S&L/DA/2016/117 1

Er

Cahier spécial des charges :

Appel d'offres ouvert ayant pour objet le renouvellement de la plateforme de scanning du SPF Finances. Publication au niveau européen

Cahier spécial des charges S&L/DA/2016/117 Ouverture des offres : le 26/01/2017 à 14h30

Errata 4 pages 13-15-113-115

S&L/DA/2016/117 2

TABLE DES MATIERES

A. DEROGATIONS GENERALES ............................. ............................................................ 4

B. DISPOSITIONS GENERALES ............................ .............................................................. 4

1. OBJET DU MARCHÉ............................................................................................................................ 4 2. DURÉE DU CONTRAT. ............................................................................................................................ 6 3. POUVOIR ADJUDICATEUR ..................................................................................................................... 6 4. DOCUMENTS RÉGISSANT LE MARCHÉ ................................................................................................ 6 4.1. Législation ...............................................................................................................................6 4.2. Documents du marché ............................................................................................................6 5. INCOMPATIBILITÉS - CONFLITS D’INTÉRÊTS. ..................................................................................... 7 5.1. Incompatibilités........................................................................................................................7 5.2. Conflits d’intérêts .....................................................................................................................7 6. QUESTIONS – RÉPONSES ET VISITE DES LIEUX ................................................................................ 7 6.1. Questions – réponses .............................................................................................................7 6.2 Visite du bâtiment .....................................................................................................................8

C. ATTRIBUTION ....................................... ........................................................................... 9

1. DROIT ET MODALITÉS D’INTRODUCTION ET OUVERTURE DES OFFRES ....................................... 9 1.1. Droit et mode d’introduction des offres ...................................................................................9 1.1.1. Offres introduites par des moyens électroniques ...............................................................9 1.1.2. Offres non introduites par des moyens électroniques ........................................................9 1.1.3. Modification ou retrait d’une offre déjà introduite ............................................................. 11 1.2. Ouverture des offres ............................................................................................................ 11 2. OFFRES .................................................................................................................................................. 11 2.1. Données à mentionner dans l’offre ...................................................................................... 11 2.2. Durée de validité de l’offre ................................................................................................... 18 3. PRIX ........................................................................................................................................................ 18 4. DROIT D’ACCÈS – SÉLECTION QUALITATIVE – RÉGULARITÉ DES OFFRES – CRITÈRES D’ATTRIBUTION ......................................................................................................................................... 19 4.1. Droit d’accès et sélection qualitative ............................................................................... 19 4.1.1. Droit d’accès .................................................................................................................... 19 4.1.2. Sélection qualitative ......................................................................................................... 22 4.2. Régularité des offres ........................................................................................................ 23 4.3. Critères d’attribution ............................................................................................................. 23 4.3.1. Liste des critères d’attribution ........................................................................................... 23 4.3.2. Méthode de détermination de la meilleure offre ................................................................ 23 4.3.3. Cote finale ......................................................................................................................... 27

D. EXECUTION .................................................................................................................... 28

1. FONCTIONNAIRE DIRIGEANT. ............................................................................................................. 28 2. CAUTIONNEMENT ................................................................................................................................. 28 2.1. CONSTITUTION DU CAUTIONNEMENT ............................................................................................ 28 2.2. LIBÉRATION DU CAUTIONNEMENT .................................................................................................. 29 3. RÉVISION DE PRIX. ............................................................................................................................... 29 4. RESPONSABILITÉ DE L’ADJUDICATAIRE ........................................................................................... 30 5. GARANTIE .............................................................................................................................................. 30 6. RÉCEPTIONS DES PRESTATIONS. ..................................................................................................... 31 6.1. RÉCEPTIONS TECHNIQUES ET PROVISOIRES .............................................................................. 31 6.1.1. Scanners et ouvreuses ..................................................................................................... 31 6.1.2. Logiciels ............................................................................................................................ 31 Si les opérations de vérification n’ont pu être réalisées avec succès dans les délais impartis, le pouvoir adjudicateur pourra appliquer soit les mesures d’offices des articles 47 et 155 de l’AR du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, soit convenir avec l’adjudicataire de dispositions particulières. ................................................................................................................................ 32 6.2. RÉCEPTION DÉFINITIVE .................................................................................................................... 32 6.3. FRAIS DE RÉCEPTION ....................................................................................................................... 32 7. MODALITÉS D’EXÉCUTION. ................................................................................................................. 32 7.1. Clause d’exécution ............................................................................................................... 32

S&L/DA/2016/117 3

7.2. CLAUSE D’ÉVOLUTION TECHNOLOGIQUE ...................................................................................... 33 7.3. DÉLAI D’EXÉCUTION .......................................................................................................................... 33 7.4. LIEU D’EXÉCUTION DU MARCHÉ ET PARTICULARITÉS ................................................................ 34 7.5. NORMES ET STANDARDS À RESPECTER ....................................................................................... 34 7.6. QUALITÉ DES SERVICES................................................................................................................... 34 7.7. SOUS-TRAITANTS .............................................................................................................................. 35 7.8. MOYENS MIS À DISPOSITION PAR LE SPF FINANCES .................................................................. 35 7.9. CONFIDENTIALITÉ ET ENGAGEMENTS PARTICULIERS CONCERNANT LES INFORMATIONS REÇUES ..................................................................................................................................................... 36 8. FACTURATION ET PAIEMENT DES PRESTATIONS. .......................................................................... 37 9. LITIGES .................................................................................................................................................. 40 10. AMENDES ET PÉNALITÉS .................................................................................................................. 40 10.1. PÉNALITÉS ........................................................................................................................................ 40 10.2. AMENDES.......................................................................................................................................... 40

E. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES ................................................................................... 42

1. DESCRIPTION DU CONTEXTE ............................................................................................................. 42 1.1. CONTEXTE .......................................................................................................................................... 42 1.2. OBJECTIFS DU MARCHÉ .................................................................................................................. 43 2. ARCHITECTURE DE LA PLATEFORME FINSCAN .............................................................................. 44 2.1 PRÉSENTATION .................................................................................................................................. 44 2.2 IMPLÉMENTATION ET INTÉGRATION AVEC LES APPLICATIONS BUSIN ESS ............................. 45 LA FIGURE DE LA PAGE SUIVANTE ILLUSTRE CES INTERACTIONS. ................................................. 45 3. DESCRIPTION DE LA SITUATION EXISTANTE (CSS ET DIM MYSCAN) ........................................... 47 3.1 CONTEXTES CONTRACTUELS .......................................................................................................... 47 Corporate Scanning System .................................................................................................... 47 DIM - Mode décentralisé ........................................................................................................... 61 3.2 RELEVÉ DES LICENCES EXISTANTES ............................................................................................. 75 3.3 LISTE COMPLÈTE DES APPLICATIONS ........................................................................................... 76 4. EXIGENCES FONCTIONNELLES ET CRITERES TECHNIQUES DE LA PLATEFORME FINSCAN .... 80 4.1 CONTEXTE ........................................................................................................................................... 80 4.1.1 DESCRIPTION GÉNÉRALE DES BESOINS ..................................................................................... 80 4.1.2 VOLUMES À TRAITER ...................................................................................................................... 81 4.1.3 INFRASTRUCTURE .......................................................................................................................... 83 4.2 DESCRIPTION DES FONCTIONNALITÉS À OFFRIR ......................................................................... 84 4.2.1 NUMÉRISATION ................................................................................................................................ 84 4.2.2 RECONNAISSANCE (CLASSIFICATION ET EXTRACTION DE CONTENU) ................................... 87 4.2.3 FONCTIONS TRANSVERSALES ...................................................................................................... 91 4.3. PRESTATIONS À FOURNIR ............................................................................................................. 100 4.3.1 SCANNERS À HAUT VOLUME ET DOCUMENTAIRE, OUVREUSES : ........................................ 100 4.3.2 LOGICIELS DE RECONNAISSANCE DE CONTENU : ................................................................... 100 4.3.3 COMPATIBILITÉ ET ÉVOLUTIVITÉ ................................................................................................ 101 4.3.4 GESTION DU CHANGEMENT ......................................................................................................... 102 4.3.5 DÉPLOIEMENT DE LA SOLUTION ................................................................................................ 102 4.3.6 MÉTHODE DE TEST ....................................................................................................................... 102 4.3.7 SUPPORT TECHNIQUE .................................................................................................................. 102 4.3.8 MAINTENANCE ............................................................................................................................... 103 4.3.9 SLA .................................................................................................................................................. 103 4.3.10 REPORTING .................................................................................................................................. 104 4.3.11 DOCUMENTATION ........................................................................................................................ 104 4.3.12 FORMATION .................................................................................................................................. 104

F. ANNEXES ...................................................................................................................... 109

ANNEXE 1: FORMULAIRE D’OFFRE ...................................................................................................... 110 ANNEXE 2 : INVENTAIRE DES PRIX ...................................................................................................... 112 ANNEXE 3: FORMULAIRE DE QUESTIONS-REPONSES ..................................................................... 121 ANNEXE 4: FICHE A REMPLIR ............................................................................................................... 122 POUR LES CHIFFRES D’AFFAIRE ......................................................................................................... 122 POUR LA PART DE SOUS-TRAITANCE ................................................................................................ 122 ANNEXE 5: DECLARATION DE CONFIDENTIALITE ............................................................................. 123

S&L/DA/2016/117 4

SERVICE PUBLIC FEDERAL Finances Service d’Encadrement Logistique

Division Achats North Galaxy – Tour B4 – bte 961

Boulevard du Roi Albert II, 33 1030 BRUXELLES

CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES : S&L/DA/2016/117 Appel d'offres ouvert ayant pour objet le renouvell ement de la plateforme de scanning du SPF Finances.

A. DEROGATIONS GENERALES

IMPORTANT

En application de l’article 9, paragraphe 4, de l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé à l’article : - 25 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 relatif au cautionnement ; - 123 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant les amendes et pénalités.

B. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Objet du marché Le présent marché a pour objet le renouvellement de la plateforme de scanning du SPF Finances dénommée « FinScan » à savoir : Base :

- La mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation, la maintenance et la mise en application et le respect d’un SLA pour : • des scanners de documents hauts volume ; • des scanners documentaires ; • des ouvreuses d’enveloppes ;

Ce marché comporte une variante obligatoire. Variante obligatoire:

- l’acquisition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation et la mise en application et le respect d’un SLA pour :

• des scanners de documents hauts volume ; • des scanners documentaires ; • des ouvreuses d’enveloppes à haut-volume;

S&L/DA/2016/117 5

- la maintenance des scanners de documents hauts-volume, des scanners documentaires et des ouvreuses.

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas attribuer le marché et de décider que ces derniers feront l’objet d’un ou plusieurs nouveaux marchés, au besoin suivant un autre mode de passation.

Solution intégrée tant à la base qu’à la variante :

- la mise à disposition d’une solution intégrée, de sa maintenance ainsi que la mise en œuvre d’un SLA en vue de :

• soutenir les processus visant à remplacer l’encodage des déclarations et autres

documents introduits sous format papier par les contribuables par une saisie automatisée s’appuyant sur les techniques de scanning et de reconnaissance automatique des données ;

• digitaliser, traiter, trier, classer et rendre disponibles tous les documents qui accompagnent les déclarations IPP et autres documents TVA ainsi que, dans le futur, tout autre document entrant ;

• enrichir et compléter le dossier numérique du contribuable par la digitalisation des documents essentiels que contiennent les dossiers papier, notamment mais pas exclusivement dans le cadre de la reprise de document anciens ;

• digitaliser les registres en complément ou en appui des processus déjà en place, afin d’alimenter les applications métiers ;

• digitaliser tous les courriers entrants, en complément ou en appui des processus déjà en place, afin d’alimenter le dossier numérique du contribuable ;

• mettre en œuvre la loi du 21 juillet 2016 mettant en œuvre et complétant le règlement (UE) n°910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, portant insertion du titre 2 dans le livre XII "Droit de l'économie électronique" du Code de droit économique et portant insertion des définitions propres au titre 2 du livre XII et des dispositions d'application de la loi propres au titre 2 du livre XII, dans les livres I, XV et XVII du Code de droit économique.

Le soumissionnaire retenu prodiguera des formations pour l’utilisation des logiciels de numérisation et de reconnaissance automatique des données ainsi que des formations destinées à permettre au pouvoir adjudicataire d’apporter des modifications aux paramètres à extraire en cas de modification des documents à traiter. Des développements spécifiques pourront également être sollicités pour adapter le processus de scanning à tout autre document sollicité par le SPF Finances ou par toute autre administration fédérale. Le marché comporte un lot. La procédure choisie est celle de l’appel d’offres ouvert. Il s’agit d’un marché à bordereau de prix (AR 15 juillet 2011, art. 2, § 1er, 5°). Il s’agit d’un marché de services. IMPORTANT Le pouvoir adjudicateur s’engage à commander un volume de 20.500.000 de pages à traiter par an par les logiciels sans possibilité de reporter le solde non utilisé à l’année suivante.

S&L/DA/2016/117 6

Pour les commandes ultérieures au cours d’une année, le pouvoir adjudicateur pourra reporter le solde non utilisé à l’année suivante. Par page/document, il convient d’entendre 2 faces (recto et verso).

2. Durée du contrat. Le pouvoir adjudicateur renseigne, la date de début d’exécution du contrat dans le courrier de notification d’attribution du marché. Le contrat est conclu pour une durée de sept (7) ans à compter de la date de notification du marché. Chaque partie peut mettre fin au contrat à la fin de la cinquième et de la sixième à condition que la notification à l’autre partie soit faite par lettre recommandée:

- au moins (3) trois mois avant la fin de la cinquième ou la sixième année si le pouvoir adjudicateur met fin au contrat,

- au moins (12) douze mois avant la fin de l’année d’exécution en cours si l’adjudicataire met fin au contrat.

La partie qui subit la résiliation du contrat ne peut réclamer de dommages et intérêts.

3. Pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par le Ministre des Finances.

4. Documents régissant le marché

4.1. Législation - La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de

fournitures et de services; - L’arrêté royal du 15 juillet 2011 - arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans

les secteurs classiques; - L’Arrêté royal du 14 janvier 2013 - arrêté royal établissant les règles générales d'exécution

des marchés publics et des concessions de travaux publics; - La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en

matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services;

- Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’ouverture des offres.

4.2. Documents du marché • Le présent cahier des charges S&L/DA/2016/117. • Les avis de marché et avis rectificatifs publiés au Bulletin des Adjudications ou au

Journal Officiel de l'Union européenne qui ont trait à ce marché, font partie intégrante du présent marché. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’établissement de son offre;

• L’offre approuvée de l’adjudicataire.

S&L/DA/2016/117 7

5. Incompatibilités - conflits d’intérêts.

5.1. Incompatibilités L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l’article 64 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités.

5.2. Conflits d’intérêts Dans le cadre de la lutte contre les conflits d'intérêts, en particulier afin d'éviter le mécanisme du tourniquet (`revolving doors'), tel que défini dans la loi du 8 mai 2007 portant assentiment à la Convention des Nations unies contre la corruption, faite à New York le 31 octobre 2003, le soumissionnaire s'abstient de faire appel à un ou plusieurs anciens collaborateurs (internes ou externes) du SPF Finances ou de ses clients, dans les deux ans qui suivent son/leur démission, départ à la retraite ou tout autre type de départ du SPF Finances ou de ses clients, d'une quelconque manière, directement ou indirectement, pour l'élaboration et/ou l'introduction de son offre ou toute autre intervention dans le cadre de la procédure de passation, ainsi que pour certaines tâches à réaliser dans le cadre de l'exécution du présent marché. La disposition qui précède ne s'applique toutefois que lorsqu'un lien direct existe entre les précédentes activités prestées pour le pouvoir adjudicateur par la ou les personnes concernées et ses/leurs activités dans le cadre du présent marché. Toute infraction à cette mesure pouvant être de nature à fausser les conditions normales de la concurrence est passible d'une sanction conformément aux dispositions de l'article 9 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ou, pour un marché dans les domaines de la défense et de la sécurité, de l'article 10 de la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité). Concrètement, cette sanction consiste, selon le cas, soit à écarter l'offre, soit à résilier le marché.

6. Questions – Réponses et visite des lieux

6.1. Questions – réponses Pour le présent marché, le pouvoir adjudicateur organisera un forum de questions réponses à l’intention des soumissionnaires. Ce forum est organisé comme suit :

- les soumissionnaires potentiels doivent faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur par courrier électronique à l’adresse suivante : finprocurement@minfin.fed.be en mentionnant la référence et l’objet du marché au pl us tard le 28/11/2016 à 16h. Seules les questions qui seront parvenues au pouvoir adjudicateur avant cette date seront traitées dans ce forum. En annexe 3 du présent cahier spécial des charges, le pouvoir adjudicateur a prévu le modèle qu’il préconise aux soumissionnaires d’utiliser afin de poser leurs questions. - le pouvoir adjudicateur placera sur le site du SPF Finances l'ensemble des questions ainsi que les réponses (site : www.belgium.finances.be, onglet "Marchés Publics").

S&L/DA/2016/117 8

Ce document fera partie des documents du marché.

6.2 Visite du bâtiment La visite unique et obligatoire des bâtiments aura lieu comme suit :

IMPORTANT Pour participer, les visiteurs devront prouver, grâce à un document signé par un responsable de leur société, leur appartenance à ladite société. La visite sera limitée à certains étages du bâtiment. Lors de cette visite, il ne sera répondu à aucune question relative au marché. Sauf interdiction formulée expressément par le représentant du pouvoir adjudicateur, l’utilisation des caméras et appareils de photographie est autorisée. La visite des lieux est obligatoire sous peine de nullité absolue pour remettre une offre. Une attestation de visite sera remise à chaque soumissionnaire à la fin de la visite. Cette attestation devra être jointe. Pour participer aux visites des lieux, il est demandé au candidat-soumissionnaire de faire connaître au plus tard la veille du jour de la visite à 14 h, par courrier électronique envoyé à l’adresse suivante : finprocurement@minfin.fed.be son intention de participer à la visite des lieux. Le candidat-soumissionnaire renseigne dans le courrier électronique d’inscription le nom et la fonction des personnes (maximum 2 personnes) qui assisteront à la visite des lieux. En objet du courrier électronique, il mentionne « renouvellement de la plateforme de scanning ».

Bâtiments Visites

Dates Heure

• Scanningscentrum Gent, Gaston Crommenlaan 6 boîte 1 à 3, 9050 Ledeberg

10/11/2016 14H00

• Centre de scanning Jambes, Avenue Prince de Liège 133 Bâtiment A à 5100 Jambes

09/11/2016 10H00

S&L/DA/2016/117 9

C. ATTRIBUTION

1. Droit et modalités d’introduction et ouverture d es offres

1.1. Droit et mode d’introduction des offres En application de l’article 52, § 2, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l’utilisation de moyens électroniques pour l’introduction des offres. 1.1.1. Offres introduites par des moyens électroniques Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l’introduction de l’offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d’un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d’un dispositif sécurisé de création de signature (article 52, § 1er, 1° de l’arrêté royal du 15 juillet 2011). Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques, peuvent être envoyées via le site internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/ qui garantit le respect des conditions de l’article 52 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. Vu que l’envoi d’une offre par e-mail ne correspond pas aux conditions de l’article 52 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, il n’est pas admis d’introduire une offre de cette manière. Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché, sont scannées en PDF, afin de les joindre à l’offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques, peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception de son offre, soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site: http://www.publicprocurement.be ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement: +32 (0)2 790 52 00. IMPORTANT 1. Il est recommandé au soumissionnaire de s’enregistrer au plus tard la veille de l’ouverture des

offres afin de pouvoir prendre contact avec le helpdesk du e-procurement pour résoudre d’éventuels problèmes d’accès au site https://eten.publicprocurement.be/.

2. Il doit être tenu compte de la taille du fichier introduite par voie électronique ; celui-ci ne doit pas dépasser 350 Mo.

1.1.2. Offres non introduites par des moyens électroniques Les offres qui sont introduites sur papier et les offres qui sont libellées par des moyens électroniques mais qui ne sont pas introduites par ces moyens, sont glissées dans une enveloppe fermée. Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant soit:

S&L/DA/2016/117 10

- le jour de la séance d’ouverture, en mains propres au président, avant que celui-ci n’ouvre la séance;

- en mains propres à un fonctionnaire de la Division Achats, mentionné ci-dessous ; - à la poste. Toute autre modalité d’expédition (comme Taxipost, courrier exprès, etc.) se fera sous l’entière responsabilité du soumissionnaire. Chaque offre doit parvenir au président de la séance avant qu’il ne déclare la séance ouverte. Seules les offres qui parviennent au président de la séance avant qu’il ne déclare la séance ouverte, peuvent être acceptées. Toutefois, une offre tardive est acceptée pour autant que le pouvoir adjudicateur n’ait pas notifié sa décision à l’adjudicataire et que l’offre ait été envoyée sous pli recommandé au plus tard le quatrième jour précédent le jour fixé pour la réception des offres. L’offre sera déposée en trois exemplaires sur papier dont un original et un exemplaire sur support électronique (CD-ROM ou clé USB) dans un format PDF . En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, l’exemplaire original de la version papier fera foi. Le soumissionnaire procèdera à un ScanVirus du support électronique afin d’éviter toute contamination par virus de l’infrastructure informatique du SPF-Finances. Il indiquera dans son offre : le logiciel utilisé pour le ScanVirus (et la version de celui-ci) et la garantie que le support a été vérifié et ne contient pas de virus. Le SPF Finances procèdera également un ScanVirus après l’ouverture des offres. L’offre sera glissée dans une enveloppe fermée port ant les deux indications suivantes - la référence du cahier spécial des charges : S&L/DA/2016/117 - a date et l’heure de l’ouverture des offres : le 26/01/2017 à 14h30 Ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes: - dans le coin supérieur gauche: - le mot « OFFRE » - la référence du cahier spécial des charges : S&L/DA/2016/117 - si la soumission est déposée par porteur, les données relatives aux personnes de contact

chargées de la réception des offres: o OPDECAM Christine 0257/63482 o BOSMAN Heidi 0257/62865 o VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 o WOUTERS Bart 0257/77524 o AUBRY Céline 0257/89634 o DEBANDE Michaël 0257/79775

- à l’endroit prévu à cet effet l’adresse du destinataire. Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le North Galaxy n’est accessible que par l’entrée « visiteurs » située au rez-de-chaussée, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9 à 11h45 et de 14 à 16 heures. Si l’offre est déposée par porteur, un accusé de réception ne pourra être délivré que par l’une des personnes mentionnées ci-dessus. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut servir de preuve du dépôt de l’offre.

S&L/DA/2016/117 11

Le soumissionnaire assume l’entière responsabilité des modalités d’envoi et de réception de son offre dans les délais impartis. Les offres doivent être expédiées ou déposées à l’adresse suivante: 1.1.3. Modification ou retrait d’une offre déjà introduite Lorsqu’un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà introduite, ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l’article 91 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. La modification ou le retrait d’une offre déjà introduite est possible via des moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l’article 52, § 1er de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 ou sur papier. Afin de modifier ou de retirer une offre introduite, une déclaration écrite est exigée, correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L’objet et la portée des modifications doivent être mentionnés de façon précise. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par téléfax, ou via un moyen électronique qui n’est pas conforme à l’article 52, § 1er de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, pour autant que: 1° ce retrait parvienne au président de la séance d’ouverture des offres avant qu’il n'ouvre la séance 2° et qu’il soit confirmé par lettre recommandée déposée à la poste au plus tard le jour avant la séance

d’ouverture. Remarque: pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient introduites électroniquement. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et en aucune façon ce choix n’aura d’influence sur l’analyse et l’évaluation de l’offre.

1.2. Ouverture des offres La séance d’ouverture des offres aura lieu le 26/01 /2017 à 14h30, dans une des salles de réunion du North Galaxy, accessible via l’entrée « visiteurs », boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES.

2. Offres

2.1. Données à mentionner dans l’offre Il est fortement recommandé au soumissionnaire d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe. Dans cette optique, l’attention du soumissionnaire est attirée sur l’article 80 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule: " Lorsqu’aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l’offre, le soumissionnaire en fait usage. A défaut d’utiliser ce formulaire, il supporte l’entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu’il a utilisés et le formulaire".

Service Public Fédéral FINANCES Service d’Encadrement Logistique

Division Achats A l’attention de Monsieur Frédéric DUPONT, Conseiller

North Galaxy - Tour B4 Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte 961

1030 BRUXELLES

S&L/DA/2016/117 12

L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire doit indiquer la langue à utiliser pour l’interprétation du contrat, c’est-à-dire le français ou le néerlandais. Les documents d’ordre technique qui sont joints à l’offre peuvent être rédigés en anglais dans le cas où il n’existerait pas de traduction dans la langue de l’offre ; les autres langues ne sont pas autorisées. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l’une ou l’autre annexe à son offre. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur. Le formulaire d’offre est joint au cahier des charges. Les biffures, ratures, additions et corrections, dans l’offre comme dans ses annexes, doivent être signées (et non parafées) par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l’offre est considérée comme irrégulière. Les soumissionnaires sont tenus de respecter explicitement toutes les dispositions administratives et contractuelles du présent cahier des charges. Toute réserve ou absence d’engagement par rapport à une de ces dispositions peut entraîner l’irrégularité de l’offre. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre: A . Le formulaire d’offre : - la signature de la personne ou les personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l’offre ; - la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l’offre ; - la date à laquelle la personne ou les personnes précitée(s), selon le cas, a/ont signé l’offre ; - le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des

Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ; - le numéro d’inscription à l’ONSS ; - le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès de la Banque de la Poste ou

d’un autre établissement financier ; - les noms, prénoms, la qualité ou profession, la nationalité et le domicile du soumissionnaire ou

lorsque celui-ci est une société, sa raison sociale ou dénomination, sa forme juridique, sa nationalité et son siège social ;

- tous les éléments et documents nécessaires pour l’évaluation des offres ; B. L’inventaire des prix

Base : Scanners à haut-volume : - Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un

SLA, la formation de 20 opérateurs et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes pour une capacité de 20 millions de pages à scanner sur base annuelle (2 à Jambes et 2 à Gand) en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un SLA, la formation de 20 opérateurs et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes sur base annuelle (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 20 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

S&L/DA/2016/117 13

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 1 million de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 1 million de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 5 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 5 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 10 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 10 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 15 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 15 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

Scanners documentaires : - Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un

SLA, la formation de 8 opérateurs et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 300 mille pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un SLA, la formation de 8 opérateurs et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 300 mille pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 10 mille pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 10 mille pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 50 mille pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 50 mille pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 100 mille pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 100 mille pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

S&L/DA/2016/117 14

Ouvreuses d’enveloppes : - Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un

SLA, la formation de 6 opérateurs et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes sur base annuelle en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un SLA, la formation de 6 opérateurs et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes sur base annuelle en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 500 mille enveloppes en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 500 mille enveloppes en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 1 million d’enveloppes en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 1 million d’enveloppes en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

Formation : - Prix unitaire pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des

scanners documentaires en dehors de la formation de base en lettres et en chiffres (hors TVA) ; - Prix unitaire pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des

scanners documentaires en dehors de la formation de base en lettres et en chiffres (TVA incluse) ; Variante obligatoire Scanners à haut-volume : - Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation

de 20 opérateurs pour 4 scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 20 opérateurs pour 4 scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 20 millions de pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 20 millions de pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 1 million de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 1 million de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

S&L/DA/2016/117 15

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 5 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 5 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 10 million de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 10 million de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 15 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) et le respect d’un SLA pour une capacité de 15 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

Scanners documentaires : - Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation

de 8 opérateurs à l’utilisation d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 8 opérateurs à l’utilisation d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 300 mille pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 300 mille pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 10 mille pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 10 mille pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 50 mille pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 50 mille pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 100 mille pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 100 mille pages à scanner en lettres et en chiffres en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

Ouvreuses d’enveloppes : - Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation

de 6 opérateurs à l’utilisation de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

S&L/DA/2016/117 16

- Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 6 opérateurs à l’utilisation de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes sur base annuelle en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes sur base annuelle en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 500 mille enveloppes en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 500 mille enveloppes en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 1 million d’enveloppes en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand et le respect d’un SLA pour une capacité de 1 million d’enveloppes en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

Formation : - Prix unitaire pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des

scanners documentaires en dehors de la formation de base en lettres et en chiffres (hors TVA) ; - Prix unitaire pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des

scanners documentaires en dehors de la formation de base en lettres et en chiffres (TVA incluse) ; Base et variante obligatoire : Logiciels : - Prix en Eur pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise à

disposition du hardware et des connexions, le respect d’un SLA pour une capacité de 20,5 millions de pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise à disposition du hardware et des connexions et le respect d’un SLA pour une capacité de 20,5 millions de pages à scanner sur base annuelle en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité d’1 million de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité d’1 million de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité de 5 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité de 5 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité de 10 million de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité de 10 million de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

S&L/DA/2016/117 17

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité de 15 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration, la maintenance des logiciels et le respect d’un SLA pour une capacité de 15 millions de pages à scanner en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

Formations : - Prix unitaire pour la formation de 50 opérateurs à l’utilisation des logiciels de numérisation et de

reconnaissance automatique des données en lettres et en chiffres (hors TVA) ; - Prix unitaire pour la formation de 50 opérateurs à l’utilisation des logiciels de numérisation et de

reconnaissance automatique des données en lettres et en chiffres (TVA incluse) ; - Prix unitaire pour la formation d’ 1 opérateur à l’utilisation des logiciels de numérisation et de

reconnaissance automatique des données en lettres et en chiffres (hors TVA) ; - Prix unitaire pour la formation d’ 1 opérateur à l’utilisation des logiciels de numérisation et de

reconnaissance automatique des données en lettres et en chiffres (TVA incluse) ; - Prix pour la formation de 6 administrateurs en charge du contrôle et du suivi de l’utilisation de la

plateforme en lettres et en chiffres (hors TVA) ; - Prix pour la formation de 6 administrateurs en charge du contrôle et du suivi de l’utilisation de la

plateforme en lettres et en chiffres (TVA incluse) ; - Prix unitaire pour la formation d’un opérateur destinée à lui permettre d’apporter des modifications

aux paramètres à extraire en cas de modifications des documents à traiter en lettres et en chiffres (hors TVA) ;

- Prix unitaire pour la formation d’un opérateur destinée à lui permettre d’apporter des modifications aux paramètres à extraire en cas de modifications des documents à traiter en lettres et en chiffres (TVA incluse) ;

Assistance complémentaire : - Prix en Eur pour un jour-homme d’assistance complémentaire en lettres et en chiffres (hors TVA) ; - Prix en Eur pour un jour-homme d’assistance complémentaire en lettres et en chiffres (TVA

incluse) ;

Doit être intégralement et entièrement complété sou s peine de nullité de l’offre. C. Proposition technique :

La proposition suit la structure de la partie E « Prescriptions techniques » IMPORTANT 1. Le formulaire d’offre doit être complété, daté et signé ; 2. Pour toute offre introduite par un mandataire, l’acte authentique ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) joint par le mandataire prouvant qu’il est habilité à engager l’entité pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié le mandat.

Signature de l’offre Le soumissionnaire signe l’offre et les autres annexes jointes à l’offre (art. 82 §1 A.R. 15/07/2011).

S&L/DA/2016/117 18

Concernant les mandataires: Toute offre introduite par des mandataires doit indiquer l'entité au nom de laquelle agissent les mandataires. Celui qui a signé l’offre doit, à la date de la signature, être habilité à engager le mandant au montant total de l’offre. Les mandataires joignent à l'offre une copie électronique de l’acte authentique ou sous seing privé les habilitant, ou une copie de cet acte. Ils doivent également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle sont publiés les mandats (article 82 A.R. 15/07/2011) Concernant les sous-traitants Tout recours à des sous-traitants sera clairement indiqué dans l'offre du soumissionnaire. Celui-ci décrira le type de relation contractuelle qui le lie avec chacun de ses sous-traitants. Le nom et l'adresse des sous-traitants seront joints à l'offre, avec mention de la ou des parties du marché à réaliser par chaque sous-traitant. Concernant les documents d’ordre technique L’offre technique ne peut contenir aucune précision administrative ni indication de prix. Il ne sera tenu aucun compte des indications administr atives dans une autre partie que la partie A. ou C, ou de prix figurant dans une autre partie que la partie B. Le soumissionnaire mentionne clairement dans son of fre les différences par rapport au cahier des charges et aux besoins foncti onnels. Sans cette précision explicite, le cahier des charges prévaudra en cas d e litige.

2.2. Durée de validité de l’offre Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l’ouverture des offres.

3. Prix Il s’agit d’un marché à bordereaux de prix. Tous les prix cités sur le formulaire d’offre sont obligatoirement exprimés en euros. Le soumissionnaire est censé avoir inclus dans ces prix tous les frais possibles visés, à l’exception de la TVA. L’utilisation du modèle d’inventaire en annexe 2 est obligatoire. Il ne sera pas tenu compte de prix mentionnés ailleurs.

S&L/DA/2016/117 19

4. Droit d’accès – Sélection qualitative – Régulari té des offres – Critères d’attribution

4.1. Droit d’accès et sélection qualitative Les soumissionnaires sont évalués sur base du droit d’accès et de la sélection qualitative repris ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont au droit d’accès et à la sélection qualitative sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres sur la base des critères d’attribution repris au point 4.3. du volet C. Attribution du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan formel et matériel. 4.1.1. Droit d’accès Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée. A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu’il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu’il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires. Premier critère d’exclusion § 1er Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant

l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l’Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s’il apparaît, qu’au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il:

1° a transmis à l’Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et

y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et

2° n’a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à 3.000 EUROS, à moins

qu’il n’ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement.

Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 3.000 EUROS, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s’il établit, avant la décision d’attribuer le marché, qu’il possède, à la fin du trimestre civil visé à l’alinéa 2, à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 2, 1°, de la loi du 15 juin 2006 ou d’une entreprise publique au sens de l’article 2, 2°, de la loi du 15 juin 2006, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 3.000 EUROS près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.

IMPORTANT Il est rappelé au soumissionnaire ou au candidat qui possède une dette fiscale professionnelle supérieure à 3.000 euros et qui peut se prévaloir d’une créance à l’égard d’un pouvoir adjudicateur

S&L/DA/2016/117 20

ou d’une entreprise publique qu’il convient au soumissionnaire ou au candidat d’établir qu’il possède une telle créance et que celle-ci soit certaine, exigible et libre de tout engagement à l’égard de tiers. A cette fin, le soumissionnaire est invité à communiquer dans son offre l’existence d’une ou de créances pouvant être prises en considération par le pouvoir adjudicateur ainsi que le caractère certain, exigible et libre de tous engagements à l’égard de tiers.

§ 2. Le soumissionnaire étranger doit, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres:

1° être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale

selon les dispositions légales du pays où il est établi 2° être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’il emploie du personnel assujetti à la loi du 27

juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.

§ 3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer, par tous

moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire.

Deuxième critère d’exclusion Conformément à l’article 20 de la loi du 15 juin 2006, est exclu de l’accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire qui a fait l’objet d’une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1° participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 324bis du Code pénal 2° corruption, telle que définie aux articles 246 et 250 du Code pénal 3° fraude au sens de l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers

des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 4° blanchiment de capitaux tel que défini à l’article 5 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la

prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

En vue de l’application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur a le droit de demander aux soumissionnaires de fournir les renseignements ou documents nécessaires. Lorsqu’il a des doutes sur la situation personnelle de ces candidats ou soumissionnaires, il peut s’adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu’il estime nécessaires à ce propos. Troisième critère d’exclusion Sera exclu de l’accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire: 1° qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d’activités, de réorganisation judiciaire ou

dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans d’autres réglementations nationales

2° qui a fait l’aveu de sa faillite ou fait l’objet d’une procédure de liquidation, de réorganisation

judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans d’autres réglementations nationales.

S&L/DA/2016/117 21

Quatrième critère d’exclusion Sera exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui a fait l’objet d’une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. Cinquième critère d’exclusion Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier. En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier: 1° l’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et

n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957) 2° le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit

syndical, 1948) 3° le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et

de négociation collective, 1949) 4° l’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100

sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958)

5° l’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi

que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999).

Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l’article 61, § 2, 4° de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. Les dispositions qui précèdent s’appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l’article 61 de l’arrêté précité. Sixième critère d’exclusion Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi, conformément aux dispositions de l’article 63 de l’AR du 15 juillet 2011. Est en règle par rapport aux obligations susmentionnées applicables en Belgique, le candidat ou le soumissionnaire qui n'a pas pour l'ensemble de ses obligations fiscales professionnelles une dette supérieure à 3.000 euros, à moins qu'il n'ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette fiscale professionnelle est supérieure à 3.000 euros, le candidat ou le soumissionnaire est considéré comme étant en règle s'il établit , avant la décision de sélection ou d'attribution du marché, selon le cas, qu'il possède à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 2,1°, de la loi ou d’une entreprise publique au sens de l’article 2,2°, de la loi, à la fin de la période fiscale visée précédemment, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à 3.000 euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de ses dettes fiscales professionnelles.

S&L/DA/2016/117 22

Pour le soumissionnaire ou le candidat belge, le pouvoir adjudicateur avant accès gratuitement à l’attestation du SPF Finances, procèdera à la vérification de la situation de tous les soumissionnaires dans les quarante-huit heures suivant la séance d’ouverture des offres IMPORTANT Il est rappelé au soumissionnaire ou au candidat qui possède une dette fiscale professionnelle supérieure à 3.000 euros et qui peut se prévaloir d’une créance à l’égard d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entreprise publique qu’il convient au soumissionnaire ou au candidat d’établir qu’il possède une telle créance et que celle-ci soit certaine, exigible et libre de tout engagement à l’égard de tiers. A cette fin, le soumissionnaire est invité à communiquer dans son offre l’existence d’une ou de créances pouvant être prises en considération par le pouvoir adjudicateur ainsi que le caractère certain, exigible et libre de tous engagements à l’égard de tiers. Pour que le soumissionnaire étranger ou le candidat étranger soit considéré comme étant en règle celui-ci joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation dont il résulte qu'il est en règle par rapport à ses obligations fiscales professionnelles selon les dispositions légales du pays où il est établi. Cette attestation doit porter sur la dernière période fiscale écoulée avant la date limite de réception des demandes de participation ou des offres, selon le cas. Septième critère d’exclusion Sera exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui s’est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre ou qui n’a pas fourni ces renseignements. 4.1.2. Sélection qualitative 4.1.2.1 Critère de sélection relatif aux moyens éco nomiques et financiers du soumissionnaire Pour pouvoir introduire une soumission pour le marché, le soumissionnaire doit avoir réalisé, pour chacun des trois derniers exercices comptables clôturés, un chiffre d'affaires annuel relatif à l’implémentation d’une solution de numérisation, de reconnaissance et de classification de documents d’au moins 200.000 Euro (art. 67, 3° Arrêté royal du 15 juillet 2011). Cette capacité financière sera jugée sur base des comptes annuels approuvés des trois dernières années déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique. Les soumissionnaires qui ont déposé les comptes annuels approuvés auprès de la Banque Nationale de Belgique, ne sont pas tenus de les joindre à leur offre, étant donné que le pouvoir adjudicateur est à même de les consulter via le guichet électronique de l’autorité fédérale Les soumissionnaires qui n’ont pas déposé les comptes annuels approuvés des trois dernières années comptables auprès de la Banque Nationale de Belgique, sont tenus de les joindre à leur offre. Cette obligation vaut également pour les comptes annuels approuvés récemment et qui n’ont pas encore été déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique, parce que le délai légal accordé pour le dépôt de ceux-ci n’est pas encore échu. Pour les entreprises individuelles, il convient de faire rédiger un document reprenant tous les actifs et tous les passifs par un comptable IEC ou un réviseur d’entreprise. Ce document doit être certifié conforme par un comptable IEC agréé ou par le réviseur d’entreprise, selon le cas. Le document doit refléter une situation financière récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d’ouverture des offres). Au cas où l’entreprise n’a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable IEC ou par le réviseur d’entreprise suffit.

S&L/DA/2016/117 23

Les entreprises étrangères doivent joindre également à leur offre les comptes annuels approuvés des trois dernières années ou un document reprenant tous les actifs et tous les passifs de l’entreprise. Au cas où l’entreprise n’a pas encore publié de compte annuel, un bilan intermédiaire certifié conforme par le comptable ou par le réviseur d’entreprise ou par la personne ou l’organisme qui exerce ce type de fonction dans le pays concerné suffit. Le soumissionnaire est tenu de compléter l’annexe 4 « fiche à remplir ». 4.1.2.2 Critère de sélection relatif aux moyens tec hniques du soumissionnaire Le soumissionnaire indique la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l’intention de sous-traiter. Il mentionnera les services qui seront sous-traités ainsi que le nom et les coordonnées de ce(s) sous-traitant(s). Le soumissionnaire est tenu de compléter l’annexe 4 « fiche à remplir ».

4.2. Régularité des offres Les offres des candidats sélectionnés seront examinées sur le plan de leur régularité conformément aux articles 95 de l’Arrêté royal du 15 juillet 2011 et aux dispositions du présent cahier spécial des charges. Les offres irrégulières seront exclues. Chaque proposition sera examinée afin de s’assurer qu’elle soit conforme aux besoins exprimés. S'il est déterminé qu'un besoin exprimé n'a pas été satisfait, l'offre peut être considérée comme étant irrégulière. Chaque proposition financière ou offre de prix incomplète ou contenant des contradictions ou des erreurs importantes, ou qui ne respecte pas les exigences en matière de présentation du prix, telles que formulées dans le cahier spécial des charges, peut être considérée comme irrégulière. Seules les offres reconnues régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d’attribution.

4.3. Critères d’attribution Pour le choix de l’offre la plus intéressante d’un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d’attribution. Ces critères seront pondérés afin d’obtenir un classement final. 4.3.1. Liste des critères d’attribution Le marché est attribué au soumissionnaire qui a introduit l’offre la plus intéressante compte tenu des critères suivants :

Critères d’attribution Points 1. Prix 70 2. Déploiement de la nouvelle plateforme 30

Total 100 4.3.2. Méthode de détermination de la meilleure offre Une commission d’évaluation composée de fonctionnaires et/ou d’agents du SPF FINANCES évaluera les offres sur la base des critères d’attribution précités.

S&L/DA/2016/117 24

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel à des experts externes ou internes pour assister les membres de la commission d’évaluation dans le cadre de l’évaluation des offres.

1. Prix (/70)

Le critère ‘Prix’ est pondéré de la façon suivante: Pour la base : mise à disposition des scanners P = [ P+bas / Poffre ] x Pmax P = le nombre de points obtenus par l’offre examinée P +bas = le montant de l’offre régulière la plus basse P offre = le montant de l’offre examinée Pmax = le nombre de points attribué pour le critère prix. La formule de prix est la suivante : P offre = 6 x Base scanners haut-volume + la somme des commandes ultérieures base scanners haut-volume + 6 x Base scanners documentaires + la somme des commandes ultérieures base scanners documentaires +6 x Base ouvreuses d’enveloppes + la somme des commandes ultérieures base ouvreuses d’enveloppes + Base formation + 6 x Logiciels + la somme des commandes ultérieures Logiciels + Formation de 50 opérateurs + 15 x Formation d’un nouvel opérateur + Formation de 6 administrateurs + Formation d’un opérateur chargé de modifications + 6 x (200 x Assistance complémentaire) Base scanners haut-volume = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation de 20 opérateurs et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes pour une capacité de 20 millions de pages scannées (2 à Jambes et 2 à Gand); Commandes ultérieures base scanners haut-volume = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 1 – 5 – 10 et 15 millions de pages scannées (commandes ultérieures) ; Base scanners documentaires = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation de 8 opérateurs et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 300 mille pages scannées; Commandes ultérieures base scanners documentaires = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 10 – 50 – 100 mille pages scannées (commandes ultérieures) ; Base ouvreuses d’enveloppes = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation de 6 opérateurs et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes; Commandes ultérieures base ouvreuses d’enveloppes = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand pour une capacité de 500 mille – 1 million d’enveloppes (commandes ultérieures) ; Base formation = Prix HTVA (en Eur) pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des scanners documentaires en dehors de la formation de base ; Logiciels = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise à disposition du hardware et des connexions pour une capacité de 20,5 millions de pages scannées;

S&L/DA/2016/117 25

Commandes ultérieures de documents à numériser = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels pour une capacité de 1 – 5 – 10 – 15 millions de pages scannées (commandes ultérieures); Formations de 50 opérateurs = Prix HTVA (en Eur) pour la formation de 50 opérateurs à l’utilisation des logiciels de numérisation et de reconnaissance automatique des données ; Formation d’un nouvel opérateur = Prix HTVA (en Eur) pour la formation d’ 1 nouvel opérateur à l’utilisation des logiciels de numérisation et de reconnaissance automatique des données ; Formation de 6 administrateurs = Prix HTVA pour la formation de 6 administrateurs en charge du contrôle et du suivi de l’utilisation de la plateforme en lettres et en chiffres (hors TVA) ; Formation d’un opérateur chargé de modifications = Prix HTVA (en Eur) pour la formation d’un opérateur destinée à lui permettre d’apporter des modifications aux paramètres à extraire en cas de modifications des documents à traiter ; Assistance complémentaire = Prix HTVA (en Eur) pour un jour-homme d’assistance complémentaire. Le nombre de points obtenus est arrondi à la deuxième décimale. Pour la variante : acquisition des scanners P = [ P+bas / Poffre ] x Pmax P = le nombre de points obtenus par l’offre examinée P +bas = le montant de l’offre régulière la plus basse P offre = le montant de l’offre examinée Pmax = le nombre de points attribué pour le critère prix. La formule de prix est la suivante : P offre = Variante scanners à haut-volume + 6 x Variante maintenance scanners à haut-volume + la somme des commandes ultérieures « variante maintenance scanners à haut-volume » + Variante scanners documentaires+ 6 x Variante maintenance scanners documentaires + la somme des commandes ultérieures « variante maintenance scanners documentaires » + Variante ouvreuses d’enveloppes + 6 x Variante maintenance ouvreuses d’enveloppes + la somme des commandes ultérieures « variante maintenance ouvreuses d’enveloppes » + Variante formation + 6 x Logiciels + la somme des commandes ultérieures « Logiciels » + Formation de 50 opérateurs + 15 x Formation d’un nouvel opérateur + Formation de 6 administrateurs + Formation d’un opérateur chargé de modifications + 6 x (200 x Assistance complémentaire) Variante scanners à haut-volume = Prix HTVA (en Eur) pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 20 opérateurs pour 4 scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) ; Variante maintenance scanners à haut-volume = Prix HTVA (en Eur) pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 20 millions de pages scannées; Commandes ultérieures « variante maintenance » scan ners à haut-volume = Prix HTVA (en Eur) pour la maintenance des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 1 – 5 – 10 – 15 millions de pages scannées (commandes ultérieures) ; Variante scanners documentaires = Prix HTVA (en Eur) pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 8 opérateurs à l’utilisation d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand ; Variante maintenance scanners documentaires = Prix HTVA (en Eur) pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand pour une capacité de 300 mille pages scannées; Commandes ultérieures « variante maintenance » scan ners documentaires = Prix HTVA (en Eur) pour la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand pour une capacité de 10 – 50 – 100 mille pages scannées (commandes ultérieures);

S&L/DA/2016/117 26

Variante ouvreuses d’enveloppes = Prix HTVA (en Eur) pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation et la formation de 6 opérateurs à l’utilisation de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand ; Variante maintenance ouvreuses d’enveloppes = Prix HTVA (en Eur) pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes; Commandes ultérieures « variante maintenance » ouvr euses d’enveloppes = Prix HTVA (en Eur) pour la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand pour une capacité de 500 mille – 1 million d’enveloppes (commandes ultérieures); Variante formation = Prix HTVA (en Eur) pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des scanners documentaires en dehors de la formation de base ; Logiciels = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels pour une capacité de 20,5 millions de pages scannées; Commandes ultérieures de documents à numériser = Prix HTVA (en Eur) pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels pour une capacité de 1 – 5 – 10 – 15 millions de pages scannées (commandes ultérieures); Formations de 50 opérateurs = Prix HTVA (en Eur) pour la formation de 50 opérateurs à l’utilisation des logiciels de numérisation et de reconnaissance automatique des données ; Formation d’un nouvel opérateur = Prix HTVA (en Eur) pour la formation d’ 1 nouvel opérateur à l’utilisation des logiciels de numérisation et de reconnaissance automatique des données ; Formation de 6 administrateurs = Prix HTVA pour la formation de 6 administrateurs en charge du contrôle et du suivi de l’utilisation de la plateforme en lettres et en chiffres (hors TVA) ; Formation d’un opérateur chargé de modifications = Prix HTVA (en Eur) pour la formation d’un opérateur destinée à lui permettre d’apporter des modifications aux paramètres à extraire en cas de modifications des documents à traiter ; Assistance complémentaire = Prix HTVA (en Eur) pour un jour-homme d’assistance complémentaire.

2. Déploiement de la nouvelle plateforme (/30) IMPORTANT Il est attiré l’attention du soumissionnaire que l’offre qui obtient moins de 15 sur 30 sera exclue du marché. Le soumissionnaire proposera un plan de déploiement de la nouvelle plateforme en présentant la méthode et les processus de mise en œuvre de la solution dans un document de maximum 30 pages recto de format A4 rédigé avec la police de caractère « Arial 11 ». Ce plan de déploiement doit impérativement aborder : • l’implémentation et la mise en production des différentes chaines de numérisation (2 chaines de

numérisation de documents à haut volume et une chaine de numérisation documentaire par centre) ;

• l’implémentation et la mise en production des logiciels de reconnaissance, de classification et d’extraction de données notamment au regard du délai de déploiement pour chacune des phases ;

• le niveau de participation à la fois du personnel du soumissionnaire et du personnel du SPF Finances dans chaque étape du projet ;

• le nombre d’opérateurs nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des données (déclarations IPP et TVA) tenant compte du taux de reconnaissance offert par les logiciels et du nombre d’opérateurs actuellement actifs au sein des centres de Gand et de Jambes ;

S&L/DA/2016/117 27

• la facilité d’utilisation des logiciels quant aux possibilités offertes au pouvoir adjudicateur d’apporter des modifications aux paramètres à extraire en de modification/extension des documents à traiter ;

• la formation de base du personnel de SPF Finances à fournir pour garantir la bonne fin du projet ; • la qualité des logiciels de reconnaissance optique de caractères et leur capacité à saisir des

chaines de caractères dans le texte ; • la qualité des logiciels de tri des documents permettant de les diriger vers le bon object-store de

filenet ; • la qualité des outils de workflow, de tracking, de reporting et de monitoring proposés.

La cote sera obtenue à l’aide de l’échelle ordinale suivante :

Exclu Très mauvais Exclu Mauvais

15 Satisfaisant 20 Bon 25 Très bon 30 Excellent

4.3.3. Cote finale La cote finale est attribuée à chaque offre en additionnant les points obtenus pour les deux critères susmentionnés. IMPORTANT Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel, pour l’analyse des offres, à un ou plusieurs expert(s) externe(s) au SPF Finances. L’offre la plus intéressante est l’offre qui obtient la cote finale la plus élevée.

S&L/DA/2016/117 28

D. EXECUTION

1. Fonctionnaire dirigeant. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du Pouvoir Adjudicateur) sera désigné dans la notification de la conclusion du marché. Les limites de ses compétences y seront indiquées. Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer partie de ses compétences.

2. Cautionnement En application de l’article 9, paragraphe 4 de l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé à l’article 25 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 relatif au cautionnement et plus particulièrement pour ce qui concerne l’adaptation du montant du cautionnement sur base d’un montant forfaitaire en raison du caractère pluriannuel du marché, de la possibilité de mettre fin à celui-ci à partir de la cinquième année et du surcoût anormal que devrait supporter l’adjudicataire, si le montant à prendre en considération était le montant global du marché calculé pour la durée de 7 ans. Le cautionnement du marché est fixé à 75.000 euros.

2.1. Constitution du cautionnement Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la législation relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la législation relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L’adjudicataire doit, dans les trente jours calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes: 1° lorsqu’il s’agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte bpost banque de

la Caisse des Dépôts et Consignations [compte bpost banque n° BE58 6792 0040 9979 (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire

2° lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains de sa gestionnaire des

titres ou dans l’une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire

3° lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette

activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire

4° lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’engagement de l’établissement de crédit ou de

l’entreprise d’assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur:

S&L/DA/2016/117 29

1° soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire

2° soit d’un avis de débit remis par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances 3° soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’Etat ou par un organisme public

remplissant une fonction similaire

4° soit de l’original de l’acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire

5° soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise

d’assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence des documents du marché, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention "bailleur de fonds" ou "mandataire", suivant le cas. Le délai de trente jours calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payés et les jours de repos compensatoires prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse suivante :

2.2. Libération du cautionnement Le cautionnement sera libéré selon le prescrit de l’article 33 de l’arrêté Royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics.

3. Révision de prix. La révision des prix est possible selon sont les suivantes :

� Les prix peuvent être revus annuellement . � Chaque année , le prestataire demande la révision du prix par lettre recommandée adressée

au Pouvoir Adjudicateur, Service d'encadrement B&CG, Division Engagements, bd Roi Albert II 33 bte 785, 1030 Bruxelles.

� La révision des prix entre en vigueur :

o le jour anniversaire de l'avis d'attribution du marché si le prestataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les prestations effectivement prestées après l'anniversaire de l'attribution du marché.

o le 1er jour du mois qui suit l'envoi de la lettre reco mmandée si le prestataire a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les prestations effectivement prestées après la date visée ci-dessus (attention :

Service Public Fédéral FINANCES Division Engagements

à l’attention de Madame MALJEAN Françoise NOGA B22 Boulevard Roi Albert II, 33 boîte 781 – Bloc B22

1030 BRUXELLES

S&L/DA/2016/117 30

l’adjudicataire doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des prestations à prester après l'anniversaire suivant).

� La révision des prix se calcule suivant la formule :

+= 2.0*8,0*

00 S

SPP

où : P = prix revu P0 = prix initial S0 = indice salarial AGORIA (seulement pour les prestataires belges ; les prestataires étrangers doivent proposer un indice analogue) - moyenne nationale, charges sociales comprises, valable le mois qui précède l'ouverture des offres. S = comme S0 ci-dessus, mais valable le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l'attribution du marché.

� Pour les indices, voir : http://www.agoria.be

� Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l'indice. Dans ce cas, la révision suit les règles ci-dessus, sauf que la lettre recommandée émane du pouvoir adjudicateur.

4. Responsabilité de l’adjudicataire L’adjudicataire assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les prestations fournies, en particulier dans les études, les comptes, les plans ou dans toutes les autres pièces déposées par lui en exécution du marché. Par ailleurs, l’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des prestations ou de la défaillance de l’adjudicataire. Les prestations qui ne satisfont pas aux clauses et conditions du marché ou qui ne sont pas exécutés conformément aux règles de l'art sont recommencés par le prestataire. A défaut, ils le sont d'office, à ses frais, risques et périls, sur l'ordre du pouvoir adjudicateur, suivant l'un ou l'autre des moyens d'action prévus à l'article 155 de l’AR du 14 janvier 2013. En outre, l’adjudicataire est passible des amendes et pénalités pour inexécution des clauses et conditions du marché. L’adjudicataire garantit que tous les services qui devront être exécutés dans le cadre du contrat seront exécutés par un personnel suffisamment formé et compétent, en respectant les délais et budget prévus. L’adjudicataire a donc une obligation de résultat.

5. Garantie Dans le cadre de la variante obligatoire, il est prévue une période de garantie d’une durée de 2 années qui débute après la réception technique. Pendant les périodes de garantie, les sanctions relatives au SLA s’appliquent. La garantie couvre notamment la réparation ou la correction des défauts de fonctionnement ou les non-conformités du matériel dans son ensemble.

S&L/DA/2016/117 31

6. Réceptions des prestations.

6.1. Réceptions techniques et provisoires Aucune livraison ne pourra intervenir sans avertiss ement écrit au moins quatre jours ouvrables avant la date prévue pour la livraison. L es livraisons ne pourront avoir lieu que les jours ouvrables durant les heures de bureau. 6.1.1. Scanners et ouvreuses Si la base remporte le marché, la réception technique aura lieu à l’issue de la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation et la mise en application et le respect du SLA y compris le support techniques tel que prévu au point 4.3.7. « Support technique » du volet E. « Prescriptions techniques » pour : • des scanners de documents hauts volume ; • des scanners documentaires ; • des ouvreuses d’enveloppes. Si la variante obligatoire remporte le marché, la réception technique aura lieu à l’issue de la livraison, l’installation, la mise en service, la formation et la mise en application et le respect du SLA pour :

• des scanners de documents hauts volume ; • des scanners documentaires ; • des ouvreuses d’enveloppes.

Maintenance des scanners : Il est prévu une réception provisoire partielle pour la partie maintenance des scanners et ouvreuses. Cette réception provisoire partielle a lieu quotidiennement. 6.1.2. Logiciels A l’issue de chaque phase, il est prévu une réception technique. Il sera vérifié que les logiciels, le hardware et le matériel de connexion soient conformes aux prescriptions techniques prévues au volet E. du présent cahier spécial des charges. Le contrôle du bon fonctionnement, des performances et autres critères et sous-critères d’attribution; toutes les fonctionnalités requises dans le cahier spécial des charges et annoncées dans l’offre et ses annexes seront testées. Il sera procédé à la vérification de la fourniture de la documentation et de l’accomplissement des formations à dispenser. Les opérations de vérification seront considérées comme réalisées avec succès lorsque les fournitures et développements répondent aux quantités et sont capables d’assurer un service régulier dans les conditions normales de production à la suite des essais prévus à cet effet. Ces essais ainsi que leur calendrier seront déterminés de commun accord. Si les opérations de vérification, les fonctionnalités demandées dans le cahier spécial des charges et/ou annoncées dans l’offre ne sont pas rencontrées ou ne le sont que partiellement, l’adjudicataire s’engage à apporter gratuitement les modifications ou compléments nécessaires ou à remplacer tout ou partie des fournitures par une fourniture conforme dans les trente jours calendrier qui suivent la

S&L/DA/2016/117 32

date du procès-verbal de constatation de l’impossibilité de prononcer la réception technique. Au-delà de ce délai, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’appliquer les amendes pour retard. Dans cette hypothèse, après que l’adjudicataire aura effectué les modifications, les compléments ou remplacements nécessaires, l’ensemble des tests de réception devra être ré-exécuté.

Si les opérations de vérification n’ont pu être réalisées avec succès dans les délais impartis, le pouvoir adjudicateur pourra appliquer soit les mesures d’offices des articles 47 et 155 de l’AR du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, soit convenir avec l’adjudicataire de dispositions particulières. A l’issue des opérations de vérification qui se sont déroulées avec succès, le pouvoir adjudicateur dressera un procès-verbal de réception technique qui sera signé par les deux parties.

6.2. Réception définitive La réception définitive est déclarée à la demande du fournisseur à l’issue de la durée du marché. La réception définitive sera consignée dans un procès-verbal signé par l’adjudicataire et le SPF Finances. Le SPF Finances dispose d’un délai de 30 jours à compter de la demande de l’adjudicataire pour rédiger le procès-verbal d’acceptation qui autorise la réception.

6.3. Frais de réception Tous les frais liés aux tests d’acceptation, réception provisoire et définitive sont à charge de l’adjudicataire.

7. Modalités d’exécution.

7.1. Clause d’exécution Le soumissionnaire s’engage, jusqu’à la complète exécution du marché, à respecter les 8 conventions de base de l’OIT, en particulier: 1. l’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et

n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957) 2. le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit

syndical, 1948)

3. le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949)

4. l’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958)

5. l’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi

que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999).

En vertu de l’article 44, § 1er, 1° de l’Arrêté royal du 14 janvier 2013, le non-respect de cet engagement sera considéré comme une non-exécution du marché suivant les prescriptions fixées dans les documents du marché, ce qui donnera lieu à la mise en demeure de l’adjudicataire, et pourra, en vertu de l’article 47, § 2 de l’Arrêté royal du 14 janvier 2013, donner lieu à l’application des mesures d’office, en particulier à la résiliation unilatérale du marché.

S&L/DA/2016/117 33

7.2. Clause d’évolution technologique Si, avant l'expiration du délai de livraison, une évolution technologique donne naissance à des logiciels/matériels plus avancés en termes de performances ou de fonctionnalités que ceux proposés dans l’offre et ce, sans augmentation de prix, l’adjudicataire est tenu d'en avertir le pouvoir adjudicateur et d’en proposer le remplacement. Le pouvoir adjudicateur est libre d'accepter ou de refuser la proposition.

7.3. Délai d’exécution

La mise en place et l’opérationnalité des logiciels doivent être réalisées dans un délai minimum de 6 mois et de maximum de 12 mois pour la phase 1, de 18 mois pour la phase 2, de 18 mois pour la phase 3 et de 24 mois pour la phase 4. Le soumissionnaire est tenu de mentionner dans le formulaire d’offre les réductions en le nombre de mois (par mois entier) prévues pour la mise en place, le déploiement et l’opérationnalité de la nouvelle plateforme pour les phases 1, 2, 3 et 4. Le délai d’exécution concernant le déploiement de la nouvelle plateforme s’effectuera selon le phasage suivant :

Phase 1 : Au plus tard dans les 12 mois de la conclusion du contrat, la solution à fournir devra permettre de renouveler et de compléter l’ensemble des fonctionnalités et tous les composants du système de traitement par scanning et reconnaissance de contenu des documents structurés et non structurés traités actuellement par CSS avec un même niveau de qualité que la solution actuelle tant au niveau de la reconnaissance, que de l’extraction et de la classification des données.

Phase 2 : Au plus tard dans les 18 mois de la conclusion du contrat, La solution à fournir devra permettre de traiter l’ensemble des documents traités par Dim MyScan de manière centralisée au sein des centres de scanning de Gand et Jambes.

Phase 3 : Au plus tard dans les 18 mois de la conclusion du contrat, la solution à fournir doit permettre la digitalisation des registres documentaires de manière centralisée au sein des centres de scanning de Gand et Jambes.

Phase 4 : La solution à fournir doit permettre l’implémentation d’une solution visant à prendre progressivement en charge le courrier entrant ainsi que les documents des autres SPF de manière centralisée dans les centres de scanning de Gand et Jambes au plus tard dans les 24 mois de la conclusion du contrat. Dans son offre le soumissionnaire détaillera la solution qu’il envisage de mettre en œuvre. A l’issue de la période de 24 mois, la solution devra être en mesure de traiter, de reconnaître et de rediriger automatiquement 150 types de courriers différents sans intervention manuelle d’opérateurs pour valider et rediriger le document entrant. Dans son offre, le soumissionnaire indiquera le délai qu’il juge nécessaire pour mener à bien les phases 1 à 4 sans pouvoir excéder les délais mentionnés ci-dessus.

S&L/DA/2016/117 34

7.4. Lieu d’exécution du marché et particularités

Les services seront exécutés aux adresses suivantes :

• Scanningscentrum Gent, Gaston Crommenlaan 6 boîte 1 à 3, 9050 Ledeberg

• Centre de scanning Jambes, Avenue Prince de Liège 133 Bâtiment A à 5100 Jambes

Les réunions du groupe de pilotage se dérouleront principalement au bâtiment North Galaxy Bld Roi Albert II, 33 à 1030 Bruxelles.

Faisant intégralement partie des services à prester, la main-d’œuvre prestée et les frais de déplacements en lien avec les opérations de maintenance ne donneront lieu à aucune facturation dans le chef du soumissionnaire.

Les services seront suivis de près pendant leur exécution par un délégué du pouvoir adjudicateur. L’identité de ce délégué sera communiquée au prestataire de services au moment où débutera l’exécution des services.

7.5. Normes et standards à respecter Les équipes d’exécution mises à disposition du SPF Finances par l’adjudicataire appliqueront les méthodes et standards spécifiés par le SPF Finances ou choisis avec son accord. Ces standards concernent au moins :

• les standards techniques pour les logiciels ; • la méthode de gestion de projet (PMF in, méthodologie unique du SPF Finances basée sur

la méthodologie internationale reconnue Prince2) ; • la fourniture de la documentation ; • les règles de programmation (création, structure des codes, commentaires, conventions au

niveau de la nomenclature, normes de développement conformes aux bases ICT, y compris Standard Ouverts, etc.) ;

• les règles de gestion, établies par les services de gestion des environnements de commande ; • les procédures pour la garantie de la qualité.

Tous les standards utilisés par le SPF Finances figurent dans un document explicatif disponible sur l’adresse : http://finances.belgium/be/fr/sur_le-spf/historique_modernisation/ict_fundamenten/ et http://financien.belgium.be/nl/over_over_de_fod_geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/ Toute référence à quelque standard ou méthodologie que ce soit dans le présent cahier spécial des charges dépend de la description exacte dans le document officiel présent sur ce site. Seul le comité tactique est compétent au sein du SPF Finances pour modifier ou ajouter des standards et méthodologies. Si l’adjudicataire a besoin de l’approbation d’un nouveau standard, il devra en introduire la demande auprès du comité tactique et entièrement se soumettre à sa décision.

7.6. Qualité des services Disponibilité du service :

Hormis les jours fériés légaux, l’accès aux applications doit être continu du lundi au vendredi durant une plage horaire à déterminer durant les heures normales de bureau par le soumissionnaire dans son offre.

S&L/DA/2016/117 35

Un système de gestion des incidents via une application web sera mise en œuvre par le soumissionnaire. Celui-ci permettra l’introduction des incidents, un suivi du traitement, une gestion du délai d’intervention et de résolution dans le cadre du SLA.

Maintenance urgente

Les applications peuvent cependant être occasionnellement1 suspendues en raison d’interventions de maintenance urgente nécessaire à son bon fonctionnement. Dès lors, en prévision d’une interruption des services suite à de la maintenance urgente et afin de permettre au pouvoir adjudicateur de prendre les dispositions nécessaires pour éviter toute perturbation dans son activité, le prestataire s’engage à respecter la procédure suivante :

Envoi d’un courriel à l’attention de …. Au minimum 2h avant la coupure du système.

Le pouvoir adjudicateur accepte que les services soient indisponibles max. 3 heures par mois en raison d’une maintenance exceptionnelle et urgente. Toute interruption des services suites à de la maintenance qui se ferait en dehors de la procédure décrite précédemment se verrait sanctionnée selon une pénalité identique à celle prévue en cas de non-respect du SLA.

7.7. Sous-traitants Le fait que l'adjudicataire confie tout ou partie de ses engagements à des sous-traitants ne dégage pas sa responsabilité envers le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur n'a aucun lien contractuel avec ces tiers. Toutefois, le pouvoir adjudicateur exige que les sous-traitants de l'adjudicataire satisfassent en proportion de leur participation au marché aux exigences minimales de capacité financière et économique et de capacité technique et professionnelle imposées par les documents du marché. L'adjudicataire reste, dans tous les cas, seul responsable vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Dans les cas suivants, l'adjudicataire a l'obligation de faire appel à certains sous-traitants, le recours à d'autres sous-traitants étant soumis à l'autorisation du pouvoir adjudicateur : 1° lorsque l'adjudicataire a, pour sa sélection qualitative, utilisé la capacité de certains sous-traitants conformément à l'article 74 de l'Arrêté royal secteurs classiques; 2° lorsque l'adjudicataire a proposé certains sous-traitants dans son offre conformément à l'article 12 de l'arrêté royal secteurs classique. En cas de changement de sous-traitant par rapport à l’offre, l'adjudicataire informera le SPF Finances qui devra marquer son accord avant que l’adjudicataire puisse procéder au changement. Il est interdit à l'adjudicataire de confier tout ou partie de ses engagements à un entrepreneur, à un fournisseur ou à un adjudicataire qui se trouve dans un des cas visés à l'article 61 de l'Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques.

7.8. Moyens mis à disposition par le SPF Finances

1 Le soumissionnaire planifiera les périodes de maintenance de son application en dehors de la plage horaire définie au point « Disponibilité du service ».

S&L/DA/2016/117 36

L’adjudicataire mettra à disposition de son personnel tout le matériel nécessaire à l’exécution de sa mission (ordinateur portable, etc.). Le SPF Finances effectuera des adaptations réseaux aux postes de travail des membres du personnel de l'adjudicataire afin de les faire mieux fonctionner au sein de l'infrastructure du SPF Finances. L'adjudicataire ne peut en aucun cas modifier, perturber ou surcharger l'infrastructure du SPF Finances par l'ajout de postes de travail pour son personnel dans cette infrastructure. L'adjudicataire est intégralement responsable de la protection des postes de travail concernés contre les virus et de la gestion de ces postes. Au cas où d'autres logiciels devraient être utilisés dans le cadre du projet, leur utilisation se déroulera, après acceptation par le fonctionnaire dirigeant, sous la responsabilité de l'adjudicataire et le coût de cette utilisation sera compris dans le prix des prestations. Le personnel de l’adjudicataire devra suivre les procédures internes et les règlements relatifs à l’utilisation des moyens mis à sa disposition et à leur accès, et ne peut exiger aucun ajout ou modification à l’environnement de travail du pouvoir adjudicateur.

7.9. Confidentialité et engagements particuliers co ncernant les informations reçues Tous les résultats et rapports produits par l’adjudicataire pendant l'exécution de ce marché, constituent la propriété du pouvoir adjudicateur et ne peuvent être publiés ou communiqués à des tiers, sauf accord écrit préalable de la part du pouvoir adjudicateur. L'exécutant des prestations et ses collaborateurs sont tenus au secret professionnel quant aux informations qu'il aurait pu obtenir lors de l'exécution de ce marché. Ces informations ne pourront en aucun cas être communiquées à des tiers sans accord écrit de la part du pouvoir adjudicateur. Tous les renseignements dont le personnel de l’adjudicataire sera amené à prendre connaissance dans le cadre de sa mission, tous les documents qui lui sont confiés et toutes les réunions auxquelles il participe sont considérés comme strictement confidentiels. Les informations dont il s’agit:

• peuvent être enregistrées sur n'importe quel type de support d'information, comme le papier, un film, une bande magnétique, un disque, une disquette, un montage intégré, etc. ;

• peuvent être communiquées à l’adjudicataire oralement, par une démonstration et/ou par la transmission d'un support d'information qui contient l'information considérée ou peuvent venir à la connaissance de l’adjudicataire à l'occasion de l'exécution du présent marché ou d'une mission confiée par le SPF Finances dans le cadre du présent marché ;

• peuvent, dans leur totalité ou en partie, consister en, par exemple, études, modes d'emploi, plans de conception, plans de fabrication, descriptions techniques, plans de détail, spécifications fonctionnelles, procédures, programmes d'ordinateur, codes exécutables, calculs, etc.

L’adjudicataire s’engage à garder secrètes, tant pendant qu’après l’exécution du marché, toutes ces informations confidentielles, de quelque ordre que ce soit, qui lui seront communiquées ou dont il aura eu connaissance au cours de sa mission.

L’adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité de ces informations par son personnel et ses sous-traitants. Il s’engage à ne pas les divulguer à des tiers, en ce compris les filiales et autres entreprises liées à l’adjudicataire. Il ne communiquera à son personnel et à celui de ses sous-traitants directement impliqués au marché, uniquement les données nécessaires à l'exécution de leur tâche, dans le cadre du présent marché. Les obligations énoncées ci-dessus ne sont pas applicables aux informations du SPF Finances :

S&L/DA/2016/117 37

• dont l’adjudicataire peut démontrer par un moyen acceptable par le SPF Finances qu'elles

étaient déjà en sa possession au moment où elles lui ont été communiquées pour la première fois par le SPF Finances ;

• qui, au moment où elles ont été connues par le SPF Finances, étaient déjà publiques; • qui, après qu'elles aient été connues par le SPF Finances, ont été rendues publiques

autrement que par le fait de l’adjudicataire ; ou • que l’adjudicataire a obtenues d'un tiers qui disposait de bonne foi des informations du SPF

Finances et qui était autorisé à les communiquer à l’adjudicataire. L’adjudicataire s'engage :

• à ne pas copier tout ou partie de l'information du SPF Finances, si celle-ci se trouve sur un support mis à disposition par le SPF Finances ;

• à, d'autre part, ne pas saisir tout ou partie de l'information du SPF Finances sur un support quelconque, sauf pour l'exécution des missions qui lui sont confiées par le SPF Finances, et ce uniquement si cela s’avère nécessaire.

Toute l'information mise à la disposition de l’adjudicataire par le SPF Finances et tout support d'information, contenant de l'information du SPF Finances, mis à la disposition de l’adjudicataire par le SPF Finances reste l'entière propriété du SPF Finances. Même si l’adjudicataire a copié ou consigné ces informations ou une partie de celles-ci, elles demeurent la propriété intégrale du SPF Finances. Le SPF Finances a le droit, à tout moment, de demander à l’adjudicataire de lui remettre tout ou partie des supports d’information sur lesquels l’adjudicataire aura stocké de l’information du SPF Finances. L’adjudicataire s’engage à remettre immédiatement les supports réclamés sans les copier. L’adjudicataire s’engage à remettre au SPF Finances, à l’issue de l’exécution du marché et sans délai, tous les supports d’information qui contiennent de l’information du SPF Finances et qui ont été mis à la disposition de l’adjudicataire pour l’exécution du marché, pour autant que ces supports d’information n’aient pas déjà été remis au SPF Finances. Toute information du SPF Finances restera la propriété du SPF Finances. Par la mise à disposition d’informations du SPF Finances, celui-ci ne concède à l’adjudicataire, ni explicitement ni implicitement, aucun droit à licence sur les droits de brevet, droits d’auteur ou autres droits intellectuels. L’adjudicataire s'engage à ne pas appliquer industriellement l'information du SPF Finances et à ne pas l'utiliser pour d'autres fins que l'exécution du présent marché ou d'une mission à lui confiée par le SPF Finances dans le cadre du présent marché. L’adjudicataire est responsable de tout dommage dont le SPF Finances serait victime du fait du non-respect par lui-même ou par les membres de son personnel d’obligations qui lui incombent en vertu du présent article.

8. Facturation et paiement des prestations. Pour garantir un paiement rapide, il est demandé à l’adjudicataire de joindre les PV de réceptions aux premières factures produites (par phase). Aucune facture ne pourra être émise tant que la phase 1 n’a pas été accordée.

S&L/DA/2016/117 38

Le pouvoir adjudicataire procédera au paiement d’une facture pour autant que celle-ci soit régulièrement établie (avec mention du montant de la TVA et du numéro du bon de commande) selon les modalités suivantes : Si la base remporte le marché :

• pour le montant relatif à la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation, la maintenance des scanners et des ouvreuses et la mise en application et le respect d’un SLA, il sera facturé à échéance mensuelle sur base du nombre de pages effectivement scannées/ enveloppes ouvertes multiplié par le prix d’une page scannée/d’une enveloppe ouverte pour autant que la réception technique ait été accordée.

Si la variante obligatoire remporte le marché : • pour l’acquisition des scanners y compris l’installation, la mise en service, la formation des à

l’utilisation des scanners et des ouvreuses, la facturation de l’entièreté de la somme due interviendra à la réception technique;

• pour le montant relatif à la maintenance des scanners et des ouvreuses et la mise en application et le respect d’un SLA, il sera facturé à échéance mensuelle sur base du nombre de pages effectivement scannées/enveloppes ouvertes pour autant que la réception technique ait été accordée.

Dans les deux cas : la base remporte le marché ou la variante obligatoire remporte le marché • pour les montants relatifs à la mise à disposition des logiciels et l’utilisation des licences, la

mise à disposition du hardware et des connexions, la maintenance, la mise en application et le respect d’un SLA, ils seront facturés à échéance mensuelle sur base du nombre de pages effectivement scannées et traitées (à savoir dont la classification et l’extraction ont été réalisées avec succès) pour autant que la réception technique ait été accordée.;

• pour ce qui concerne les frais relatifs aux prestations d’assistance sur site, de formation (hors formation de démarrage) ou de développements spécifiques prestés après la réception technique de chacune de phase dans le cadre de l’assistance complémentaire, ils peuvent être facturés dès leur accomplissement.

L’adjudicataire joindra un état détaillé des prestations à la facture. L’adjudicataire enverra ses factures (en un exemplaire) à l’adresse suivante : L’ensemble des factures dont il est question ci-dessus sont à soumettre à la TVA et établies au nom de : Les factures y seront scannées et envoyées aux liquidateurs. La facture peut être envoyée aussi, sous forme d’un fichier pdf, à l’adresse e-mail suivante : bb.788@minfin.fed.be Les factures seront revêtues de la mention : « Le montant dû doit être versé sur le compte. nº… au nom de…à… ». Le numéro du bon de commande (4500XXXXXX) et le cas échéant le numéro du contrat (5XXXXXX) seront systématiquement indiqués sur chacune des factures. IMPORTANT

Service Public Fédéral FINANCES

Service central de facturation Boulevard Roi Albert II, 33 bte 788 – Bloc B22

1030 BRUXELLES

S&L/DA/2016/117 39

L’adjudicataire renseigne clairement sur la facture les prestations réalisées. La procédure de liquidation s’effectuera conformément au Règlement sur la Comptabilité de l’Etat. IMPORTANT Le SPF FINANCES ne dépose pas de déclarations TVA p ériodiques. Par conséquent, conformément à la décision TVA n° E.T. 122.360 dd. 20.03.2012 de l’Administration générale de la Fiscalité, n’est pas d’application pour les travaux, fournitures ou services exécutés dans le cadre du présent marché, le régime cocontractant organisé à l’article 20 de l’Arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. Seules les prestations exécutées de manière correcte pourront être facturés. Le pouvoir adjudicateur dispose d'un délai de vérification de trente jours à compter de la date de la fin des prestations, constatée conformément aux modalités fixées dans les documents du marché. Le paiement du montant dû à l’adjudicataire doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification. Lorsque les documents du marché ne prévoient pas une déclaration de créance séparée, la facture vaut déclaration de créance. La facture doit être libellée en EUROS.

S&L/DA/2016/117 40

9. Litiges Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais.

Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution de ce marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard.

10. Amendes et pénalités

En application de l’article 9, paragraphe 4, de l’Arrêté royal du 14 janvier 2013, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé à l’article 123 de l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant les amendes et pénalités en raison de l’importance que le SPF Finances accorde au traitement en continu des différents types de documents à digitaliser en vue d’assurer leur traitement dans les délais requis notamment dans le cadre de la législation fiscale.

10.1. Pénalités Lorsque le nombre d’opérateurs réellement nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des données (déclarations IPP) excède de 5% à celui renseigné dans l’offre, il sera appliqué une pénalité forfaitaire de 300 euros par opérateur et par jour ouvrable durant la période consacrée à la numérisation, la classification et l’extraction de données de documents structurés (déclarations IPP, TVA, INR) après réception technique de la phase 1.

10.2. Amendes

Dans le cas où la mise en place et l’opérationnalité des logiciels n’est pas réalisées dans un délai maximum :

- de 12 mois pour la phase 1 ;

- de 18 mois pour la phase 2 ;

- de 18 mois pour la phase 3 ;

- et de 24 mois pour la phase 4

il sera appliqué une amende forfaitaire de 10.000 € par jour ouvrable pour la phase 1, de 5.000 € pour la phase 2, de 1.000 € pour la phase 3 et de 1.000 € pour la phase 4.

Le non-respect d’un élément déterminé du SLA est sanctionné d’une amende de 500 euros. Le SPF n’a nullement l’intention de comprimer les frais par le biais d’amendes, mais d’encourager l’adjudicataire à respecter toutes les conventions afin que l’utilisateur ne soit pas le dindon de la farce.

En cas d’incident bloquant, si la situation normale n’est pas rétablie dans le délai fixé dans le SLA, une amende de 100 € sera due de plein droit pour chaque heure écoulée entre la déclaration de l’incident et le retour à la situation normale.

En cas d’incident non bloquant, si la situation normale n’est pas rétablie dans le délai fixé dans le SLA, une amende de 500 € par jour ouvrable sera due à compter du dépassement du délai fixé dans le SLA.

Les amendes s’appliquent de plein droit, sans formalité, ni avis quelconque.

S&L/DA/2016/117 41

Nonobstant l'application des amendes pour retard, l'adjudicataire reste garant vis-à-vis du pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est, le cas échéant, redevable à des tiers du fait du retard dans l'exécution du marché.

S&L/DA/2016/117 42

E. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES

1. Description du contexte

1.1. Contexte

Dans son contrat d’administration, le SPF Finances s’est engagé à lancer un programme de digitalisation dénommé « DIGIFIN ». Ce programme a pour ambition que plus aucun document ne puisse arriver sur le bureau d’un collaborateur sous format papier, ce qui implique la réduction du flux entrant de documents papier, la standardisation du courrier sortant impliquant une réponse du citoyen de sorte à pouvoir le dématérialiser et le classifier. Dans ce cadre, les centres de scanning ont un rôle majeur à jouer dans l’E-archivage et la certification des documents dématérialisés en vue de garantir leur force probante. Depuis plus de dix ans, des solutions de scanning et de reconnaissance de contenu de documents ont été implémentées au sein du SPF Finances ayant pour objectifs :

• d’éviter le ré-encodage des informations contenues dans les documents ; • d’accéder de façon simultanée (plusieurs utilisateurs) au contenu des documents (images)

sans duplication de documents ; • d’éviter de devoir conserver les exemplaires sous format papier des documents ; • de disposer de copies de sécurité.

Le SPF Finances souhaite généraliser les solutions de dématérialisation en mode « pré-scanning » afin qu’elles soient utilisables dans un contexte très large par un maximum d’applications. Par pré-scanning, il convient d’entendre que : - les documents reçus sous format papier ou sous format électronique (par exemple comme pièce

jointe dans un courrier électronique) soient dématérialisés et leur contenu analysé dès leur entrée au sein de l’organisation ;

- les images correspondantes soient transmises à une solution de Gestion Electronique de Documents ;

- les informations extraites des documents sont envoyées à une application de traitement dénommée « application business ».

D’autre part, le SPF Finances souhaite évoluer dans le mode d’utilisation des solutions de dématérialisation. Les premières solutions ont été mises en place dans le cadre de projets pilotés par les administrations générales, ce qui a conduit à une architecture comportant de nombreuses interactions entre les fonctionnalités de dématérialisation/reconnaissance et les applications en charge du traitement des informations. Dans le futur le SPF souhaite évoluer vers une architecture dans laquelle les interactions seront plus limitées ; les solutions de dématérialisation seront en effet offertes comme un service par le Service d’encadrement Logistique au profit des administrations générales et services d’encadrement du SPF Finances et à terme d’autres SPF.

S&L/DA/2016/117 43

1.2. Objectifs du marché

Le présent marché a pour objectifs de :

• soutenir les processus visant à remplacer l’encodage des déclarations et autres documents introduits sous format papier par les contribuables par une saisie automatisée s’appuyant sur les techniques de scanning et de reconnaissance automatique des données ;

• digitaliser, traiter, trier, classer et rendre disponibles tous les documents qui accompagnent les déclarations IPP et autres documents TVA ainsi que, dans le futur, tout autre document entrant ;

• enrichir et compléter le dossier numérique du contribuable par la digitalisation des documents essentiels que contiennent les dossiers papier, notamment mais pas exclusivement dans le cadre de la reprise de document anciens ;

• digitaliser les registres en complément ou en appui des processus déjà en place, afin d’alimenter les applications métiers ;

• digitaliser tous les courriers entrants, en complément ou en appui des processus déjà en place, afin d’alimenter le dossier numérique du contribuable

• d’assurer l’E-archivage et la certification des documents dématérialisés en vue de garantir leur force probante conformément à la loi du 21 JUILLET 2016. - Loi mettant en oeuvre et complétant le règlement (UE) n° 910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, portant insertion du titre 2 dans le livre XII " Droit de l'économie électronique " du Code de droit économique et portant insertion des définitions propres au titre 2 du livre XII et des dispositions d'application de la loi propres au titre 2 du livre XII, dans les livres I, XV et XVII du Code de droit économique

• de centraliser les opérations de dématérialisation au sein des centres de scanning de Gand et Jambes.

Il s’agit donc de poursuivre plus avant la réduction de la charge administrative des services, d’augmenter la productivité, de réorienter les tâches des services vers des activités à plus haute valeur ajoutée, de participer à la simplification des processus administratifs, de mieux partager l’information, de la rendre plus rapidement accessible et d’alimenter le dossier numérique unique de chaque contribuable. Ces objectifs sont évolutifs et ré orientables en fonction des capacités de traitement qui seront rendues disponibles ainsi qu’en fonction de l’utilisation grandissante de la voie électronique.

S&L/DA/2016/117 44

2. Architecture de la plateforme FinScan

2.1 Présentation

L’architecture globale qui est présentée ci-dessous servira de fil conducteur dans l’approche étudiée.

Il convient d’égard à quatre grands blocs fonctionnels qui remplissent les fonctions suivantes:

• Dématérialisation : Ce bloc traite les documents, quels que soient le format et le mode de réception sous lesquels ils arrivent :

o un document papier qui sera scanné par un opérateur ; o un courrier électronique composé d’un corps de message et de plusieurs pièces jointes

éventuelles ; o un fax arrivant via un serveur ou via une boite de courrier électronique.

• Reconnaissance : Le but de ce bloc est d’extraire par des techniques d’analyse et de reconnaissance de contenu différentes informations liées au document à partir de son image:

o son type (s’il n’est pas déjà connu), ceci afin de l’orienter vers la suite de la chaîne de traitement (pour une extraction spécialisée par exemple dans un premier temps et le traitement business adéquat par la suite). On parle de classification de documents

S&L/DA/2016/117 45

o un maximum d’informations qui sont nécessaires pour le traitement business lié au document et que l’on cherche à reconnaître de façon automatique afin d’éviter un encodage manuel gros consommateur de ressources et source éventuelle d’erreurs. On parle d’extraction d’informations. L’opération d’extraction peut utiliser des données business afin de faciliter l’extraction et/ou de valider le résultat de celle-ci. Par exemple, une solution de reconnaissance de contenu de factures utilisera comme input la liste des fournisseurs connus dans la société afin de garantir que les informations reconnues sur la facture à propos du fournisseur correspondent bien à un fournisseur identifié.

• Traitement business : application principale permettant de traiter les opérations du département concerné ; généralement cette application traite des données structurées stockées dans une base de données (RDBMS).

• Gestion des documents : solution de gestion électronique des documents : stockage, archivage et accès contrôlé aux documents éventuellement couplé à un workflow documentaire.

Le marché que le SPF Finances a l’intention de confier à un prestataire concerne les blocs « dématérialisation » et « reconnaissance » ainsi que les interfaces avec les autres blocs. Les images traitées par le bloc « reconnaissance » doivent être envoyées vers la solution de Gestion Electronique des Documents. Les informations extraites doivent être envoyée vers les applications business.

2.2 Implémentation et intégration avec les applicat ions business

L’actuelle architecture comporte de nombreuses interactions entre les fonctionnalités de dématérialisation/reconnaissance et les applications en charge du traitement des informations, notamment dans le cas des applications pour AGFisc.

La figure de la page suivante illustre ces interactions.

On constate sur cette figure :

S&L/DA/2016/117 46

• que les applications de dématérialisation et de reconnaissance de contenu envoient à divers stades du traitement des informations vers les applications business :

o au moment de la réception des documents : dans la mesure où la réception d’un document par le centre de scanning équivaut à la réception au sein de l’organisation « SPF Finances » et que la date de réception d’un document déclenche des délais pour des traitements ultérieurs, il est important de communiquer l’information à l’application business indépendamment de la prise en charge par le processus de dématérialisation.

o au milieu du processus de traitement o en fin de processus de traitement, les images et les données reconnues sont envoyées

à l’application business. • que l’application de dématérialisation peut envoyer des informations à une application de

traitement de type Backoffice ou directement à un utilisateur (d’un centre de taxation par exemple). En effet si une déclaration IPP pour une année différente de l’année en cours de traitement, cette déclaration sera rejetée par le Backoffice. Cette déclaration est donc envoyée directement à un agent taxateur (sans passer par le BackOffice).

• que l’application business fournit un feedback à l’application de dématérialisation/reconnaissance : ce feedback est soit un acquit positif (éventuellement avec warning), soit un acquit négatif. Dans ce dernier cas, un retraitement des documents (avec ou sans re-scanning) est opéré.

Dans le futur, afin d’offrir un service accessible à toutes les administrations générales et services d’encadrement (et potentiellement d’autres SPF que le SPF Finances), le Service d’encadrement Logistique souhaite mette en place une solution avec un niveau d’intégration moindre (intégration faible).

A l‘avenir, le service qui sera mis à disposition par le Service d’encadrement Logistique consistera donc à fournir, à partir de documents papier une image de bonne qualité et des données qui reflètent le plus fidèlement possible les informations figurant sur le document, dans un délai et selon des normes de qualité définis au travers d’un SLA dépendant du type de documents.

Workflow, audit et contrôle

Scanners

centralisés

Scanners

décentralisés

MFP

Boites email

Software

OCR

et

indexation

automatique

ou manuelle

API

de tri et de

contrôle des

données

FILENET

AUTRES SPF

Boite mail de l'agentApplications-métier

Scanners

centralisés

Scanners

décentralisés

MFP

Boites email

Software

OCR

et

indexation

automatique

ou manuelle

API

de tri et de

contrôle des

données

FILENET

AUTRES SPF

Boite mail de l'agentApplications-métier

S&L/DA/2016/117 47

3. Description de la situation existante (CSS et Di m MyScan)

IMPORTANT Il est rappelé au soumissionnaire que la description de la situation existante vise à lui donner l’ensemble des informations nécessaires en vue de lui permettre de déposer une offre intégrant l’ensemble des fonctionnalités actuellement disponibles tout en garantissant le traitement des documents afin d’en extraire les données et produire les images correspondantes avec le même niveau de détail et le même degré de qualité que celui atteint par les solutions actuellement implémentées.

De nombreuses applications au sein du SPF Finances utilisent des solutions de dématérialisation et de reconnaissance de documents. Ces solutions ont été mises en œuvre dans le cadre de deux contextes (contractuels) différents, correspondant à des implémentations de composants fonctionnels semblables dans des modes d’implantation géographique différents:

• Implantation centralisée : Corporate Scanning System • Implantation décentralisée décentralisé : DIM

De façon résumée on peut qualifier ces deux solutions comme suit :

• Corporate Scanning System (CSS): Plateforme de scanning de masse, implémenté sur sites spécialisés (2), avec capture des données et transmission vers applications CoperFin, et stockage des documents dans corporate ECM

• DIM/MyScan (Document Input Management): Plateforme générique de capture de documents par scanning départemental (scanrooms), paramétrisable par projet CoperFin

En termes d’organisation du travail, différents modes de travail différents sont implémentés : • Pré-scanning : les documents au format papier sont dématérialisés dès leur arrivée au SPF

Finances. Tout le traitement s’effectue sur base de l’image électronique du document. Les documents au format papier ne circulent plus dans l’organisation (workflow documentaire).

• Pré-scanning « préparé » ou pre-scanning avec pré-indexation: à leur entrée au SPF Finances les documents se voient attribuer un identificateur dans la solution de Gestion Electronique de Documents avant d’être dématérialisés. Après dématérialisation des documents, les images sont injectées dans la solution de GED et le traitement se poursuit sur base de l’image électronique.

• Post-scanning « day-2-day » : tout le traitement d’un document s’effectue sur base de l’exemplaire au format papier. Ce n’est qu’en fin de traitement que le document est scanné, principalement à des fins d’archivage électronique et pour faciliter sa consultation ultérieure par différents intervenants.

• Post-scanning « reprise » : idem que ci-dessus mais on se trouve dans un contexte de « reprise du passé ». Les documents ont été traités dans le passé (plusieurs mois, voire plusieurs années) et ont été stockés au format papier. A un certain moment le SPF a souhaité remplacer l’archivage sous forme papier par un archivage électronique (pour sécuriser la conservation, réduire les espaces de stockage nécessaires et permettre la consultation simultanée par plusieurs utilisateurs).

• Les deux formes de post-scanning se font généralement après une pré-indexation (que ce soit dans la GED ou dans l’application business).

3.1 Contextes contractuels

Corporate Scanning System Cette plate-forme intégrée offre les fonctionnalités suivantes :

S&L/DA/2016/117 48

• Pilotage des scanners (avec interface utilisateur pour les opérateurs de scanning) et

amélioration des images produites (en noir et blanc ou en couleurs). • Traitement des documents numérisés, c-à-d l’identification des documents, le classement des

documents non structurés, la lecture des documents structurés (formulaires). • Génération des séparateurs de documents ou de dossiers et des étiquettes de boîtes avec

codes-à-barres et enregistrement pour tracking. • Génération des séparateurs et des étiquettes de boîtes pour toutes les applications (CSS ou

hors CSS telles que SP17, Stiron, Stirint, WF Ctx, Stipad). • Génération de fichiers Pdf à partir des fichiers numérisés, incluant :

o la compression des images, o la signature avec le certificat du SPF Finances, o l’ajout d’un header et d’un footer, o la création de bookmarks, o la mise à disposition du texte (après OCR) pour permettre une recherche de type full-

text. • Gestion des flux de données et de documents entre les différents composants de la plate-

forme CSS et avec les applications business du SPF (TAXI, STIR, STIPAD,..). Les types de flux suivants doivent être supportés :

o identification des documents réceptionnés (dès leur réception, avant même leur scanning) ;

o données contenues dans les documents ; o renvoi des documents non exploitables.

• Administration de la plate-forme : o surveillance des flux transitant sur la plate-forme et prise d’actions en cas d’anomalie

technique ou fonctionnelle. o gestion des problèmes liés au scanning des documents y compris la génération des

lettres pour le renvoi des documents vers les services extérieurs ou le citoyen. • Gestion de la traçabilité des documents qui transitent par la plate-forme : spécifier les

documents contenus dans les boites, réceptionner ces boîtes aux différentes étapes entre les services et les centres de scanning.

• Centralisation des traces (events) avec interprétation, pour mise à jour des statuts des documents ou création de « Scanning Issues »

• Production des rapports opérationnels concernant le traitement des documents. • Consultation directe dans la GED FileNet de documents passés par la chaîne de production

CSS. La plate-forme “Corporate Scanning System” est utilisée dans le cadre de différentes solutions qui sont énumérées ci-dessous. Une liste plus complète est disponible au point 3.3 Liste complète des applications ».

« CLIENT » SOLUTION AG Fisc traitement des déclarations IPP, PDS, DNC et

annexes AG Fisc traitement des documents TVA 625, 723, 725,

annexes AG Fisc traitement des dossiers des travailleurs

frontaliers (DFG) AG Fisc traitement des dossiers permanents Fiscalité

(TVA-Isoc-IPP) AG Fisc traitement des déclarations INR

S&L/DA/2016/117 49

AG Fisc traitement des dossiers INR AGDP traitement des baux (2 séparateurs + backlog) P&O traitement des dossiers HR AGPR Traitement des dossiers Perception

&Recouvrement

Caractéristiques de la solution

Pré/Post-scanning CSS fonctionne actuellement d’ores et déjà selon les deux modes de scanning : pré scanning et post scanning (en mode reprise) Contrairement au post-scanning, le pré-scanning n’implique aucune action préalable au niveau des applications business sur les documents à numériser. Ce n’est que lorsqu’un document est effectivement numérisé et archivé dans l’espace de stockage FileNet P8 ad-hoc (prévu à cet effet) que l’application business en est avertie (via un flux qui permet en outre de communiquer à l’application les index & data capturés sur le document) que celle-ci prend en charge le traitement du document. Identification Afin de pouvoir identifier les déclarations IPP entrantes et vérifier que celles-ci ont bien été introduites dans les délais légaux, il est procédé à un flashage du code barre repris sur la déclaration fiscale en vue de pouvoir communiquer cette information à l’application business.

Conditionnement Le lot est l’unité de traitement de la chaine de production. Le conditionnement des lots est l’étape préalable à la dématérialisation de documents. Il consiste en: (1) regroupement des documents sur base des règles et procédures propres à l’organisation du scanning par les opérateurs de scanning; (2) ajout de documents d’identification (pages de garde ou séparateurs), avec code à barre; (3) regroupement par lots des documents selon les besoins en tenant compte du nombre maximum de documents acceptables par les bacs d’alimentation des scanners.

Services spécifiques Le modèle CSS en place est plus riche que celui de DIM Myscan (expliqué plus loin dans le document) : il ajoute deux services supplémentaires et offre la possibilité de conversion PDF sur des serveurs centraux. En bref, outre les services assurés par DIM Myscan, le modèle CSS inclut les flux/traitements suivants :

• 1er service supplémentaire : identification et lecture du contenu des documents (structurés sous forme de formulaires ou séparateurs) après l’étape de scanning.

• 2ème service supplémentaire : transfert des données métier vers les applications métiers du SPF Finances (BackOffice).

• Alternative : conversion des documents en PDF sur des serveurs centraux dédicacés. Ces flux supplémentaires utilisent des protocoles spécifiques non normalisés. La volumétrie du projet CSS implique que la conversion des images en PDF se fasse a posteriori sur des serveurs puissants et disponibles 24h/24 7j/7. Ce service s’appuie sur une batterie de serveurs de conversion (20 actuellement) avec mise en place d’un broker apte à gérer l’activation des serveurs.

S&L/DA/2016/117 50

Schéma de principe (flux) Le schéma suivant présente le cas nominal d’un flux de données.

Figure 1 - flux nominal pour un lot du domaine CSS

Les lots sont scannés par les postes de scanning via le logiciel IPS (IRISPowerscan). Ces lots sont ensuite transmis à ICP (IRISCapturePro) (étape 1) pour traitement (reconnaissance, correction, validation)… via l’interface FastLink++. Cette application est implémentée en central sur des serveurs virtuels du data center au NoGa. Les accès à l’application se font via des terminaux légers installés dans les centres de scanning CSS (Jambes & Gand). Certaines tâches du traitement ICP sont automatisées (services d’import, de lecture, de validation et d’export), d’autres sont manuelles (services de contrôle, de correction et de vérification). Les étapes manuelles sont réalisées par des opérateurs qualifiés. Durant ces étapes les données métier sont capturées (lecture automatique OCR/ICR2 des images) et ensuite validées et corrigées par les opérateurs. Après traitement ICP, les lots sont pris en charge par le module Bridge (étape 2) qui réalise une conversion de format et transmet les lots à CSS Middleware (étape 3) sur base d’un protocole DB avec données formatées (XML) et transfert de fichiers images.

2 OCR = Optical Character Recognition ; ICR = Intelligent Character Recognition

S&L/DA/2016/117 51

ScanFlow (module faisant partie de CSS Middleware) est un gestionnaire de flux de données dont l’unité de traitement est également le lot. Il scrute de manière régulière les nouveaux lots présents dans la DB (étape 4) et active une route pour chacun de ces nouveaux lots. Cette route définit de manière statique les services qui doivent être utilisés pour assurer le traitement des lots. Les étapes d’une route pour les domaines applicatifs CSS sont les suivants :

• Le service de conversion des images au format PDF iHQC via Caupenne (étape 5) ; • Le service de chargement dans les OS FileNet P8 via l’interface JCR (étape 6) pour en

permettre la consultation par des applications tiers ; • Le service de transfert des données métier vers les applications métiers du SPF Finances

(BackOffice) via des échanges de messages ad hoc (étape 7) ; • Le service de contrôle des données en vue de valider le format et la cohérence des données

avant traitement par l’étape suivante de la route statique. Ce service est basé sur un composant interne à ScanFlow.

• Le service d’archivage technique (étape 8) qui permet de conserver les données et un historique technique de l’ensemble des fichiers traités au cours de ce processus.

• Des services particuliers pour les flux d’exception : (1) service de mail (publipostage), (2) envoi automatique de mails sur erreurs bloquantes, (3) consultation de documents FileNet (ScanConsult).

• Le service de numérotation des lots prenant en charge la génération du printcode imprimé sur chaque document scanné. Ce service est actuellement mis en place via une table dans chaque schéma DB ICP.

Le déroulement du processus (étapes 5�8) se fait sous contrôle d’un monitoring avancé (ScanMon) disposant d’une interface opérateur et qui s’appuie sur la base de données ScanFlow. Ce monitoring permet un suivi précis du statut des différents flux des lots (étape 9).

Description détaillée des fonctionnalités offertes

Reconnaissance des documents structurés : déclarations IPP. Le document IPP utilisé est bien connu des contribuables. Ses caractéristiques sont décrites ci-dessous : Le document est un formulaire flexible comportant de nombreux champs à compléter par le contribuable. Contrairement à un formulaire « classique » la sémantique et la syntaxe associées à un champ ne sont pas déterminées par la position du champ dans le formulaire, mais par un code à 6 chiffres figurant dans le champ qui précède le champ contenant l’information à communiquer. Voir un exemple de ces deux champs ci-dessous.

Les champs destinés au codage des informations (10 cases par champ d’information) peuvent contenir un type de données parmi les types suivants;

• Un montant • Un pourcentage • Une date • Un nombre entier • Une case à cocher • Des informations complémentaires sous forme textuelle.

S&L/DA/2016/117 52

Outre les contrôles à effectuer sur chaque champ de données, il faut prévoir des contrôles entre champs : par exemple un champ est la somme de plusieurs autres. Les champs en relations les uns avec les autres peuvent être encodés à n’importe quel endroit sur le formulaire, pour peu qu’ils figurent en regard des codes corrects. Les données à transmettre sont décrites dans le document qui sera fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité » Le soumissionnaire doit être attentif quant au fait que les données à reconnaître et à transmettre varient chaque année (plus ou moins légèrement) en fonction des besoins du client, que ce soit via l’introduction de nouveaux codes, ou l’introduction de nouvelles informations demandées aux contribuables. La table suivante donne les informations qui doivent être transmises avec chaque document ainsi que le mapping de ces informations vers des propriétés du document dans FileNet. <property localName="documentDate" jcrName="fin:documentDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="archivingPolicy" jcrName="fin:archivingPolicy" scope="batch" type="long"/> <property localName="mimeType" jcrName="jcr:mimeType" scope="document" type="string"/> <property localName="ownerDomain" jcrName="fin:ownerDomain" scope="document" type="string"/> <property localName="documentType" jcrName="fin:documentType" scope="document" type="string"/> <property localName="author" jcrName="fin:author" scope="document" type="string"/> <property localName="period" jcrName="css:fiscalYear" scope="document" type="string"/> <property localName="noPages" jcrName="css:noPages" scope="document" type="string"/> <property localName="pageTypes" jcrName="css:pageTypes" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="formID" jcrName="css:idICP" scope="document" type="string"/> <property localName="office" jcrName="css:taxationOfficeNr" scope="document" type="string"/> <property localName="status" jcrName="css:status" scope="document" type="string"/> <property localName="subject" jcrName="css:mainNN" scope="document" type="string"/> <property localName="natNumPartner" jcrName="css:partnerNN" scope="document" type="string"/> <property localName="scanSystem" jcrName="fin:scanSystem" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanAppId" jcrName="fin:scanAppId" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanSite" jcrName="fin:scanSite" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanStation" jcrName="fin:scanStation" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanBatchName" jcrName="fin:scanBatchName" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanMode" jcrName="fin:scanMode" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanOperator" jcrName="fin:scanOperator" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanNrPages" jcrName="fin:scanNrPages" scope="document" type="long"/> <property localName="scanPrintCode" jcrName="fin:scanPrintCode" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="scanDate" jcrName="fin:scanDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="refPrintCode" jcrName="css:refPrintCode" scope="document" type="string"/> <property localName="exSpec" jcrName="css:specialExercice" scope="document" type="string"/>

L’application business à laquelle sont destinées les métadonnées est dénommée TAXI.

S&L/DA/2016/117 53

Classification des documents non structurés (annexes IPP). En plus du formulaire de déclaration lui-même, le contribuable est invité à fournir différentes annexes : attestations d’assurance, prêt hypothécaire, attestations de garde d’enfants,…. Ces annexes sont scannées, leur type est reconnu automatiquement et le résultat est regroupé sous forme d’un fichier PDF unique. Ce document est « bookmarké » et chaque type de document est identifié selon la nomenclature ci-dessous.

Reconnaissance des documents structurés (déclarations TVA) Les documents n° 625, 723 et 725 (respectivement la déclaration périodique à la T.V.A., le relevé T.V.A. des opérations intracommunautaires et le listing annuel des assujettis à la T.V.A.), doivent en principe être déposé par voie électronique via l'application INTERVAT. Document TVA 625 Fourni sur base de la déclaration de

confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité » in het document dat zal geleverd worden op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5.

Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

Document TVA 723 Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

S&L/DA/2016/117 54

Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

Document TVA 725 Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

Séparateur pour annexes TVA Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

Les volumes traités actuellement sont d’environ 100.000 formulaires (au format A4) ;

• 5% pour le document 723. • 50% pour le document 625. • 45% pour le document 725.

La solution en place offre les mêmes fonctionnalités que celles offertes par la solution de traitement des déclarations IPP. L’application business à laquelle sont envoyées les données est l’application STIR. Le format des données à envoyer à l’application business est défini dans les documents suivants (fournis en annexe):

• Déclaration périodique (625) : Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

• Déclaration intra-communautaire (723) : Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

• Listing clients (725) : Fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

La table suivante donne les informations qui doivent être transmises avec chaque document ainsi que le mapping de ces informations vers des propriétés du document dans FileNet. <property localName="documentDate" jcrName="fin:documentDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="archivingPolicy" jcrName="fin:archivingPolicy" scope="batch" type="long"/> <property localName="mimeType" jcrName="jcr:mimeType" scope="document" type="string"/> <property localName="ownerDomain" jcrName="fin:ownerDomain" scope="document" type="string"/> <property localName="documentType" jcrName="fin:documentType" scope="document" type="string"/> <property localName="author" jcrName="fin:author" scope="document" type="string"/> <property localName="subject" jcrName="css:declarantVATNbr" scope="document" type="string"/> <property localName="fiscalYear" jcrName="css:fiscalYear" scope="document" type="string"/> <property localName="period" jcrName="css:period" scope="document" type="string"/> <property localName="periodYear" jcrName="css:periodYear" scope="document" type="string"/> <property localName="periodMonth" jcrName="css:periodMonth" scope="document" type="string"/> <property localName="periodQ1" jcrName="css:periodQuarter1" scope="document" type="boolean"/>

S&L/DA/2016/117 55

<property localName="periodQ2" jcrName="css:periodQuarter2" scope="document" type="boolean"/> <property localName="periodQ3" jcrName="css:periodQuarter3" scope="document" type="boolean"/> <property localName="periodQ4" jcrName="css:periodQuarter4" scope="document" type="boolean"/> <property localName="pageTypes" jcrName="css:pageTypes" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="formID" jcrName="css:idICP" scope="document" type="string"/> <property localName="status" jcrName="css:status" scope="document" type="string"/> <property localName="scanSystem" jcrName="fin:scanSystem" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanAppId" jcrName="fin:scanAppId" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanSite" jcrName="fin:scanSite" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanStation" jcrName="fin:scanStation" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanBatchName" jcrName="fin:scanBatchName" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanMode" jcrName="fin:scanMode" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanOperator" jcrName="fin:scanOperator" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanNrPages" jcrName="fin:scanNrPages" scope="document" type="long"/> <property localName="scanPrintCode" jcrName="fin:scanPrintCode" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="scanDate" jcrName="fin:scanDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="refPrintCode" jcrName="css:refPrintCode" scope="document" type="string"/>

Traitement des documents non structurés (en mode reprise) La solution mise en place dans le cadre du projet CSS est utilisée non seulement pour traiter des formulaires structurés (IPP et TVA), mais également pour effectuer la dématérialisation de dossiers de divers types :

• Dossiers des travailleurs frontaliers • Baux et état des lieux • Dossiers permanents TVA/IPP/ISOC/PM/INR • Dossiers du personnel • Dossiers Perception&Recouvrement

Ces différents types de dossiers ont été dématérialisés en mode « reprise des anciens documents ». Le mode de fonctionnement est le suivant :

• Le département demandeur prépare un ensemble de dossiers à scanner. Pour ce faire, il utilise une application (à fournir par le soumissionnaire car faisant partie de la solution actuelle) dans laquelle il encode les informations qui permettent de caractériser un dossier et les différents documents à l’intérieur de ce dossier. Ces informations sont imprimées sous forme de séparateurs (entre les dossiers et entre documents d’un même dossier). Les séparateurs sont insérés entre les dossiers/documents. Quand un nombre suffisant de dossiers sont prêts, ils sont envoyés au centre de scanning (Jambes ou Gand) pour dématérialisation. La figure ci-dessous illustre ce mode de fonctionnement

S&L/DA/2016/117 56

Les séparateurs utilisés pour les dossiers permanents seront fournis sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

Reconnaissance « plein texte » Une reconnaissance plein texte est effectuée sur tous les documents non structurés (les formulaires IPP et TVA n’en font évidemment pas partie).

Compression des documents PDF L’archivage numérique des documents scannés utilise un format permettant d’optimaliser l’archivage, les transferts des données et la consultation et la pérennité des images numériques et leur intégrité. Le logiciel de reconnaissance plein-texte utilisé produit en sortie, à partir d’images scannées un format PDF « image+texte » et intègre également un outil de compression. Les taux de compression atteints permettent l’utilisation de documents couleurs pour un espace de stockage équivalent à celui utilisé par des documents NB. Les fichiers PDF peuvent également être signés.

Génération de courriers En réponse aux erreurs et anomalies constatées le système est en mesure de générer des courriers à destination des contribuables et / ou des services utilisateurs sur base d'un export de ces erreurs et anomalies et d'un publipostage (module MailMerge). Le processus est différent selon qu'il s'agit de documents structurés ou non structurés.

• Documents structurés : les documents dont la qualité minimale ne permet pas la digitalisation ou qui présentent des lacunes importantes (erreurs bloquantes) empêchant la validation finale des données saisies font l'objet d'un renvoi accompagné d'une lettre explicative. Celle-ci décrit les directives appropriées selon le cas aux services utilisateurs ou aux déclarants mêmes. Une opération de publipostage permet l'établissement de ce courrier sur base de maquettes

S&L/DA/2016/117 57

(templates) et des messages d'erreurs convenus. La version électronique de cette lettre est reliée au document qu'elle concerne et est visualisable par les services utilisateurs. La génération du courrier se fait par publipostage. Notons qu’il s’agit d’un processus technique qui ne couvre pas le cas d'une déclaration non identifiable (déclaration sans numéro de TVA ou sans numéro national).

• Documents non structurés : les documents ne pouvant être scannés sont réorientés vers les services utilisateurs accompagnés d'une lettre explicative et des directives qui conviennent afin d'être pris en charge et, si nécessaire, traités manuellement. Les documents qui présentent des lacunes importantes ne permettant pas le scanning sont identifiés par l'opérateur de scanning. Cette identification comprend l'identification du bureau qui a envoyé ce courrier (N° TVA ou NN éventuels, nom, adresse, …) figurant sur le document non structuré.

La solution proposée intègre :

• Une solution de publipostage est offerte afin de pouvoir éditer de manière automatisée des lettres pour le renvoi de documents impropres à être scannés vers les déclarants ou vers les services de taxation compétents.

• Génération automatique de courrier sur erreurs bloquantes identifiées comme telles lors du traitement des documents (déclarations, …). Ce module s’appuie sur des modèles (template) de lettres prédéfinis. Il assure la production de lettres dans la langue du déclarant en reprenant l’adresse du bureau concerné.

L’objectif est de générer le courrier à destination du déclarant dans le cadre d’anomalies liées à la déclaration IPP et TVA. Ces courriers sont générés en cas de détection d’anomalies bloquantes (qui ne permettent pas de la poursuite du traitement de la déclaration au niveau de CSS) et permettent de renvoyer la déclaration au déclarant ou au service concerné.

Génération de séparateurs de documents. La solution permet la génération des pages de séparation (également appelées " séparateurs ") destinées à identifier les documents unitaires de manière indépendante et à les séparer des autres au sein d'un même lot. Ce module permet de générer ces feuilles de séparation pour des documents d'annexes IPP, des documents d'annexes TVA, pour des Dossiers Permanents (DP) et des sous-dossiers au sein de ces Dossiers Permanents (SDP), pour des Dossiers Ressources Humaines (DRH) et leurs sous-dossiers, et pour des Dossiers de travailleurs frontaliers (DFG). Les séparateurs ainsi générés sont paramétrés et calibrés de manière à pouvoir être facilement identifiables et reconnaissables par les autres composants de la chaîne de production CSS, et ce en fonction de l'imprimante sur laquelle ils sont imprimés. Il existe également une fonctionnalité d'impression d'étiquettes de boîtes permettant d'identifier de manière unique une boîte de documents lors de son acheminement d'un office vers un centre de scanning. Le module existe sous forme d’une application Web exposant l'ensemble de ses fonctionnalités pour utilisation par des utilisateurs distants (par exemple dans les offices) ou par des applications distantes (par exemple SP17) ; ce client web est basé sur un web service générique. Il accède aux informations des bases de données référentielles externes NPP (annexes IPP, DP IPP), BTW_SIGNA (annexes TVA, DP TVA) et RPM (DP ISOC).

Consultation des documents stockés par CSS dans les « object stores » Filenet

• Contrôle d'accès des utilisateurs à l'application et à ses différents object stores ; • Recherche sur base de métadonnées ;

S&L/DA/2016/117 58

• Consultation de listes de résultats de recherche sous forme de tableau et/ou d'arborescences sur base de la structure dossier/sous-dossier ;

• Consultation des documents de format PDF ou autre (Word pour les lettres de renvoi); • Consultation des métadonnées des documents ; • Traçabilité des accès.

Workflow - Contrôle de flux - monitoring

• Workflow chargé de la gestion des différents flux, responsable du bon déroulement, de l’agencement et de la synchronisation des opérations successives à effectuer. Il assure une disponibilité maximale et supporte des volumes importants. En outre, il stocke tous les acquits - positifs ou négatifs - susceptibles d’être exploités pour le monitoring du système.

• Il est chargé de la réception, de l’organisation et de la bonne exécution sur le site central de la chaîne de traitements de lots de documents produits par d’autres sous-systèmes. Par « lots de documents » à traiter, nous entendons les documents numérisés de type structuré (déclarations IPP, TVA etc) et non structuré (annexes IPP, etc).

• Suivi et contrôle des phases / étapes de traitement et des flux entre les différents composants du système afin de s’assurer que tous les documents scannés font l’objet d’un traitement complet. Un « audit-trail » doit permettre de tracer l’ensemble des opérations et d’identifier les actions et les personnes qui les ont prises.

• Monitoring pour vérifier la bonne exécution de tous les traitements et transferts des lots et fichiers entre les différents modules du système et vers les applications du SPF Finances. Ce module permet de prendre les actions nécessaires afin de rectifier des situations anormales et/ou de lever les alertes émises par l’application.

• Administration au sens large (suivi, configuration, et surveillance) de l’application CSS. Ce module est de type web (accessible via un browser standard à partir du poste de l’utilisateur). Il donne accès notamment à une série de tableaux de bord sur les lots traités par le workflow ainsi que des écrans pour favoriser la détection et la résolution d’anomalies constatées.

• Traçabilité des documents : o La génération des séparateurs de documents ou de dossiers / sous-dossiers décrite

ci-dessus est la première étape de la traçabilité de ces documents / dossiers. Si la production de séparateurs, d'intercalaires et d'étiquettes de boîtes a pour objectif de permettre à l'utilisateur (bureau responsable et centre de scanning) de générer de nouveaux séparateurs et/ou de remplacer des séparateurs déjà existants ou d'imprimer des intercalaires (ou séparateurs de sous-dossiers) et des étiquettes de boîtes, la traçabilité a pour objectif, pour chaque séparateur de dossier généré, d'en assurer le suivi et la traçabilité, tout au long du processus qui commence dans le bureau responsable de la préparation de ce dossier et se poursuit par son envoi vers les centres de scanning en vue de sa numérisation, de son archivage électronique et de sa disponibilité pour consultation.

o La fonction de traçabilité remplit cet objectif. • Elle permet par le biais d'un processus de flashage de séparateurs de dossiers et de boîtes :

� De s'assurer de la présence d'un dossier dans une boîte ; � De savoir quelle boîte contient quels dossiers et quels dossiers sont insérés

dans quelle boîte ; � De suivre l'acheminement des boîtes contenant les dossiers depuis les offices

/ bureaux où ces boîtes sont constituées et remplies de dossiers jusqu'aux centres de scanning de Jambes et de Gand où ces dossiers sont numérisés (en passant par les économes des bâtiments et par Fleet Management).

• Centralisation des événements : o Permettre aux modules CSS de fournir une traçabilité des documents entrants,

notamment IPP ; o Permettre aux modules CSS de fournir une traçabilité des actions réalisées par les

opérateurs, notamment les opérateurs de scanning ;

S&L/DA/2016/117 59

o Intégrer certaines actions opérateurs au niveau du système CSS (par exemple, un " delete " d’un document);

o Faciliter une consolidation " light " des documents (IPP, TVA, BAUX, annexes IPP, annexes TVA…) en " temps réel ".

• Reporting : • Fournir des rapports standardisés sur la situation des traitements et de la production. Ce

reporting permet d'obtenir les informations souhaitées à différents niveaux, via un " drill down " et d'affiner les informations au niveau des sites, de l'année, du mois, du jour de travail.

Exemple : Application au projet de reprise des dossiers P&R Dans le cadre du projet de reprise des dossiers P&R (context CSS), les événements suivants sont tracés :

• Evénements sur les boites de documents à scanner

• Evénements sur les dossiers

Type de séparateur

Evènement Description Nécessaire (Oui / Non)

Document Généré Le séparateur est généré (soit par le GDS industriel, soit par le GDS « manuel »).

Oui

Document Mis en boîte Le séparateur (avec ses documents) est déposé dans une boîte pour être ensuite acheminé vers le centre de scanning.

Oui

Document Sorti de boîte Le séparateur (avec ses documents) est sorti de sa boîte.

Oui

Document Regénéré Le séparateur est régénéré / dupliqué. Non Document Remplacé Le séparateur est remplacé (utile dans le

cas où le séparateur papier a été endommagé lors du transport et est non scannable).

Oui

Document Scanné Le séparateur (avec ses documents) est scanné par le centre de scanning.

Oui

Document Supprimé d’IPS Le séparateur (avec ses documents) est supprimé du lot dans l’application de scanning IRISPowerscan.

Oui

S&L/DA/2016/117 60

Type de séparateur

Evènement Description Nécessaire (Oui / Non)

Document Importé dans ICP Le séparateur (avec ses documents) a passé l’étape du scanning et est désormais arrivé à l’étape de reconnaissance des données.

Oui

Document Supprimé d’ICP Le séparateur (avec ses documents) est supprimé d’ICP (reconnaissance des données).

Oui

Document Désupprimé dans ICP

La suppression d’un séparateur d’ICP (avec ses documents) est annulée et le séparateur est de retour dans ICP (avec ses documents).

Oui

Document Exporté d’ICP Le séparateur (avec ses documents) est exporté du module de reconnaissance de données vers ScanFlow.

Oui

Document Stocké dans CM Le séparateur (avec ses documents) est arrivé dans le Content Management (FileNet), c’est-à-dire en fin de processus.

Oui

Interfaces Différentes interfaces, soit entre composants de la solution, soit avec le monde externe sont disponibles :

• Interface TAXI : cette interface permet l’envoi des données des déclarations IPP, PDS (Propositions de Déclarations Simplifiées) et NC (Non-conformes) vers l’application TAXI.

• La base de données TAXI est également accessible en direct pour l’accès aux données des déclarants afin de générer les séparateurs d’annexes IPP et pour produire certains rapports de consolidation.

• Interface STIR : cette interface permet l’envoi des données des documents TVA 625, 723, et 725 vers l’application STIR

• Interface SP17 : la base de données SP17 est accessible par ICP pour vérifier les données extraites des baux.

• Interface NPP-AJ la base de données NPP-AJ est accessible afin de générer les séparateurs des dossiers permanents IPP.

• Interface BTW-SIGNA : la base de données BTW-SIGNA est accessible afin de générer les séparateurs des dossiers permanents TVA ainsi que les séparateurs des annexes TVA.

• Elle est également utilisée par les modules ICP et IssueLog pour accéder aux données des assujettis à la TVA.

• Interface RPM-SIG : la base de données RPM-SIG est accessible afin de générer les séparateurs des dossiers permanents ISOC et RPM.

• Interface P&O : la base de données de P&O est accessible afin de communiquer les documents stockés dans FileNet et pour générer les séparateurs des dossiers HR.

• Interface FileNet 4.5 : à travers la JCR 2.0 fournie par le SPF Finances, stockage ou consultation des documents scannés dans les différents « object stores » dépendant des types de documents supportés par CSS.

• Interface Centera : le système de stockage de fichiers Centera est utilisé par les applications ScanFlow et ScanMon afin de gérer les archives techniques des lots de documents au moyen de l’API native de Centera et dans des pools mis à disposition par ICT/Storage. Ce système est également utilisé pour l’archivage de certains « file servers » quand les backups standard effectués par ICT/OPS ne sont pas activés du fait du nombre trop élevé de fichiers.

S&L/DA/2016/117 61

DIM - Mode décentralisé

Contexte

Le projet « Dominique » Le projet DIM a fait suite au projet « Dominique ». Le projet Dominique était défini au départ comme suit :

« Le Service Public Fédéral Finances souhaite créer un environnement spécifique permettant la mise à disposition d’informations numériques au travers d’un « dossier électronique » en matières fiscales qui sera destiné à l’ensemble des services du Service Public Fédéral Finances. Ce système centralisé de gestion électronique de documents mettra en place les bases d’un environnement de travail nettement plus collaboratif que celui existant à l’heure actuelle en utilisant les technologies du Web. Le but du système est d’augmenter significativement l'efficacité des agents qui s’occupent des matières fiscales en leur offrant un environnement de travail plus performant et plus pratique et de fournir un meilleur service au Citoyen en traitant mieux et plus vite ses dossiers, avec à terme la possibilité pour ce dernier d’utiliser l’Internet comme média. Ainsi pour atteindre ce but, le Département prévoit le développement et la mise en œuvre d’un système centralisé et intégré de Gestion Electronique de Documents (G.E.D) sur l’ensemble de ses sites Intranet et LAN ».

Le projet DIM A travers le projet DIM, le SPF Finances a fait appel à un prestataire de services qui a pris en charge les activités suivantes :

• la migration iso-fonctionnelle de l’application Dominique (mais limitée aux fonctionnalités de numérisation et d’indexation) telle qu’elle a été développée dans la phase pilote du projet Dominique pour l’adapter aux impératifs suivants :

o Utilisation des outils FileNet de la suite P8 acquis dans le cadre du projet « Archivage légal ».

o Intégration aux processus Coperfin et plus particulièrement avec les projets intégrés STIR, STIPAD et Stimer (qui étaient en cours d’implémentation), ainsi que les projets D&A.

• La migration des données résultant de l’utilisation en phase pilote de l’application Dominique dans les services de Gand et Charleroi et qui étaient stockés sur le système WFM Sonora vers la plate-forme FileNet P8.

• un ensemble de services destinés à faire face aux besoins du SPF Finances pour garantir une intégration et une utilisation optimales des logiciels de gestion de documents choisis dans le cadre du projet d’archivage légal. Ceux-ci devant être utilisés dans le cadre des différents projets intégrés du SPF Finances (STIR, STIPAD, STIMER et des projets futurs éventuels, y compris D&A).

• La maintenance des nouvelles applications développées.

Documents concernés Les principaux documents dont le scanning est décentralisé sont les suivants :

S&L/DA/2016/117 62

Dans ces documents, seule l’application Invoices comprend de l’extraction de métadonnées. Toutes les autres sont des applications de scanning avec une introduction de métadonnées réalisée soit manuellement soit via le scanning d’une feuille intercalaire. L’impression de cette intercalaire provoque la réservation d’un slot dans filenet et le chargement du document scanné avec ses métadonnées ferme la procédure dans l’application concernée. Les métadonnées utilisées pour l’indexation des dossiers sont les suivantes :

Client Business Domain Document NameBusiness Application

AGDP (Documentation Patrimoniale) Documentation PatrimonialeActe notarié, déclaration de succession, plan de géomètre, lettre, formulaire

STIPAD

Service de conciliation fiscale Contentieux fiscal / dossiers de litige Les documents des dossiers de litigeWorkflow Contentieux

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 1 / BizTax Front-Office 2012 Cfr. STIRON Lot 1 types STIRON

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 2 / BTW-NP Cfr. STIRON Lot 2 types STIRON

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 3 / Contrôle Cfr. STIRON Lot 3 types STIRON

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 3 / Fraude Cfr. STIRON Lot 3 types STIRON

AG Fiscalité Dossiers permanents TVA/IPP/ISOC/PM en day-to-day Cfr. DP Types /

Recouvrement international STIRint CLO (Central Liaison Office)

Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (SCAC2004) (type 1), Formulieren (SCAC2004) (type 2), Ander type document (type 1), Ander type document (type 2)

STIRINT

Recouvrement international STIRint DLO (Direct taxation Liaison Office)

Master document (type 1), Master document (type 2), Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (e-form DT) (type 1), Formulieren (e-form DT) (type 2)

STIRINT

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER AP (amendes pénales)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER SC (saisies et cessions)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER RV (roerende voorheffing)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER VA (versements anticipés)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER CA (créances alimentaires) Briefwisseling R/V (profiel 1), Briefwisseling R (profiel 2), Briefwisseling (profiel 3)

STIMER

AGDP / Sécurité Juridique eSUCC/TR (Teruggave Restitutie)

bekendheid/erfrechtverklaring, testamenten, gifte tussen echtgenoten, huwelijkscontracten, uittreksels overlijdensakte, aanvaarding/verwerping, aangiftes (oorspr & bijvoegl), boedelbeschrijving/kofferopening, lijsten 201, zonder electr aang

eSUCC

AGDP / Sécurité Juridique eSUCC/NA (Actes de notoriété)Actes de notoriété

eSUCC

AGDP / Sécurité Juridique Baux et états des lieux en day-to-day Contrats de location, états des lieux MyRent

P&O (Personnel et Organisation) Dossiers du personnel en day-to-day Voir DHR types MyP&O

Budget et Contrôle Factures entrantes Factures entrantes SAP

AGPR (Perception et Recouvrement) Perception

Dossiers de perception contenant les documents des catégories suivantes : AttestationsRemboursementsRegistre d’attenteTaxes diversesPrécompte mobilierPrécompte professionnel Versements anticipésRetenue SPF FINANCES

AGPR (Perception et Recouvrement) Recouvrement

Dossiers de recouvrement contenant les documents des catégories suivantes (cfr. REC types) : SolvabilitéPoursuite judiciaire directe (huissier de justice)Saisie arrêt simplifiée chez un tiersDossiers judiciairesIrrécouvrable - ConcoursAssistance au recouvrement international

Gestion des débiteurs

S&L/DA/2016/117 63

CMCConfigDIM.xml fourni sur base de la déclaration de confidentialité en annexe 5 « Déclaration de confidentialité »

Client Document NameFileNet Object Store

create / update

FileNet matadata

AGDP (Documentation Patrimoniale)Acte notarié, déclaration de succession, plan de géomètre, lettre, formulaire

OSSTPD update CMCConfig.DIM.xml

Service de conciliation fiscale Les documents des dossiers de litige OSCTX update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 1 types OSSTRN update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 2 types OSSTIR update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 3 types OSSTCO update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 3 types OSSTCO update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité Cfr. DP Types OSDPD create CMCConfig.DIM.xml

Recouvrement international

Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (SCAC2004) (type 1), Formulieren (SCAC2004) (type 2), Ander type document (type 1), Ander type document (type 2)

OSSTIN update CMCConfig.DIM.xml

Recouvrement international

Master document (type 1), Master document (type 2), Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (e-form DT) (type 1), Formulieren (e-form DT) (type 2)

OSSTIN update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Recouvrement non fiscalBriefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

OSSTAPx update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Recouvrement non fiscalBriefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

OSSTSCx update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Recouvrement non fiscalBriefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

OSSTRVx update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Recouvrement non fiscalBriefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

OSSTVAx update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Recouvrement non fiscal Briefwisseling R/V (profiel 1), Briefwisseling R (profiel 2), Briefwisseling (profiel 3)

OSSTCAx update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Sécurité Juridique

bekendheid/erfrechtverklaring, testamenten, gifte tussen echtgenoten, huwelijkscontracten, uittreksels overlijdensakte, aanvaarding/verwerping, aangiftes (oorspr & bijvoegl), boedelbeschrijving/kofferopening, lijsten 201, zonder electr aang

OS_BAUX create CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Sécurité JuridiqueActes de notoriété

OS_BAUX create CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Sécurité Juridique Contrats de location, états des lieux OS_BAUX update CMCConfig.DIM.xml

P&O (Personnel et Organisation) Voir DHR types OSPEOR create CMCConfig.DIM.xml

Budget et Contrôle Factures entrantes OSBCG create CMCConfig.DIM.xml

AGPR (Perception et Recouvrement)

Dossiers de perception contenant les documents des catégories suivantes : AttestationsRemboursementsRegistre d’attenteTaxes diversesPrécompte mobilierPrécompte professionnel Versements anticipésRetenue SPF FINANCES

OSSTVAx create+update CMCConfig.DIM.xml

AGPR (Perception et Recouvrement)

Dossiers de recouvrement contenant les documents des catégories suivantes (cfr. REC types) : SolvabilitéPoursuite judiciaire directe (huissier de justice)Saisie arrêt simplifiée chez un tiersDossiers judiciairesIrrécouvrable - ConcoursAssistance au recouvrement international

OSSTCAx create+update CMCConfig.DIM.xmL30l

S&L/DA/2016/117 64

Le modèle DIM Myscan Actuellement, les systèmes CSS et DIM Myscan sont indépendants et disposent chacun de leur propre infrastructure, sans aucun partage d’éléments matériels ou logiciels. Cependant certains éléments se retrouvent dans chacun des deux systèmes (IrisPowerscan – logiciel de dématérialisation, Middleware).

Mode de fonctionnement : Pre ou post-scanning MyScan peut fonctionner selon 3 scénarios de scanning :

• Prescanning ; • Postscanning avec pré-indexation dans MyScan (via la génération de séparateurs); • Postscanning avec pré-indexation dans l’application CoperFin.

Les solutions mises en place dans le cadre du projet DIM Myscan fonctionnent généralement selon le principe du Post-Scanning en Day-to-Day. Une explication détaillée est fournie ci-dessous pour le projet P&R (Perception et Recouvrement). Le fonctionnement est sensiblement équivalent pour les autres projets. Numérisation de dossiers / documents à la demande, de type opportuniste (« scanning on demand » via la chaîne de numérisation DIM / MyScan) : quand un receveur a besoin du dossier P&R d’une personne physique ou morale donnée, ce dossier (qui se trouve peut-être à ce moment dans un autre office qui l’utilise) est numérisé par la personne qui le détient à ce moment, et mis à disposition du receveur qui en a besoin sous format électronique, via l’application DocTran. Le processus de numérisation comporte plusieurs étapes :

• Préparation du dossier papier, c’est-à-dire : o Génération des séparateurs nécessaires ; o Insertion de ces séparateurs dans le dossier, à l’endroit voulu ; o Nettoyage du dossier, c’est-à-dire enlèvement des pièces et documents obsolètes,

inutiles, qui ne devront pas faire l’objet d’une numérisation ; o Enlèvement des agrafes, attache trombones et conditionnement général du dossier

• Numérisation du paquet ainsi conditionné dans une scanroom, pas le biais de l’application

MyScan ; contrôle qualité du lot numérisé dans MyScan ;

• Envoi du lot numérisé vers le DIM middleware ScanFlow ; traitement du lot dans ScanFlow et injection des documents dans le FileNet Content Manager où ils deviennent consultables via l’application DocTran.

• Après le scanning d’un dossier, les nouveaux documents entrants pour ce dossier seront

scannés selon une procédure day-to-day, via MyScan également.

Ce processus est illustré ci-dessous.

S&L/DA/2016/117 65

Le mode Post-scanning est actuellement privilégié dans DIM Myscan. Il consiste (en bref) à préalablement enregistrer les documents dans le content management (FileNet P8) via l’application business ad hoc, enregistrement consistant à : (1) définir les index (métadonnées) du document dans les bases business de l’application, (2) créer un nœud dans l’OS FileNet P8 destiné à héberger le document après numérisation (3) produire une page de garde (ou séparateur) identifiant le document. Suite à ces opérations, vient alors le scanning via DIM Myscan dudit document, avec comme résultat son stockage dans le nœud pré-réservé par l’application business.

Conditionnement Le lot est l’unité de traitement de la chaine de production. Le conditionnement des lots est l’étape préalable à la dématérialisation de documents. Il consiste au/à : (1) regroupement des documents sur base des règles & procédures propres à l’organisation du scanning par les opérateurs de scanning; (2) ajout de documents d’identification (pages de garde ou séparateurs), avec code à barre; (3) regroupement par lots des documents sont selon les besoins en tenant compte du nombre maximum de documents acceptables par les bacs d’alimentation des scanners.

Architecture

S&L/DA/2016/117 66

Schéma de principe (flux) Le schéma suivant présente le cas nominal d’un flux de données.

Figure 2 - Flux nominal pour un mot Dim Myscan

Les lots sont scannés par les postes de scanning via le logiciel IRISPowerscan (adapté pour les besoins propres de DIM Myscan). Ce logiciel se charge également de réaliser la conversion PDF

S&L/DA/2016/117 67

(avec ou sans compression iHQC et OCR full texte, selon les besoins business) des documents scannés (via un add-on embarqué sur le poste de scanning qui convertit les images en fichiers PDF sous le format propre à l’application Myscan choisie au scanning (set-up)). Les lots convertis sont ensuite exportés vers le DIM Middleware (étape 1) via des messages ActiveMQ contenant les données et images capturées par l’étape de scanning. Les données et images ainsi transmises sont ensuite prises en charge par DIM Middleware (étape 2), et ce au niveau de chaque unité de traitement (lot). Le DIM Middleware assure l’activation d’une « route ». Cette route définit de manière statique les services qui doivent être utilisés pour assurer le traitement des données transmises. La route prévue pour les domaines applicatifs DIM Myscan passe successivement par les services suivants :

• Le service de contrôle des données qui a pour objectif de valider le format et la cohérence des données avant passage à l’étape suivante (route). Ce service est actuellement basé sur un composant interne3.

• Le service de chargement des images & index associés (métadonnées) dans les OS4 FileNet P8 via la JCR5 (étape 3) en vue d’en permettre la consultation par des applications tiers.

• Le service d'archivage technique (étape 4) qui permet de conserver un historique technique de l'ensemble des données/fichiers pris en charge au cours de ce processus. L'archivage se fait via des accès direct à Centera.

Le déroulement du processus (étapes 3 � 4) se fait sous contrôle d'un monitoring avancé (ScanMon) disposant d'une interface opérateur et qui s'appuie sur la base de données ScanFlow. Ce monitoring permet un suivi précis du statut des différents flux des lots (étape 5).

Description des fonctionnalités offertes

Traitement des documents non structurés Les documents non structurés sont précédés d’un séparateur (séparateur de dossiers ou séparateurs de documents). Les informations contenues sur ces séparateurs (barcode ou autres) sont reconnues afin d’être associées au dossier/document concerné.

Reconnaissance « plein texte » Une reconnaissance plein texte peut être effectuée sur les documents scannés dans DIM/MyScan (par exemple dans le cadre de l’application Workflow/Contentieux). La reconnaissance est effectuée sur le poste de travail auquel est connecté le scanner.

Compression des documents PDF Les documents scannés en couleurs sont compressés afin de faciliter leur transfert sur le réseau et de réduire l’espace de stockage nécessaire.

Traitement des factures

3 Ce service de contrôle pourrait également faire appel à des acteurs externes à des fins de validation & contrôle de la pertinence des données (quality control). 4 OS = objects store 5 Sur base des fondements ICT du SPF FIN, tous les accès à FileNet P8 se font via une interface normalisée (JSR-170 = Java Content Repository)

S&L/DA/2016/117 68

Dans le cadre du projet DIM/Myscan une solution de reconnaissance du contenu des factures a été mise en place. Les paragraphes suivants présentent les différentes activités du processus global:

• (A) Livraison du courrier, dépouillement, scanning et archivage des documents papiers. • (B) Traitement automatique des factures. • (C) Verify – Validation Manuelle • (D) Export et formatage des données UBL • (E) Import SAP • (F) Liquidation des factures

Les paragraphes qui suivent décrivent le mode de fonctionnement et les différentes fonctions implémentées dans la solution.

• Livraison du courrier, dépouillement, scanning et archivage des documents papiers (A).

o Livraison

• Une fois par jour le courrier est apporté au service comptable.

S&L/DA/2016/117 69

o Dépouillement

• Le courrier est ouvert manuellement par les assistants comptables à proximité de la station

de scanning. Lors de ce dépouillement, seules les « factures » et les « factures de rappel » sont conservées. Les duplicata sont jetés car normalement ils ne sont pas utilisés. Il peut arriver que certaines enveloppes doivent être conservées car il s’agit de courriers recommandés. Dans ce cas, l’enveloppe pourra être adjointe comme « attachement » à la facture. Tous les dispositifs destinés à assembler les pages d’un envoi sont ôtés avant de scanner les lots de factures.

o Scanning

• Les lots de factures sont préparés à l’aide de séparateurs spécifiques pour séparer les factures et les attachements. Ces séparateurs se présentent sous la forme de pages A4 ornées d’un code-à-barres.

• Chaque assistant-comptable a la possibilité de scanner ses propres factures avec l’application

MyScan. La station de travail permettant le scanning sera placée dans le département comptable.

• Lors de l’étape de scanning, l’opérateur assure un contrôle qualité sur les images produites et valide la structure de son lot de factures avant de l’exporter vers IRISXtract pour traitement.

• Archivage des documents papiers.

• Après avoir été scannées, les factures papier peuvent directement être rangées dans des boîtes de stockage et archivées.

• Traitement automatisé des factures (B) Les factures digitalisées sont transférées à l’application IRISXtract. L’application IRISXtract est configurée pour traiter les factures dans un workflow interne automatique. Les données extraites permettent de déterminer le groupe de liquidateur cible des factures.

• Verify - Validation manuelle (C) Les factures considérées comme non valides par le système sont mises à disposition d’un opérateur, dans ce cas-ci un (ou des) assistants comptables via le module IRISXtract - Verify. Verify présente une image de la facture, ainsi que les données automatiquement extraites, simultanément à l’écran. L’opérateur peut corriger les données pas ou mal reconnues et valider les règles sur les champs (obligatoires, longueur, totaux…). Seules les factures déclarées valides sont exportées du système.

• Export et formatage des données (UBL) (D)

S&L/DA/2016/117 70

Lorsque les factures sont considérées comme valides soit par le système, soit après intervention manuelle et autorisation, les images des factures sont exportées au format PDF et les données comptables des factures sont exportées au format XML UBL. Les fichiers PDF et XML sont acheminés vers FileNet SPF Finance pour archivage des documents d’une part et vers SAP (SPF – Budget & Control) pour pré-encodage dans SAP d’autre part. Les fichiers PDF et UBL sont envoyés vers FileNet uniquement en cas de réception d’un fichier de Feedback de la part de FEDCOM/SPF Budget renvoyant un code que tout est en ordre. Le transfert des documents PDF et XML est pris en charge par le Middleware DIM Scanflow.

• Import SAP (E) Les fichiers PDF et XML sont importés dans SAP comme factures pré-encodées sur base des données extraites au format UBL.

• Liquidation des factures (F) Les liquidateurs utiliseront les factures importées dans SAP pour continuer le traitement. Les factures arriveront directement vers le liquidateur en charge du compte. L’environnement SAP + Opentext est utilisé pour la consultation et l’affichage des factures. Il n’est pas prévu d’utiliser FileNet à des fins de consultation usuelle, mais uniquement en cas de recherche de document.

L’objectif de ce pré-encodage est d’avoir un équivalent de ce que fait la transaction standard MIR7. Numérisation des dossiers de recouvrement

- La numérisation des dossiers P&R correspond à un double processus de fonctionnement :

• Reprise de l’historique de tous les dossiers P&R dans les bureaux (par le biais d’un scanning de masse via la chaîne de numérisation CSS) ;

• Numérisation de dossiers / documents à la demande, de type opportuniste (« scanning on demand » via la chaîne de numérisation DIM / MyScan) : quand un receveur a besoin du dossier P&R d’une personne physique ou morale donnée, ce dossier (qui se trouve peut-être à ce moment dans un autre office qui l’utilise) est numérisé par la personne qui le détient à ce moment, et mis à disposition du receveur qui en a besoin sous format électronique, via l’application DocTran.

- Ce processus de numérisation comporte plusieurs étapes :

• Préparation du dossier papier, c’est-à-dire :

o Génération des séparateurs nécessaires ; o Insertion de ces séparateurs dans le dossier, à l’endroit voulu ; o Nettoyage du dossier, c’est-à-dire enlèvement des pièces et documents

obsolètes, inutiles, qui ne devront pas faire l’objet d’une numérisation ; o Enlèvement des agrafes, attache trombones et conditionnement général du

dossier • Numérisation du paquet ainsi conditionné dans une scanroom, pas le biais de

l’application MyScan ; contrôle qualité du lot numérisé dans MyScan ;

• Envoi du lot numérisé vers le DIM middleware ScanFlow ; traitement du lot dans ScanFlow et injection des documents dans le FileNet Content Manager où ils deviennent consultables via l’application DocTran.

S&L/DA/2016/117 71

- Un dossier P&R est identifié par les métadonnées suivantes :

• Type de dossier P&R : Perception (P) ou Recouvrement (R) ; • Objet du dossier P&R : personne physique (PP), personne morale (PM) ou personne

physique avec n° d’entreprise (PPM) ; • Identifiant unique :

o NN principal ou NBis principal pour une personne physique et pour une personne physique avec n° d’entreprise ;

o N° d’entreprise pour une personne morale et pour une personne physique avec n° d’entreprise ;

• NN partenaire (optionnel) pour les dossiers de type personne physique6 ; • Date du dossier (optionnel ; dans le cadre de la reprise de l’historique d’un dossier,

cette date n’est pas forcément nécessaire [on peut la laisser vide] ; en numérisation au day-to-day, le champ reste optionnel)7.

- Structure de sous-dossiers

Un dossier de Perception (P) est constitué de documents rassemblés sous une structure arborescente comprenant un seul niveau de sous-dossiers :

Code Nom du sous-dossier NL Nom du sous-dossier FR 1 Attesten Attestations 2 Teruggaven Remboursements 3 Wachtregister Registre d’attente 4 Diverse taksen Taxes diverses 5 Roerende voorheffing Précompte mobilier 6 Bedrijfsvoorheffing Précompte professionnel 7 Voorafbetalingen Versements anticipés 8 Inhoudingen FOD FIN Retenue SPF FINANCES

Un dossier de Recouvrement (R) est constitué de documents rassemblés sous une structure arborescente comprenant deux niveaux de sous-dossiers :

6 Certains documents d’un dossier P&R peuvent concerner l’une, l’autre ou les deux personnes physiques impliquées dans le dossier. 7 Il peut s’agir de la date d’ouverture du dossier, de la date du 1er événement de ce dossier, de la date de la saisie…

S&L/DA/2016/117 72

Code Nom du sous -(sous -)dossier NL Nom du sous -(sous -)dossier FR 1 Solvabiliteit Solvabilité 1.1 Huwelijksregime Régime matrimonial 1.2 Nalatenschap Succession 1.3 Belgisch Staatsblad Moniteur Belge 1.4 Onroerend Immobilier 1.5 Roerend Mobilier 1.6 Financieel Financiel 1.7 Waarborgen Garanties et cautions 1.8 Betwisting schuld Contestation dette 1.9 Vrijstelling intresten Exemption d’intérêts 1.10 Betalingsfaciliteiten Facilités de paiement 1.11 Schuldinformatie Information dette 1.12 Solvabiliteit Solvabilité 1.13 Archief solvabiliteit Archive solvabilité 2 Rechtstreekse vervolgingen

(deurwaarder) Poursuite judiciaire directe (huissier de justice)

2.1 Akten Actes 2.2 Ontlasten kosten Dispenses de coûts 2.3 Archief Rechtstreekse

vervolgingen (deurwaarder) Archive Poursuite judiciaire directe (huissier de justice)

3 Onrechtstreekse vervolgingen (fiscaal derdenbeslag)

Saisie arrêt simplifiée chez un tiers

3.1 Onrechtstreekse vervolgingen Saisie arrêt simplifiée chez un tiers 3.2 Archief Onrechtstreekse

vervolgingen Archive saisie arrêt simplifiée chez un tiers

4 Gerechtsdossiers Dossiers judiciaires 4.1 Defensieve gerechtsdossiers Dossiers judiciaires défensifs 4.2 Dagvaarding in faling,

ontbinding… Assignation en faillite, dissolution…

4.3 Dagvaarding in aansprakelijkheid Assignation en responsabilité 4.4 Acties i.v.m. onroerend goed Actions en rapport avec bien

immobilier 4.5 Archief gerechtdossiers Archive dossiers judiciaires 5 Oninbaar - Samenloop Irrécouvrable - Concours 5.1 CSR RCD 5.2 Faillissement Faillite 5.3 WCO LCE 5.4 Vereffening Liquidation 5.5 OUI SIR 5.6 V180 - Doorhaling - Annulatie V180 - Suppression - Annulation 5.7 Archief Oninbaar - Samenloop Archive irrécouvrable - Concours 6 Internationale

invorderingsbijstand Assistance au recouvrement international

6.1 Inkomende invorderingsbijstand Assistance au relèvement entrant 6.2 Uitgaande invorderingsbijstand Assistance au relèvement sortant

S&L/DA/2016/117 73

Code Nom du sous -(sous -)dossier NL Nom du sous -(sous -)dossier FR 6.3 Archief Internationale

invorderingsbijstand Archive Assistance au recouvrement international

Le répertoire / sous-répertoire dans lequel un document ou un ensemble de documents devra être placé / stocké au sein d’un dossier devra donc faire l’objet d’une métadonnée reprise sur le séparateur de documents (en utilisant le code repris dans la 1re colonne des deux tableaux ci-dessus).

En plus de leur type, les documents sont identifiés par deux métadonnées additionnelles :

• Date du document (optionnel) ;

• N°(s) d’article (optionnel et multi-valué8). Ces deux champs ne sont pas utilisés dans le cadre d’une reprise de l’historique (désactivés) ; ils sont optionnels dans le cadre d’une numérisation day-to-day Les scanning DIM pour Stipad Le scanning est découpé en différentes phases permettant d’une part la préparation des documents à scanner et ensuite le scanning proprement dit : 1. Dépôt du document : Le document est déposé à l’AGDP. Il est réceptionné par l’agent. 2. Introduction de la demande : Un nouvel enregistrement est créé dans l’application STIPAD. Il sera ultérieurement complété par le document scanné. 3 Impression du code à barres : Un intercalaire est imprimé via l’application STIPAD. Il contient un ensemble d’informations concernant le document (métadonnées) et un code à barres qui sera détecté et identifié lors du scanning. 4 Préparation du lot à scanner : L’opérateur prépare les documents à scanner. Chaque document sera accompagné d’un intercalaire contenant le code à barres. 5 Scanning : L’opérateur dépose le lot dans le chargeur du scanner et lance la numérisation. Il sélectionne les options de numérisation correspondant au lot à scanner. 6 Contrôle et manipulation : L’opérateur contrôle la validité du scanning et le résultat de la numérisation à l’écran. Il réalise les corrections nécessaires. 7 Traitement du lot : L’opérateur lance le traitement des documents composant le lot. Les fichiers de sortie sont générés en fonction des paramètres définis (format de fichier, OCR ou non, compression ou non…). E-succ/TR, baux/myrent, biztax, stimer suivent plus ou moins le même schéma Le workflow contentieux Le workflow contentieux peut être découpé de la manière suivante :

1. Réception de la lettre de contentieux adressée au directeur régional, chef du centre compétent.

8 Un même document peut avoir plusieurs n°s d’article.

S&L/DA/2016/117 74

2. Création d’un document « intercalaire » contenant toutes les informations nécessaires au traitement du contentieux visé. Ce document électronique est créé par le service « soutien opérationnel (anciennement bureau d’ordre) ». Les informations qu’il contient sont :

a. Le type d’impôt pour lequel un contentieux est introduit (Impôt des personnes physiques, TVA, précompte immobilier…)

b. Numéro national ou numéro BCE dont l’introduction produit une validation automatique de l’application Sitran et l’apparition de l’adresse officielle du plaignant

c. Le plaignant agit-il en son nom propre ou aussi au nom de son conjoint d. Le type de document (réclamation, requête contradictoire…) e. Date d’introduction du contentieux f. Type de dossier (contentieux administratif, déposé au greffe…)

3. Ce document est approuvé et imprimé. C’est l’approbation de ce document qui crée le contentieux.

4. Le scanning de cette intercalaire et de la lettre de contentieux constituent le dossier de départ auquel d’autres pièces viendront s’ajouter au fur et à mesure de la procédure.

5. A la fin de la procédure contentieuse, le document, l’intercalaire et les pièces supplémentaires ajoutées au dossier de contentieux sont sauvegardés dans filenet.

Résumé

CSS MYSCAN (DIM) Date de lancement opérationnel

Scanfin (2002) ; CSS (2009) DIM/Myscan (2008)

Sites 2 sites spécialisés (Jambes & Gand)

2 à 300 sites locaux (‘scanrooms’) situés dans les services extérieurs

Volume Scanning de masse (200.000 pages/jour)

Scanning discret (quelques centaines de pages/jours par site)

Types

Pré-scanning & Post-scanning

Post-scanning essentiellement

Processus

Les contribuables envoient leurs documents (IPP, TVA) directement au centre de scanning via l’enveloppe qui leur a été fournie OU Les responsables business envoient les documents à capturer aux centres de scanning. Ces envois se font périodiquement, de façon récurrente, et en respectant des procédures d’envoi très strictes (conditionnement, identification des boîtes, traçage des envois, …)

Procédures ad hoc par services (les documents à capturer se trouvent dans les sites locaux)

Opérateurs

Personnel dédicacé & spécialisé

Personnel non dédicacé au scanning

Conservation Destruction des documents après scanning (après période probatoire) sauf en ce cas de traitement des dossiers personnels.

Selon les cas : • Destruction des

documents après scanning (après période probatoire)

S&L/DA/2016/117 75

Les documents ne sont jamais renvoyés aux mandants après scanning

• Retour des documents dans les services après scanning

3.2 Relevé des licences existantes

Les licences actuellement utilisées par le SPF FIN pour les domaines CSS et DIM Myscan sont reprises dans le tableau ci-après. Produits logiciels Descriptions CSS DIM MyScan 1 IPS (IRISPowerscan) logiciel de gestion des

scanners et de numérisation polyvalent

11 licences pour une vitesse de

2 IPS (IRISPowerscan) Myscan

logiciel de gestion des scanners et de numérisation polyvalent

Licence site (hors CSS)

3 IRISCapturePro – ICP Logiciel de traitement de formulaires (acquis sous Scanfin)

xx

4 IRISCapturePro – ICP logiciel de reconnaissance et de lecture de caractères complété par un module de correction et de validation des données – RCVE

23

5 IRISCapturePro – ICP logiciel de reconnaissance et de lecture de caractères complété par un module de correction et de validation des données –

7

6 Kadmos lmoteur de reconnaissance

6

7 Recostar lmoteur de reconnaissance

6

8 Caupenne / PDF Server (iHQC unlimited / multi CPU)

logiciel d’OCR plein texte et de compression de fichiers PDF

20

12 IRISXtract Logiciel d’extraction de données dans des factures

1 licence pour le traitement de 70.000 factures par an

S&L/DA/2016/117 76

3.3 Liste complète des applications

On trouvera dans les pages qui suivent une liste des différentes applications pour lesquelles des documents sont dématérialisés, le contexte contractuel associé et le mode de fonctionnement.

77

Client Domaine Application

business Contexte Dématérialis

ation Extraction automatique

Mode

AG Fiscalité / Particuliers

Traitement des déclarations IPP

TAXI CSS X X Pre-scanning

AG Fiscalité / TVA Traitement des déclarations TVA

STIR CSS X X Pre-scanning

AG Fiscalité Traitement des dossiers des travailleurs frontaliers

CSS X Post-scanning Reprise

AGDP (Documentation Patrimoniale)

Documentation Patrimoniale

STIPAD DIM X Post-Scanning Day-2-Day

Recouvrement international ?

STIRint CLO (Central Liaison Office)

STIRINT (système de traitement intégré et de recouvrement international)

DIM X Post-Scanning Day-2-Day

Recouvrement international ?

STIRint DLO (Direct taxation Liaison Office)

STIRINT (système de traitement intégré et de recouvrement international)

DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGDP / Recouvrement non fiscal

STIMER AP (amendes pénales)

STIMER DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGDP / Recouvrement non fiscal

STIMER SC (saisies et cessions)

STIMER DIM X Post-Scanning Day-2-Day

78

AGDP / Recouvrement non fiscal

STIMER RV (roerende voorheffing)

STIMER DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGDP / Recouvrement non fiscal

STIMER VA (versements anticipés)

STIMER DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGDP / Recouvrement non fiscal

STIMER CA (créances alimentaires)

STIMER DIM X Post-Scanning Day-2-Day

Service de conciliation fiscale

Contentieux fiscal / dossiers de litige

Workflow Contentieux

DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AG Fiscalité / Sociétés

STIRON Lot 1 / BizTax Front-Office 2012

STIRON DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AG Fiscalité / Sociétés

STIRON Lot 2 / BTW-NP STIRON DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AG Fiscalité / Sociétés

STIRON Lot 3 / Contrôle STIRON DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AG Fiscalité / Sociétés

STIRON Lot 3 / Fraude STIRON DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGDP (Documentation Patrimoniale)

eSUCC/TR (Teruggave Restitutie)

eSUCC/TR DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGDP / Sécurité Juridique

Reprise des baux et états des lieux

MyRent CSS X Post-scanning Reprise

AGDP / Sécurité Juridique

Baux et états des lieux en day-to-day

MyRent DIM X Mixte Pre-Post scanning

AG Fiscalité Reprise des dossiers permanents TVA/IPP/ISOC/PM

/ CSS X Post-scanning Reprise

AG Fiscalité Dossiers permanents TVA/IPP/ISOC/PM/INR en day-to-day

/ DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AG Fiscalité Déclarations INR CSS X Pre-scanning P&O (Personnel et Organisation)

Reprise des dossiers du personnel

MyP&O CSS X Post-scanning Reprise

P&O (Personnel et Organisation)

Dossiers du personnel en day-to-day

MyP&O DIM X Post-Scanning Day-2-Day

79

Budget et Contrôle Factures entrantes SAP DIM X X Pré-Scanning Day-2-Day AGPR (Perception et Recouvrement)

Perception Doctran DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGPR (Perception et Recouvrement)

Recouvrement Gestion des débiteurs

DIM X Post-Scanning Day-2-Day

AGPR (Perception et Recouvrement)

Reprise des dossiers Perception

Doctran CSS X Post-scanning Reprise

AGPR (Perception et Recouvrement)

Reprise des dossiers Recouvrement

Gestion des débiteurs

CSS X Post-scanning Reprise

AGDP (Documentation Patrimoniale)

Hypothèques Contexte spécifique

X Pre-scanning préparé (à confirmer)

80

4. Exigences fonctionnelles et critères techniques de la plateforme FinScan

4.1 Contexte

4.1.1 Description générale des besoins

Le SPF Finances souhaite généraliser les solutions de dématérialisation et d’extraction automatique de contenu et les utiliser de préférence en mode « pre-scanning », afin qu’elles soient utilisables dans un contexte très large par un maximum d’applications. Cette généralisation est en ligne avec les objectifs globaux poursuivis dans le cadre du programme DIGIFIN. A travers les projets CSS et DIM MyScan une partie des documents a pu bénéficier d’un traitement automatique que ce soit en day-to-day ou en mode « reprise ». Le SPF Finances ambitionne d’aller plus en avant dans le nombre et le volume des documents traités en bénéficiant des avancées technologiques en la matière tout en anticipant les besoins futurs. Par pré-scanning on entend que les documents reçus sous format papier ou électronique (par exemple comme pièce jointe dans un courrier électronique) sont dématérialisés dès leur entrée au sein de l’organisation. Le contenu des documents ainsi dématérialisés est analysé afin d’en extraire un maximum d’informations, par exemple : - le type du document. - des informations telles que l’identification d’une personne, des dates, des montants, des choix. - ou le contenu complet d’un document non structuré (afin de permettre une recherche de type

plein-texte dans la phase d’exploitation). Ensuite : - les images correspondantes sont transmises à une solution de Gestion Electronique de

Documents - les informations extraites sont envoyées à une application de traitement (appelée généralement

« application business »). La dématérialisation des documents, la reconnaissance de leur contenu et la connexion avec les applications business sont prises en charge au sein du SPF par le (et sous la responsabilité du) du Service d’encadrement logistique qui aujourd’hui gère déjà les deux centres de « Corporate Scanning » (Jambes et Gand). Le Service d’encadrement logistique se positionne comme un véritable « service bureau » et souhaite offrir à ses clients (les différentes administrations générales et services d’ encadrement du SPF Finances ainsi qu’à l’avenir éventuellement d’autres SPF) des services de traitement documentaire depuis la réception et la capture des documents jusqu’à l’inter-connexion avec les applications business, le tout répondant à un SLA bien défini (tant en termes de délai de traitement qu’en termes de taux de reconnaissance des données). Pour mettre en place cette solution le SPF souhaite d’une part acquérir du matériel spécialisé pour procéder à la dématérialisation et d’autre part disposer des logiciels nécessaires ainsi qu’un ensemble de services de mise en place, implémentation, maintenance et suivi d’exploitation de ces solutions.

81

La solution qui sera proposée remplacera complètement la solution actuelle, et l’étendra tout en veillant à garantir le niveau actuel de qualité des résultats fournis. La nouvelle solution et les configurations spécifiquement mises en places seront maintenues durant toute la durée du contrat. En termes d’architecture le soumissionnaire devra impérativement proposer une architecture unifiée et centralisée qui regroupera les fonctionnalités offertes actuellement dans le cadre de CSS et de DIM Myscan construite sur base la figure ci-dessous.

La solution à fournir doit permettre de renouveler et de compléter, l’ensemble des fonctionnalités et tous les composants du système de traitement par scanning et reconnaissance de contenu des systèmes CSS et Dim My Scan ctuels tels qu’ils ont été exposés au point 3. Description de la situation existante (CSS et Dim MyScan). Selon un phasage à définir, les documents traités par Dim MyScan devront être traitée de manière centralisée dans les centres de scanning de Gand et Jambes (Voir point 4.4 Phasage). Des fonctionnalités complémentaires, sont demandées pour : - La classification du courrier entrant (mailroom) ; - L’extension de l’extraction d’informations à d’autres types de documents (structurés ou semi-

structurés) que ceux actuellement traités ; - L’interconnexion avec de nouvelles applications business (en plus de celles pour lesquelles une connexion est déjà existante) afin de leur transmettre les informations extraites.

4.1.2 Volumes à traiter

Déclarations IPP

82

En 2015, 1.000.000 de déclarations ont été reçues au format papier. Au vu de l’évolution observée suite à l’utilisation de TOW, le nombre de déclarations à traiter diminuera dans les années futures. On prévoit à l’avenir une diminution du volume de l’ordre de 10% par an. Les documents doivent normalement parvenir au SPF Finances pour le 30 juin de l’année de l’exercice d’imposition concerné. La solution doit être en mesure de supporter les volumes suivants : Pour le 31 juillet : minimum 20% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 31 août : minimum 40% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 30 septembre ; minimum 80% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 15 octobre : la totalité des déclarations reçues doivent être traitées ;

Déclarations TVA En 2015, le nombre de déclarations TVA traitées s’est élevé à 94.242 répartis comme suit :

Aux déclarations s’ajoutent les annexes, soit 2.047 pages (une page comprenant 2 faces et pouvant être de format A3 ou A4) Les déclarations TVA sont fournies par les déclarants soit sur base mensuelle, soit sur base trimestrielle. Les listings clients sont fournis une fois par an.

Dossiers En 2015, le nombre de pages traitées dans les deux centres de scanning (solution CSS) pour les différents types de dossiers s’est élevé à 22.112.916 réparties comme suit.

Types de dossiers Nombre de pages (une page = deux faces)

Frontaliers 137.877 HR 594.487 Dossiers permanents 19.708.999 Baux 1.671.553 TOTAL 22.112.916

En 2015 le nombre de pages scannées dans les bâtiments (solution DIM Myscan) s’est élevé à 4.486.980 réparties comme suit entre les différents environnements applicatifs.

TVA723 3.610

TVA725 41.746

TVA625 48.886

83

Ce volume est réparti sur environ 250 « scanroom » décentralisées. La répartition du volume étant très inégale entre les différentes « scanroom » (23 stations prennent en charge la moitié du volume).

Courrier entrant Les volumes à traiter sont donnés dans la table ci-dessous à titre estimatif en l’absence d’une comptabilisation précise. Les bâtiments du SPF Finances sont répartis dans toute la Belgique et sont classifiés en trois catégories selon leur taille. Le nombre de documents reçus dépend de la taille du bâtiment.

Sur base annuelle le nombre total de documents s’élève à 9.500.000. Un document comporte en moyenne 2 feuilles. Le nombre de pages (faces) par documents est en moyenne de 3. Le nombre de pages (faces) à traiter est d’environ 28,5 millions par an. Ce volume sera pris en charge progressivement au fur et à mesure que les départements destinataires des courriers reçus modifient leur façon de travailler pour recevoir et traiter leur courrier au format électronique plutôt que papier. Le soumissionnaire présentera dans son offre la manière dont il envisage d’implémenter une solution pour prendre en charge progressivement en charge le courrier entrant.

4.1.3 Infrastructure

Le SPF Finances a opté pour une centralisation de ses serveurs (DataCenter North Galaxy).

Biztax 115.993Esucc 640.747My_PO 163My_rent 611.586Stimer_AP 466.845STIMER_CA 4.785STIMER_RV 69.042STIMER_SC 402.292STIPAD_ARCH 89.944STIPAD_WORK 36.232Stirint 3.561Stirint_DLO 3.997Stiron_CTL 56.797STPD_2008_6 10STRIPAD_PLAN 3.257WF_CTX_GES 1.981.729

Nombre de bâtiments Par jour par bâtiment Par jour total

Gros bâtiments 9 682 6.136

bâtiments moyens 41 341 13.977

Petits bâtiments 140 114 15.909

Total 36.023

84

Le soumissionnaire tiendra compte de cette contrainte dans la solution qu’il propose. Il expliquera comment la solution proposée est compatible avec une infrastructure centralisée dans la mesure où: - Le scanning de masse est réalisé dans les deux centres de scanning (Gand et Jambes) ; - Les opérateurs qui procèdent aux opérations de correction et vérification, des informations

extraites sont également localisés dans les centres de Jambes et Gand ; - Que toutes les applications requérant de la puissance de calcul et/ou de l’espace de stockage

doivent s’exécuter sur des serveurs centraux (North Galaxy). Le soumissionnaire expliquera: - Les caractéristiques des serveurs nécessaires à la bonne exécution de la solution qu’il propose. - Les logiciels de base (OS, base de données, autres) nécessaires à la bonne exécution de la

solution qu’il propose. - La charge qui sera générée sur le réseau du SPF Finances par la solution qu’il propose.

4.2 Description des fonctionnalités à offrir

La nouvelle plateforme FinScan devra être dotée des fonctionnalités suivantes : Numérisation au moyen de scanners à haut volume et documentaire ; Reconnaissance (classification et extraction de contenu) au moyen de logiciels, de leur configuration, de la mise en place complète de la plateforme FinScan et des services de maintenance ; Fonctions transversales au moyen de logiciels, de services de configuration, de la mise en place complète ainsi que de la maintenance.

4.2.1 Numérisation

Le SPF Finances souhaite doter chacun de ses deux centres de « Corporate Scanning » (Jambes et Gand) de : - deux flux d’alimentation dédicacés à la digitalisation des documents (structurés et non structurés)

entrants sous format papier ; - minimum un flux d’alimentation dédicacé à la digitalisation de registres documentaires. Des flux

supplémentaires pouvant être implémentés en cas de besoin non encore connu à ce jour. A cette fin, le SPF Finances souhaite disposer de scanners de production à haut volume, des scanners documentaires et des ouvreuses d’enveloppes à haut-volume. Le pouvoir adjudicateur offre aux soumissionnaires potentiels la possibilité de remettre sur demande aux soumissionnaires les plans des sites concernés. Les soumissionnaires potentiels envoient pour ce faire, la déclaration de confidentialité telle que reprise en annexe 5 du présent cahier spécial des charges , par courrier électronique à l’adresse : finprocurement@minfin.fed.be. L’offre précisera si des conditions spécifiques doivent être remplies par les locaux où seront installés les scanners. Elle définira également l’emplacement au sol nécessaire pour installer l’ensemble du matériel, ainsi que la connectivité nécessaire. 4.2.1.1. Scanners de production à haut volume Les scanners de production devront impérativement présenter les caractéristiques suivantes :

85

• être livré à l’état neuf ; • pouvoir être alimentés et manipulés en continu par un seul opérateur ; • avoir une capacité de production entre 15.000 documents A4 à numériser par heure en

résolution 300 dpi et 24.000 documents A4 à numériser par heure en résolution 200 dpi à haut débit ;

• avoir une résolution optique de 300 dpi et une résolution de sortie en noir et blanc, couleur ou niveaux de gris de 150 à 600 dp

• pouvoir scanner des documents de différents formats allant de l’A8 à l’A3 jusqu’à quadriptyque dans le même flux d’alimentation (aucun tri préalable ne devant être effectué pour regrouper les documents par type de format);

• pouvoir scanner des documents de qualité de papier différentes, de grammage différents allant de 45 à 200 grammes, de textures différentes, de poids différents, de contrastes différents et/ou d’épaisseurs différentes en lots mélangés dans le même flux d’alimentation avec détection automatique des formats ;

• être capables de numériser non seulement les caractères d’imprimerie mais aussi, dans la mesure du possible, l’écriture manuelle, les codes à barres, les QR-codes et la plupart des sigles et symboles courants ;

• être livrés avec le logiciel de pilotage du scanner ; • être munis de commande ergonomiques écran tactile et d’un clavier ou d’un pavé numérique ; • être pourvu d’un bac d’alimentation de minimum 1000 documents permettant d’accepter

différents types de formats. L’alimentation du bac devant être possible pendant le processus de numérisation sans interruption de la numérisation du document en cours ;

• être pourvu d’un système de tri des documents scannés qui permet de garantir l’ordre des documents entre l’entrée et la sortie ;

• être munis d’une détection d’alimentation multiple par ultrasons sur toute la largeur du document ;

• être munis des fonctions suivantes : o Recadrage automatique ; o Recadrage actif ; o Redressement ; o Rotation d’image ; o Suppression des couleurs ; o Détection automatique en cas de double alimentation accompagné d’un signal sonore

et l’arrêt du scanner ; o Scannage recto/verso en un seul passage ; o Détection automatique d’enveloppes ; o Scannage des documents sans affecter leur ordre de classement ;

• offrir les formats de sortie suivants : JPEG, TIFF et PDF ; • être munis d’une interface permettant d’être connecté avec les autres éléments de la

plateforme ; • être pourvus des connecteurs et autres matériels de connexion entre les scanners et les

postes de pilotage ; • être simples d’utilisation et offrir une ergonomie optimale pour les opérateurs ; • produire un niveau sonore de maximum 80 DB ; • être dotés d’un éclairage de type LED qui peut être allumé et éteint à la convenance de

l’opérateur ; • être pourvus d’un système de pilotage (monitoring et données statistiques) qui doit pouvoir

être activé par le gestionnaire ou l’opérateur au moment de sa mise en fonction ; • être pourvus d’un système d’impression d’un code sur le document scanné. Cette impression

devra être possible au recto et/ou verso du document scanné avant ou après le scanning ; • être pourvus d’un système de détection de code barre sur le recto et verso d’un document ;

4.2.1.2. Scanners documentaires

86

Les scanners documentaires répondront impérativement aux spécifications techniques ci-dessous :

• être livré à l’état neuf ; • pouvoir scanner des documents jusqu’au format A0 ; • pouvoir scanner des documents :

o reliés en registres avec une épaisseur minimale de 10 cm et dont le poids minimal est de 10 kg. Les documents reliés en registres peuvent être scannés soit en double page soit par page unique ;

o pouvant atteindre une dimension de 800 mm x 1200 mm ; o non reliés (feuilles volantes, cartes, plans, photographies, etc.) ;

• disposer d’une résolution optique ajustable jusqu’à 600 dpi sur format A0 ; • permettre de numériser en noir et blanc, en niveaux de gris et en couleur ; • offrir une calibration des blancs et des couleurs automatique. Cette calibration doit pouvoir

être opérée quand l’opérateur le juge nécessaire ; • offrir les formats de sortie suivants : TIFF uncompressed, JPEG2000, JPEG, PDF, PDF

Multipage ; • disposer d’un support de document adapté à la numérisation sans dommages de registres et

de documents non reliés fragiles ; • disposer d’une vitre permettant d’aplatir les documents et de supprimer les réflexions et les

ombres. La vitre pourra être actionnée automatiquement et manuellement. Le système de vitre aplanira les documents en douceur, en exerçant une pression adaptée à l’épaisseur des documents, et de façon sécurisée ;

• pouvoir scanner les documents à lumière ambiante ; • être dotés d’un éclairage de type LED qui peut être allumé et éteint à la convenance de

l’opérateur ; • être dotés d’un système de commande (déclencheur) du scanning par touche, par souris, par

clavier et par pédale ; • être simples d’utilisation et offrir une ergonomie optimale pour les opérateurs ; • Disposer d’un écran de visualisation de minimum 23 pouces ; • être munis des fonctions suivantes :

o prévisualiser et contrôler l’image avant de numériser ; o détecter automatiquement le format des documents ; o redresser les images ; o recadrer les images ; o corriger la courbure des images ; o modifier le contraste des images ; o séparer les pages ; o numériser une partie (zone) seulement d’un document ; o zoomer ; o faire le stitching d’images ; o nommer et renommer les fichiers de manière souple, selon les besoins et selon les

règles de nommage propres aux utilisateurs ; o définir des profils (settings) de numérisation, par exemple par type de document, par

projet. o le logiciel sera multilingue, au minimum français, néerlandais.

4.2.1.3. Ouvreuses d’enveloppes à haut-volume Les ouvreuses d’enveloppes à haut-volume répondront impérativement aux spécifications techniques ci-dessous :

• être livré à l’état neuf ; • pouvoir ouvrir des enveloppes d’une épaisseur minimale de 1,25 cm d’épaisseur ;

87

• pouvoir ouvrir des enveloppes d’une profondeur de coupe minimale de d’au moins 0,3 mm ; • être simples d’utilisation et offrir une ergonomie optimale pour les opérateurs ; • Vitesse d’ouverture de minimum 30.000 enveloppes/heure ; • être pourvu d’un bac d’alimentation de minimum 250 enveloppes permettant d’accepter

différents types de formats d’enveloppes.

4.2.2 Reconnaissance (classification et extraction de contenu)

L’objectif de la reconnaissance du contenu d’un document doit être double : - d’une part permettre de déterminer le type du document ; - d’autre part permettre d’extraire des informations de ces documents (toutes les informations sur

un formulaire tel qu’IPP ou quelques informations sur les documents non structurés). La classification et l’extraction doivent être les plus automatiques possible. Elles doivent en outre disposer d’une fonction de vérification/approbation/modification qui permet à un opérateur d’intervenir en cas de doute et le cas échéant de corriger le résultat proposé par le logiciel. Il est à noter que la solution proposée doit impérativement tenir compte du nombre d’unités physiques dédicacées actuellement à ce type d’opération au sein des centres de scanning de Gand et de Jambes à savoir respectivement 32 unités pour Gand et 18 unités pour Jambes. Ce nombre ne pouvant évoluer à la hausse durant la durée du présent marché.

4.2.2.1 Traitement des différents types de document s

4.2.2.1.1 Documents structurés - Formulaires

Déclarations IPP Les logiciels et les services de configuration à fournir doivent permettre de fournir les mêmes services avec le même niveau de qualité que la solution actuelle. Numérisation : la solution proposée doit permettre l’interconnexion avec ces dispositifs. Le soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose ; Reconnaissance automatique de contenu ; Si nécessaire, présentation à un opérateur pour validation/correction ; Si nécessaire, préparation d’un courrier adressé au contribuable ou le service concerné ; Production et mise à disposition des images et des fichiers contenant les résultats de l’extraction des données. La lecture des documents s’effectuera au moyen d’au moins trois moteurs de reconnaissance de caractères basés chacun sur des logiques de lecture et de reconnaissance différentes et complémentaires ou d’une solution équivalente en termes de résultats. Un système de « voting » permet d’optimaliser la lecture, d’augmenter les performances et de réduire le taux d’intervention manuelle en matière de correction et de validation. En fonction du document à traiter et du taux de fiabilité retenu pour les champs et zones à reconnaître, les données pour lesquelles le taux de confiance est insuffisant seront soumises à un processus de double correction. Celle-ci pourra être inhibée lorsque les règles de validation qui encadrent chaque champ ou zone à interpréter permettent de garantir une très haute fiabilité et qualité des données traitées.

88

Idéalement la double correction sera basée en premier lieu sur une correction à la volée et sans contexte des champs concernés et ensuite sur une correction avec contexte pour les champs et zones définies comme hautement sensibles et critiques. De plus, les données sont confirmées à l’aide de règles de validation technique et métier portant à tout le moins sur : - le format des données (type de champ, zone numérique, zone à cocher, ….) ; - la cohérence des champs et des données (ex. : date ne peut être une date improbable) ; - la vraisemblance des données entre elles ; - la vraisemblance « statistiques et écart type » et des règles « métier » prédéfinies. Si les données reconnues outrepassent les règles et/ou les normes définies et/ou que le résultat de la double correction n’est pas identique, les données sont soumises à des opérateurs « validation ». Ceux-ci, sur base de l’image numérique du document, valident ou corrigent les données reconnues ou encore « écartent » le document en lui attribuant un statut particulier (parmi une liste de valeurs) permettant ainsi la prise en charge dans une phase suivante du traitement (soit automatiquement, soit par un superviseur, soit par une personne responsable au niveau business). Ces phases de correction et de validation s’effectuent au moyen d’un logiciel qui accompagne, assiste et encadre les actions des opérateurs. Les messages et instructions à communiquer aux opérateurs doivent s’afficher selon le cas en français ou en néerlandais. Les documents dont la qualité minimale ne permet pas la digitalisation ou qui présentent des lacunes importantes (erreurs bloquantes) empêchant la validation finale des données saisies font l’objet d’un renvoi accompagné d’une lettre explicative. Celle-ci décrit les directives appropriées selon le cas aux services utilisateurs ou aux déclarants mêmes. Une opération de publipostage permettra l’établissement de ce courrier sur base de maquettes (templates) et des messages d’erreurs convenus. La version électronique de cette lettre sera reliée au document qu’elle concerne et sera aussi visualisable par les services utilisateurs

Déclarations TVA Les logiciels et les services de configuration à fournir doivent permettre de fournir les mêmes services avec le même niveau de qualité que la solution actuelle. Le traitement est largement similaire au traitement des déclarations IPP : - Numérisation : la solution proposée doit permettre l’interconnexion avec ces dispositifs. Le

soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose - Reconnaissance automatique de contenu - Si nécessaire, présentation à un opérateur pour validation/correction - Production et mise à disposition des images et des fichiers contenant les résultats de l’extraction

des données

Documents « non structurés »

Annexes aux déclarations IPP Le traitement des annexes aux déclarations IPP doit fournir un résultat au moins identique au résultat fourni par la solution actuelle, à savoir un document PDF bookmarké unique regroupant toutes les annexes. Une reconnaissance plein texte doit être appliquée aux annexes. Le document PDF produit doit être compressé pour réduire sa taille.

89

Dossiers Les logiciels et les services de configuration à fournir doivent permettre de fournir les mêmes services avec le même niveau de qualité que la solution actuelle. Dans certains cas le mode de fonctionnement de la solution actuelle pose des problèmes à cause de la mauvaise qualité des barcodes produits dans les différents services décentralisés. Il en résulte un surcroit de travail important pour les opérateurs de scanning. Le soumissionnaire proposera un mode de fonctionnement différent de la solution actuelle. Ce mode de fonctionnement sera bien évidemment compatible avec les logiciels que le soumissionnaire propose : - Numérisation : la solution proposée doit permettre l’interconnexion avec ces dispositifs. Le

soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose ; - Reconnaissance automatique des informations contenues sur les séparateurs ; - Si nécessaire, présentation à un opérateur pour validation/correction ; - Production des images et des fichiers contenant les résultats de l’extraction des données ;

Registres

La solution actuelle ne prend pas en charge la numérisation de registres. A l’avenir le SPF Finances souhaite numériser les registres documentaires issus principalement de l’Administration générale de la Documentation patrimoniale au sein d’un des deux centres de scanning (Gand et Jambes). Les besoins exacts ne sont pas encore déterminés avec précision à ce stade mais il est clair que les fonctionnalités à offrir doivent permettre la : Numérisation : la solution proposée doit permettre l’interconnexion avec les dispositifs. Le soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose ; Classification automatique de documents (détermination du type du document) ; Reconnaissance plein-texte.

Courrier entrant La solution actuelle ne prend pas en charge le courrier entrant. A l’avenir le SPF Finances souhaite numériser, selon un phasage à déterminer, le courrier entrant du SPF en centralisant son arrivée et son traitement au sein d’un des deux centres de scanning (Jambes et Gand). Le courrier entrant sera ouvert et conditionné en lots par les opérateurs avant d’être dématérialisés. Les images ainsi produites seront analysées par le logiciel de classification qui déterminera de la façon la plus automatisée possible le type de documents ainsi que les informations de base figurant sur les documents (par exemple le numéro national de l’émetteur, la date, les coordonnées de l’administration concernée,…). Si l’outil doute ou ne connaît pas le type du document, il le signale et classe le document dans une catégorie « A déterminer ». Dans la première phase de l’exploitation de l’outil de classification, un opérateur/contrôleur fera un contrôle systématique du tri et de l’indexation de chaque document. Ensuite, il n’interviendra qu’en cas de doute du système. Un taux de certitude le plus haut possible sera à déterminer par le

90

soumissionnaire dans son offre. L’outil devra présenter les documents de façon la plus efficace pour l’opérateur/contrôleur. Pour cela, il réunifiera il nommera chaque document clairement (sous forme d’arborescence). Cela permettra à l’opérateur de repérer rapidement les erreurs de l’outil. L’opérateur/contrôleur aura trois rôles. Il nomme les documents que l’outil n’a pas reconnus ou dont il n’est pas certain, il corrige les éventuelles erreurs de l’outil et il élimine les documents qui ont été redirigés par courrier interne. Sur base des informations ainsi extraites, le courrier dématérialisé pourra être dirigé vers l’administration compétente au sein du SPF Finances pour sa prise en charge. A l’issue de la période de 24 mois, la solution devra être en mesure de traiter, de reconnaître et de rediriger automatiquement 150 types de courriers différents sans intervention manuelle d’opérateurs pour valider et rediriger le document entrant au moyen soit d’un système d’auto-learning au départ des opérations de correction et de redirection effectuées par les opérateurs, soit sur base d’un système de reconnaissance et de classification assurée d’un échantillon de documents types permettant de d’identifier les caractéristiques propres à un document.

Documents des autres SPF Le SPF Finances a développé au cours des dix dernières années un niveau de compétence appréciable dans le domaine de la dématérialisation des documents et de la reconnaissance automatique de leur contenu. La solution qui fait l’objet de ce marché permettra au SPF Finances d’étendre et de développer ces compétences. Le SPF Finances devra être en mesure de traiter des documents provenant d’autres SPF. Les besoins exacts ne sont pas encore déterminés avec précision à ce stade mais il est clair que les fonctionnalités offertes par la solution du SPF Finances doivent permettre une : - Classification automatique de documents (détermination du type du document) ; - Extraction d’information dans des documents non structures ; - Reconnaissance plein-texte ; - Extraction complète des informations figurant dans un formulaire. Documents électroniques La solution actuelle ne prend pas en charge le courrier électronique. A l’avenir le SPF Finances souhaite que la plateforme puisse éventuellement offrir une solution pour la gestion des documents électroniques. Les besoins exacts ne sont pas encore déterminés avec précision à ce stade mais il est clair que les fonctionnalités offertes par la solution du SPF Finances doivent permettre au minimum la : - Classification automatique de documents (détermination du type du document) ; - Extraction d’information dans des documents non structures ; - Reconnaissance plein-texte.

4.2.2.1 Qualité des résultats La lecture des documents structurés s’effectuera au moyen d’au moins trois moteurs de reconnaissance de caractères basés chacun sur des logiques de lecture et de reconnaissance différentes et complémentaires ou de toute autre solution équivalente au niveau du résultat. Un système de « voting » sera retenu afin d’optimaliser la lecture, d’augmenter les performances et de réduire le taux d’intervention manuelle en matière de correction et de validation.

91

Le taux de substitution des caractères lus ne pourra être supérieur à 1 % (au niveau champs) pour les documents structurés. Ce taux sera vérifié régulièrement sur base de lots « étalon », du contrôle qualité et de la procédure de qualité assurance à mettre en place. Afin de vérifier que la solution proposée est en mesure d’atteindre le niveau de qualité souhaité, un Proof of Concept sera organisé ponctuellement . Celui-ci devra confirmer que la solution assure un taux de reconnaissance optimal en tenant compte du nombre d’opérateurs nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des données (déclarations IPP et TVA) tenant compte du taux de reconnaissance offert par les logiciels et du nombre d’opérateurs actuellement actifs au sein des centres de Gand et de Jambes sur base d’un échantillon de 500 déclarations IPP sélectionnées par le SPF Finances. Le soumissionnaire expliquera les mesures réalistes conformément au point 4.3.5 « Déploiement de la solution » du volet E. « Prescriptions techniques » ainsi que conformément au point 4.3.2. « Méthode de détermination de la meilleure offre » du Volet C « Attribution » qu’il compte prendre pour atteindre un taux de reconnaissance optimal. Par ailleurs, le pouvoir adjudicateur fournira, aux soumissionnaires qui en font la demande, un formulaire de déclaration fiscale vierge afin que chaque soumissionnaire puisse réaliser des tests en interne (les résultats ne doivent pas être communiqués au pouvoir adjudicateur). Les soumissionnaires potentiels envoient pour ce faire, la déclaration de confidentialité telle que reprise en annexe 5 du présent cahier spécial des c harges, par courrier électronique à l’adresse : finprocurement@minfin.fed.be.

4.2.3 Fonctions transversales

Des fonctions au moins équivalentes aux fonctions offertes actuellement doivent faire partie de la solution proposée.

4.2.3.1 Reconnaissance OCR plein-texte La solution doit être capable d’effectuer une reconnaissance optique de caractères (OCR) permettant d’une part la lecture de code à barres ou de QR-codes et d’autre part la reconnaissance plein-texte soit sur base d’un masque soit par la définition des caractéristiques de la zone à repérer. Dans le premier cas, les documents auront été émis par une application du SPF Finances. Le code à barres contient, dans certains cas, un identifiant unique déterminé par l’application qui garde en mémoire qu’un dossier est en attente de la réponse à un courrier. Quand le document est retourné par le contribuable, il est scanné et ses métadonnées sont extraites. Le logiciel de reconnaissance optique de caractères permet de repérer les métadonnées spécifiques au document, d’utiliser ces informations pour désigner l’object store de filenet dans lequel on doit le stocker et de créer un fichier csv contenant ces métadonnées. Il est ensuite envoyé à l’application-métier qui devra fermer le dossier (handshake) et déterminer la suite du workflow que doit suivre le document. Dans le second cas, le document est soit un formulaire du SPF Finances disponible sur le site « Finforme » soit un courrier libre. Ce document est scanné, ses métadonnées sont extraites automatiquement si c’est possible, manuellement si ce n’est pas le cas. Le logiciel de reconnaissance optique de caractères devra permettre de retrouver une chaine de caractères bien définie à n’importe quel endroit de la page. Ces chaines de caractères pourront être contrôlées et vérifiées via leurs caractéristiques techniques telles que le modulo de la division par 97 des 9 premiers chiffres du numéro national. Les métadonnées pourront être de 2 types :

92

- Les métadonnées génériques :

o Identification unique du document o Date de réception (et/ou date de scanning) o Adresse de réception o Source (poste, archive, mais aussi e-mail, document électronique dans une

perspective plus large de workflow documentaire) o Type de document

- Les métadonnées spécifiques :

o Numéro national ou numéro d’entreprise o Numéro de plaque DIV o Matrice cadastrale ou parcelle cadastrale o Année d’imposition o Numéro de facture o Langue o Numéro de question parlementaire

4.2.3.2 Compression des documents numérisés Les images numériques des documents scannés seront archivées en format pdf et sous haute compression afin de réduire au maximum l’espace de stockage et de faciliter la mise à disposition de ces documents via le réseau informatique du SPF Finances. Par ailleurs, la solution proposée devra garantir l’authenticité d’origine et l’intégrité du document. A cet égard, la solution proposée devra impérativement intégrer les dispositions relative à l’Archivage Qualifié telles que prévues dans la loi du 21 JUILLET 2016 mettant en œuvre et complétant le règlement (UE) n°910/2014 du parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, portant insertion du titre 2 dans le livre XII "Droit de l'économie électronique" du Code de droit économique et portant insertion des définitions propres au titre 2 du livre XII et des dispositions d'application de la loi propres au titre 2 du livre XII, dans les livres I, XV et XVII du Code de droit économique. Le SPF Finances attend que la procédure de chargement des documents, les documents et les métadonnées qui s’y rapportent soient impérativement conformes audit règlement et permettent l’utilisation de ces documents dans toute procédure juridique ou administrative avec la même force probante qu’un document en format papier.

4.2.3.3 Génération de courriers En réponse aux erreurs et anomalies constatées le système est en mesure de générer des courriers à destination des contribuables et/ou des services utilisateurs sur base d'un export de ces erreurs et anomalies et d'un publipostage (module MailMerge). Le processus est différent selon qu'il s'agit de documents structurés ou non structurés.

4.2.3.4 Génération de séparateurs de dossiers/documents.

93

La solution doit permettre la génération des pages de séparation ("séparateurs") destinées à identifier les dossiers et/ou documents unitaires de manière indépendante et à les séparer des autres au sein d'un même lot. La solution optant pour des séparateurs doit permettre que ceux-ci puissent être paramétrés et calibrés de manière à pouvoir être facilement identifiables et reconnaissables par la solution de reconnaissance automatique proposée La solution doit permettre l’impression d'étiquettes de boîtes permettant d'identifier de manière unique une boîte de documents lors de son acheminement d'un service demandeur vers un centre de scanning. La solution doit également permettre l’impression d'étiquettes de dossiers/documents permettant d'identifier de manière unique les dossiers/documents contenu dans une boîte de documents lors de son acheminement d'un service demandeur vers un centre de scanning. Le soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose. Une solution alternative est également acceptée dans la mesure où elle permet de répondre aux besoins de traçabilité et d’indexation poussée des documents et dossiers.

4.2.3.5 Application de tri Les fichiers pdf obtenus à partir des documents-papier associés à des fichiers csv contenant les métadonnées doivent alors être transférés soit :

- directement vers filenet. Les métadonnées récupérées lors de la reconnaissance optique de caractères ou encodées manuellement doivent permettre de déterminer dans quel object-store les documents doivent être conservés ;

- vers une application-métier : en particulier si cette application a ouvert un dossier en attente du retour d’un courrier mais aussi si le workflow le prévoit ;

- vers la boite mail d’un service. Les agents doivent aller récupérer le document qui les concernent, les traiter puis décider s’il convient de poursuivre le chargement des documents vers une application, vers le système de stockage de documents filenet du SPF Finances ou vers un workflow-métier ;

- vers le système informatique d’un autre SPF.

Cette application peut consister en une interface de programmation applicative (API). Cette application sera accompagnée d'une description qui spécifie comment des programmes consommateurs peuvent se servir des fonctionnalités du programme fournisseur.

4.2.3.6 Chargement dans Filenet Les métadonnées seront conservées dans un fichier en format csv, reliées au document en format pdf et sauvegardées sur un disque virtuel ou un disque local en attente d’un transfert vers le serveur de chargement de filenet. Le chargement dans filenet se fera via l’API filenet (Upload Load Filenet, application standard) ou via un développement spécifique en mode asynchrone pendant la nuit ou à des heures bien définies de la journée. Les métadonnées transmises seront conformes aux indications techniques reprises ci-dessous. Tout document sera, par défaut, sauvegardé dans filenet qu’il soit scanné centralement, localement ou via une imprimante multifonctionnelle. L’object store dans lequel le document est conservé est déterminé par le finDocumentType (type de document) du document traité. En l’absence de finDocumentType, le document n’est pas conservé.

94

Il faudra mettre en place deux manières de charger :

• Un chargement batch asynchrone pour les gros volumes tels que les déclarations d’impôts, les baux ou la numérisation de dossiers.

• Un chargement synchrone pour les petits volumes devant être traités rapidement comme les courriers entrants.

En principe, c’est l’application-métier qui charge le document et ses métadonnées dans filenet mais, quand la création du document n’a pas été faite par une application-métier, le chargement se fera via l’API standard de filenet. Le descriptif de cette application se trouve ci-dessous : • Dénomination du job

Tout job à charger aura un nom $jobname qui respecte les conventions suivantes (30 caractères) 01.2 DTDTDTDTYYMMDDLLLLLLLLLLLL (2) 2 chiffres pour l’administration (Ex :01=administration fiscale, 07=TVA … ) (2) .2 = en DEV/ACC ou .1 en PROD (8) DTDTDTDT : 8 caractères qui spécifient le type de document (à convenir), (6) YYMMDD = date d'envoi (12) LLLLLLLLLLLL : 12 caractères libres (si plusieurs jobs dans la même heure : HHMMSS peut se mettre dans ces positions) Exemple : 01.2PFORM671160517144400000000 • Contenu du job • Un job ne peut contenir plus de 10.000 documents. • Pour tout job, il faudra déposer sur un site FTP ou share windows :

o Un fichier zip $jobname.zip qui comprend :

� un fichier csv dont la ligne d'entête reprend les noms des metadata associées aux ainsi que le fileName qui correspond au nom du pdf dans le zip (documents (caractère de séparation = tab) Exemple de ligne d’entête.

objectStore finKeyDU finKeyDUList finKeyBusiness finScanNrPages DocumentTitle finDocumentDate finDocumentType fileName, les autres champs aux metadata du document dont les lignes suivantes reprennent pour chaque document le contenu des metadata correspondant à l’entête et le nom du document � les fichiers pdfs

� un fichier xml $jobname.xml dont le contenu est le suivant (la structure du xml

provient des jobs fedopress et permet de donner le nombre de documents dans le job, fedopress fournit aussi le nombre de pages $pageNumber) <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <response>

95

<requestid>$jobname</requestid> <status>ok</status> <messages/> <statistics> <pages>$pageNumber</pages> <documents>$docNumber</documents> </statistics> </response>

Les métadonnées techniques :

Index Description Nom filenet Type Cardinalité

System Scanning system (centralisé ou décentralisé)

fin :scanSystem String Single

APPLIC Application (ex. STPD2008_1) fin:scanAppId String Single

MODE Scénario de scanning (pre / post)

fin:scanMode String

Single

BATCH_NAME

Nom unique du batch de scanning APPLIC_STATIONID_BATCHNAME (ex. STMR20081_123_00000456)

fin:scanBatchName

String

Single

APP_VERSION N° de version de l’application (ex. 0.1)

fin:scanAppVersion String

Single

DOCID Identifiant Document (uniquement en post-scanning)

fin:scanOrderId String

Single

AUTHOR

En post-scanning : responsable du dossier (celui qui a créé le séparateur) En pré-scanning : ---

fin:scanAuthor

String

Single

NRPAGES Nombre de pages scannées fin:scanNrPages Long Single

ESTIMATED_NRPAGES

Nombre de pages scannées estimées

fin:scanEstimatedNrPages Long

Single

STATION_ID Identifiant unique de la station de scanning (ex. 1234)

fin:scanStation String

Single

OPERATOR Opérateur de scanning (user LDAP)

fin:scanOperator String

Single

SIZE Taille du document scannée (en octets)

fin:scanSize Long

Single

SCANDATE Date/Heure de scanning fin:scanDate Date Single

96

Les métadonnées d’indexation :

- finKeyDu - finKeyBusiness - finDocumentType - finDocumentDate - une métadonnée supplémentaire qui varierait selon les administrations (ex. année

d’imposition pour l’AGFISC, matrice cadastrale pour la DocPat, Matricule pour le personnel…)

4.2.3.7 Consultation des documents Une application de consultation des documents stockés dans les « object stores » Filenet doit être proposée. Elle doit permettre :

- Contrôle d'accès des utilisateurs à l'application et à ses différents object stores ; - Recherche sur base de métadonnées ; - Consultation de listes de résultats de recherche sous forme de tableau et/ou d'arborescences

sur base de la structure dossier/sous-dossier ; - Consultation des documents de format PDF ou autre (Word pour les lettres de renvoi); - Consultation des métadonnées des documents ; - Traçabilité des accès.

4.2.3.8 Workflow La solution fournie implémentera un workflow qui permettra de définir et suivre l’enchaînement des différentes étapes du traitement d’un document. Le soumissionnaire décrira comment il compte intégrer l’étape de dématérialisation dans sa solution et garantir qu’aucun document ne se perd.

4.2.3.9 Suivi (tracking) Le tracking des documents doit permettre de suivre à tout moment le trajet d’un document, quel que soit le stade du traitement auquel il se trouve, et quel que soit son format (papier ou numérique). Le tracking est fondamental dans la mesure où la date d’arrivée de certains documents au sein du SPF doit être enregistrée avec soin vu qu’elle déclenche le calcul de délais au niveau des applications business. Il ne s’agit donc pas uniquement de savoir où est un document, mais de communiquer aux applications business les informations de suivi des documents à toute étape de la procédure et donc également dès l’arrivée du document (même s’il est dématérialisé dans un délai significatif après son arrivée). Le soumissionnaire décrira la solution qu’il préconise pour enregistrer le plus rapidement possible l’arrivée massive de volumes très importants de document (par exemple pour les déclarations IPP qui arrivent massivement fin juin de chaque année) afin de pouvoir déterminer de façon certaine la date d’arrivée des documents qui seront dématérialisés et traités dans un délai de quelques semaines.

4.2.3.10 Reporting Un outil de reporting fournira un état du traitement des différentes phases du traitement des documents et du transfert des fichiers vers les applications clients. Les informations seront

97

présentées de manière globale mais aussi pour chaque unité locale de saisie pour permettre de surveiller les activités de traitement et d’aider aussi à la planification des activités de production. Ces rapports seront réalisés à l’aide d’un outil standard (de type Business Objects ou équivalent) qui sera fourni par le prestataire. Les rapports suivants seront disponibles :

- Un récapitulatif « situation générale » : ce rapport a pour but de donner une situation générale du nombre de lots et de documents scannés ;

- Statut des documents : ce rapport donne la situation des lots selon la date de scanning, la phase et le statut du lot dans le workflow de traitement des documents (lecture, correction, validation, …) ;

- Temps de scanning: informations sur l’activité de scanning des formulaires : nombre de formulaires scannés, nombre de documents non structurés scannés par période de temps (jour, mois), par localisation, par type de scanner ;

- Temps de lecture automatisée et reconnaissance des formulaires et documents ; nombre de documents traités et temps moyen par document ;

- Temps de correction : informations sur l’activité de correction (à la volée et dans le contexte): - Nombre de formulaires corrigés ; - Nombre d’opérateurs actifs ; - Temps moyen par formulaire ; - Temps de Validation ; - Nombre de formulaires corrigés ; - Nombre d’opérateurs actifs ; - Temps moyen par formulaire ; - Temps d’exportation des lots et documents ; - Statut des documents exportés ; - Documents forcés en validation : ce rapport présente des indicateurs sur les actions subies

par les champs des formulaires en validation. On y trouve les informations suivantes : • le nom du champ ; • le nombre d’Accept exécutés ; • le nombre de modifications exécutées ; • le nombre d’événements de tous types (accept, modification, mise en statut particulier,

…) ; • le ratio entre le nombre de modifications exécutées et le nombre d’accept exécutés;

- Performance des opérateurs dans les phases de correction et de validation.

Il sera possible de : - Visualiser la dernière instance : ouverture du rapport dans sa dernière actualisation ; - Consulter la liste des instances disponibles du rapport et ouvrir une version antérieure du

rapport ; - Accéder aux propriétés de base du rapport.

Les informations disponibles pour chaque rapport sont :

- La description du rapport ; - Dernière exécution : date du dernier rafraîchissement du rapport ; - Propriétaire : créateur du rapport ; - Instances : nombre d’instances de rafraîchissement disponibles.

L’affichage s’effectuera en mode :

- Mode Page : dans ce mode, le rapport s’affiche page par page ; - Mode Brouillon : dans ce mode, le rapport s’affiche en continu sans notion de page ; - Mode PDF : dans ce mode, le rapport est converti en PDF.

98

Les rapports pourront être exportés en fichier XLS (XLSX) et sauvegardés sur le poste de travail de l’utilisateur. Des fonctions (drill down et drill filters) permettront d’affiner ces rapports et de zoomer sur des périodes de temps : années, mois, semaines, jours. Des rapports complémentaires concernant la traçabilité des documents devront aussi être disponibles afin de contrôler l’ensemble des processus et de faciliter l’analyse et les recherches en cas de difficultés ou d’incidents de traitement et devront confirmer l’accord de destruction. Ils seront également adaptés en fonction des outils proposés en réponse à la présente demande d’offre.

4.2.3.11 Transfert des données vers les applications clients (backoffice) Le transfert en lots des documents numérisés et des données saisies s’effectue simultanément vers les applications clients (TAXI, STIR et autres) au moyen d’un module de transfert qui permet de réguler, de gérer, de s’assurer de la bonne exécution de cette action (monitoring). Ce module de transfert dépose les informations dans un repository mis à disposition par le SPF et dans lequel les différentes applications viendront collecter les informations qui les concernent. Un système de suivi automatique du transfert des lots et fichiers doit être mis en place. Il s’appuie sur l’utilisation d’accusés de réception positifs ou négatifs (fonctionnels et/ou techniques) renvoyés par les applications clients et déposés dans le repository intermédiaire afin de s’assurer de la bonne réception des envois. Les acquits négatifs sont traités de manière automatisée via l’outil de monitoring ou, si nécessaire, via une intervention manuelle appropriée.

La solution proposée doit ainsi permettre aux personnes autorisées ou affectées à cette tâche de suivre les lots ou les dossiers scannés du début (conditionnement ou scan dans le bureau d’origine) à la fin (versement du document ou lot dans Filenet) du traitement des documents ou lots, et d’identifier les problèmes les plus récurrents qui affectent les différentes étapes de ce traitement.

Monitoring

La solution doit permettre d’assurer la traçabilité des documents et lots, c’est-à-dire déterminer le lieu et le statut actuel au moment de la consultation d’un document en cours de traitement, mais aussi son historique complet, y compris les actions normales ou correctives qui ont été effectuées sur les documents et lots. Elle offrira aussi une interface permettant de visualiser et exporter ces informations.

En particulier, elle permettra de :

- Identifier et enregistrer des lots et des documents à leur arrivée dans les centres de scanning. La solution devra notamment permettre d’identifier automatiquement (sur base de la lecture d’un code à barre) et/ou manuellement, selon le souhait des opérateurs, les documents/lots entrants.

- Vérifier qu’un lot ou un document a bien atteint sa destination finale (un Object Store dans Filenet) et qu’il est bien disponible pour une application donnée et en informer l’agent responsable.

99

- Conserver pendant une période à déterminer par type et catégorie de documents un échantillon des lots traités et envoyés vers Filenet afin de pouvoir vérifier après leur versement dans Filenet la qualité des documents traités.

- Enregistrer et consulter les problèmes détectés lors d’une phase de traitement d’un lot ou d’un document, à des fins de reportage ou afin de déterminer les traitements complémentaires nécessaires.

- Lier les documents aux lots auxquels ils appartiennent (par exemple, un dossier repris dans une boite d’archivage donnée). La solution proposée doit s’intégrer dans une production de masse (projets d’archivage), mais elle doit aussi offrir des services suffisants aux agents qui scannent par eux-mêmes un ensemble de documents donnés.

- Détecter et résoudre les problèmes relatifs aux liens entre documents et lots qui peuvent se poser durant le traitement (par exemple, un document attribué à un lot (X) avant expédition se trouve en réalité dans un autre lot (Y) ; la solution doit pouvoir détecter que ce document ne se trouve pas dans le lot X et doit proposer à l’opérateur de le relier le document au lot Y).

- Assurer un suivi de la qualité des lots et documents traités (enregistrer dans le temps les problèmes relevés durant le traitement, les regrouper par type paramétrables selon les besoins du SPF, etc.) ;

- Les utilisateurs finaux doivent pouvoir signaler un problème de qualité aux administrateurs des centres de scanning ou à l’agent qui a chargé un document pour une application donnée.

- La solution devra aussi permettre de prendre des actions correctives, comme la possibilité de revenir à une étape précédente de traitement lorsqu’un problème a été détecté lors d’une étape de traitement d’un lot ou d’un document.

Audit

- La solution devra conserver un historique des différentes phases de traitement des différents workflows, ainsi que des documents et lots qui les empruntent.

- Dans le cadre de ces workflows, la solution devra conserver dans des logs toutes les actions (normales ou correctives) effectuées sur des documents ou des lots par des agents, en permettant d’identifier l’utilisateur et le moment de l’action. Elle devra permettre de visualiser et d’interpréter ces logs.

- La solution devra conserver toutes les actions effectuées sur des documents ou des lots par des agents ou le système.

- Elle devra aussi conserver un historique des pannes (machines, logicielles et réseau) et fournir une interface de consultation et d’extraction des données nécessaires à un audit.

4.2.3.12 Interopérabilité

La solution proposée devra offrir une interopérabilité entre les centres de scanning de Gand et de Jambes pour les opérations de correction et de la validation en vue de permettre aux opérateurs des deux centres de prendre en charge indistinctement des documents numérisés à Gand et à Jambes en fonction du volume de travail et du nombre d’ETP présent sur l’un ou l’autre site.

100

En vue de promouvoir le télétravail dans les centres de scanning, la solution proposée devra également offrir la possibilité aux opérateurs de pouvoir effectuer les opérations de correction et validation à distance.

4.3. Prestations à fournir

Il est demandé à l’adjudicataire d’assurer tout au long de la durée du marché les différentes prestations reprises ci-dessous.

4.3.1 Scanners à haut volume et documentaire, ouvre uses :

Base :

- la mise à disposition des scanners à haut- volume, scanners documentaires nécessaires à la numérisation pour tous les documents connus et à venir ainsi que des ouvreuses d’enveloppes;

- la maintenance de scanners à haut- volume, scanners documentaires et des ouvreuses d’enveloppes durant toute la durée du contrat ainsi que la fourniture des consommables nécessaires à leur utilisation ;

- l’installation de ces scanners à haut- volume, scanners documentaires et des ouvreuses d’enveloppes dans les centres de scanning de Gand et Jambes;

- la mise à disposition et la configuration des logiciels de pilotage ; - l’assistance au démarrage ; - la formation dite de base complète de 20 opérateurs qui seront amenés à procéder à la

numérisation des documents hauts volume, de 8 opérateurs qui seront amenés à procéder à la numérisation documentaire et 6 opérateurs pour les ouvreuses ;

- la documentation en langue française et néerlandaise ; - les prestations de maintenance et assistance nécessaires au bon fonctionnement de la

solution. Variante obligatoire :

- l’acquisition, la livraison, l’installation, la mise en service, la formation et la mise en application et le respect d’un SLA pour :

• des scanners de documents hauts volume ; • des scanners documentaires ; • des ouvreuses d’enveloppes ;

- la maintenance des scanners à haut- volume, scanners documentaires et des ouvreuses

d’enveloppes ainsi que la fourniture des consommables nécessaires à leur utilisation.

4.3.2 Logiciels de reconnaissance de contenu :

- la mise à disposition des logiciels de base (pour la reconnaissance, la classification et l’extraction - de données) pour tous les documents connus et à venir ; - la maintenance de ces logiciels durant toute la durée du contrat ; - l’installation de ces logiciels dans l’environnement du SPF Finances. Le soumissionnaire réalisera l’installation dans l’environnement de développement. Il documentera de façon approfondie la procédure d’installation et assistera les équipes du SPF qui sont seules à procéder aux installations dans les environnements d’Acceptance et de production ; - la mise à disposition des postes de travail destinés aux opérateurs en charge de la validation et de la correction des données extraites ; - l’analyse fonctionnelle et organisationnelle ;

101

- la mise au point du processus de scanning actuels en vue d’aboutir à la mise en place d’une solution opérationnelle unique et adaptée pour le traitement de toutes les familles et types de documents; - la conception et le design des documents structurés à utiliser par les contribuables et répondant aux exigences techniques en matière de saisie automatisée et de scanning de masse ; chaque année en effet, et bien que le formulaire utilise des zones flexibles (le contribuable doit rentrer un code et l’information associée), il existe également des zones d’information qui ne peuvent être encodées à l’aide de ces zones flexibles et qui doivent donc être encodées dans des zones spécifiques ; - les tests d’acceptation et de validation des épreuves des formulaires avant impression de masse et diffusion par l’imprimeur ; - la configuration des logiciels pour qu’ils soient en mesure de traiter avec le même niveau de qualité (en termes de volumes traités, de taux de reconnaissance, disponibilité) les documents actuellement traités. Sans que cette liste ne soit exhaustive, citons : * Déclarations IPP et annexes ; * Déclarations TVA (les types décrits) ; * Dossiers P&R en mode reprise ou « day-to-day » ; * Factures ; * Dossiers RH en mode reprise ou « day-to-day » ; * Dossiers des travailleurs frontaliers ; * Baux et état des lieux ; * Dossiers permanents TVA/IPP/ISOC/PM. - la gestion du projet de mise en place de ces solutions et les prestations de services qui y sont liées (gestion des plannings, coordination,…) ; - l’assistance au démarrage des solutions proposées ; - la formation complète : * des utilisateurs de la solution, à savoir les opérateurs qui ont en charge la vérification du contenu des documents tel qu’il a été reconnu par les applications de reconnaissance ; * des administrateurs de la solution ; * du personnel IT interne au SPF Finances qui sera en charge de :

� faire évoluer la solution en cas de modification des documents (par exemple nouveaux codes dans une déclaration IPP) ;

� de mettre au point le traitement de nouveaux documents non encore pris en charge par la solution actuelle ;

la documentation en langue française et néerlandaise ; les prestations de maintenance et assistance nécessaires au bon fonctionnement de la solution.

4.3.3 Compatibilité et évolutivité

La solution à mettre en œuvre devra être compatible avec : -les standards techniques IT et de télécommunications retenus par le SPF Finances (fournir en annexe le document adéquat). Notamment à ce propos, l’archivage des documents (images) s’effectue sur la plate-forme Filesnet (version P8) ; -et les processus retenus dans le cadre des différents projets business pour ce qui concerne notamment le format et le type des fichiers à fournir pour le traitement et l’archivage des données et des images, l’accès et la consultation de ces informations et les considérants techniques retenus dans le cadre du traitement du contentieux administratif et de la numérisation des documents entrants non structurés. La souplesse du système doit permettre l’adaptation des différents éléments composant l’architecture. Le nombre d’utilisateurs du système de saisie, le type de scanner et les supports de stockage des images doivent pouvoir être modifiés. La pérennité du passé doit être assurée quelles que soient les modifications. L’évolutivité du système doit rester transparente pour l’utilisateur et ne pas entraver ses activités.

102

4.3.4 Gestion du changement

Le soumissionnaire assistera le SPF Finances lors de la mise en place de nouveaux processus de gestion des documents et particulièrement le traitement des registres documentaires ainsi que le courrier entrant et de ses conséquences sur l’organisation des méthodes de travail. Le soumissionnaire assurera :

- la préparation au changement - l’assistance de l’équipe du Service Public Fédéral Finances pendant la mise en oeuvre et le

passage au nouveau système - le suivi après l’implémentation et l’assistance pour le management, les utilisateurs et

personnel technique/d’assistance.

4.3.5 Déploiement de la solution

Le soumissionnaire présentera un plan de déploiement de haut niveau qui prévoit la mise en œuvre de la solution. Le plan de de déploiement doit prévoir : • l’implémentation et la mise en production des différentes chaines de numérisation (2 chaines de

numérisation de documents à haut volume et une chaine de numérisation documentaire par centre) ;

• l’implémentation et la mise en production des logiciels de reconnaissance, de classification et d’extraction de données notamment au niveau de déploiement de chacune des phases ;

• le niveau de participation à la fois du personnel du soumissionnaire et du personnel du SPF Finances dans chaque étape du projet ;

• le nombre d’opérateurs des centres de scanning de Gand et de Jambes nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des données (déclarations IPP) tenant compte du taux de reconnaissance offert par les logiciels ;

• la facilité d’utilisation des logiciels quant aux possibilités offertes au pouvoir adjudicateur d’apporter des modifications aux paramètres à extraire en de modification/extension des documents à traiter ;

• la formation de base du personnel de SPF Finances à fournir pour garantir la bonne fin du projet ; • la qualité des logiciels de reconnaissance optique de caractères et leur capacité à saisir des

chaines de caractères dans le texte ; • la qualité des logiciels de tri des documents permettant de les diriger vers le bon object-store de

filenet ; • la qualité des outils de workflow, de tracking, de reporting et de monitoring proposés

4.3.6 Méthode de test

Le soumissionnaire assurera les tests à fournir et l’interfaçage avec les applications clients. Un plan de test du système et des processus sera fourni au SPF Finances. Un système de tests assurant que le système fonctionne et traite correctement les données sera présenté et documenté par le soumissionnaire. Une attention particulière sera accordée aux tests de régression sur les parties les plus critiques du processus d'acquisition des données au scanning.

4.3.7 Support technique

Le soumissionnaire fournira au minimum l'aide technique nécessaire pour le système fourni pour la résolution des difficultés techniques rencontrées via un help desk. L’aide par téléphone sera fournie pendant les heures d’ouverture des services du SPF (8h00 à 16h00).

103

Une demande de support ou d’intervention s’effectuera aussi via une application de ticketing permettant de poster des demandes d’intervention et d’effectuer le suivi des interventions 24h sur 24 et 7 j sur 7. Cette dernière sera « hosté » chez le fournisseur et il en assurera la gestion. Elle servira aussi à évaluer la réactivité et la qualité des interventions dans le cadre du SLA.

4.3.8 Maintenance

Le soumissionnaire assurera la maintenance préventive et corrective des scanners et des ouvreuses, des logiciels et des composants de la plateforme. Maintenance préventive Le soumissionnaire devra prendre en charge toutes les opérations visant à détecter une défaillance à des intervalles réguliers au regard du volume scanné en vue de réduire la probabilité de défaillance ou la dégradation du fonctionnement d’un service rendu. Maintenance corrective Le soumissionnaire assurera également la prise en charge de toute intervention après détection d’une panne selon le SLA décrit au point 4.3.9 SLA. Maintenance évolutive La maintenance évolutive consiste à faire évoluer les logiciels de base en l'enrichissant de fonctions ou de modules supplémentaires, ou en remplaçant une fonction existante par une autre, voire en proposant une approche différente. Pour les logiciels de base, il s’agit en principe de la mise à disposition de nouvelles releases (mineures ou majeures) et des upgrades afin d’offrir de nouvelles fonctionnalités, d’augmenter le niveau de qualité du produit et de tenir compte de l’évolution des besoins du marché. Cette maintenance évolutive doit être incluse dans les prix de maintenance communiqués.

Planning de maintenance Dans l’offre, ainsi qu’à la date anniversaire de la conclusion du contrat, l’adjudicataire communiquera les grandes lignes d'un programme de maintenance pour tous les travaux de maintenance quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et autre maintenance à venir.

4.3.9 SLA

Les définitions suivantes sont d’application : - Le temps de réaction est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire appelle le SPF Finances ; - Le temps d’intervention est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire prenne en charge le

traitement de l’incident ; - Le temps de retour à la normale est le temps dans lequel la réparation/l’intervention a été

réalisé. Hormis les jours fériés légaux, il est demandé au soumissionnaire d’assurer du lundi au vendredi durant une plage horaire de 8h00 à 16h00 un SLA selon 2 niveaux de priorités :

- Type 1 : Incident bloquant : o du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 ;

104

o Signifie que la plateforme n’est pas accessible, que celle-ci ne fonctionne pas ou fonctionne au ralenti auprès des utilisateurs que ce soit suite à un problème de softwares, de connexion ou de paramétrisation;

o Temps de réponse (Respons Time) de maximum 15 min ; o Temps d’intervention : maximum 2 heures après l’enregistrement de l’incident; o Temps de retour à la normale : maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident.

- Type 2 : Incident non bloquant

o du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 ; o Signifie que l’incident n’a pas de conséquences significatives sur la production; o Temps de réponse (Response Time) de maximum 15 min ; o Temps d’intervention : maximum 24h ; o Temps de retour à la normale : maximum 5 jours ouvrables après l’enregistrement de

l’incident. En cas de maintenance planifiée, le SLA sera suspendu pendant la période de maintenance. Un rapport sera fourni mensuellement au SPF Finances afin d’assurer le suivi de ces indicateurs.

4.3.10 Reporting

Une fois par mois, une réunion réunissant l’équipe opérationnelle de l’adjudicataire, le responsable des centres de scanning ainsi que les responsables du centre de scanning de Gand et Jambes aura lieu afin de suivre la gestion opérationnelle, la gestion stratégique de la plateforme. A la demande des différents responsables, une réunion intermédiaire pourrait être envisagée au début du lancement des différentes phases. Par la suite, une réunion trimestrielle sera organisée. L’adjudicataire fournira des rapports permettant d’évaluer le respect des termes du SLA et expliquera, le cas échant les problèmes rencontrés lors du mois précédent ainsi que les modalités mise en œuvre pour remédier à ceux-ci. Le planning des interventions et des demandes en lien avec la maintenance évolutive sera présenté lors de cette réunion.

4.3.11 Documentation

L’Administration recevra une documentation complète sur la solution proposée pour tous les logiciels proposés. La documentation sur le système proposé pourra être fournie sur support électronique. Dans la mesure du possible, la documentation devra également être fournie sur support papier. Elle devra être fournie en français, en néerlandais. L’anglais est également accepté pour la documentation technique destiné aux techniciens ICT. Toute documentation sera tenue à jour gratuitement dans le cadre de la maintenance.

4.3.12 Formation

Formation à l’utilisation des scanners/ouvreuses y compris la formation à l’utilisation des logiciels des opérateurs en service dans les centres : La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Gand doit être dispensée en néerlandais à 10 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers suivant l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners.

105

La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée en français à 10 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers suivant l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners. L’adjudicataire doit prévoir du matériel pédagogique dans les mêmes langues. Ce matériel pédagogique sera également transmis sous format électronique au pouvoir adjudicateur. Le soumissionnaire joint à son offre une description détaillée de la structure de la formation, avec dans ce cadre une indication du nombre d’heures de contact par partie et une description du matériel pédagogique. Le soumissionnaire démontre également que la formation sera dispensée par des formateurs disposant d’une connaissance pratique des scanners livrés. Les formateurs proposés doivent être ceux qui donneront effectivement la formation. L’adjudicataire reprend la formation dans le planning des prestations. Formation à l’utilisation de la plateforme des opérateurs en charge du contrôle, de la validation et de la correction dans les centres : La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Gand doit être dispensée en néerlandais à 32 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers suivant l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners ainsi que la mise en production de la plateforme. La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée en français à 18 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers suivant l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners. L’adjudicataire doit prévoir du matériel pédagogique dans les mêmes langues. Ce matériel pédagogique sera également transmis sous format électronique au pouvoir adjudicateur. Le soumissionnaire joint à son offre une description détaillée de la structure de la formation, avec dans ce cadre une indication du nombre d’heures de contact par partie et une description du matériel pédagogique. Le soumissionnaire démontre également que la formation sera dispensée par des formateurs disposant d’une connaissance pratique des logiciels mis en place. Les formateurs proposés doivent être ceux qui donneront effectivement la formation. Comme on l’a déjà mentionné précédemment dans le présent cahier spécial des charges, l’adjudicataire reprend la formation dans le planning des prestations. Formation à l’utilisation des scanners/ouvreuses y compris la formation à l’utilisation des logiciels d’un nouvel opérateur en cours de contrat : La formation prévue pour un nouvel opérateur dans le centre de scanning à Gand ou dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée en néerlandais ou en français selon le cas durant maximum 1 jour, et ce, dans le délai de 10 jours calendriers suivant la demande réalisée par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué. Formation de 8 administrateurs La formation prévue pour les 8 administrateurs sera à dispenser dans le centre de scanning de Gand et dans le centre de scanning de Jambes en néerlandais ou en français selon le cas durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers suivant l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners ainsi que la mise en production de la plateforme.

106

Formation d’un opérateur chargé de modifications : La formation prévue pour un opérateur chargé de modifications dans le centre de scanning à Gand ou dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée en néerlandais ou en français selon le cas durant maximum 5 jours, et ce, dans le délai de 15 jours calendriers suivant la demande réalisée par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué. 4.4. Phasage Le déploiement de la nouvelle plateforme s’effectuera selon le phasage suivant : - Phase 1 : La solution à fournir doit permettre de renouveler et de compléter l’ensemble des fonctionnalités et tous les composants du système de traitement par scanning et reconnaissance de contenu des documents structurés et non structurés traités par CSS avec un même niveau de qualité que la solution actuelle au plus tard dans les 12 mois de la conclusion du contrat. - Phase 2 : La solution à fournir doit permettre de traiter l’ensemble des documents traités par Dim MyScan de manière centralisée au sein des centres de scanning de Gand et Jambes au plus tard dans les 18 mois de la conclusion du contrat. - Phase 3 : La solution à fournir doit permettre la digitalisation des registres documentaires de manière centralisée au sein des centres de scanning de Gand et Jambes au plus tard dans les 18 mois de la conclusion du contrat. - Phase 4 : La solution à fournir doit permettre l’implémentation d’une solution visant à prendre progressivement en charge le courrier entrant ainsi que les documents des autres SPF de manière centralisée dans les centres de scanning de Gand et Jambes au plus tard dans les 24 mois de la conclusion du contrat. Dans son offre le soumissionnaire détaillera la solution qu’il envisage de mettre en œuvre. A l’issue de la période de 24 mois, la solution devra être en mesure de traiter, de reconnaître et de rediriger automatiquement 150 types de courriers différents sans intervention manuelle d’opérateurs pour valider et rediriger le document entrant. Dans son offre, le soumissionnaire indiquera le délai qu’il juge nécessaire pour mener à bien les phases 1 à 4 sans pouvoir excéder les délais mentionnés ci-dessus. 4.5. Transférabilité L’adjudicataire remettra, au fur et à mesure de l’exécution du contrat, au SPF Finances toutes les informations nécessaires pour transférer le contrat afin que le SPF Finances puisse effectuer toutes les opérations nécessaires à la poursuite de la mission au cas où l’adjudicataire ou un de ses sous-traitants reste en défaut (cessation de ses activités ou rupture du contrat). À la fin du contrat, que ce soit par expiration ou rupture, l’adjudicataire prêtera de bonne foi son concours au SPF Finances afin que celui-ci ou un tiers puisse poursuivre sans difficulté les prestations exécutées dans le cadre du contrat.

107

À partir du début de la période de transférabilité, l’adjudicataire s'engage à restituer au SPF Finances tous les éléments nécessaires à la production de l'informatique et tous les documents appartenant au SPF. Les méthodes et procédures instaurées durant les prestations sont la propriété du SPF Finances. Aussi, en cas de résiliation, l’adjudicataire proposera au SPF Finances un plan de transition spécifiant en détail les dispositions et conditions relatives aux tâches à accomplir pour fournir l'information nécessaire à la bonne transition, avec un calendrier de ces tâches. L’adjudicataire s'engage à faire établir ce plan de transition par des personnes faisant partie de l'équipe chargée du contrat, sans supplément de frais pour le SPF Finances. Toutes les opérations en relation avec la transférabilité incombent au soumissionnaire. Il s'agit notamment de : - la mise à disposition de documents de synthèse, bilans et autres rapports de réunion constituant

le dossier de suivi ; - la formation et l'information des représentants du nouveau fournisseur ; - le transfert des données. Le soumissionnaire explique comment il compte aborder les éléments ci-dessus, en communiquant les informations supplémentaires qu'il juge utiles. 4.6. Assistance complémentaire

Le soumissionnaire doit pouvoir répondre à une assistance complémentaire que le SPF Finances pourra demander pendant toute la durée du marché et qui est estimée à maximum 200 jours/homme par an.

Cette assistance couvrira les extensions aux phases 1 à 4, à savoir des tâches d’analyse et, en règle générale, pour tout ce qui peut s’avérer nécessaire dans le cadre de la solution à réaliser à la demande du SPF Finances. L’assistance complémentaire peut notamment être développée en vue de prendre en charge des évolutions techniques ou de standards du SPF Finances ainsi que les modifications légales et réglementaires qui interviendraient. Le SPF Finances pourra selon ses besoins faire appel à des demi-jours ou des jours entiers d’assistance et leur facturation s’effectuera au fur et à mesure de leur utilisation. . 4.7. Documents Lors de la réception, il faut au moins fournir les documents suivants par appareil, de préférence établis dans la langue de l’utilisateur (en néerlandais à Gand et en français à Jambes) :

• les descriptions et les fiches techniques du (des) scanner(s) à hauts-volume, documentaire et ouvreuse d’enveloppes;

• les plans et les schémas d’installation ; • le guide / le mode d’emploi ; • les applications et le logiciel nécessaires à l’installation, à la gestion et à la configuration du

système ; • les licences logicielles.

108

IMPORTANT Cet appel d’offres ne peut en aucun cas être considéré comme un engagement de la part du SPF FINANCES qui se réserve le droit de ne pas attribuer le marché. 1030 BRUXELLES, Johan VAN OVERTVELDT Le Ministre des Finances

109

F. ANNEXES

1. Formulaire d’offre;

2. Inventaire des prix ;

3. Formulaire de question-réponse

4. Fiches à remplir

5. Déclaration de confidentialité

110

ANNEXE 1: FORMULAIRE D’OFFRE SERVICE PUBLIC FEDERAL Finances

Service d’Encadrement Logistique Division Achats

North Galaxy – Tour B4 – bte 961 Boulevard du Roi Albert II, 33

1030 BRUXELLES

CAHIER SPECIAL DES CHARGES N° : S&L/DA/2016/117

Appel d'offres ouvert ayant pour objet le renouvellement de la plateforme de scanning du SPF Finances.

La firme (dénomination complète)

dont l’adresse est : (rue) (code postal et commune) (pays)

immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro :

et pour laquelle Monsieur/Madame (*) (nom)

(fonction)

domicilié(e) à l’adresse : (rue) (code postal et commune) (pays)

agissant comme soumissionnaire ou fondé de pouvoirs , signe ci-dessous et s’engage à exécuter conformément aux clauses et conditions du cahier sp écial des charges n°S&L/DA/2016/117 le présent marché aux prix mentionnés dans l’inventai re joint en annexe au présent document. En outre, j’autorise le pouvoir adjudicateur à prendre auprès d’autres instances, toutes les informations utiles (par exemple, de nature financière) sur mon entreprise. En cas d’approbation de la présente offre, le cautionnement sera constitué dans les conditions et délais prescrits dans le cahier spécial des charges. L’information confidentielle et/ou l’information qui se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux est clairement indiquée dans l’offre. L’organisme de paiement du pouvoir adjudicateur payera les sommes dues par virement ou versement sur le compte n° : IBAN

111

BIC

Pour l’interprétation du contrat, la langue

française/néerlandaise (*)

est choisie.

Toute correspondance concernant l’exécution du marché doit être envoyée à l’adresse suivante : (rue) (code postal et commune) (n° de � et de fax) (adresse e-mail)

Fait : A Le 2016.

Le soumissionnaire ou le fondé de pouvoirs :

(nom)

(fonction)

(signature)

APPROUVÉ,

POUR MEMOIRE: DOCUMENTS A JOINDRE OBLIGATOIR EMENT A L’OFFRE :

- L’inventaire des prix complété ; - Les documents de sélection - La proposition technique ; - Le SLA ;

N’oubliez pas de prévoir une numérotation continue de toutes les pages de votre offre, de votre inventaire et des annexes.

112

ANNEXE 2 : INVENTAIRE DES PRIX

CAHIER SPECIAL DES CHARGES N° : S&L/DA/2016/117

Appel d'offres ouvert ayant pour objet le renouvellement de la plateforme de scanning du SPF Finances.

L'inventaire de prix doit être entièrement complété à peine de nullité. Il doit en outre être daté et signé. Base

1) Scanners à haut-volume :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un SLA la formation de 20 opérateurs et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes pour une capacité de 20 millions de pages à scanner sur base annuelle (2 à Jambes et 2 à Gand).

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 1 million de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 5 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

D) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 10 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

113

E) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 15 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

2) Scanners documentaires :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un SLA, la formation de 8 opérateurs et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 300 mille pages à scanner sur base annuelle.

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 10 mille pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 50 mille pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

D) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand) pour une capacité de 100 mille pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

114

3) Ouvreuses d’enveloppes :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour la mise à disposition, la livraison, l’installation, la mise en service, le respect d’un SLA, la formation de 6 opérateurs et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Jambes et 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes sur base annuelle.

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 500 mille enveloppes.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, le respect d’un SLA et la maintenance de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et 2 ouvreuses d’enveloppes haut-volume à Gand pour une capacité de 1 million d’enveloppes.

Hors TVA €

TVA compr.

€

4) Formation :

En lettres En chiffres

A) Prix unitaire pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des scanners documentaires en dehors de la formation de base.

Hors TVA €

TVA compr.

€

115

Variante obligatoire

5) Scanners à haut-volume :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 20 opérateurs pour 4 scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand).

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix en Eur pour la maintenance, le respect d’un SLA des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 20 millions de pages à scanner sur base annuelle.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 1 million de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

D) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 5 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

E) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 10 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

116

F) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA des scanners de documents à hauts-volumes (2 à Jambes et 2 à Gand) pour une capacité de 15 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

6) Scanners documentaires :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 8 opérateurs à l’utilisation d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand.

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix en Eur pour la maintenance, le respect d’un SLA d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand pour une capacité de 300 mille pages à scanner sur base annuelle.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand pour une capacité de 10 mille pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr. €

D) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand pour une capacité de 50 mille pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr. €

E) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA d’un scanner documentaire à Jambes et d’un scanner documentaire à Gand pour une capacité de 100 mille pages à scanner.

Hors TVA €

117

TVA compr.

€

7) Ouvreuses d’enveloppes :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour l’acquisition y compris la livraison, l’installation, la mise en service et la formation de 6 opérateurs à l’utilisation de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand.

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix en Eur pour la maintenance, le respect d’un SLA de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand pour une capacité de 1,5 million d’enveloppes sur base annuelle.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand pour une capacité de 500 mille enveloppes.

Hors TVA €

TVA compr.

€

D) Prix en Eur par commande ultérieure pour la maintenance, le respect d’un SLA de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Jambes et de 2 ouvreuses d’enveloppes à haut-volume à Gand pour une capacité de 1 million d’enveloppes.

Hors TVA €

TVA compr.

€

8) Formation :

En lettres En chiffres

A) Prix unitaire pour la formation d’un opérateur à l’utilisation des scanners à haut-volumes et des scanners documentaires en dehors de la formation de base.

Hors TVA €

118

TVA compr.

€

Base et variante obligatoire

9) Logiciels :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise à disposition du hardware et des connexions, la mise en œuvre d’un SLA pour une capacité de 20,5 millions de pages à scanner sur base annuelle.

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise en œuvre d’un SLA pour une capacité de 1 million de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise en œuvre d’un SLA pour une capacité de 5 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

D) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise en œuvre d’un SLA pour une capacité de 10 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

E) Prix en Eur par commande ultérieure pour la mise à disposition, la configuration et la maintenance des logiciels, la mise en œuvre d’un SLA pour une capacité de 15 millions de pages à scanner.

Hors TVA €

TVA compr.

€

119

10) Formations :

En lettres En chiffres

A) Prix unitaire pour la formation de 50 opérateurs à l’utilisation des logiciels de numérisation et de reconnaissance automatique des données.

Hors TVA €

TVA compr.

€

B) Prix unitaire pour la formation d’ 1 opérateur à l’utilisation des logiciels de numérisation et de reconnaissance automatique des données.

Hors TVA €

TVA compr.

€

C) Prix pour la formation de 6 administrateurs en charge du contrôle et du suivi de l’utilisation de la plateforme

Hors TVA €

TVA compr.

€

D) Prix unitaire pour la formation d’un opérateur destinée à lui permettre d’apporter des modifications aux paramètres à extraire en cas de modifications des documents à traiter.

Hors TVA €

TVA compr. €

11) Assistance complémentaire :

En lettres En chiffres

A) Prix en Eur pour un jour-homme d’assistance complémentaire.

Hors TVA €

TVA compr. €

120

L'ATTENTION DU SOUMISSIONNAIRE EST ATTIREE SUR LE F AIT QUE TOUTES LES RUBRIQUES DOIVENT ETRE COMPLETEES SOUS PEINE DE NUL LITE Critère d’attribution 2 « Déploiement de la nouvelle plateforme » Le pouvoir adjudicateur attire l’attention des soumissions sur le fait que le déploiement de l’ensemble des phases ne peut en aucun cas être inférieur à 6 mois (phase 1 + phase 2 + phase 3+ phase 4).

en nombre de mois en mois entier

Phase 1 (max 12 mois )

Phase 2 (max 18 mois )

Phase 3 (max 18 mois )

Phase 4 (max 24 mois )

Nombre d’opérateurs (en ETP)

Jambes (maximum 18 ETP)

Gand (maximum 32 ETP)

L'ATTENTION DU SOUMISSIONNAIRE EST ATTIREE SUR LE F AIT QUE LE NOMBRE DE MOIS ET LE NOMBRE D’OPERATEURS DOIVENT ETRE COMPLETES SO US PEINE DE NULLITE

121

ANNEXE 3: FORMULAIRE DE QUESTIONS-REPONSES Remarque : Si la question ne peut être liée à un paragraphe, mentionnez « général » dans la première colonne. Paragraphe N° de page Langue Question

122

ANNEXE 4: FICHE A REMPLIR

CAHIER DES CHARGES N°: S&L/DA/2016/117

APPEL D'OFFRES OUVERT AYANT POUR OBJET LE RENOUVELLEMENT DE LA PLATEFO RME DE SCANNING DU SPF FINANCES.

Comme preuve de la capacité «économique et financiè re dont il est entre autres questions au point 4.1.2.1. du volet C. « Attribution » du prése nt cahier spécial des charges, il est demandé de remplir pour chaque référence la fiche suivante :

POUR LES CHIFFRES D’AFFAIRE Pour pouvoir introduire une soumission pour le marché, le soumissionnaire doit avoir réalisé, pour les trois derniers exercices comptables clôturés, un chiffre d'affaires annuel moyen concernant l’implémentation d’une solution de numérisation, de reconnaissance et de classification de documents d’au moins 200.000 EUR.

Exercices clôturés Montants (€)

1

2

3

POUR LA PART DE SOUS-TRAITANCE Comme preuve de la capacité technique dont il est e ntre autres questions au point 4.1.2.2. du volet C. « Attribution » du présent cahier spécial des charges, il est demandé de remplir pour chaque référence la fiche suivante : Le soumissionnaire indique la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l’intention de sous-traiter. Il mentionnera les services qui seront sous-traités ainsi que le nom et les coordonnées de ce(s) sous-traitant(s).

Services sous-traités Nom et coordonnées du sous-tr aitant

1

2

3

4

5

…

123

ANNEXE 5: DECLARATION DE CONFIDENTIALITE

CAHIER DES CHARGES N°: S&L/DA/2016/065 APPEL D'OFFRES OUVERT AYANT POUR OBJET LE RENOUVELLEMENT DE LA PLATEFO RME DE SCANNING

DU SPF FINANCES. Le soussigné (nom, prénom, fonction), ...................................... travaillant pour la société (nom et adresse) …… garantit la confidentialité des données reçues et traitées dans le cadre de ce marché pour le compte du SPF Finances. Je m'engage :

• à utiliser ces données et les résultats de leur traitement seulement dans la mesure où elles sont strictement nécessaires à la réalisation de l'objet du marché;

• à ne pas les diffuser ni les copier; • à ne pas les conserver après la fin du marché.

Date et signature