Cahier des Charges - Europa...UCA-19/070 Cahier des charges Spécifications fonctionnelles et techniques 3 IV.3.3. Immeubles La gestion environnementale est mise en œuvre dans les

UCA-19/070 Cahier des charges 1

Conseil de l'Union européenne Secrétariat général

Cahier des Charges Appel d'offres UCA-19/070

Procédure négociée

Audit interne du système de management environnemental du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne

conformément aux exigences de l'EMAS

UCA-19/070 Cahier des charges Table des matières 1

Contents

INFORMATIONS GÉNÉRALES ......................................................................................... 1

I. POUVOIR ADJUCATEUR ........................................................................................... 1

II. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES ................................................................................ 1

III. DIVISION EN LOTS ...................................................................................................... 1

SPÉCIFICATIONS FONCTIONELLES ET TECHNIQUES ....................................... 1

IV. LE SYSTÈME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL DU SECRÉTARIAT ........ 1

V. MISSION DU CONTRACTANT .................................................................................. 4

VI. ORGANISATION DE L'EXÉCUTION DU CONTRAT ............................................. 7

VII. MODALITÉS PRATIQUES D'EXÉCUTION .............................................................. 9

VIII. VARIANTES ................................................................................................................. 12

PARTIE ADMINISTRATIVE............................................................................................... 13

I. PARTICIPATION À LA PROCÉDURE D'APPEL D'OFFRES .............................. 13

II. PREUVE EN MATIÈRE D'ACCÈS AUX PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS .................................................................................................................... 13

1. Formulaire "Entité légale" et éléments de preuve ................................. 13 2. Fiche d'identification financière et éléments de preuve ....................... 13 3. Offres conjointes/groupements/consortia ............................................... 14 4. Sous-traitance .................................................................................................. 14

III. PROTOCOLE SUR LES PRIVILÈGES ET IMMUNITÉS DE L'UNION EUROPÉENNE ............................................................................................................ 15

IV. ÉVALUATION .............................................................................................................. 15

1. Étapes de l'évaluation .................................................................................... 15 2. Critères d'exclusion ........................................................................................ 16 3. Critères de sélection ...................................................................................... 16

a) Informations générales .................................................................... 16 b) Conditions de participation ............................................................ 17

V. CRITÈRES D'ATTRIBUTION .................................................................................... 18

1. Méthode d'attribution ..................................................................................... 18 2. Évaluation financière ..................................................................................... 18

VI. LISTE DES ANNEXES ............................................................................................... 20

VII. CONTENU DE L'OFFRE ........................................................................................... 21

UCA-19/070 Cahier des charges Spécifications fonctionnelles et techniques 1

INFORMATIONS GÉNÉRALES

I. POUVOIR ADJUCATEUR

Conseil de l'Union européenne Secrétariat général Rue de la Loi, 175 1048 Bruxelles, Belgique (ci-après dénommé "le Secrétariat")

II. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES

L'appel d'offres a pour objet l'établissement d'un contrat-cadre relatif à des services d'audit environnemental interne du système de management environnemental (ci-après "SME") du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne selon l'EMAS.

III. DIVISION EN LOTS

Sans objet.

SPÉCIFICATIONS FONCTIONELLES ET TECHNIQUES

IV. LE SYSTÈME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL DU SECRÉTARIAT

IV.1. Introduction Le Secrétariat regroupe le personnel chargé de l'assistance à deux institutions de l'UE: • le Conseil européen, y compris le président du Conseil européen et son cabinet 1; • le Conseil de l'UE, y compris ses présidences, le Comité des représentants permanents

et les autres comités et groupes du Conseil 2. Le Secrétariat contribue à l'organisation et au contrôle de la cohérence des travaux du Conseil et de la mise en œuvre de son programme de 18 mois. Il assiste le Conseil européen et son Président et apporte aussi son appui à la présidence du Conseil dans les négociations qu'elle mène au sein du Conseil et avec les autres institutions de l'UE. IV.2. Politique environnementale La programmation environnementale apporte des améliorations en ce qui concerne l'utilisation plus rationnelle de l'énergie et des ressources naturelles, la gestion des déchets et d'autres thématiques environnementales. Elle contribue à mettre à disposition des occupants des immeubles fonctionnels, économiques et confortables, renforçant ainsi l'image d'une administration publique moderne et soucieuse de la sauvegarde de l'environnement. La politique environnementale du Secrétariat a été adopté le 14 juin 2013 par une décision du Secrétaire général et a été mise à jour en 2017 (annexe IV).

1 http://www.consilium.europa.eu/fr/european-council/ 2 http://www.consilium.europa.eu/fr/council-eu/


La structure mise en place pour la gestion environnementale repose sur plusieurs niveaux: • Le Comité directeur environnement adopte les objectifs et plans d'action dans le

domaine de l'environnement, supervise l'ensemble des activités du système de management environnemental et prévoit les ressources nécessaires. Le comité est composé des directeurs et responsables des services concernés par la gestion environnementale et il est présidé par le directeur général du développement organisationnel et services.

• Le Coordinateur environnement, assisté par ses collaborateurs, assure la gestion quotidienne du système de management environnemental, gère les permis d'environnement et coordonne la mise en œuvre de la programmation environnementale.

• Les Responsables environnement suivent les questions environnementales dans les services les plus concernés par la gestion environnementale, sont les correspondants du coordinateur environnement et accompagnent la mise en œuvre du projet dans leur service. Ils sont soutenus par un réseau d'éco-conseillers volontaires qui assurent une approche de proximité tout en visant à obtenir la participation des différentes directions à la mise en œuvre du programme environnemental.

Le Secrétariat est enregistré dans la liste européenne du système communautaire de management environnemental et d'audit depuis le 25/01/2016 (numéro d'enregistrement : BE-BXL-000037). Le contractant prendra note du cycle de renouvèlement de l'enregistrement EMAS du Secrétariat (voir ci-dessous). L'audit environnemental interne et la vérification environnementale se déroulent pendant l'année n-1 par rapport l'année de renouvèlement.

Année Renouvèlement de l'enregistrement EMAS du Secrétariat Audit 2016 Premier enregistrement selon l'Article 5 du Règlement EMAS 2015 2017 Renouvèlement selon l'Article 6, paragraphe 2 du Règlement EMAS 2016 2018 Renouvèlement selon l'Article 6, paragraphe 2 du Règlement EMAS 2017 2019 Renouvèlement selon l'Article 6, paragraphe 1 du Règlement EMAS 2018 2020 Renouvèlement selon l'Article 6, paragraphe 2 du Règlement EMAS 2019 2021 Renouvèlement selon l'Article 6, paragraphe 2 du Règlement EMAS 2020 2022 Renouvèlement selon l'Article 6, paragraphe 1 du Règlement EMAS 2021 2023 Renouvèlement selon l'Article 6, paragraphe 2 du Règlement EMAS 2022

IV.3. Champ d'application IV.3.1. Organisation et activités

Le système de management environnemental s'applique à toutes les activités du Secrétariat. Toutefois, les activités du Président du Conseil et son cabinet, ainsi que les activités du Conseil de l'Union européenne et des États Membres sont exclus du champ d'application du système de management environnemental. Il s'agit notamment des processus politiques qui sont indépendants du fonctionnement du Secrétariat et que ce dernier ne peut nullement influencer.

IV.3.2. Personnel et visiteurs Le Secrétariat emploie environ 3.000 fonctionnaires et reçoit en moyenne quelque 1.500 visiteurs par jour.


IV.3.3. Immeubles La gestion environnementale est mise en œuvre dans les bâtiments principaux occupés par les services du Secrétariat en Région de Bruxelles Capitale, c'est-à-dire les quatre immeubles Justus Lipsius, Lex, Europa et Crèche. Elle s'applique à l'ensemble des activités du Secrétariat menées dans ces quatre bâtiments. Les immeubles suivants et les activités qui y ont lieu sont inclus dans le champ d'application de la mission :

Bâtiment Endroit Surface totale approximative (m²) État Utilisation principale

Justus Lipsius Bruxelles 227.000 Propriété Bureaux, formations, conférence, restauration

LEX Bruxelles 82.500 Propriété Bureaux, salles de formation et de conférence, restauration, archives, stocks de matériaux

Crèche Bruxelles 6.000 Propriété Bureaux, crèche, restauration

Europa Bruxelles 78.000 Acquisition en cours

Bureaux, formations, conférence, restauration, stocks de matériaux

IV.3.3.1. Justus Lipsius Le bâtiment Justus Lipsius est, depuis 1995, le siège du Conseil de l'Union européenne et de son Secrétariat général. Le bâtiment est réparti en trois parties distinctes, mais étroitement liées: «Conférences», «Secrétariat» et «Infrastructure». La partie «Conférences» est située à front de la rue de la Loi, avec quatre ailes autour d’un grand atrium, s’étalant sur sept niveaux complets et trois mezzanines. Cette partie peut abriter jusqu’à 5000 personnes. La partie «Conférences» comprend, aux étages supérieurs, les salles de réunions du Conseil et de ses organes préparatoires, des locaux supplémentaires de la Présidence et des Délégations des États membres; elle comprend, en outre, les locaux des services étroitement associés aux activités susvisées. Aux étages inférieurs, la partie "Conférences" comprend les locaux de la Presse et les restaurants; ainsi que l'entrée destinée aux personnalités. La partie «Secrétariat» est organisée autour de quatre grands patios; répartis sur onze niveaux. Cette partie comprend les bureaux pour les services du Secrétariat, y compris les ateliers et les archives. Elle peut abriter jusqu’à 2.500 personnes. La partie «Infrastructures» comprend six niveaux en sous-sol. Sa surface brute est d’environ 83.000 m2 et comporte notamment 1.871 emplacements de stationnement, les entrepôts généraux, des locaux de stockage divers, des salles d’archivage et une aire de déchargement.

IV.3.3.2. Le bâtiment LEX Depuis 2007, le bâtiment LEX est occupé par les services linguistiques du Conseil, au total environ 1.200 personnes. Le bâtiment comprend des étages de bureaux, salles de conférences avec cabines d'interprétation et des salles polyvalentes, une cafétéria et un restaurant et des parkings.


IV.3.3.3. La Crèche Depuis 2006, la crèche accueille jusqu'à 180 enfants. Le bâtiment dispose d'installations spécifiques à l'accueil des enfants, notamment : espace plein air arboré orienté plein sud, préau couvert, salles polyvalentes, locaux pour le personnel pédagogique et de soutien, etc. Les enfants sont groupés en unités de 15 enfants. Chaque unité dispose de sa propre terrasse, dortoir, salle de bain et salle de séjour équipée de mobilier et jouets adaptés à l'âge des enfants.

IV.3.3.4. Le bâtiment Europa Depuis janvier 2017, les délégations des États membres, le Président du Conseil européen, le Secrétaire général et leurs cabinets occupe des bureaux dans le bâtiment Europa, où se tiennent quotidiennement de diverses réunions dont celles du Conseil européen, du Conseil de l'Union Européenne et de leurs différentes instances préparatoires. L'immeuble est composé de 11 étages et de 3 niveaux en sous-sol. Il accueille: des salles de conférences et de réunion pour le Conseil européen et le

Conseil ; des salons de cérémonie pour les repas officiels et de travail du Conseil

européen, du Conseil et d'autres instances, un restaurant général et une cafétéria ainsi qu'un bar "délégués" ;

des suites de bureaux à la disposition des dirigeants, des personnalités et des délégations des États membres, de la Commission, du Parlement européen et de la Haute Représentante, lorsque celles-ci participent à des réunions du Conseil européen ou à des sessions du Conseil ;

une salle de presse, où les personnalités peuvent donner des briefings à la presse, une salle de travail équipée pour la presse et des locaux auxiliaires (la plupart des équipements pour la presse se trouvent dans le centre de presse du Justus Lipsius);

des bureaux.

V. MISSION DU CONTRACTANT

V.1. Objet Le contractant réalisera les activités d'audit environnemental interne (dénommé ci-après "audit") du système de management environnementale du Secrétariat (SME) en vue de l'enregistrement conformément aux exigences au Règlement (CE) N° 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d'audit (EMAS) et du Règlement UE 2017/1505 de la Commission du 28 aout 2017 modifiant les annexes I, II et III de règlement (CE) n° 1221/2009, et de leurs modifications ultérieures (dénommé ci-après ensemble "le Règlement EMAS").


V.2. Programme d'audit Le contractant établira dans les 12 semaines après l'entrée en vigueur du contrat le programme d'audit selon l'Annexe III, paragraphe 1 du Règlement EMAS pour la durée du contrat. Les audits seront réalisés à intervalles planifiés, notamment annuellement, pour déterminer si le SME mis en œuvre par le Secrétariat est conforme aux exigences du Règlement EMAS, et a été correctement mis en œuvre et tenu à jour. Le contractant s'assurera d'effectuer une vérification complète et détaillée de l'ensemble du programme environnemental et du SME par cycle de 3 ans. Le programme sera discuté et mis en accord à la réunion kick-off, organisée par le Secrétariat à l'expiration de la période de 12 semaines. Il est prévu d'effectuer les audits dans la période mars à juin d'une année courante. Le planning actuel sera finalisé avec le Secrétariat lors du kick-off meeting et ne pourra être modifiée qu'avec l'accord écrit du Secrétariat. La période du premier audit de 2020 sera fixée pendant la réunion kick-off. V.3. L'audit Le contractant exécutera les audits conformément à l'Article 9 et l'Annexe III du Règlement EMAS. Les audits porteront sur : 1) la performance environnementale du Secrétariat ; ainsi que 2) le respect par le Secrétariat des obligations légales et autres exigences applicables en matière d'environnement. Le contractant auditera annuellement: − la mise en œuvre des recommandations des audits environnementaux internes et des

vérifications environnementales des années précédentes ; − la conformité règlementaire d'un échantillon représentatif des installations classées

couvertes par la règlementation environnementale applicable en Région de Bruxelles-Capitale, en s'assurant de couvrir tous les immeubles et tous les installations classées dans 3 ans ;

− un tiers des activités du Secrétariat ayant un impact environnemental significatif en s'assurant de couvrir toutes ces activités dans 3 ans ;

− un tiers du SME ; − un tiers du programme environnemental thématique du Secrétariat ; − les parties du SME qui doivent obligatoirement être revues conformément aux

exigences du Règlement EMAS. Le contractant fera en sorte de prévoir dans le cadre de l'audit annuel un audit documentaire et des audits de terrain dans les immeubles concernés. V.4. Rapport sur les constatations et conclusions de l'audit Le contractant préparera dans les 10 jours ouvrés après chaque audit annuel un projet du rapport d'audit selon l'Annexe III, Article 1, paragraphe 3 du Règlement EMAS, et l'enverra au Secrétariat pour remarques. Le rapport énumèrera les éléments de conformité, de non-conformité, les actions correctives à entreprendre ainsi qu'un état des demandes d'actions préventives visant à éviter de futures non-conformités. Le Secrétariat enverra ses remarques assemblées au contractant dans les 15 jours ouvrés. Le contractant enverra le rapport d'audit final dans les 10 jours ouvrés après la réception des commentaires du Secrétariat.


V.5. Consultance dans le domaine du management environnementale Le contrat couvre également des prestations de consultance, estimées à 60 h sur la durée du contrat. L'objectif de ces prestations de consultance est d'assurer le support spécifique dans la mise en œuvre et mise à jour du SME. Il peut s'agir (liste non exhaustive) des missions suivantes : - analyses des non-conformités et, le cas échéant, soutien au Secrétariat dans la

définition des corrections et des actions correctives ; - analyse d'écart en cas de nouvelles exigences du Règlement EMAS (par exemple

suivant une modification). Pour chaque mission de consultance, le contractant indiquera son acceptation de la mission dans 5 jours ouvrés après la réception de la demande du Secrétariat et, en cas affirmatif, fournira une offre dans les 10 jours ouvrés correspondant aux services demandés par le Secrétariat, comprenant : - la description des services proposés et des documents livrables ; - le planning de la mission ; - le nombre d'heures de travail prévu, ainsi que le coût calculé de la mission sur la base

des tarifs horaires contractuels. En cas d'accord, le Secrétariat transmettra au contractant un bon de commande spécifique pour chaque mission. Il est expressément exclu d'utiliser ces prestations pour pallier un déficit de prestations dans le cadre des missions forfaitaires. V.6. Planning des missions Le contrat-cadre comprend les missions suivantes :

Code Nature de prestations Mission Planning

F.1 forfaitaire Établissement du programme d'audit pour la durée du contrat selon Annexe III, paragraphe 1 du Règlement EMAS année 1

F.2 forfaitaire Audit environnemental interne selon l'Article 6, paragraphe 2 et l'Annexe III du Règlement EMAS

année 1 année 2 année 3

R.1 en régie Consultance dans le domaine du management environnemental

durée du contrat

Basé sur le premier enregistrement, la planification est la suivante :

Mission 2020 2021 2022 F.1 X F.2 X X X R.1 X

La vérification implique une réunion annuelle de planification qui aura lieu au moins 6 semaines avant le lancement de l'audit.


VI. ORGANISATION DE L'EXÉCUTION DU CONTRAT

VI.1. Cadre de l'exécution Le contractant s'assurera d'exécuter les activités, tâches et missions qui lui sont confiées en conformité avec les exigences: • de la politique environnementale du Secrétariat (reprise à l'annexe IV) ; • des procédures opérationnelles du SME et plus particulièrement des indicateurs de

performance utilisés dans le cadre de la gestion environnementale ; • de la règlementation environnementale applicable. Le contractant assurera de communiquer la politique environnementale ainsi que les exigences de la gestion environnementale à toutes les personnes qui travaillent pour lui ou pour son compte dans le cadre du présent contrat. VI.2. Dispositions générales Le coordinateur environnement, assisté par ses collaborateurs, interviendra comme interlocuteur primaire du contractant. L'avancement des travaux du contractant sera régulièrement évalué par le coordinateur environnement qui pourra : • évaluer le déroulement et la planification de l'exécution des missions ; • analyser les documents produits par le contractant ; • identifier les actions correctives à prendre pour remédier aux éventuelles difficultés

constatées. L'auditeur principal du contractant devra participer aux réunions avec le Secrétariat. Le contractant devra préparer les procès-verbaux de réunions, assurer le suivi des actions et envoyer tout document utile et nécessaire au Secrétariat. Les produits/livrables associés à chaque phase du projet sont évalués par le coordinateur environnement et ses collaborateurs. Le Secrétariat se réserve le droit de demander des corrections des produits/livrables préparés par le contractant qui ne répondent pas aux spécifications du cahier des charges ou au haut niveau de qualité requis pour l'exécution de ce marché. VI.3. Équipe des auditeurs VI.3.1. Composition et fonctionnement

Le contractant proposera une équipe d'au moins deux auditeurs, dont : - un auditeur principal qui assurera le rôle de chef de projet et qui sera l'interlocuteur

unique entre le contractant et le Secrétariat ; et - au moins un auditeur qui travaillera en support de l'auditeur principal.

Les profils des auditeurs proposés seront les suivants: Auditeur principal :

- l'auditeur principal doit pouvoir démontrer des qualifications d'auditeur (ISO 19001 ou équivalent plus ISO 14001 qui devra être impérativement attestée par une formation reconnue) ainsi qu'une expérience dans l'audit environnemental comprenant au minimum 3 audits environnementaux internes ou vérifications environnementales d'administrations publiques ou d'organisations privées conformément aux exigences du Règlement EMAS ;


- l'auditeur principal devra attester d'une expérience professionnelle minimale de 7 ans dans la définition, le développement et la mise en œuvre de politiques et mesures dans le domaine du développement durable et de la gestion environnementale. Auditeur :

- l'auditeur doit avoir déjà participé dans au moins 1 cycle complet d'audit environnemental interne EMAS ou ISO14001, et il doit démontrer des qualifications d'auditeur environnemental selon l'ISO 14001 qui devront impérativement être attestées par une formation reconnue ;

- l'auditeur doit attester d'une expérience minimale de 3 ans dans la définition, le développement et la mise en œuvre de politiques et mesures dans le domaine du développement durable et de la gestion environnementale. Équipe des auditeurs :

- un des auditeurs de l'équipe devra pouvoir démontrer une expérience effective d'évaluation de la conformité règlementaire dans le cadre de l'EMAS pour des organisations localisées en Région de Bruxelles-Capitale ;

- un des auditeurs proposés devra démontrer une expérience effective de vérification de la conformité règlementaire en matière d'environnement d'au moins deux organisations dans le secteur tertiaire en Région de Bruxelles-Capitale.

Le contractant proposera dans son offre technique le CV de chacun des membres de l'équipe d'auditeurs proposée et mentionnera clairement le rôle de chacun des membres, y compris celui du auditeur principal.

VI.3.2. Rôle de l'auditeur principal L'auditeur principal sera ainsi chargé(e): d'assurer la coordination des travaux et mettre en œuvre tous les moyens

nécessaires pour que la cohérence soit garantie entre les contenus des travaux exécutés dans le cadre de ce contrat ;

d'assurer et contrôler la qualité des services rendus ; de faire respecter les délais ; de proposer au Secrétariat les réponses et solutions du point de vue

organisationnel ou administratif et les mettre en œuvre après accord du Secrétariat ;

d'assurer le suivi des dossiers administratifs avec le Secrétariat (y compris factures et paiements) ;

de participer aux réunions avec le coordinateur environnement. Remarque importante Le Secrétariat exige une implication active de l'auditeur principal dans l'exécution de la mission.


VI.3.3. Changement d'un membre de l'équipe d'auditeurs Tout changement d'un membre de l'équipe d'auditeurs pendant l'exécution du contrat devra être préalablement soumis à l'approbation du Secrétariat, par le biais d'une demande motivée par écrit par le contractant. En vue de la continuité dans la bonne gestion du contrat cadre, le Secrétariat se réserve le droit de refuser toute tout personne proposée sans motivation, qu'il estime non compatible avec les tâches liées aux responsabilités ou qui ne répond pas au profil équivalent à celui de l'auditeur à remplacer. Le contractant sera à ce moment obligé de proposer un auditeur alternatif dans les deux semaines après notification par les services du Secrétariat du refus de la personne proposée.

VII. MODALITÉS PRATIQUES D'EXÉCUTION

VII.1. Accès aux bâtiments du Secrétariat (1) Le personnel du contractant recevra de carte d'accès journalier. Il est à noter que le

personnel du contractant ne recevra une carte d'accès que s'il dispose d'une carte d'identité valide. Le personnel est autorisé à circuler uniquement dans les zones où celui-ci doit effectuer ses prestations. La carte d'accès doit être portée visiblement.

(2) Le contractant doit respecter les mesures de sécurité en vigueur au sein du Secrétariat (voir annexe VI du (projet du) contrat) ainsi que les règles et consignes de prévention en vigueur au sein du Secrétariat (voir annexe VII du (projet du) contrat). Lors des prestations, il veillera de manière générale à la sécurité de son personnel présent sur le site du Secrétariat.

(3) Il est formellement interdit au personnel du contractant de fumer dans les locaux et les patios.

VII.2. Organisation des prestations Aux fins du présent contrat, «un jour ouvré» signifie une journée de travail de 8 heures pendant les horaires du cadre normal (du lundi au vendredi hors jours fériés nationaux en Belgique, à l'exception du 11 novembre).

(1) Tout audit devra comprendre au minimum 3,5 jours (1 jour = 8 heures) prestés sur site, les heures de déplacement et de voyage non inclus.

(2) L'auditeur principal conduira l'audit pendant au moins 30% de la période totale de l'audit par an.

(3) Un auditeur (autre que le principal) conduira l'audit pendant au moins 30% de la période totale de l'audit par an.

(4) L'auditeur principal sera présent et assistera à l'audit pendant au moins 50% de la période de l'audit par an.

(5) Toute vérification comprendra une réunion de démarrage au début, et une réunion de clôture à la fin de l'audit.

(6) Un calendrier actualisé des missions subséquentes sera défini avec le coordinateur environnement lors de la réunion de clôture.

VII.3. Livrables Le contractant soumettra les livrables suivants :

(1) Un procès-verbal de réunion suite à chaque réunion avec le Secrétariat.


(2) Un projet de rapport sur les résultats de l'audit à chacune des missions, à adresser au Secrétariat dans les 10 jours ouvrés suivant la fin de l'audit. Le projet de rapport comprendra au minimum tous les éléments requis par le Règlement EMAS, notamment mais pas exclusivement : - tous les points liés au travail effectué par l'équipe des auditeurs ; - une description de la conformité à l'ensemble des exigences du Règlement EMAS, et

notamment des éléments de preuve, constatations et conclusions ; - une comparaison des réalisations et des objectifs avec les déclarations

environnementales précédentes, l'évaluation des performances environnementales et l'évaluation de l'amélioration constante des performances environnementales du Secrétariat ;

- s'il y a lieu, les lacunes techniques de l'analyse environnementale, de la méthode d'audit, du SME ou tout autre processus pertinent.

(3) Le rapport final d'audit, dans les 10 jours ouvrés suivant la réception des remarques par le Secrétariat, signé par les auditeurs contribuant.

VII.4. Communication et langues de travail

(4) Le Secrétariat s'engage à fournir au contractant toute information qu'il juge nécessaire à la réalisation de ses tâches et au minimum les informations reprises à l'article 25 du Règlement EMAS.

(5) Le contractant devra s'assurer que tous les livrables et les éléments liés à l'exécution de ses missions soient complets et présentés selon un format approprié pour garantir un usage direct par le Secrétariat.

(6) Les livrables devront être transmis par le contractant sous un format électronique, final et non modifiable (par exemple : format *.pdf) et sous un format modifiable en fonction du type de fichier ou document (par exemple : *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.doc, *.docx).

(7) Les langues de travail seront le français et l'anglais. Le contractant est informé que les documents opérationnels du système de management environnemental sont rédigés majoritairement en français. Les supports et les documents de travail seront rédigés soit en français soit en anglais. Les procès-verbaux et les rapports d'audit seront établis en français ou en anglais, exclusivement sous format électronique.

(8) Le contractant devra répondre aux questions du Secrétariat pendant les jours ouvrés (e-mail ou téléphone). Les questions peuvent traiter des thèmes concernant les éléments repris dans le présent contrat. Le contractant fournira une réponse à toute question concernant l'applicabilité de la législation sur les activités du Secrétariat endéans les 2 jours ouvrés après réception (par e-mail).


VII.5. Délais de l'exécution des missions

Mission Action Délai Responsable

F.1 Programme d'audit 12 semaines après l'entrée en vigueur du contrat Contractant

F.2

Réunion kick-off 12 semaines après l'entrée en vigueur du contrat Secrétariat Réunion de planification 6 semaines avant l'audit Secrétariat Audit Contractant Projet de rapport de l'audit

10 jours ouvrés suivant le fin de l'audit Contractant

Remarques au projet du rapport d'audit

15 jours ouvrés suivant la réception du projet du rapport d'audit Secrétariat

Rapport final de l'audit 10 jours ouvrés suivant la réception des remarques du Secrétariat Contractant

R.1

Acceptation de la mission 5 jours ouvrés après la réception de la demande du Secrétariat Contractant

Soumission de l'offre 10 jours après l'acceptation de la mission Contractant Exécution de la mission Selon l'accord Contractant

VII.6. Honoraires des missions Les prestations pour chaque "mission" font l'objet d'un bon de commande (PO = Purchase Order) établi en vertu du contrat-cadre. Les honoraires de la mission sont calculés en fonction des dispositions de l'annexe III: "Offre financière". Les "missions" désignent les prestations ("Établissement du programme d'audit pour la durée du contrat selon Annexe III, paragraphe 1 du Règlement EMAS", "Audit environnementale interne selon l'Article 6, paragraphe 2 et l'Annexe III du Règlement EMAS"), auxquelles s'appliquent les prix forfaitaires définis dans le bordereau de l'offre financière (F.1, F.2) ; et la prestation ("Consultance dans le domaine du management environnementale"), à laquelle s'applique le tarif d'horaire défini dans le bordereau de l'offre financière (R.1). VII.7. Service Level Agreement Le contractant doit respecter le SLA (Service Level Agreement) détaillé ci-dessous. En cas de non-respect de ce SLA, le Secrétariat se réserve le droit d'appliquer les compensations forfaitaires spécifiées. Les compensations forfaitaires seront déduites du montant de la facture suivante par le biais d'une note de crédit émise par le contractant. A tout moment, le Secrétariat se réserve le droit d'émettre une note de débit au cas où le contractant ne produirait les notes de crédit attendues. L’application des compensations forfaitaires ne soustrait pas le soumissionnaire à ses obligations contractuelles:

Service Level Agreement Paramètres contrôlés Seuil d'admissibilité Compensations forfaitaires

Respect du planning établi en concertation avec le Secrétariat

Changements admis avec accord du Secrétariat et préavis de 2 semaines 50 € / jour ouvré de retard

Manque de réponse concernant l'acceptation d'une mission de consultance

Changements admis avec accord du Secrétariat 100 € / jour ouvré de retard


VIII. VARIANTES Les variantes ne sont pas acceptées.

UCA-19/070 Cahier des charges Partie administrative 13

PARTIE ADMINISTRATIVE

I. PARTICIPATION À LA PROCÉDURE D'APPEL D'OFFRES

La participation à la présente procédure d'appel d'offres est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques et morales relevant du champ d'application des traités et à toutes les personnes physiques et morales se trouvant dans un pays tiers qui a conclu avec l'Union européenne un accord particulier dans le domaine des marchés publics, dans les conditions prévues par cet accord. Dans le cas où l'accord multilatéral relatif aux marchés publics conclu dans le cadre de l'Organisation mondiale du commerce est applicable, la participation au présent appel d'offres est aussi ouverte aux ressortissants des États qui ont ratifié cet accord, dans les conditions prévues par celui-ci.

II. PREUVE EN MATIÈRE D'ACCÈS AUX PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS

1. Formulaire "Entité légale" et éléments de preuve a) Tous les soumissionnaires et les sous-traitants désignés doivent fournir un

formulaire "Entité légale" signé et accompagné des éléments de preuve correspondants afin d'établir leur capacité juridique et leur qualité. Ce formulaire est disponible à l'adresse suivante: http://www.consilium.europa.eu/fr/general-secretariat/public-procurement/

b) Les soumissionnaires doivent fournir les informations ci-après avec le formulaire "Entité légale": - pièces justificatives officielles (registre des sociétés, journal officiel,

immatriculation à la TVA, etc.); - pour les personnes morales, une copie lisible de l'avis de nomination des

personnes autorisées à représenter le soumissionnaire dans les relations avec les tiers et dans le cadre des procédures judiciaires, ou une copie de la publication de cette nomination si la législation applicable à l'entité légale concernée requiert une telle publication. La preuve de toute délégation de cette autorisation à un autre représentant non indiqué dans la nomination officielle doit être fournie;

- pour les personnes physiques, la preuve de leur statut d'indépendant

(documents justificatifs relatifs à leur couverture par la sécurité sociale et à leur assujettissement à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)) et, le cas échéant, une preuve de l'immatriculation à un registre professionnel ou commercial ou tout autre document officiel indiquant le numéro d'immatriculation.

2. Fiche d'identification financière et éléments de preuve

Le soumissionnaire (ou le point de contact unique désigné en cas d'offre conjointe) doit fournir une fiche d'identification financière et des pièces justificatives. Il y a lieu de ne présenter qu'un seul formulaire par offre (aucun formulaire n'est nécessaire pour les sous-contractants et les autres soumissionnaires de l'offre conjointe). Ce formulaire est disponible à l'adresse suivante: http://www.consilium.europa.eu/fr/general-secretariat/public-procurement/

http://www.consilium.europa.eu/fr/general-secretariat/public-procurement/

http://www.consilium.europa.eu/fr/general-secretariat/public-procurement/


3. Offres conjointes/groupements/consortia a) Les groupements/consortia de deux opérateurs économiques ou plus peuvent

présenter une offre conjointe. Les offres conjointes peuvent prévoir des sous-contractants venant s'ajouter aux soumissionnaires de l'offre conjointe.

b) Le groupement/consortium doit indiquer le nom de la société chef de file et le point de contact unique au cours de la procédure de passation de marchés.

c) Chaque membre du groupement/consortium doit fournir le formulaire "Entité légale" accompagné d'éléments de preuve (voir le point II. 1 ci-dessus) et la déclaration concernant les critères d'exclusion et de sélection (voir le point IV.1 c) et l'annexe I). Les critères d'exclusion seront appliqués à chaque membre du groupement/consortium à titre individuel. Les critères de sélection seront appliqués au groupement/consortium dans son ensemble. Les membres du groupement qui ne remplissent pas les critères de sélection à titre individuel doivent indiquer "NON" dans la case correspondante de la déclaration relative à l'exclusion/la sélection (voir le point IV.3.a) ci-dessous et l'annexe I).

d) En outre, chaque membre du groupement/consortium doit fournir un document: - autorisant la société chef de file à soumissionner et à signer un contrat au nom

du groupement/consortium et à établir des factures au nom de tous les membres; - précisant le rôle que chaque membre du groupe/consortium jouera dans

l’exécution du contrat et indiquant quelles ressources particulières seront mises à disposition pour l'exécution du marché par chacun des membres;

- indiquant expressément que les membres du groupement/consortium sont

solidairement responsables devant le pouvoir adjudicateur et s'engagent conjointement à exécuter le contrat si le marché leur est attribué.

e) Toute modification dans la composition du groupement/consortium au cours de la

procédure de passation de marchés peut conduire au rejet de l'offre correspondante. Toute modification dans la composition du groupement/consortium après la signature du contrat peut conduire à sa résiliation.

4. Sous-traitance a) Toute intention de sous-traiter une partie du marché doit être clairement indiquée

dans l'offre. Il convient que les soumissionnaires fournissent: - un document indiquant clairement l'identité, les rôles, les activités et les

responsabilités du (des) sous-traitant(s) et précisant le volume/la proportion des travaux que chaque sous-traitant devrait exécuter;

- une lettre d'intention de chaque sous-traitant indiquant qu'il s'engage sans

ambiguïté à collaborer avec le soumissionnaire si le marché est attribué à ce dernier, et précisant l'étendue des ressources qu'il mettra à la disposition du soumissionnaire pour l'exécution du contrat.


Les sous-contractants doivent fournir la déclaration concernant les critères d'exclusion et de sélection (voir le point IV.2.b) et le point IV.3.a) ii). Les critères d'exclusion seront appliqués à chaque sous-traitant à titre individuel. Les critères de sélection seront appliqués au soumissionnaire/sous-traitant(s) dans son ensemble. Les sous-traitants qui ne remplissent pas l'un quelconque des critères de sélection doivent indiquer "NON" dans la case correspondante de la déclaration relative à l'exclusion/la sélection (voir le point IV.3.a).

b) Si les documents précités ne sont pas fournis, le pouvoir adjudicateur considérera que le soumissionnaire n'a l'intention de sous-traiter aucune tâche.

III. PROTOCOLE SUR LES PRIVILÈGES ET IMMUNITÉS DE L'UNION EUROPÉENNE

Le protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne s'applique à la présente procédure de passation de marchés. Le pouvoir adjudicateur est exonéré des droits de douane, droits indirects et taxes à la vente, y compris de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en vertu des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne et de la législation pertinente des États membres.

IV. ÉVALUATION

1. Étapes de l'évaluation a) L'évaluation des offres sera fondée sur les informations fournies par les

soumissionnaires. En outre, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'utiliser toute autre information provenant de sources publiques ou spécialisées pour vérifier les critères d'exclusion et de sélection. Toutes les informations seront évaluées à la lumière des critères énoncés dans le cahier des charges.

b) Le pouvoir adjudicateur vérifiera que le formulaire "Entité légale" et la fiche d'identification financière ont été correctement remplis et que les éléments de preuve sont complets. Le cas échéant, les documents relatifs aux offres conjointes/sous-traitants seront aussi vérifiés.

c) Cette procédure d'évaluation comportera les étapes ci-après qui se dérouleront dans n'importe quel ordre: - critères d'exclusion: vérification de la déclaration signée indiquant que les

soumissionnaires ne se trouvent pas dans l'une des situations qui les excluraient de la participation à la procédure de passation de marchés (voir le point IV.2. ci-dessous);

- critères de sélection: vérification de la déclaration signée indiquant que les

soumissionnaires remplissent les critères de sélection obligatoires relatifs à la capacité financière et technique des soumissionnaires (voir le point IV.3. ci-dessous et l'annexe I);

- critères d'attribution:

= vérification que les offres sont conformes aux exigences minimales énoncées dans les spécifications techniques (voir l'annexe II);

= évaluation des offres sur la base des critères d'attribution (voir le point V

ci-dessous).


2. Critères d'exclusion

a) Tous les soumissionnaires sont tenus de fournir une déclaration sur l'honneur (voir l'annexe I), dûment signée et datée par un représentant autorisé du soumissionnaire, indiquant qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations donnant lieu à exclusion dont la liste figure à l'annexe I.

b) Une déclaration sur l'honneur doit également être fournie par tous les membres d'un groupement/consortium et tous les sous-traitants.

c) Le soumissionnaire retenu doit fournir les documents mentionnés comme pièces justificatives3 à l'annexe I avant la signature du contrat et dans un délai fixé par le pouvoir adjudicateur. Cette condition s'applique à tous les membres d'un groupement/consortium en cas d'offre conjointe et aux sous-traitants désignés aux capacités desquels il sera fait recours pour remplir les critères de sélection.

3. Critères de sélection a) Informations générales

i) Les soumissionnaires doivent être en mesure de prouver qu'ils remplissent

les conditions de capacité économique, financière et technique à fournir les services indiqués dans l'appel d'offres. En cas d'offres conjointes/de sous-traitants, les critères de sélection s'appliqueront au groupement/consortium dans son ensemble. La société chef de file est tenue de joindre à la déclaration relative aux critères d'exclusion/de sélection une ventilation par société du respect des critères de sélection. Ce document précisant, pour la ou les sociétés, les capacités financière, économique et technique dont le soumissionnaire doit faire preuve pour remplir les critères de sélection, doit être daté et signé par les représentants légaux de la ou des sociétés concernées. Le pouvoir adjudicateur procédera à une évaluation d'ensemble pour vérifier le respect des niveaux minimaux de capacités fixés dans les critères de sélection.

ii) Le soumissionnaire peut recourir aux capacités d'autres entités,

indépendamment de la nature juridique des liens qu'il entretient avec celles-ci.

iii) À tout moment de la procédure, le pouvoir adjudicateur peut demander que

lui soient fournis les éléments de preuve énumérés ci-dessous au point 3.b) pour établir le respect des critères de sélection. Les soumissionnaires doivent fournir ces éléments de preuve dans un délai de 14 jours calendrier suivant la demande du pouvoir adjudicateur.

iv) La présentation erronée, frauduleuse ou par négligence, de toute

information requise afin de vérifier le respect des critères de sélection constituera une faute professionnelle grave.

3 Les soumissionnaires peuvent trouver davantage d'informations concernant les documents

requis sur le site suivant : http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do

http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do


b) Conditions de participation

i) Capacité légale et réglementaire

Les soumissionnaires sont tenus de présenter, afin de démontrer leur capacité d'exercer l'activité professionnelle à exécuter le marché:

= Un certificat d'inscription au registre du commerce ou au registre de la profession ou une déclaration sous serment ou un certificat conformément aux conditions prévues dans l'État membre où ils sont établis ou tout autre document constitutif de la société.

ii) Capacité économique et financière

- Chiffre d'affaires annuel de minimum 20.000 euros pour les

prestations auxquelles se réfère le marché au cours des trois exercices précédents disponibles. accompagnée d'une copie des bilans financiers et des comptes de pertes et profits

Elément de preuve = Les soumissionnaires doit fournir une déclaration signée

relative au chiffre d'affaires correspondant domaine des études; des conseils et des audits en matière de gestion environnementale (par exemple ISO 14001, EMAS et le label bruxellois "Entreprise éco-dynamique") réalisé pendant les 3 derniers exercices précédents disponibles

- Pour les trois exercices précédents disponibles, le soumissionnaire

doit justifier un bénéfice avant impôts moyen positif.

Elément de preuve = Les soumissionnaires doit fournir une copie des bilans

financiers et des comptes de pertes et profits et /ou d'autres pièces justificatives pour les trois exercices précédents disponibles.

Si les bilans financiers et les comptes de pertes et profits font apparaître une perte moyenne sur les trois exercices précédents, les soumissionnaires doivent produire un document supplémentaire pour établir leur capacité économique et financière.


iii) Capacité technique et professionnelle

- Les soumissionnaires sont tenus de présenter, afin de démontrer leur capacité technique et professionnelle à exécuter le marché: Une proposition pour une équipe composée d'au moins deux

auditeurs, dont un auditeur principal qui assurera le rôle de chef de projet. A cette fin, le soumissionnaire présentera le CV de chacun des membres de l'équipe d'auditeurs proposée et détaillera clairement le rôle de chacun des membres.

Niveau spécifique minimal exigé:

Dans l' équipe proposée: - au moins un des auditeurs proposé devra fournir la

preuve d'une expérience de vérification de la conformité réglementaire dans le cadre de l'EMAS pour des organisations localisées en Région de Bruxelles-Capitale.

- au moins un des auditeurs proposé devra fournir la preuve d'une expérience de vérification de la conformité règlementaire en matière d'environnement d'au moins deux organisations dans le secteur tertiaire en Région de Bruxelles-Capitale.

- l'auditeur principal doit fournir la preuve de ses qualifications d'auditeur (ISO 19001 ou équivalent et ISO 14001 ou équivalent) ainsi qu'une expérience de 7 ans dans l'audit environnemental comprenant au minimum 3 audits environnementaux internes ou vérifications complètes d'administrations publiques et/ou organisations conformément au Règlement EMAS;

- l'(es) autre(s) membre(s) de l'équipe d'auditeurs doit(-vent) prouver une expérience de 3 ans dans le développement durable et de la gestion environnementale, il(s)/elle(s) doit(-vent) avoir déjà participé dans au moins un cycle complet de vérification et de validation EMAS, et il(s)/elle(s) doit(-vent) fournir la preuve de leur(s) qualifications d'auditeur environnemental selon l'ISO 14001 ou équivalent.

V. CRITÈRES D'ATTRIBUTION

1. Méthode d'attribution Le contrat sera attribué à l'offre la plus basse qui satisfait aux exigences minimales fixées dans les spécifications techniques.

2. Évaluation financière

Les soumissionnaires doivent présenter leur offre financière au moyen du formulaire figurant à l'annexe III. L'utilisation de ce formulaire est obligatoire. Le Secrétariat se réserve le droit d'écarter les offres pour lesquelles l'offre financière n'est pas complété correctement. Le soumissionnaire ne doit pas modifier ni le texte ni la structure ni les formules du formulaire original qui sert de base pour le remplissage de l'offre financière.


En cas de divergence entre les montants individuels et leur total calculé, les montant individuels prévaudront et serviront à définir le total de l'offre financière. Le prix qui sera pris en considération aux fins de l'évaluation de l'offre sera le total général obtenu au moyen du modèle de calcul de coût exposé à l'annexe III. Les fréquences et quantités du modèle de calcul ne constituent en aucune façon un engagement contractuel de la part du Secrétariat. Ce modèle de calcul de coût sera utilisé aux fins de comparaison des offres financières et ne constituera en aucune façon un engagement contractuel de la part du pouvoir adjudicateur. Les soumissionnaires ne peuvent pas modifier le formulaire à remplir de l'offre financière. Les prix doivent être exprimés en euros, hors TVA et autres taxes et frais. Les prix indiqués dans l'offre financier du soumissionnaire, ainsi que tout autre contenu de l'offre, constituent un engagement de sa part.


VI. LISTE DES ANNEXES

Les documents énumérés ci-dessous sont annexés au cahier des charges: Annexe I: Déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion et aux critères de

sélection Annexe II: Questionnaire à remplir: Démonstration de la conformité au cahier des

charges - Exigences minimales Annexe III: Formulaire à remplir: Offre financière Annexe IV: Politique environnementale du SGC


VII. CONTENU DE L'OFFRE

Informations administratives Référence au cahier des charges 1. Lettre d'accompagnement ............................................................. Invitation à soumissionner

2. Formulaire "Entité légale" et éléments de preuve .......................... Partie administrative: point II.1

3. Fiche d'identification financière

et éléments de preuve ................................................................... Partie administrative: point II.2

4. (le cas échéant) Documents exigés en cas d'offres conjointes/de groupements/de consortia et de sous-traitance.............................................................. Partie administrative: points II.3 & 4

Critères d'exclusion et de sélection

5. Déclaration signée par le représentant légal....................... Partie Évaluation, point IV.3/Annexe I Offre technique 6. Questionnaire rempli: Démonstration de la conformité

au cahier des charges - Exigences minimales ............................................................... Annexe II

Offre financière 7. Formulaire rempli: Prix et autres Évaluation et attribution: point IV.4

conditions financières ................................................................................................... Annexe III