Automatisation en Pharmacie Hospitalière Quels outils ... · AVANTAGES Fonctionnement simple et robuste permettant une formation rapide des préparateurs à leur maniement (et/ou

Automatisation en pharmacie hospitalière APHNET LILLE 3 Avril 2008

Automatisation

en Pharmacie Hospitalière

Quels outils, pour quels

établissements ?

Brigitte SABATIER Alain CHEVALLIER

Hôpital Européen Georges Pompidou 75015 - Paris

Groupe Hospitalier Broca La Rochefoucauld 75013 - Paris


La démarche habituellement adoptée

optimiser les approvisionnements des

services de soins et la gestion

Informatiser les prescriptions la validation pharmaceutique

la dispensation des médicaments

Mise à disposition des médicaments sous formes unitaires et dispensation individuelle nominative DJIN

Gérer le dossier de soin patient dans sa globalité

Prévenir les erreurs d'administration des médicamentset améliorer l'enregistrement de la traçabilité

1

2

3

4

5

AMELIORATION DE LA QUALITE


- intégrer de nouvelles tâches nombreuses et répétitives dans un contexte d'effectifs pharmaceutiques réduits

- travailler rapidement dans des délais courts

- fiabiliser la dispensation en réduisant le nombre d’erreurs

Les contraintes imposéespar la mise en place d'une DJIN

Mise à disposition des médicaments sous formes unitaires et dispensation journalière individuelle nominative

3


Les solutions manuellesDispensation journalière individuelle et nominative

DJIN centralisée à la pharmacie

ou d’antennes pharmaceutiques dans les services de soins

nécessitent des investissements

- Locaux adaptés

- Matériel : postes de cueillette, armoires mobiles, chariots etc…

- Personnel pharmaceutique

3


Le contexte actuel en FranceDifficultés budgétaires des hôpitaux

Les charges salariales représentent près de 70 % des coûts

Pénurie conjoncturelle de personnel infirmier de personnel pharmaceutique

Faire mieux (diminution des erreurs de dispensation)

Sans augmenter considérablement les effectifs

Utiliser le personnel pour les tâches à valeur ajoutée

Ce qui nous est demandé


Quels outils ?

Automatisation


CENTRALISEEAutomates situés dans la pharmacie

DECENTRALISEE Automates situés dans les services de soins

Choix d’un type d'organisation


LES SYSTEMES CENTRALISES

cueillette préparation dispensation


Les stockeurs rotatifs

Electroclass

Hanel

Kardex @

Automates de cueillette 1


- localisés dans la pharmacie ou le magasin médical

- stockage en hauteur et encombrement réduit

- possibilité de réfrigération

- facilitent la cueillette en limitant les déplacements du personnel

- peuvent être interfacés avec des logiciels de gestion de stock de prescription

- prélèvement des produits un par un

Automates de cueilletteLes stockeurs rotatifs

1


En 2006, 20% des officines sont automatisées

Motivations :- problème d’augmentation de masse salariale (passage

aux 35 heures)- délocalisation de stock- amélioration du conseil à la délivrance

Ces automates délivrent des boites entières

Automates de collecteLes stockeurs automatisés


3 technologies différentes • Automate : système à canaux, éjecteurs

multiples Apoteka®

• «Robot» : stockage à plat, bras animé Rowa®

• Combiné : robomate : bras «robot» et éjecteurs multiples

Les stockeurs automatisésAutomates de collecte


Consis Thema @

Automates de cueilletteLes stockeurs automatisés

1


Apoteka @

Technilab

Les stockeurs automatisésAutomates de cueillette

1


Automates de collecteLes stockeurs automatisés

Rowa



Automates de cueillette

Ont été conçus pour être utilisés à l’officine Efficacité accrue par prélèvements simultanés (temps masqué)Peuvent alimenter plusieurs postes de distribution Manipulent des conditionnements officine

Les stockeurs automatisés

La contrainteLes formes manipulées

doivent avoir un format standard

1


Mettre à disposition des médicaments sous une forme unitaire permettant jusqu’au chevet du patient :

- l’identification du médicament, dosage, lot, péremption - l’identification du patient, sa localisation, heure de prise

afin de pouvoir vérifier l’adéquation patient médicament

Alors que l’objectif est de

Les formats manipulés sont peu standardisés


Automates de préparation

de formes unitaires

en série


Ils servent à préparer des formes unitaires standard « de type industriel »

mentionnant : nom, dosage, forme, lot, date de péremption du médicament

ne mentionnant pas : le nom du patient, sa localisation, la date et l’heure de l’administration

Nécessitent le déconditionnement des médicaments (vrac)

Ne garantissent pas la conservation dans le conditionnement initial

Mobilisent du personnel pharmaceutique dédié

Grande inertie car conditionnement par lots et pas au coup par coup

Ne permettent pas de déterminer facilement quels lots ont été administrés au patient

Automates de préparation en série 3


Préparation en série de formes orales sèches

Conditionneuses Autoprint Klockner @



Sachets Autoprint II Formes unitaires

orales reconditionnées

Automates de préparation en série

film coloré pour la protection des effets

de la lumière

3


Conditionneuses FLUIDOSE

Préparation de formes orales liquides



Automates

de préparation individuelle

des médicaments


préparation de formes orales sèches

Automate ATC 212 BAXTER @

Automates de préparation individuelle

Automate diffusé en France de 1993 à 2002

3

5


Automates SYGIPHJVC 240 – JVC 350

EURAF @

diffusés en Francede 1998 à 2004

Remplacés en 2004 par une nouvelle gamme plus diversifiée

préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelle

3

5


Sygiph nouvelle gamme d’automates

80,160 et 240 alvéoles 240, 330, 350, 400 et 500 alvéoles

JV BX JV SL

3

5


préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelleAutomates de préparation individuelle


Automates HYUPSHINSYGIPH EURAF @

préparation de formes orales sèches Automates de préparation individuelleAutomates de préparation individuelle

120 000 € à > 250 000 €


Armoire contenant 212 alvéoles à réapprovisionner avec des formes orales sèches en vrac

Cadence de production : 1500 doses/heureCoût d’investissement : environ 190 000 €

Gamme d’automates pouvant contenir de 80 à 500 alvéoles à réapprovisionner avec des formes orales sèches en vrac

Cadence de 3600 sachets/heureCoût d’investissement : environ 120 000 € à > 250 000 €

ATC 212

SYGIPH


3


Absence de répartition des risques en cas de panne : nécessité de prévoir des solutions de recours dégradées

pas adaptés aux contextes de prescriptions peu stables, non standardisées ou urgentes émanant de services tels que blocs opératoires et des services de réanimation

INCONVENIENTSN’automatisent qu’une partie de la cueillette : les formes orales sèches

Nécessité de déconditionner les médicaments en vrac pour leur approvisionnement (procédures de déconditionnement).

Investissement conséquent et frais de maintenance

Ne garantissent pas la conservation dans le conditionnement initial, mais administration dans un délai court


3


AVANTAGES

Fonctionnement simple et robuste permettant une formation rapide des préparateurs à leur maniement (et/ou à leur dépannage)

Appareils compacts ne nécessitant pas un aménagement particulier des locaux

Les unités préparées (formes unidoses ou multidoses) sont nominatives et permettent un contrôle visuel au lit du malade par l’infirmière

Possibilité d'utiliser des codes barres spécifiques identifiant le patient, médicament etc … et d'imprimer une ligne de commentaire type par médicament sur chaque sachet

Préparation rapide d’un grand nombre d’unités de formes sèches pour tous les patients d’un établissement en quelques heures


3


préparation de formes unitaires injectables

Le système INTELLIFILL @

Automates de préparation individuelle 3


Le système INTELLIFILL vient d’apparaitresur le marché américain

soit à partir de flacons de lyophilisat à reconstituersoit de poches souples de solutés reconstitués


préparation de formes unitaires injectables

Il permet de préparer des seringues injectables pré-remplies étiquetées au nom du patient

3

5


Plusieurs générations successives :

• Ne traitant que les formes orales sèches en présentation vrac

• Traitant plusieurs formes pharmaceutiques sans découper les blisters

• Traitant plusieurs formes pharmaceutiques en découpant les blisters

Automates de préparation individuellemanipulant toutes les formes de médicaments


PADOM ® (BBR Automation)

PrototypeBras articuléDécoupe les blisters

manipulant toutes les formes de médicamentsAutomates de préparation individuelle


Les Systèmes Homerus et Swisslog

utilisent plusieurs automates combinés effectuantdes fonctions de conditionnement

stockage dispensation

manipulant toutes les formes de médicamentsAutomates de préparation individuelle

3


Le système combiné HOMERUS

Hyperion Calypso

Arges

Automates de préparation individuelle 3

manipulant toutes les formes de médicaments


Hyperion

Calypso

Arges


Le système combiné HOMERUS

manipulant toutes les formes de médicaments

conditionnement

Stockage

dispensation

3


Arges

Le système HOMERUS


Distribue les médicaments reconditionnés en sachets

dans des tiroirs étiquetés au nom du patient

manipulant toutes les formes de médicaments 3


Le système combiné Swisslog

Concept "très voisin" du système HOMERUS

et fonctionnalités comparables

@


3



Drug-nest

stockde formesunitaires




Cassette Sygiph Box Pillpick

Puce

code barre

Puce RFIDcode barre


Box et inserts Pillpick


AVANTAGESAVANTAGES

Alimentation possible en toutes formes de médicaments (vrac, blisters découpés, sachets pré-conditionnés, injectables, seringues …)

Délivrance de sachets individuels, dans des tiroirs étiquetés au nom des patients

rassemblés par un lien

Système permettant de conserver le conditionnement primaire du médicament

Traçabilité de toutes les opérations



INCONVENIENTSINCONVENIENTS

Complexité de fonctionnement, cadences (700 à 1000 u/h)

Dimensions et poids nécessitant un aménagement des locaux

Coût d’investissement environ 1 000 000 €

Absence de répartition des risques en cas de panne : nécessité de prévoir des solutions de recours dégradées

Pas adapté aux contextes de prescriptions instables, non standardisées ou urgentes émanant de services tels que des blocs opératoires et des services de réanimation



Motivations pour l’acquisition d’une solution automatisée

• Gain de temps• Sécurisation du circuit du médicament

Produit des performances de la machine et de « l’informatique »


Machine Quels médicaments sécuriser ?Cadences (700 doses/h à 2000 doses/h),FiabilitéMaintenance préventive et curative (technicien)

Informatique Elaboration et Transmission des fichiers

Performance de la solution automatisée


Automate Prototype MEDCACHE

NextRx @

Un système combiné en développement

Approvisionnement avec des médicaments (étiquetés avec un

code à barre) mélangés en vrac Tri et rangement automatisé des médicaments

Stockage et dispensation


3


LES SYSTEMES

DECENTRALISES


Armoires sécurisées informatisées

ArmoiresArmoiresOMNICELLOMNICELL

EURAFEURAF @

Remplacent Remplacent les armoires les armoires SUREMED BaxterSUREMED Baxter

PHARMACIE

Réseau informatique

approvisionnement


Le marché actuel

Pyxis ® (Alaris) Omnicell ® (Euraf)


Supplypoint ® (Electroclass)

Sextant Médical ® (Mach 4)


TiroirsTiroirsmatricielsmatriciels

TiroirsTiroirsdédiés dédiés

Systèmes Systèmes modulairesmodulaires



Plusieurs niveaux de sécurisation des tiroirs permettent de stocker aussi bien des gros volumes d’usage courant que des stupéfiants

Armoire Omnicell

Tiroir sécurisé (stupéfiants)



Armoires PYXIS Armoires PYXIS Medstation Medstation

AllegianceAllegiance @



différents types d’extensions

PYXISPYXIS

Même principe de gestion d'extensions auxiliaires par l'armoire du service



différents types d’extensions peuvent être gérées par l'armoire du service

Extensions réfrigéréesExtensions auxiliaires

OMNICELLOMNICELL



Adaptées au stockage et à la gestion des stupéfiants et des besoins urgents et diversifiés des blocs opératoires et des services de réanimation

- recherches à double entrée par nom commercial ou DCI, - accès rapide à la liste des médicaments disponibles

La cueillette peut se faire par :

Traçabilité de toutes les opérations : prélèvements et approvisionnements

Interfaçage possible avec un logiciel de prescription

1 à 2 spécialités disponibles par tiroir (ou plus dans le grand tiroir central), ce qui limite le risque de confusion ou d’erreur de prélèvement



AVANTAGESAVANTAGES

Convivialité du système (outil accepté très facilement par le personnel)

Mise en place facile, équipement progressif de plusieurs services qui permet d'étaler les coûts d’investissement

Optimisation de la gestion des stocks (moins de péremption et de coulage, rationalisation des stocks, suivi des stocks à distance )

La traçabilité de toutes les opérations, prélèvements et approvisionnements est facilitée ainsi que la tenue des registres de stupéfiants



LIMITESLIMITES

Nécessité d’être combiné à une dispensation journalière ou nécessité d’extensions complémentaires

Ré-agencement des tiroirs peu souple en cas de changement de médicaments

Le réapprovisionnement et la cueillette sont consommateurs de temps pharmaceutique et infirmier

Ne peuvent répondre à tous les besoins en médicaments (gros volumes, solutés massifs ….)



Les automates

Pour quels établissements ?


Analyse des besoins

Notion de profil d’établissements de services de soins

Evaluation des flux


Profil hôpital long séjour


44,18%

20,84%

20,33%

7,94% 6,71%

Form es oralessèches

Form es oralesliquides

Form es injectablesclass iques

Form es injectablesen poches

Autres form es

Profil hôpital aigu


Cas pratique n° 1Profil : Service de Gérontologie

ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : GERONTOLOGIE

Service Pr THIBAULT Spécialité MEDECINE GERIATRIQUE

Nb de lits 82 lits D.M.S 48 j

Ref médicament utilisées en 6 mois 637 Ref en moyenne par mois 412 Ref

Unités consommées en moyenne /mois 25 830 unités /j 861 par jour et par patient 10,5 unités

Moy /mois moy /j en %

Formes orales sèches 21 206 707 82,1%

Formes injectables 1 653 55 6,4%

Solutés massifs 904 30 3,5%

Stupéfiants 568 19 2,2%

Autres formes 1 498 50 5,8%

Total toutes formes 25830 861 100,0%

Nombre d'unités consomméesFormes consommées

0,0%

10,0%

20,0%30,0%

40,0%

50,0%

60,0%70,0%

80,0%

90,0%

FOS INJ SOL STUP Autres


Cas pratique n° 2Profil : Service de Médecine générale

ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : MEDECINE

Service Pr THOMAS Spécialité MEDECINE GENERALE

Nb de lits 38 lits D.M.S 10,25 j

Ref médicament utilisées en 6 mois 439 Ref en moyenne par mois 199





Solutés massifs 911 30 7,3%

Stupéfiants 649 22 5,2%

Autres formes 826 28 6,7%

Total toutes formes 12 405 414 100,0%


0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%



Type 3 : Bloc opératoire

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

F.O.S. INJ Massifs Autres

Type 1 : Médecine Générale

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000


Type 2 : Réanimation médicale

0100020003000400050006000700080009000


Type 4 : cancérologie

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000



Etude des flux de médicaments


Etude des flux de médicaments

Nombre d'unités

Nombre d'unités cumulées % du total

Nombre d'unités

Nombre d'unités cumulées

Nombre d'unités

Nombre d'unités cumulées

1 77 400 77 400 6,4% 284,6 285 853,7 855

20 11 880 611 340 50,3% 44,0 2 248 132,0 6 744

50 5 000 838 422 69,0% 18,4 3 082 55,1 9 246

100 2 520 1 015 463 83,6% 9,3 3 733 27,8 11 199

200 690 1 155 050 95,1% 2,5 4 247 7,6 12 741

637 <1 1 215 075 100,0% <1 4 467 - -

TOTAL 1 215 075 1 215 075 100,0% 4 467 4 467 13 402 13 402

Nombre de références

administrées

Statistique sur 9 mois à préparer sur 1 journée à préparer sur 1 Week end



Etape 1 Médecine Interne








Armoire sécurisée

Automate centralisé

+ armoire sécurisée

Scénario I

Scénario IIApprovisionnement Réagencement

Picking infirmier

Médecine Interne


Cas pratique n° 3Profil : Service de Réanimation

ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : REANIMATION

Service Pr ROUDIERE Spécialité Réanimation médicale

Nb de lits 20 lits D.M.S 13,6 j

Ref médicament utilisées en 6 mois 448 ref en moyenne par mois 166





Solutés massifs 1 743 58 11,7%

Stupéfiants 1 445 48 9,7%




0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%



Cas pratique n° 4Profil : Service de Chirurgie

ETUDE DES FLUX DE MEDICAMENTS PROFIL : BLOCS OPERATOIRES

Service Pr LORIEAU Spécialité Chirurgie cardiovasculaire

Nb d'interventions / an 2328 nombre de Blocs : 8 7 Ref de Stups

Ref médicament utilisées en 6 mois 95 Ref en moyenne par mois 59 Ref



Formes orales sèches 52 2 0,5%


Solutés massifs 6 231 208 59,8%

Stupéfiants 1 325 44 12,7%




0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%



Cas n°2Profil : Service de Réanimation médicale

Type 2 : Réanimation médicale

0100020003000400050006000700080009000



Cas n°3Profil : Service de Chirurgie : Bloc opératoire

Type 3 : Bloc opératoire

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000



Type 4 : cancérologie

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000


Cas n°4Profil : Service de Cancérologie



Les automates centralisés sont bien adaptés aux contextes de prescriptions stables tels que les services de médecine générale, long et moyen séjour

Les automates décentralisés sont plus adaptés à des contextes de prescription urgentes ou peu stables dans le temps telles que : services d'urgences, blocs opératoires et réanimations etc…

Tous les services ne peuvent bénéficier des mêmes outils et des mêmes gains en terme de sécurité

Le choix d'une organisation ne peut se faire qu'en tenant compte du contexte médical


Implantation actuelledes automates

en France et aux USA


En France Nombreux automates de reconditionnement unitaires installés (achats et renouvellements d'équipements anciens)

Ventes de stockeurs rotatifs(achats et renouvellements d'équipements anciens)

stockeurs automatisés(équipements récents)

Peu d’automates centralisés installés : moins de 10 automates de type ATC 212

moins de 10 d'automatisation SygifHomerus et Swisslog Robots

Automates décentralisés installés (>100 armoires informatisées)


Équipement en automates centralisés

Développement de systèmes informatiques utilisant des codes à barre

La tendance actuelle

Aux USA

suite aux recommandations de la JCAHO et ASHP


Impact de l'automatisation sur la sécurité du circuit du

médicament


optimiser les approvisionnements des

services de soins et la gestion1

LES GAINS EN MATIERE DE SECURITE

Les stockeurs permettent de limiter les erreurs de distribution et les risques de péremption

Les armoires sécurisées fiabilisent l'accès et la gestion des médicaments "sensibles" tels que les Stupéfiants, médicaments à distribution contrôlée


Electroclass

Hanel

Kardex @

Rowa

Mach 4

Apoteka @

Technilab

A la pharmacie


Pyxis ®

(Alaris) Omnicell ® (Euraf)

Supplypoint ® (Electroclass)

Dans les services cliniques


Informatiser les prescriptions la validation pharmaceutique

la dispensation des médicaments 2

Préalable indispensable pour l'automatisation de la préparation centralisée et extemporanée de formes individuelles

Le logiciel utilisé doit concourir à prévenir le risque d'erreurs



Mise à disposition des médicaments sous formes unitaires et dispensation individuelle nominative DJIN3

Réduit les erreurs de préparation des médicaments

Facilite le contrôle infirmier lors de l'administration

Garantit les conditions de bonne conservation et de prise des médicaments



Automatisation formes oralesSygiph

Systèmes combinés Homerus ou Swisslog

A la pharmacie


Gérer le dossier de soin patient dans sa globalité4


Augmente la pertinence de l'analyse pharmaceutique

Permet de limiter le risque d'omissions ou dedouble prises de médicaments


Prévenir les erreurs d'administration des médicamentset améliorer l'enregistrement de la traçabilité5


La production de formes unitaires étiquetées avecun code à barre permet de fiabiliser l'administration : Le bon médicament au bon patient au bon moment

et l'enregistrement de la traçabilité des actes


Seuls les systèmes centralisés conditionnant extemporanément les médicaments permettent de faire figurer en clair ou code à barredirectement sur le médicament délivré :

l'identité du patient, l'identité du médicament, le lieu (N° de lit, service) et l'horaire de prise

Contrôle de l'administrationau chevet du patient

Contrôle direct


Contrôle de l'administrationau chevet du patient

Contrôle indirectTous les autres systèmes ne peuvent mentionner que l'identité du médicament

Le contrôle au chevet du patient ne pourra se faire dans ce cas : qu'indirectement

soit par l'infirmière au vu d'un plan de soins actualisé

soit à l'aide de portables informatiques intégrant en temps réel

le dossier de soin du patient


Développement de systèmes informatiques utilisant des codes à barre

Recommandations de la JCAHO et ASHP

Prévenir les erreurs d'administration des médicaments

Au chevet du patient


L'automatisation et/ou l'informatisation peuvent apporter une aide très efficace mais ce ne sont que des outils de suppléance.

Ils ne peuvent en aucun cas remplacer l'intervention humaine qui reste la seule garante de la qualité des soins

Conclusion

Toutes les tâches ne sont pas automatisables

Il est toujours nécessaire de prévoir des procédures manuelles dégradées pour pallier à des défaillances


Le risque


Documents

Automatisation en Pharmacie Hospitalière Quels outils ... · AVANTAGES Fonctionnement simple et robuste permettant une formation rapide des préparateurs à leur maniement (et/ou