CAHIER DES CHARGES Site Internet

Adresse : Route des campings40160 Parentis en Born

Tel : 05 58 78 57 25Fax : 05 58 78 93 27Email : pipiou@parentis.com

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SOMMAIRE

1 PRESENTATION DE L’ENTREPRISE...........................................................................................................3

2 PRESENTATION DU PROJET.........................................................................................................................3

2.1 RÔLES.............................................................................................................................................................32.2 OBJECTIFS DU SITE..........................................................................................................................................42.3 A QUI S’ADRESSE LE SITE ?.............................................................................................................................42.4 CONTENUS.......................................................................................................................................................72.5 ARBORESCENCE..............................................................................................................................................7

3 PRESTATIONS ATTENDUES..........................................................................................................................8

3.1 CHARTE GRAPHIQUE ET CHARTE ÉDITORIALE.................................................................................................83.2 CRÉATION ET RÉCUPÉRATION DE CONTENUS................................................................................................103.3 DÉVELOPPEMENT..........................................................................................................................................113.4 MAQUETTE DU SITE......................................................................................................................................113.5 DÉPÔT DU NOM DE DOMAINE ET ADRESSES MAIL.........................................................................................113.6 HÉBERGEMENT..............................................................................................................................................123.7 RÉFÉRENCEMENT..........................................................................................................................................123.8 MISES À JOUR................................................................................................................................................133.9 STATISTIQUES DE CONNECTIONS...................................................................................................................13

4 LIVRABLES ATTENDUS................................................................................................................................13

5 PROPRIETES ET DROITS..............................................................................................................................13

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1 PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

Le camping municipal pipiou connaît depuis trois ans un essor conséquent. Récemment rénové à deux reprises, nous souhaitons acquérir un positionnement Internet plus adapté à la demande qui est en perpétuelle évolution et ainsi améliorer l’attractivité pour la clientèle.Le rôle du futur site sera donc de présenter, promouvoir et vendre des séjours touristiques à une clientèle française et internationale.Pour ce faire, les réponses à l’appel d’offre se devront d’être rendue avant le …. (Date à déterminer)

2 PRESENTATION DU PROJET

L’objectif de la restructuration du site peut se définir en plusieurs termes :

Attractivité Réactivité Sécurisé (pour les règlements) Informé Interactivité Identité

Il conviendra de noter que l’ensemble de ces critères sont ceux que l’on retrouve généralement sur les sites de @commerces.

Le site devra être opérationnel dès la mi-janvier 2007

2.1 Rôles

Les rôles se répartissent comme suit entre la commune et le prestataire :

Rôle de la commune :- valider et fournir les phases de choix (graphisme, ergonomie, contenus),- valider le respect du présent cahier des charges,- veiller au respect des délais,- fournir les contenus de base (textes, plaquettes, logos, images, photos) au format

choisi par le prestataire

Rôle du prestataire :- concevoir et réaliser le site Internet dans le strict respect du présent cahier des charges.- respecter les délais fixés par la commune- Proposer un planning de réalisation en accord avec la commune (rétro planning)

2.2 Objectifs du site

Principales orientations du site   :

Le site aura pour objets principaux la commercialisation des produits et services du camping municipal Pipiou. Sa mise en place doit permettre une évolution croissante du chiffre d’affaire grâce à la réactivité que permet l’outil Web. (Offres promotionnelles, mise en avant de certains produits…) Il doit donc être support de commercialisation, de communication et de fidélisation de la clientèle. Il se doit aussi d’être l’objet d’attention qui amènera de nouveaux prospects.

Résultats escomptés   :

Le taux de réservation par l’intermédiaire du site devra atteindre au minimum 15 % des ventes sur la première année d’exploitation avec un objectif de progression de 10 points par an en moyenne sur 5 ans. (Soit 55 % des réservations par le Web en 2011).L’image est un facteur clé de la réussite de la mise en place de cet outil qui doit refléter le sérieux, la sobriété et l’efficacité de la structure. La notion de convivialité et de proximité doit également apparaître.

2.3 A qui s’adresse le site ?Les cibles du site sont énumérées ici par ordre de priorité :

a) La clientèle distante :

1) Clientèle étrangère   :

C’est la principale cible du futur site, avec une consultation en 2006 non négligeable. L’Internet représente le principal support de vente du camping auprès de ce segment de clientèle.

Besoins :

Présentation Multilingue Accès rapide à l’information Paiement sécurisé en ligne

Mode d’achat :

Durée de prospection moyenne Durée de réflexion moyenne Achat impulsif

Critères de choix :

Rapport qualité/prix Facilitée d’accès à l’information Simplicité de réservation

Il faut faciliter l’acte d’achat de ce segment en réduisant le process d’achat :

Actuellement :

Consultation- réflexion- appel- envoie de courrier- paiement- retour de courrier- confirmation de réservation.

Maintenant :

Consultation- réflexion- paiement- confirmation de réservation

Plus le process d’achat est court, plus les probabilités de ventes sont élevées.

2) Clientèle française hors Aquitaine

Le vecteur Internet est la première source cognitive de ce segment de clientèle, qui réserve ensuite par l’intermédiaire du téléphone. Ceci est lié à des comportements d’achat spécifique à la clientèle française qui est encore réticente à effectuer l’acte d’achat via le web.

Ils vont donc chercher une information (prix, disponibilité, situation, équipement…) puis réservent via le téléphone. (66,9 % des appels en 2006 dont 50,2 % nous connaissent via Internet // 69,1 % d’entre eux appellent pour une réservation)

Besoins :

Attractivité, besoin d’être convaincus, rassurés – IMAGE Accès rapide à l’information Paiement sécurisé en ligne

Mode d’achat :

Réfléchi Prospection longue Prise de décision longue

Critères de choix :

Tarif Image

Il faut là aussi réduire le process d’achat comme cité précédemment.

b) La clientèle de proximité (Français Aquitaine)

C’est le segment le moins concerné par le vecteur de commercialisation Internet, cependant, il deviendra la cible principale en hors saison, du fait de la facilité d’accès et de la proximité.

1) La clientèle hors département ( 33-47-24-64)

En ce qui concerne ce segment de clientèle intéressée par les courts séjours (long week-end / RTT), ils prospectent via le web mais pour la plupart d’entre eux, viennent sans réserver.Ils sont principalement à la recherche d’informations (tarifs, horaires d’ouvertures, commodités…)

Besoins :

Attractivité- IMAGE Accès simplifié à l’information

Mode d’achat :

Impulsif Prospection courte Prise de décision rapide

NB : le mode d’achat de ce segment s’apparente à la clientèle hors Aquitaine en haute saison

Critères de choix :

Image, attractivité Simplicité d’accès

2) La clientèle Landaise

Peu concernée par le vecteur Internet, ce segment de clientèle s’en réfère d’avantage au bouche à oreille. Son objectif lorsqu’elle prospecte sur le web est principalement la collecte d’information (ouverture, tarifs…)

Besoins :

Accès à l’information Localisation, accès

Mode d’achat :

Inexistant via le web Prospection courte

Critères de choix :

Tarif Disponibilité

2.4 Contenus

Tous les contenus du site seront fournis, à savoir :

Images et photos au format souhaité par le développeur Textes au format Word Base de donnée au format Excel/Access

Les volumes sont à déterminer, on peut néanmoins établir un prévisionnel comme suit :

- Environ 30 pages (hors pages produits)- 300 photos et images- Taille de la base de donnée : 1,5 Go ( car base évolutive)

2.5 Arborescence

Afin d’améliorer l’attractivité du site, il convient de respecter une règle de base : le visiteur doit pouvoir accéder à l’information qu’il recherche en 3 clics maximum.

Voici une proposition non définitive de la future arborescence du site :

Proposition d’arborescence :

Accueil (Flash)

Réservation(Carte Flash)

Accès

Page d’accueil

Espace Admin

Formulaire

Contacts (mail et tel.)

Fiches « produits » :

(Base de données)

Aperçu du Pipiou

Interface de gestion des données

Module résanet

Carte d’accès en fonction du moyen de transport

Descriptif services et situation

Diaporama

Animations et loisirs

Programme des animations & activités

Lien vers site OT

Accès professionnels..

3 PRESTATIONS ATTENDUES

3.1 Charte graphique et charte éditoriale

- recherche graphique et iconographique,- recherche d’un système de navigation (schéma des différentes navigations possibles

dans le site),

- propositions de mise en page et de charte éditoriale.

Fiches produits :

La présentation des produits s’établira comme tel :

Rappel colorimétrique

Rappel segmentation du produit

Présentation Iconographique

Description du produit

Tableau dynamique en Temps réel

Cadre modifiable

Lien vers le formulaire d’inscription

Idem pour le second type de produit :

Rappel segmentation du produit

Présentation Iconographique

Description du produit

Tableau dynamique en Temps réel

Cadre modifiable

Lien vers le formulaire d’inscription

Il conviendra au développeur d’utiliser ces fiches comme « modèles » en définissant les zones modifiables dynamiques.

Le plan incliné ci-dessus sera la base de la page « réservation ». Le survol des emplacements permet de les faire passer en surbrillance.Le premier clic permet d’afficher une info bulle, le second d’accéder à la fiche « produit ». Chaque info bulle respectera la colorimétrie par type de produit.Ces fichiers seront communiqués au concepteur.

3.2 Création et récupération de contenus

Il est demandé au prestataire d’adapter à la présentation web les contenus fournis.Il devra également incorporer les éléments graphiques correspondants en fonction des fichiers communiqués.

La création des éléments graphiques (fond de page, boutons, icônes..) devront faire l’objet de validation du présent cahier des charges et respecter les obligations colorimétriques.Les éléments seront soit fournis, soit décrits précisément avant leur intégration.

3.3 Développement

Le point essentiel du développement porte sur le fait que le site doit être actualisable via une interface administrateur. Ceci dans le but de modifier ou actualiser l’outil sans pour autant en faire appel au développeur. (Notamment sur les fiches produits.)

On inclura également les outils suivants :

formulaire de collecte d’information, Intégration de résanet *(système Thelis/ Add-on UNICAMP)

(* voir annexe)

Les langages devront être développées pour les standards Web ( php, java, xml, C++…) pour ainsi être accessible au plus grand nombre via les différents navigateurs actuels, principalement Mozilla Firefox , IE6 et 7 et Netscape.

3.4 Maquette du site

Une maquette de l’avancement du travail devra être fonctionnelle 20 jours après le début de la conception. Toutes les pages seront par la suite soumises à validation et la maquette définitive devra être validée au minimum 10 jours avant la parution du site en ligne.

Il nous faut vérifier que le site est conforme aux objectifs.

Cette maquette doit être réalisée avec des liens statiques en HTML pour simuler l’affichage de tous les types de contenus.

3.5 Dépôt du nom de domaine et adresses mail

En fonction de l’hébergement et des possibilités, le nom du site sera :

www.pipiou.fr ou www.pipiou.com ou www.pipiou.net

Il est demandé au prestataire de :

- déposer le nom de domaine auprès de l’organisme compétent,- d’indiquer le montant de la redevance annuelle pour ce nom de domaine.

3.6 Hébergement

La durée de l’hébergement sera annuelle et fera l’objet, en cas de satisfaction, de tacite reconduction. Le prestataire s’engage à fournir à la commune les détails de ce contrat. Le prestataire indiquera également à quel endroit est hébergé le site et dans quelles proportions.

Il convient également au prestataire de détailler dans la mesure du possible les points suivants :

- la liste des sites déjà hébergés sur ses serveurs,- le nombre de connexions par jour actuellement constaté sur ses serveurs,- l’architecture des serveurs d’hébergement,- l’architecture et le débit de son lien avec l’Internet,- les redondances mises en œuvre pour assurer la continuité du service,- les ressources et outils d’administration utilisés,- le service de hot line client,- la protection des pages et applications hébergées,- la bande passante partagée disponible,- l’espace disque attribué,- la périodicité des sauvegardes,- fourniture d’une situation régulière présentant la disponibilité du site hébergé

comportant notamment les coupures de services,- taux de disponibilité du site,- pénalité en cas de dépassement de ce taux de disponibilité,- délai de rétablissement en cas de coupure de service,- pénalité en cas de dépassement de ce délai.

3.7 Référencement

Afin d’optimiser notre positionnement, nous souhaitons avoir le meilleur référencement possible. Il est donc demandé au prestataire de renseigner les balises de la manière suivante :

- Pour les moteurs de recherche :- mots clés du site : Camping- Landes- Parentis- pas cher- nature- pêche- lac- descriptif du site : voir $ 1

- Pour les annuaires :- catégorie choisie : Tourisme- camping- natureLe texte descriptif sera fourni ultérieurement

- La liste des annuaires et moteurs sélectionnés sera fournie ultérieurement

Le site sera également indexé sur les différents portails spécialisés (ex : www.camping.fr) grâce à un budget annexe lié à la communication du camping.

Il conviendra au prestataire de garantir et de préciser la durée de ces indexations, leurs coûts éventuels et la procédure contractuelle. (Si nécessaire)

3.8 Mises à jour

Les mises à jour et actualisations seront effectuées par le personnel du camping via l’interface de gestion des données.Il est néanmoins demandé au prestataire de stipuler le coût éventuel du S.A.V et sa durée (si inclus dans le contrat.) ainsi que le délai d’intervention en cas de problème technique.

3.9 Statistiques de connectionsIl est demandé d’établir un module (souvent inclus dans le contrat des hébergeurs) permettant de consulter en temps réel les statistiques du site :

- nombre d’accès visiteurs,- mots clés tapés par les internautes,- moteurs et annuaires de provenance,- nombre de visites,- pages visitées,- provenance géographique des internautes,- jours et tranches horaires des visites,- types de navigateurs utilisés,- fournisseurs d’accès d’origine.

(Liste non exhaustive)

4 LIVRABLES ATTENDUS

Les pièces à livrer par le prestataire Internet pendant et après la réalisation du site sont les suivantes :

- planning de réalisation avec un engagement sur la date de mise en ligne,- arborescence détaillée du site,- fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données,

programmes…)- documents décrivant le site, son fonctionnement et son hébergement,- version du code HTML utilisé,- version des navigateurs compatibles,- preuves des déclarations (récépissé CNIL, copies d’écrans des déclarations

annuaires et moteurs, fiche descriptive du nom de domaine),- identifiant et mot de passe pour accéder au serveur.

Tous ces livrables sont demandés sur CD-R ou DVD R (fonction de la taille du site)

5 PROPRIETES ET DROITS

L’ensemble des images, graphismes, icône et autres contenus créés pour le site seront et demeureront la propriété de la commune de Parentis en Born qui en possédera la jouissance de plein droit.