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DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
CAHIER DES CHARGESÀ destination des porteurs de projets
30ème EditionEntretiens Jacques Cartier
2017
Merci de votre intérêt pour les 30e Entretiens
Jacques Cartier !
Comme chaque année, le Centre Jacques Cartier effectue un appel
à conférences et événements, à l'attention exclusive de ses membres,
afin de contribuer aux Entretiens Jacques Cartier, 3 jours d'événements
et de conférences qui se tiendront à Montréal du 16 au 18 octobre
2017.
Cet appel à projets se déroulera en trois étapes que vous pourrez
retrouver ci-dessous, piloté par un Comité de programmation
scientifique Québec / Canada et Auvergne-Rhône-Alpes.
ÉTAPE 1 : DÉPÔT DES PROJETS. Clôture au 31 janvier 2017
ETAPE 2 : SÉLECTION DES PROJETS. Annonce des projets retenus au 31
mars 2017
ÉTAPE 3 : PRODUCTION DES PROJETS. Finalisation au 30 juin 2017
Vous n'êtes pas encore membre du Centre ? Rendez-vous sur cette
page et adhérez à un réseau de plus de 50 membres
franco-canadiens.
QU’EST-CE QUE L’APPEL A PROJETS ?
I. Informations pratiques
II. Implications du Centre
III. Implication du porteur de projet
IV. Calendrier et étapes
V. Etape de dépôt des projets (Étape 1)
VI. Etape de sélection (Étape 2)
VII. Etape de production (Étape 3)
VIII. La communication
SOMMAIRE
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Informationspratiques
01
La 30e édition des Entretiens Jacques Cartier :
Du lundi 16 au mercredi 18 octobre 2017
Au Québec / Canada
15 colloques, conférences et événements
sélectionnés
8 chapitres récurrents
Informations pratiques :
8 chapitres
Informations pratiques :
3 jours
24 conférences et événements
29ème édition
Plus de 290 conférenciers
Franco-Canadiens
Dans plus de 10 établissements membres
LYON - ST ETIENNE - GRENOBLE
Les Entretiens Jacques Cartier de 2016
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Implication du Centre Jacques Cartier
02
Le Centre Jacques Cartier prend en charge
dans le cadre des Entretiens Jacques Cartier :
- 5 billets d’avion A/R en classe économique et 3 nuits
d’hôtels pour les conférenciers
- La négociation de tarifs préférentiels pour les différents prestataires : hôtels, transporteur aérien et traiteur
- La gestion de la billetterie et des inscriptions
- La communication globale des Entretiens Jacques Cartier*
- L’impression de la programmation complète
*Le Centre Jacques Cartier s’engage à communiquer globalement sur toute la programmation des Entretiens Jacques Cartier, grâce à divers moyens :
- Le site
- Des infolettres
- Les réseaux sociaux
- Les relations presse
La communication spécifique à votre événement reste toutefois votre implication.
Les prises en charge du Centre Jacques Cartier
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Implication du / des porteurs de projets
03
En tant que porteur de projet(s), il s’agit de
Votre propre événement. Voici les actions à
mettre en place pour la réussite de votre événement :
- Définir une personne ressource, en France et au Canada,
qui sera pilote du projet, pour toutes les communications
avec le Centre ;
- Mettre à disposition du Centre Jacques Cartier les
informations demandées aux échéances attendues
(exemple : les photos et bio des conférenciers)
- Être en charge de la signalétique sur le lieu de
l’événement, de la logistique et de l’accueil des
participants le jour J ;
Pour toutes ces actions, l’équipe du Centre Jacques Cartier est
bien entendu disponible pour vous accompagner et conseiller.
Les implications logistiques du porteur de projet(s)
Voici les actions en communication que le
Porteur de projets doit mettre en place :
• Définir une personne ressource à la communication qui sera en lien
avec la Responsable communication et marketing du Centre Jacques Cartier ;
• Définir un plan de visibilité, promotion et de communication spécifique à votre événement.
• Informer votre réseau en envoyant une ou plusieurs invitations
• Respecter la charte graphique des Entretiens Jacques Cartier en
utilisant le logo, les couleurs et autres modèles-types assurant la bonne visibilité et cohérence de votre événement au sein des EJC ;
Pour toutes ces actions, l’équipe en communication du Centre
Jacques Cartier est bien entendu disponible pour vous accompagner
et conseiller.
Les implications en communication du porteur de projet(s)
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Calendrier et étapes
04
Calendrier et étapesDe novembre 2016 à octobre 2017
N-1 (2016) N (2017)
novembre décembre janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre
Actions &
dates
Etape de dépôt des
projets
- Ouverture de l’appel à projets- Lettre aux membres
- Fermeture des dépôts au 31/01
#EJC2017
Etape de sélection des
projets
- Réunion du comité scientifique et de programmation
- Sélection des projets
retenus au 31 mars
#EJC2017
Etape de production des
projets
- Annonce des projets retenus au 1er
avril sur : www.centrejacquescartier.com/a
ppel-a-projets/- Planification des projets : choix des
lieux, du format, des intervenants (liste définitive des personnes à
prendre à charge) au 1er juin, despersonnes ressources pour la
communication, a logistique et le modèle financier
- Clôture au 15/06
Derniers ajustements et finalisation.
#EJC2017
Equipe du CJC
Actions et dates
o Cahier des charges à télécharger sur le site
o Infolettre de relance à destination des membres du CJC
o Recherche et négociation auprès des
prestataires (hôtels, traiteurs,
transporteur aérien)
o Infolettre aux membres pour l’annonce des projets retenus (avril)
o Planification de réunions d’informations (avril)
o Annonce de la programmation temporaire (mai)
o Envoi du kit com aux porteurs de projets (mai)
o Réunion de fin de production (juin)o Définition et annonce de la
programmation finale (juin)
o Communication sur les Entretiens Jacques Cartier2017
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Étape de dépôtdes projets
03
Rendez-vous sur le site :http://www.centrejacquescartier.com/appel-a-projets/
1. Renseigner tous les champs attendus : vous devez absolument avoir toutes ces informations pour valider le formulaire. Vous pourrez bien entendu modifier les informations tout au long de l’étape de production (étape 3) jusqu’au 15 juin.
2. Télécharger des documents annexes si souhaité : lettre d’intention, programme temporaire…
A cette étape, vous n’avez probablement pas toutes les informations définitives. Il est cependant important d’obtenir ces informations le plus rapidement possible pour assurer la meilleure organisation de votre événement.
Étape 1 : le dépôt du / des projet(s)
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Étape de sélection
04
Une fois le dépôt des projets fermé
(au 31 janvier), le Centre récupère tous les projets
proposés et les présente au Comité scientifique et deprogrammation co-présidé par Jacques Samarut Vice-Président duCentre Jacques Cartier et Daniel Coderre, Président DirecteurGénéral de Génome Québec.
Le comité étudiera les propositions selon les critères définis en amontqui sont les suivants :
- Que le(s) projet(s) soi(en)t porté(s) par un membre ou incluant unmembre du Centre Jacques Cartier
- Qu’il y ait une contrepartie française / canadienne
- Que le programme présente des notions d’innovation
- Qu’il y ait un modèle économique réaliste
Le comité retiendra 15 projets.
Les porteurs de projets retenus seront informés de la décision ducomité avant le 1er avril. es projets seront annoncés sur le site duCentre dès le 1er avril.
Étape 2 : L’étape de sélection des projets
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
Étape de production
05
Cette étape est primordiale dans la
bonne réalisation de votre événement.
Une fois les projets annoncés sur la page :
www.centrejacquescartier.com/appel-a-projets/
débute la phase de production événementielle.
Une convention sera signée entre le Centre Jacques Cartier et les
porteurs de projets afin de définir les responsabilités de chacun et degarantir le bon déroulement de la réalisation de l’événement.
Avant le 15 mai, merci d’envoyer au Centre Jacques Cartier :
• La liste des conférenciers que vous souhaitez voir pris en charge parle Centre Jacques Cartier, ainsi que leurs coordonnés pour pouvoirles contacter
• Les coordonnées des personnes ressources pour la communicationet la logistique
Avant le 15 juin, merci de nous confirmer :
• Le modèle économique de l’événement
• Le choix des lieux (avec l’aide du Centre Jacques Cartier)
• Le choix du format (voir slide suivante)
Au 15 juin 2017, le programme doit être finalisé, pour entrer
dans la phase de communication.
Étape 3 : L’étape de production
Pour vous aider dans votre décision de
Format de votre événement / conférence,
voici quelques exemples de la 29e édition des
Entretiens Jacques Cartier :
Une Master Class autour d’un (ou de plusieurs) conférencier(s) avecprésentation suivi d’échanges. Possibilité d’animation ou de co-animation. L’événement se clôture par les questions du public.
Durée approximative : 1h30
Succession de plusieurs panels de conférenciers, avec animateurs,autour de différentes thématiques. Se clôture par des questionsavec le public.
Durée approximative : une demi-journée
Table-ronde de conférenciers avec animateur(s), sur une ouplusieurs thématiques. Se clôture par des questions avec le public.
Durée approximative : 2h00
Options :
- Questions du public via le fil d’actualité Twitter
- Webdiffusion
- Visite de sites / instituions / entreprises
- Ateliers de travail collaboratif
Quelques exemples de formats
DATE I INFORMATION COMPLÉMENTAIRES
La communication
06
Le Centre Jacques Cartier mettra à votre
disposition plusieurs outils pour vous aider à rendre
votre événement visible.
- Un kit de communication : bannières, logos,
- Des modèles-type de documents : Un PowerPoint pour les
présentations des conférenciers, un modèle-type pour les
biographies des conférenciers, un modèle-type d’invitation que vous
diffuserez à votre réseau
Le Centre Jacques Cartier vous recommande de créer un calendrier de
diffusion dès la finalisation de votre programme. Voici quelques
exemples d’actions à mettre en place :
- Des infolettres régulières : pour inviter votre réseau à l’événement,
pour informer des différentes tarification de votre événement, pour
présenter vos commanditaires…
- Des publications sur vos réseaux sociaux
- Des supports imprimés (affichettes, flyers, signalétique)
Communiquer autour de l’événement
Merci pour votre intérêt pour la 30e
édition des Entretiens Jacques Cartier !
Des questions ? Contactez-nous !
#EJC2017
