C A H I E R 08�Les nouvelles technologies de l'information

Les technologies de l'information et de la communication sont au cœur des mutations de la société moderne. La globalisation de l'information entraîne de profondes transformations dans les pays et les économies.

Ce cahier va aborder, en cinq chapitres, différents thèmes sur la communication, l'information et la mise en commun de connaissances :

• la politique en matière de technologies de l'information et de la communication (TIC),

• les réseaux Internet et Intranet,

• la messagerie électronique,

• la gestion électronique de documents,

• les nouveaux outils de communication.

� LA POLITIQUE EN MATIERE DE TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

� LE PLAN D'ACTION GOUVERNEMENTAL POUR LA SOCIETE DE L'INFORMATION (PAGSI)

Conscients des enjeux que révèlent les technologies de l'information et de la communication et du retard pris par la France pour leur développement, les pouvoirs publics ont lancé un programme gouvernemental destiné à faire entrer la France dans la société de l'information.

� PREMIERE ETAPE : LANCEMENT DU PAGSI

C'est dans son discours sur les NTIC (nouvelles technologies de l'information et de la communication), prononcé à Hourtin au mois d'août 1997, que le Premier ministre pose les priorités de ce programme :

• l'école,

• la culture,

• le commerce électronique,

• les entreprises du secteur des technologies de l'information et de la communication,

• la réforme des services publics,

• la régulation.

Elles se traduiront par six priorités exprimées dans le programme d'action gouvernemental pour la société de l'information (PAGSI) rendu public le 16 janvier 1998 à l'occasion du premier comité interministériel pour la société de l'information (CISI). Ces priorités sont :

• les nouvelles technologies de l'information et de la communication dans l'enseignement,

• une politique culturelle ambitieuse pour les nouveaux réseaux,

• les technologies de l'information au service de la modernisation des services publics,

• les technologies de l'information, un outil primordial pour les entreprises,

• relever le défi de l'innovation industrielle et technologique,

• favoriser l'émergence d'une régulation efficace et d'un cadre protecteur pour les nouveaux réseaux d'information.

Le PAGSI s'accompagne d'une forte mobilisation des administrations. Le dispositif impliquant l'ensemble des services publics locaux et nationaux s'organise autour :

• du comité interministériel pour la société de l'information (CISI), qui s'est réuni une deuxième fois le 19 janvier 1999, pour effectuer un bilan de sa mise en œuvre et prendre de nouvelles mesures pour la seconde étape couvrant la période 1999-2000,

• de la désignation dans chaque ministère de correspondants "société de l'information",

• de l'élaboration de plans d'actions ministériels pour la société de l'information (PAMSI) dans chaque département ministériel,

• du renforcement de la coordination interministérielle par la création en août 1998 d'une mission interministérielle de soutien technique pour le développement des technologies de l'information et de la communication dans l'administration (MTIC) et au sein de la Délégation interministérielle à la réforme de l'Etat (DIRE) d'une mission "Utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la communication par l'administration".

� DEUXIEME ETAPE : BILAN ET APPROFONDISSEMENT

Lors du second CISI, le gouvernement a pris acte de l'état d'avancement du PAGSI un an après son lancement : 70 % des objectifs fixés ont été atteints, les autres sont majoritairement en cours de réalisation et rares sont ceux dont la mise en œuvre n'a pas été engagée.

Un premier bilan a été fait :

• école : en un an le nombre des établissements connectés est passé de 40 % à 90 % pour les lycées et de 20 % à 70 % pour les collèges, notamment grâce à la création d'un fonds de soutien et à la conclusion d'accords avec les fournisseurs d'accès à Internet et les constructeurs informatiques.

La formation aux TIC (technologies de l'information et de la communication) a été intégrée à la formation des IUFM (instituts universitaires de formation des maîtres).

Aujourd'hui, plus d'un tiers des formations entreprises par les professeurs est consacré aux TIC ;

• culture : de nouveaux dispositifs de soutien au profit de l'édition multimédia ont été créés. De plus, l'accès aux TIC pour le public a été favorisé grâce à l'équipement des bibliothèques et à la création d'espaces cultures multimédia (ECM). Des actions de coopération en faveur de la présence francophone sur le Web ont été lancées ;

• la modernisation des services publics : l'administration est aujourd'hui très présente sur Internet. Tous les ministères proposent des accès assez larges à l’information grâce à leur site Internet. D'ailleurs, de nombreux formulaires administratifs sont librement accessibles et préfigurent la mise en place de télé procédures complètes dont plusieurs ont été initiées par les ministères ;

En interne, l'administration profite des TIC pour moderniser ses systèmes d'information. La messagerie électronique se répand dans la plupart des services et plusieurs Intranets ont vu le jour ;

• les entreprises et le commerce électronique : l'Etat a multiplié les actions de sensibilisation aux enjeux de la société de l'information vers les entreprises, particulièrement en matière de commerce électronique, de passage à l'euro et à l'an 2000.

• l'innovation : l'innovation industrielle et technologique a été fortement favorisée, développement du capital risque (création d'un fonds de 600 millions de francs et reconduction/élargissement de mesures fiscales d'incitation), financement du réseau national de la recherche en télécommunication (RNRT) et lancement d'expérimentations NTIC ;

• la régulation : deux rapports particulièrement importants ont été rendus au Premier ministre ; celui de M. Braibant relatif aux données personnelles et celui du Conseil d'Etat relatif aux enjeux juridiques du développement de l'Internet.

Depuis 1998, les six engagements du PAGSI ont été confirmés. Dans le même temps, un ensemble de mesures nouvelles a été adopté :

• adapter le cadre juridique à l'Internet : un ensemble de propositions relatives au document numérique et à la signature électronique, à la protection des données personnelles et à la cryptologie a été présenté par le parlement afin de créer les conditions propres à garantir la protection de la vie privée et de la sécurité des transactions,

• développer les contenus culturels et éducatifs et la présence de la France sur Internet,

• poursuivre et accélérer le chantier de l'administration électronique : ont été lancés, notamment, un Intranet interministériel, une structure d'alerte et d'assistance sur Internet, la mise en œuvre du progiciel de gestion budgétaire Accord, la généralisation des systèmes d'information territoriaux, la généralisation des formulaires administratifs et des télé procédures sur Internet, ainsi que la diffusion des données publiques essentielles sur Internet,

• veiller à l'accès de tous aux technologies et aux réseaux de la société de l'information. Dans ce cadre, cinq orientations prioritaires ont été définies : le rôle croissant des collectivités territoriales dans la création d'infrastructures modernes, la prise en compte de l'aménagement du territoire, l'abaissement des coûts d'accès à l'Internet, le rôle des services publics dans la facilitation de l'accès des citoyens et des entreprises aux télé-services et télé activités, et le renforcement de l'expertise publique et privée sur l'évolution de l'emploi et des qualifications dans la société de l'information.

� L'ACTION DU MINISTERE DE L'ECONOMIE, DES FINANCES ET DE L'INDUSTRIE EN FAVEUR DE LA SOCIETE DE L'INFORMATION

Dans le cadre du plan de réforme et de modernisation du MINEFI, le ministre a engagé plusieurs actions en profondeur pour soutenir et accélérer l’innovation et les nouvelles technologies qui constituent un enjeu majeur pour l’avenir de notre société.

Un plan d'action ministériel pour la société de l'information (PAMSI) a été mis en œuvre. Il précise concrètement les engagements pris par le ministère afin d'atteindre les objectifs déclinés au plan national. Une brochure faisant la synthèse des actions d'ores et déjà engagées a été rendue publique en janvier 1999.

Il a en particulier souhaité que le ministère adopte dans sa démarche interne de modernisation une attitude exemplaire dans l’utilisation des nouvelles technologies et que ses actions constituent une référence au plan interministériel pour l’entrée de la France dans la société de l’information.

Dans le cadre des orientations qu’il a fixées le 12 février 1999 sur les missions, les méthodes de travail et l’organisation du grand ministère de l’économie, des finances et de l’industrie, le ministre a notamment insisté sur l’importance du travail en réseau et du partage de l’information pour décloisonner les directions et moderniser les méthodes de travail.

OFFRIR DE NOUVEAUX SERVICES AU PUBLIC

Internet offre au ministère l’opportunité d’améliorer la qualité et la disponibilité du service rendu à l’usager en élargissant l’accès à l’information spécialisée et en dématérialisant, chaque fois que possible, les échanges et les procédures administratives.

Le minéfi propose dans le cadre du nouveau portail www.minefi.gouv.fr d’importantes fonctionnalités. Ce site compte aujourd'hui une multitude de pages d'information qui sont accessibles gratuitement : des textes de base (le Code général des impôts, le précis de fiscalité, le Code des marchés publics, le Code des douanes ou le plan comptable général), les fascicules budgétaires des projets de loi de finances, des rapports comme celui de Francis Lorentz concernant les perspectives offertes par le développement du commerce électronique dans le monde, des statistiques économiques comme le panorama de l'économie et de la société française à travers des séries statistiques en ligne et des fiches sectorielles "commerce et services" sur le site Internet de l'Insee, les tableaux de bord du commerce extérieur et leur analyse fine réalisés par la DGDDI et les statistiques mensuelles de production industrielle élaborées par les services de l'industrie.

Le ministère de l’économie, des finances et de l’industrie a engagé une politique volontariste de dématérialisation de ses principaux formulaires afin de simplifier et faciliter le service rendu à l’usager à un faible coût pour lui, de proposer des produits évolutifs et interactifs et de réaliser des économies budgétaires importantes en économisant des frais d’impression et d’envoi.

D’ores et déjà, les principaux formulaires utilisés par le public sont en ligne sur le site Internet du ministère. S’y trouvent de nombreux formulaires fiscaux (déclarations de revenus, TVA, taxe professionnelle, TDFC…), mais aussi des formulaires liés à l'activité économique des entreprises (opérations de concentration économique, régime des investissements étrangers en France, marchés publics…).

Une communication active s'instaure entre l'usager et le ministère grâce à un service de courrier électronique qui permet de poser directement des questions, notamment sur la fiscalité ou sur les droits des consommateurs et à plusieurs forums de discussion dans lesquels toute personne intéressée a la possibilité de donner son opinion sur différents sujets (par exemple, la cryptologie, les simplifications administratives, le commerce électronique, la fiscalité…).

À terme, le ministère entend dématérialiser l'ensemble de ces procédures administratives. Ainsi, le ministère en 2000 a offert la mise en ligne de téléprocédures diverses, à destination notamment des entreprises, assises sur des processus de sécurité appropriés : la télédéclaration et le télépaiement de la TVA, la déclaration d'échanges de biens en ligne, la déclaration de résultats des entreprises.

Le développement des téléprocédures exige une politique commune en matière de sécurité des transactions afin d’offrir aux usagers des solutions fiables au plan technique et juridique correspondant tant à leurs besoins qu’à leur souhait d’usage. Un groupe de travail, piloté par la délégation aux systèmes d’information (DSI) et la direction générale de l’industrie, des technologies de l’information et des postes (DiGITIP), a permis d'établir une stratégie ministérielle.

� RENFORCER L'EFFICACITE INTERNE DU MINISTERE

Les TIC sont l’instrument privilégié du décloisonnement, du travail en réseau et du partage de l’information. L’objectif est, à terme, de faire accéder l’ensemble des 192 000 agents à l’Intranet ministériel et à la messagerie.

L’état de déploiement de l’accès aux TIC pour les différentes directions est contrasté, mais les programmes d’équipement se sont développés.

L’administration centrale et les directions du pôle économique sont équipées en quasi totalité depuis fin 1999. La DGCP, la DGDDI et la DGI ont fait également des efforts très significatifs.

L’Intranet ministériel Alizé est opérationnel depuis juillet 1998. Cet Intranet réalisé par la Direction du personnel, de la modernisation et de l’administration (DPMA) propose, d’une part, des informations intéressant l’ensemble des agents et, d’autre part, des renseignements propres aux Intranets spécifiques. Au-delà de l’Intranet généraliste, des Intranets spécifiques déclinés par métier, par projet et par région, sont progressivement développés tels que l'Intranet de la sous-direction informatique de la DPMA. En particulier, le partage de l’information professionnelle est très attendu dans les services (résultats d'examens professionnels, fiches de poste…).

Les directions du ministère se dotent également de services Intranet privés donnant accès à l'Intranet ministériel.

La messagerie électronique, qui accélère les échanges et permet le travail à distance, va irriguer rapidement l’ensemble du ministère. Les efforts du ministère portent sur l’interconnexion de l'ensemble des agents disposant à moyen terme systématiquement d’une adresse électronique.

De nombreuses interconnexions ont, d’ores et déjà, été réalisées. La DGCP, la DGDDI, la DREE, la DGCCRF et l’INSEE peuvent dialoguer entre elles ainsi qu'avec les personnels d’administration centrale. À ce titre, la DPMA prépare la mise au point d’un annuaire commun au standard d’Internet (norme LDAP).

Cet annuaire permettra de rechercher facilement un correspondant, de connaître ses fonctions et sa place dans l’organigramme. Cet annuaire remplira également les fonctions d’un annuaire d’entreprise, en facilitant les droits d’accès aux forums de discussion et outils de partage d'informations.

La stratégie du ministère en matière de TIC correspond à une double démarche de déploiement d'outils nouveaux sur le terrain et d'accompagnement des agents. Ce développement invite à se concentrer sur l'organisation des tâches elles-mêmes et, surtout, il suppose un effort important de formation et d'assistance aux utilisateurs.

À ce titre, un cadre général ministériel pour l'évolution des métiers de l'informatique a été mis en place depuis l’automne 1998, permettant la formation et l’acquisition de nouvelles compétences indispensables pour le développement maîtrisé des technologies de l'information au sein du ministère. La définition de ces compétences, les parcours de formation et les modalités de mise en œuvre ont fait l’objet d’une concertation, aussi bien avec l’ensemble des directions du ministère qu’avec les organisations syndicales, particulièrement attentives à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

� LES RESEAUX INTERNET ET INTRANET

� DESCRIPTION GLOBALE D'INTERNET

Les expressions "surfer" ou "naviguer" sur Internet sont maintenant familières du grand public. Peut-on en conclure qu'Internet est un "océan", "une mer d'informations" ? À travers les développements qui vont suivre, nous allons tenter de donner une idée globale mais juste d'Internet.

� INTERNET : UN RESEAU INTERNATIONAL D'ORDINATEURS

Internet est un réseau international d'ordinateurs communiquant entre eux grâce à des protocoles d'échanges de données standard. Plus précisément, Internet est un réseau de réseaux : un interréseau. Le mot "Internet" vient de l'anglais internetwork. Les différents ordinateurs branchés au réseau Internet peuvent communiquer de façon transparente pour l'utilisateur,

indépendamment des types d'ordinateurs utilisés (Mac, PC, Unix ou autres), mais en utilisant cependant les logiciels appropriés.

À l'origine, Internet reliait entre eux les sites informatiques militaires des Etats-Unis. Il s'étend aujourd'hui à travers la planète sur des sites diversifiés : gouvernementaux, de recherche et d'enseignement, d'entreprises publiques ou privées, d'individus, etc. Le réseau continue de croître et de se diversifier chaque jour.

INTERNET : AUTOROUTE DE L'INFORMATION OU MEDIUM DE COMMUNICATION

On associe souvent Internet à l'autoroute électronique. C'est confondre, en fait, le réseau et l'infrastructure matérielle des télécommunications, le câblage pour faire circuler l'information. Mais il est vrai qu'Internet marque un virage technologique et culturel important en diffusant aussi largement l'information sur médium électronique.

L'autoroute électronique, au sens strict, est un ensemble d'infrastructures de télécommunications, à bande passante suffisamment élevée pour permettre la diffusion de vidéo numérique en temps réel. Ces infrastructures en sont au stade du développement. Lorsque Internet migrera sur cette fameuse route électronique, non seulement il sera plus rapide, mais de nouveaux services pourront apparaître. Internet sera un réseau parmi d'autres bénéficiant des voies plus rapides de la nouvelle autoroute électronique. Actuellement, Internet utilise les fils téléphoniques, les fibres optiques, les câbles intercontinentaux, les communications par satellite.

On rencontre aussi fréquemment les expressions "autoroutes de l'information" ou "inforoute" pour parler d'Internet ou de l'infrastructure des télécommunications, selon le contexte.

INTERNET : UNE ORGANISATION DEMOCRATIQUE AVEC SES ASPECTS FINANCIERS

Internet est géré par des comités de représentants pour chaque pays.

Les gestionnaires d'Internet ne se préoccupent que d'assurer la fonctionnalité du réseau. Le contenu en information des différents fichiers disponibles sur le réseau et leur organisation demeure de la responsabilité des sites participants. C'est démocratique, mais parfois chaotique. Le modèle est celui de l'auberge espagnole : on y trouve ce que chacun y a mis. Bien sûr, à l'usage, certaines façons de procéder se normalisent. Bien sûr aussi, certains groupes peuvent tenter de contrôler ou d'influencer le contenu.

On ne peut pas dire qu'il ne coûte rien. Chaque pays, chaque institution, chaque site contribue à en assumer les frais. Si cela peut sembler gratuit pour l'usager membre d'une institution, cela signifie que l'institution assume la contribution financière à Internet. En dépassant le stade "militaire-recherche-enseignement-gouvernement", Internet s'est commercialisé. Ainsi, les frais d'opération tendent de plus en plus à être redistribués aux utilisateurs, plutôt que financés en grande partie à même les deniers publics. Beaucoup de services gratuits dans Internet se financent grâce à la publicité.

Même si l'on peut dire qu'Internet, à l'origine, est sans but lucratif, il a des implications financières, économiques et commerciales non négligeables pour les entreprises et les pouvoirs

publics. Ainsi depuis 1994, plus de 100 000 emplois ont été créés dans le secteur des TIC, dont la moitié pour la seule année 1998. La nouvelle économie ou "net-économie" a un poids dans la croissance économique : les TIC ont contribué pour 20 % à la croissance de la production pour les années 1996-2000.

INTERNET : UNE BIBLIOTHEQUE VIRTUELLE

On trouve dans Internet les fichiers informatiques, textes, images, sons, vidéos… On peut y trouver des livres, des périodiques, des journaux, des logiciels, des films, tous en format électronique, donc "virtuels". Cependant, tout ce qui se trouve dans les bibliothèques ou les entreprises n'est pas dans Internet car, en effet, tout n'est pas disponible en format électronique et, aussi, tout n'est pas libre de droits d'auteur et de droits de diffusion. Malgré les milliers de fichiers qui se trouvent dans Internet, tout n'y est pas gratuit. Chaque site organisant ses fichiers à sa guise, on se trouve plutôt en présence de plusieurs "bibliothèques virtuelles".

L'information dans Internet est dans un état virtuel, c'est-à-dire qu'elle n'est pas conservée de manière tangible comme les pages d'un livre. Les sites sont éphémères. Ils disparaissent ou changent d'adresse. L'authenticité de l'information est difficile à établir.

� QUELQUES NOTIONS TECHNIQUES INDISPENSABLES

� LES ADRESSES

� ADRESSE IP D'ORDINATEUR

Le protocole TCP/IP est à la base d'Internet. Ce protocole inclut un système d'adresses universel qui permet à chaque nœud de cet interréseau d'être localisé sans équivoque. Cette adresse, que l'on nomme adresse IP ou numéro Internet, est celle des machines : les ordinateurs de tous types branchés à Internet.

Si cette adresse IP demeure bien comprise par les machines, elle reste obscure, ou du moins sans signification, pour nous, les humains. On a donc pensé à faire correspondre à l'adresse IP une adresse écrite en caractères alphanumériques : le nom Internet. C'est le serveur DNS ("Domain Name Server") qui établit la correspondance entre les deux dénominations.

� ADRESSE ELECTRONIQUE D'UNE PERSONNE

Les adresses de courrier électronique des personnes prennent la forme : usager@adresse_ordinateur.

Exemple : l'usager Richard LECOEUR ayant un compte sur le serveur Microsoft, son adresse électronique pourrait être : richard.lecoeur@microsoft.com.

� ADRESSE URL

L'adresse URL (Uniform Resource Locator) est d'introduction plus récente dans le développement d'Internet. Elle se présente sous la forme générale : protocole ://adresse_du_serveur/répertoire/fichier.

Voici quelques exemples : http ://www.minefi.gouv.fr ftp ://ftp.ulille.fr/pub telnet ://hollis.harvard.edu/

Les adresses URL sont utilisées par des logiciels de navigation pour le World Wide Web ou WWW ou Web (en français la toile mondiale, "hypertoile"), par exemple Netscape ou Internet Explorer, qui donnent en fait un accès à plusieurs fonctions ou services d'Internet. Ainsi, l'adresse URL spécifie le type de service Internet, en plus de la localisation du serveur en question sur le réseau.

ENVIRONNEMENT CLIENT-SERVEUR

L'environnement client-serveur est privilégié dans Internet. On se trouve toujours en présence d'un ordinateur serveur, avec ses logiciels serveurs, et d'un ou plusieurs ordinateurs clients, avec leurs logiciels clients. Logiciels serveurs et logiciels clients utilisent les mêmes protocoles, peu importe le type d'ordinateur (Mac, PC). Les fichiers sont transférés de l'un à l'autre et le travail est partagé.

Dans la plupart des cas, l'utilisateur ne travaille donc pas sur un ordinateur à distance, mais bien sur son propre poste de travail sur lequel ont été transférés les fichiers demandés. Cela peut s'avérer exigeant en termes de mémoire, de puissance et de logiciels bien configurés. C'est ce qui explique les différences de performances pour une même transaction effectuée par des postes clients configurés différemment.

LES LIENS HYPERTEXTES

L'hypertexte est cette nouvelle forme de texte où des liens dynamiques (à l'écran les liens sont représentés par des couleurs différentes, le curseur est "transformé en une petite main") et des boutons permettent de se déplacer d'une partie de document à une autre. Dans Internet, des adresses URL se trouvent codées sous certains mots ou certaines images. Chaque page sur un Internet (ou Intranet) est identifiée par une URL unique. Les explorateurs demandent une page en envoyant une URL à un serveur Web. Le serveur utilise les informations de l'URL pour localiser et afficher la page. Ainsi, il est possible de naviguer d'un emplacement à l'autre, plus loin sur la même page, sur une autre page (ou fichier) du même site Internet, ou encore sur un site différent.

L'hypertexte permet donc de dépasser la linéarité des textes pour permettre des parcours individualisés. L'hypertexte est appelé hypermédia dans la mesure où il comporte des fichiers audio et vidéo. Dans ces cas, il faut que les logiciels adéquats soient installés sur l'ordinateur de l'usager pour que le contenu de ces fichiers soit déployé.

Dans Internet, les documents hypertextes ou hypermédias sont codés avec le langage HTML (HyperText Markup Language) et ils sont transférés grâce au protocole HTTP (HyperText Transfer Protocol). C'est-à-dire que les documents ne sont navigables qu'au prix d'un codage particulier. L'utilisateur n'a pas besoin de connaître ce langage technique pour consulter les documents, sauf s'il veut créer ses propres documents et les mettre sur Internet en mode World Wide Web.

LE NAVIGATEUR

Le navigateur (Microsoft Internet Explorer ou Netscape Communicator) est un instrument permettant de naviguer sur le Web et d'accéder aux informations.

La barre d'outils de l'explorateur offre un éventail de fonctions et de commandes pour gérer le programme. La barre d'adresse, située au-dessous de la barre d'outils, montre l'adresse de la page Web courante.

Pour passer à une autre page Web, il faut taper l'adresse URL directement dans la zone de saisie de cette barre et appuyer sur la touche Entrée. On peut aussi accéder à une autre page en cliquant sur le lien hypertexte qui y conduit.

LE PORTAIL

Dans le mode de l'Internet, on parle de portail, de site portail, de portail Internet ou de portail Web pour désigner des portes d'entrée d'accès au réseau Internet.

Un portail est un site Web dont la page d'accueil propose, en plus d'un moteur de recherche, des hyperliens avec une foule d'informations et de services attractifs, qui est conçu pour guider les internautes et faciliter leur accès au réseau, mais surtout pour les attirer et fidéliser le plus grand nombre d'entre eux, au point de devenir leur porte d'entrée dans Internet.

Les portails peuvent proposer, par exemple, un service de courrier électronique gratuit, une sélection de moteur de recherche, de bavardoirs (ou chatrooms), les actualités, la météo, les cotations boursières, un classement de sites par thèmes (ex. : cinéma, voyages, sport), des raccourcis pour les achats en ligne.

L'objectif de ces portails est de devenir la page de démarrage du plus grand nombre d'internautes. Ce qui entraînerait, selon les estimations, des revenus importants, notamment en publicité et en vente de liens. Netscape Netcenter, Nomade, Canada.com sont des exemples de portails. Les moteurs de recherche sont d'ailleurs à l'origine de plusieurs portails.

LE FONCTIONNEMENT DU SERVEUR WEB

Le Web est un système de questions et de réponses. Les explorateurs Web demandent des informations en envoyant une URL à un serveur Web. Celui-ci répond en renvoyant une page HTML.

Figure 1 Principe d’échange entre serveur WEB et client

Une page HTML peut être une page statique déjà créée et stockée sur un site Web, une page que le serveur génère dynamiquement en réponse aux informations fournies par le client, ou une page qui liste les fichiers et les dossiers disponibles sur le site Web.

� LES PAGES STATIQUES

Les pages statiques sont des pages HTML invariables, préparées à l'avance. Le serveur Web renvoie ces pages HTML à l'utilisateur, mais n'effectue aucune action particulière. L'utilisateur demande une page statique en tapant une adresse (dans l'illustration suivante, http ://www.entreprise.com/home.htm) ou en cliquant sur un lien qui pointe vers une URL. La requête est alors envoyée au serveur, qui répond en renvoyant la page HTML statique.

� LES PAGES DYNAMIQUES

Les pages dynamiques sont créées en réponse à la demande d'un utilisateur. Un explorateur Web recueille des informations en présentant une page contenant des zones de texte, des menus et des cases à cocher que l'utilisateur remplit ou sélectionne. Lorsque l'utilisateur clique sur un bouton d'un formulaire, les données du formulaire sont envoyées au serveur Web. Celui-ci réagit en transmettant les données à un script ou à une application en vue de leur traitement, en interrogeant une base de données ou en y enregistrant les données. Le serveur renvoie les résultats à l'utilisateur dans une page HTML.

L'illustration suivante montre un utilisateur qui envoie une commande à une base de données en utilisant le connecteur de base de données Internet (IDC, Internet Database Connector). L'utilisateur remplit un formulaire, puis clique sur un bouton pour envoyer les données au serveur. Celui-ci enregistre les données dans une base de données, puis confirme la commande en envoyant une page HTML.

Figure 2 Web : échange de pages dynamiques

� LE LISTAGE DU CONTENU D'UN REPERTOIRE

S'il est possible que des utilisateurs envoient des requêtes sans spécifier un fichier particulier, on peut soit créer un document par défaut pour un site Web ou pour un répertoire donné, soit configurer le serveur pour le parcours des répertoires. Si aucun document par défaut n'a été créé pour un répertoire, mais qu'un parcours des répertoires a été configuré, un listage de répertoires (une version hypertexte d'un listage de l'Explorateur ou du Gestionnaire de fichiers Windows) est renvoyé à l'utilisateur sous la forme d'une page HTML. L'utilisateur peut ensuite sauter directement au fichier approprié en cliquant dessus dans la liste.

Figure 3 Web : listage du contenu d’un répertoire

Au lieu d'utiliser des listages de répertoires, un document par défaut peut être fourni. En général, ce document sera nommé Default.htm.

LES PRINCIPALES FONCTIONS D'INTERNET

Internet offre plusieurs services à ses usagers. Tous fonctionnent dans l'environnement client serveur.

Pour y avoir accès, l'usager doit donc disposer des logiciels clients adéquats, autant de fonctionnalités, autant de logiciels. Nous présentons ici les fonctions principales offertes par Internet.

LE COURRIER ELECTRONIQUE

Ce paragraphe présente brièvement cette fonction. Un chapitre de ce cahier sera consacré à la présentation détaillée de cette fonction.

Le courrier électronique permet aux usagers d'Internet d'échanger des messages écrits de manière rapide et efficace. En effet, la réception des messages se fait généralement en deçà d'une minute après l'envoi, et ce à peu près n'importe où dans le monde. Pour utiliser cette fonction, l'usager doit disposer d'une adresse de courrier électronique. Celle-ci est de la forme usager@hôte, où hôte est l'adresse Internet du serveur sur lequel l'usager possède un compte de courrier électronique.

Exemple d'adresse de courrier : premier.ministre@gouv.fr

Si on utilise pour le courrier le même logiciel que pour la navigation dans le Web, on utilisera alors une adresse URL sur le modèle : mailto :usager@hôte.

Exemple : mailto :premier.ministre@gouv.fr

Le terme de "courriel", reconnu par l'Office de langue française, est utilisé de plus en plus fréquemment pour désigner de façon succincte le courrier électronique.

TELECHARGEMENT ET TRANSFERTS DE FICHIERS

Le transfert ou téléchargement de fichiers (downloading en anglais) obéit au protocole dénommé FTP (File Transfer Protocol), on parle couramment de FTP pour désigner tout ce qui a trait au transfert de fichiers.

Les fichiers disponibles sur Internet, en particulier, les programmes, sont la plupart du temps stockés sur des serveurs FTP. Suite de dossiers et de fichiers, ceux-ci ressemblent à l'arborescence du disque dur d'un ordinateur.

Pour se procurer ces fichiers, il existe 2 moyens : le plus simple est d'utiliser le navigateur et de télécharger à partir d'un site Web. Le second est de se connecter à un serveur FTP avec un logiciel spécialisé, un client "FTP".

� LE PLUS SIMPLE : LE WEB

Télécharger à partir d'une page Web est la solution la plus facile et la plus courante. Les outils de recherche et l'ergonomie du Web facilitent la localisation du fichier. Il suffit ensuite de cliquer simplement sur un lien hypertexte pour enclencher la procédure de téléchargement. Le navigateur demande à quel endroit du disque on souhaite réceptionner le fichier, il indique ensuite la progression de l'opération dans une petite fenêtre.

Il est possible de lancer plusieurs téléchargements en même temps, mais cela ralentira d'autant la vitesse de transfert. Télécharger à partir d'une page Web n'empêche pas de profiter du protocole FTP.

Beaucoup de sites Web proposant des fichiers en téléchargement sont, en effet, reliés à un serveur FTP. On allie ainsi l'ergonomie de la page Web aux performances du FTP.

� LES SERVEURS FTP

Les serveurs FTP sont des ordinateurs spécialement dédiés au stockage de fichiers destinés au téléchargement. C'est dans leurs arborescences que l'on trouve la majorité des programmes et fichiers disponibles sur Internet.

Contrairement aux sites Web, l'accès aux serveurs FTP est réglementé. Certains sont ainsi protégés par un mot de passe. Ceux qui sont ouverts au grand public (les plus nombreux) sont dits "anonymes" (en anglais anonymous).

Dans ce cas, l'accès est libre et si une identification est demandée, il suffit simplement d'entrer le mot anonymous comme identifiant (login) et son adresse électronique comme mot de passe (password). Autre limitation, les serveurs FTP restreignent leur accès à un nombre précis de visiteurs. Si ce nombre est atteint, il faut attendre une déconnexion pour avoir l'accès.

� NAVIGATEURS OU CLIENTS FTP ?

On peut accéder aux serveurs FTP avec un simple navigateur Web. Dans ce cas, l'adresse est du type ftp ://enst.fr. On navigue dans l'arborescence du serveur en cliquant sur les dossiers.

Par ailleurs, certains clients FTP sur PC reprennent l'interface explorateur de Windows 9x. On peut ainsi exploiter de la même façon ses fichiers que sur son disque : glisser-déplacer, copier-coller, sélection de plusieurs éléments… et bénéficier d'une ergonomie conviviale.

Pour le simple téléchargement, les logiciels FTP sont en général plus performants que les navigateurs et offrent des fonctions pratiques comme la reprise d'un téléchargement interrompu (si le serveur FTP le permet), l'indication des propriétés du fichier…

� L'INTERET DU TELECHARGEMENT POUR L'ASSISTANT UTILISATEURS

Le téléchargement quel que soit le mode d'accès est un outil précieux pour l'assistant utilisateurs. En effet, il permet la diffusion rapide de programmes aux utilisateurs indépendamment de la distance géographique.

Prenons deux exemples.

Premier exemple :

Le téléchargement permet la diffusion quasi simultanée de maintenances applicatives : en fait, dès leur mise en ligne soit sur un site de type Intranet, soit sur un serveur FTP. Dans ce dernier cas, les assistants utilisateurs sont informés de la mise à disposition de nouveaux programmes par un courrier électronique, à charge pour eux de répercuter l'information aux utilisateurs. Le transfert de fichiers est un gain de temps, mais également un gain dans les économies d'échelle faites par rapport aux supports traditionnels de diffusion (disquette, cédérom). Par ailleurs, cette fonction offre une égalité de l'information pour l'ensemble des utilisateurs.

Deuxième exemple :

Le téléchargement offre des services directement liés à l'assistance. En effet, les fournisseurs de logiciels anti-virus utilisent ce moyen pour commercialiser leurs produits et notamment la dernière mise à jour de l'anti-virus. Le téléchargement permet dans ce cas précis de parer plus rapidement qu'auparavant à une attaque virale, car dès la connaissance d'un nouveau virus la solution existe. En pratique, il faut se connecter sur le site Web du fournisseur, récupérer le programme de mise à jour et le diffuser aux utilisateurs, ou leur indiquer de quelle manière ils peuvent le retrouver sur un serveur FTP contenant divers utilitaires.

LES FORUMS DE DISCUSSION

� LES PRINCIPES DE BASE Les forums de discussion trouvent leur origine dans l'échange des connaissances dans le monde de la recherche et des universités. Que ce soit pour résoudre leurs problèmes ou faire avancer leur science, les chercheurs et enseignants ont besoin d'être en contact avec d'autres spécialistes comme eux. Le courrier électronique a été utilisé comme premier outil de conversation.

Cependant, le courrier électronique présente une limitation : il faut savoir à qui envoyer les messages. C'est ainsi qu'ont vu le jour les forums électroniques. Le phénomène est vite sorti du domaine des universitaires et tout sujet est devenu propice à la création de groupes ou forums de discussion.

Dans Internet, on trouve principalement deux types de forums. Le 1er type de forum est en fait basé sur le courrier électronique. Ces forums fonctionnent par la création et le maintien d'une liste d'abonnés. L'intéressé peut s'y inscrire en envoyant un message bien défini à l'adresse du forum. Une fois que son adresse est incluse dans la liste du groupe, tous les messages postés au forum lui seront acheminés dans sa boîte aux lettres électronique. Certains forums ont un modérateur pour filtrer les messages.

Le second type de forum se nomme Usenet. Essentiellement, tous les messages qui sont envoyés à un groupe de discussion Usenet sont envoyés à tous les serveurs Usenet du monde entier. Au lieu de s'accumuler dans les boîtes de courrier personnelles, les messages des groupes Usenet sont consultables sur ces serveurs. Les discussions ne s'effectuent pas en temps réel : les contributions et articles sont envoyés par courrier électronique. Ils sont stockés, pour un temps donné, sur des serveurs.

L'utilisateur consulte ces serveurs, via un logiciel spécialisé, appelé logiciel de News ou lecteur de nouvelles. Le navigateur peut reproduire les fonctions de base d'un client Usenet, pour autant que l'adresse du serveur lui soit connue. L'adresse URL pour obtenir un groupe de discussion de Usenet est de la forme : news :nom_du_groupe.

� LES REGLES ESSENTIELLES DE SAVOIR-VIVRE

Chaque groupe de discussion est une "auberge espagnole" : chacun peut ainsi y participer. Mais l'anarchie est loin d'y régner : les usagers sont invités à se soumettre à un ensemble élémentaire de règles, baptisé nétiquette. En voici quelques-unes :

• poster les messages dans le(s) groupe(s) adéquat(s) ; en effet, rien n'est plus désagréable pour les utilisateurs des groupes que de recevoir des messages qui n'ont rien à voir avec ce qui les intéresse. Par ailleurs, ne pas poster deux fois le même article dans un groupe de discussion ;

• s'assurer que la réponse à la question que l'on s'apprête à poser n'est pas déjà dans la foire aux questions (FAQ) du groupe. Chaque groupe édite, en effet, généralement une FAQ qui regroupe les réponses aux questions les plus fréquemment posées. Une façon d'éviter aux utilisateurs de ne pas répéter 36 fois la même chose. La FAQ, régulièrement publiée dans le groupe de discussion, est disponible sur la page Web du groupe si elle existe, ou figure dans le groupe fr.usenet.reponses ;

• libeller précisément les articles. C'est la liste des sujets qui apparaît en premier dans un groupe de discussion, et c'est donc d'après le libellé des articles que les utilisateurs décident de les lire ou non. Il faut donc en soigner la rédaction ;

• signer les articles. Par politesse, laisser au moins nom-prénom et adresse électronique.

En ne respectant pas l'une ou l'autre de ces règles, on peut s'attirer les foudres de quelques utilisateurs, qui n'hésiteraient pas à exprimer leur mécontentement, et être ainsi victime de ce que

l'on appelle un flame, qui peut être traduit en français comme un message agressif ou insultant d'un internaute à l'autre pour lui exprimer sa désapprobation.

� LE CONTROLE DES ARTICLES

Les serveurs de nouvelles n'abritent en général pas tout l'ensemble des groupes de discussion de Usenet. Les administrateurs de ces serveurs en sélectionnent en effet une partie, rejetant les groupes qui leur paraissent dangereux, immoraux ou sans intérêt.

Les groupes accessibles se distinguent en deux catégories : les groupes modérés et les groupes non modérés.

La publication d'un article dans un groupe modéré est soumise à l'accord du "modérateur". Ce dernier est chargé de la surveillance du groupe, applique généralement une charte votée par les utilisateurs du groupe. Si un article n'entre pas dans le cadre, il n'est pas publié. La charte est publiée régulièrement dans le groupe de discussion. En revanche, dans un groupe non modéré tous les messages sont publiés.

INTRANET – EXTRANET

� INTRANET

L'Intranet est l'utilisation de la technologie Internet (TCP/IP, liens hypertextes, pages HTML) pour l'usage interne de l'entreprise et l'administration.

Son contenu n'est accessible que par les utilisateurs identifiés du réseau de l'entreprise ou de l'administration. L'idée est de rendre l'information plus accessible à l'intérieur de l'entreprise en fédérant les données.

Des machines (firewalls) sont nécessaires pour protéger le réseau local des intrusions externes, notamment si l'entreprise souhaite être présente sur Internet.

Un serveur Web à usage privé (ou plusieurs) devient le seul interlocuteur des systèmes qui abritent les données de l'entreprise.

On utilise des routines conçues à l'aide d'un langage de développement largement supporté comme Java (de Sun) ou Visual Basic (de Microsoft). L'utilisateur qui consulte a recours à un client Web disponible quel que soit le poste de travail (PC, machine Unix).

Dès qu'une nouvelle ressource est ajoutée au serveur Web, elle devient immédiatement accessible à tous les collaborateurs de l'entreprise sans qu'il soit nécessaire d'intervenir sur leur logiciel client. Les vitesses élevées des échanges de données sur les réseaux permettent d'exploiter en Intranet des applications multimédia à caractère professionnel : téléphonie automatisée, visiophonie, téléconférence, retransmission d'événements sous forme de séquences sonores ou vidéo…

Une seconde originalité tient dans la profusion d'outils permettant de créer des pages HTML sans trop de difficultés. Elle modifie radicalement les rapports que les utilisateurs entretiennent avec l'informatique.

Toutes ces techniques permettant de communiquer autrement n'ont un sens que si les mentalités évoluent et que les collaborateurs appartenant à différents services décident concrètement de dialoguer et d'œuvrer de concert.

Un site Intranet est un formidable outil de communication et d'échanges. Il peut être utilisé pour informer l'ensemble des acteurs d'une direction sur la vie de la direction.

Au sein du MINEFI, a été déployé l'intranet ministériel à l'administration centrale qui s'appelle Alizé. Sa version est mise à jour de façon continue et on y trouve notamment :

• l'accès au portail du ministère, à la presse française et étrangère en ligne, au Journal officiel et aux sites institutionnels. En 2000, certains portails ont été rendus accessibles via Alizé, tels que le portail de tous les fonctionnaires "e-fonctionnaires" et le portail de l'administration française "service-public". Depuis janvier 2001, le MINEFI propose la connexion aux sites Internet du ministère par l'accès au portail http ://www.minefi.gouv.fr.

• l'annuaire des agents avec leurs coordonnées et une recherche multi-critères,

• des sites intranets "métiers" : Euro, Accord, Info Grid (informatique),

• des sites intranets locaux (région Centre, Lozère),

• des sites intranets des directions du MINEFI,

• des sites intranets spécialisés sur la réforme du ministère (Intranet commun DGI-DGCP).

Tous ces services sont enrichis en permanence.

Les directions, quant à elles, ont créé des intranets directionnels : Magellan à la DGCP, à la DGI Éole et Mistral (ce dernier pour les métiers de l'informatique), Geci à la DGCCRF le site de l'Institut de la Gestion Publique et du Développement Economique ou celui de la sous-direction de l'informatique de la DPMA.

� EXTRANET

Extranet est un réseau informatique constitué des intranets de plusieurs entreprises ou administrations qui communiquent entre elles, à travers le réseau Internet, au moyen d'un serveur Web sécurisé. Par exemple : une banque pourrait offrir à ses clients via extranet des services particuliers qu'elle offre actuellement à partir du Minitel (service vidéotex) ou à partir d'un serveur téléphonique approprié.

Actuellement, la DPMA pilote, en liaison avec la MTIC, la mise en œuvre du projet Solon au sein du ministère. Appuyé sur le réseau Ader (Intranet interministériel), Solon est un extranet offrant l'accès à un ensemble d'applications permettant le suivi et l'élaboration des textes législatifs et réglementaires. Son principal objectif est d'accélérer et de simplifier les échanges d'informations nécessaires tout au long du processus d'élaboration des textes grâce à l'utilisation des technologies de l'information. 130 directions d'administration centrale (ainsi que le Conseil d'Etat, le Secrétariat général du gouvernement et les cabinets) participant au travail normatif sont concernées par le projet, le nombre total d'utilisateurs étant estimé à 3 000.

� LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

La messagerie électronique ou mél est devenue stratégique pour l’activité des entreprises et des administrations. Elle est aujourd’hui un moyen de communication aussi incontournable que l’adresse postale ou le numéro de téléphone.

Qu’il s’agisse de communiquer en interne ou vers l’extérieur, la messagerie peut être considérée comme l’un des services essentiels qui conditionnent le bon fonctionnement d’une administration ou d’une entreprise ; elle est au cœur du système d’information au même titre que les applications de gestion. Cette situation nouvelle fait que tous les moyens doivent être mis en œuvre pour garantir sa disponibilité et ses performances.

Depuis son origine, la messagerie a considérablement évolué sur le plan technique ; de l’utilisation de répertoires partagés, mécanismes mis en œuvre par CC-mail de Lotus et Ms-mail de Microsoft, on est passé à des solutions souples et ouvertes vers l’extérieur. Pendant longtemps, la messagerie électronique a été plutôt réservée aux utilisateurs de grands systèmes disposant de messageries propriétaires interconnectées via le protocole X400.

L’émergence des standards de l’Internet a permis d’offrir un langage commun permettant la communication entre environnements hétérogènes. L’interopérabilité des systèmes de messagerie est donc aujourd’hui devenue une réalité et les technologies de l’Internet sont devenues incontournables.

Nous vous présentons dans les développements qui vont suivre les principes de fonctionnement de la messagerie issue des standards de l’Internet.

� LE COURRIER ELECTRONIQUE : LE MEL

Le courrier électronique est l'outil le plus répandu sur l'Internet et dans les entreprises ou les administrations. Il permet d'acheminer des notes et des courriers entre personnes éloignées. Le nom anglais mél est resté dans le langage, et les utilisateurs parlent de leur adresse e.mail. (écrire Mél en français).

L'avantage du courrier électronique sur le téléphone ou sur le fax est considérable. En effet, il permet de joindre un correspondant avec des informations écrites tout comme le fax, mais qui peuvent être recopiées dans un document en mode texte. Par rapport au téléphone, les courriers électroniques permettent d'aller droit à l'essentiel, évitent les aléas des répondeurs et permettent de laisser des traces écrites.

Les échanges sont très rapides. La réception d'un courrier se fait quasi immédiatement après son envoi. L'absence du destinataire ne pénalise pas la réception : les messages sont soit sur l'ordinateur du destinataire, soir sur un serveur de courrier.

Les logiciels de courrier électronique permettent d'envoyer des documents attachés à la note principale. Ainsi par le courrier électronique, les utilisateurs d'Internet peuvent échanger des fichiers non ASCII (documents Word ou Excel, logiciels…) qui peuvent aller jusqu'à des fichiers multimédia.

� LES PRINCIPES

Chaque connecté à Internet peut posséder une ou plusieurs adresses de courrier électronique. Cette adresse s'appelle une adresse mél ; le premier réflexe dans un dialogue entre internautes est d'échanger leurs adresses mél. À la différence du téléphone, le courrier électronique n'est pas anonyme dans la mesure où le destinataire connaît l'adresse de l'expéditeur dès qu'il reçoit un message.

Ces adresses sont de la forme nom@organisation.domaine : jean.dupond@finances.gouv.fr.

� ENVOYER ET RECEVOIR DES COURRIERS

Un courrier contient toujours l'adresse du destinataire et le sujet de courrier.

Certains éléments sont optionnels :

• les lignes correspondant au contenu du courrier. Ce contenu est en ASCII,

• un attachement qui correspond à un fichier, celui-ci peut être de n'importe quelle forme (ASCII, Word, son…). Ce dernier point n'est pas supporté par tous les logiciels de courrier électronique.

Lorsqu'on interroge sa boîte aux lettres électroniques, on rapatrie tous les courriers qui se trouvent sur le serveur de courrier. Lorsqu'on expédie un courrier à quelqu'un, ce courrier sera envoyé dans la boîte aux lettres du destinataire.

Il faut remarquer que la boîte aux lettres du correspondant peut être située sur :

• son ordinateur, s'il possède un micro connecté au sein d'une entreprise et s'il dispose d'un logiciel serveur de courrier,

• un serveur de courrier, dans le cas contraire. Ce deuxième cas est le plus fréquent et il est donc important de savoir que le courrier électronique est stocké sur un serveur tant qu'il n'a pas été lu.

� L'EN-TETE D'UN COURRIER

Un courrier électronique a un en-tête dont les principales composantes sont décrites ci-après. Mais il faut néanmoins noter que le contenu de l'en-tête peut légèrement varier d'une messagerie à une autre.

De (From) : jean.dupond@finances.gouv.fr (1) A (To) : paul.durand@lemel.fr (2) CC : copie à (3) CCI (BCC) : copie cachée à (4) Répondre à l'expéditeur (Reply-to) : adresse de la réponse (5) Date : Sat, 24 Jun 1999 21 :54 :35 +0000 (6) Message-id : 4558214545454@finances.gouv.fr (7) Sujet (Subject) : Rapport 'céréales'. Peux-tu me donner ton avis ? (8) Joindre (Attachment) : (9)

Paul,

J'ai bien reçu ton rapport ; j'ai quelques commentaires à y apporter. Salut Jean (10)

(1) Le champ De (From) donne le nom réel de l'émetteur.

(2) Le champ A (To) donne le destinataire du courrier.

(3) L'expéditeur trouve dans son logiciel de courrier un champ CC (copie conforme) ; ce champ optionnel est réservé à une liste d'utilisateurs qui recevront le courrier en copie. Dans cette liste de destinataires, chaque adresse sera séparée par une virgule.

(4) Dans le même ordre d'idée, un champ CCI (copie conforme invisible) permet de donner une liste de destinataires, mais à l'inverse du champ cc chacun des récipiendaires n'aura pas connaissance de la liste des autres lecteurs de ce même courrier.

(5) Le champ Réponse à (reply-to) permet de donner l'adresse de la personne à qui le courrier sera renvoyé après utilisation de cette commande. Si ce champ est vide, et cela est très souvent le cas, c'est l'expéditeur du message qui verra la réponse en retour.

(6) Le champ Date donne l'heure de début de composition d'un courrier et non pas sa date d'expédition.

(7) Il arrive, en fonction du logiciel de courrier utilisé, que vous trouviez un numéro dans un champ Message-ID. Ce numéro est un numéro donné par le système pour garantir une signature d'unicité du courrier.

(8) Le champ Sujet (Subject) indique le sujet du message qui apparaît dans la liste des courriers lorsque vous les récupérez.

(9) On trouve, également, un champ pièce jointe (attachment) dans lequel l'expéditeur peut donner un nom de fichier qui sera expédié en même temps que le courrier. Ceci vous permet d'envoyer à votre correspondant un programme, un message sonore, une séquence vidéo, des images.

(10) Le dernier champ qui s'étale sur plusieurs lignes est en fait le corps du message.

L'ensemble est aussi appelé "enveloppe" lorsqu'il existe des pièces jointes. Enfin, il est bon de savoir que certains de ces champs (De, Message ID et Date) sont remplis par le système automatiquement, d'autres doivent l'être par l'utilisateur.

Pour pouvoir utiliser des caractères accentués dans les messages, le logiciel de messagerie doit supporter le format Mime (Multipurpose Internet Mail Extensions) qui permet l’encodage sur 8 bits.

� LE CIRCUIT D'UN MEL

To : jean.dupond@finances.gouv.fr From : marie.durand@lemel.fr

1 - Le logiciel client SMTP établit une connexion avec le serveur SMTP local, puis lui envoie l’adresse complète du des-tinataire et la sienne.

1

marie.durand@lemel.fr ?

2 - Le serveur vérifie qu’il peut émettre vers l’hôte destinataire. Dans ce cas, il envoie OK au client dont il a l’adresse et reçoit en retour le corps du mes-sage.

2

INTERNET

smtp.lemel.fr = 175.12.23.45

Serveur SMTP finances.gouv.fr

3

Serveur SMTP lemel.fr

3 - Une fois l’E-mail re-çu, le serveur s’assure que le destinataire se trouve dans ses listes locales. Il place alors le message dans la boîte aux lettres. Sinon (c’est le cas dans cet exem-ple), il convertit l’adresse du destinataire en adresse IP grâce aux services DNS, puis transmet la demande au serveur distant à travers le réseau.

4

4 - Ce serveur vérifie qu’il est concerné et qu’il peut atteindre le destinataire. Le cas échéant, il retourne un OK et reçoit alors le corps du mes-sage.

5 - Le serveur contrôle que le destinataire dis -pose d’un compte E-mail et place le message dans sa boîte aux lettres. En cas d’erreur, comme l’a-dresse de l’émetteur est indiquée, il est possible d’envoyer à l’émetteur un message d’erreur.

5

Figure 4 Le circuit d’un message

� L'INTERCONNEXION DE MESSAGERIES ELECTRONIQUES

Il existe aujourd'hui deux technologies pour interconnecter les systèmes de messagerie : les passerelles et les MTA.

Les passerelles, généralement développées par des tiers, traduisent le message d'un format de messagerie à un autre. Cette traduction peut ralentir le processus de transfert d’un message et éventuellement altérer son contenu ; il est possible par exemple que le message perde ses caractères accentués alors que les serveurs de messageries et les logiciels clients supportent le format Mime.

Les passerelles sont souvent mises en œuvre lorsqu’au sein d’une même organisation (notre ministère par exemple) cohabitent plusieurs types de messagerie (Exchange et CC-mail).

À l’inverse des passerelles, les MTA (Message Transfert Agent) n’effectuent pas de traduction du message. Ils se contentent, au travers d’un protocole, X400 ou SMTP par exemple, de transmettre le message vers sa destination. Ainsi comme l’intégralité du message n’est pas touchée, celui-ci ne subit aucun dommage. Le destinataire du message doit lui-même disposer d’un MTA pour réaliser l’opération inverse.

Les logiciels de messagerie actuels prévoient en général un grand nombre de MTA (X400 ou SMTP). Si la fonction MTA n’est pas disponible, il faut alors recourir à une passerelle pour échanger des messages entre deux systèmes de messagerie différents.

LES PROTOCOLES DE MESSAGERIE

Dans l’usage d’un logiciel de messagerie, on utilise les protocoles SMTP, POP3, IMAP4 et LDAP ; sans expliciter le détail de chacun d'eux, nous allons en donner les grandes lignes.

� SMTP

SMTP (Simple Mail Transport Protocol) regroupe tous les protocoles concernant le courrier électronique sur Internet. SMTP est un protocole point à point, c'est-à-dire qu'il met en communication deux serveurs : celui de la personne qui envoie un courrier (émetteur) et celui de la personne qui le reçoit (destinataire). Ces serveurs sont des machines qui sont chargées de la gestion des courriers. Ainsi si l'émetteur est jean.dupont@finances.gouv.fr, il sera géré par un serveur de courrier qui aura pour nom smtp.finances.gouv.fr. Ce serveur de courrier aura la charge d'acheminer le courrier vers le serveur du destinataire.

Il se peut que la liaison point à point ne concerne qu'un serveur, quand la personne qui envoie un courrier, est gérée par le même serveur que le destinataire ; c’est par exemple le cas de tous les usagers appartenant au domaine finances.gouv.fr.

Le protocole SMTP spécifie le format des adresses des utilisateurs, les champs des courriers (from, to…), les possibilités d'envoi groupé, la gestion des heures.

� POP3

Le protocole POP3 (Post Office Protocol) a été conçu pour permettre de récupérer, sur son micro-ordinateur, son courrier à partir du serveur de messagerie sur lequel se trouve la boîte aux lettres.

Voilà pourquoi dans la configuration d'un logiciel de courrier, il faut indiquer l'adresse du serveur POP.

L'envoi des messages n'est pas géré par le protocole POP3, c'est SMTP qui s'en charge. Par contre, POP3 gère l'authentification, c'est-à-dire la vérification des nom et mot de passe. Il bloque, également, la boîte aux lettres pendant l'accès, ne permettant pas à une autre connexion d'accéder en même temps à ce courrier.

Enfin, il faut noter que le protocole POP3 n'est pas sécurisé.

� IMAP4

IMAP4 (Interactive Mail Access Protocol) est un nouveau protocole qui remplace progressivement POP3.

Contrairement à POP3, IMAP4 permet la consultation des messages présents dans la boîte aux lettres avant leur téléchargement sur le poste client, avantage qui offre la possibilité de ne charger que les messages dignes d'intérêt, voire la partie d'un message seulement, en laissant le reste sur le serveur.

Autre avantage non négligeable, le client IMAP4 (situé sur le micro-ordinateur) peut fonctionner en deux modes. Connecté, il accède au courrier qui reste localisé sur le serveur de messagerie. En revanche, en mode déconnecté, le courrier est partagé entre le client et le serveur. Entre chaque session, IMAP4 effectue une synchronisation entre le serveur et le client pour prendre en charge toutes les modifications qui auraient pu avoir lieu (suppression d'un ou plusieurs messages sur la partie cliente, arrivée de nouveaux messages sur le serveur…).

Le protocole IMAP4 supporte également la gestion des accusés de réception. L'expéditeur du message peut donc contrôler que celui-ci a bien été délivré.

� LDAP

Si aujourd’hui tout le monde communique avec tout le monde sur Internet, il est en revanche impossible de communiquer avec un interlocuteur donné sans connaître son adresse mél. Si le destinataire ne l’a pas communiquée, il sera pratiquement impossible de retrouver son adresse car il n’existe pas sur Internet d’annuaires répertoriant l’ensemble des abonnés.

Par contre, au sein d’une organisation disposant d’une messagerie SMTP, on accède à un annuaire référençant notamment l’ensemble des adresses mél des correspondants internes. LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) est le standard universel qui normalise l’accès aux annuaires.

Un annuaire LDAP permet d’organiser sous forme hiérarchique la structure organisationnelle et/ou géographique d’une administration ou d’une entreprise. L’arborescence d’un annuaire est structurée sous la forme suivante :

C = France (code « country »)

O = MINEFI O = JUSTICE (code « organization »)

OU = DGI OU = DPMA (code « organization unit »)

CN = Paul Dupond CN = Pierre Durand (code « common name »)

Figure 5 L’arborescence d’un annuaire

Toutes ces informations mises bout à bout forment l’identifiant de l’utilisateur ou de la ressource, aussi appelé DN.

EXEMPLE D'UNE ARCHITECTURE DE MESSAGERIE

Annuaire

LDAP

Serveur de messagerie

Consultation de la boîte aux lettres POP3/IMAP4

Envoi d’un message SMTP

ORGANISATION A

ORGANISATION B

Serveur de messagerie

Transfert des messages SMTP

Consultation de la boîte aux lettres POP3/IMAP4

Envoi d’un message SMTP

LDAP

Figure 6 Exemple d’une architecture de messagerie

LE BON USAGE DE LA MESSAGERIE (NETIQUETTE)

Ces quelques recommandations de bon usage permettront à l'assistant utilisateurs de conseiller utilement les utilisateurs de la messagerie.

� NE PAS ENCOMBRER SA BOITE AUX LETTRES

Vérifier les courriers régulièrement. Si les mél résident sur un autre disque dur que le sien, une fois qu'ils sont lus, ne pas les conserver indéfiniment mais les supprimer ou les rapatrier, et les archiver sur le disque dur du micro-ordinateur.

� LES MEL NE SONT PAS CONFIDENTIELS

Les mél vont transiter sur le réseau et être stockés sur des disques durs jusqu'à leur lecture, il est en principe facile à n'importe quel administrateur de serveur de messagerie de lire un de ces mél. Éviter alors d’utiliser le mél sur Internet pour transmettre des informations confidentielles, à moins d’utiliser des logiciels de cryptage (comme PGP). Ne pas s'abonner à trop de listes de distribution ou de diffusion.

Ces listes permettent de recevoir des informations via des mél sur des sujets donnés. Il faut savoir que si on s'abonne à une dizaine de listes de diffusion, on risque de recevoir rapidement des centaines de courriers par vingt-quatre heures. Afin d’éviter d’être submergé de messages, il est préférable de s’abonner à ces listes de manière progressive et avec parcimonie.

� S'ASSURER DES ADRESSES

La plupart du temps, les envois erronés sont sans incidence, mais si on envoie un très gros courrier (notamment avec des pièces jointes) diffusé à de nombreux destinataires, une erreur peut coûter de longs temps de connexion et générer de multiples messages d’erreur en retour.

� NE PAS OUBLIER LE CHAMP "SUJET"

Le champ sujet est celui qui est lu en premier lieu par les correspondants pour identifier le message. Il ne faut pas l'oublier : mettre un texte concis et le plus explicite possible. En outre, éviter l'emploi de caractères accentués car ils ne sont pas correctement transportés.

LA MESSAGERIE ET LA SECURITE

La messagerie Internet ne définit en standard aucun moyen pour garantir l'authentification, la confidentialité et l'intégrité des messages électroniques. Un courrier envoyé ne sera pas nécessairement livré au bon destinataire. Rien ne garantit non plus que d'autres ne l'auront pas consulté.

Sans oublier les pirates qui interceptent des messages et les modifient avant de les renvoyer… Il faut donc éviter d’utiliser la messagerie Internet pour envoyer un message confidentiel à un destinataire d'un autre site.

La messagerie peut être également un facteur de diffusion de virus via des pièces jointes associées au message ; ces pièces jointes peuvent contenir par exemple soit des documents Word contaminés par des virus macro-commandes, soit des exécutables contenant des virus programme. Par contre, le corps d'un message ne peut pas contenir de virus ; au pire, il peut "planter" votre logiciel de messagerie.

Afin de renforcer le niveau de sécurité de la messagerie, il est possible de mettre en œuvre des mécanismes basés sur des protocoles sécurisés du type S-Mime ou faisant appel à la technologie des certificats. Ces solutions permettent tout à la fois de garantir l'identité des correspondants et l'intégrité des messages.

� LES LOGICIELS DE MESSAGERIE

L’offre de logiciels de messagerie est variée et s’intègre en général dans les solutions plus globales de type groupware ou workflow (notions qui feront l'objet d'un développement plus détaillé dans ce cahier).

Les principales messageries du marché sont les suivantes :

• Domino et son client Notes de la société IBM/Lotus ;

• Exchange et son client Outlook de la société Microsoft ;

• Messaging Server et son client Messenger de la société Netscape ;

• GroupWise de la société Novell ;

• Internet Mail Server et son client Eudora de la société Qualcomm.

Tous ces logiciels offrent des fonctionnalités similaires et leurs interfaces sont souvent très proches.

Ces logiciels nécessitent un minimum de paramétrage ; en général, l'utilisateur doit indiquer quelques éléments relatifs à son identification (son adresse mél notamment) et le nom des serveurs POP3 (ou IMAP4) et SMTP.

� LA SITUATION AU MINISTERE

En mars 2001, près de 55 000 agents disposent de la messagerie sur leur poste de travail et 58 300 accèdent à l'intranet Alizé via leur intranet directionnel. La totalité des agents sera équipée fin 2002.

Ces chiffres recouvrent des situations contrastées :

• l’administration centrale a atteint la quasi-généralisation fin 2000 pour tous les agents. Des postes en libre-service, en outre, sont installés dans différentes implantations collectives.

• les 5 400 agents de l’Insee accèdent désormais en totalité à Alizé et à la messagerie.

• les DRIRE, les DDCRF et les DRCE, déjà très largement équipées de messagerie, accèdent depuis fin 1999 en totalité à l’intranet, grâce à une nouvelle infrastructure commune de réseau.

• à la DGCP, 23 000 agents (dont 5 000 seront dotés prochainement de la messagerie) accèdent à l'intranet ministériel en mars 2001. Le déploiement s'amplifiera dès que les conditions techniques permettant la mise en œuvre d'un réseau national seront réunies. Initialement prévu pour la fin 2000, ce réseau se déploiera plus certainement courant 2001 et permettra d'équiper en fin d'année la totalité des effectifs, soit 58 000 agents.

• la DGI déploie depuis novembre 2000 des postes Intranet avec le logiciel Notes ; 6 994 agents (9 000 avec les services centraux) sont équipés en mars 2001 d'un accès à la messagerie. Le déploiement en cours de sa nouvelle infrastructure de réseau et le renouvellement de son parc de micro, permet à la DGI d'en généraliser l'accès. Le calendrier chiffré des connexions est le suivant : 60 000 fin 2001 et la totalité des agents fin 2002

� LA GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE

La gestion électronique des documents (GED) modifie les rapports entre la connaissance d'une part et ses utilisateurs, producteurs d'autre part. Autrefois, un document était sur support papier, rangé dans un endroit fixe, rarement copié sans altération originale, à une date donnée.

Aujourd'hui, le document est une image, fixe ou animée, un cédérom, un CD audio… Il est rangé à de multiples endroits par sa duplication, il est souvent en perpétuel devenir (ex. : bases de données juridiques).

Le document, qu'il soit l'écrit papier ou l'écrit électronique, justifie une problématique particulière à raison :

• du volume toujours plus important d'informations et de textes,

• de l'émergence du fait informationnel (publicité, décision administrative…),

• de l'introduction de technologies nouvelles pour traiter les informations,

• des flux d'informations entre les organisations,

• du développement des bases de données,

• des évolutions des organisations de travail,

• de la gestion intégrée de tous les documents des organisations. La GED tente de maîtriser les objets nouveaux nés de la possibilité de numériser pratiquement tout document : son objectif n'est pas le zéro papier, même si son action tend à réduire la prédominance qui est sienne depuis longtemps.

La GED construit ses méthodologies sur les moyens de l'informatique et des télécommunications qui ne sont pas universels ou immédiats. Par là, elle crée de nouvelles formes du savoir et anticipe ce que serait une future gestion de la connaissance.

La constitution des banques de données informatisées a d'abord concerné des références. La puissance des ordinateurs et la limitation des moyens de stockage ont mis des limites à la gestion de l'information. C'est avec la bureautique que des documents eux-mêmes numériques ont commencé de proliférer, tandis que l'archivage optique et la GED permettaient de constituer des bases en format texte ou image.

L'importance, à l'origine, des bases de référence explique que de premières normes importantes soient apparues dans le monde des bibliothèques, sous une impulsion d'ailleurs largement américaine, avec des formats normalisés d'échanges de fiches – Marc puis Unimarc.

� LE SYSTEME DE GESTION DES DOCUMENTS

Le choix du système de gestion est lié au schéma directeur du système d'information de l'organisme concerné. Il est possible d'y indiquer la démarche pour prendre en compte les spécificités du système documentaire envisagé et l'intégrer au système d'information. Plusieurs critères sont à prendre en compte, liés à l'ensemble des décisions sur le mode de numérisation et le mode d'utilisation. Du point de vue de l'organisation, il faudra organiser la concertation, parfois difficile, entre les responsables de l'information/documentation et ceux de l'informatique et des systèmes d'information.

Aujourd'hui, de multiples systèmes et logiciels "gèrent les documents". Les fonctions jusqu'ici séparées se sont rejointes : gestion de fichiers de grands systèmes, gestion bureautique, bases d'images, organisation du travail de groupe et gestion des flux de documents dans l'entreprise. Chacun, sur son micro, peut effectivement gérer des documents.

C'est pourquoi il faut poser désormais le problème de la gestion des documents par rapport à l'ensemble du système d'information et par rapport aux projets de diffusion.

� LES PRINCIPES

Les systèmes de GED sont avant tout des systèmes de gestion de la circulation des documents dans une entreprise ou une administration, avec de multiples formats et la nécessité d'une organisation de cette circulation, dans un processus de workflow (notion qui sera examinée en détail dans le chapitre suivant).

L'idée est de créer une base relativement homogène, qui sera en partie isolée des processus de circulation. Elle sera l'aboutissement d'une procédure. Dans ce cas, la structure la plus générale du système sera la suivante :

• outil de vérification des numérisations ou récupérations,

• outil d'indexation, de création de fiches, associé au précédent,

• gestion soit d'un index soit de fiches. Dans ce cas, le logiciel peut être un logiciel de gestion de bases de données, un logiciel documentaire ou un système mixte,

• gestion des documents eux-mêmes, dans le ou les formats retenus. La constitution de bases homogènes est pratiquement incontournable s'agissant de mise en ligne (ou d'ailleurs, pour l'essentiel, de CD-Rom). Si plusieurs formats existent, par exemple du texte et

des images, ils seront stockés dans deux bases différentes, reliées par des pointeurs ou adressées simultanément par un outil commun de gestion d'index. Il faut que le processus de requête-réponse soit unifié.

Les documents gérés dans la GED peuvent être de différents types :

• les documents sont au format image, sont des photographies,

• les documents sont textuels (avec des images contenues ou associées). Quel que soit le type de document, l'essentiel est l'adéquation entre le logiciel de recherche et le type de requêtes d'un utilisateur. Les capacités de gestion, d'indexation et de recherche sont liées au type de recherche et au public visé. Les demandes très précises d'un professionnel (comme dans le droit, les brevets) permettent des classements très stricts, des mots clés précis. En revanche, la recherche par des non-professionnels exige d'autoriser des démarches larges, de proposer des listes d'équivalents…

LE FONCTIONNEMENT DE LA GED

Deux types de recherches peuvent être effectués avec un outil documentaire :

• Recherche sur des critères Les recherches s'effectuent en combinant les différents critères avec tous les opérateurs booléens, numériques ou textuels.

• Recherches sur le texte intégral L'indexation automatique de tout document élimine les mots non significatifs et offre une recherche fine et rapide sur leur contenu. Certains logiciels indiquent le nombre d'occurrences des mots trouvées dans les documents extraits, en les combinant avec des opérateurs de proximité. Les recherches répétitives peuvent être enregistrées et réutilisées à la demande. On parle alors de "requêtes programmées".

Les différents fichiers créés par les utilisateurs sont stockés sur un ou plusieurs serveurs.

Ce stockage sur serveur présente deux grands avantages :

• garantie de la sauvegarde automatique quotidienne de toute mise à jour,

• mise en commun de fichiers. Tout fichier ajouté dans un système de GED est associé à une fiche "signalétique" qui peut contenir différentes rubriques : date de création, auteur, correcteur, signataire, résumé…

Ces informations peuvent être générées automatiquement lors de la création ou révision du fichier. Afin de faciliter les recherches, il est possible d'alimenter ces rubriques à partir de listes préenregistrées.

� LE SYSTEME DE GESTION DES DOCUMENTS NUMERISES DANS LE SYSTEME D'INFORMATION

� LES DOCUMENTS NUMERISES VONT ETRE UTILISES EGALEMENT DANS L'ORGANISME

Dans cette hypothèse, les documents numérisés vont remplacer la circulation de papiers, dans le cadre de procédures diverses.

Par exemple, pour les brevets, la base est à la fois un outil de mise à disposition du public et un outil de recherche et de travail pour les agents de l'INPI (institut national de la propriété industrielle).

Dans ce cas, la base s'intègre dans le système d'information, même si sa logique autonome est très forte. Le fonctionnement d'ensemble sera un critère de choix non négligeable du fait de l'interopérabilité exigée de la base documentaire dans le système d'information en général. Si les responsables informatiques ont fait un choix Unix-Oracle, ou NT-SQL Server pour la base de données, il sera opportun d'accorder une grande attention à des solutions compatibles pour la base de documents.

� LES DOCUMENTS NUMERISES SONT EN BOUT DE CHAINE

Les documents seront essentiellement utilisés en diffusion. Dans ce cas, la base peut être relativement autonome.

� L'ORGANISATION DES FICHIERS

L'analyse préalable à la mise en œuvre d'un outil de GED débouche sur la création d'une certaine structuration. Celle-ci peut correspondre à un plan de classement général avec utilisation d'un thesaurus commun (i.e. dictionnaire incorporé à un outil automatisé de type traitement de texte afin de permettre la recherche de synonymes). La combinaison de critères de recherche, de mots clés du thesaurus dans des requêtes programmées, associées à des noms de dossiers normalisés, alimente automatiquement ces dossiers à condition que les consignes d'utilisation soient respectées.

� QUELQUES IDEES SUR LES OUTILS

L'offre d'outils est multiple, parce que la gestion des documents est devenue une partie importante des systèmes d'information.

Les premières formes de la gestion électronique de documents se sont développées dans des systèmes complètement dédiés, comme de simples moyens de gérer des documents image très volumineux très simplement repérés. Ils se sont trouvés ensuite associés aux logiciels de gestion de base de données, pour permettre l'association avec des références et des données.

Le développement de la bureautique, l'entrée de masses de documents numérisés ont conduit à une intégration beaucoup plus grande entre les logiciels documentaires et les logiciels de gestion de documents.

Les outils documentaires traditionnels ont évolué. Ils travaillaient sur une base qu'ils organisaient à leur format. Ils se transforment par l'adjonction de modules capables d'extraire les informations pertinentes de documents divers et de constituer ainsi une base documentaire gérant des formats multiples.

Actuellement, la gestion de documents et la gestion documentaire sont associées aux logiciels de gestion de travail de groupe.

� LES LOGICIELS DOCUMENTAIRES

Ils sont choisis pour tout système exigeant des recherches complexes, ou une bonne manipulation de la langue, ou la réponse à des questions assez ouvertes, ou la gestion de fiches d'information riches ou enfin la gestion de documents textuels importants pour lesquels il faut pouvoir accéder à tout le contenu. Les logiciels actuels disposent de capacités puissantes liées à l'analyse linguistique ou statistique des documents :

• ils sont capables, pour l'indexation, de produire des résumés en utilisant une puissance d'analyse,

• ils disposent de fonctions relevant feed-back : c'est-à-dire qui permettent de renvoyer "d'autres documents comme ceux-ci" à partir d'une sélection par l'utilisateur dans la 1re liste affichée,

• ils permettent la définition de profils d'utilisateurs,

• ils peuvent gérer l'apparence des documents et de multiples formats,

• ils disposent d'interfaces de programmation permettant de développer des applications particulières ou de les interfacer à des applications existantes.

Sur le marché, on trouve des produits très nombreux, en voici quelques-uns : Fulcrum, Verity sont leaders sur le marché : ils intègrent des fonctions de gestion pour l'usage interne des documents (accès réseau, multi-formats). Des produits français ont poussé l'analyse plus loin : ils permettent une recherche en langage naturel, pratiquent une analyse syntaxique et reconnaissent le type de questions (qui, quoi, où, quand, etc.).

� LES MOTEURS DOCUMENTAIRES UTILISES SUR LE WEB

Il existe des produits pour gérer de grandes bases d'index : Alta Vista, Ecila, Echo.

Les acteurs de banques de données offrent leur moteur documentaire. C'est le cas du leader mondial Dialog.

� LES SYSTEMES DE GESTION DE BASES DE DONNEES

Ces derniers se dotent de systèmes de recherche de champs texte et de systèmes de gestion d'images, tels que Oracle TextServer.

� LES NOUVEAUX OUTILS DE COMMUNICATION

Le monde informatique ne cesse de bouger et de nouveaux concepts font leur apparition. Ces concepts sont articulés autour de plusieurs idées maîtresses : le partage de l'information, le gain de temps, l'interface entre les différents supports électroniques.

Ce chapitre va présenter quelques-uns de ces nouveaux outils.

� GROUPWARE (TRAVAIL EN GROUPE)

Terme anglo-saxon qui peut être défini comme un ensemble de moyens qui permettent à un groupe de personnes de travailler plus facilement ensembles. On l'appelle parfois travail en groupe ou "collectiel" voire "synergiciel". On peut le définir comme l'ensemble des méthodes, procédures, logiciels et plates-formes informatiques permettant à des personnes, associées dans un même contexte professionnel, de travailler ensemble.

Ces outils rendent l'organisation, la localisation et le rattachement hiérarchique aussi neutres que possible par rapport au sujet.

Ils concernent plusieurs fonctionnalités :

• le travail coopératif, c'est-à-dire le partage des dossiers. La documentation du projet est accessible selon une typologie de droits pour les utilisateurs (lecture, écriture, modification, suppression). La réplication permet à des membres nomades du groupe de dupliquer certains dossiers sur leur portable ;

• la messagerie qui génère des flux de plus en plus importants, et qui peut être étendue à la publication de documents (si possibilité de créer des pièces jointes) ;

• les formulaires préétablis : demandes de congés, factures, devis, compte-rendu de réunion, ordre de mission… ;

• les fonctions de coordination et de suivi qui permettent d'identifier le rédacteur, le responsable du projet traité, la personne chargée de la validation… ;

• et également la publication d'informations, la mise en commun d'une base de connaissances et la gestion de rendez-vous.

L'objectif est de réduire les temps de cycle dans toutes les actions qui demandent un travail à plusieurs, des décisions, de la coordination ou des innovations. Cependant, les gains sont fragiles car ils portent sur des domaines sensibles comme la communication, la création ou la décision.

On résume parfois sous le triptyque 3C ce travail de groupe : communication, coopération, coordination.

Lotus Notes est un exemple de collectiel.

WORKFLOW

Terme anglais qui peut être défini comme étant la gestion électronique des processus.

Le workflow aide à réorganiser les applications pour qu'elles "s'appliquent" mieux aux processus de l'entreprise.

Le circuit précis, associé à un document est prévu à l'avance et signalisé par une représentation schématique.

Le workflow sert à définir les actions (les tâches) à prendre en compte, par qui (les rôles), comment elles se succèdent (les routes) et dans quelles circonstances (les règles). Il est important de définir et de concevoir des processus métier. Tous les produits de workflow actuels disposent d'un éditeur pour définir graphiquement les processus génériques. Le moteur de workflow automatise et contrôle ensuite le flux d'informations et les séquences de tâches à l'exécution de chaque instance du processus.

On oppose parfois :

• le workflow de type occasionnel pour des processus simples (discussion autour d'une embauche) ou lié à des formulaires (demandes de congés) ; des produits comme Ensemble de Filenet, Groupwise de Novell ou Lotus Notes couvrent ce besoin,

• le workflow de production pour des processus métier lourds, associés à des tâches répétitives et à de gros volumes (domaine de l'assurance, la banque…).

Au sein du MINEFI, la DPMA offre la gestion automatisée des congés gérée par l'application Gael dans la plupart des directions de centrale. Cette procédure doit permettre à l'agent de saisir et de faire valider sa demande de congés via Intranet, l'application Gael étant automatiquement mise à jour. Outre le gain de temps, la suppression papier, ce nouveau service permettra à l'agent de consulter son solde de congés.

� L'AGENDA ELECTRONIQUE

C'est un outil qui permet une gestion automatisée du courrier, des prises de rendez-vous, des contacts et des tâches.

Il permet également de suivre des activités, de créer des notes sur des "Post-it" informatisés, d'ouvrir et d'afficher des documents ainsi que le partage des informations.

Il existe sur le marché plusieurs logiciels tels que Microsoft Outlook, Novell Groupwise, Lotus Notes, Lotus cc :Mail.

L'avantage de cet outil est la mise en commun de l'information. Un agenda électronique partagé est une mine d'informations pour les utilisateurs habilités par des droits d'accès. Par exemple, l'indication de la tenue d'une réunion (jour, heure, localisation, participants, ordre du jour) est une information mise à la disposition d'un groupe d'utilisateurs habilités.

� L'ASSISTANT PERSONNEL

Il s'agit d'un ordinateur de poche, servant de complément à l'ordinateur de bureau ou au portable. Il intègre de multiples fonctions de gestion qui lui permettent d'être utilisé comme un outil de travail accompagnant une personne dans ses déplacements.

On utilise un stylet afin d'entrer les données dans l'appareil. Le transfert de celles-ci vers l'ordinateur de bureau ou le portable et leur récupération à partir de ces derniers s'effectuent par liaison infrarouge ou par câble.

On distingue sur le marché :

• les assistants numériques personnels tels que 3Com, Psion, Palm Pilot, qui permettent des données privées, une messagerie, une suite bureautique, la connexion à certains périphériques,

• les ordinateurs de poche sous Windows CE avec des outils de développement,

• les ardoises électroniques (Fujitsu, Wyse) qui sont prévues pour des applications réclamant des moyens plus importants. Certaines sont équipées de Pentium et parfois couplées avec des bornes radio pour implanter un réseau hertzien. Les applications sont multiples : saisie de menus ou de dossiers médicaux dans un hôpital, réalisation de constats automobiles pour les assureurs…