les livraisons sur des chantiers extrieurs ou chez des clients, des dpositaires ?

Si oui, sont-ils pr-numrots ? Signs par le rceptionnaire ? Dats ? La pr numrotation des bons est-elle utilise pour contrler : L exhaustivit des bons transmis la comptabilit, par centre de rception ? L enregistrement des mouvements de stocks ? Existe-il un systme quivalent au bon de rception en matire de service ? Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles l objet d un bon de retour ? Si oui, ces bons sont-ils : Pr Numrots ? Transmis une personne charge d obtenir les avoirs ? 5. Contrle des factures : Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier la comptabilit ? Le service comptable attribue-t-il un numro d ordre chronologique aux factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier ? Si oui, garde t-il une trace de ces numros pour suivre le retour des factures et relancer le service concern ? Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuls, par apposition d un tampon duplicata ? D. LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU CYCLE A/F Le cycle achats-fournisseurs est caractris par un certain nombre de phases qui peuvent se prsenter comme suit : L expression des besoins ; Dclanchement de la commande ; Rception des biens ou services ; Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs ; Mise en paiement des factures.

Il est noter que chacune de ces phases implique un ensemble d objectifs atteindre, entranant des risques potentiels, des mesures usuels de contrle interne ncessaires, et enfin implique des assertions d audit sur lesquelles l auditeur doit porter une attention particulire. a. L expression des besoins 1. Objectifs Le contrle interne doit garantir que les besoins sont correctement dtermins, que l entreprise ne ralise pas d achats inutiles et que les commandes ncessaires sont correctement lances. 2. Risques potentiels Une mauvaise identification des besoins peut occasionner, soit une rupture destocks, soit la constitution de stocks plthoriques. La rupture de stocks peut entraner un retard ou un arrt de fabrication gnrant, soit des surcots, soit une sous-activit. Elle peut galement avoir pour consquence des retards de livraisons aux clients et tre l origine des litiges. La constitution d un stock trop important majore les cots de stockage et cre un risque de dtrioration des stocks. Il en rsulte un risque de dprciation, d autant plus important que l entreprise peine trouver rapidement des dbouchs en nombre suffisant pour les couler. Dans le cas d achats non stockables, la survaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de l entreprise, sans qu il y ait vritablement de contrepartie. 3. Mesures usuelles de contrle interne Les procdures de contrle interne gnralement mises en place pour couvrir les risques mentionns ci-dessus sont les suivantes : procdure formalise permettant de recenser systmatiquement et priodiquement les besoins de l entreprise ; suivi des besoins n ayant pas encore donn lieu l mission d une demande d achat ; existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes d achat ; mise en place d un contrle du respect des pouvoirs dfinis par la direction ; existence d une piste d audit permettant, partir d une demande d achat, de vrifier le processus de dtermination des besoins et, inversement, partir d une expression des besoins, de retrouver la demande d achat correspondante ; mise en uvre de tests visant s assurer du bon fonctionnement de la procdure par la ralisation de sondages sur la correcte transformation d une expression de besoins en demandes d achat et par l examen de la justification de demande d achats par des besoins ; existence d une sparation adquate des fonctions (exemple une personne qui valide les besoins ne doit pas, en principe, passer les commandes) ;

surveillance de l volution des stocks et de leur dprciation afin de mettre en vidence les drives ventuelles.

4. Assertions d audit concernes Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur l valuation des stocks et des en cours de production (valorisation et dprciation). b. Dclenchement de la commande 1. Objectifs Le contrle interne doit garantir que les achats sont raliss dans les conditions optimums de qualit, de prix et de dlai. 2. Risques potentiels Quatre principaux risques peuvent tre lis au dclenchement de la commande : - le dclenchement d achat des prix suprieurs au march. Dans ce cas, les biens achets sont trop chers, entranant une survaluation des charges. Cette survaluation a un impact direct sur l valuation des stocks et peut rendre ncessaire leur dprciation ; - le dclenchement d achat par une personne non habilite, situation qui peut avoir comme consquence des achats injustifis ou non pertinents ; - le dclenchement d achats en l absence d une trsorerie suffisante, ce qui peut entr aner une cessation de paiement, menaant par la mme occasion la continuit de son exploitation ; - le recours des fournisseurs qui ne prsentent pas de garanties suffisantes : l entreprise achte auprs d un fournisseur dont la situation financire est fragile, qui risque de s avrer dfaillant et de ne pas respecter ses engagements.

3. Mesures usuelles de contrle interne Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont les suivantes : procdure d appel d offre permettant d obtenir, qualit gale, les meilleurs prix possibles ; prise de connaissance de la situation financire des fournisseurs pralablement la passation de la commande, et si ncessaire mise en uvre de garanties, notamment en cas de versements d acomptes ; mise en place d une piste d audit permettant de s assurer que toute commande envoye un fournisseur a bien fait l objet initialement d une demande d achat et d une expression de besoin ;

instauration d un contrle de gestion et d un contrle budgtaire, permettant de vrifier que l entreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat. 4. Assertions d audit concernes Les procdures relatives au dclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur l valuation des actifs : avances et acomptes verss (dfaillance du fournisseur), stocks (retard de livraison, prix d achats survalus), et mme totalit des actifs en cas de remise en cause de la continuit d exploitation (contrle de gestion et budgtaire insuffisant). c. Rception des biens ou services 1. Objectifs Le contrle interne doit garantir que : les biens rceptionns ne peuvent tre accepts s ils n ont pas t effectivement commands ; les biens rceptionns correspondent aux quantits et spcificits mentionnes sur la commande ; les biens rceptionns ne sont pas endommags ; les livraisons sont ralises dans les dlais prvus par la commande ; les rceptions sont enregistres ds leur acceptation et les biens correspondants protgs 2. Risques potentiels Les principaux risques lis la rception des biens ou services achets sont les suivants : la rception de biens non commands. Cette rception peut entraner la constitution de stocks inutiles et par consquent susceptibles d tre dprcis ; la rception de biens pour des quantits diffrentes des quantits commandes. Dans ce cas, l entreprise risque, soit d avoir des stocks plthoriques, pouvant subir une dprciation, soit de connatre des ruptures de stocks, qui peuvent occasionner des difficults dans le processus de production, ou dans les relations avec les clients ; la rception des biens endommags ou prsentant une qualit insuffisante, situation qui engendre des difficults d coulement des stocks achets et par consquent des dprciations ; le dfaut d enregistrement des rceptions. Lorsque le suivi administratif des rceptions n est pas matris par l entreprise, celle-ci n est pas en mesure de valider les factures qui lui sont prsentes par les fournisseurs. Elle aura par ailleurs d importantes difficults pour estimer les factures non parvenues lors de la clture des comptes. 3. Mesures usuelles de contrle interne Les mesures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui psent sur la rception des biens ou services sont notamment :

la comparaison systmatique des rceptions avec les commandes correspondantes, et la mise en uvre d une procdure de traitement des carts ; la sparation des fonctions de commande, de rception et de contrle qualit afin de prvenir une fraude provenant d une seule personne ; la dfinition de pouvoirs d acceptation des rceptions, prvoyant l intervention de niveaux hirarchiques plus levs en fonction de la prsence ou non d un litige et en fonction de son importance financire ; la mise en uvre de procdure de relance des fournisseurs en retard ;

l enregistrement systmatique des entres dans le systme informatique et/ou l mission d un bon de rception class chronologiquement. 4. Assertions d audit concernes Les risques relatifs la rception des biens ou services ont un impact sur plusieurs assertions : l valuation des stocks et des crances clients ; la rgularit des achats, lorsque l entreprise prouve des difficults pour confirmer ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons, notamment parce que les rceptions ne sont pas correctement enregistres ou recenses ; la coupure des achats (cut off), si l entreprise ne parvient pas estimer les factures non parvenues la clture. d. Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs 1. Objectifs Le contrle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats ds la rception des biens ou services. 2. Risques potentiels Les risques relatifs l enregistrement des achats et des dettes peuvent trouver se matrialiser par : la perte des factures reues ; des difficults de recensement des factures non parvenues concernant des livraisons ou prestations dj ralises avant la date de clture ; des retards de traitement des factures ; des erreurs d imputation comptable ; l enregistrement de factures ne concernant pas l entreprise ; l enregistrement de factures pour des prestations non encore ralises ;

l enregistrement de fausses factures destines dtourner des fonds ; la survenance de problmes informatiques gnant la prise en compte du journal des achats dans la comptabilit gnrale. 3. Mesures usuelles de contrle interne Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont : la mise en place d un processus de dtermination des rceptions non encore factures (biens et prestations) ; la transmission systmatique au service comptable de toutes les factures ds leur arrive dans l entreprise, pour que celui-ci puisse, soit les enregistrer immdiatement en comptabilit, soit simplement les rpertorier, et relancer en tant que besoin les services chargs de les contrler ; la mise en uvre priodique d un contrle de l interface entre le journal des achats et la comptabilit gnrale, pour dtecter d ventuelles anomalies informatiques dans les transferts d information ; le maintien d une comptence suffisante du personnel charg de saisir les factures ; la mise en place d une procdure pertinente et rapide de validation des factures : rapprochement des factures avec les bons de rception et les bons de commande, validation formalise des factures de prestations de services par les personnes ayant comptence pour les apprcier. 4. Assertions d audit concernes Les risques prsents ci-dessus peuvent influencer les assertions suivantes : l exhaustivit des enregistrements, en cas de perte de facture ; la rgularit des enregistrements, ds lors que sont enregistres de fausses factures ou des factures ne concernant pas l entreprise ; la coupure des enregistrements, en cas de recensement insuffisant des factures non parvenues la clture, d enregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non ralises e. Paiement des factures 1. Objectifs Le contrle interne doit garantir que : seules sont payes les factures concernant l entreprise, qui sont conformes la commande et qui correspondent une livraison effective satisfaisante ; les factures sont payes dans les dlais contractuels et ne sont pays qu une seule fois. 2. Risques potentiels

Les risques relatifs la mise en paiement peuvent recouvrir : le paiement d une facture correspondant une prestation non satisfaisante, nonralise, ou qui ne concerne pas l entreprise ; le paiement avec retard de factures valides, pouvant gnrer des litiges avec les fournisseurs (intrts de retard, pnalits, arrts de livraison ).

3. Mesures usuelles de contrle interne Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-dessus sont notamment : la dfinition de pouvoirs en matire de bons payer et la mise en place d un contrle de ces pouvoirs ; le dclenchement des rglements sur la base de factures originales et l estampillage des factures payes. 4. Assertions d audit concernes Les risques prsents ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la rgularit des enregistrements Remarque : il est noter que certains des risques issus du cycle achat/fournisseurs n entranent pas de menace particulire sur les assertions lies au cycle achats. Ils peuvent en revanche impacter sur d autres cycles, principalement sur les stocks et les provisions. Ce constat dmontre la ncessaire transversalit des contrles. D. Evaluation du contrle interne pour la socit X Lorsque l'auditeur entame, l'audit du cycle achat/fournisseur il procdera la ralisation d'un ensemble de travaux conformment au programme de travail. La premire tape consiste au relvement de la procdure : Il s'agit entre autres de : relever la procdure achat travers les entretiens avec les responsables. C est dans ce sens qu'une runion a t tenue avec le responsable de la D.A.M (dpartement des approvisionnements et du magasinage) qui nous a expliqu la procdure d'achat. En fait, cette procdure d'achat s'effectue conformment au manuel de procdure d'achat commun tous les tablissements publics, en ce qui concerne les procdures d'appel d'offres et de passation des marchs. Aprs prise de connaissance du manuel de procdure des achats, il est procd des tests de conformit ou des tests de procdure. Ces tests ont pour objectif de s'assurer de la ralit et de l'exhaustivit des procdures. A. Contrle de la ralit

Afin de s'assurer que les achats comptabiliss sont rels, l auditeur procde aux contrles suivants : slectionner partir du grand livre des achats, un certain nombre d oprations (import et locales) et s assurer : de l'existence d'un dossier de march, d'un bon de commande sign ; du respect des seuils ventuels pour les signatures (responsable des approvisionnements, directeur financier ou directeur gnral) de la consultation des fournisseurs et du choix justifi et matrialis de l'tablissement d'un bon de rception sign ; de la concordance entre les quantits commandes et les quantits reues ; de la concordance entre les quantits reues et les quantits factures de la concordance entre les prix ngocis sur le bon de commandes et les prix facturs ; de la mise jour des stocks (date, qualit et valorisation) ; de la correcte comptabilisation au regard des diffrents lments (imputation, bonne priode, etc) ; en cas d'importation, du contrle de la conformit du dossier et de la correcte conversion des devises (au cour jour de l'opration) ; du rglement de l'achat conformment aux conditions prvues lors de la facturation ; de la correcte comptabilisation du rglement B. Contrle de l exhaustivit Les mmes travaux effectus au niveau du contrle de la ralit sont applicables au contrle de l'exhaustivit. Cependant la slection des pices justificatives se fera sur la base du registre des entres ou toute autre source indpendante de la comptabilit. Afin de matrialiser ces travaux, d'autres tests sont faire. Ils sont au nombre de trois : le test de suivi des marchs le test sur les bons de commandes le test de cut off sur les achats Chacun de ces tests sera destin s'assurer d'un ou de plusieurs points d'assertion. 1. Le test de suivi des marchs L objectif du test est de s'assurer que les marchs sont passs conformment la procdure en vigueur.

Le test consiste prendre un chantillon de dossiers de marchs partir de la liste des dossiers de marchs en cours et passs en 2003. Le choix des marchs se fera selon leur importance financire de sorte couvrir le scope pralablement dfini dans le mmo approche. Dans ce cas prcis il est de 51% Le scope peut-tre dfini comme tant un taux d'investigation qui est gal au total des montants des marchs constituant l'chantillon rapport au montant total de l'ensemble des marchs de l'anne 2003. Lorsque l'chantillon est choisi, l'auditeur demande les pices justificatives relatives chaque march. En gnral, ces documents se trouvent chez l'archiviste. Ainsi l'auditeur vrifie pour chaque march si la procdure lgale a t respecte, en procdant un pointage avec un ensemble de documents qui doivent tre utilises conformment la procdure en vigueur. Cette dernire correspond au manuel de procdure qui rgit les acquisitions et qui est commun l ensemble des tablissements publics. Dans ce test il s'agit : De s assurer de la conformit avec le dossier de march dment sign et approuv. Vrifier l existence de l appel concurrence (appels d'offres, consultation directe) ; Vrifiez l'existence d'un tableau comparatif des prix ; Vrifiez l'existence un PV de jugement. 2. Tests sur les bons de commandes L objectif de ce test est de s'assurer que la passation des commandes est conforme avec la procdure en vigueur. Le test consiste prendre un chantillon des commandes effectues partir de la liste des bons de commandes 2003, toujours selon leur importance financire. Seulement dans ce test il n y a pas l'obligation de respecter un scope. De la mme faon qu'il a t procd au niveau du test sur le suivi des marchs, il s'agira pour chaque bon de commandes slectionn de : Pointer avec la demande d'achat signe ; Vrifiez que trois fournisseurs au moins ont t consults ; Vrifiez l'tablissement du tableau comparatif des prix ; Pointer avec le dossier administratif de l'adjudication ; Etc. Conclusion du test :

Ce test a relev que la procdure d'acquisition applique au sein de l'organisation est respecte conformment la procdure en vigueur. Seulement il faut noter l absence d un dossier administratif pour toutes les commandes. Cette remarque est rapporte au niveau de la note de synthse du cycle. 3. Test de cut off sur les achats L objectif de ce test et de s'assurer du respect du principe de spcialisation des exercices pour ce qui est des dpenses d'achats. Pour ce faire l'auditeur slectionne certain nombre de bon de rception avec comme source le classement des bons de rception reus de la Direction des Approvisionnements et du Magasinage (DAM). La slection des bons de rception ne se fait pas selon un critre financier mais plutt en fonction de leur date de rception. Il est slectionn un certain nombre de bons de rception dont la date est le plus possible proche du 31.12.03 Ceci a fin de s'assurer que des marchandises reues en fin d'exercices 2003, n'ont pas t comptabilises durant l exercice 2004. de mme, un chantillon de bons de rception dont la date est le plus proche possible du dbut de l'exercice audit c est dire le 01.01. 03 est aussi slectionn dans la mme logique. Ainsi pour chaque bon de rception, on vrifie : la correcte comptabilisation ; la conformit de l'exercice de rattachement ; etc. Conclusion du test Le test a t satisfaisant dans la mesure o tous les bons de rception ont t comptabiliss dans la bonne priode. Aprs la ralisation de l'ensemble des tests, l'auditeur produit un document appel Matrice de contrle interne qui, rcapitule l'ensemble des points soulevs lors de ces tests. Les points soulevs serviront valuer le contrle interne. Cette valuation permettra de dterminer : Les zones risque qui vont ncessiter dans la phase du contrle des comptes une attention particulire ; L'ampleur des investigations ; Donc en dfinitifs, le travail effectu sur le contrle interne constitue la phase prliminaire du contrle des comptes.

CHAPITRE II CONTROLE DES COMPTES DU CYCLE ACHAT/FOURNISSEUR D. Dfinitions et objectifs a. Dfinitions : Avant d entamer l audit du cycle Achats/Fournisseurs, il faut comprendre et relever les termes en relation avec ce cycle et en dfinir les contours on cite par exemple : Dettes d'exploitation: dettes nes l'occasion du cycle d'exploitation et dettes assimiles. Dettes provisionnes (ou charges payer) : dettes potentielles values l'arrt des comptes, nettement prcises quant leur objet, mais dont l'chance ou le montant est incertain. Elles ont vocation irrversible se transformer ultrieurement en dettes, Ces dettes provisionnes sont rattaches aux diverses rubriques correspondantes du bilan, Achats: les charges comprennent les sommes ou valeurs verses ou verser: soit en contrepartie de marchandises, approvisionnements, travaux et services consomms par l'entreprise ainsi que des avantages qui lui ont t consentis; soit en vertu d'une obligation lgale que l'entreprise doit remplir, Rgularisations (comptes de) : les charges comptabilises pendant l'exercice qui concernent un exercice ultrieur doivent figurer l'actif du bilan au poste "comptes de rgularisation", Ces postes font l'objet d'une information explicative l'annexe.

b. Objectifs du contrle des comptes En contrlant les comptes de ce cycle l auditeur doit fixer clairement les objectifs atteindre ou les lments vrifier savoir : S'assurer que les charges et produits inscrits au compte de rsultat et provenant des oprations d'achat, proviennent uniquement de l'enregistrement intgral des transactions ralises dans l'exercice comptable considr, S'assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des oprations d achat sont correctement valus et bien classs.

E. Les contrles types a. . Comptes de tiers Procder une analyse des ratios significatifs ( dterminer pour chaque socit) et des variations par rapport l'exercice prcdent afin d'identifier les anomalies apparentes. Appliquer la procdure de confirmation directe. Si cette procdure est applique avant la date d'arrt des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit tre suivie par:

- une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des dbits (rapprocher au journal de trsorerie) et crdits (rapprocher au journal des achats). - une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de vrification et celle du bilan. - une revue des dettes importantes soldes depuis la date de vrification. lorsque la procdure de confirmation directe ne peut pas tre applique (ou donne des rsultats insuffisants) : - vrifier que les soldes individuels sont correctement analyss. - pour les soldes principaux, rapprocher les soldes des relevs reus ou de tout lment justificatif (factures, bons de livraison...). NB : La procdure doit couvrir galement les effets payer et les factures recevoir. Vrifier les additions de la balance fournisseurs. Vrifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif. Pointer la balance avec les comptes individuels. S'assurer que les fournisseurs dbiteurs figurent l'actif du bilan. Vrifier l'anciennet de ces soldes et s'assurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombs en faillite ou de litiges). Passer en revue les balances et analyses de comptes de la socit pour : Identifier les comptes dont les libells sont imprcis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente. Obtenir les explications ncessaires (insister particulirement sur les O.D.). Pointer l'ensemble des comptes concerns avec le grand-livre. S'assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture. Vrifier que les dettes dont l'chance est plus d'un an sont prsentes sparment. Vrifier que les dettes font l'objet, dans l'annexe d'un classement selon la dure restant couvrir jusqu' leur chance en distinguant les dettes un an au plus, entre un et cinq ans et plus de cinq ans lorsque ces lments ont un caractre significatif. Vrifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs d'immobilisations.

b. Comptes de charges, contrles gnraux

La majeure partie du contrle des comptes de charges est assure : soit par les sondages sur le contrle interne, soit par le biais de la revue analytique, soit travers le contrle des postes correspondants au bilan. Ces travaux conduisent normalement : Comparer les diffrentes catgories de charges avec: - les comptes de l'exercice prcdent - le budget Expliquer les principales variations. Calculer les ratios des diffrentes catgories de charges par rapport au chiffre d'affaires. Expliquer les variations importantes. Evaluer l'incidence sur le programme de contrle de toute variation anormale. S'assurer que les charges n'ont pas fait l'objet d'critures anormales la fin de l'exercice contrl (critures qui auraient t rgularises au cours de l'exercice suivant). S'assurer que les charges non dductibles fiscalement sont rintgres dans le rsultat fiscal et que celles dont la dductibilit est soumise des rgles de dclarations (relev des frais gnraux) sont bien dclares. S'assurer que les informations fournies dans l'annexe et concernant les comptes de charges sont compltes et correctes. c. Comptes de charges, contrles spcifiques 1. Achats sur stocks Vrifier que: - Les derniers bons de rception ont donn lieu l'enregistrement de factures ou de provisions. - Les derniers bons de retour de l'exercice ont donn lieu l'enregistrement d'avoirs ou de provisions pour avoirs recevoir. - Les dernires factures et les derniers avoirs comptabiliss correspondent des mouvements de l'exercice. Vrifier que: Les premires livraisons (et retours) de l'exercice suivant n'ont fait l'objet d'aucune facture (ou avoir) ou provision.

Les premires factures (ou avoir) enregistres sur l'exercice suivant ne correspondent pas des mouvements de stocks de l'exercice. Si la socit tient un tat de rapprochement entre les rceptions (retours) et les facturations (avoirs), vrifier que les lments qui apparaissent en cart ont bien fait l'objet d'critures de rgularisation. -Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle, vrifier que toutes les ristournes relatives aux achats de l'exercice ont t comptabilises. 2. Achats autres Vrifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confis (travaux de fin d'exercice non facturs). Si l'entreprise s'approvisionne sur la base de contrats annuels avec quotas, vrifier le respect de ces derniers. Pour les achats qui bnficient de ristournes annuelles, vrifier que ces ristournes ont t provisionnes. Examiner les oprations diverses passes, en particulier la fin de l'exercice, sur les comptes d'achats. Pour les achats des socits du groupe ou ayant des administrateurs communs, vrifier les conditions. Pour les achats de matriel, quipements, travaux, entretien ..., vrifier que les comptes ne contiennent pas des lments qui sont en fait des immobilisations. Vrifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de l'exercice ont t comptabiliss. 3. Autres services extrieurs Pour les charges rcurrentes (loyers, assurances ...), vrifier, avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de l'exercice. - Pour les autres charges, utiliser les documents et contrles mis en place par l'entreprise pour saisir les services rendus afin de vrifier que toutes les charges de l'exercice ont t comptabilises. Entretien et rparations Vrifier, par sondage, que ces comptes ne contiennent pas des lments Rmunrations d'intermdiaires et honoraires. Vrifier la dclaration DAS

Pour les conseils, s'assurer qu'ils ont bien fait l'objet de demande de confirmations directes. Dpouiller les rponses pour vrifier que tous les litiges suivis ont t analyss et ont fait, si ncessaire, l'objet de provisions pour risques. Publicit Vrifier le respect des rgles fiscales en matire de cadeaux. Vrifier avec les budgets de publicit que les honoraires ont t correctement comptabiliss pour les campagnes publicitaires engages. Assurances Mettre jour l'tat recensant les polices d'assurance souscrites par la socit. Vrifier les dclarations faites par l'entreprise aux compagnies d'assurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la prime. Vrifier les sommes verses avec les quittances et s'assurer que les primes verses ont fait l'objet de rgularisation si elles ne correspondent pas l'exercice. Vrifier que les polices concernent bien la socit. Comparer la charge d'assurance d'une anne l'autre. Faire un sondage sur les dclarations de sinistres notamment les sinistres importants. Evaluer les dommages qui risquent de rester la charge de la socit. Vrifier les provisions faites. S'assurer des sommes rcuprer sur les sinistres couverts par une police rgulirement souscrite. Examiner s'il existe des polices d'assurance souscrites au profit de la socit sur la tte du dirigeant. Dplacement - Missions - Rceptions Vrifier que les rgles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire des cumuls (forfait et rel). Vrifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non dclars. Vrifier le relev des frais gnraux. Compte de rpartition priodique (abonnements) Examiner le mode de calcul et les imputations des classements priodiques pratiqus en cours d'exercice. Rechercher si les critures enregistres en vue de solder les comptes font apparatre des carts importants, et quels comptes les carts ont t virs. '

S'assurer de la justification des soldes ventuels. S'assurer: que le compte est, dans le cas gnral, sold la clture de l'exercice (qu'il s'agisse de sous comptes d'abonnements ou de sous comptes d'attente), que les soldes des sous comptes d'abonnements ne sont pas virs aux comptes de rgularisation (passif ou actif), que les carts sur abonnements constats la clture d'un exercice sont rintgrs dans les comptes de charges par nature (ou ventuellement de produits par nature) F. Le contrle des comptes de la socit X L tape prliminaire dans la phase de contrle des comptes du cycle Achats/Fournisseurs consiste pour l auditeur demander au service comptabilit la Balance Gnrale, au 31.12.03 et la Balance auxiliaire des fournisseurs. Il vrifie si le solde figurant dans ce dernier correspond celui qui figure dans la balance gnrale. C est seulement cette condition que l auditeur peut poursuivre son travail. Sur la base des documents qui lui sont fournis il tablit les feuilles de tte 4) Il doit en outre vrifier que la somme totale des comptes fournisseurs, qui constituent normalement le solde du poste 441 Fournisseurs, crditeurs, correspond au solde de ce mme compte mais qui se situe au niveau du bilan. Si tel est le cas, l auditeur le matrialise par un tic indiquant que le solde a t point avec les tats financiers 4) Le cycle Achats/Fournisseurs est compos de quatre comptes fournisseurs 4), qui doivent faire l objet d un audit. Il s agit de : 4411 Fournisseurs 4413 Fournisseurs, retenues de garanties 4417 Fournisseurs factures non parvenues

Ces comptes forment le poste 441 Fournisseurs crditeurs. Il est ajouter un autre compte qui est dbiteur s intitulant 3411 Fournisseurs, avances et acomptes. Les comptes lis ne seront pas audits dans ce cycle dans la mesure o ils le seront dans leurs cycles respectifs.

a. Audit du compte 4411 Fournisseurs En se rfrant la balance auxiliaire, l auditeur slectionne un certain nombre de fournisseurs en raison de l importance du montant de la dette. Il doit s assurer que la somme totale des dettes dues

ces fournisseurs qui est de 6 446 082 DH couvre une bonne partie du total du solde du compte fournisseur d un montant de 8 323 648 DH C est le scope. Dans notre cas, il est de 77% Ces fournisseurs slectionns sont regroups dans un document appel feuille de dpouillement des fournisseurs Pour chaque fournisseur, l auditeur demande la fiche d explication du compte Cette dernire retrace les mouvements raliss avec le fournisseur. Ce document permet l auditeur de s assurer de la ralit et de l exhaustivit de la dette. L assurance de la ralit consiste vrifier si le montant inscrit au niveau de la fiche est rel. Pour ce faire, l auditeur demande les pices justificatives lies cette dette : la facture, le bon de commande, le bon de livraison, etc. et fait la comparaison des documents concernant le montant. Quant l assurance de l exhaustivit des dettes, l auditeur se pose la question de savoir si toutes les dettes fournisseurs de l entreprise ont t prises en compte. Pour rpondre une telle question, l auditeur procde la mthode de la circularisation . Ainsi, la circularisation du fournisseur permet l auditeur de vrifier les soldes se trouvant dans la fiche d analyse. b. Audit du compte 4413 Fournisseur retenues de garanties Ce compte est utilis lorsque l entreprise retient une certaine somme du montant rgler au fournisseur. Cette retenue sert de garantie pour une certaine priode permettant lentreprise de couvrir les charges en cas de dfaillances postrieures la livraison du bien ou du service. Lors de l audit de ce compte, l auditeur au moyen du document explicatif du compte (analyse du compte) s assure de la ralit du montant. Pour ce faire, l auditeur slectionne sur la base de l analyse du compte 8) quelques fournisseurs dont les montants sont les plus importants. Pour chaque fournisseur, l auditeur demande les pices justificatives relatives au contrat de march. Ceci afin de prendre connaissance des clauses du contrat et de vrifier les calculs ayant permis de dterminer le montant de la garantie. Dans la mme lance l auditeur s assurera de l inexistence de litiges tournant autour de ces retenues, en analysant les dates de comptabilisation des retenues.

c. . Audit du compte 4417 Fournisseurs facture non parvenues

Ce compte est utilis lors des travaux de rgularisation lorsque le fournisseur a effectu une prestation de services pour le compte de l entreprise durant l exercice mais dont la facture correspondante n est pas encore parvenue la date de clture.

Toujours sur la base de la feuille d analyse du compte 10), le travail de l auditeur consiste s assurer

3 D une part de la ralit des montants qui composent ce compte. Pour ce faire dans la mesure de l inexistence de factures prouvant la ralit des oprations, l auditeur se rabat sur d autres pices justificatives comme le Bon de commande ou le Bon de rception...

4 D autres part, l auditeur s assure de l exhaustivit de cette dette, en vrifiant si le comptable a valoris raisonnablement le compte, compte tenu de l inexistence de factures. Ainsi, le comptable devra justifier les raisons de son approximation

d. Audit du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes Contrairement aux autres comptes audits jusque l, ce compte appartient l actif du bilan. Il intervient lorsque l entreprise dtient une crance envers le fournisseur, lors d un dpt de garanties chez ce dernier avant la prestation du service ou la livraison du bien. Dans ce cas l auditeur doit s assurer de la ralit des avances en demandant l analyse dtaille du compte 11). Ce dernier retrace l ensemble des fournisseurs chez qui l entreprise dtient ce type de crance. Sur la base de l importance des crances, respectives, il slectionne quelques fournisseurs tout en s assurant du respect du scope retenu dans le mmo d approche pour ce compte.

I. Remarques souleves Les diffrentes techniques d audit appliques au cycle Achats fournisseurs ont pe rmis de dtecter et de soulever un certain nombre de problmes et de risques prendre que l organisme audit doit prendre en considration et notamment au niveau du contrle interne savoir : Tout d abord il faut noter que les procdures de contrle interne ne sont pas formaliss et cela est du l absence de manuel de procdure ou de contrle interne. Cela reprsente en effet une lacune au niveau de l organisation comptable et administrative. Le rsultat est l absence de contrle des oprations mais aussi absence de rfrentiel pour responsabiliser les diffrents intervenants. Le dispositif de contrle interne rgissant les approvisionnements devrait tre revue et amlior : Factures originales non annules par les cachets saisie et paye ; Comptabilisation sur la base des seules copies des factures ; Aucune date n est vidence sur certains bons de rception.

Existence de suspens remontant plusieurs exercices ainsi que d carts par rapport certains soldes confirms (deux rponses). Existence de dpenses ayant un caractre d immobilisations qui ont t comptabilises parmi les charges. Existence de factures ne comportant pas toutes les mentions lgales. Existence d critures comptables passes dans le compte 4411 Fournisseurs et se ba sant sur des devis, bon de commande, ou certains documents ne pouvant remplacs les factures. Existence de suspens anciens dans les comptes factures non parvenues. L cart de conversion sur les dettes fournisseurs n est pas constat. Dprciation des stocks de matires et consommables : Absence d une tude technique pour s assurer que l ensemble des catgories de stocks sont utilisables et de l adquation de la provision constate ; Absence d un fichier informatique regroupant l ensemble des fournisseurs avec les informations concernant les diffrentes commandes passes ou reues. On peut noter la mme remarque concernant la gestion des stocks.

II. Recommandations

D abord concernant le cycle Achats/ Fournisseurs, l tablissement doit procder l apurement de ses suspens et doit veiller ce que chaque opration enregistre correspond aux pices exiges comptablement. Ensuite sur un ordre plus gnral, l organisme audit est certe soumis la charte rgissant les tablissements publics, mais doit tablir son propre manuel de procdure formalis et d un manuel de contrle interne qui dfinit les bases de la pratique de contrle interne mais qui dcrit aussi : - le systme d information administratif et comptable - les circuits des documents - la dfinition des fonctions - les principaux processus L entit dispose d une division de contrle interne dont les attributions prvoient sa responsabilit de piloter l laboration et le contrle des procdures ainsi qu la contribution la sauvegarde des actifs du bureau. Toutefois, dans la pratique, les principales tches de cette division se rattachent aux travaux de suivi et contrle budgtaires et de contrle de gestion. La pratique de l audit interne n est donc que trs peu dveloppe.

La conception d un manuel de contrle interne permettrait en plus de la dfinition des bases de la pratique du contrle interne, de concrtiser le rle de la division de contrle interne. Il faut noter aussi que l organisme doit pour amliorer la gestion des stocks, mais aussi des fichiers fournisseurs, dployer des efforts en terme d informatisation de la gestion de ces 2 lments qui ne sont tenus que manuellement, ce qui pose le problme de toute recherche ou vrification, Par ailleurs, l organisme a un statut d tablissement public, par consquent, soumis au contrle financier de l Etat, qui se manifeste par la prsence d un contrleur financier, d un agent comptable ainsi que l application des textes sur les marchs publics. Cette soumission au contrle financier constitue un point de force de contrle interne en terme d engagements et de paiements.

Le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de manire dtaille nous a permis, dans un premier temps, de matriser relativement les points rattachs au dit cycle et, dans un second temps, de nous faire une ide sur l aspect comptable relatif ce cycle. Le premier enseignement tir de ce travail est que le traitement du cycle Achats- Fournisseurs est analogue sans tre identique celui rserv aux autres cycles tels que : Le cycle Ventes-Clients Le cycle Paie- Personnel Le cycle immobilisations. ... Cette dmarche est pour rappel : -la prise de connaissance gnrale de l'entreprise -l'valuation du contrle interne -le contrle des comptes [pic][pic] ----------------------Audit du cycle Achat/ Fournisseurs