L’automatisation du catalogage des collections de musée en Suède

Tout conservateur de musée sait combien il est difficile de récupérer efficacement des informations lorsqu’on dispose de masses considérables de données. Ceux qui ont à assurer le catalogage et l’indexage des collections d‘un musée important sont obligés de résoudre ce problème, ou du moins de s’y efforcer.

Ayant été nommé chef de la Section de catalogage du Nordiska Museet de Stock- holm, j ’ai entrepris en 1964 d‘élaborer une méthode nouvelle d‘enregistrement automatique des données en vue de surmonter ces difficultés.

Les collections du Nordiska Museet sont répertoriées dans un catalogue principal qui compte aujourd’hui 271 700 notices numérotées, correspondant à plus d’un million d‘objets distincts. Les renseignements relatifs à ces objets figurent non seulement, bien entendu, dans le catalogue principal, mais aussi dans trois index sur fiches : un index des matières, un index topographique et un index des noms d‘objet. Naturellement, ces index comprennent un très grand nombre de fiches et ils sont cons- tamment utilisés tant par le personnel du musée que par les visiteurs - hommes de science ou étudiants. Comme le musée n’a pas assez de personnel pour que quelqu’un puisse veiller en permanence sur les index, il est inévitable que des fiches disparaissent ou ne soient pas remises à leur place après utilisation, ce qui entraîne évidemment la perte d‘informations précieuses.

Un autre inconvénient des index sur fiches est la limitation des possibilités de “compulsation” : il est impossible pour l’indexeur de prévoir toutes les vedettes sous lesquelles il sera nécessaire de classer les données en vue de répondre aux demandes de renseignements.

De plus, l’élaboration de meilleurs index sur fiches, alors que les collections des musées s’enrichissent rapidement, exige un personnel toujours plus nombreux ; et comme le coût de la main-d‘œuvre va croissant, il est souhaitable, sur le plan économique, d‘avoir recours à des machines dans toute la mesure possible.

En 196j, j’ai soumis un plan visant à automatiser le catalogage des collections du Nordiska Museet 1 ; mais pour diverses raisons, il n’a pas été mis en œuvre.

Deux ans plus tard, le comité d‘experts pour les musées et les expositions de 196j (en abrégé : MUS 65) a recommandé que ce plan soit appliqué pour cataloguer les très riches collections d’armes, d’œuvres d’art, de textiles, de livres, etc., du château de Skokloster, qui avait été acheté cette même année par le gouvernement suédois. Le Fonds de la loterie nationale ayant accordé une subvention pour l’acquisition d‘un matériel approprié et le personnel nécessaire ayant été engagé, les travaux purent commencer. Depuis lors, ce système d’enregistrement a été mis en œuvre aussi au château de Löfstad, ainsi qu’à l’Armurerie royale de Stockholm.

On trouvera ci-dessous un bref apersu du système utilisé (annexe A). Des muséographes qualifiés établissent une description de chacun des objets figurant dans les collections et l’inscrivent - principalement “en clair” - sur une formule normalisée. On a toutefois recours à deux codes numériques: un code qui se fonde sur l’index des matières établi pour les Human Relations Area Files3, et un code indiquant les liens entre l’objet considéré et les différentes personnes mentionnées (I I : fabricant, artiste, etc. ; 3 I : ancien propriétaire, etc.). Un opérateur copie ensuite la description sur une formule identique à l’aide d’une machine à écrire automatique Flexowriter 2301. Le texte écrit est contrôlé automatiquement par une bande de papier (dénommée ci-dessous bande-pro- gramme), qui passe dans le lecteur de bande du Flexowriter. En même temps, le Flexowriter produit une bande de papier perforée (bande no I). Les opérations de perforation sont également contrôlées par la bande- programme, qui contient tous les “codes instructions” nécessaires non seulement pour la copie du texte, mais aussi pour l’utilisation ultérieure de la bande no I.

par Göran Bergengren

I. G. BERGENGREN, “IR genom ADB på Nordiska museet”, Silemka ,Ilmeef (Stockholm), no 2, p. 8-18, 1966.

2. IC3uRnocq FORD, HUDSON et al., Oiitlinr of czdtwal materials, 4e ed., New Haven, Human Relations Area Files Inc., I 96 I.

5 3

On compare le texte dactylographié au texte manuscrit et, le cas échéant, on introduit les corrections nécessaires au crayon. On fait passer la bande no I sur le lecteur, et la Flexowriter tape automatiquement un catalogue principal où la notice numérotée relative à chaque objet figure sur une page distincte (annexe B). Pour reporter les corrections manuscrites sur le catalogue principal, on arrête la machine à écrire immédiatement avant d‘arriver au passage à modifier, on “sauteyy les perforations encrées et on tape à la main les données correctes. Pendant la production ‘cautomatiqueyy de cette version définitive du catalogue principal, on perfore une autre bande de papier (bande no z) où figureront à la fois le texte corrigé du catalogue principal et les “signaux départ et arrêt” ainsi que les “labels” nécessaires au “passagey’ sur ordinateur (annexe C). Toute des- cription ou “référence” commence par une indication en code qui correspond au “retour du chariot”, et signale à l’ordinateur que le début d‘une référence va suivre immédiatement. Au début de chaque partie de la référence figure un label qui comprend au maximum cinq caractères alphanumériques suivis d’un trait d’union (-) et se termine par une barre oblique (I). Toutes ces indications en code et tous les labels sont automatiquement transférés de la bande-programme sur la bande no 2 par l’intermédiaire de la bande no I.

Bon nombre des labels peuvent servir pour des objets appartenantà différentes collections ; cependant, il est possible pour répondre à des besoins spéciaux, d’ajouter de nouveaux labels à tout moment, ce qui donne au système beaucoup de souplesse. Naturellement, plus il y a de labels communs, plus on peut intégrer d‘informations en provenance de musées différents. On fait passer la bande no z sur ordinateur avec le programme dit CORSAIR II (Computer Oriented Reference System for Automatic Information Retrival qui a été établi par l’Institut de recherche de la défense nationale suédoise (FOA Index) et peut être employé pour de nombreux types de travaux documentaires. L’ordinateur classe les données suivant les instructions qui figurent dans le programme, puis son imprimante imprime les index nécessaires, sous la forme de listes (et non de fiches), en deux exemplaires ou davantage au besoin. Les listes présentent de multiples avantages par rapport aux fiches ; elles ont pour seul inconvénient d’être moins faciles à mettre à jour. I1 faut en effet perforer une autre bande de papier portant les corrections et additions nécessaires, et la faire passer sur ordinateur en même temps que les ccanciennesyy données ; des listes révisées sont alors imprimées et on peut se débarrasser des anciennes.

A l’heure actuelle, l’ordinateur produit seulement les trois index mentionnés ci-dessus (index des matières, index topographique et index des noms d’objet), ce qui signihe qu’il utilise uniquement les informations figurant dans la moitié supérieure de la formule. Nous espérons pouvoir nous servir aussi plus tard des informations de la moitié inférieure (c’est-à-dire les descriptions d’objets) ; cela pourra être fait au moyen du même programme, mais les frais en seront beaucoup plus élevés.

Grâce à l’automatisation du catalogage des collections de musée, on pourrait parvenir à disposer un jour d’un index portant sur les collections de tous les musées suédois, ou peut-être même de tous ceux des pays nordiques. Ces index seraient emmagasinés dans la mémoire d’un ordinateur, auquel chaque musée serait relié par une machine à écrire-télétype, de sorte que le personnel et les visiteurs auraient accès de faSon directe et immédiate aux informations relatives à l’ensemble des autres collections de la région.

[ Traduit de Z’atgZuis]

3. W. UHLMANN (ed.), CORSAIR I I : A general purpose compitter program .ysfem for jìh batzdlitzg, Stockholm, octobre 1968. (FOA Jndex Report C 0620-10.) Sur stencils.

Machineà dcrire Catalogue : 1 Flexowriter principal : 3

Manuscrit Catalogue principal

Version definitive

du catalogue principal . -

Machine Q écrire Flexowriter

‘0-7 5

..... o...............

A

Annexes

RC noref-00389/col1-SKO/mnt-353/obj-tapisserie/ao-4/mzt-laine~s oie/tech-haute lisse/dat-1634-47/motif-biblique/mes-387O/spec.- mes-hauteur/sign-x/photo-x/noml-Scliaep, T/paysl-Pays-Bas/locl-G ouda/codel-ll/nom2-Ahrenfeldt, Axel/pays2-Daiiemark/code2-31/not11 3-Ulfeldt, Alarie/pays3-Danemark/code3-3l/nom4-Wrangel, Karl Gus taf/pays4-Suède/loc4-Skokloster/code4-31/1716-2c?/l728-2c?/1756 -2c/1793-2c/1823-2c/1910-2c/1930-2c/1367-2c/signc-EHC/datc-1968 0617/descr- Quatre tapisseries, signées ”T. SCHAEP. FECIT.” et ”G.H.” (Gouda Holland) faisant partie d’une série de huit scene s décrivant des épisodes de la Bible. La bordure des tapisserie s reproduit l e s armoiries d’Axe1 Ahrenfeldt et de Yarie Ulfeldt . Confectionnées en laines et soies multicolores, 8 fils au cm2 . 1. La création d’Eve. Hauteur 3870 mm, largeur 5600 mm 2. Le baptême du Christ. H. 3870 mm, 1. 4000 mm 3 . La résurrection. H . 3870 mm, 1. 3940 mm 4. Le jugement dernier. H. 3870 mm, 1. 55 10 mm. Référence: Böttiger, John, tapisseries à figures des XVI e et XVIIe siècles .... (no 41, 43, 46, 48). Stockholm, 1328./ C

CHATEAU DE SKOKLOSTER

Objet no 389 Index des malibres 353

Objet tapisserie Appellation splciaie

Matiere laine Matiere soie

Technique Fonction

Style Motif biblique

Mesures 3870 m m Mesures mm

Mesures mm Specifications des mesures hauteur

Nom Schaep, T Paw Pays-Bas

Nom Ahrenfeldt, Axel Pays Danemark

Nom Ulfeldt, Marie Pays Danemark

Nam Wrangel, Karl Gustaf Pays Suède

1716 &C\’ 1728 2C?

1793 2c 1823 2C

1910 2c 1930 2C

Sisnature EHC et date 19680617

Description de l’objet

Index des malieres

Numera 4

Technique haute lisse

Datation 1634-1647

Dessin

Mesures mm

signe x

Localit6 Gouda

Localit&

Lacalite

Lacalite Skokl ost e r

1756 2C

1845

1967 2c

du catalogage

Photo X

Code 11

Code 31

Code 31

Code 31

Quatre tapisseries, signées ”T. SCHAEP. FECIT” et ”G.H.” (Gouda Holland)

faisant partie d’une série de huit scènes décrivant des épisodes de la Bible

La bordure des tapisseries reproduit les armoiries d’Axe1 Ahrenfeldt et de

Marie Ulfeldt. n

Confectionnées en laines et soies multicolores, 8 fils au cm“

1. La création d’fve. Hauteur: 3870 mm; largeur: 5600 mm.

2. Le baptême du Christ. Hauteur: 3870 mm; largeur: 4000 mm.

3. La résurrection. Hauteur: 3870 mm; largeur: 3940 mm.

4. Le jugement dernier. Hauteur: 3870 mm; largeur: 5510 nun.

Référence: Böttiger, John, tapisseries A figures des XVIe et XVIIe siecles

(no 41, 43, 46, 48). Stockholm, 1928.

A. Organigramme du systtme.

B. Une page du catalogue principal. C. Contenu de la bande 2. “RC” correspond à “retour du chariot” et “noref” signifie “numéro de rtftrence”. Ces deux codes sont obligatoires, mais tous les autres sont facultatifs. ‘ ‘~~l l - ’ ’ signifie “collection”, et “SKO” est une abrevia- tion de château de Skokloster. “1716-”, “1728-”, “17j6-”, etc., sont les anntes d’etablissement des différents inventaires effectués i Skolrloster et “2 cy’ est le numéro d’une salle.

Automatic data processing in the registration of museum collections in Sweden

by Göran Bergengren

I. G. Bergengren, “IR genom ADB på Nor- diska hiIuseet”, Svemka l5heeer (Stockholm), No. 2, 1966, p. 8-18.

2. hiurdock, Ford, Hudson e f a l , OirtZitze qf CiiZfwal Afateriaals, 4th ed., New Haven, Human Relations Area Files Inc., 1961.

Establishing an acceptable method of information retrieval (IR) from very large masses of data is a great problem, well known to every museum curator. Being in charge of the registration and indexing of the collections of a large museum means being forced to solve this problem or at least trying to do so.

Having become the head of the registration section of the Nordiska Museet in Stockholm, I started in 1964 to develop a new registration method, involving automatic data processing (ADP) as a means of solving the IR problem.

The collections of the Nordiska Museet are registered in a main catalogue, which today holds z71,700 object numbers, representing more than I million separate objects. Facts about these objects can be found in the main catalogue, of course, and in three card indexes: a subject index, a place index and a name index. Naturally, these indexes consist of a very great number of cards, and they are constantly used by both the museum staff and visiting scientists and students. As the museum has no staff to spare to keep an eye on the indexes all day, it is inevitable that cards disappear or, after having been used, are put back in the wrong place. This, of course, means loss of valuable information.

Another drawback of card indexes is their limited “search possibilities”. It is impossible for the index-maker to foresee all future requests for “search entries” into the mass of data.

The making of better card indexes for fast-growing museum collections also tends to demand more and more museum staff. As labour costs increase constantly, the more work that can be done automatically by machines, the less expensive it will become.

In 196j I submitted a plan for the use of ADP in the registration of the Nordiska Museet.1 For various reasons the plan was not put into operation.

Two years later the Committee of Museum and Exhibition Experts of 1965 recommended that the plan be put into operation at Skokloster Castle for the regis- tration of its very fine collections of arms, works of art, textiles, books, etc. The castle and its collections had been acquired by the Swedish Government in the same year. The National Lottery Fund granted moneys for suitable machinery, the neces- sary staff was engaged, and the registration of the Skokloster Castle collections could start. Since then, the registration system is being used at Löfstad Castle and at the Royal Armoury in Stockholm as well.

The above-mentioned registration system (shown in Appendix A) can be described in short as follows: I. The objects of the collections are described by skilled museum staff. A blank form

is used for the description, which is written mostly in plain language. However, two numerical codes are used: one subject index code, compiled for the Human Relations Area Files2 and one code indicating the connexion between the object and the different persons mentioned (II = maker, artist, etc.; 3 1 = former owner, etc.). Using an automatic typewriter, the Flexowriter 2301, an operator copies the description on an identical blank form. The writing is automatically controlled by a paper tape (described below as the programme tape), which runs through the tape reader of the Flexowriter. At the same time, the Flexowriter produces a punched paper tape (tape I). This punching is also controlled by the programme tape, which holds all the necessary instruction codes, not only for the writing but also for the further use of tape I. The manuscript and the writing are checked against each other, and the cor- rections, if any, are entered in pencil. Tape I is run through the reader and the Flexowriter automatically writes a main catalogue with every object number on its own page (see Appendix B). The hand- written corrections are entered in the main catalogue by stopping the machine

2.

3.

4.

5 ,

immediately before the error indicated, skipping the wrongly punched codes of the tape and writing the correct data manually on the typewriter. During the making of this “automatic” fair copy, i.e. the main catalogue, another paper tape (tape 2) is punched. This tape holds both the corrected text of the main catalogue and the “start- and end-codes” and Yabels” needed for the further “running” within the computer (see Appendix C). Each description or “reference” begins with the code, which stands for “carriage return”. Sensing this code, the computer ccknowsyy that the initial codes of a reference will follow immediately. Each separate part of the description begins with a label, which con- sists of a maximum of five alphanumerical characters followed by a hyphen (-), and ends with a stroke (I). All these codes and labels are automatically transferred to tape 2 from the programme tape by way of tape I.

Quite a lot of the labels can be used for objects from different collections. To meet special demands, however, ne-7 labels can be added at any time, which renders the system very flexible. Of course, the more common labels there are, the more information from different museums can be integrated. Tape z is run into a computer together with the CORSAIR II programme (Computer Oriented Reference System for Automatic Information Retrie~al).~ This computer programme was made by the Research Institute of Swedish National Defence (FOA Index) and can be used for many different documenta- tional purposes.

The computer arranges the data according to instructions given by the programme and then lets its printer print the indexes required. These indexes are printed as lists instead of cards and in duplicate or more, if required. The advantages of listed indexes over card indexes are manifold. The only drawback is that the revising (bringing up to date) of list indexes cannot be done as easiljr as that of card indexes. Another paper tape has to be punched, holding the necessary corrections and additions. This tape is run into the computer together with the “01d’~ data and the computer will print new, updated list indexes. The old lists can then be discarded.

At present, the computer will produce only the three above-mentioned indexes of subject, place and name. This means that it will use only the information of the upper half of the blank form. Later on, we hope to be able to use the information of the lower half as well, i.e. the object description. This can be done by using the same computer programme but it will become a lot more expensive.

In the future, the use of ADP in the registration of museum collections could give us a central index of all museum collections in Sweden or perhaps all the northern countries. The index would be stored in the memory of a computer. Every museum could be connected to the computer by means of a teletypewriter. This would give the staff and clients of every museum direct and immediate access to the known facts of all other collections of the area concerned.

6.

7.

3. W. Uhlmann (ed.), CORSAIR II: A GetieruZ Pwpose Coiizpirter Progrum System for File HandZitg, Stockholm, October 1968 (stencilled edition) (FOA Index Report C 0620-10).

Appendixes overZegf 57

1 d

Main : 3 Flexowriter catalogue

1 Object ‘ 2 Manuscript :

Manuscript Main catalogue

Fair copy of main catalogue n :

List-indexes . Computer

-

A

Appendixes

CR ren-00389/co11-SKO/subj-353/obj-tapestry/no-4/mat-wool+silk/ tech-vertical warp/dat-l634-47/motif-biblical/meas-3870/spmea- height/sign-x/photo-x/namel-Schaep, T/counl-The Netherlands/loc l-Gouda/codel-ll/name2-Ahrenfeldt, Axel/coun2-Denmark/code2-31/ name3-Ulfeldt, Marie/coun3-Denmark/code3-3l/name4-Wrangel, Karl Gustaf/coun4-Sweden/loc4-Skokloster/code4-31/1716-2c?/l728-2c? /1756-2c/1793-2c/1823-2c/1910-2c/1930-2c/1967-2c/csign-~C/cdat e-19680617/descr-Four tapestries, signed ”T.SCHAEP.FECIT.” and

s from the Bible. The coats of arms of Axel Ahrenfeldt and Mari e Ulfeldt are woven into the borders of the tapestries. Made of wool and silk in many colours. 8 threads/cm2. 1. The Creation of Eve. Height 3870 mm, width 5600 mm. 2. The Baptism of Christ . H. 3870 mm, w. 4000 mm. 3. The Resurrection. H. 3870 mm, w. 3 940 mm. 4. The Last Judgment. H. 3870 mm, w. 5510 mm. Reference : Böttiger, John, Tapisseries a figures des XVIe et XVIIe siecl e s . . . . . (No. 41, 43, 46, 48.) Stockholm 1928./

>>G . H . 9, (Gouda Holland). From a series of eight, depicting scene

C

SKOKLOSTER CASTLE

0bj.no. 389 Subihdex 353 Subj.index

Object tapestry Spec. appellation Number 4

Material WOO1 Material silk Technique vertical warp

Technique Function Dating 1634 -47

Style Motif biblical Pattern

Measure 3870 mm Measure mm M - X W E mm

Measure mm Spec. of measure height Signed x

Name Schaep, T Country The Netherlands Locality Gouda

Name Ahrenfeldt, Axel Country Denmark Locality

Name Ulfeldt, Marie Country Denmark Locality

Name Wrangel, Karl Gustaf Country Sweden ~ocality Skokloster

1716 2C? 1728 2C? 1756 2C

1793 2C 1832 2C 1845

1910 2c 1930 ec 1967 2c

Signature M C and date 19680617 of cataloguing.

Description of object

Four tapestries, signed “T.SCKAEP.FECIT.” and “G.H.” (Gouda Holland).

From a series of eight, depicting scenes from the Bible.

The coats of arms of Axel Ahrenfeldt and Marie Ulfeldt are woven

into the borders of the tapestries.

lade of wool and silk in many c o l o u r s . 8 threads/“.

1. The Creation of Eve. Height 3870 mm, width 5600 mm.

2. The Baptism of Christ. H. 3870 mm, w. 4000 mm.

3. The Resurrection. H. 3870 mm, VI. 3940 mm.

4 . The Last Judgment. H. 3870 nun, w . 5510 mm.

Reference: Bijttiger, John, Tapisseries a figures des XVIe et XVIIe

siecles..... (No. 41, 43, 46, 48.) Stockholm 1928.

Photo X

Code 11

Code 31

Code 31

Code 31

A. Flow diagram of registration system. B. A page from the main catalogue. C. Contents of tape 2. “CR” stands for the “carriage return” code and “ren-” means “reference no”. Both codes are compulsory, but all the others are optional. “coll-” means “collec- tion” and “SKO’ is an abbreviation of Skokloster Castle. “1716-”, “1728-”, “17j6-”, etc., are the years of the different Skokloster inventories and “zc” is a room number.