Bureau Veritas Certification · 5.1 BUREAU VERITAS CERTIFICATION effectue ses prestations en toute indépendance, impartialité et objectivité selon les usages de sa profession,

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CONDITIONS GENERALES DE SERVICE EN LIGNE

Bureau Veritas Certification France SAS Fluides frigorigènes

18/04/2013

1. Objet

Les présentes conditions générales de service en ligne régissent le contrat de prestations de services ayant pour objet la délivrance par BUREAU VERITAS CERTIFICATION au Client d’une attestation de capacité portant sur la manipulation des Fluides Frigorigènes (le « Contrat »), via le site de BUREAU VERITAS CERTIFICATION « http://www.bureauveritas.fr» (le « Site »).

2. Acceptation des conditions générales

En accédant sur le Site au formulaire « Devis et Commande pour l’Attestation de Capacité », le Client déclare avoir pris connaissance des présentes conditions générales déposées sur le Site et en accepte les termes de façon irrévocable et définitive. Le Client renonce ainsi à se prévaloir de ses propres conditions générales d’achat ou de toutes autres conditions lui appartenant.

3. BUREAU VERITAS CERTIFICATION

3.1 Au titre des présentes et de tout autre document s’y référant, « BUREAU VERITAS CERTIFICATION » signifie la société Bureau Veritas Certification France SAS au capital de 382.500 euros immatriculée au registre de commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 399 851 609, dont le siège social est au 60, avenue du Général de Gaulle, immeuble le Guillaumet, 92800 PUTEAUX.

3.2 Au titre des présentes, le terme « Client » est défini comme suit : toute personne morale, de droit privé ou public, ou toute personne physique, régulièrement immatriculée, enregistrée ou

déclarée auprès des autorités publiques, agissant à titre professionnel, disposant de sa pleine capacité et qui acquiert auprès de Bureau Veritas les Services de délivrance et de maintien de l’attestation de capacité.

4. Domaine d’application 4.1 Les prestations de délivrance par voie électronique, de maintien ou de retrait de l’attestation de capacité fournies par BUREAU VERITAS CERTIFICATION (les « Services ») sont

conformes aux articles R 543-75 à R 543-123 du Code de l’environnement relatifs à certains fluides frigorigènes utilisés dans les équipements frigorifiques et climat iques.

4.2 Le contenu et les modalités des Services figurent dans la procédure BUREAU VERITAS CERTIFICATION GP01 intitulée « Procédure d’attribution de l’Attestation de Capacité» ou dans tout autre document équivalent émanant de BUREAU VERITAS CERTIFICATION définissant la prestation demandée.

4.3 Toute modification, quant à la nature ou à l’étendue des prestations, fera l’objet d’un avenant au Contrat.

5. Engagements de BUREAU VERITAS CERTIFICATION 5.1 BUREAU VERITAS CERTIFICATION effectue ses prestations en toute indépendance, impartialité et objectivité selon les usages de sa profession, les règles de l’art et en vertu :

- des instructions particulières du Client sur lesquelles il aura marqué son accord et à défaut, - des termes de la commande, - ou des normes, règles ou référentiels professionnels ainsi que des usages et pratiques reconnus qui sont applicables aux Services, - et sinon d’après les méthodes jugées les plus appropriées par BUREAU VERITAS CERTIFICATION en fonction de la nature de la prestation demandée et des contraintes

techniques qui en découlent ainsi que du prix qui aura été convenu. 6. Commande et confirmation de commande

6.1 Le Client doit retourner un devis complété et signé figurant dans les pages du Site, en remplissant tous les champs obligatoires, dont son adresse e-mail. 6.2 En option Zéro-Papier, lorsque la commande correctement remplie est enregistrée, le Client devient titulaire d’un compte personnel accessible par la création d’un mot de passe. Le

Client est pleinement responsable de l’usage et de la conservation de son mot de passe et prendra toute mesure pour en assurer la confidentialité. 6.3 Chaque commande est acceptée par BUREAU VERITAS CERTIFICATION dans les conditions cumulatives suivantes :

a) Le Client a rempli toutes les informations nécessaires à l’émission électronique par BUREAU VERITAS CERTIFICATION de son devis, b) Le Client a validé sa commande après en avoir vérifié les termes, c) Le paiement est autorisé par la banque du Client.

6.4 Ces conditions déclenchent la confirmation de l’acceptation par BUREAU VERITAS CERTIFICATION de la commande sur le Site. Un e-mail de confirmation est adressé au Client. Le

Client s’engage à sauvegarder et à imprimer l’e-mail de confirmation comme preuve de la transaction.

7. Obligations du Client

7.1 Le Client s’engage à se conformer, pendant toute la durée de validité du Contrat,

à toutes les exigences normales et nécessaires pour l’exécution des Services, sans préjudice toutefois des présentes conditions générales, à toutes les lois, règles, réglementations émises par un organisme légal ou une autre autorité compétente, à toutes les recommandations, les codes et règlements similaires édictés par toute autorité selon lesquels, conformément auxquels ou dans le cadre desquels l’attestation de capacité est délivrée ou toutes les autres exigences normales de BUREAU VERITAS CERTIFICATION, nécessaires pour la délivrance et le maintien de ladite attestation.

7.2 Le Client garantit l’exhaustivité et l’exactitude de tous les documents et informations fournis à BUREAU VERITAS CERTIFICATION dans le cadre de l’exécution des Services.

8. Limitation de responsabilité de BUREAU VERITAS CERTIFICATION 8.1 Sauf en cas de négligence volontaire ou de malveillance de la part de BUREAU VERITAS CERTIFICATION ou de ses préposés, BUREAU VERITAS CERTIFICATION ne saurait

être tenu responsable des pertes ou dommages subis par quiconque à la suite d’une omission ou d’une erreur de quelque nature ou origine que ce soit lors de la réalisation des opérations de délivrance, de retrait d’attestation ou d’audit de suivi.

8.2 Si la responsabilité de BUREAU VERITAS CERTIFICATION devait néanmoins être retenue, ses obligations envers le Client à raison des dommages, pertes, frais, débours et autres

préjudices subis, ne pourraient excéder en tout état de cause le montant maximal des honoraires facturés par BUREAU VERITAS CERTIFICATION au titre de la commande. 8.3 BUREAU VERITAS CERTIFICATION ne saurait en aucun cas être tenu responsable des dommages indirects et/ou immatériels subis par le Client du fait de l’exécution des

Services. Par « dommages indirects et/ou immatériels », on entend, notamment et ce, sans que cette liste soit limitative, toute perte indirecte ou consécutive, toute perte de production, perte de bénéfices, perte de revenus, perte de contrat, perte de clientèle, perte d’utilisation ou responsabilité au titre d’autres contrats.

9. Indemnisation

Le Client garantit BUREAU VERITAS CERTIFICATION contre toutes demandes d’indemnisation, actions en justice, réclamations, frais, débours et préjudices de toute nature découlant de la mauvaise utilisation par le Client de toute attestation délivrée par BUREAU VERITAS CERTIFICATION.

10. Accès au Site 10.1 L’accès au Site est possible 24h/24, 7j/7 sauf en cas de force majeure et sous réserves des éventuelles pannes et interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement du

Site et des Services. 10.2 BUREAU VERITAS CERTIFICATION se réserve la possibilité de modifier ou d’interrompre temporairement ou de façon permanente, tout ou partie de l’accès au Site, notamment en cas

de nécessité d’opérations de maintenance, sans préavis ni indemnités quelconques. 11. Honoraires 11.1 Les prestations par BUREAU VERITAS CERTIFICATION sont facturées selon le devis établi en ligne sur la base des informations fournies par le Client. 11.2 BUREAU VERITAS CERTIFICATION se réserve le droit de modifier ses honoraires dans le cas où les informations transmises par le Client s’avéreraient erronées ou évolueraient,

notamment au regard du nombre de collaborateurs concernés ou de la non utilisation de la totalité des fonctionnalités de dématérialisation de documents du Site mis à la disposition du Client.


11.3 Révision de prix

Les honoraires de BUREAU VERITAS CERTIFICATION France sont révisés annuellement selon la formule de révision suivante : P = Po(S/So) Où : P = prix révisé Po = Prix initial S = Indice Syntec connu au 1

er janvier de l’année de facturation (*)

So = Indice Syntec connu au 1er

janvier de l’année d’établissement de la proposition financière (*) (*) Indice Syntec publié par la fédération Syntec

12. Prestations supplémentaires

Les prestations supplémentaires seront effectuées en accord avec le Client.

13. Frais et indemnités de déplacement

13.1 Les frais et indemnités de déplacement sont inclus pour les missions en France métropolitaine dans le devis. 13.2 Les frais et indemnités de déplacement sont facturés en sus des honoraires pour les missions hors de France métropolitaine ainsi que pour toute mission supplémentaire non prévue

dans les Prestations à réaliser dans devis initial.

14. Reports d’audits

Tout report d’audit demandé par le Client moins de quinze (15) jours avant sa date de réalisation programmée donnera lieu à facturation d’une indemnité dont le montant est fixé à 200 (deux cents) euros.

15. Taxes

Les montants des honoraires et frais indiqués s’entendent hors taxes, celles-ci étant facturées au taux applicable en vigueur.

16. Modalités Facturation – règlements

• Pour la formule paiement en 1 fois - par carte bancaire ou par chèque ou par prélèvement automatique :

100 % à la commande • Pour la formule paiement en 2 fois - par carte bancaire ou par chèque ou par prélèvement automatique :

50% à la commande 50% à la date anniversaire de la commande N+1

Le non-paiement d’une facture à son échéance (cf. chapitre / article16.4) entrainera le blocage de la saisie de la déclaration annuelle et une suspension de l’attestation de capacité jusqu’au paiement. • Pour la formule paiement en 5 fois - par prélèvement automatique :

20% à la commande 20% à la date anniversaire de la commande N+1 20% à la date anniversaire de la commande N+2 20% à la date anniversaire de la commande N+3 20% à la date anniversaire de la commande N+4

Le non-paiement d’une facture à son échéance (cf. chapitre / article 16.4) entrainera le blocage de la saisie de la déclaration annuelle et une suspension de l’attestation de capacité jusqu’au paiement. Toute autre prestation et indemnité (dont modification du nombre de collaborateurs, modification de l’attestation, audit comp lémentaire, audit complémentaire de reprise, indemnité de report d’audit ou de résiliation) sera facturée dès son fait générateur. Tous les Services facturés sont payables au comptant. A défaut de paiement dans les délais requis, des intérêts pour retard de paiement à un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement seront appliqués.

17. Sécurisation des paiements en ligne

Le paiement par carte bancaire sur le Site est doté d’un système de sécurisation qui permet d’effectuer les transactions en toute sécurité.

18. Frais de recouvrement

Le Client s'engage à payer dans son intégralité chaque facture qui lui est soumise dans les délais de l’article 16. Sans préjudice de tout autre droit de recours, si le Client omet de payer BUREAU VERITAS CERTIFICATION à la date d'échéance, BUREAU VERITAS CERTIFICATION appliquera sans formalité préalable et de plein droit, conformément à l'article L 441-6 du Code de Commerce :

- une pénalité de retard égale à trois fois le taux d'intérêt légal sur le montant TTC impayé ;

- l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée à 40 € sous réserve de modification réglementaire de ce montant qui se substituera alors à celui ci-avant indiqué, sans

préjudice de toute réclamation pour le paiement des sommes supplémentaires ayant pu être exposées. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être demandée. Les Certificats ne peuvent être délivrés qu’après réception de l'intégralité du paiement par BUREAU VERITAS CERTIFICATION. En tout état de cause, le Client dispose de 15 jours maximum à compter de la réception de la facture pour contester celle-ci. Passé ce délai aucune réclamation portant sur la facture ne sera recevable.

19. Durée – Résiliation

19.1 Le Contrat est conclu pour une durée de cinq (5) ans à compter de la date de délivrance de l’attestation de capacité, sous réserve d’obtenir l’attestation dans les six (6) mois suivant la

date de signature du contrat et du règlement de la première échéance. Il sera renouvelé par tacite reconduction pour une durée équivalente sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties et par lettre recommandée avec accusé de réception à l’échéance du contrat en respectant un préavis de 3 mois.

19.2 Chacune des Parties a la faculté de résilier le Contrat sous réserve d’un préavis de trois (3) mois après en avoir avisé l’autre Partie par lettre recommandée avec accusé de réception. 19.3 Les honoraires perçus restent acquis à BUREAU VERITAS CERTIFICATION et ce quels que soient les causes et l’auteur de la résil iation. Toute résiliation du contrat effectuée à

l’initiative du client donnera lieu à une indemnité de 25% des honoraires hors frais restant à facturer jusqu’à la fin du contrat. 19.4 Les honoraires prévus par le contrat restent dus à BUREAU VERITAS CERTIFICATION en cas d’impossibilité de réaliser les prestations du fait du client. 19.5 Les honoraires prévus par le contrat restent dus à BUREAU VERITAS CERTIFICATION en cas de suspension ou retrait de l’attestation de capacité, objet des prestations, du fait de non-

conformité réglementaire du client. 19.6 En cas d’impossibilité pour BUREAU VERITAS CERTIFICATION de réaliser ses prestations dans le cadre du Contrat en raison d’un fait imputable au Client, BUREAU VERITAS

CERTIFICATION pourra résilier de plein droit le Contrat. BUREAU VERITAS CERTIFICATION prendra acte de cette résiliation par lettre adressée au Client avec effet immédiat. 19.7 En cas de résiliation du Contrat pour quelque cause que ce soit, l’attestation de capacité devra être restituée avant le terme de la rupture à BUREAU VERITAS CERTIFICATION, qui

tiendra le dossier à la disposition de tout Organisme Agréé désigné par le Client.

20. Reprise du Contrat

Lorsqu’un Client, titulaire d’une ou plusieurs attestations de capacité, demande à BUREAU VERITAS CERTIFICATION de succéder à un autre Organisme Agréé, celui-ci devra systématiquement soumettre les pièces de son dossier à une étude préalablement à la mise en place d’un contrat.

21. Cession de contrat

La cession du présent contrat par le client n’entraîne pas la cession de l’attestation de capacité objet de la prestation.


22. Force majeure

BUREAU VERITAS CERTIFICATION sera dégagé de toute responsabilité s’il se trouve empêché d’assurer ses obligations en raison d’une circonstance indépendante de sa volonté irrésistible et imprévisible.

23. Preuve de l’archivage

L’archivage des bons de commande et des factures est effectué sur un support fiable et durable conservé dans des conditions raisonnables de sécurité dans les systèmes informatiques de BUREAU VERITAS CERTIFICATION. Le Client reconnait la force probante aux échanges électroniques de toutes natures survenus avec BUREAU VERITAS CERTIFICATION y compris la procédure d’archivage électronique.

24. Propriété intellectuelle

24.1 Aucune stipulation des présentes ne pourra être interprétée comme entraînant l'octroi explicite ou implicite d'un quelconque droit de propriété industrielle et/ou intellectuelle par BUREAU VERITAS CERTIFICATION au Client.

24.2 Le Site a été conçu par BUREAU VERITAS CERTIFICATION qui est titulaire de l'ensemble des droits y afférents. Sauf autorisation préalable et écrite de BUREAU VERITAS CERTIFICATION, la copie, le téléchargement ou la réutilisation de tout ou partie du Site ou de son contenu sont strictement interdits.

24.3 Le Client s’engage à utiliser les documents électroniques et les informations contenus sur le Site que pour un usage privé et non collectif dans le cadre de l’exécution du Contrat uniquement.

24.4 Toutefois, le Client titulaire d’une ou plusieurs attestations de capacité pourra demander à BUREAU VERITAS CERFICATION l’octroi d’un droit d’usage de la marque dédiée, à condition que la ou les attestations de capacité soient effectivement en cours de validité, que les factures soient acquittées en total ité et sous réserve de respecter les termes du règlement d’utilisation qui pourra lui être accordée sur ce droit d’usage.

25. Confidentialité 25.1 BUREAU VERITAS CERTIFICATION et le Client s’engagent à garder comme strictement confidentielles toutes les informations échangées entre eux et ne pourront divulguer à un tiers

ces informations qu’avec l’accord écrit préalable de l’autre Partie. 25.2 L'obligation de confidentialité ne s'applique pas aux informations dont l’une des Parties apporterait la preuve :

- qu'elles étaient déjà en sa possession au moment où il les a reçues du Client autrement qu'à la suite de leur transmission par le Client, - qu'elles sont tombées dans le domaine public autrement que par son fait ou sa négligence, - qu'elles faisaient partie du domaine public au moment où il les a reçues, - qu'elles doivent être divulguées en exécution d'une obligation légale ou réglementaire non équivoque, d'une décision de justice ou d'une demande d'une autorité administrative à

laquelle elle ne peut se soustraire. 25.3 La présente obligation de confidentialité restera en vigueur tant pendant la durée du présent contrat que pendant une durée de deux (2) ans suivant son extinction, que celle-ci

intervienne à son échéance normale ou de manière anticipée et ce quelle qu’en soient la cause et l’auteur.

26. Données personnelles

26.1 Les Parties s'engagent, s'agissant de la collecte et/ou du traitement et de la communication relative à des données à caractère personnel à respecter la règlementation légale applicable au traitement des dites données, et notamment à faire respecter des dispositions de la loi n° 2004-801 du 6 aout 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et modifiant la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. A ce titre, les Parties s'engagent à faire les déclarations nécessaires auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) afférentes aux traitements de données à caractère personnel qu'elles mettent en œuvre.

26.2 Il est d’ores et déjà stipulé que le Site, y compris la gestion des adresses e-mail des Clients utilisateurs, a fait l'objet d'une déclaration à la Commission Nationale Informatique

et Libertés (CNIL) enregistrée sous le numéro n°1303171. Cette information est vérifiable sur le site internet de la CNIL à l’adresse suivante : http://www.cnil.fr 26.3 Le Client garantit BUREAU VERITAS CERTIFICATION avoir obtenu le consentement préalable de ses employés afin que les informations nominatives et les données personnelles de

ses employés soient recueillies par BUREAU VERITAS CERTIFICATION et fasse l'objet d'un traitement au sens de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. 26.4 L'inscription par le Client sur le Site vaut acceptation de sa part de l'utilisation par BUREAU VERITAS CERTIFICATION des informations ainsi communiquées.

26.5 Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, Bureau Veritas garantie au Client un droit d'accès, de rectification et d'opposition aux données personnelles enregistrées lors de son inscription. Ce droit peut être exercé en écrivant à l'adresse suivante : BUREAU VERITAS CERTIFICATION – Service Fluides Frigorigènes - 5 C Chemin du Jubin – CS80220 – 69574 Dardilly Cedex – en indiquant nom, prénom et adresse de la personne concernée.

27. Droit applicable et règlement du litige

27.1 La loi applicable aux interventions de BUREAU VERITAS CERTIFICATION est la loi française. 27.2 Toute contestation entre les Parties relative à l’exécution de la commande, l’interprétation ou l’exécution des présentes relèvera de la compétence exclusive du tribunal de commerce de

Nanterre auquel les parties font expressément attribution de juridiction et ce même en matière de référé et même en cas de pluralité de défenseurs ou d’appels en garantie.


Modifié par : Hervé REA

Procédure d’obtention de l’attestation de capacité Fluides Frigorigènes

Procédure d’obtention de l’attestation de capacité

prévue par les articles R543-75 à R543-123

du code de l’environnement

(GP 01 FFATTCAP)


Sommaire

1. Contexte réglementaire 6

2. Étapes de délivrance et suivi des attestations de capacité 7

3. « Fluido » : la plateforme internet dédiée aux Fluides Frigorigènes 8

4. Délivrance de l’attestation de capacité 9

5. Déclaration et vérifications annuelles 11

6. Audit sur site 12

7. Participation d’observateurs à des audits 13

8. Modification de l’attestation de capacité 13

9. Suspension et retrait de l’attestation de capacité 14

10. Communication de Bureau Veritas Certification avec les autorités 15

11. Qualification des auditeurs 15

12. Appels et réclamations 15

13. Renouvellement 16

14. Transfert/reprise de l’attestation de capacité 16

15. Confidentialité 17

16. Utilisation de la marque Bureau Veritas Certification 17

17. Changement des règles de certification ou de la réglementation applicable 17


1. Contexte réglementaire

L’attestation de capacité est délivrée aux opérateurs exerçant les opérations précisées dans le code de l’environnement articles R 543-75 à R 543-123. Est opérateur au sens de la législation toute entreprise ou organisme qui procède, à titre professionnel, à tout ou partie des opérations suivantes :

Assemblage et mise en service d’équipements,

Entretien et réparation d’équipements,

Contrôle de l’étanchéité des équipements,

Démantèlement des équipements,

Récupération et charge des fluides frigorigènes dans les équipements,

Toute autre opération réalisée sur des équipements nécessitant la manipulation de fluides frigorigènes (exemple : organismes de formation, R&D,…).

Sont considérés comme équipements les systèmes et installations de réfrigération, de climatisation, y compris les pompes à chaleur, ainsi que les systèmes de climatisation des véhicules, contenant des fluides frigorigènes seuls ou en mélange. Dans le cas où l’opérateur possède plusieurs établissements, une attestation de capacité doit être obtenue pour chaque établissement. L’attestation de capacité vise à prouver que l’opérateur détient :

le personnel remplissant les conditions de capacité professionnelle prévue à l’article R.543-106

l’outillage approprié

un système de traçabilité des fluides frigorigènes permettant d’établir la déclaration annuelle des mouvements de fluides frigorigènes.

L’attestation de capacité est valable au maximum 5 ans. Elle précise en particulier les catégories pour lesquelles l’opérateur peut exercer son activité :

Catégorie I : Contrôle d’étanchéité, maintenance et entretien, assemblage, mise en service, récupération des fluides de tous les équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur,

Catégorie II : Maintenance et entretien, assemblage, mise en service, récupération des fluides des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur contenant moins de 2 kg de fluide frigorigène et contrôle d’étanchéité des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur,

Catégorie III : Récupération des fluides des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur contenant moins de 2 kg de fluide frigorigène,

Catégorie IV : Contrôle d’étanchéité des équipements de réfrigération, de climatisation et de pompe à chaleur,

Catégorie V : Contrôle d’étanchéité, maintenance et entretien, assemblage, mise en service, récupération des fluides des systèmes de climatisation de véhicules, engins et matériels mentionnés à l'article R.311-1 du code de la route.

Catégorie centre VHU : récupération des fluides des systèmes de climatisation de véhicules, engins et matériels hors d’usage mentionnés à l’article R.311-1 du code de la route.


2. Étapes de délivrance et suivi des attestations de capacité

demande de devis par Fluido, par mail ou par téléphone

émission du devis par Bureau Veritas Certification

acceptation du devis et signature du contrat

dépôt de la demande d’attestation de capacité

(avec pièces justificatives)

étude documentaire du dossier par Bureau Veritas Certification

délivrance de l’attestation de capacité pour 5 ans maximum

audit de vérification sur site dans la période des 5 ans

Chaque année :

• Entre le 1er et le 31 janvier, l’opérateur fournit à Bureau Veritas Certification la déclaration annuelle de ses mouvements de fluides frigorigènes sur l’année civile précédente et la mise à jour de son dossier, conformément aux articles R543-100 et suivants du code de l’environnement.


3. « Fluido » : la plateforme internet dédiée aux Fluides Frigorigènes

Bureau Veritas Certification met à la disposition de ses clients une plateforme internet dédiée, appelée Fluido, qui fonctionne 24h/24h et 7 j/7 (hors périodes de maintenance). Chaque compte client est sécurisé par un code d’accès. Fluido permet entre autre :

De déposer la demande d’attestation de capacité en ligne et de suivre son dossier technique en ligne (personnel, outillage, déclaration annuelle, …)

De déclarer annuellement les mouvements de fluides,

De consulter son rapport d’audit et apporter un éventuel complément d’information.

Ses fonctionnalités permettent également :

La dématérialisation et l’archivage des données fournies par les opérateurs,

L’émission des attestations de capacité,

La programmation des audits,

L’exportation via Excel d’une synthèse du dossier technique,

Les échanges entre Bureau Veritas Certification et l’opérateur par mail,

La mise à jour de la liste des opérateurs titulaires de l’attestation de capacité sur le site de Bureau Veritas Certification,

La consolidation des bilans annuels des mouvements de fluides des opérateurs, et la transmission chaque année à l’ADEME et au Ministère.

Tous les modèles de documents techniques, notices d’utilisation et informations réglementaires actualisés sont disponibles et accessibles dans chaque espace client. Les données entrées sont accessibles à toute personne de Bureau Veritas Certification préalablement autorisée et aux autorités compétentes. Les données informatiques enregistrées sont déclarées à la CNIL.


4. Délivrance de l’attestation de capacité

4.1 : Obtention du devis

Tout opérateur, défini au chapitre 1 peut soit s’inscrit en ligne sur Fluido soit contacter Bureau Veritas Certification pour l’établissement du devis. Les informations demandées, outre les coordonnées et l’adresse de facturation de l’opérateur, sont :

l’activité précise de l’entreprise

le nombre de sites (établissements) pour lesquels une attestation est demandée

le nombre de collaborateurs concernés par les manipulations de fluides sur chaque site. Chaque envoi de devis est accompagné des conditions générales de vente et du présent document. 4.2 : Acceptation du devis

Si l’opérateur accepte la proposition, il retourne un exemplaire signé à Bureau Veritas Certification. Cet exemplaire a valeur de contrat. 4.3 : Création de l’espace sécurisé internet « Fluido »

Dès réception du devis signé, le compte internet sécurisé de l’opérateur est paramètré afin de lui permettre de déposer son dossier technique. Un compte est créé pour tous les opérateurs, qu’ils aient choisi l’option « Zéro Papier » ou l’option « Papier ». 4 .4 : Constitution du dossier technique

Pour chacun des établissements demandeurs de l’attestation de capacité, les informations à communiquer par l’opérateur à Bureau Veritas Certification sont les suivantes :

La raison sociale du demandeur, l’adresse et le numéro SIRET de chaque établissement pour lequel l’attestation de capacité est demandée ainsi que les coordonnées de la personne en charge du dossier.

Les catégories pour lesquelles l’attestation de capacité est demandée.

La liste des collaborateurs susceptibles d’intervenir sur des circuits frigorifiques et climatiques chargés en fluides frigorigènes.

Les documents démontrant leur aptitude professionnelle au regard de la réglementation

Le type et la quantité d’outillages détenus (justificatifs de détention et de la dernière vérification)

L’engagement du demandeur de transmettre, au plus tard le 31 janvier de chaque année la déclaration se rapportant à l’année civile précédente mentionnant pour chaque fluide frigorigène les informations demandées par la réglementation.

L’engagement du demandeur d’informer Bureau Veritas Certification de tout changement susceptible de modifier les conditions de délivrance de l’attestation de capacité (situation juridique de l’opérateur, déménagement, capacité professionnelle, détention de l’outillage approprié) dans le délai d’un mois après leur modification, telles qu’elles sont définies au paragraphe 1.

L’engagement d’établir une fiche d'intervention pour chaque opération nécessitant une manipulation des fluides frigorigènes effectuée sur un équipement.


Dans le cas où l’opérateur souscrit à un contrat avec option papier, Bureau Veritas Certification lui adresse un dossier (support papier) qu’il doit compléter et retourner avec l’ensemble des justificatifs demandés. A réception, Bureau Veritas Certification intègre les données sur le compte Fluido de l’opérateur. 4.5 : Etude technique du dossier par Bureau Veritas Certification

Bureau Veritas Certification analyse les documents transmis. Une validation finale du dossier est réalisée sous la responsabilité du service technique, constitué d’un personnel qualifié et expérimenté dans le domaine d’activité. En cas de dossier non-conforme ou incomplet, Bureau Veritas Certification informe l’opérateur par écrit en lui précisant la nature des anomalies constatées. L’opérateur rectifie les données transmises afin de rendre son dossier conforme. Quel que soit le résultat de l’étude, un écrit est systématiquement adressé à l’opérateur par mail et/ou fax et/ou courrier. 4.6 : Délivrance de l’attestation de Capacité pour 5 ans

A l’issue de l’étude du dossier qui aura confirmé la conformité de celui-ci, une attestation de capacité est délivrée pour chacun des établissements, sous réserve que l’opérateur soit à jour de ses règlements. L’attestation est délivrée dans un délai maximum de 2 mois à compter de la transmission du dossier complet et conforme par l’opérateur à Bureau Veritas Certification, quelle que soit l’option choisie par l’opérateur (zéro papier ou papier). L’attestation de capacité est rendue disponible sur Fluido. Un exemplaire est également adressé au titulaire par mail ou courrier s’il a souscrit à l’option papier. L’attestation de capacité est valable au maximum 5 ans à partir de sa date d’émission.


5. Déclaration et vérifications annuelles 5.1 : Déclaration annuelle des mouvements de fluides

L’opérateur doit communiquer à Bureau Veritas Certification, chaque année avant le 31 janvier, et pour chacun de ses établissements, les mouvements de fluides frigorigènes intervenus au cours de l’année précédente selon le détail fixé par la réglementation. Pour les opérateurs ayant choisi l’option « Zéro Papier » : Au plus tard début janvier, l’opérateur reçoit un mail l’informant de la disponibilité de son espace de saisie pour la déclaration sur son compte Fluido. Les données doivent être déclarées avant le 31 janvier. Préalablement à la soumission de sa déclaration, un récapitulatif de l’outillage et des collaborateurs déclarés sur fluido est automatiquement proposé pour validation ou mise à jour par l’opérateur. Pour les opérateurs ayant choisi l’option « Papier » : Bureau Veritas Certification transmet début janvier au plus tard, par courrier ou par mail, le tableau de saisie de la déclaration annuelle ainsi que les supports nécessaires à la mise à jour du dossier. L’opérateur retourne à Bureau Veritas Certification sa déclaration annuelle, accompagnée des pièces jointes et supports complétés (si la mise à jour des données relatives au personnel et à l’outillage est nécessaire).. Bureau Veritas Certification procède à la saisie des informations pour le compte du client. Bureau Veritas Certification propose la mise à jour du dossier technique au moment de la déclaration annuelle, afin d’aider au mieux chaque opérateur à répondre à ses obligations et fiabiliser l’étude de la déclaration annuelle. En cas d’absence de communication de ces données au 31 janvier, Bureau Veritas Certification procède à la suspension de l’attestation de capacité, conformément à la réglementation. 5.2 : Vérification annuelle de la déclaration et du dossier par Bureau Veritas Certification

Si des modifications sont apportées au dossier (changements relatifs aux collaborateurs et à l’outillage), le dossier est ré-instruit. Selon l’évolution du dossier, Bureau Veritas Certification peut être amené à établir un avenant au contrat existant après concertation avec l’opérateur. La vérification des données annuelles transmises, peut conduire au constat d’éventuelles anomalies et manquements aux obligations réglementaires en vigueur. Bureau Veritas Certification se réserve alors la possibilité d’effectuer un audit supplémentaire sur le site de l’opérateur, comme le prévoit la réglementation. Il en informe l’opérateur par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette prestation est facturée à l’opérateur, conformément aux conditions générales de vente.


6. Audit sur site Durant le cycle de certification, un audit sur site est programmé par Bureau Veritas Certification. L’opérateur a l’obligation d’accepter que l’organisme agréé, auprès duquel il a sollicité l’octroi de l’attestation de capacité, procède à la visite de son établissement dans le but de vérifier les critères du dernier alinéa de l’article R543-99. Le cycle de certification correspond à la période qui s’étend de la date de dépôt de la demande d’attestation à la date d’échéance de celle-ci. Cette visite a pour objectif de vérifier :

le suivi des compétences et de l’aptitude du personnel,

la vérification de l’outillage : présence, fonctionnement, contrôle de la maintenance et de l’étalonnage si nécessaire,

la traçabilité des fluides frigorigènes et des interventions sur les équipements contenant des fluides frigorigènes (fiches d’intervention),

La concordance entre les fiches d’intervention et la déclaration annuelle

Le respect du périmètre d’intervention (en fonction des catégories attestées)

Le respect de la réglementation. La visite sur site est adaptée à l’activité de l’opérateur ainsi qu’au nombre d’intervenants. La date d’audit est définie par Bureau Veritas Certification et transmise à l’opérateur au minimum 5 semaines avant la date de la visite par mail et/ou par fax. L’annulation de l’audit à la demande de l’opérateur peut engendrer des frais supplémentaires (prévus dans les conditions générales de ventes), en fonction notamment de la date de demande de report. La visite fait l’objet d’un rapport d’audit signé par les deux parties. L’auditeur transmet ce rapport au service technique de Bureau Veritas Certification dans un délai maximum de 5 jours calendaires suivant l’audit. Après vérification, il est mis à disposition de l’opérateur sur son compte Fluido et/ou transmis par mail ou fax, selon l’option du contrat. En cas de non-conformité, un mail, un fax et/ou un courrier est adressé à l’opérateur, lui demandant une mise en conformité. Dans certains cas, la situation peut conduire à une modification de contrat (voir § 8). L’opérateur dispose de 15 jours à partir de cette notification pour transmettre les informations nécessaires à la levée des écarts. Un délai spécifique peut être octroyé par l’auditeur ou le service technique (par exemple, période estivale). En cas d’absence de réponse totale ou partielle dans le délai imparti, l’opérateur encourt une suspension de son ’attestation de capacité. A chacune de ses étapes, l’opérateur est systématiquement informé par écrit (mail et/ou fax et/ou courrier). Après mise en demeure de l’opérateur par courrier recommandé avec accusé de réception, et sans réponse de la part de ce dernier ou mise en conformité sous 30 jours, Bureau Veritas Certification procède au retrait de l’attestation de capacité.


Un audit complémentaire peut être requis afin de vérifier que les engagements pris par l’opérateur lors de l’audit initial sont respectés. Dans ce cas, une facture est établie suivant les conditions générales de vente. Si l’opérateur refuse le règlement et donc l’exécution de l’audit, Bureau Veritas Certification procède à la suspension de l’attestation de capacité. L’opérateur est systématiquement informé par écrit (mail et/ou fax et/ou courrier). Après mise en demeure de l’opérateur par courrier recommandé avec accusé de réception, et sans réponse de la part de ce dernier ou mise en conformité sous 30 jours, Bureau Veritas Certification procède au retrait de l’attestation de capacité. Le rapport d’audit, les non-conformités constatées et les actions engagées par l’opérateur sont intégrés dans la base de données Fluido. La suspension et le retrait sont également enregistrés dans le compte Fluido concerné et l’opérateur en est systématiquement informé par écrit (mail et/ou fax et/ou courrier).

7. Participation d’observateurs à des audits Bureau Veritas Certification peut être amené à associer des observateurs à ses audits. Ces observateurs peuvent être :

Des auditeurs internes de Bureau Veritas Certification France (dans le cadre des activités d’audit interne de notre entreprise)

Des auditeurs internes de Bureau Veritas Certification Holding (audit interne de notre entreprise par notre réseau international)

Des auditeurs Bureau Veritas Certification en formation

Des collaborateurs du Service Fluides Frigorigènes de Bureau Veritas Certification, dans le cadre de la connaissance des activités des opérateurs,

Des représentants du Ministère de l’Ecologie, de l’Energie, du Développement Durable et de la Mer qui en auraient fait la demande.

L’opérateur est tenu d’accepter la présence du Représentant du Ministère de l’Ecologie, de l’Energie, du Développement Durable et de la Mer lors des audits Bureau Veritas Certification. Dans les autres cas, la présence de l’observateur est soumise à l’accord préalable de l’opérateur.

8. Modification de l’attestation de capacité A tout moment, le dossier d’attestation de capacité peut être modifié afin :

d’intégrer de nouveaux collaborateurs d’intégrer de nouveaux sites. d’étendre l’activité à une nouvelle catégorie d’activités (I+V par exemple) de changer de catégorie (II vers I par exemple) de prendre en compte l’évolution juridique de l’entreprise ou son déménagement

(changement de SIRET).

Bureau Veritas Certification établit si nécessaire un avenant au contrat afin d’adapter l’attestation de capacité.


L’opérateur fournit les pièces justificatives nécessaires à la mise à jour de son dossier. Selon la nature des modifications ; l’extension est instruite dans les mêmes conditions que la demande initiale ainsi que l’émission d’une nouvelle attestation de capacité, le cas échéant.

9. Suspension et retrait de l’attestation de capacité L’attestation de capacité peut être suspendue ou retirée à n’importe quel moment durant sa période de validité, conformément à la réglementation en vigueur, dans les conditions définies ci-après. D’une façon générale, Bureau Veritas Certification peut suspendre ou retirer l’attestation d’un opérateur s’il juge, sur la base des informations collectées lors de la déclaration annuelle et/ou de(s) audit(s) sur site, qu’il ne répond plus aux conditions d’attribution de l’attestation de capacité. En particulier, une attestation de capacité peut être suspendue ou retirée dans l’un des cas suivants :

Si l’opérateur ne transmet pas sa déclaration annuelle des mouvements de fluides

frigorigènes dans les délais impartis, Si les conditions de délivrance de l’attestation de capacité ne sont plus remplies, Si l’opérateur intervient sur des équipements ou réalise des interventions en-dehors du

champ de son attestation de capacité, Si l’audit ne peut être réalisé du fait de l’opérateur, Si les non-conformités relevées en audit ne sont pas levées dans le délai imparti, Si l’opérateur se livre à une utilisation abusive des marques de certification ou du logo

Bureau Veritas Certification ou s’il nuit à l’image de marque de Bureau Veritas Certification, Si l’opérateur ne respecte pas les accords commerciaux passés avec Bureau Veritas

Certification. Dans le cas où Bureau Veritas Certification est amené à suspendre l’attestation de capacité, il en informe l’opérateur par écrit (mail et/ou fax et/ou courrier) selon l’option du contrat. Lorsque la suspension découle d’un motif pouvant entraîner le retrait de l’attestation de capacité, l’opérateur est informé par courrier recommandé avec avis de réception du motif de suspension et du délai qui lui est octroyé (30 jours calendaires en règle générale) afin de mettre son dossier en conformité. Lorsque Bureau Veritas Certification est amené à retirer l’attestation de capacité, il en informe systématiquement le titulaire par courrier recommandé avec avis de réception. Bureau Veritas Certification mettra tout en œuvre pour permettre à l'opérateur de remédier à temps aux anomalies ayant entraîné la suspension de son attestation de capacité. Bureau Veritas Certification informe annuellement le Ministère de l’Ecologie, de l’Energie, du Développement durable et de la Mer, des retraits et suspensions effectués.


10. Communication de Bureau Veritas Certification avec les autorités Au 31 mars de chaque année, Bureau Veritas Certification remet : 1. au Ministère de l’Ecologie, de l’Energie, du Développement durable et de la Mer un rapport

d’activité défini par la réglementation, comprenant notamment la liste des attestations de capacité émises, suspendues et retirées,

2. à l’ADEME :

Le bilan consolidé des mouvements de fluides frigorigènes déclarés par l’ensemble des opérateurs auxquels il a délivré une attestation de capacité.

La liste des opérateurs titulaires d’une attestation de capacité délivrée par Bureau Veritas Certification indiquant les suspensions et retraits survenus ainsi que les dates et motifs..

Bureau Veritas Certification tient à la disposition du public (sur le site de Bureau Veritas Certification www.certification.bureauveritas.fr) la liste des opérateurs titulaires d’une attestation de capacité en cours de validité qu’il a agréés et transmet régulièrement cette liste mise à jour au Ministère de l’Ecologie, de l’Energie, du Développement durable et de la Mer et/ou à l’ADEME.

11. Qualification des auditeurs Les audits sur site sont réalisés par des auditeurs qualifiés, titulaires d’une attestation d’aptitude catégorie I et/ou V, ayant une connaissance des prescriptions relatives aux contrôles qu’ils effectuent, ainsi qu’une expérience en audit. La qualité des prestations des auditeurs est suivie au travers d’examens de dossiers, de retours d’information clients et d’audits internes.

12. Appels et réclamations Les réclamations d’opérateurs ou de tiers sont traitées sous la responsabilité du Responsable du Pôle Génie Climatique. Une réponse écrite est systématiquement apportée au réclamant. L'opérateur peut faire appel des décisions de Bureau Veritas Certification dans les cas suivants :

Refus d'accepter le dossier de demande d’attestation de capacité. Non délivrance d'une attestation de capacité. Suspension, annulation ou retrait de l’attestation de capacité.

Les appels sont traités en premier niveau par le comité technique qui réalise les investigations nécessaires, puis en deuxième niveau par la Direction Technique de Bureau Veritas Certification.

http://www.certification.bureauveritas.fr/


13. Renouvellement Une proposition de renouvellement est établie par Bureau Veritas Certification et adressée à l’opérateur dans les trois mois précédant la date de fin de validité du contrat. A réception du contrat signé, une mise à jour du dossier d’attestation de capacité est demandée à l’opérateur. Ces nouvelles données font l’objet d’une étude par le service technique. Celle-ci est menée selon le même processus que celui définit aux points 4.5 et 4.6 du présent document. Pour le renouvellement de l’attestation de capacité, Bureau Veritas Certification adresse un dossier de mise à jour du dossier technique, six mois avant la date d’échéance de l’attestation. Après validation de la conformité du dossier, une nouvelle attestation de capacité est délivrée à l’opérateur pour une période de 5 ans. L’ensemble des obligations réglementaires (définies notamment aux points 5.1 et 6 ci-dessus) lui seront de nouveau rattachées.

14. Transfert/reprise de l’attestation de capacité Bureau Veritas Certification peut reprendre à son compte l’attestation de capacité délivrée initialement à un opérateur par un autre organisme agréé. Afin de maîtriser le transfert de dossier, un examen technique est réalisé. Il est entre autre vérifié auprès de l’opérateur la validité de son attestation de capacité, le(s) rapport(s) d’audit précédent(s) et l’absence de non-conformités en suspend, ainsi que les éventuelles réclamations reçues. Si l’issue de cette étude est favorable, Bureau Veritas Certification réalise une revue du contrat et une proposition s’intégrant dans le cycle de certification de l’opérateur. Après acceptation par l’opérateur, l’attestation de capacité est alors émise et sa date d’expiration reste identique à celle de l’attestation précédente. Le cas échéant, un complément d’information est demandé à l’opérateur ; la nécessité de réaliser un audit sur site peut éventuellement lui être soumise afin de valider la conformité du dossier. L’ensemble des obligations réglementaires (définies notamment aux points 5.1 et 6) seront rattachées à cette nouvelle attestation de capacité et ce jusqu’au terme de sa validité. Dans le cas où l’opérateur fait la demande de transférer son dossier d’attestation de capacité à un autre organisme agréé, Bureau Veritas Certification s’engage à fournir, en retour, l’ensemble des éléments nécessaires au transfert du dossier dans le délai d’un mois.


15. Confidentialité Le personnel administratif et les auditeurs Bureau Veritas Certification s'engagent à traiter de façon strictement confidentielle toute information ou tout document dont ils prennent connaissance. Cette confidentialité peut être levée dans les cas suivants :

En exécution d’une obligation légale ou règlementaire non équivoque, En exécution d’une demande d’une autorité administrative à laquelle elle ne peut se

soustraire, En exécution d’une décision de justice, Dans le cadre d’un recours juridique. Accord écrit donné par l’opérateur pour d’autres cas.

16. Utilisation de la marque Bureau Veritas Certification Bureau Veritas Certification communique à l'opérateur les informations nécessaires sur l'utilisation des marques de certification. Celles-ci sont regroupées dans un guide d’utilisation. Les marques de certification sont utilisées pour informer de la détention de l’attestation de capacité de l’opérateur qui peut en faire usage sur sa documentation technique et commerciale. Bureau Veritas Certification contrôle l'utilisation des logos et attestations de capacité au cours de l’audit sur site, en vérifiant notamment que les marques de certification :

Sont reproduites dans leur intégralité en incluant le cadre, avec une taille et une couleur conformes à sa charte

Sont utilisées pour promouvoir l’agrément de l’opérateur, sans confusion avec d’autres activités

Sont utilisées de façon à ne pas tromper sur l'objet de l’attestation de capacité Font figurer la ou les catégorie(s) d’activités pour laquelle l’attestation de capacité a été

délivrée, ainsi que la mention « attestation de capacité délivrée par Bureau Veritas Certification ».

17. Changement des règles de certification ou de la réglementation applicable

En cas de changement, et si ces évolutions impactent les contrats existants, Bureau Veritas Certification informera ses clients des modalités de transition liées à ces changements. Le maintien des attestations de capacité en cours sera conditionné par le respect des modalités de transition, qui pourront faire l’objet d’avenant au contrat en cours.


HISTORIQUE DES MODIFICATIONS DU DOCUMENT

PAGE RESUME DE LA MODIFICATION REV. AUTORISE

Toutes

3-4-6-7-8-

9-10

7-9

Toutes

Création Modification sur la forme Modification contenu déclaration. Précision gestion rapport d’audit Mise à jour réglementation et renouvellement

01/08/2008

15/05/2009

30/09/2010 22/04/2013

G LABROYE

J TUREAUD

J TUREAUD

J TUREAUD

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Bureau Veritas Certification · 5.1 BUREAU VERITAS CERTIFICATION effectue ses prestations en toute indépendance, impartialité et objectivité selon les usages de sa profession,