BibliothBiblioth éécaires et archivistes :caires et archivistes :convergences de donnconvergences de donn éées, convergenceses, convergences

des mdes m éétiers ?tiers ?

Claire Sibille

Service interministériel des archives de France

Journée « Les catalogues au défi du web »

BnF, 26 novembre 2014

SommaireSommaire• Convergence de données ?

• ISAD(G) et EAD

• Les données d’autorité

• Complémentarité de données• Les pratiques descriptives

• Les alignements de vocabulaires

• Convergence des métiers ?• Qu’est-ce que la description archivistique ?

• Complémentarité des métiers : exemple du projet de modèleconceptuel archivistique

• Importance de la formation

• S’il y a des fonds d’archives dans les bibliothèques, il ya aussi des bibliothèques dans les services d’archives• Les normes et formats d’encodage élaborés par les archivistes

peuvent permettre aux bibliothèques de décrire les fondsd’archives et collections de manuscrits qu’elles conservent

• Inversement, les archivistes peuvent être amenés à utiliser desnormes et standards développés par les bibliothèques : pour lecatalogage (bibliothèques d’archives), pour la construction depoints d’accès normalisés

Les normes comme points dLes normes comme points d ’ ’ interconnexioninterconnexion

• Les archives sont « le fruit et le reflet des activités deshommes » (Jean Favier)

• Approche organique de constitution des fondsd’archives, besoin de contextualisation

• Conseil international des archives (ICA) - Norme généraleinternationale de description archivistique - ISAD(G), 1994, 1999

• Société des archivistes américains (SAA) - Description archivistiqueencodée : DTD EAD 1.0 (1998), DTD EAD 2002, schéma EAD3(2015?)

LL’’EAD et les bibliothEAD et les biblioth èèquesques

LL’’EAD et les bibliothEAD et les biblioth èèquesques

• Comme ISAD(G), repose sur le principe de la description àplusieurs niveaux

• description du général au particulier

• informations adaptées au niveau de description

• lien entre les descriptions

• non-répétition des informations

• Permet, au-delà de la description générale d'un fonds ou d'unecollection, de construire une description hiérarchisée restituantl'imbrication des composants et sous-composants

LL’’EAD et les bibliothEAD et les biblioth èèquesques

• Facilite l'intégration des données dans des portails etcatalogues collectifs• A été utilisée pour la conversion rétrospective du Catalogue

général des manuscrits des bibliothèques publiques de France

• Est désormais le format utilisé par le CCFr manuscrits pour lesbibliothèques publiques, et par le réseau Calames pour lesbibliothèques universitaires

LL’’EAD et les bibliothEAD et les biblioth èèquesques

• Collaboration avec Archives au sein du groupe d'experts 3de la CN357 (puis CN46-9) de l'Afnor

• Recommandation, DeMArch• Définir les règles relatives à la description des manuscrits et

fonds d'archives modernes et contemporains en bibliothèque

http://www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/demarch-recommandation-de-description-des-manuscrits-et-fonds-d-archives

• Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque

http://bonnespratiques-ead.net/

Les donnLes donn éées des d ’’autoritautorit éé

• Collaboration Archives/Bibliothèques au sein du GE4de la CN357 puis CN46-9 de l’Afnor• Révision de la 2e édition de la norme ISAAR(CPF) (Norme

internationale pour les notices d ’autorité pour les archives -Collectivités, personnes, familles) par le Conseil internationaldes archives (2004)

• Développement du format EAC-CPF (Contexte archivistiqueencodé - Collectivités, personnes, familles) par la Société desarchivistes américains (2010)

Qu'est-ce qu'une notice d'autoritQu'est-ce qu'une notice d'autorit éé pour pourles archives ?les archives ?

• Similitudes avec le contrôle d’autorité des bibliothèques

• Mais l’application du respect de la provenance impliqueaussi de rassembler des informations sur le contexte deproduction des archives

• Une notice d’autorité pour les archives identifie et décrit desentités (collectivités, personnes ou familles) associées à laproduction et à la gestion des archives, ainsi que leursrelations avec d’autres entités (CPF), avec des fonctions etavec des archives

ISAAR(CPF) et EAC-CPFISAAR(CPF) et EAC-CPF

• ISAAR(CPF) (1996, 2004)• Normalise le contenu des notices d’autorité• Permet de concevoir ces informations comme autonomes• Introduit au niveau des points d’accès les notions de forme

autorisée, de forme parallèle et de variante

• L’EAC-CPF (2010) - schéma d’encodage des notices• Permet de mettre en relation les notices d’autorité décrivant des

entités (collectivités, personnes et familles) avec les descriptionsarchivistiques en EAD

• Ces entités peuvent être les producteurs des archives ouentretenir d’autres types de relations avec ces documents

ISAAR(CPF) et EAC-CPFISAAR(CPF) et EAC-CPF

• ISAAR et EAC ne donnent pas de règles pour laconstruction des formes normalisées mais renvoientsur les normes et pratiques nationales ouinstitutionnelles

• Pour la construction des points d’accès, les archivistesappliquent les mêmes normes que les bibliothécaires(actuellement Z44-060 et Z44-061)• D’où l’importance de collaborer dans la révision de ces deux

normes au sein du GE4 de la CN46-4 et en collaboration avecle travail qui se fait autour de RDA

Exemple de description EAD Exemple de description EAD « « ArchivesArchives » »

Exemple de description EAD Exemple de description EAD « « ArchivesArchives » »

Exemple de description EAD Exemple de description EAD « « ArchivesArchives » »

Exemple de description EAD Exemple de description EAD « « ArchivesArchives » »

Exemple de description EAD Exemple de description EAD « « BibliothBiblioth èèqueque » »

Exemple de notice dExemple de notice d ’’autoritautorit éé « « BibliothBiblioth èèqueque » »

Exemple de notice dExemple de notice d ’’autoritautorit éé « « ArchivesArchives » »

Exemple de notice dExemple de notice d ’’autoritautorit éé « « ArchivesArchives » »

Exemple dExemple d ’’alignement de vocabulairesalignement de vocabulaires

QuQu’’est-ce que la description archivistique ?est-ce que la description archivistique ?

• Le principe de respect des fonds est la base du classement etde la description archivistiques

• Le classement implique d’identifier les regroupements au seind’un fonds d’archives

• La description reflète le classement

• Les mêmes principes de description archivistique s’appliquentaux archives produites par des collectivités, des familles oudes personnes

QuQu’’est-ce que la description archivistique ?est-ce que la description archivistique ?

• Les producteurs des documents d’archives doivent être décritstout comme les documents eux-mêmes

• Évolution des pratiques : différenciation des composantes dela description archivistique

• On est passé d’une conception statique du respect des fonds (unproducteur = un fonds) à une conception complexe et dynamique

• Contexte de production d’un fonds = entités (collectivités, personnes,familles) associées à la production et à la gestion des archives

Contexte et fonctionsContexte et fonctions

• Le contexte de production d’un fonds peut être décrit entermes d’agents et de fonctions

• Souvent, les fonctions ne sont pas les aspects de la vie d’un organisme,les organismes peuvent n’être des épisodes dans la vie d’une fonction

• Les fonctions peuvent être considérées comme des entitésindépendantes nécessitant une description séparée mais liée àla description des documents et des CPF

• D’où la publication en 2008 une norme internationale pour ladescription des fonctions des organismes producteurs (ISDF)

LL’’articulation des normesarticulation des normes : un mod: un mod èèleleimplicite se dimplicite se d éégagegage

• L’histoire des normes de l’ICA reflète une évolution dans la compréhensionde la description archivistique

• ISAD(G) combine toutes les composantes (archives et contexte)

• Avec ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH, différenciation progressive de cescomposantes (archives, acteurs, fonctions, lieux de conservation)

• Ces composantes sont créées et mises à jour de manière distincte (parsouci d’efficacité et de flexibilité)

• Mais elles sont reliées les unes aux autres dynamiquement pour offrir auxutilisateurs une meilleure compréhension des archives et de leur contexte

→ Un modèle implicite et informel sous-tend cette différenciation !

• Nouveau projet porté par l ’ICA : 2013-2016

• Constat : recenser et identifier les éléments de données nesuffit pas / articulation des normes non optimale

→ Il faut maintenant organiser les informations pour construire unréseau de relations entre les éléments de données

• But : modéliser la description archivistique dans toutes sescomposantes , pour réconcilier les 4 normes de l’ICA et tenircompte des évolutions d'EAD et d'EAC

Vers un modVers un mod èèle conceptuel archivistiquele conceptuel archivistique

• Utiliser l'évolution importante revêtue par les modèlesconceptuels de description des ressources en matière destructuration de données

• Enjeu de rapprochement avec les travaux des autresdisciplines (bibliothèques/FRBR, musées/CIDOC-CRM)

• Permettre la prise en compte des potentialités du websémantique pour la valorisation des ressources

Quels sont les enjeux ?Quels sont les enjeux ?

• Développer un modèle de référence unique pour les normesde description, permettant aux archivistes de :

• décrire les différents types d’entités archivistiques ;

• documenter ces entités en relation les unes avec les autres à desmoments précis ou sur la durée

• Il ne s’agit pas de développer un nouveau format d’encodagemais d’envisager les relations conceptuelles sous-tendant lesnormes pour faciliter les échanges d'informations.

→ Livrables : un modèle conceptuel textuel, traduit sous unformat informatique lisible pour les machines

Objectifs du projetObjectifs du projet

Importance de la formationImportance de la formation

• Faire prendre conscience aux professionnels del’importance des normes, non pas comme un but ensoi, mais comme un moyen pour faciliter la visibilitédes ressources, mais aussi la complémentarité avecd’autres institutions…

• ...et pour penser le métier autrement