CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES - Centre ... 6 sur 38 Centre Hospitalier – Avenue Pierre de Coubertin – 40 024 Mont-de-Marsan cedex Organisation des Services Techniques La GMAO

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Centre Hospitalier – Avenue Pierre de Coubertin – 40 024 Mont-de-Marsan cedex

CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES

« FOURNITURE, LIVRAISON, INSTALLATION,

FORMATION, MISE EN SERVICE ET MAINTENANCE D’UN PROGICIEL DE GESTION DE MAINTENANCE

ASSISTE PAR ORDINATEUR (GMAO) »

Consultation passée sous forme de procédure adaptée en application 27, 28, 40, 58 et 77du CMP

DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES : Mardi 24 septembre 2013 à 16H00

Le présent dossier de consultation comporte 38 pages. La consultation est enregistrée sous le n° 2013/ 05 5

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SOMMAIRE

1. OBJET DE LA CONSULTATION ................................................................................................................. 3 2. PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT ................................................................................................. 3 3. OBJECTIFS ET PÉRIMÈTRE DE LA CONSULTATION ................................................................................ 4

3.1 Allotissement ............................................................................................................................. 4 3.2 Contexte .................................................................................................................................... 5 3.2.1 La Direction des Services Techniques .................................................................................. 5 3.2.2 Le Service Propreté et Hygiène des locaux .......................................................................... 8 3.2.3 La Direction des Achats ......................................................................................................... 8 3.2.4 Le Service Informatique ......................................................................................................... 8 3.3 Les fonctionnalités attendues ................................................................................................... 8 3.3.1 Organisation ........................................................................................................................... 8 3.3.2 Généralités ............................................................................................................................. 9 3.3.3 La gestion des équipements .................................................................................................. 9 3.3.4 Gestion des garanties et des contrats de maintenance ...................................................... 13 3.3.5 Gestion des demandes effectuées par les services utilisateurs .......................................... 14 3.3.6 Gestion des interventions .................................................................................................... 16 3.3.7 Suivi des actions de maintenance ....................................................................................... 18 3.3.8 Exploitation des données et statistiques ............................................................................. 20 3.4 Confidentialité et sécurité ....................................................................................................... 21 3.5 Evolutivité ................................................................................................................................ 21 3.6 Maintenance ........................................................................................................................... 22 3.7 Formation ................................................................................................................................ 22 3.8 Documentation ........................................................................................................................ 23 3.9 Contraintes d’installations et limites de prestations ................................................................ 24

4. RECEPTION - GARANTIES ......................................................................................................................... 25 5. PRESENTATIONS DE LA SOLUTION ET VISITES ..................................................................................... 26 6. VARIANTES ................................................................................................................................................. 26 7. CALENDRIER DU MARCHE ........................................................................................................................ 26 8. INTERVENANT ............................................................................................................................................ 27 9. PRESENTATION DES OFFRES .................................................................................................................. 27 10. JUGEMENT DES OFFRES ........................................................................................................................ 27 11. PRESENTATION DE L’OFFRE DOCUMENTS REGLEMENTAIRES ET PIÈCES CONTRACTUELLES .. 28 12. CONDITION D’ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES ............................................................................. 30 13. DURÉE DU MARCHÉ ................................................................................................................................. 31 14. CONFIDENTIALITÉ ET SECRET PROFESSIONNEL ................................................................................ 31 15. MODALITES D'ETABLISSEMENT DES PRIX ............................................................................................ 31

15.1 Conditions générales ............................................................................................................ 31 15.2 Régime des prix (art 18 du CMP) ......................................................................................... 31 15.3 Clause de sauvegarde .......................................................................................................... 31 15.4 Prix promotionnels ................................................................................................................ 32

16. MODALITÉ DE FACTURATION ET DE PAIEMENT .................................................................................. 32 17. NOTIFICATION........................................................................................................................................... 32 18. RÉSILIATION ET EXCLUSION .................................................................................................................. 33 19. RÈGLEMENT DES LITIGES ...................................................................................................................... 33 20. COMPTABLE PUBLIC ASSIGNATAIRE .................................................................................................... 33 21. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES ............................................................................................. 33 22. DÉROGATIONS AU C.C.A.G – F.C.S ........................................................................................................ 34

ANNEXE 1 : Schéma de la composition et des interactions du système de GMAO souhaité - Description des modules .......................................................................... 35 ANNEXE 2 : Données informatiques du CH de Mont de Marsan ............................. 37 ANNEXE 3 : Questionnaires techniques................................................................... 38

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1. OBJET DE LA CONSULTATION Le présent CCP a pour objet la fourniture, l’installation, la mise en œuvre, la formation et la maintenance, d’un progiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour les Services Techniques du Centre Hospitalier de Mont de Marsan. Ce progiciel permettra d’automatiser les tâches de gestion du patrimoine, notamment :

� l’inventaire des matériels et des locaux, � la gestion des actions de maintenance et de contrôle, � la gestion des demandes d’intervention par l’Intranet du CH

Ce progiciel sera utilisé sur les quatre sites du Centre Hospitalier de Mont de Marsan. Actuellement, seule la cellule Biomédicale est équipée d’un progiciel de GMAO, appelé Gesbio utilisées pour le suivi des dispositifs médicaux. Le logiciel, objet du présent marché, remplacera les applications du progiciel GESBIO de la société Arol. De plus, il équipera aussi la cellule maintenance, la cellule sécurité et le service Propreté et Hygiène des Locaux, qui n’ont pas de GMAO à ce jour. Les caractéristiques techniques des matériels attendus sont précisées au chapitre 3 du présent document. La procédure utilisée est celle de la procédure adaptée en application des articles 27, 28, 40, 58 et 77 du code des marchés publics. Le marché s’exécutera au moyen de bons de commande en application de l’article 77 du Code des marchés publics. Conformément à l’article 35 II. 5° et 6° du Code de s marchés publics, le Centre Hospitalier de Mont de Marsan se garde la possibilité de passer des marchés complémentaires dans le cadre d’extension des prestations demandées au présent marché. Nomenclature (classification CPV) 48430000-1 Logiciel de gestion des stocks 72212430-2 Services de développement de logiciels de gestion des stocks

2. PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT Le centre hospitalier de Mont-de-Marsan est un établissement public de santé issu de la fusion au 1er janvier 2000 du centre hospitalier général et de l’établissement public spécialisé de psychiatrie. Son activité s’exerce sur quatre sites principaux :

• Site de LAYNÉ Activités de court séjour et le plateau technique • Site de SAINTE ANNE Activités de psychiatrie • Site de NOUVIELLE Activités de soins de suite et de réadaptation et de gériatrie • Site de LESBAZEILLES Activité de gériatrie

L’établissement dispose également de sites annexes liés à l’activité ambulatoire du pôle de psychiatrie.

Le centre hospitalier dispose d’une capacité de 1 195 lits et places. Il est constitué de 7 pôles d’activité clinique et d’un pôle administratif :

• Pôle de chirurgie

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• Pôle de médecine et de cancérologie • Pôle des prestations médicales • Pôle des spécialités médicales, de soins intensifs, de réanimation et urgences • Pôle pour la prise en charge de la mère et de l’enfant • Pôle de gériatrie et de médecine physique et de réadaptation • Pôle de psychiatrie • Pôle des prestations administratives, sociales, logistiques et techniques

Conformément à son statut d’établissement de recours, le Centre Hospitalier de MONT-DE-MARSAN propose une offre de soins spécialisée dans les grandes disciplines médicales et chirurgicales :

• Médecine interne, cardiologie, gastroentérologie, pneumologie, neurologie, pédiatrie, néphrologie, oncologie

• Chirurgie vasculaire artérielle, urologique, O.R.L, orthopédie et traumatologie, gynécologie.

L’établissement dispose d’une maternité de niveau 2 et d’un service de néonatalogie, doté de lits de soins intensifs. Un service d’accueil des urgences est implanté sur l’établissement, lequel est par ailleurs siège du SAMU des LANDES. Ce SAMU régule 3 SMUR :

• 1 positionné au Centre Hospitalier de DAX • 2 positionnés au Centre Hospitalier de MONT-DE-MARSAN

Au titre des prises en charge spécialisées, le Centre Hospitalier met en œuvre les activités suivantes :

• Le centre de coordination en cancérologie, • Une équipe mobile de soins palliatifs • Une consultation de prise en charge de la douleur chronique rebelle • Dans le domaine de la santé mentale :

o Un hébergement en hospitalisation complète adulte et adolescents o Un hébergement en hospitalisation partielle de jour et de nuit o Des structures de prises en charge alternatives à l’hospitalisation dans le domaine

Le plateau technique de l’établissement est composé : • D’un laboratoire effectuant les actes de biochimie, hématologie, bactériologie, virologie,

immunologie et parasitologie, • D’un laboratoire d’anatomopathologie, • D’un service d’imagerie médicale doté d’équipements de radiologie conventionnelle,

d’échographie et de doppler, d’un scanner, d’un appareil de deux I.R.M et prochainement d’un service de médecine nucléaire.

Les candidats trouveront de plus amples informations sur le site internet de l’hôpital : www.ch-mt-marsan.fr .

3. OBJECTIFS ET PÉRIMÈTRE DE LA CONSULTATION

3.1 Allotissement Le marché est décomposé en 1 lot :

Lot n°1 : progiciel de GMAO de type full web

Offre de base : acquisition d’un progiciel de GMAO destiné à gérer les secteurs Biomédical, maintenance du patrimoine, sécurité et Propreté et Hygiène des Locaux (PHL). Cette offre doit comprendre :

� la cession de droit d’usage par l’acquisition de licences pour les secteurs des services Techniques et par l’Interface Intranet pour les demandes d’intervention.

� La récupération des données de la GMAO Gesbio du CH et intégration dans la GMAO proposée par le candidat sans perte des liens existants entre les différentes données

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� L’intégration des inventaires de gestion du patrimoine, de la sécurité et de la PHL, actuellement sous fichier excel, dans la GMAO proposé par le candidat sans perte des liens existants entre les différentes données

� L’intégration de l’inventaire et l’arborescence des locaux � L’intégration de l’ensemble des données nécessaires à l’exploitation de la base

Options de l’offre de base:

Les options

[Option 1 -1] : Licences supplémentaires pour d’autres secteurs des Services Techniques ou d’autres services de l’établissement et/ou upgrade vers une licence site. [Option 1-2] : Connexion bidirectionnelle de la GMAO au module informatique de suivi des opérations de maintenances des installations thermiques de l’exploitant chauffage/climatisation du CH réalisées dans le cadre du contrat d’exploitation de chauffage/climatisation (Dalkia actuellement). [Option 1-3] : Interfaçage avec le logiciel Magh 2 permettant notamment le suivi des commandes et maintenance corrective et évolutive de cette interface [Option 1-4] : interfaçage avec la GTC « WIT » et supervision « TOPKAPI » du CH [Option 1-5] : Fourniture d’un scanner pour la numérisation des rapports Nombre : 1 pour l’ensemble de l’offre (atelier biomédical) [Option 1-6] : fourniture des matériels nécessaires à l’impression étiquettes. Le logiciel devra permettre l'édition d’étiquettes permettant d’identifier les équipements lors de sa mise en service ou en inventaire. Cette étiquette comportera obligatoirement le numéro d'inventaire et sera paramétrable. De plus ces étiquettes doivent résister aux produits de nettoyage / décontamination courants, présents dans les hôpitaux. Le candidat précisera, en outre, dans son offre, les consommables à acheter pour ce matériel, leur coût unitaire et pour chaque consommable s’il est captif ou non. Nombre : 4 pour l’ensemble de l’offre (ateliers de Layné, atelier Nouvielle, atelier Sainte Anne, service PHL) [Option 1-7] : Fourniture de douchettes code barre pour inventorier et réformer les matériels. Nombre : 4 pour l’ensemble de l’offre (ateliers de Layné, atelier Nouvielle, atelier Sainte Anne, service PHL) [Option 1-8] : La maintenance corrective et évolutive du progiciel reconductible annuellement sur une durée de 5 ans, à compter de la fin de la garantie. [Option 1-9] : Action de formation supplémentaire pour les utilisateurs : 1-9-1 : module référent 1-9-2 : module exploitant 1-9-3 : module demande d’intervention [Option 1-10] : Options libres, non expressément demandés au présent cahier des charges, mais utiles et aptes à satisfaire le besoin.

Le progiciel devra s’intégrer au réseau Ethernet / IP du Centre Hospitalier de Mont de Marsan. Le fournisseur pourra proposer des variantes à l’offre de base et/ou des options qu’il jugera utiles pour son offre (un descriptif sera alors joint à la proposition).

3.2 Contexte

3.2.1 La Direction des Services Techniques

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Organisation des Services Techniques La GMAO sera déployée dans l’ensemble des Services Techniques du Centre Hospitalier de Mont de Marsan. Les Services Techniques sont divisés de la manière suivante :

Actuellement, seule la cellule Biomédicale est équipée d’une GMAO. Les autres cellules suivent l’inventaire du matériel sur des fichiers au format Excel. La cellule Biomédicale La cellule Biomédicale du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée dans le site de Layné, au sein des Services Techniques. Elle est composée de deux ateliers :

� L’atelier biomédical. � L’atelier courants faibles.

L’ingénieur biomédical encadre ces deux ateliers. Chaque atelier est composé de :

Cellule biomedicale

Atelier Biomédical Atelier Courants Faibles

1 responsable d’atelier 1 responsable d’atelier

6 techniciens biomédicaux 2 techniciens courants faibles

La cellule Biomédicale a fait l’acquisition en 1998 d’un progiciel de GMAO appelé Gesbio, conçu et commercialisé par la société AROL. Cinq licences ont été achetées et distribuées. Pour diverses raisons et suite à la certification de l’établissement, le Centre Hospitalier de Mont de Marsan a envisagé le renouvellement de sa GMAO. Le nombre d’utilisateurs sur les fonctionnalités avancées sera de 11. La cellule Maintenance La cellule Maintenance du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée sur trois des sites qui composent l’établissement : Le site de Layné, le site de Sainte Anne et le site de Nouvielle. La cellule est composée de six ateliers :

Direction des services techniques

Cellule administrative

Cellule biomédicale

Cellule technique Cellule sécurité Cellule maintenance/ateliers

- Atelier biomédical - Atelier courants faibles

Bureau d’étude PC sécurité Atelier sécurité Atelier général Layné

Equipe jardins et salubrité Atelier Nouvielle-Lesbazeille Atelier St-Anne Atelier électrotechnique

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� Les trois ateliers de maintenance générale. Un situé à Layné, l’autre à Sainte Anne et le dernier à Nouvielle.

� L’atelier garage situé à Layné. L’atelier garage est chargé d’assurer la maintenance des véhicules.

� L’atelier Espaces Verts situé à Sainte Anne. L’atelier espaces verts assure la maintenance du matériel des espaces verts et les interventions sur les jardins du CH

� L’atelier Electrotechnique divisé entre la blanchisserie, localisée sur la commune de saint Pierre du Mont, et l’UCP, localisée sur le site Sainte Anne du CH.

L’ingénieur de maintenance encadre ces six ateliers. Le personnel qui utilisera la GMAO dans chaque atelier est précisé dans le tableau suivant : Atelier Maintenance générale Atelier

Garage Atelier Espaces Verts

Atelier Electrotechnique Blanchisserie + UCP At Layné At Ste Anne At Nouvielle

1 responsable

1 responsable 1 responsable 1 responsable 1 responsable 1 responsable

4 agents 2 agents 1 agent 1 agent 3 agents 4 agents La cellule Maintenance n’utilise pas de système de GMAO actuellement. Un inventaire de certains types de matériel à suivre par la GMAO a été crée en format Excel par chaque atelier. Chaque atelier fonctionnera de manière autonome. Chacun de ces 6 ateliers ne recevra que les demandes d’interventions concernant les locaux et les matériels qui le concernent. La GMAO dans les trois ateliers de maintenance aura le même paramétrage. Néanmoins chaque atelier gérera son propre matériel. Le nombre d’utilisateurs sur les fonctionnalités avancées sera de 8. Le nombre d’utilisateurs supplémentaires sur les fonctionnalités « traitement de la demande d’intervention » sera de 5. La cellule Sécurité La cellule Sécurité du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée sur le site principal de Layné. La cellule a la composition suivante : L’atelier principal au sein du bâtiment des Services Techniques sur le site Layné. Le PC de sécurité localisé au niveau du bâtiment des urgences sur le site Layné. Le responsable de sécurité encadre cette cellule. Les deux agents à l’atelier sécurité et l’agent au PC de sécurité seront les futurs utilisateurs de la GMAO. Le nombre d’utilisateurs sur les fonctionnalités avancées sera de 4. La cellule administrative La cellule administrative des services techniques est localisée au niveau du bâtiment des services techniques sur le site principal de Layné. La cellule a la composition suivante :

� 1 responsable de la cellule. � 2 agents comptabilité. � 2 agents secrétariat.

Le personnel de la cellule devra pouvoir utiliser le module de demandes d’intervention par Intranet. Une interface avec le logiciel MAGH-2 sera proposée en option pour la gestion du matériel acquis. Les agents de cette cellule auront accès à une interface permettant de recevoir des bons de demandes (prestations et/ou pièces détachées). Le nombre d’utilisateurs sur cette fonctionnalité sera de 2. La cellule Technique / Travaux

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La cellule Technique/Travaux du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est localisée au niveau du bâtiment des services techniques sur le site principal de Layné. La cellule a la composition suivante :

� 1 responsable de la cellule. � 1 responsable du bureau d ‘étude. � 3 agents bureau d’étude

Le personnel du service devra pouvoir utiliser le module de demandes d’intervention par Intranet. Cette cellule sera la seule à pouvoir modifier l’arborescence des locaux, ainsi que leur numérotation. Le nombre d’utilisateurs sur cette fonctionnalité sera de 2.

3.2.2 Le Service Propreté et Hygiène des locaux Ce service est inclus dans le service textile-PHL-Salubrité. Ce dernier comprend :

� 1 responsable du service � 1 responsable adjoint fonction PHL-salubrité � 1 responsable PHL externalisé qui gère la maintenance des matériels et le suivi des

prestations externalisées � 1 responsable chantier-produits et consommable qui gère les suivis de chantiers et les

produits d’entretien � 1 responsable salubrité qui gère les déchets et les DASRI � 1 responsable prestations hôtelières

Les services de soins ou administratifs pourront demandés des prestations au service PHL via le module utilisateurs. Par ailleurs, le module PHL permettra aux personnels réalisant la maintenance des matériels PHL de gérer leur inventaire, les actions de maintenance préventives et curatives notamment. Le nombre d’utilisateurs sur les fonctionnalités avancées sera de 5.

3.2.3 La Direction des Achats Le Service utilise actuellement le logiciel MAGH-2 pour la gestion. Une interface entre la GMAO et MAGH-2 devra être étudiée (en option). Cette option ne sera acquise que dans un second temps.

3.2.4 Le Service Informatique Le progiciel sera installé et géré dans les locaux du service informatique, situé au niveau du bâtiment administratif du site Layné.

3.3 Les fonctionnalités attendues

3.3.1 Organisation Le progiciel de GMAO sera composé de plusieurs modules, utilisés sur l’ensemble des sites. Ces modules pourront être utilisés par plusieurs utilisateurs simultanément et sans altération des temps de réponse. Le progiciel de GMAO sera constitué de 5 modules :

� un module utilisateurs � un module biomédical � un module maintenance bâtiment et installations techniques qui comprendra notamment 5

sous activités, à savoir : - la gestion de la maintenance générale du patrimoine - la gestion des véhicules - la gestion des espaces verts - la gestion des installations courants faibles - la gestion des installations électrotechniques

� un module sécurité � un module Hygiène et propreté des locaux

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Chacun aura sa propre interface adaptée parfaitement à l’activité dont il fait l’objet. Le droit d’accès aux modules seront fixés par le groupe projet du CH lors de l’installation. Les utilisateurs et fonctions de chaque modules sont détaillés en annexe. Il est également indispensable que le système proposé soit accessible depuis tous les postes de travail de l'établissement de façon à ce que tous les utilisateurs puissent accéder aux modules pour lesquels ils auront les droits. Le Centre Hospitalier de Mont de Marsan envisage également d'autoriser l'accès à cette GMAO aux sociétés extérieures ayant un contrat de maintenance avec le CH (voir option).

3.3.2 Généralités La nouvelle GMAO devra proposer une solution permettant :

� à l’ensemble des cellules des services techniques d’utiliser la GMAO sur tous les sites de l’établissement,

� et aux services de soins et autres usagers des services techniques de faire des demandes d’interventions techniques et de les suivre, ainsi que d’avoir accès à l’inventaire des équipements et son historique de maintenance

Le patrimoine est composé de locaux, et d’équipements / d’installations hétérogènes. Les fonctionnalités du progiciel attendues sont :

� gérer l’inventaire physique de l'ensemble des équipements biomédicaux, techniques, logistiques, ainsi que les locaux, bâtiments etc.

� gérer les consommables, des accessoires et des pièces détachées, � gérer les garanties et les contrats de maintenance, � gérer les demandes d’intervention internes et externes et leur traçabilité, � gérer les demandes d’interventions, d’accessoires et de consommables et pouvoir les

imprimer � gérer les plannings des intervenants internes et externes, � gérer les plannings de la maintenance préventive et des contrôles qualités, � gérer l’état d’avancement et le suivi du statut des demandes, � gérer ou retrouver la référence à une documentation technique et réglementaire, � permettre la réalisation de statistiques et l'optimisation des coûts de maintenance, � enregistrer et suivre les actions de matériovigilance, � suivre les formations des personnels utilisateurs et techniques, � permettre une analyse et gestion des risques, � permettre la saisie à la source des demandes d’interventions internes par les utilisateurs ou

responsables des équipements, � l’interfaçage aux différents logiciels intégrés de gestion de l’établissement ( voir option) � sélectionner et exporter des données vers des outils bureautiques. � Gérer les interventions de types « récurrentes » � faire des calculs d’amortissement comptables

3.3.3 La gestion des équipements La gestion de l’inventaire physique des équipements actifs Le logiciel doit permettre de gérer le patrimoine et l'ensemble des équipements du Centre Hospitalier de Mont de Marsan: dispositifs et équipements médicaux, matériels de cuisine et blanchisserie, équipements non médicaux (lits, lave-vaisselles, autolaveuses, monobrosses,… …), mobiliers, véhicules, systèmes de sécurité … Le logiciel doit permettre d'enregistrer au moins les informations suivantes :

� un numéro d'inventaire généré automatiquement : ide ntifiant unique interne de l'équipement. La codification devra débuter par l’a nnée puis suivie par un nombre à 4 chiffres s’incrémentant au fur et à mesure

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� le numéro de nomenclature des types d’équipement CN EH version 2010 avec correspondance version 2000

� le libellé de nomenclature des types d’équipement C NEH version 2010 avec correspondance version 2000

� les références du fabricant (nom, coordonnées…) � la marque de l'équipement (saisie non libre, par un menu à partir d’une base de

données fournisseur) � le type d'équipement ou l'option ou la version logiciel � La classe de l'équipement pour les dispositifs médicaux � le modèle de l'équipement (saisie non libre, par un menu à partir d’une base de

données fournisseur) � le numéro de série de l'équipement � Les accessoires associés à l'équipement � le fournisseur de l'équipement (saisie non libre, p ar un menu à partir d’une base de

données fournisseur) � le numéro de commande de l'équipement � la date de commande de l'équipement

� le prix de commande de l'équipement � l'état (actif, réformé, alertes…) de l'équipement, en prêt, en location

� le type de maintenance et/ou contrôle de l'équipement obligatoire � la date de mise en service de l'équipement � la durée de garantie de l'équipement (date de début , date de fin de garantie) � la durée de vie de l'équipement � la date de réforme de l'équipement � la localisation géographique à plusieurs niveaux : (saisie non libre, par un menu)

� le site

� le pôle

� le département � le service et/ou l'Unité Fonctionnelle

� le local

� les informations en terme de risque (amiante, radioprotection, produits chimiques) � le service responsable de l'équipement (saisie non libre, par un menu) � Commentaires � Equipement sous contrat ou non � le type de contrat si l’équipement est sous contrat

� lien hypertexte avec la fiche contrat

� lien avec les informations relative au contrat si l’équipement est sous contrat � Champs disponibles pour saisir un numéro système par système pour équipements, etc…

En gras, les champs qui devront obligatoirement fig urer dans la future interface. Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical, sécurité, PHL ou maintenance), l’interface inventaire comportera des champs différents.

Le logiciel doit permettre de gérer les sous-ensembles d’un équipement principal ou la subdivision d’équipements en composantes indépendantes ainsi que la parenté entre équipements. Il doit également permettre l'affectation de familles ou de regroupements au moyen de nomenclatures propres. La gestion des équipements proposera les fonctions :

� création dans l’inventaire d’un nouvel équipement

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� recherche d’un équipement dans l’inventaire actif ou dans les équipements réformés. Les critères de recherches seront basés sur les champs de la fiche d’identité de l’équipement

Gestion des réformes des équipements Le logiciel doit permettre de gérer les réformes des équipements du Centre Hospitalier de Mont de Marsan : dispositifs et équipements médicaux, matériels de cuisine et blanchisserie, équipements non médicaux (lits, lave-vaisselles…), mobiliers, véhicules, systèmes de sécurité … Le logiciel doit permettre de sauvegarder au moins la fiche d’identité suivante pour chaque équipement réformé :

� un numéro d'inventaire � le numéro de nomenclature des types d’équipement CN EH version 2010 avec

correspondance version 2000

� le libellé de nomenclature des types d’équipement C NEH version 2010 avec correspondance version 2000

� les références du fabricant (nom, coordonnées…) � la marque de l'équipement � le type d'équipement ou l'option ou la version logiciel

� La classe de l'équipement pour les dispositif médicaux � le modèle de l'équipement � le numéro de série de l'équipement � Les accessoires associés à l'équipement � le fournisseur de l'équipement � le numéro de commande de l'équipement � la date de commande de l'équipement

� le prix de commande de l'équipement � l'état (actif, réformé, alertes…) de l'équipement, en prêt, en location

� le type de maintenance et/ou contrôle de l'équipement obligatoire � la date de mise en service de l'équipement � la durée de garantie de l'équipement (date de début , date de fin de garantie) � la durée de vie de l'équipement � la date de réforme de l'équipement � l’historique de la localisation géographique à plusieurs niveaux : le site

� le pôle

� le département

� le service et/ou l'Unité Fonctionnelle

� le local � les informations en terme de risque (amiante, radioprotection, produits chimiques)

� le dernier service responsable de l'équipement (sai sie non libre, par un menu) � l’historique des interventions � Commentaires

� Champs disponibles pour saisir un numéro système par système, etc… Les données relatives aux équipements réformés seront accessibles grâce à une fonction de recherche d’un équipement dans l’inventaire. La sauvegarde des équipements biomédicaux réformés devra durer à minima 5 ans. Ces données stockées ne devront pas ralentir l’accès à l’inventaire. Le candidat s’assurera de correctement dimensionner son système de gestion des données.

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En gras, les champs qui devront obligatoirement fig urer dans la future interface. Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical, sécurité, PHL ou maintenance), l’interface réforme comportera des champs différents. Gestion des stocks de pièces détachées et des acces soires La gestion du stock de pièces détachées et des accessoires doit pouvoir se faire directement avec le système proposé, et en lien avec une intervention curative ou préventive en cours.

Le logiciel permettra le suivi et la gestion des éléments suivants :

� Référence de l’article/ de la pièce � modèle de l’équipement auquel est rattaché l’article

� Fournisseurs (nom, coordonnées)

� Lieu de livraison / stockage � Quantité en stock � Quantité minimum (ou seuil de sécurité) � Quantité en commande � Coût unitaire (le fournisseur précisera s’il est possible d’établir un lien avec un catalogue/

document numérique) � Alertes lorsque la quantité minimale (ou le seuil de sécurité) est atteinte

� Conditionnement des pièces détachées

� Commentaires

En gras, les champs qui devront obligatoirement fig urer dans la future interface. Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical, sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « gestion des pièces/ accessoires » comportera des

champs différents.

Le logiciel devra :

� Permettre de faire des recherches sur les éléments avec les champs mentionnés ci-dessus � De gérer les flux d’entrée/sorties des pièces

� Avoir un système d’alertes sur les stocks minimal

� Offrir la possibilité de contacter à partir d’une liste déroulante les différents fournisseurs.

� Permettre de réaliser un historique des pièces commandées. � Permettre de réaliser un historique de la consommation des pièces détachées en intervention

Interface avec le module de Gestion Economique et F inancière. (OPTION) Le logiciel devra permettre de récupérer des données enregistrées par les services économiques lors de la mise en inventaire comptable et inversement. La gestion des commandes et des stocks de produits et fournitures du CH est assurée à partir du logiciel Magh2. Il serait fortement souhaitable que le système proposé puisse s'interfacer avec les 4 modules exploitants de façon à récupérer au moins les principales informations concernant la gestion des produits: � Identifiant du produit

� Catégorie de produits � Numéro de produit � Libellé du produit � Référence magasin � Référence comptable du produit

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� Liquidation facture liée à un numéro d’intervention � Prix unitaire moyen pondéré � Prix unitaire dernière facture. � Reliquat des dernières factures (référence, cout, etc.…) Le fournisseur précisera clairement la solution technique proposée et fournira tous les éléments financiers. Le candidat ne pourra pas exiger des prestations supplémentaires non prévues clairement dans l’offre et nécessaire au bon fonctionnement de l’interface magh2-GMAO.

Gestion documentaire

Le logiciel doit permettre la gestion des documents liés aux équipements :

� Gestion informatisée des documentations liées aux équipements,

� Archivage des supports informatiques (Disquette, CD….)

� Localisation et organisation des documents papiers.

� Description du type de documentation (manuel d’utilisation, documentation technique, rapport d’intervention, procédures, modes opératoires, réglementation) rattachée à l’installation

concernée

� Les photographies et différents éclatés des équipements rattachées à l’installation concernée

� Procédures spécifiques, modes opératoires

� Réglementation applicable

Les documentations seront consultables rapidement et aisément depuis la fiche inventaire et/ou

d’intervention grâce par exemple à un lien hypertexte.

Le système proposé doit permettre des recherches multi critères comme le lien avec la documentation fournisseur et/ou fabricant et par type de matériel.

3.3.4 Gestion des garanties et des contrats de main tenance

Gestion des garanties

Le logiciel devra permettre d'enregistrer tous les éléments liés à la garantie de l'équipement comme les dates de début et de fin de garantie, le contenu et les conditions de garantie propres à chaque

équipement…

Gestion des contrats de maintenance

Le logiciel proposé permet le suivi des divers contrats :

� maintenance préventive,

� maintenance corrective,

� contrôles de performances (contrôle qualité)

� contrôles règlementaires

Les coordonnées des différents intervenants extérieurs des sociétés doivent être consultables rapidement.

Le logiciel doit permettre le suivi des contrats avec la possibilité de remontée des alertes de fin de

contrat/ marché. La gestion des contrats doit permettre d’assurer un suivi des échéances ainsi que de

contrôler les indicateurs techniques et financiers liés à leur exécution.

Le logiciel doit permettre de gérer au moins les informations suivantes :

� Numéro de contrat

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� Libellé du contrat � Type de contrat : � maintenance sur site, � maintenance en atelier, � déplacement inclus, � main d'œuvre incluse � pièces comprises � Durée du contrat : � Date de début du contrat � Date de fin de contrat � contrats pluriannuels. � Date de reconduction. � Mode de reconduction � Délai de résiliation � indicateur d’alerte permettant d’anticiper les éché ances de renouvellement du contrat

(date, nombre de jours…) � Titulaire du contrat � Nom de la société � Coordonnées de la société � Nom et coordonnées de l’intervenant et/ou des éventuels sous-traitants � liaison avec un contrat précédent (archivage des n° de contrat précèdent) � Type de prestation (Tous Risques, Maintenance Préventive, Contrôle Qualité…) � Montant du contrat � Montant des remises (main d'œuvre et déplacement) � Echéances de paiement � Contrat indépendamment de l’équipement, certains équipements peuvent faire l’objet d’un

contrat commun (automates de laboratoires, micro-ordinateurs…). � Equipements concernés : � Numéro d'inventaire de l'équipement � descriptif des actions prévues � périodicité de ces actions � délais d’intervention contractuel � délais de correction de la panne contractuel s’il y a lieu � indicateur d’alerte permettant d’anticiper les échéances d'interventions � Commentaires

En gras, les champs qui devront obligatoirement fig urer dans la future interface. Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical,

sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « contrat » comportera des champs différents.

3.3.5 Gestion des demandes effectuées par les servi ces utilisateurs

Les services de soins et administratifs du Centre Hospitalier de Mont de Marsan souhaitent effectuer

les demandes d’intervention courantes (non planifiées) ainsi que les commandes d'accessoires

directement à partir d’un module de demandes d’intervention par Intranet. Ils doivent également

pouvoir suivre l'état d’avancement de la demande à partir d'un poste de travail informatique connecté

au réseau interne du CH.

Le candidat précisera très clairement le mode de gestion des licences. Le nombre d’utilisateurs

potentiels à titre indicatif sera de 110 environ.

Le logiciel devra permettre :

� d’adresser via le réseau informatique une demande d’intervention ou d’accessoires auprès du service concerné (ateliers des Services Techniques ou au Service PHL selon l’objet de la

demande)

� de prioriser les demandes,

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� de suivre l’état et l’avancement des demandes,

� d’avoir accès aux demandes archivées,

� d’interroger les Services Techniques

� de diriger la demande vers l’interlocuteur du domaine.

Les interventions suivent le schéma suivant :

� émission de la demande par le service demandeur, � réception de la demande par l’atelier concerné qui la prend en compte (état de la demande

passe alors de « demande émise non prise en compte» à « demande émise prise en compte»)

� traitement de la demande et programmation de l’intervention (Détermination du type d'intervention (interne, externe…), de la date et heure prévisionnelle d’intervention, etc.…)

� Suivi de l'intervention par le référent technique et enrichissement des données relatives aux actions réalisées et des informations financières (état de la demande passe alors de « demande émise prise en compte» à « demande en cours de traitement »)

� Clôture de la demande d'intervention, (état de la demande passe alors de « demande en cours de traitement » à « demande clôturée définitive» ou à « demande clôturée non définitive» puis « demande clôturée définitive»)

Les demandes d’intervention

• Identification du demandeur � La date et l'heure de la demande (automatique) � L’identité du déclarant (automatique avec le LOGIN) � L'identification du service demandeur (automatique avec le LOGIN)

� Le nom du déclarant (automatique avec le LOGIN ou à rentrer manuellement) � Le numéro à rappeler : téléphone, fax, mail, bip…(automatique avec le LOGIN ou à

rentrer manuellement)

• Identification de l'appareil (avec possibilité de recherche simplifiée avec le n° du local ou le

numéro inventaire concernant le patrimoine du service) � Identification de l'équipement par le numéro d'inve ntaire ou le numéro de série , identification du local par le n° du local � Désignation du matériel (automatique avec le n° d’ inventaire)

� Type (automatique avec le n° d’inventaire) � Localisation de l'équipement (automatique avec le n° d’inventaire ou du local)

� Le site

� Le service

� L’UF

• Identification de la panne

� défaut constaté et description de la panne � type d'intervention souhaitée : sur place, à prendre sur place, retourné à l’atelier… � critère d’urgence : oui / non (liste déroulante/Choix à cocher) � Délai de l’intervention souhaitée

� Localisation de l’équipement : déposé à l’atelier, à prendre sur place, intervention sur

place. (liste déroulante/Choix à cocher) � Commentaires

En gras, les champs qui devront obligatoirement fig urer dans la future interface.

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Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical,

sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « demande d’intervention » comportera des champs

différents.

Les commandes d'accessoires

La demande d’accessoires doit comprendre :

• Identification du demandeur o La date (automatique)

o Le site (automatique avec le LOGIN) o Le pôle (automatique avec le LOGIN)

o Le service (automatique avec le LOGIN)

o L’UF (automatique avec le LOGIN) o L’identité du déclarant (automatique avec le LOGIN)

o Le nom du déclarant (automatique avec le LOGIN)

• Désignation de la commande � Désignation de l’accessoire � Marque (liste déroulante/Choix à cocher et entrée nouvelle) � Type (liste déroulante/Choix à cocher et entrée nouvelle) � Référence de l’accessoire (liste déroulante/Choix à cocher et entrée nouvelle) � Prix généré automatiquement lorsque le coût de l’accessoire est enregistré dans la

base de données � Quantité � Raison de la commande (renouvellement, stock…) � Délai de livraison souhaitée � Appareil auquel se rattache l’accessoire (liste déroulante des numéros

d’inventaire) En gras, les champs qui devront obligatoirement fig urer dans la future interface. Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical,

sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « commande accessoires » comportera des champs différents.

Autres fonctionnalités attendues pour les services utilisateurs Outre la demande et le suivi des interventions, le service utilisateur aura l’accès à la consultation de son inventaire, à l’historique des interventions et à l’historique des commandes d’accessoires de son service. Par ailleurs, le candidat précisera s’il est possible de restreindre et paramétrer les accès aux informations et comment il met cela en œuvre cette restriction.

3.3.6 Gestion des interventions

Il s’agit de prendre en compte, suivre techniquement et financièrement l’ensemble des interventions relatives aux équipements/ installations/ infrastructures techniques par les ateliers des services

techniques ou du service PHL.

Le logiciel permet de prendre en compte ou de connaître : • Les Informations reçues depuis la demande d’intervention

� la référence du matériel/ installations/ local conc erné et du sous-ensemble éventuel. (automatique)

� l’identification du service du demandeur . (automatique) � l’identification et nom du déclarant . (automatique)

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� le type de la demande : dépôt atelier, à prendre sur place, intervention sur place…(liste déroulante/Choix à cocher)

� la date et heure de la demande. (automatique) � la localisation du matériel (UF, situation géographique, atelier). (automatique) � description de la panne .

• Les informations remplies par les ateliers � le référent technique interne chargé du dossier . (liste déroulante) � indisponibilité du matériel. � identification de l’intervention selon une nomenclature à établir. � nature de l’intervention . � le degré d’urgence : dépannage, préventif, sécurité, autres… …(liste déroulante/Choix à

cocher) � description de la panne et du diagnostic � équipement sous garantie ou non . (automatique avec la durée rentrée dans la fiche

d’inventaire) � date et heure de début de l’intervention � date et heure de fin de l’intervention � identification du ou des intervenants � référence de la commande s’il y a lieu � description de la commande s’il y a lieu � remise à disposition : définitive, provisoire… � prêt d’équipement. � désignation de l’équipement prêté. � Total des heures d’interventions effectives � Commentaires � envoie d’un mail automatiquement lors de la clôture de l’intervention (automatique)

En gras, les champs qui devront obligatoirement fig urer dans la future interface. Le CH pourra ajouter ou retirer des champs selon son besoin. Selon le module exploitant (biomédical, sécurité, PHL ou maintenance), l’interface « gestion intervention » comportera des champs différents

Les interventions et demandes d’intervention auront des statuts suivant l’état d’avancement de la prise en charge, par exemple : lancée non pris en charge ; en cours ; clôturée non définitif, clôturée définitif. Les interventions internes En fin d’intervention interne, le logiciel permet de saisir un bilan des interventions avec :

� la référence du matériel/ installations/ local concerné et du sous-ensemble éventuel. (automatique)

� l’atelier ayant traité l’intervention (automatique avec le LOGIN) � le référent technique interne chargé du dossier.. (liste déroulante) � le transfert d’un atelier à un autre, ou la modification de la demande, � date et heure de la remise à l’UF, � date de réception des pièces, � coût des pièces détachées, � coût des consommables, � Total des heures d’interventions effectives � coût de la main d’œuvre, calculé automatiquement en fonction du nombre d’heures de travail

effectif � frais fixes, � coût d’immobilisation. calculé automatiquement en fonction du nombre d’heures

d’immobilisation � Commentaires

Le logiciel devra aussi permettre l’édition d’un rapport d’intervention.

Les interventions externes

En fin d’intervention externe, le logiciel permet de saisir un bilan des interventions avec :

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� la référence du fournisseur ou du sous-traitant éventuel. . (liste déroulante) � la date et heure de l’appel. � la référence de l’appelant. . (liste déroulante) � le référent technique interne chargé du dossier. . (liste déroulante) � la personne contactée chez le fournisseur. � la date et heure du début d’intervention. � la date et heure de fin d’intervention. � la durée sous contrat. � la durée hors contrat. � la remise à disposition : Date et heure � la saisie des éléments de facturation sous forme d’un montant global. � la saisie des éléments de facturation sous forme détaillée : déplacement, main d’œuvre,

pièces… � Total des heures d’interventions � Type de contrat � Ref contrat/marché � Lien hypertexte vers le rapport d’intervention numérique de l’intervenant externe � Commentaires


Le logiciel permet de détecter automatiquement les retards d’intervention par rapport au délai contractuel.

Les interventions planifiées

Le logiciel permet d’enregistrer au préalable les interventions planifiées :


� Périodicité, � durée prévue, � durée d’indisponibilité prévue, � Priorité, � nature (entretien, révision générale…), � atelier intervenant. � Sous contrat (oui/non) � Type de contrat si externe � Lien hypertexte vers la fiche contrat � date de la prochaine intervention si nécessaire, � identification du prestataire, � le référent technique interne chargé du dossier, � gestion des pièces nécessaires, � Garantie, (oui/non) � gestion automatique des interventions,


Le logiciel permet de détecter automatiquement les retards de livraison ou d’intervention.

3.3.7 Suivi des actions de maintenance A chaque étape de l’intervention, il faut que l’action soit identifiable, il faut 4 groupes de statuts :

- demande émise non prise en compte - demande émise prise en compte

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- demande en cours de traitement - demande clôturée non définitive - demande clôturée définitive

Planification et suivi des actions de contrôle et d e maintenance préventive

Cette fonctionnalité concerne les interventions internes, externes et/ou mixtes pour la maintenance préventive et les contrôles qualité.

Pour chaque équipement ou local, il pourra être défini une politique de maintenance et/ ou de

contrôle :

� Pôle � Site � Service � UF � Type d’équipements, installations ou locaux. (liste déroulante) � Marque appareil pour les équipement ou installations (liste déroulante) � N° série et/ou inventaire ou n° de local � classe de l’appareil (1, 2a, 2b, 3) pour le module biomédical � Type d’intervention (préventif, contrôle) � Intervention Interne ou Externe � Périodicité � Date prévisionnelle � mode d’intervention (bon de commande, contrats..) � si contrat, lien hypertexte avec la fiche contrat � Mode déclenchement (compteur, alarmes….) � Délai d’avertissement avant déclenchement � Type de pièces ou d’accessoires à prévoir

Il est important que le logiciel soit doté d’un sys tème de déclenchement des actions à réaliser et d’alertes permettant de prévenir l’atelier des s ervices techniques ou du service PHL concernés en cas de dépassement des dates d’interve ntions prévisionnelles .

Toutes ces informations devront être consultables par tous les services autorisés.

Enregistrement et suivi des différentes actions de maintenance

Cette fonctionnalité concerne aussi bien les interventions internes et externes dans le cadre de la maintenance préventive que de la maintenance corrective ou des contrôles qualité.

Quelque soit l'équipement ou le local, il doit être possible de créer des rapports d’intervention

consultables et imprimables via le réseau.

Chaque rapport d’intervention contiendra au minimum :

� Site � Service

� UF

� Marque appareil

� Type � N° série et/ou inventaire/ n° local

� Date d’intervention

� Type d’opération réalisée,

� Détail des actions

� Numéro de dossier (numéro de bon de commande de l’hôpital ou bond de demande généré)

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� Pièces changées

� Réglages effectués

� Durée de l’intervention

� Identité de l’intervenant (société, nom de l’intervenant interne ou externe…)

� Coût total (pièces+ main d’œuvre .. autre) � État de conformité

Les historiques des interventions doivent être accessibles par toute personne autorisée et cela à partir

de différents critères (date, marque, type, N° séri e…..)

Le système doit également permettre la saisie en masse de rapports d’intervention préventives, par exemple par groupe d’équipements (moniteurs de marque XXXX par exemple)

3.3.8 Exploitation des données et statistiques Cette fonctionnalité concerne :

� Recherches multicritères.

� Editions de tableaux de bord graphiques, export de ces tableaux sur excel

� Périodicité paramétrable.

� Bilan interne ou externe par équipement.

� Statistiques des interventions par équipements.

� Historique des maintenances : � par équipement.

� par service. � par marque. � par type d’équipement. � par modèle. � par fournisseur

� Historique des interventions:

� par UF. � par pôle. � par bâtiment. � par type d’équipement. � par marque dans chaque type… � export sur Excel. � Causes / remèdes

Indicateurs et tableaux de bords

� Recherche des historiques de panne par dispositif médical ou grande famille de dispositifs

médicaux � Évaluation des coûts de maintenance

� Évolution des coûts de maintenance

� Coût de maintenance par service

� Coût de maintenance par type de matériels � Taux d’indisponibilité des équipements/ installations/ infrastructures

� Indicateur d’activité globale et par poste

� Étude des coûts de maintenance en fonction de l’ancienneté des DM

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� Gestion des plans de réforme

� Evolution des coûts des contrats

� Temps moyens d’interventions

� Temps moyens de prise en charge d’une demande

� planning de maintenance préventive, interventions curatives, coût de maintenance par équipement

A l’installation, le fournisseur paramètrera les requêtes demandées par les responsables de cellules techniques et le responsable PHL. Il formera aussi les personnels référents du CH pour la création et le paramétrage des requêtes. Dans le cadre de sa prestation « maintenance corrective et évolutive du progiciel » incluse dans l’offre de base, le fournisseur assurera une prestation d’aide aux référents ayant reçu la formation pour paramétrer et créer des requêtes et devra à la demande du CH former si nécessaire de nouveaux référents. Par ailleurs, à la demande du CH, le fournisseur sera tenu de créer, paramétrer ou actualiser jusqu’à 10 requêtes par an. Le CH devra avoir un accès direct en lecture aux tables de la base de données, ainsi qu’un descriptif de celle-ci.

3.4 Confidentialité et sécurité En tout état de cause, la solution proposée doit:

� Permettre la gestion de comptes individuels. � Permettre la définition de catégories d’utilisateurs avec des rôles différents (ingénieur

biomédical, technicien biomédical, informaticien, médecin, secrétaire,…). � Garantir la confidentialité des informations. � Assurer la traçabilité de toutes les opérations effectuées par un utilisateur donné et des

modifications apportées aux données � Fournir un système de signature électronique indépendant du système de login, afin de

pouvoir valider certaines actions précise (permettant de ne pas abuser d’une session laissée ouverte)

� Assurer la procédure de sauvegarde des données Le candidat devra décrire le système de verrouillage des données gérant l’utilisation concomitante de celles-ci par plusieurs utilisateurs.

3.5 Evolutivité Le fournisseur doit préciser les garanties qu’il peut donner au CH de Mont De Marsan concernant les évolutions progiciels afin d’éviter sa désuétude. Le soumissionnaire doit indiquer :

� la politique de développement du produit, en indiquant en particulier le nombre de mises à jour annuelles prévues, et l’existence d’un club utilisateur.

� le nombre d’année minimum pendant lesquelles le modèle proposé restera fabriqué et offert commercialement.

� le nombre d’année minimum pendant lesquelles le modèle proposé restera maintenu et garanti de fonctionnement.

Le candidat précisera également les modalités financières d’acquisition de nouvelle fonction. Les mises à niveau logicielles serveur et client sont incluses dans la prestation de maintenance de l’offre de base (mises à jours mineures et majeures) : MINEURE : Modifications mineures de logiciels qui n'apportent pas de fonctionnalités complémentaires

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majeures (par exemple corrections de bogue) MAJEURE : Changements majeurs effectués sur des logiciels acquis lors de l'achat. Ils peuvent apporter des améliorations voire de nouvelles fonctions tout en restant dans le périmètre défini lors de l'achat

3.6 Maintenance Le fournisseur devra remplir le questionnaire concernant le Service Après Vente situé en annexe. La maintenance sera faite à travers du service informatique par utilisation de VNC via un tunnel VPN SSL. L’accès ne sera ouvert que sur demande auprès du service informatique et pour des durées limitées. Le fournisseur devra détailler dans son offre le matériel spécifique nécessaire à la réalisation des maintenances. Un ingénieur d'application se tiendra à la disposition du Centre Hospitalier durant toute la période de garantie. Il assurera les compléments de formation nécessaires sur site ainsi qu’une assistance téléphonique.

3.7 Formation Les formations et documentations suivants seront obligatoirement incluses à l’offre. Les formations comprendront obligatoirement tous les frais induits (formateurs, transports, hébergement, repas, ....). Il sera prévu des séances de formation avant le démarrage du système, à un mois du déploiement, à six mois et à un an. Le candidat retenu fournira un module de formation interne pour les nouveaux arrivants du CH. Le nombre d’utilisateurs étant très important, le candidat retenu fournira l’ensemble des supports pédagogiques, nécessaires à réaliser en interne des actions de formations dans les meilleurs conditions possibles. Les formations comprendront obligatoirement tous le s frais induits (formateurs, transports, hébergement, repas, ....).

3 types de formations seront délivrés par le fournisseur sur site : � Formation de référents GMAO � Formations des exploitants � Formations des référents utilisateurs

FORMATION REFERENTS Elles sont destinées aux personnels nommés référents GMAO du CH. Elles seront réalisées au CH et planifié au plus tôt avec les représentants du CH. Le fournisseur effectuera une formation. La formation aura lieu au CH. La formation référent permettra aux référents d’acquérir :

� Une maîtrise optimum du logiciel, de toutes les fonctions et matériels associés. � Une information sur les données d’inventaire récupérées de l’ancienne GMAO gesbio ou des

fichiers excel fournis par le CH � Une information sur les risques éventuels � Réaliser des requêtes � Ajouter ou supprimer des champs sur les interfaces � Maitriser les outils statistiques du logiciel, l’export et l’exploitation des données

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� Maitriser parfaitement le module utilisateur pour pouvoir former les personnels au module utilisateurs, conseiller, guider, et réaliser du déblocage de premier niveau.

Une mise à niveau sur site pour cette formation référents interviendra 2 mois après cette première formation, puis 6 mois après cette première formation, puis 12 mois après cette première formation. Dans le cadre de la prestation maintenance corrective et évolutive incluse dans l’offre de base, le fournisseur assistera et conseillera via une hotline les référents tout au long de la vie du produit. FORMATION EXPLOITANTS Elles sont destinées aux personnels exploitants, utilisateurs des modules exploitants. Elles seront réalisées au CH et planifié au plus tôt avec les représentants du CH. Le fournisseur effectuera une formation par module exploitants (soit 4 au total). Chaque formation pourra comporter plusieurs sessions selon le nombre de personnes à former et les informations à transmettre. Les formations sur les modules exploitants permettront aux personnels exploitants d’acquérir :

� Une maîtrise optimum du logiciel et matériels associés. � Une information sur les données d’inventaire récupérées de l’ancienne GMAO gesbio ou des

fichiers excel fournis par le CH � Une information sur les risques éventuels.

Une mise à niveau pour chaque formation module exploitant interviendra 2 mois après cette formation sur site. FORMATION UTILISATEURS Ces formations sont destinées aux personnels des services du CH qui utiliseront le module utilisateurs. Le fournisseur effectuera deux formations. Le nombre d’utilisateurs étant très important, le candidat retenu fournira l’ensemble des supports pédagogiques, nécessaires à réaliser en interne des actions de formations dans les meilleurs conditions possibles. Niveau de la formation : connaissance du module d’intervention, accès inventaire, accès historique interventions Lieu : sur tous les sites (Layné, Nouvielle, lesbazeilles, sainte Anne) du CH Les formations sur le module utilisateurs permettront aux personnels du CH d’acquérir :

� Une maîtrise optimum du logiciel et des fonctions auxquelles ils auront accès. � Une information sur les données d’inventaire récupérées et en place dans la GMAO

présentée � Une information sur les risques éventuels d’erreur

3.8 Documentation Les documentations de l’ensemble du logiciel seront remises à la livraison. Les dispositions de la loi n° 94-665 du 4 août 1994 et son décret d'application n° 95-240 du 3 mars 1995 sur l'emploi de la langue française, rendent obligatoire l'usage du français pour le marquage, l'affichage des messages destinés aux utilisateurs et la rédaction des documents d'accompagnement des matériels commercialisés en France. Les documentations utilisateurs seront rédigées en français conformément à la réglementation en vigueur.

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Les documentations techniques complètes seront fournies.

3.9 Contraintes d’installations et limites de prest ations La partie centralisée du logiciel (serveur) devra être installée par le titulaire du marché sous le contrôle du service informatique sur une machine virtuelle VMWare mise à disposition par le CH de Mont de Marsan (système d’exploitation de type Windows ou Linux libre de droit). Chaque candidat se devra de préciser les caractéristiques requises pour cette VM. Le logiciel devra utiliser une base de données relationnelle SQL Server ou ORACLE pour lesquelles le CH de Mont de Marsan dispose déjà de licences (accord-cadre UNIHA/AGIH ou licences processeur) Dans l’hypothèse où la solution proposée ne serait pas compatible avec ces pré-requis ou si les éléments ci-dessus n’étaient pas suffisant, le candidat se devra de présenter l’intégralité des fournitures nécessaires au titre de l’option n°2. Dans tous les cas, le stockage des éléments volumineux (manuels, copie des CD ROM etc.) devront être stockés sur les baies de stockage EMC² (CX4-120) du CH de Mont de Marsan. Un compte-rendu d’installation accompagné d’un manuel d’exploitation (procédures de sauvegardes & restauration des données et du logiciel) devra être fourni à l’issue de l’installation. Les postes de travail seront les PC actuels ou à venir du CH de Mont de Marsan (micro-ordinateur de type PC sous Windows XP Pro ou versions ultérieures, avec Internet Explorer 7 minimum). L’installation du logiciel sur les postes clients (pour d’éventuels modules non-web) sera réalisée par le service informatique du CH de Mont de Marsan après transfert de compétence par le titulaire. Les postes de saisie mobile qui pourraient être proposés devront pouvoir être utilisés avec le réseau WIFI de l’établissement. La connexion à celui-ci n’est possible que pour des postes et des utilisateurs (au sens login d’ouverture de session windows) référencés dans l’active directory du CH. Enfin la solution proposée doit pouvoir être utilisée en environnement Citrix Presentation Server Le fournisseur aura à sa charge la mise en forme et la reprise d’inventaire sous format excel des ateliers généraux, de la cellule sécurité et des fichiers dans lesquels figurent la numérotation des tous les locaux du CH. Concernant l’atelier biomédical et l’atelier courants faibles, le candidat devra récupérer et transférer dans la nouvelle GMAO les données du progiciel Gesbio en assurant la retranscription parfaite dans le nouveau progiciel GMAO (inventaire et historique des interventions). De plus, il réalisera le transcodage des codes CNEH version 1992 à la version 2010. Le fournisseur devra effectuer l’ensemble des prest ations nécessaires au bon fonctionnement des matériels et du progiciel de l’offre. Le fourni sseur ne pourra pas exiger la prise en charge d'une prestation non prévue clairement dans l’offre nécessaire à la bonne réalisation de sa prestation. Le fournisseur pourra venir sur place afin d’évalue r le progiciel en fonctionnement et constater les éléments nécessaires pour la nouvelle installat ion.

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4. RECEPTION - GARANTIES

� Livraison des matériels La personne chargée du projet GMAO doit avoir été avertie de la date de livraison et de mise en service : le soumissionnaire doit obtenir l’accord pour cette date des services techniques et du service informatique. Le livreur devra impérativement se présenter sur le lieu fixé le jour de la livraison. - Contrôle de l’adéquation au bon de commande poste par poste, - Contrôle de l’identité du matériel et du numéro de série - Contrôle de l’estampille NF ou marquage CE. Ces contrôles seront réalisés par un représentant de l’établissement en présence du titulaire du marché.

� Installation des matériels Le fournisseur devra prévoir de mettre en œuvre les moyens mécaniques et/ou humains pour acheminer les matériels sur le lieu de mise en service. Il devra vérifier les moyens d’accès pour la livraison du matériel. Le fournisseur prendra toutes les précautions nécessaires afin de ne pas dégrader les locaux lors de la mise en place de l’équipement. Les emballages devront être enlevés par le fournisseur. Les matériels seront livrés avec les manuels d’utilisation et de maintenance et le certificat de marquage CE.

� Déploiement du logiciel sur l’ensemble du CH Le fournisseur déploiera son progiciel selon un plan fixé lors de la réunion de pré-installation à laquelle il a l’obligation d’assister.

� Contrôles et essais du fonctionnement Les contrôles et essais de bon fonctionnement du système seront effectués par le fournisseur. Le fournisseur devra préciser la liste des essais et contrôles qu'il envisage de réaliser. Les P.V. des essais devront être remis au Centre Hospitalier avant la mise en service.

� Réception

La réception est différente de la livraison ou de la réalisation des prestations.

La réception du progiciel aura lieu dès que celui-ci sera complètement fonctionnel et les utilisateurs

formés.

Elle sera conditionnée par : - la remise au Maître d'ouvrage de PV d'essais et contrôles - la remise au Maître d'ouvrage des documents exigés par la réglementation - la bonne réalisation de toutes les prestations.

La visite de réception sera planifiée et réalisée a vec le service informatique, les responsables des cellules techniques concernés ou un représentan t. A l’issue de cette dernière, sera remis le PV de Réception. Si des réserves apparaissent, il appartient au fournisseur de prendre toutes les mesures qu’il jugera utile pour les lever, tant en fourniture de matériel, qu’en prestations ou main d’œuvre. La garantie débutera lorsque la réception totale de l’installation sera déclarée.

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Pendant le délai de garantie (1 an minimum), le fournisseur conservera la responsabilité de son installation.

Un ingénieur d'application se tiendra à la disposition du Centre Hospitalier durant toute la période de garantie. Il assurera les compléments de formation nécessaires sur site ainsi qu’une assistance téléphonique.

5. PRESENTATIONS DE LA SOLUTION ET VISITES • Présentation

Chaque soumissionnaire présélectionné devra présenter son progiciel et l’architecture de son système sur le site du centre hospitalier par le biais d’un diaporama par exemple. Le centre hospitalier proposera la date.

• Démonstration-simulation

Chaque soumissionnaire présélectionné devra présenter son progiciel dans le cadre d’un « show room » qui durera 4 jours sur un ou les sites du centre hospitalier. Cette simulation du fonctionnement du progiciel sera accompagnée par la société. Cette simulation permettra aux futurs utilisateurs de tester le produit. Le centre hospitalier proposera la semaine de démonstration.

Par ailleurs, les candidats présélectionnés devront fournir un progiciel de test, qui sera installé au PC de Sécurité, à l’atelier Biomédical et à l’atelier Sainte Anne pendant 3 semaines environ.

• Visite

Le Centre Hospitalier se réserve le droit de choisir un site dans la liste de référence des installations présentées par le candidat. Le centre hospitalier proposera la date.

En cas de démonstration sur place, et/ou pendant la période d'essai, le matériel demeurera sous la responsabilité du fournisseur. Il conviendra d'une date avec les Services Techniques et avec les responsables du service concerné.

6. VARIANTES La possibilité de présenter des variantes est ouverte pour la présente consultation (Art. 50 du CMP). Les offres variantes feront l'objet d'une valorisation distincte de l’offre de base : par l’établissement d’un acte d’engagement et d’un bordereau de prix annexé, ainsi que d’une description générale, fonctionnelle et technique analogues, le cas échéant, à celles opérées pour l’offre de base.

7. CALENDRIER DU MARCHE Les premiers bons de commande pourront être passés dès le marché notifié à son titulaire. Le fournisseur devra préciser son planning détaillé d'installation et de mise en service du progiciel à compter de la date de commande.

1. Livraison sur place des matériels 2. Installation des matériels par le fournisseur 3. Installation du progiciel par le fournisseur 4. Paramétrage du progiciel avec les utilisateurs par le fournisseur 5. Essais et contrôles par le fournisseur 6. Formation des informaticiens par le fournisseur 7. Formation des référents par le fournisseur

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8. Formations des exploitants par le fournisseur 9. Formations des utilisateurs des services pilotes par le fournisseur 10. Déploiement dans les services pilotes eu au sein des services techniques et du service PHL

par le fournisseur 11. Réunion et corrections avec les référents et le fournisseur 12. Réunion et corrections avec les exploitants et le fournisseur 13. Réunion et corrections avec les utilisateurs des services pilotes et le fournisseur 14. Formations des utilisateurs des services du CH restants par les référents 15. Déploiement dans les services restants du CH par le fournisseur 16. Réception

Ce planning de mise en service sera établi lors de la réunion de pré-installation à laquelle le fournisseur devra obligatoirement être présent. En tout état de cause, la mise en service du progiciel devra intervenir au plus tard 8 semaines après la commande.

8. INTERVENANT La société s’engage à affecter à l’installation du progiciel faisant l’objet du présent marché des intervenants qualifiés, disposant d’une expérience sur les matériels.

9. PRESENTATION DES OFFRES Le fournisseur devra joindre, pour le logiciel, un dossier technique rédigé en français comprenant :

1. Une documentation technique 2. Une documentation commerciale 3. Les fiches annexes au présent CCP dûment complétées, 4. Fiches techniques précisant les caractéristiques techniques du logiciel, 5. Fiche de renseignements sur la formation, 6. Fiche de renseignements sur le service après vente. 7. La liste des références en milieu hospitalier en précisant pour chacune quelles fonctionnalités

sont mises en œuvre et l’année de mise en service. 8. L’architecture du progiciel et l’arborescence des interfaces 9. Des exemples d’interfaces utilisateurs, d’inventaire et de gestion des interventions

Ce dossier technique est considéré comme un documen t contractuel. Le progiciel devra obligatoirement être conforme aux recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) . Les candidats devront s’engager formellement sur le suivi des contraintes réglementaires dans le cadre de la maintenance proposée.

10. JUGEMENT DES OFFRES La date limite de réception des offres est fixée au Mardi 24 septembre 2013 à 16H00 . Le jugement des offres se déroulera en deux temps : 1. Pré-sélection des candidats Trois candidatures seront retenues pour l’analyse finale sur la base des critères d’attribution pondérés suivants :

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Références hospitalières en France 60% Dossier technique informatique 40%

Les offres non conformes à l’objet du marché seront éliminées. 2. Analyse finale La Commission Technique choisira l'offre économiquement la plus avantageuse conformément aux critères d'attribution pondérés suivants, parmi les 3 candidatures sélectionnées :

Valeur technique et fonctionnelle (ergonomie, fonctionnalités, architecture informatique, …) 45%

Coût d’acquisition et d’exploitation 40% Structure et qualité des prestations SAV 15%

Les Candidats sont informés de la possibilité d’être appelés pour présenter et justifier de leur proposition. De même la Personne responsable des marchés pourra engager des négociations avec les candidats, y compris sur le prix de l’offre.

Dès qu'elle a fait son choix, la personne responsable du marché ou son représentant avise tous les autres soumissionnaires du rejet de leur offre.

Aucun candidat ne peut prétendre à des indemnités dans le cas où sa proposition ne serait pas retenue.

La personne responsable du marché ou son représentant pourra alors, en accord avec le candidat retenu, procéder à la notification du marché, après sa mise au point.

11. PRESENTATION DE L’OFFRE DOCUMENTS REGLEMENTAIRE S ET PIÈCES CONTRACTUELLES

Présentation des offres Les offres doivent être rédigées en langue française.

Période de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 180 jours à compter de la date fixée pour la remise des offres.

Contenu des offres : les documents réglementaires Les candidats joindront à leur offre l’ensemble des documents mentionnés aux articles 45 et 46 du Code des Marchés Publics. Les formulaires sont disponibles dans le cadre de la dématérialisation des marchés, sur notre site www.achat-hopital.com. Les formulaires DC1 et DC2 et DC 3 vous sont fourni s avec le cahier des charges. Leur utilisation est impérative. En cas de difficulté pour obtenir ces documents, le candidat pourra contacter le Secrétariat de la cellule des marchés de la Direction des services Achats, Logistique et Hôtellerie (tél : 05 58 05 21 13).

• Il est souhaitable de communiquer les certificats r églementaires de déclaration

sociale et fiscale lors de la remise des offres (en lieu et place des certificats sur l’honneur). Ceci permettrait de réduire les délais de mise en œuvre du marché et d’éviter l’application des dispositions prévues ci- après.

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Selon les modalités précisées dans l’article 46 du CMP et dans le cas où le titulaire provisoire n’aurait pas présenté les certificats réglementaires lors de la remise des offres, le Représentant Légal du Centre Hospitalier demande la production de ces certificats, dans un délai de cinq jours ouvrés (du lundi au vendredi) à dater du jour de la demande effectuée par le Centre Hospitalier, sous la forme suivante :

• Demande par télécopie comportant un récépissé � à retourner dûment complétée dès réception au numéro 05 58 05 21 29

• Transmission des certificats NOTI 2 (délivrés par les administrations et organismes

compétents) à l’adresse suivante :

Centre Hospitalier DIRECTION des services ACHATS, LOGISTIQUE et HOTELL ERIE

Service des Marchés Certificats

« FOURNITURE, LIVRAISON, INSTALLATION, FORMATION, M ISE EN SERVICE ET MAINTENANCE D’UN PROGICIEL DE GESTION DE MAINTENANC E ASSISTE PAR

ORDINATEUR(GMAO) » 40024 Mont de Marsan cedex

Dans l’hypothèse où la société ne pourrait fournir ces documents dans le délai fixé, l’offre serait exclue sans possibilité de régularisation et le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de s’adresser au fournisseur classé second de la liste, pour l’attribution du marché et ainsi de suite.

Contenu des offres : les pièces contractuelles • Un acte d’engagement (DC3 ou équivalent) daté et signé par le représentant qualifié de

l’entreprise et / ou son annexe, soit l’offre de prix, datée et signée. Les sociétés doivent impérativement compléter le do cument joint au dossier de consultation et compléter les zones indiquées.

• Le dossier technique des matériels • Le descriptif des prestations • La proposition de prix • La fiche fournisseur fournie avec le cahier des charges. Cette fiche sera datée et signée par le

représentant qualifié de l’entreprise habilité pour signer les marchés. • Un relevé d’identité bancaire original

Il doit correspondre au compte indiqué sur la partie B de l'acte d'engagement. Il est signalé que l'existence d'un compte ouvert dans un organisme établi en France simplifie les formalités de paiement.

Les bordereaux de prix ainsi que les questionnaires technique seront impérativement remis en deux exemplaires par le can didat selon les modalités suivantes :

1. Une version informatique établie sur le fichier Excel fourni par le Centre Hospitalier. Cette version informatique sera jointe à l’offre sur un support informatique au choix du candidat (disquette, CD ou clé USB). Les candidats sont priés de fournir ce bordereau so us un format exploitable, type Excel, mais en aucun cas sous un format verrou illé type PDF. 2. Une version papier, dûment datée et signée, sera d’autre part annexée par les candidats à leur(s) acte(s) d’engagement. E lle sera strictement identique à la version informatique fournie.

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�� La signature de l’acte d’engagement entraîne l’acc eptation de toutes les clauses du présent CCP dont l’exemplaire original conservé au sein de l’administration fait seul foi en cas de contestation.

12. CONDITION D’ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES

Les offres pourront être : Soit, remises par voie électronique dans le cadre de la dématérialisation des

marchés, sur notre site www.achat-hopital.com, à la condition de posséder une clef électronique et un certificat. Le dossier du candidat devra être composé de deux sous-dossiers dénommés respectivement CANDIDATURE et OFFRE. De plus, chacun des sous dossiers devra comprendre des fichiers correctement renseignés conformément aux documents demandés.

Copie de sauvegarde : Le candidat qui effectue une transmission électronique peut transmettre, sur support papier ou support physique électronique, une copie de sauvegarde. Celle-ci devra être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible « copie de sauvegarde ». Cette copie ne peut être ouverte que si la transmission électronique a échoué.

soit, envoyées par la poste en Recommandé avec Avis de Réception à l’adresse

ci-dessous : Centre Hospitalier DIRECTION DES ACHATS, DE LA LOGISTIQUE ET DE L’HÔTE LLERIE Service Marchés Publics 40024 MONT DE MARSAN CEDEX

soit, déposées contre récépissé à l’adresse ci-dessous :

Centre Hospitalier – Site de Sainte-Anne DIRECTION DES ACHATS, DE LA LOGISTIQUE ET DE L’HÔTE LLERIE Service Marchés – Bâtiment Administratif – RDC Avenue de Nonères 40024 MONT DE MARSAN CEDEX

�� Le candidat s’assurera que le prestataire qui ache minera son pli garantisse les délais de livraison avant la date et l’heure limites de remis e des offres, indiquées sur la page de garde du présent règlement. Identification du pli

Sur ce pli, seront inscrits, le nom du candidat (cachet de l’entreprise), l'adresse du Centre Hospitalier, ainsi que la mention :

Marché : « FOURNITURE, LIVRAISON, INSTALLATION, FORMATION, MIS E EN SERVICE

ET MAINTENANCE D’UN PROGICIEL DE GESTION DE MAINTEN ANCE ASSISTE PAR ORDINATEUR (GMAO) »

Procédure Adaptée : NE PAS OUVRIR

En application du décret n°2008-1334 du 17 décembre 2008, modifiant le code des marchés publics, une seule enveloppe contient les justifica tions réglementaires et l’offre soit :

• l’ensemble des pièces énumérées au chapitre 12 du présent document,

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• le cas échéant, le nom et les coordonnées de la personne à contacter pour l’obtention des certificats réglementaires,

• l’acte d’engagement et/ou son annexe, soit l’offre de prix, • l’ensemble des renseignements et pièces mentionnés dans le C.C.P.

Le pli qui serait remis sous enveloppe non cachetée ou dont l’avis de réception serait délivré après la date et l’heure limites fixées, ne sera pas retenu.

13. DURÉE DU MARCHÉ Le présent marché est passé pour une durée de un (1) an. L’exécution du marché débutera après la notification du marché au titulaire.

14. CONFIDENTIALITÉ ET SECRET PROFESSIONNEL Le titulaire est tenu de maintenir confidentielles les informations dont il a pu avoir connaissance avant la notification du marché et au cours de son exécution. Ces renseignements, documents ou objets ne peuvent être communiqués à des tiers qu’avec l’autorisation expresse du centre hospitalier de Mont-de-Marsan. Lorsque la réalisation de la prestation nécessite une intervention ou un déplacement dans des secteurs sensibles ou protégés, le titulaire doit se conformer aux dispositions particulières imposées par le centre hospitalier dans son fonctionnement. L'intervenant s'engage à porter, de façon apparente et lisible, le sigle de sa société ainsi que son nom, son prénom et sa qualité. En cas de violation par le titulaire des obligations mentionnées aux alinéas précédents, le centre hospitalier se réserve le droit de résilier le marché aux torts du titulaire sans que celui-ci puisse prétendre à indemnité.

15. MODALITES D'ETABLISSEMENT DES PRIX

15.1 Conditions générales

Les prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation.

15.2 Régime des prix (art 18 du CMP)

Dans le cadre du présent marché, le prix de référence est le prix unitaire net HT figurant sur l’acte d’engagement.

15.3 Clause de sauvegarde L’application de la clause d’ajustement ne peut entraîner une variation à la hausse des prix, pour chaque article, supérieure à 2%, sur une période de douze (12) mois. Toutefois, si le prix des fournitures est directement affecté par la fluctuation de cours mondiaux de matières premières ou de produits, le candidat pourra présenter une demande motivée (indice d’évolution des cours, composition du produit, formation des coûts) auprès du pouvoir adjudicateur de l’établissement.

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15.4 Prix promotionnels Les prix des produits figurant au marché peuvent évoluer à la baisse dans le cadre d’offres de prix promotionnelles mises en place par le titulaire. Le titulaire adresse le tarif promotionnel, par tout moyen permettant de donner une date certaine à l’établissement coordonnateur et aux établissements adhérents. Il donne toutes précisions utiles et notamment la durée de validité de la promotion et la désignation précise des produits concernés. Ces tarifs promotionnels se substituent alors automatiquement aux prix initialement prévus au bordereau de prix unitaires. A l’expiration de la période promotionnelle, les prix du marché indiqués en partie B de l’acte d’engagement sont ceux à nouveau en vigueur. La baisse de prix s’applique aux commandes émises pendant toute la durée de la promotion

16. MODALITÉ DE FACTURATION ET DE PAIEMENT Le mode de règlement choisi par l’administration est le virement après mandat administratif. Les paiements sont effectués après service fait sur présentation d’une facture en un original et deux copies. Le paiement sera effectué selon les règles de la comptabilité publique, en application des articles 86 à 100 du Code des Marchés Publics, et selon les dispositions prévues au C.C.A.G.- F.C.S.

Les factures afférentes au paiement, outre les mentions légales, comportent les indications suivantes :

- le nom, le numéro de Siret et l'adresse du créancier, - le numéro du compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement, - la date d’émission de la facture et de la commande, - le numéro et la date du marché et des avenants éventuels, - le libellé du marché, - le montant H.T. et T.T.C., - le taux et montant de la T.V.A.

Les factures seront expédiées à l’adresse suivante :

CENTRE HOSPITALIER DIRECTION DES SERVICES ACHATS, LOGISTIQUE ET HOTELLERIE

40 024 MONT-DE-MARSAN CEDEX

Le paiement sera effectué par le Trésorier Principal de Mont de Marsan dans un délai maximum de 50 jours à compter de la réception de la facture par le Centre Hospitalier. Le délai de paiement sera suspendu (date d’expédition du courrier) en cas de litige après envoi d’un courrier motivé au titulaire, en recommandé avec accusé de réception, jusqu’à la remise par le titulaire de la totalité des justifications qui lui ont été réclamées. Un nouveau délai s’ouvre à la remise par le titulaire de la totalité des justifications qui lui ont été réclamées : il est de 30 jours ou égal au solde restant à courir à la date de la suspension si ce solde est supérieur à 30 jours.

Le taux des intérêts moratoires est celui de l’intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de 2 points (taux publié au Journal Officiel de chaque année considérée).

17. NOTIFICATION Les candidats sont informés du résultat de la consultation dans le délai légal. Les candidats retenus recevront par courrier recommandé avec avis de réception une copie signée du marché à titre de

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notification (DC 3, NOTI5). L’exemplaire original sera conservé par le Centre Hospitalier de Mont-de-Marsan et fera seul foi en cas de contestation.

18. RÉSILIATION ET EXCLUSION Le marché pourra être résilié selon les modalités contenues au chapitre 8 du CCAG-TIC. La résiliation du marché pourra intervenir à la demande de la Direction du Centre Hospitalier de Mont de Marsan, après un préavis d'un mois , donné par lettre recommandée avec accusé de réception.

19. RÈGLEMENT DES LITIGES Avant tout recours contentieux, les deux parties conviennent de soumettre leurs différends ou leurs litiges au comité consultatif de règlement amiable des litiges pour avis (Article 127 Code des Marchés Publics).

CCIRA de Bordeaux 4b, esplanade Charles de Gaulle

33077 Bordeaux cedex Tél. : 05.56.90.65.30 Fax : 05.56.90.65.00

Toutes les difficultés, auxquelles pourrait donner lieu la passation ou l’exécution du marché, seront jugées administrativement par le Tribunal Administratif territorialement compétent, en l’occurrence :

Tribunal Administratif de Pau 50 cours Lyautey

BP43 64 010 PAU Cedex

Tél. : 05 59 84 94 14 Fax : 05 59 02 49 93 Les tribunaux français sont les seuls compétents pour régler les recours et les litiges qui pourraient opposer le Centre Hospitalier à des fournisseurs étrangers. En matière de référé précontractuel, la saisine du tribunal administratif suspendra la signature du marché ou du contrat et ce, jusqu'à la notification au pouvoir adjudicateur de la décision juridictionnelle (article L551-4 code de justice administrative). En matière de référé contractuel, le juge pourra suspendre l'exécution du marché pour la durée de l'instance, sauf s'il estime, en considération de l'ensemble des intérêts susceptibles d'être lésés et notamment de l'intérêt public, que les conséquences négatives de cette mesure pourraient l'emporter sur ses avantages (article L551-17 code de justice administrative). En matière de délai d'introduction des recours, l'article L551-1 du code de justice administrative s'applique.

20. COMPTABLE PUBLIC ASSIGNATAIRE Le Trésorier Principal et Receveur du Centre Hospitalier de Mont de Marsan est chargé du paiement des fournitures afférentes à cette consultation.

TRESORERIE DE MONT DE MARSAN DAGAS

12 Avenue Dagas BP 363 40012 Mont de Marsan Cedex

Tél : 05 58 06 61 98 Fax : 05 58 06 57 29

21. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES

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� Tout renseignement complémentaire d’ordre technique pourra être obtenu en s’adressant à :

Nom Monsieur FONTANEL

Monsieur POUJET

Monsieur VIARD

Fonction Ingénieur en Chef – Directeur des Services Techniques

Ingénieur Biomédical

Directeur chargé du Système d’Information

Service Services techniques Services techniques Direction du Système d’Information

Adresse Avenue Pierre de Coubertin 40024 Mont-de-Marsan cedex

Avenue Pierre de Coubertin 40024 Mont-de-Marsan cedex

Avenue Pierre de Coubertin 40024 Mont-de-Marsan cedex

Téléphone 05 58 05 10 80 05 58 05 10 80 05 58 05 10 32

Fax 05 58 05 10 04 05 58 05 10 04 05 58 05 10 01

Mail [email protected]

[email protected]

[email protected]

� Tout renseignement d’ordre administratif pourra être obtenu en s’adressant à

Madame PAIGNAC-ZANCAN Service Marchés Publics

Direction achats, logistique et hôtellerie Avenue de Nonères

40024 Mont-de-Marsan Cedex Téléphone : 05 58 05 21 12

Fax : 05 58 05 21 29 [email protected]

22. DÉROGATIONS AU C.C.A.G – F.C.S Les stipulations du présent CCP prévalent sur celles du CCAG-TIC.

Fait à Mont-de-Marsan, le 26 août 2013

Le Directeur,

A.SOEUR

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ANNEXE 1 : Schéma de la composition et des interact ions du système de GMAO souhaité - Description des modules

MODULE

UTILISATEURS

MODULE

BIOMEDICAL

MODULE

MAINTENANCE

MODULE

SECURITE

Réseau du CH

Réseau Internet

Passerelle

sécurisée

Logiciel de matériovigilance

du CH

Logiciel Magh2

Système informatique de l’exploitant chauffage/

climatisation

MODULE

PHL

MODULE BIOMEDICAL

Utilisateurs: techniciens bio, responsable atelier bio, Ingénieur bio, Directeur ST

Fonctions: Inventaires des DM Demandes d’interventions bio Réception des interventions bio Traitement et suivi des interventions bio Historique des interventions bio Gestion actions matériovigilance Gestion pièces détachées bio Gestion contrats bio Gestion documentaire

MODULE MAINTENANCE BATIMENT ET INSTALLATIONS TECHNIQUES

Utilisateurs: Responsables atelier maintenance et courants faibles, Ingénieur maintenance et son binôme, Directeur ST

Fonctions: Inventaires des locaux et équipements techniques Demandes d’interventions ateliers Réception des interventions ateliers Traitement et suivi des interventions ateliers Historique des interventions ateliers Gestion pièces détachées ateliers Gestion contrats ateliers Gestion documentaire

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MODULE PHL

Utilisateurs: Responsable blanchisserie PHL, adjoint au responsable PHL, agents de maintenance PHL, responsable de la remise en état des locaux

Fonctions: Inventaires des locaux et équipements techniques Demandes d’interventions PHL Réception des interventions Traitement et suivi des interventions PHL Historique des interventions PHL Gestion pièces détachées Gestion contrats PHL Gestion documentaire

MODULE SECURITE

Utilisateurs: responsable atelier sécurité, chargé de sécurité et son binôme, Directeur ST

Fonctions: Inventaires des locaux et équipements techniques Demandes d’interventions sécurité Réception des interventions sécurité Traitement et suivi des interventions sécurité Historique des interventions sécurité Gestion pièces détachées sécurité Gestion contrats sécurité Gestion documentaire

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ANNEXE 2 : Données informatiques du CH de Mont de M arsan

� Les postes de travail sont tous de type PC sous Windows.

� Les serveurs applicatifs sont soit des serveurs Unix (AIX & HP-UX) ou Windows Server (2000/2003).

� Les SGBD utilisés sont ORACLE, SQL Server et Informix.

� Le CH de Mont de Marsan est composé de plusieurs sites : Tous les sites sont connectés au site

de Layné sur lequel est situé le service informatique et la salle machine.

� Les postes de travail sont dans leur majorité desservis à 10 Mb/s (les dorsales du réseau et les connexions des serveurs étant à des débits supérieurs).

� Pour les sites de Ste Anne, Nouvielle et Lesbazeilles le débit est limité par les connexions WAN.

� Les sites distants de psychiatrie sont équipés uniquement de postes de travail anciens utilisés

comme terminaux MetaFrame.

� La solution proposée devra être compatible avec cette technologie (ou n’utiliser qu’un simple

navigateur).

� Le seul protocole routé est le protocole IP.

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ANNEXE 3 : Questionnaires techniques

Cf fichier exel joint

Documents

CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES - Centre ... 6 sur 38 Centre Hospitalier – Avenue Pierre de Coubertin – 40 024 Mont-de-Marsan cedex Organisation des Services Techniques La GMAO