Bien dbuter avec la dmarche BPM

10 conseils pratiques

Par Bonitasoft

Date de publication : 7 octobre 2014

La gestion des processus mtier (BPM) a pour objectif d'optimiser l'efficacit d'uneorganisation. Elle prsente de nombreux avantages court, moyen et long termes, condition de l'initier dans de bonnes conditions.

Ces conseils vous accompagneront vers l'implmentation d'une solution BPM dans votreentreprise.

Cet article nous a t fourni par Bonitasoft, diteur de la suite open source Bonita BPM quevous pouvez tlcharger gratuitement ici.

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- 2 -Copyright 2014 Bonitasoft. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images,

etc. sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' trois ans de prison et jusqu' 300 000 de dommages et intrts.http://bonitasoft.developpez.com/tutoriels/business-process-management/bien-debuter-demarche-bpm/

I - N'essayez pas de modliser votre processus idal, modlisez votre processus rel............................................ 3II - Pensez grand, dmarrez petit............................................................................................................................... 3III - Impliquez l'ensemble des acteurs de bout en bout..............................................................................................3IV - Choisissez l'outil correspondant vos besoins....................................................................................................3V - Choisissez un leader pour montrer la voie........................................................................................................... 3VI - Dfinissez des tapes.......................................................................................................................................... 3VII - Montrez rapidement les premiers rsultats......................................................................................................... 4VIII - Encouragez la collaboration............................................................................................................................... 4IX - Mesurez les progrs chaque tape.................................................................................................................. 4X - Utilisez des services professionnels en cas de besoin.........................................................................................4XI - Remerciements..................................................................................................................................................... 4

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I - N'essayez pas de modliser votre processus idal, modlisez votre processus rel

Pour optimiser vos processus, vous avez besoin de connatre leur tat actuel. Commencez par analyser et modliserla faon dont vous tentez actuellement d'atteindre vos objectifs. Une fois que vous aurez dfini des indicateurs basssur vos performances actuelles, vous pourrez travailler l'optimisation de vos processus et valider vos progrs.

II - Pensez grand, dmarrez petit

Travaillez pas pas plutt qu'en dclenchant une grande rvolution de l'ensemble de vos processus. En dbutantavec un projet simple, vous verrez rapidement les premiers rsultats et cela vous aidera apprhender plussereinement une extension de la dmarche. Ce premier projet devra avoir une visibilit et un rsultat suffisants pourprouver l'intrt de la mise en place d'une solution BPM. Vous aurez du mal impressionner vos collaborateurs enoptimisant un processus sans importance !

III - Impliquez l'ensemble des acteurs de bout en bout

Encouragez au maximum la collaboration entre les utilisateurs finaux et les dveloppeurs durant le dploiement duprojet. En impliquant les utilisateurs, vous aurez une vision prcise du fonctionnement actuel du processus, et vousemporterez une adhsion rapide au nouveau modle.

A contrario, un projet BPM men en chambre entre les responsables mtier et les quipes informatiques s'exposeau rejet du projet et de la dmarche dans son ensemble.

IV - Choisissez l'outil correspondant vos besoins

Les applications BPM existent sous diffrentes formes, conues pour diffrents publics. Il est important que la vtrerponde la fois aux besoins des utilisateurs mtier et des quipes informatiques. Gnralement, les utilisateursmtiers ont besoin de suivre les processus en mettant l'accent sur le contrle, la visibilit et l'efficacit. Lesdveloppeurs prfrent souvent les solutions BPM open source du fait de la transparence du code et de la disponibilitd'un cosystme de solutions complmentaires peu coteuses.

Le cot est galement important, et le cot total de possession (TCO) doit tre pris en considration ; les solutionspropritaires ont souvent un cot de licence par poste , et parfois mme des cots d'exploitation supplmentaires(par exemple en cas de dploiement en mode SaaS), tandis que les solutions open source sont moins onreuses.

V - Choisissez un leader pour montrer la voie

Slectionnez un leader pour piloter la mise en place du processus. Ce leader ne doit pas ncessairement venirdu management, mais il doit possder l'exprience et la lgitimit ncessaires pour assurer le bon droulement duprojet et l'adhsion de tous. Tantt pilote, tantt mdiateur, il sera le garant de l'investissement constant de l'ensembledes acteurs.

VI - Dfinissez des tapes

Il est important de prparer un cas mtier complet ds la phase initiale de l'implmentation. Le cas mtier estprincipalement le guide du projet complet ; il doit traiter en dtail l'ampleur et les objectifs de la mise en place de lasolution BPM. Dfinissez ensuite un dlai raisonnable pour chaque phase du projet.

En simplifiant un vaste plan d'implmentation divis en une srie de plus petites tapes, vous rduisez les risquesdu projet, et vous facilitez galement son adaptation.

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VII - Montrez rapidement les premiers rsultats

Une fois la solution BPM implmente, il est important que les premiers effets soient rapidement visibles. L'objectifest donc d'obtenir quelque chose que les autres peuvent rellement constater ou utiliser.

VIII - Encouragez la collaboration

Assurezvous que toutes les parties prenantes du projet puissent communiquer. Idalement, le leader doit travailleren troite collaboration avec toutes les personnes impliques dans le processus, pour viter tout problme de dconnexion entre le management et les oprationnels et que chacun soit au courant des problmes rencontrsau quotidien.

Parmi les outils utiliss pour amliorer la collaboration lors de l'implmentation d'une solution BPM, il existe desrpertoires de dveloppement partags, des outils sociaux, facilitant les discussions autour du projet ou des notationscommunes, permettant ainsi un langage commun entre techniciens informatiques et personnes du mtier (commele standard BPMN 2).

IX - Mesurez les progrs chaque tape

Afin de toujours garder le cap vers votre objectif final, analysez les rsultats chaque tape de votre projet.Identifiez les indicateurs clefs de la performance (KPI), et comparezles systmatiquement aux rsultats des tapesprcdentes. l'aide de tableaux de bord et de graphiques agrgeant ces KPI, vous serez en mesure de mieuxpiloter votre projet et d'ajuster votre modle si ncessaire. Ils serviront galement de livrables pour vos sponsors.

X - Utilisez des services professionnels en cas de besoin

Faites appel des experts externes (tels que les consultants et partenaires de BonitaSoft) pour obtenir de meilleursrsultats plus rapidement que si vous griez l'implmentation de la solution BPM entirement en interne. Leprincipal avantage est bien entendu l'exprience qu'ils apportent. C'est particulirement intressant dans le casde l'implmentation logicielle, o une mauvaise apprciation pourrait entraner de graves problmes et nuire l'investissement global. Le recours un consultant extrieur peut tre plus coteux au dpart, mais son savoirfaires'avre payant long terme.

XI - Remerciements

Nous remercions BonitaSoft qui nous a permis de publier ces 10 conseils pratiques nos lecteurs. BonitaSoft est lepremier diteur open source de solutions de gestion des processus mtiers (BPM). Cre en 2009 par les fondateursdu projet Bonita, BonitaSoft se propose de dmocratiser le BPM en offrant une solution rapide et simple mettreen uvre pour un cot total de dploiement minime. Les diffrentes versions du logiciel ont dj t tlchargesplus de 1.500.000 fois dans le monde par des entreprises ou des organisations de toutes tailles, pour des projetssimples ou complexes.

Vous pouvez tlcharger et tester la suite Bonita BPM : Bonita BPM 6.3

SynopsisSommaireI - N'essayez pas de modliser votre processus idal, modlisez votre processus relII - Pensez grand, dmarrez petitIII - Impliquez l'ensemble des acteurs de bout en boutIV - Choisissez l'outil correspondant vos besoinsV - Choisissez un leader pour montrer la voieVI - Dfinissez des tapesVII - Montrez rapidement les premiers rsultatsVIII - Encouragez la collaborationIX - Mesurez les progrs chaque tapeX - Utilisez des services professionnels en cas de besoinXI - Remerciements