CAHIER DES CHARGES TAXE Consultation V8 ok.pdf · les « spécifications fonctionnelles » • Opération de scan des plis • Identification dans un dossier « anomalies » de tous

20151216 TAXE Consultation V8 ok 1 / 23 16 décembre 2015

« Consultation relative à une prestation de services

externalisée de traitements des éléments financiers par chèques et scan de documents incluant une prise en charge

partielle de retours sur anomalies identifiées »

CAHIER DES CHARGES

Marché public n°2015-014-00-00


Table des matières Table des matières ................................................................................................................................ 2 1. INTRODUCTION ....................................................................................................................... 3

1.1. Préambule .............................................................................................................................. 3 1.2. Vocabulaire et abréviations ................................................................................................... 3

2. DEFINITION GENERALE DU PROJET ................................................................................... 4

2.1. Objet du contrat ..................................................................................................................... 4 2.2. Limite du périmètre - Fonctionnement .................................................................................. 4 2.3. Organisation et acteurs du projet ........................................................................................... 4 2.4. Lieu d’exécution .................................................................................................................... 4 2.5. Contraintes............................................................................................................................. 5

2.6. Prestations et livrables attendus ............................................................................................ 5 3. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES .................................................................................. 7

3.1. Gestion des plis à l’arrivée .................................................................................................... 7

3.2. Gestion de l’ouverture et de l’identification du contenu avec application des règles de

gestion .............................................................................................................................................. 7 3.3. Gestion des anomalies ........................................................................................................... 8

3.3.1. Anomalie Bordereau ...................................................................................................... 8

3.3.2. Chèque non affectable .................................................................................................... 9

3.3.3. Chèque non conforme .................................................................................................... 9 3.4. Le dossier anomalie et consultation des documents scannés .............................................. 10

4. Le traitement des courriers non réceptionnés ............................................................................ 10 5. Intégration des éléments financiers sur la solution informatique de gestion de la Taxe

d’apprentissage................................................................................................................................... 10 6. Livraison des dossiers à la plateforme BO ................................................................................. 11

7. STATISTIQUES ......................................................................................................................... 11 8. LES UTILISATEURS ET LES DROITS D’ACCES ................................................................ 11

9. HEBERGEMENT EXTERNALISE .......................................................................................... 11 9.1. Présentation du fonctionnement de l’hébergement ............................................................. 11

9.2. Disponibilité de l’hébergement externalisé ......................................................................... 12 9.3. Maintenance Préventive ...................................................................................................... 12

9.4. Assistance ............................................................................................................................ 12 9.5. Sécurité ................................................................................................................................ 12

10. PLAN TYPE DE REPONSE .................................................................................................. 13 11. CONDITIONS DE RECETTE ............................................................................................... 13

12. Conditions de réversibilité ...................................................................................................... 14 13. ANNEXE : Modèles de courriers ........................................................................................... 19

13.1. Modèle de courrier « Règlement manquant » ................................................................. 19 13.2. Modèle de courrier « Retour chèque non affectable » .................................................... 20 13.3. Modèle de courrier « Retour chèque non conforme » .................................................... 21

13.4. Modèle de courrier « Demande de chèque complémentaire» ........................................ 22


1. INTRODUCTION

1.1. Préambule

La CCIR PACA est habilitée, à compter du 1er janvier 2016, par arrêté préfectoral du 17/07/2015, à collecter la T.A au titre de l’OCTA interconsulaire PACA.

Pour assurer la collecte, la gestion et la répartition de la T.A et de la CSA, la CCIR PACA loue auprès du CIAN un hébergement sécurisé et la maintenance d’une solution web. Dans ce cadre, la CCIR Paca met en place, au sein de son Service Taxe d’Apprentissage, sis au 35 rue Sainte Victoire, 13006 Marseille, une régionalisation partielle des traitements de collecte de taxe d’apprentissage, met en œuvre une plateforme de traitement administratif des dossiers de collecte des entreprises. Cette dernière regroupera la gestion des territoires Marseille Provence, Pays d’Arles, Var. La volumétrie estimative de 11000 dossiers des traitements backoffice conduit la CCIR Paca à externaliser les premières phases de traitements liés au chèque et au scan des dossiers dont les modalités sont détaillés ci-après.

1.2. Vocabulaire et abréviations

BO : Backoffice = plateforme de traitement administratif

CCIMP : Chambre de Commerce et d'Industrie Marseille-Provence

CCIPA : Chambre de Commerce et d’Industrie du Pays d’Arles

CCIR PACA: Chambre de Commerce et d’Industrie Région Provence Alpes Côtes d’Azur

CCIV : Chambre de Commerce et d’Industrie du Var

CR : Compte Rendu

CSA : Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage

DSRC : Direction des Services et Relations Clients

NPAI : N’habite Pas à l’Adresse Indiquée

OCTA : Organisme Collecteur de la Taxe d’Apprentissage

TSA : Tri Service Arrivées

T.A. : Taxe d'Apprentissage


2. DEFINITION GENERALE DU PROJET

2.1. Objet du contrat

Il s’agit de mettre à disposition de la CCIR PACA une plateforme de traitement : réception et ouverture du courrier, contrôle de conformité par rapport aux règles de gestion définies par la CCIR PACA, scan de l’intégralité des documents composants les plis reçus dans le cadre de la taxe d’apprentissage dont la CCIR PACA doit assurer la gestion sur le champ territorial Marseille Provence, Pays d’Arles et Var.

L’hébergement de la plateforme de traitement devra garantir le respect des règles rédigées dans le présent CCTP.

2.2. Limite du périmètre - Fonctionnement

• Réception et gestion des plis par TSA

• Ouverture et identification du contenu avec application des règles de gestion édictées dans les « spécifications fonctionnelles »

• Opération de scan des plis

• Identification dans un dossier « anomalies » de tous les contenus scannés ne respectant pas les règles de gestion édictées dans les « spécifications fonctionnelles »

• Traitement des anomalies sur retour d’information BO selon la définition préalable des droits d’accès (cf §9)

• Traitement du chèque jusqu’au dépôt en banque

• Interfaçage des éléments financiers sur la solution informatique dédiée au traitement administratif de la T.A (cf §5)

• Mise à disposition des documents sur la plateforme dématérialisée du prestataire retenu, selon la définition préalable des droits accès (cf §9)

• Livraison des plis papier à la plateforme de traitement BO

2.3. Organisation et acteurs du projet

Maître d'ouvrage : CCIR PACA

Groupe projet : Prestataire, Chef de projet CCIR PACA, Contributeur métier (DSRC Marseille Provence).

Le système doit permettre un accès par autorisation, conforme à des droits utilisateurs, définis dans le paragraphe 9 ci-après.

2.4. Lieu d’exécution

Les développements et paramétrages se feront sur un environnement de développement chez le prestataire retenu. Les séances de travail auront lieu dans le Service Taxe d’Apprentissage de l’OCTA interconsulaire 35 Rue Sainte Victoire – 13006 MARSEILLE


2.5. Contraintes

- A partir du 4 janvier 2016 les plis seront routés par LA POSTE chez le candidat.

- A partir du 4 janvier 2016, le candidat doit être en capacité de stocker ces plis, dans l’attente de la mise en place opérationnelle du processus de traitement.

La solution retenue doit impérativement être opérationnelle pour la collecte de la taxe d’apprentissage 2016 :

- Au plus tard le 4 janvier 2016, la CCIR transmet la base « entreprises » au prestataire

- Au plus tard le 25 janvier 2016 : paramétrage technique pour la plateforme, et test de l’interfaçage avec le CIAN

- Au plus tard le 1er février 2016 : prestations et livrables attendus

2.6. Prestations et livrables attendus

Prestations Livrables

Etude préliminaire

Dossier de spécifications fonctionnelles détaillées (adaptation de la solution aux besoins de la CCIR) Dossier spécification de reprise des données (déterminer les besoins de fichiers éventuels)

Réalisation

Livraison de la solution logicielle et de ses modules (présentation de l’outil et de l’ensemble des fonctionnalités notamment d’interaction avec le BO) Livraison des licences complémentaires si nécessaire

Paramétrage technique et fonctionnel du logiciel

Documentation sur les spécifications fonctionnelles du logiciel (modèle de données, description des écrans, règles de gestion, ...)

Intégration des éléments financiers avec notre fournisseur de la solution informatique T.A (CIAN)

Test de fonctionnement de l’intégration pour la remontée des informations règlements sur les bonnes fiches entreprises

Tests

Fiches de test Fiches d'anomalies Document de suivi des tests et de traitement des anomalies

Formation Guide d'utilisation support de cours (Collaborateurs Taxe en autonomie, collaborateurs Taxe en consultation)

Gestion de projet

Animation des comités de suivi et rédaction des comptes rendus Animation des comités de pilotage et rédaction des comptes rendus

Assistance au démarrage Paramétrages éventuels


Dans sa réponse, le candidat devra fournir un tableau récapitulatif des délais d'intervention et de réalisation de ces principales prestations sur la période des traitements.

Prestation Délai intervention Délai réalisation

Traitement des plis à réception

Mise à disposition des anomalies pour traitement BO

Envoi des courriers « anomalie » aux entreprises concernées, accompagnés ou non des chèques

Traitement des retours d’informations BO sur anomalies (réaffectation des éléments scannés dans le cycle de traitement classique)

Temps de transfert vers une autre plateforme de traitement en cas de dysfonctionnement majeur sur site

Temps de rétablissement de l'accès à l'application


3. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES

3.1. Gestion des plis à l’arrivée

• Les plis sont identifiés par La Poste au moyen de TSA • 3 TSA sont créées afin de séparer les champs géographiques

◦ Marseille Provence ◦ Pays d’Arles ◦ Var

• La prise en charge et le traitement des plis doit être impérativement réalisée par TSA

pour chaque champ géographique. Pour le traitement des chèques, un numéro de compte bancaire est rattaché à chaque champ géographique.

3.2. Gestion de l’ouverture et de l’identification du contenu avec application des règles de gestion

Ces opérations permettent :

• De ne pas mélanger un pli qui pourrait générer une anomalie. Le pli ne fait pas office de séparation, c’est le bordereau (en dehors des plis reçus sans bordereaux qui basculeront en anomalies pour identification)

• D’identifier un contenu selon la détermination des documents pouvant avoir trait aux traitements de collecte de la Taxe d’apprentissage. Un pli peut contenir les principaux documents ci-dessous énoncés, de manière isolée, cumulée, ou multiple par type de documents : ◦ Enveloppe ◦ Chèque ◦ Bordereau de déclaration de taxe d’apprentissage ◦ Copie de contrat d’apprentissage ◦ Convention de stage ◦ Attestation pédagogique ◦ Reçu ◦ Justificatif comptable

• D’identifier le type de bordereau : ◦ Internet : l’entreprise a préparé sa déclaration sur l’espace Web de la solution

informatique dédiée au traitement de la T.A et l’a imprimée pour envoi au BO ◦ Personnalisé : l’entreprise utilise le bordereau qu’elle a reçu par voie postale. Ce

bordereau est pré-rempli des informations entreprises (coordonnées, codes d’accès, Code barre)

◦ Manuscrit : l’entreprise a récupéré un bordereau vierge, soit dans un point d’accueil, soit sur un espace web, et a renseigné l’intégralité des informations relatives à son identification (coordonnées, siret…). Dans ce cas précis, si l’entreprise est identifiable dans les fichiers de l’OCTA Interconsulaire, via son numéro siret, le bordereau sera considéré comme « personnalisé »

• D’effectuer un contrôle de conformité pour déterminer ce qui relève d’une anomalie et ce qui peut passer en traitement direct


• Pour le bordereau arrivé sans chèque : ◦ De vérifier quel mode de règlement a été identifié sur le bordereau

▪ si le mode de règlement est autre que chèque : • Vérifier si le bordereau est identifiable par code barre ou connu dans nos

fichiers par contrôle du numéro siret ◦ Si oui : scanner le bordereau sans identification d’anomalie ◦ Si non : scanner le bordereau et le basculer dans le dossier anomalie

▪ Si mode de règlement = chèque ◦ scanner le bordereau et le basculer dans le dossier anomalie

▪ Si mode de règlement non spécifié, scanner le bordereau et le basculer dans le dossier anomalie

• Pour le bordereau accompagné d’un chèque ◦ Vérifier :

▪ Si bordereau identifiable par code barre ou non connu dans nos fichiers par contrôle du numéro siret

▪ Si montant chèque = montant bordereau (avec marge <= 2 €) ▪ Si montant en lettres = montant en chiffres ▪ Si la date est bien indiquée et si celle-ci est <= 29/02/2016 ▪ Si le chèque est signé ▪ Si l’ordre est indiqué et s’il est conforme à un encaissement (CCIR – CCIR

PACA, CCI PACA…) ◦ Si respect de tous les critères : scan + mise à disposition dématérialisée, et

processus jusqu’à dépôt du chèque sur le compte ◦ Si non respect d’un des critères : scan et bascule dans le dossier anomalie pour

intervention ou consigne du BO • Pour le chèque reçu sans bordereau :

◦ Si un papillon est joint pour identification de l’entreprise, appliquer les règles de gestion ci-dessus indiquées

◦ Si rien n’est joint au chèque, il faut vérifier que l’émetteur du chèque soit identifié dans nos fichiers. Si oui, appliquer les règles de gestion ci-dessus, si non le scanner et le placer dans le dossier anomalie

3.3. Gestion des anomalies

La gestion des anomalies est réalisée par interaction entre le prestataire et la plateforme BO à l’aide d’un dossier « anomalie ».

Ce dossier devra contenir des sous dossiers spécifiques à chaque type d’anomalie :

Anomalie Bordereau

Chèque non affectable

Chèque non conforme

3.3.1. Anomalie Bordereau

Bordereau non identifiable :

Un bordereau non identifiable est un bordereau qui ne fait pas ressortir de code barre et/ou si l’information siret ne permet pas de le rattacher à une entreprise existante dans les fichiers de l’OCTA inter-consulaire.

Dans ce cas précis le bordereau devra être scanné avec les pièces jointes, et déposé dans un dossier «anomalie ».

La plateforme BO devra créer la fiche sur sa solution informatique dédiée aux traitements de la T.A et retourner au Prestataire le numéro entreprise affecté pour sortie du dossier « anomalie ».


Bordereau sans chèque :

Le bordereau sans chèque est un bordereau dont le mode de règlement est bien identifié par chèque mais dont ce dernier n’est pas joint au bordereau.

Dans ce cas précis, le bordereau devra être scanné avec les pièces jointes, et déposé dans un dossier «anomalie ».

La plateforme BO confirmera l’anomalie pour déclenchement d’un courrier de réclamation de règlement (cf. modèle courrier « Règlement manquant » en annexe)

3.3.2. Chèque non affectable

Un chèque non affectable est un chèque reçu sans bordereau et dont l’émetteur du chèque n’est pas assimilable à une entreprise existante dans les fichiers de l’OCTA Interconsulaire.

Dans ce cas précis le chèque devra être scanné avec les pièces jointes, et déposé dans un dossier «anomalie ».

La plateforme BO devra effectuer une recherche par montant sur l’espace de traitement de sa solution informatique dédiée aux traitements de la T.A afin de pouvoir éventuellement l’identifier :

Si la recherche est fructueuse, la plateforme BO chargera le bordereau et le transmettra au prestataire par voie dématérialisée

Si la recherche est infructueuse, la plateforme BO déposera une information dans le dossier anomalie pour déclenchement d’un courrier avec retour chèque à son émetteur (cf. modèle de courrier « retour chèque non affectable » en annexe)

Attention il est à noter qu’un chèque reçu de manière isolé pourra être un chèque complémentaire suite à règlement insuffisant. La plateforme BO, vérifiera également la liste des règlements en attente de réception afin de donner l’information adéquate au candidat pour affectation et traitement jusqu’à encaissement

3.3.3. Chèque non conforme

Un chèque non conforme est un chèque qui ne respecte pas les règles de gestion ci-dessus. Pour rappel, le chèque doit respecter les critères suivants :

▪ montant chèque = montant bordereau (avec marge <= 2 €) ▪ montant en lettres = montant en chiffres ▪ la date est indiquée et celle-ci est <= 29/02/2016 ▪ le chèque est signé ▪ l’ordre est indiqué et il est conforme à un encaissement (CCI PACA, CCIR

PACA – CCIR …) Si l’un de ces critères n’est pas respecté, le chèque est dit « non conforme », il est alors scanné, ainsi que les pièces jointes, et déposé dans un dossier « anomalie ». La plateforme BO confirmera l’anomalie pour déclenchement d’un courrier avec retour chèque à son émetteur (cf. modèle courrier « retour chèque non conforme » en annexe), exception faite du premier critère qui relève d’un écart négatif supérieur à 2 €, entre le montant du chèque et le montant du bordereau. Dans ce cas, le chèque ne sera pas retourné, il sera mis en attente et l’envoi d’un courrier sera déclenché pour demande d’un complément de règlement (cf. modèle courrier « demande de chèque complémentaire » en annexe).


3.4. Le dossier anomalie et consultation des documents scannés

Il devra y avoir un dossier anomalie distinct par TSA.

Chaque dossier anomalie devra avoir des répertoires en lien avec les anomalies définies.

Ces dossiers anomalies devront être disponibles sur une interface web afin que la plateforme BO puisse interagir à distance et débloquer les dossiers présentant des anomalies.

L’intégralité des documents scannés devra être consultable sur une interface web jusqu’au 30/06 de l’année en cours, puis disponible sur CD ROM et par TSA.

4. Le traitement des courriers non réceptionnés

Le prestataire sera destinataire des plis non réceptionnés par les clients (NPAI)

Il devra pouvoir les conserver par TSA jusqu’au 15/04 de l’année en cours avant d’en prévoir la livraison à la plateforme BO

5. Intégration des éléments financiers sur la solution informatique de gestion de la Taxe d’apprentissage

Le prestataire devra s’engager à remettre quotidiennement un fichier respectant le format ci-dessous pour intégration des données sur la solution informatique de gestion de la taxe d’apprentissage.

Ce fichier devra être directement transmis au prestataire détenteur de cette solution (CIAN)

Descriptif des données attendues pour intégration automatique :

- Format du fichier : CSV (séparateur point-virgule sans caractère de délimitation) - Champs :

o CODE COLLECTEUR (ex : 088 pour la CCI Marseille) o NUMERO DOSSIER o SIRET o NOM BANQUE o LIGNE CMC7 o NUMERO CHEQUE o MONTANT (en centimes sur 12 numériques avec zéros devant) o DATE LECTURE (aaaa-mm-jj) o REFERENCE FICHIER (nom du fichier transmis dans lequel se trouvent les don-

nées) - Il n’est pas nécessaire de faire figurer les en-têtes de champs sur la première ligne

Ci-dessous un exemple de lignes de fichier traitées : 099;71527;45035391700021;LB LYON GESTION PRIVEE;069010096908813964479401;1986600;000000023700;2015-03-03;CIAN0303.15.TXT 099;01697;51538522700019;HSBC FR PARIS BRETEU 002;075001056908000920068500;0300005;000000233100;2015-03-03;CIAN0303.15.TXT 099;51234;42438866800032;CIC OO ADM CLE PARIS;075000066908017820003601;0757045;000009089200;2015-03-03;CIAN0303.15.TXT 099;33147;38126468800056;CIC OO ADM CLE PARIS;075000066908017810004501;0666929;000013346900;2015-03-03;CIAN0303.15.TXT


6. Livraison des dossiers à la plateforme BO

Le prestataire devra prévoir quotidiennement de livrer les plis scannés en J-1 sans anomalies, ainsi que les plis avec anomalies résolues en J-1 à la plateforme BO.

La livraison des plis devra être identifiée par champ géographique afin de respecter les séparations initialement prévues.

7. STATISTIQUES

La plateforme BO devra pouvoir extraire toute donnée statistique sur les documents reçus en traitement par le candidat, et ce par distinction de champs géographiques :

Nombre de plis reçus

Nombre de documents scannés par types de documents tels que définis ci-dessus

Nombre d’anomalies par types d’anomalies telles que définies ci-dessus

Nombre de courriers retours par types de courriers tels que définis ci-dessus

8. LES UTILISATEURS ET LES DROITS D’ACCES

Plusieurs profils d’utilisation sont à prévoir pour la plateforme BO : • administrateur général : accès à toutes les fonctionnalités client sur l’ensemble des champs

géographique/ TSA • administrateur par champ géographique/TSA : accès à toutes les fonctionnalités client (1

ou plusieurs selon organisation retenue et avancement des traitements) • profil consultation par champ géographique/TSA

Le candidat précisera le délai d'obtention des droits d’accès pour un nouvel utilisateur ou pour la modification d’un profil. Toute nouvelle demande ou modification ne peut émaner que de l’administrateur général de la plateforme..

9. HEBERGEMENT EXTERNALISE

Le candidat devra prévoir l’hébergement pour le compte de la CCIR PACA de sa plateforme de gestion des éléments financiers et scan de documents dans le cadre de la collecte de la Taxe d’apprentissage.

9.1. Présentation du fonctionnement de l’hébergement

L’hébergement sera mis en place au plus tard le 25 janvier 2016, avec un environnement opérationnel en production au plus tard le 1er février 2016. Le périmètre de l’hébergement porte sur le traitement de tous les types de dossiers décrits dans le présent CCTP. L’hébergement permettra à la CCIR PACA de disposer des fonctionnalités décrites dans le présent CCTP. Il sera fonctionnellement placé au sein du Service Taxe d’Apprentissage de l’OCTA interconsulaire situé au 35 rue Sainte Victoire 13006 Marseille, pour le compte de la CCIR PACA.


9.2. Disponibilité de l’hébergement externalisé

L’hébergement du candidat devra pouvoir être consulté et mis à jour 24 heures / 24 et 7 jours / 7. Toute interruption de service constatée dans cette plage devra être immédiatement signalée par téléphone et par e-mail à la CCIR PACA Le candidat précisera le temps de rétablissement prévu.

9.3. Maintenance Préventive

Dans le cas où le prestataire souhaite provoquer une interruption de service qu’il estime nécessaire dans le cas de maintenance préventive, il informera la CCIR PACA par écrit 2 semaines avant son intervention, en précisant la date, la durée et la nature de l’intervention. La CCIR PACA se réserve le droit de refuser cette intervention de service si elle considère qu’elle n’est pas compatible avec ses obligations opérationnelles.

9.4. Assistance

Le prestataire précisera les caractéristiques de la hotline fonctionnelle et technique Les plages horaires demandées par la CCIR PACA sont les suivantes :

du lundi au vendredi (hors jours fériés)

de 8h00 à 19h00 pendant la campagne de taxe entre le 1er février et le 15 avril

9.5. Sécurité

Le candidat précisera le lieu d’hébergement des serveurs, ainsi que les mesures de sécurité physique et logique des bâtiments et des serveurs. Il précisera également :

les actions préventives, pour éviter les sinistres

les actions de secours en cas de sinistre. Le candidat devra mettre à jour régulièrement ses systèmes de protection et de sécurité. En cas d’attaque avec destruction totale ou partielle des sites, le prestataire devra s’engager à remettre en service les sites sous 4 heures. Le candidat devra s’engager sur la mise à disposition d’un autre site d’hébergement et de traitement en cas de dysfonctionnement majeur sur site.

Plus généralement, le candidat devra être en mesure d’assumer les conséquences techniques et juridiques d’incidents avec la CCIR PACA.


10. PLAN TYPE DE REPONSE

Le candidat respectera impérativement dans sa réponse le plan suivant :

1. Présentation de la société : en précisant notamment les éléments d’information associés au domaine du CCTP et toute information qui pourra mettre en valeur son offre (références)

2. Offre technique : Synthèse de la solution, Le candidat mettra en évidence la réponse aux

spécifications du CCTP en précisant les limites, contraintes, personnalisations à apporter.

3. Les « livrables ». Le candidat précisera pour chaque scénario ou hypothèse du projet les livrables de chaque phase.

4. Calendrier. Le candidat fournira un calendrier de déploiement en détaillant chaque phase.

Ce calendrier fera apparaître le détail des tâches attribuées à chacun des intervenants du titulaire ainsi que celles qui resteront à la charge de la CCIR PACA. La solution doit être pleinement opérationnelle au 1er février 2016 :

5. La gestion du projet. Le candidat précisera la composition de l’équipe projet (CV), ainsi

que la méthodologie, les moyens humains et matériels pour chacune des phases énoncées dans son mémoire. La gestion de projet assurée par le candidat consistera à gérer tout au long du projet, les différentes tâches d'encadrement, de suivi technique et fonctionnel et de pilotage, anime le comité technique et rédige les CR, d'expertise, de documentation et de transfert de compétence.

6. Le candidat désignera un interlocuteur unique commercial et un interlocuteur unique

technique (chef de projet) qui devront assurer l’ensemble des opérations liées au marché et à l’exécution des travaux indispensables à l’intégration au système d'information de la CCIR PACA.

7. Offre financière. Le candidat détaillera les coûts, charges et délais présentés dans le

bordereau des prix ci-joint.

11. CONDITIONS DE RECETTE

Les conditions de recette décrivent les règles du jeu et l'organisation de la recette :

Information générale sur la recette : la recette sera prononcée par la CCIR PACA

Documents de référence : Plan de tests

Condition d'arrêt en fonction de la gravité des anomalies : La VA ne sera prononcée que dans le cas où il n'y aura plus d'anomalie bloquante et majeure sous réserve des corrections des anomalies mineures.

Vérification d’aptitude (VA) : la vérification d’aptitude a pour but de constater que la solution mise à disposition présente les caractéristiques techniques qui la rende apte à remplir les fonctions précisées dans le C.C.T.P. La durée de cette vérification d’aptitude est de 15 jours ouvrés à compter de la livraison.


A l’issue de cette période, si la vérification est positive, la CCIR PACA établit un procès-verbal de constat d’aptitude et procède ensuite à la vérification de service régulier. Si la vérification d’aptitude est négative, la CCIR PACA prend une décision d’ajournement ou de rejet.

Vérification de service régulier (VSR) : la vérification de service régulier a pour but de constater que la solution mise à disposition est capable d’assurer un service régulier dans les conditions normales d’exploitation pour remplir les fonctions visées. Elle est prononcée 3 mois ouvrables à partir de la VA. Pendant cette période, le candidat est tenue à l’obligation de parfait achèvement et corrigera à ses frais toute anomalie associée à sa prestation.

12. Conditions de réversibilité

Le prestataire s'engage, quelle que soit la cause de l'arrivée du terme du contrat, à prendre toutes les mesures et à communiquer à la CCIR PACA toutes les informations nécessaires pour assurer la réversibilité de la solution hébergée. Le prestataire s’engage à fournir :

l’ensemble des données sous un format exploitable et défini par la CCIR PACA

toute la documentation opérationnelle, dans sa dernière version, permettant l’exploitation de ces données et se rapportant aux prestations informatiques fournies et, plus généralement, tout document et/ou élément qui aurait été mis à sa disposition par le client.

Les moyens utilisés par le prestataire dans le cadre de la réalisation des prestations ne doivent pas constituer un obstacle à la réversibilité.


13. Règlement de la consultation

Date limite de remise des offres : Les dossiers devront parvenir avant le 22 décembre 2015 à 17h00 La réponse du candidat dans une enveloppe unique peut être soit déposée au siège de l’acheteur, soit adressée par courrier, La transmission des candidatures et des offres par message électronique ou par télécopie est interdite. 1 – Dépôt contre récépissé

Le dépôt (transporteur, coliseur, chronopost, ou autre, etc.) devra être effectué au moyen d’une enveloppe unique close de façon irréversible faisant apparaître l’intitulé du marché.

Le dépôt devra être effectué avant la date et l’heure limites uniquement à l’adresse suivante : Chambre de Commerce et d’Industrie de région Provence-Alpes-Côte d'Azur - Service Marchés publics – Ascenseur A - 1er étage - 8, rue Neuve-Saint-Martin - 13001 Marseille - Tél : 04.91.14.42.00.

Seules seront prises en compte la date et l’heure du dépôt effectué à l’adresse ci-avant mentionnée, dûment attestées par la remise d’un récépissé. Ouverture du lundi au vendredi, 08h30-12h30 et 14h00-17h00 / ferme-ture les jours fériés.

2 – Envoi par courrier

L’envoi devra être effectué au moyen d’une enveloppe unique close de façon irréversible faisant apparaître l’intitulé du marché.

L’enveloppe unique sera adressée par tout moyen à la convenance du candidat (recommandé) permettant de justifier de façon certaine la date et l’heure de la remise effective à l’adresse suivante : Chambre de Com-merce et d’Industrie de région Provence-Alpes-Côte d'Azur - Service Marchés publics

Adresse postale : CS 81880 13221 Marseille cedex 01

Adresse physique : Ascenseur A - 1er étage - 8, rue Neuve-Saint-Martin (13001 Marseille) - Tél : 04.91.14.42.00.

Seules la date et l’heure de la réception effective seront prises en compte, et en aucun cas la date d’expédition. Ouverture du lundi au vendredi, 08h30-12h30 et 14h00-17h00 / fermeture les jours fériés.

3 - Contact technique: Wilfried PELLEGRINO - T.04 91 13 86 28 [email protected]

14. Critères de jugement des offres :

Les offres seront appréciées en fonction des critères ci-dessous, pondérés de la manière suivante :

Note N(C1) - Prix des prestations : 20 %

Note N(C2) - Valeur technique de l’offre 50 %

Adéquation et pertinence de la solution proposée par le candidat au regard des besoins exprimés dans le Cahier des charges

Note N(C3) - Délais de mise en service 30 %

Pertinence des délais d’intervention et des délais de réalisation proposés par le candidat au regard des exigences formulées dans le cahier des charges

mailto:[email protected]


1 Analyse des offres financières - (Note C1) :

Les offres financières seront comparées sur la base des prix unitaires HT valorisés à travers le Détail Quanti-tatif Estimatif remis par le candidat.

2 Notation du prix :

Il est stipulé que la note N(C1) sera appréciée sur 4 points ainsi : N(C1) = 4 * (OFF/MD) avec MD = montant HT de l’offre la moins disante jugée recevable et OFF = montant HT de l’offre notée jugée recevable

Si le montant du DQE est supérieur au seuil maximum fixé pour le marché (24.500 € HT pour l’ensemble des prestations), il est précisé que l’offre sera rejetée.

3 Analyse des offres techniques - Notes N(C2) et Note N(C3) :

Les notes N(C2) et N(C3) seront notées sur 4 avec :

Note des sous-critères de la note (C2) Appréciation

4 Très satisfaisant

3 Satisfaisant

2 Moyennement satisfaisant

1 Insatisfaisant

0 Très insatisfaisant ou bien « Non conforme » (*)

(*) La « non-conformité » au regard des spécificités techniques et administratives indiquées au présent dos-sier de consultation rendra l’offre irrégulière ou inacceptable au sens de l’article 35 du Code des marchés publics, elle sera donc rejetée et ne fera pas l’objet d’une notation. La mention « Très insatisfaisant » n’entraîne pas le rejet de l’offre.

Pour la notation de chaque sous-critère, la note sur 4 pourra comporter jusqu’à deux décimales.

A l’issue de l’examen des offres, seront également éliminées les offres inappropriées (selon les définitions de l’article 35 du Code des marchés publics).

4 Notation finale

Pour tenir compte de la pondération des critères, la note finale N(F) sera calculée sur 400 de la manière sui-

vante : N(F) = [20 x N(C1)] + [50 x N(C2)] + [30 x N(C2)]

5 Classement des candidats selon leur offre / négociation

Le candidat qui aura obtenu la note N(F) la plus élevée sera classé en première position et ainsi de suite.

Il ne sera procédé à aucune négociation.

6 Précisions demandées aux candidats

Des précisions pourront être demandées au candidat :

- soit lorsque l’offre n’est pas suffisamment claire et doit être précisée,

- soit lorsque l’offre paraît anormalement basse.

Lors de l’examen des offres, l’acheteur se réserve la possibilité de se faire communiquer les décompositions, ou sous détails des prix ayant servi à l’élaboration des prix, qu’elle estimera nécessaires.


15. Dispositions administratives

Caractéristiques principales :

1. Attribution : Marché public mono-attributaire

2. Type de contractant exigé : L’offre des candidats sera présentée par une entreprise seule (titulaire unique) ou par un groupement d’entreprises dont le mandataire devra obligatoirement être solidaire.

3. Options : Marché sans prestation supplémentaire éventuelle ou alternative (option), Il n’est pas prévu d’options au sens du droit français, c'est-à-dire « une prestation que le candidat serait tenu de proposer dans son offre et que l'administration se réservait la possibilité de demander, en complément de l'offre de base, lors de l'exécution du marché » selon la terminologie retenue par le Conseil d'Etat (CE, 15 juin 2007, req. no299311). Il est prévu de possibles options au sens du droit communautaire, c'est-à-dire, des « achats ou travaux susceptibles d'être effectués dans le cadre d'éventuelles reconductions du marché, d'avenants ou de marchés complémentaires conclus sans nouvelle mise en concurrence ».

4. Variantes : Les offres en variante ne sont pas acceptées. L’offre du candidat doit satisfaire impérativement aux exigences telles qu’exprimées dans le présent document.

5 – Allotissement : marché à lot unique.

6 – Marché à bons de commande / seuils du marché : Les prestations s'exécutent sur bons de commande émis en fonction des besoins de l’acheteur public, conformément à l'article 77 du code des marchés publics dans la limite des seuils définis ci-après :

seuil minimum : néant.

seuil maximum fixé à 24 500 € HT pour l’ensemble des prestations.

Ce seuil correspond au montant global des prestations facturées par le titulaire pour la durée du marché.

7. Prix :

Les prestations de service faisant l’objet du marché sont réglées par l’application des prix unitaires et des prix globaux et forfaitaires dont le montant est donné dans le bordereau des prix du titulaire : ils sont stipu-lés fermes et définitifs, non ajustables, non actualisables, non révisables. Les prix proposés n’incluent ni ra-bais, ni remise, ni ristourne.

En complément à l’article 10 - alinéa 10.1.3 - du CCAG-PI, il est stipulé que les prix du présent marché sont réputés comprendre tous les frais liés à l’exécution de la prestation et supportés par le titulaire quelle qu’en soit la nature et l’objet, tels que – à titre d’exemple - frais de déplacement, de restauration et/ou d’hébergement, frais d’assurance, de location et/ou d’installation de locaux, de matériels ou d’équipements concourant à l’objet du marché, ou de documentation quel qu’en soit la nature, l’objet ou le support, toutes charges sociales et/ou fiscales ou autres frappant obligatoirement les prestations, frais afférents et notam-ment droits en vigueur, ainsi que toutes autres dépenses nécessaires à l’exécution de la mission, les marges pour risque et les marges bénéficiaires.

8. Paiement :

Les prestations feront l’objet d’un bon de commande. Le paiement sera effectué à 30 jours sur demande de paiement acceptée correspondant à une prestation sur bon de commande exécutée et admise sans réserve. Les avances facultatives sont refusées. Il ne sera payé aucun acompte. Le mode de règlement est le virement bancaire.

9. Financement : L’exécution du présent marché est financée exclusivement sur fonds propres de l’acheteur.


10 - Procédure

Marché public à procédure adaptée soumis aux dispositions du Code des marchés publics (articles 28 et 77 de l’Annexe au décret n°2006/975 du 1er août 2006).

Date limite de validité des offres : 90 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres.

CCAG de référence : marché public se référant Arrêté du 16 septembre 2009 portant approbation du cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de techniques de l'information et de la communication publié au JORF n°0240 du 16 octobre 2009 page 16972 texte n° 14. Le choix de l’acheteur se porte sur l’option A de son article 38.

Recours/Litiges : L’autorité habilitée à donner des informations sur les voies de recours liées à la consulta-tion est le Tribunal Administratif de Marseille - 22-24 rue Breteuil 13006 Marseille - Courriel : [email protected] - Tél : 04 91 13 48 13 - Télécopie : 04 91 81 13 87 ou 04 91 81 13 89 – site web : http://marseille.tribunal-administratif.fr/ - Adresse postale : 22,24 rue Breteuil - 13281 Marseille cedex 6



http://marseille.tribunal-administratif.fr/%20-


16. ANNEXE : Modèles de courriers

16.1. Modèle de courrier « Règlement manquant »

NOM ADRESSE1 ADRESSE2 CP VILLE

le Référence Entreprise: xxxxxx Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre bordereau de déclaration de taxe d’apprentissage et nous vous en remercions. Cependant, après vérification de votre dossier, nous avons constaté l’absence de votre règlement dont le montant est de XXXXX €.

Nous vous prions donc de bien vouloir nous adresser votre règlement par chèque à l’ordre de la CCIR PACA, en prenant soin de rappeler la référence entreprise ci-dessus indiquée et renvoyer le tout à l'adresse suivante :

SERVICE TAXE D’APPRENTISSAGE OCTA REGIONAL INTERCONSULAIRE PACA

TSA xxx Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à toute notre considération. Service Taxe d’apprentissage

SERVICE TAXE D’APPRENTISSAGE


OCTA REGIONAL INTERCONSULAIRE PACA TSA 21289 - 13221 Marseille Cedex 01 Tél. 0 810 113 113 – Fax. 04 91 13 85 03 www.paca.cci.fr

16.2. Modèle de courrier « Retour chèque non affectable »

NOM ADRESSE1 ADRESSE2 CP VILLE

le Référence Chèque: xxxxxx Madame, Monsieur, Nous avons reçu un chèque sans possibilité de rattachement à un numéro de dossier entreprise.

Si votre règlement concerne bien la collecte de la Taxe d’apprentissage, nous vous demandons de bien vouloir nous retourner le présent chèque accompagné du bordereau de déclaration de la Taxe d’apprentissage à l’adresse suivante :


TSA xxx Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à toute notre considération. Service Taxe d’apprentissage


http://www.paca.cci.fr/


OCTA REGIONAL INTER CONSULAIRE PACA TSA 21289 - 13221 Marseille Cedex 01 Tél. 0 810 113 113 – Fax. 04 91 13 85 03 www.paca.cci.fr

16.3. Modèle de courrier « Retour chèque non conforme »

NOM

ADRESSE1 ADRESSE2 CP VILLE

le Référence Entreprise: xxxxx Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre bordereau de déclaration de taxe d’apprentissage et nous vous en remercions. Cependant, après vérification de votre dossier, nous sommes dans l’obligation de vous faire retour de votre chèque afin d’y apporter les modifications suivantes :

□ - Libellé à l'ordre de la CCIR PACA

□ - Montant en lettres différent du montant en chiffres

□ - Signature

□ - La date du chèque ne peut excéder le 29 février 2016

□ - Non valide (détérioré)

Nous vous demandons de bien vouloir nous transmettre la copie de votre formulaire, accompagnée de votre chèque régularisé et des références entreprise indiquées ci-dessus à l’adresse suivante :


OCTA REGIONAL INTERCONSULAIRE PACA TSA xxx

Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à toute notre considération. Service Taxe d’apprentissage




OCTA REGIONAL INTERCONSULAIRE PACA TSA 21289 - 13221 Marseille Cedex 01 Tél. 0 810 113 113 – Fax. 04 91 13 85 03 www.paca.cci.fr

16.4. Modèle de courrier « Demande de chèque complémentaire»

NOM

ADRESSE1 ADRESSE2 CP VILLE

le Référence Entreprise: xxxxx Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre bordereau de déclaration de taxe d’apprentissage et nous vous en remercions. Cependant, après vérification nous avons constaté que le montant du chèque est inférieur au montant de votre bordereau, la différence se portant à XXXX €

Nous vous demandons de bien vouloir nous transmettre, la copie de votre formulaire accompagnée de votre chèque complémentaire et des références entreprise indiquées ci-dessus à l’adresse suivante :


TSA xxx

Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à toute notre considération. Service Taxe d’apprentissage



SERVICE TAXE D’APPRENTISSAGE OCTA REGIONAL INTER CONSULAIRE PACA TSA 21289 - 13221 Marseille Cedex 01 Tél. 0 810 113 113 – Fax. 04 91 13 85 03 www.paca.cci.fr
