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AFPHB Réf.: AFPHB/00.00

CAHIER SPECIAL DES CHARGESRéf.: AFPHB/00.00

DU MARCHE PUBLIC DE

FOURNITURES

AYANT POUR OBJET

« ……………………… »

PROCÉDURE NÉGOCIÉE SANS PUBLICITÉPROCÉDURE NÉGOCIÉE DIRECTE AVEC

PUBLICITÉ

Pouvoir adjudicateur

AFPHBInstitutionAdresseLocalité

Service Marchés publicsTél. : 00/000 00 00

Fax : 00/000 00 Ouverture des offres

le …………………………… 20….. à 14 h 00.

Dérogations, précisions et commentairesRGE – art. 25 (voir § III.3)RGE – art. 44,45,46 et 47 RGE

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Table des matières

I. PRÉAMBULE................................................................................................4I.1 RENSEIGNEMENTS........................................................................................................4

I.1.1 Réglementation en vigueur............................................................................4I.1.2 Normes et législations spécifiques à l’objet du marché et ses modifications ultérieures.........................................................................................4I.1.3 Langue et correspondance.............................................................................5

II. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES................................................................6II.1 OBJET DU MARCHÉ......................................................................................................6

Durée du marché.......................................................................................................6II.2 IDENTITÉ DU POUVOIR ADJUDICATEUR...........................................................................6II.3 MODE DE PASSATION..................................................................................................6II.4 FIXATION DES PRIX.....................................................................................................7

Quantités....................................................................................................................7II.5 VÉRIFICATION DES PRIX...............................................................................................8II.6 DROITS D’ACCÈS ET SÉLECTION QUALITATIVE................................................................8

II.6.1 Critères d’exclusion : Situation juridique du soumissionnaire................8II.6.2 Critères de sélection..........................................Erreur ! Signet non défini.

II.7 OBLIGATIONS CONDITIONNANT LA VALIDITÉ INTRINSÈQUE DE L’OFFRE. . .ERREUR ! SIGNET NON DÉFINI.II.8 FORME ET CONTENU DES OFFRES.................................................................................9II.9 DÉPÔT DES OFFRES...................................................................................................11II.10 OUVERTURE DES OFFRES.........................................................................................11II.11 DÉLAI DE VALIDITÉ..................................................................................................11II.12 CHOIX DE L’OFFRE - CRITÈRES D’ATTRIBUTION.........................................................11II.13 RÉVISIONS DE PRIX.................................................................................................13II.14 VARIANTES.............................................................................................................13

II.14.1 Variantes facultatives................................................................................13II.15 MARCHÉ DIVISÉ EN LOTS.........................................................................................13II.16 INSTANCES DE RECOURS..........................................................................................13

III. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES.............................................................14III.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT......................................................................................14III.2 ASSURANCE.............................................................................................................14III.3 CAUTIONNEMENT.....................................................................................................14III.4 DÉLAI D’APPROVISIONNEMENT ET DE LIVRAISON........................................................15III.5 LIEUX ET MODALITÉS DE LIVRAISON...........................................................................16III.6 RESPONSABILITÉ DE L’ADJUDICATAIRE.......................................................................16III.7 EMBALLAGES ET DÉCHETS.........................................................................................17III.8 DÉLAI DE PAIEMENT.................................................................................................17III.9 RÉCEPTION PROVISOIRE – DÉLAI DE VÉRIFICATION......................................................17III.10 DÉLAI DE PÉREMPTION...........................................................................................18III.11 RÉCEPTION DÉFINITIVE...........................................................................................18III.12 DÉFAUT D’EXÉCUTION............................................................................................19

III.12.1 Amendes pour retard......................................Erreur ! Signet non défini.III.12.2 Mesures d’office........................................................................................19III.12.3 Pénalités.....................................................................................................19III.12.4 Exclusions...................................................................................................20

III.13 TIERCES PERSONNES, SOUS-TRAITANTS...................................................................20III.14 ACTIONS JUDICIAIRES.............................................................................................21III.15 CONFIDENTIALITÉ ET PUBLICITÉ...............................................................................21

IV. DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES..............................................22IV.1 PRESCRIPTIONS TECHNIQUES GÉNÉRALES...................................................................22IV.2 PRESCRIPTIONS TECHNIQUES PARTICULIÈRES.............................................................22

IV.2.1 Spécificités Techniques pour les médicaments injectables......................

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IV.2.2 Spécificités techniques pour les médicaments per os. . .Erreur ! Signet non défini.

IV.3 OPTIONS.................................................................................................................23IV.4 ÉTAT ET QUALITÉ DES MARCHANDISES.......................................................................23IV.5 ÉCHANTILLONS........................................................................................................24IV.6 FORMATIONS DES UTILISATEURS......................................ERREUR ! SIGNET NON DÉFINI.

ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE...............................................................26ANNEXE B : DECLARATION DE NATIONALITE ET DE SOUS-TRAITANCE...............30ANNEXE C: DECLARATION BANCAIRE.............................................................32ANNEXE D : CERTIFICAT DE BONNE EXECUTIONANNEXE E : CHARTE DE CONFIDENTIALITE DANS LE CADRE DU TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL.............................................................34ANNEXE F : INVENTAIRE OFFRE DE BASE...................ERREUR ! SIGNET NON DÉFINI.ANNEXE FBIS : INVENTAIRE VARIANTE FACULTATIVE.........................................

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I. Préambule

I.1 RenseignementsLa personne à contacter pour tout renseignement complémentaire est :NomInstitutionService Marchés PublicsDépartementAdresse B-0000 LocalitéTéléphone : +32 0 000 00 00E-mail :

Toute question pour être recevable doit impérativement être introduite selon les modalités et le formalisme décrits ci-dessous: par mail, à l’adresse ……….@.............

a) avec dans l'objet mention du n° de cahier des charges; b) dans un fichier « word » attaché, pour le …………………………… (date ultime d'envoi)

en reprenant le numéro du cahier spécial des charges, la page et le paragraphe concerné;

c) un accusé de réception vous sera envoyé par mail;d) un PV reprenant les réponses aux questions posées sera envoyé par mail (ou à

défaut par courrier) à toutes les sociétés qui se seront procuré le cahier des charges.

I.1.1 Réglementation en vigueur

I.1.2 1. Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certainsmarchés de travaux, de fournitures et de services, ci-aprèsdénommée "Loi".2. Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à lapassation des marchés publics dans les secteurs classiques, ci-aprèsdénommé "AR".3. Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissantles règles générales d’exécution des marchés publics et desconcessions de travaux publics, ci-après dénommé "RGE".4. Loidu 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voiesde recours en matière de marchés publics et de certains marchés detravaux, de fournitures et de services, ci-après dénommé "LoiRecours".5.Le Règlement Général pour la Protection du Travail danssa dernière édition et ses annexes.Normes et législations spécifiques à l’objet du marché et ses modifications ultérieures

1. Le cas échéant, l’arrêté royal du 6 juin 1960 relatif à la fabrication, la préparation et la distribution en gros des médicaments et à leur dispensions, et à ses modifications ;

2. Le cas échéant, l’arrêté royal du 23 juin 1999 modifiant l’AR du 3 juillet 1969 relatif à l’enregistrement des médicaments ;

3. Le cas échéant, les normes communautaires rendues obligatoires par un acte des Communautés européennes et plus particulièrement la Directive européenne 2007/47/EC relative aux dispositifs médicaux transposée par l’arrêté royal du 18 mars

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1999 relatif aux dispositifs médicaux (marquage CE), et la Directive européenne 89/336/CEE relative à la compatibilité électromagnétique.

4. Le cas échéant, l’arrêté royal du 19 avril 2001 relatif aux importations (parallèles) ;5. Le cas échéant, les Pharmacopées Européennes et Belge dernière édition ;6. Le cas échéant l’ADR (Accord européen relatif au transport international des

marchandises Dangereuses par Route), dernière version ;7. Normes et publications :

- internationales acceptées par la Belgique (notamment les normes EN, ISO et CEI) ;- belges NBN, prescriptions et code de bonne pratique publiés par l’Institut belge de

Normalisation et le Comité électro-technique belge ;- certification et marquage « CE/IVD ».

8. Sur base de l’arrêté royal du 5 juin 2007, les offres proposées seront soumises à l’examen et à la décision prépondérante de Comité du Matériel Médical ;

9. Toute autre réglementation ayant un lien avec le présent marché.Les dispositions légales précitées sont disponibles :

- pour ce qui concerne les marchés publics : sur le site de la Chancellerie du Premier Ministre :

http://www.16procurement.be/fr/content/legislation ;

- pour ce qui concerne les médicaments et dispositifs médicaux : CBIP : http:/www.cbip.be, AFPMS : http://www.fagg-afmps.be/fr/, Inami médicament :

http://www.inami.fgov.be/inami_prd/ssp/cns2/pages/SpecialityCns.asp, EMA (European Médecines Agency) : http://www.ema.europa.eu.

Remarques :1) Le soumissionnaire est censé avoir tenu compte de toutes les modifications apportées

aux documents dont questions ci-dessus, modifications entrées en vigueur jusqu’au 5e jour précédant la séance d’ouverture des offres.

2) Le marché est régi par le présent cahier spécial des charges dont les dispositions seront, le cas échéant, dérogatoires à celles des RGE. Par ailleurs, en cas de contrariété entre les dispositions du présent cahier spécial des charges et la règlementation disponible sur le site internet de l’institution : http://www.........................................., les conditions du présent document prévalent sur celles figurant sur le site internet de l’institution.

3) Par la remise de son offre, le soumissionnaire accepte formellement toutes les conditions du cahier spécial des charges et renonce à toutes les conditions, y compris ses propres conditions de vente, même lorsque celles-ci sont annexées à son offre ou figurent au verso de ses documents standards.

I.1.3 Langue et correspondance

La langue française sera utilisée dans la correspondance, dans tous les documents, de quelque nature qu’ils soient, dans les contacts et rapports avec le Pouvoir Adjudicateur, l’adjudicataire, ses fournisseurs et sous-traitants, de même que dans tout différend, litige, etc. survenu entre les participants au présent marché.

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http://www.ema.europa.eu/

http://www.inami.fgov.be/inami_prd/ssp/cns2/pages/SpecialityCns.asp

http://www.fagg-afmps.be/fr/

http://www.cbip.be/

http://www.16procurement.be/fr/content/legislation


II. Dispositions administrativesCette deuxième partie se rapporte à la réglementation relative à la passation d'un marché public jusqu'à la désignation de l'adjudicataire.Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 15 juin 2006 et à l’arrêté royal du 15 juillet 2011.

II.1 Objet du marchéLe présent marché a pour objet l’acquisition de ………………………………… nécessaires au fonctionnement de l’institution.Le marché est unique et indivisible / structuré en … lots décrit(s) en offre de base à

l’inventaire repris en annexe H.

L’institution se réserve le droit de n’attribuer que certains lots et, éventuellement, de décider que les autres lots feront l’objet d’un ou de plusieurs nouveaux marchés, au besoin suivant un autre mode.

Durée du marchéLe marché est conclu pour la période du ………………… au …………………. à partir de sa date de notification.A compter de la deuxième année, date anniversaire, chaque partie peut dénoncer le marché annuellement, moyennant un préavis envoyé par courrier recommandé six mois avant l’échéance pour l’adjudicataire et quatre mois pour le pouvoir adjudicateur.La résiliation du contrat dans les conditions mentionnées ci-dessus n'entraine aucun droit à indemnités pour aucune des parties.Les commandes passées avant la date d’échéance du marché demeurent exécutables. Il s’agit d’un marché à bons de commande en raison de l’incertitude portant sur l’évaluation quantitative et le rythme du besoin global à satisfaire.Toute fourniture commandée dans le cadre du présent marché fera l'objet d'un bon de commande spécifique émis par l’institution. Ce bon de commande précisera le volume des fournitures.

II.2 Identité du pouvoir adjudicateurInstitution (ci-après dénommé …………)AdresseB-0000 Localité

En application des articles 2, 4° et 15 de la loi du 15 juin 2006, le pouvoir adjudicateur passe le présent marché sous la forme de centrale de marchés, en vue de la commande de fournitures par ses soins par un autre pouvoir adjudicateur bénéficiaire à savoir l’institution, en ses différents sites.L’adjudicataire s’engage à faire bénéficier ces entités des clauses et conditions du présent marché et ce pendant toute la durée du présent marché. Cette liste d’organismes n’est pas limitative. En cours de marché, le pouvoir adjudicateur est habilité à communiquer à l’adjudicataire les coordonnées de toute nouvelle entité qui pourrait bénéficier des clauses et conditions du présent marché.

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Ces pouvoirs adjudicateurs bénéficiaires sont dispensés de l’obligation d’organiser eux-mêmes la procédure de passation du marché dans la mesure où l’institution qui lance le marché intervient en tant que centrale de marchés en vertu de l’article 15 de la loi du 15 juin 2006.

Ces pouvoirs adjudicateurs bénéficiaires restent toutefois pleinement responsables de l’exécution du marché et ce, à partir de la commande jusqu’au paiement inclus. Hormis pour les fournitures et prestations qu’il aurait lui-même commandés (en tant que pouvoir adjudicateur bénéficiaire) et sans préjudice des compétences exclusives dont il dispose (en tant que pouvoir adjudicateur), l’institution adjudicatrice n’interviendra pas dans l’exécution des commandes passées par les pouvoirs adjudicateurs bénéficiaires. Ces pouvoirs adjudicateurs bénéficiaires sont donc responsables pour l’application de toutes les modalités d’exécution prévues au présent CSCH telles que la réception, l’application d’amendes, le respect des conditions de paiement, etc.

L’institution adjudicatrice reste cependant seul compétente en ce qui concerne les mesures d’office (autres que les pénalités et amendes), les modifications unilatérales du présent marché ainsi que les éventuelles révisions (prix et évolutions techniques) prévues dans le cadre ou en exécution du présent marché. Il pourra en outre intervenir, lors de l’exécution du présent marché, pour faire appliquer toute disposition issue des documents du présent marché.

L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que les pouvoirs adjudicateurs bénéficiaires peuvent commander les fournitures et prestations relatives à l’objet du présent marché aux adjudicataires du présent marché. Il ne s’agit pour eux en aucun cas d’une obligation.

II.3 Mode de passationConformément à l'article 26, § 1, 1° a (le montant du marché HTVA n'atteint pas le seuil de - 85.000,00 €) de la loi du 15 juin 2006, le marché est passé par procédure négociée sans publicité ;- 207.000,00 €) de la loi du 15 juin 2006, le marché est passé par procédure négociée directe sans publicité.

II.4 Fixation des prixLe présent marché consiste en un marché à bordereau de prix, soit un marché à bons de commande sans montant d’engagement minimum ni maximum.Le marché à bordereau de prix est celui dans lequel seuls les prix unitaires sont forfaitaires et incoterms . Ils comprennent tous frais, droits et charges jusqu’au lieu de livraison à l’exclusion de la TVA. Les marchandises sont donc rendues « franco » de port et d’emballage. Aucun frais de port ne sera facturé par l’adjudicataire, quel que soit le montant de la commande. Le prix à payer est obtenu en appliquant les prix unitaires aux quantités réellement livrées.Les prix unitaires comprennent notamment le coût de la formation des utilisateurs à l’emploi des produits proposés, les services et facilités offerts ainsi que tous frais, droits et charges jusqu’au lieu de livraison à l’exclusion de la TVA.

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QuantitésLes quantités mentionnées dans l’inventaire de l’offre de base du présent cahier spécial des charges sont présumées, elles sont données à titre indicatif. Elles devraient couvrir une période d’un an et sont estimées sur base des réceptions de la dernière année civile de l’institution.Ces quantités annuelles ne sont indiquées que pour matérialiser le volume possible de transaction. Elles n’engagent nullement l’institution qui se réserve le droit d’adapter ses commandes à ses besoins, de modifier les quantités prévues à l’inventaire ou même de supprimer entièrement un ou plusieurs postes de cet inventaire, sans que le soumissionnaire puisse prétendre à l’octroi d’une indemnité quelconque ni à une révision de ses prix unitaires.L’adjudicataire ne pourra prétendre à aucune revalorisation de ses prix pour cause de différence entre l’évaluation qui a servi de base au marché et les quantités effectivement commandées. En outre, la diminution des quantités commandées, par rapport à celles qui ont été prévues au cours du marché, ne pourra, en aucune façon, entraîner une augmentation des prix qui sont définis.Les quantités exactes seront déterminées par les bons de commande établis par l’institution.Toute livraison est subordonnée à l’introduction d’un bon de commande.Les bons de commandes sont les documents écrits adressés au titulaire du marché. Ils précisent les fournitures décrites dans le marché avec la quantité à livrer ainsi que les modalités et lieu de livraison.

II.5 Vérification des prixPréalablement à l’attribution du marché, l’institution se réserve le droit de réclamer au soumissionnaire toute indication destinée à vérifier les prix offerts.

II.6 Droits d’accès et sélection qualitativeLe formulaire d’offre doit être accompagné des pièces suivantes :

II.6.1 Critères d’exclusion : Situation juridique du soumissionnaire1) Par le seul fait de déposer une offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas

dans un des cas d’exclusion visé à l’article 61 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011.

PNDAP : L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée pour chacun des lots.A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné, par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu’il détermine, de fournir les documents et preuves permettant de vérifier sa situation personnelle et mentionnés à l’article 61 précité, notamment les justificatifs suivants :1) un extrait du casier judiciaire ou un autre document équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance.Ce document peut toutefois être remplacé par un certificat de bonnes conduite, vie et mœurs du soumissionnaire ou du (ou des) mandataires de la société ;2) une attestation du Greffe du Tribunal de Commerce certifiant l'absence de faillite ou de toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature ;

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3) un certificat de l'Administration des Contributions directes reflétant la situation du soumissionnaire au moment du dépôt de son offre compte tenu du dernier exercice fiscal pour lequel un avertissement – extrait de rôle a été établi ;4) un certificat de l'administration compétente attestant que le soumissionnaire est en règle avec ses obligations relatives au paiement de la T.V.A.Pour les points 3) et 4) pour un candidat ou un soumissionnaire belge, le pouvoir adjudicateur vérifie le respect des obligations fiscales à l’égard du SPF Finances, sur base de l’attestation délivrée par ce dernier.Le caractére récent des documents susvisés est établi dans la mesure où ces derniers datent de moins de six mois par rapport à la date d'ouverture des offres.PNSP : En application de l'art. 63 de l'AR du 15 juillet 2011, le candidat ou le soumissionnaire joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation dont il résulte qu'il est en règle par rapport à ses obligations fiscales professionnelles selon les dispositions légales du pays où il est établi. L'attestation porte sur la dernière période fiscale écoulée avant la date limite de réception des demandes de participation ou des offres, selon le cas.

2) Le soumissionnaire dépose une attestation délivrée par l'autorité compétente confirmant que le soumissionnaire est en règle quant à ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, jusque et y compris l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres, conformément aux dispositions de la loi belge ou celles du pays où les employés sont établis.

II.6.2 Critères de sélection1) Capacité économique et financière du soumissionnaire :

Une déclaration bancaire appropriée établie conformément au modèle figurant à l'annexe 3 de l'AR du 15 juillet 2011 (voir annexe C) ou, le cas échéant, par la preuve d’une assurance des risques professionnels ;

2) Capacité technique du soumissionnairePour être sélectionné, le soumissionnaire, en ce qui concerne le ou les lots pour lequel (lesquels) il soumissionne, joint la liste des 5 principales livraisons de produits similaires à celle du lot concerné (similaire au niveau des caractéristiques techniques et du montant annuel et/ou quantité) qu’il a réalisées au cours des trois dernières années (20..-20..-20..) et pour chaque client cité, le soumissionnaire indique l’adresse complète et les coordonnées (mail et téléphone) d’une personne de contact ; pour chaque lot, une de ces livraisons doit être accompagnée d'une attestation de bonne exécution de l'acheteur pour des livraisons similaires au lot concerné et pour des montants annuels équivalents (ou quantités annuelles équivalentes) (voir modèle annexe D) ;

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait, qu’avant la conclusion du marché, l’institution se réserve la faculté de l’inviter à produire par courriel (via l’adresse indiquée dans son offre), dans un délai de maximum 12 jours de calendrier, d’autres documents et preuves nécessaires à sa sélection qualitative.

II.7 Forme et contenu des offresSous peine de nullité, l’offre doit être établie comme décrit dans le présent cahier spécial des charges.Le dossier introduit par le soumissionnaire sera assemblé impérativement selon les recommandations suivantes:1. le modèle d’offre,

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2. pour chaque lot auquel il soumissionne, l’inventaire dûment complété et signé,3. toutes les données relatives aux droits d’accès et de sélection qualitative,4. les échantillons tels que requis au point IV.5 du présent document,Sous peine de nullité de leur offre, l’ensemble des échantillons de chaque article proposé et correctement étiqueté est placé dans un ou plusieurs conditionnements identifié au nom du soumissionnaire et avec la référence du présent marché et est livré le jour de l’offre et au plus tard le lendemain du dépôt de l’offre.5. autres documents de l’offre.Les soumissions, offres, documentations et annexes sont rédigés en langue française.Le prix de l’offre est exprimé en euros à quatre décimales.Pour l’offre de base, le soumissionnaire peut remettre offre pour un ou plusieurs lots à condition qu’il remette offre pour tous les postes d’un même lot et qu’il fasse offre pour chacun des lots séparément.Si une variante obligatoire est exigée, le soumissionnaire doit remettre offre pour tous les postes du lot ainsi que pour tous les postes de la variante obligatoire. A défaut, son offre sera jugée irrégulière.Les variantes facultatives portent sur les mêmes postes que ceux définis en offres de base pour le lot concerné pour des conditionnements (volume et dosage) différents de l’offre de base.L’offre est remise en trois exemplaires, deux exemplaires sur support papier dont un original (seul document faisant foi) muni de la mention « ORIGINAL », une copie papier et un exemplaire sur support numérique (cd-rom, cle usb), documentation et documents annexes y compris en séparant les parties administratives, techniques et financières.Elle est établie sur les formulaires et tableaux repris en annexes A à H conformément aux modalités d’encodage détaillées à l’annexe G.Pour les produits proposés, le soumissionnaire devra indiquer la quantité minimale de commande ainsi que le conditionnement par boîte, carton et éventuellement par palettes le cas échéant pour les gros volumes.L’exemplaire numérique de l’offre est fourni sur un support de type CD-ROM ou clé USB, dans les formats « .doc » et « .xls » lisibles avec Word 97 et Excel 97 de Microsoft ou toute version postérieure ou dans le format « .pdf » lisible sous Acrobat Reader 5.x d’Adobe ou toute version postérieure, l’inventaire restant exploitable en format «.xls» par l’institution. Les annexes en format «.xls» doivent se retrouver dans ce format sur le support numérique. Ce support numérique fait partie de l’offre. L’intégrité des informations qu’il contient est sous la responsabilité du soumissionnaire qui prend les dispositions nécessaires en vue d’interdire toute falsification des originaux.Les fichiers numériques et les documents, dûment complétés, sont imprimés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. L’offre déposée par les mandataires indique clairement le ou les mandants au(x) nom(s) duquel (desquels) ils agissent. Les mandataires joignent obligatoirement à l’offre l’acte authentique ou sous seing privé qui leur accorde ces pouvoirs ou une copie attestant la conformité de leur procuration à l’original.En cas de divergence éventuelle entre le modèle du présent cahier des charges (format papier) et le modèle transmis sur support numérique, c’est le premier document (modèle papier) qui fera foi. Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l’offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire (un paraphe est insuffisant).Quelle que soit l’issue du marché, les documents et supports numériques remis par le soumissionnaire ne lui seront pas restitués.

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Le formulaire d’offre repris en annexe doit être accompagné des pièces suivantes:I. Les autres annexes reprises en fin de cahier spécial des charges dûment

complétées et signées ;II. Les statuts portant création de la société, parus au Moniteur belge, ainsi que tout

document attestant des pouvoirs de signature ;III. Les documents requis pour la sélection qualitative ;IV. Les documents nécessaires à l’évaluation de son offre (cfr. § II.11 Critères

d’attribution) ;V. Les documents, renseignements, propositions de contrat, modèles,

échantillons exigés par le présent cahier spécial des charges incluant ceux du § IV.6.

VI. Toute autre documentation que le soumissionnaire jugerait utile pour la bonne compréhension de son offre.

Conformément à l’article 96 § 4 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur peut, dans le délai qu’il détermine, inviter le soumissionnaire à préciser et à compléter la teneur de son offre sans la modifier.

II.8 Dépôt des offres

Le pouvoir adjudicateur interdit le recours aux moyens électroniques pour le dépôt des demandes de participation ou des offres.

L’offre établie conformément au § II.7 est remise par lettre ou par porteur au pouvoir adjudicateur. Elle est glissée sous pli définitivement scellé, portant l'indication « Offre AFPHB/00.00 – Ne pas ouvrir avant le …………………………… 20…. 00 h 00».En cas d'envoi par la poste, ce pli définitivement scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant clairement la mention « Offre », la date de la séance d’ouverture et la référence du cahier spécial des charges.Cette seconde enveloppe doit être adressée à :

InstitutionDépartement

adresseEn cas de remise par porteur, ce dernier remet l'offre en mains propres à une personne du service des marchés publics contre accusé de réception.Toutes autres modalités d'expédition des offres, telles que TAXIPOST, UPS, DHL, EMS, etc, sont au risque du soumissionnaire sans qu'aucune faute ne puisse être imputée au pouvoir adjudicateur, même si des offres ont été réceptionnées par des préposés du pouvoir adjudicateur

II.9 Ouverture des offresIl n'y a pas d'ouverture des offres en séance publique.

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II.10 Délai de validité

Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 210 jours de calendrier, prenant cours le lendemain de la séance d’ouverture des offres.Ce délai de validité couvre également la durée nécessaire à la période d’évaluation des produits.Motif : temps nécessaire à l’analyse technique des produits, aux évaluations qualitatives et à l’approbation des décisions par les organes compétents.

II.11 Choix de l’offre - Critères d’attribution

Après négociations éventuelles, le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura remis l'offre économiquement la plus avantageuse du point de vue du Pouvoir adjudicateur.Pour chacun des lots, en offre de base et variante obligatoire et/ou facultative, le pouvoir adjudicateur choisit l’offre régulière économiquement la plus avantageuse en tenant compte des critères d’attribution suivants :

N° Description Poids

Phase 1 : pondération (attribution des points) 100

1 Qualité technique lot par lot du produit et de l’emballage 30 ?afin de ne plus vérifier la qualité des articles connus, attribution – article par article – des points obtenus lors des précédents marchés aux articles analysés lors de précédentes évaluations sur une échelle de 0 à 30 points, l’article utilisé actuellement reçoit 10 points.Un article inconnu reçoit provisoirement une cote de 15 points.La grille d’évaluation est définie sur base des prescriptions techniques.Calcul de la moyenne - lot par lot - des points attribués à tous les articles de chaque lot.

2 Montant de l'offre lot par lot 50 ?le nombre de points attribués est calculé en appliquant la formule

montant net total TVAC de l’offre conforme la moins chère x 50 montant net total TVAC de l’offre concernée

Le résultat final sera arrondi à la première décimale (inférieure si < 0,05 ou supérieure si ≥ 0,05)

3 Logistique (qualité des prestations, services et spécificités essentielles )

20 ?

Les points « logistique » sont attribués sur base des renseignements suivants qui devront figurer dans l'annexe A ou l’inventaire. L’absence d’informations relatives à un critère particulier entraînera le fait qu’aucun point ne puisse être attribué à ce critère.

- délai de livraison à partir du lendemain de la date d’envoi de chaque bon de commande :

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+ 24 heures sans jours fixes ..................... 5,0 points + 48 heures sans jours fixes ..................... 3,0 points + ………………………………………………………… 0.0 points ??????

2. qualité des prestations, services et spécificités essentielles :- absence de fermeture (juillet – août – décembre)…………………………………......... 5,0 points- ……………………………………………………………………..…………………………………........10,0 points

Phase 2 : calcul du score

4 pour chaque lot application de la formule

[Points « Qualité » + Points « Prix » + Points « Logistique »] divisé par [100 – Points Prix]

Phase 3 : classement des scores obtenus

5 pour chaque lot en ordre décroissantLes offres proposées et classées par scores décroissants seront soumises à l’examen et à la décision prépondérante du Comité Médico Pharmaceutique ou du Comité du Matériel Médical spécialement constitué à cet effet selon la règle que :a) si le meilleur score est réalisé par des articles qui avaient obtenu en 1e phase leurs points qualité sur base d’évaluations réalisées par l’institution, le lot est attribué directement ;b) si le meilleur score est réalisé par des articles qui n’ont pas encore fait l’objet d’évaluations par l’institution et qui avaient obtenu leurs points d’office au cours de la première phase, les évaluations ciblées seront effectuées pour obtenir des points qualité réels, les scores seront recalculés et le classement sera revu ainsi successivement et chronologiquement pour s’arrêter au meilleur score obtenu sur base des évaluations effectuées.c) si plusieurs scores sont identiques à la précision de 3 décimales pour un même lot, le lot sera attribué aux articles qui auront obtenus les meilleurs points additionnés qualité + prix

II.12 Révisions de prixIl n’y a pas de révision de prix

II.13 Variantes Il est interdit de proposer des variantes libres.II.13.1 Variantes obligatoiresAucune variante obligatoire n’est prévue

II.13.2 Variantes facultativesAucune variante facultative n’est prévue.Si une variante facultative est autorisée, l’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que le pouvoir adjudicateur ne tiendra compte de la variante facultative déposée que si le soumissionnaire a déposé une offre pour l’offre de base du lot concerné.

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II.14 Marché divisé en lotsLe marché est divisé en X lots.Le soumissionnaire peut remettre offre pour un ou plusieurs lots à condition qu’il remette offre pour tous les postes d’un même lot et qu’il fasse offre pour chacun des lots séparément.Une offre incomplète à l’égard d’un lot entraine l’exclusion de l’offre relative à ce même lot.Si dans l’annexe A un rabais est autorisé en cas de réunion de certains lots pour lesquels le soumissionnaire remet offre, il peut compléter ses offres sur les différents lots en mentionnant une proposition d’amélioration qu’il consent sur chaque lot.Sans que le soumissionnaire puisse prétendre à l’octroi d’une indemnité quelconque ni à une révision de ses prix unitaires, le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité en se fondant sur l’analyse distincte de chaque lot d’attribuer les lots à des soumissionnaires séparés ou au même soumissionnaire ou de renoncer à l’attribution d’un ou plusieurs lots.

II.15 Instances de recoursConformément à l’article 24 de la loi 17 juin 2013, l’instance de recours est :- pour les recours en annulation (article 14) et en suspension (article 15) : le Conseil

d’Etat – Greffe de la section du contentieux administratif – rue de la Science 33 à B-1040 Bruxelles ;

- pour les recours en dommages et intérêts (article 16), déclaration d’absence d’effets (article 17) et sanctions de substitution (article 22) : le juge judiciaire.

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III. Dispositions contractuellesCette troisième partie fixe la procédure relative à l’exécution du marché.Pour autant qu’il n’y soit pas dérogé, l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics est d’application.

III.1 Fonctionnaire dirigeantL'exécution des fournitures se déroule sous le contrôle du fonctionnaire dirigeant ou de son suppléant :Nom : M…………………………….. Nom : M…………………………….Service : Pharmacie Service : PharmacieTéléphone : +32 ……………….. Téléphone : +32 ………………...Fax : +32 ………………………….. Fax : +32 ..………………………..E-mail : ……………………………… E-mail : ………………………………

III.2 AssuranceL'adjudicataire contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d'accidents de travail et sa responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l'exécution du marché.A tout moment durant l'exécution du marché, l'adjudicataire produit cette attestation, dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur.

III.3 Cautionnement (imposé par la tutelle < Région Wallonne)

Il n’est pas exigé de cautionnement dans le cadre de ce marché. Motivation : Il s’agit d’articles pour lesquels le respect des obligations des adjudicataires pourra être apprécié à chaque livraison. Le pouvoir adjudicateur considère que les pénalités et autres sanctions prévues sont suffisantes pour assurer la bonne exécution du marché.Pour tous les lots dont le montant initial est supérieur à 50.000€ HTVA, un cautionnement équivalent à 5% du montant annuel de ce lot est exigé.Si plusieurs lots sont attribués à un même adjudicataire, c’est le montant total de ces lots qui sera pris en compte pour le calcul de ces 50.000 € HTVA.Le cautionnement est libéré en une fois à la réception définitive du marché.

III.4 Modalités d’exécutionLes livraisons se feront sur appels qui seront matérialisées par des bons de commandes émanant de l’institution avec la mention obligatoire « SERVICE PHARMACIE ».Par le seul fait de remettre offre, le soumissionnaire s’engage, si le marché lui est attribué :

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- à disposer d’une adresse e-mail générique, non nominative pour la transmission des commandes ;

- à prévenir / informer immédiatement le fonctionnaire dirigeant dès survenance d’un incident pouvant entraîner un risque de rupture d’approvisionnement et à trouver une solution dans un délai de 10 jours calendrier ;

- à communiquer en cas de fermeture (juillet – août -décembre), au minimum un mois avant l’échéance, les dates précises de ses congés et ses dispositions pour répondre à l’urgence ;

- à disposer d’une politique de retour des produits périmés ou rappelés pour non-conformité ;

- à livrer des articles clairement identifiables et présentés dans un emballage de type commercial avec leurs notices en français ;

III.5 Délai d’approvisionnement et de livraison- L’approvisionnement est une clause essentielle de l’exécution du marché.

Le soumissionnaire indiquera dans son offre le nombre exact de jours calendrier qui lui sont nécessaires pour assurer l’approvisionnement de la première commande lorsque le marché est conclu (maximum 3 mois).Sur demande, l’adjudicataire communique au fonctionnaire dirigeant l’état du stock qui lui est réservé ou le plan de mise en production.

- La sécurité de l’approvisionnement constitue un élément critique pour l’institution. Cette criticité implique que l’adjudicataire doit garantir, en toutes circonstances, pendant l’exécution du contrat, la fluidité des livraisons et la continuité des approvisionnements.

- Le délai de livraison n'est pas spécifié par le pouvoir adjudicateur. Par conséquent, le soumissionnaire doit proposer lui-même un délai de livraison dans son offre :1) celui qui sera de rigueur à dater du lendemain de la date de notification écrite

spécifiant que le soumissionnaire dispose des stocks nécessaires pour répondre aux bons de commande émanant de l'institution ;

2) celui, exprimé en jours « calendrier », qui sera de rigueur le lendemain de la date d’envoi de chaque bon de commande. Une préférence sera donnée aux délais les plus courts.

Le soumissionnaire indique dans son offre :- si les livraisons sont prévues en jours fixes ou non ;- l’existence d’un service d’urgence 24/24H & 7/7J et d’un centre de matério ou pharmaco-vigilance ;- s’il interrompt ses livraisons durant les périodes de congé (juillet, août et décembre). Si tel est le cas, l’adjudicataire communique au fonctionnaire dirigeant, au moins un mois à l’avance, les dates précises de ses congés et ses dispositions pour répondre à l’urgence.

Evolution technologique des produitsEn fonction de l’évolution technologique visant à améliorer la sécurité du patient, l’adjudicataire peut proposer, à tout moment et de commun accord avec le fonctionnaire dirigeant, une modification des articles repris dans son offre.Dans le cas où l’adjudicataire modifie, en cours de marché, une caractéristique du produit, quelle qu’elle soit, (ex : composition, origine des matières premières, identification, présentation …), il devra obligatoirement en informer, par écrit et par e-mail, le fonctionnaire dirigeant de l’institution. Une telle situation pourra donner lieu au déclenchement d’une nouvelle négociation avec le titulaire du marché susceptible de

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donner lieu à la formulation d’un avenant au marché en cours et/ou une nouvelle procédure de mise en concurrence.Durant la période d’exécution du marché, dans le cas où la fabrication d’un produit est arrêtée au profit d’une technologie plus avancée, après validation par écrit par le pouvoir adjudicateur, l’adjudicataire accepte de fournir le nouveau produit au prix du marché.

III.6 Lieux et modalités de livraisonPendant toute la durée du marché, les livraisons s’effectueront les jours ouvrables du lundi au vendredi, aux heures et aux lieux de réception mentionnés sur les bons de commande. Le soumissionnaire s’engage à respecter ces spécifications.Sauf disposition contraire sur le bon de commande, ces lieux sont les suivants :Institution :

……………………………………………………………………………………………………….Adresse : ……………………………………………………………………………………………………….Ouverture : ………………………………………………………………………………………………………..Sauf autorisation écrite, les colis doivent obligatoirement être livrés durant les heures d’ouverture du service de réception susmentionné. Dans le cas contraire, l’institution a le droit de refuser la livraison.Par le seul fait de remettre offre, le soumissionnaire s’engage, si le marché lui est attribué :- à respecter les lieux, délais et heures de livraison mentionnés sur les bons de

commande ;- à délivrer dans un emballage adéquat les produits rassemblés par nature ;- à apposer la note d’envoi à l’extérieur du colis (en aucun cas elle ne peut se trouver à

l’intérieur) ;- à délivrer des colis intacts garantissant l’intégrité du contenu ;- à délivrer des colis munis des étiquettes ou pictogrammes explicites tels que «

produits inflammables » et/ou « condition de conservation spéciale » ;- à respecter strictement la chaîne du froid, cependant sans que les charges de contrôle

incombent au fonctionnaire dirigeant ;- à joindre le bon de transport aux notes d’envoi qui mentionnent impérativement :

le destinataire (fonctionnaire dirigeant), la référence du bon de commande , le nombre de colis ou de palettes qui doivent correspondre sur la note d’envoi et le

document de transport. le poids.

Le transporteur de l’adjudicataire doit obligatoirement :- faire viser les documents accompagnant la marchandise par le préposé aux

réceptions (le cachet du département est obligatoire à la validation du document de réception) ;

- acheminer les colis et palettes directement au service destinataire mentionné sur le bon de commande ;

- après vérification de l’état des emballages, la livraison est enregistrée et un accusé de réception est délivré au transporteur.

Si ces consignes ne sont pas respectées, le colis est refusé.Si la commande n’émane pas de l’institution, la marchandise erronément réceptionnée sera reprise aux frais de l’adjudicataire et la facture sera refusée.

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III.7 Responsabilité de l’adjudicataireL’adjudicataire reste responsable du déchargement des marchandises au lieu de livraison prévu dans le présent cahier spécial des charges. Même en cas de sous-traitance, ces obligations restent à charge de l’adjudicataire.Il est responsable des fournitures jusqu’à ce que le délégué du fonctionnaire dirigeant ait vérifié l’espèce, la qualité (« condition de conservation spéciale »), l’intégrité et la quantité des fournitures expédiées ou remises, sauf dans le cas où les pertes ou les avaries survenant dans les dépôts du destinataire sont dues à un cas de force majeure, un cas fortuit ou une faute imputable à l’institution.Les risques durant le transport sont donc à charge de l’adjudicataire.

III.8 Emballages et déchetsLes marchandises sont obligatoirement livrées sur palettes européennes. La palette chargée n’excèdera pas une hauteur de 190 cm ni un poids de 500 kg. En aucun cas le chargement ne peut déborder de la surface de la palette.Les emballages de transport ou emballages tertiaires (palettes, film plastique, etc.) restent la propriété de l’adjudicataire et sont évacués par lui au moment indiqué par l’institution.L’évacuation et l’élimination de ces emballages et déchets s’effectuent immédiatement en dehors du site de l’institution, conformément à la législation de la Région wallonne en la matière.En aucun cas, des emballages et déchets ne peuvent être déposés dans les conteneurs entreposés à la gare à marchandises par l’institution pour l’évacuation des déchets hospitaliers. Ceci est également d’application pour le compacteur de papiers-cartons.En cas de non-respect, les frais de tri et d’évacuation seront facturés à l’adjudicataire avec un minimum de 1.250 euros. De préférence, les emballages sont pourvus de poignées de manutention. Leur poids, lorsqu’ils contiennent les marchandises ne doit pas excéder 15 kg, sous peine d’exclusion.Toute modification d’emballage en cours de marché doit être notifiée par écrit au fonctionnaire dirigeant qui se réserve le droit, si cette modification est estimée défavorable à la maniabilité du produit, de réclamer une indemnité proportionnelle au préjudice subit.Le respect des consignes logistiques d’emballages est contrôlé par le délégué de l’institution à la réception provisoire.

III.9 Réception provisoire – délai de vérificationLe respect constant des performances annoncées et des caractéristiques techniques proposées par le soumissionnaire est essentiel pendant toute la durée du marché. Des contrôles de qualité et de conformité sont régulièrement effectués par un délégué de l’institution en cours de marché.Aux lieux de livraison mentionnés sur les bons de commande, le fonctionnaire dirigeant ou son délégué procèdera aux réceptions provisoires qualitatives et quantitatives de chaque livraison sans établissement d’un procès-verbal de réception sauf si entre le moment de la réception physique des produits et celui de sa consommation, il était

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constaté que les fournitures n’ont pas été exécutées conformément aux clauses et conditions du présent cahier spécial des charges. Dans pareil cas, un PV de non-conformité sera adressé à l’adjudicataire.L’institution a le droit de prendre possession des fournitures partielles au fur et à mesure des livraisons.L’institution dispose d’un délai de quinze jours calendrier pour procéder aux opérations de vérification des fournitures, ce délai prenant cours le lendemain du jour de la livraison de la marchandise, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession du bordereau ou de la facture.En l’absence d’un refus de réception provisoire explicitement adressé à l’adjudicataire endéans le délai de 15 jours prévu, la réception provisoire est accordée et le cas échéant la facture peut être établie.

III.10 Délai de paiementLe paiement du montant dû au fournisseur est effectué dans les 60 jours de calendrier à compter de l'échéance du délai de vérification pour chacune des livraisons partielles et pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Ladite facture vaut déclaration de créance.Si la facture n'est pas complète ou n'est pas régulièrement établie, elle sera renvoyée à l'adjudicataire et le délai de paiement sera interrompu. L'introduction d'une facture corrigée fait débuter un nouveau délai de paiement.L’administration responsable du paiement est le ……………………………………………………………………………Les modalités et le nombre d’exemplaires (au minimum de deux) de factures établies sont précisés sur les bons de commande.Les factures sont adressées à l’adresse mentionnée sur le bon de commande (une facture par note d’envoi pour un seul bon de commande).Elles ne peuvent porter que sur des fournitures livrées et réceptionnées et mentionnent explicitement et obligatoirement, sous peine de ne pouvoir être traitées :- la référence de la note d’envoi ;- les références du bon de commande ;- la référence du marché ;- l’adresse complète du fournisseur, son compte bancaire ainsi que son numéro

d’immatriculation à la T.V.A. ;- l’indication détaillée des fournitures livrées et notamment des prix unitaires pour

chacun des postes ;- le prix exprimé dans la monnaie légale du pays du créancier ;- la T.V.A. applicable à tous les marchés passés.L’adjudicataire est tenu d’avertir le fonctionnaire dirigeant de son intention de céder les factures ou de les domicilier.Si l'adjudicataire a mentionné sur sa facture une banque hors de la zone SEPA ou veut un paiement en devises, il doit tenir compte du fait que l(es) institution(s) financière(s) de son propre choix ou qui sont inévitablement intervenues afin de réaliser la transaction financière entre la Banque Nationale de Belgique et la banque mentionnée sur la facture de l'adjudicataire, appliquera(ont) pour une telle transaction des frais bancaires (à la charge de l'adjudicataire) sur le montant transféré.

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III.11 Délai de péremptionLe délai de péremption des produits est de minimum 2 ans à partir de la date de livraison, sauf exception particulière argumentée et obtenue par accord entre le pouvoir adjudicateur et l’adjudicataire mais dans tous les cas, il ne pourra jamais être inférieur à un an.

III.12 Réception définitiveLa réception définitive est implicite lorsque la fourniture n'a pas donné lieu à réclamation pendant la durée du marché. Lorsque la fourniture a donné lieu à réclamation, un procès-verbal de réception ou de refus de réception définitive est établi dans les quinze jours précédant l'expiration dudit délai.La réception définitive ne pourra avoir lieu que lorsqu’il aura été constaté que les fournitures ont été exécutées conformément aux clauses et conditions du marché.Cette réception ne dispense pas que l’adjudicataire supporte la garantie des vices cachés des fournitures et/ou répond des défauts rédhibitoires affectant les produits livrés et assume toutes les responsabilités et garanties imposées par le droit de la vente et les législations spécifiques à son domaine d’activités et de production. Il supporte toutes les conséquences directes et indirectes en résultant.

III.13 Défaut d’exécutionIII.13.1 Pénalités

En dérogation à l’article 44 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013, tous les manquements aux clauses du marché sont constatés par un procès-verbal dont copie est transmise immédiatement par fax et e-mail à l’adjudicataire.L’adjudicataire est tenu de réparer sans délai ses manquements. Il peut faire valoir ses moyens de défenses par email ou courrier dans les 3 jours ouvrables suivant le jour déterminé par la date d’envoi du procès-verbal.

III.13.2 Pénalités spéciales

Les pénalités spéciales pour retard de livraison par rapport au délai proposé en offre de base par le soumissionnaire donnent lieu à une pénalité journalière de 5% de la commande les 7 premiers jours calendrier de retard et de 10% du montant du poste de commande par jour calendrier de retard du jours 8 au jour 15 calendrier de retard.Motivation : conséquences en cas de retard de livraison sur la continuité des soins des

patients.En cas de non respect du conditionnement proposé dans l’offre (emballage par produit, respect du frigo, etc…), une pénalité de 25€ sera appliquée par non-conformité.

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Motivation : conséquences en termes de sécurité et de santé en cas de problème de livraison sur la continuité des soins des patients.

III.13.3 Mesures d’office

L’institution peut recourir aux mesures d’office en cas de défaut d’exécution.Sans préjudice de l’application d’autres sanctions prévues par les clauses légales, réglementaires et conventionnelles en application, la non-observance par l’adjudicataire de l’une ou l’autre de ses obligations donnera à l’institution le droit de mettre fin immédiatement au marché avec solde pour compte et confiscation de l’éventuel cautionnement, sous réserve d’en avertir l’adjudicataire par lettre recommandée.Plus spécifiquement, cette rupture de droit pourra être signifiée s’il s’avérait que l’adjudicataire n’est plus en mesure d’exécuter ses engagements.L’adjudicataire ne pourra se référer à un cas de force majeure, à des circonstances exceptionnelles ou à des faits imputés à l’institution ou à un tiers que s’il les a mentionnés à l’institution, par mail ou fax au plus tard dans les 48 h après leur survenance, confirmée par lettre recommandée dans les 5 jours.Le pouvoir adjudicateur appréciera le caractère de force majeur invoqué.L’adjudicataire informera rapidement l’institution et au plus tard à la réception d’un bon de commande de toutes les difficultés qui l’empêcheraient d’exécuter le présent marché.En cas de rupture dans les livraisons et en l’absence d’une alternative respectant les mêmes critères de qualités aux mêmes conditions financières, le soumissionnaire s’engage à accepter la prise en charge des frais directs supplémentaires occasionnés.En cas de prolongation du retard de livraison au-delà d’une durée de 15 jours calendrier prévu pour la mise en place d’une solution de suivi de prise en charge pour faire face à un incident pouvant entrainer un risque de rupture d’approvisionnement : 25 € par jour calendrier, ceci nonobstant l’application de pénalités spéciales pour retard de livraison.A cet effet et à défaut d’un remplacement satisfaisant, le fonctionnaire dirigeant de l’institution se réserve le droit de faire exécuter les commandes concernées par un fournisseur concurrent et aux frais exclusifs de l’adjudicataire, à savoir :- achat du produit concerné au prix tarif ;- remboursement des sommes engagées par l’adjudicataire sous forme d’avoir

(différence entre prix négocié et prix facturé par le fournisseur concurrent sur la base de la facture reçue) ou sous forme de gratuité.La régularisation de ces sommes doit intervenir dans le mois suivant le dysfonctionnement.Le non respect de cette clause n’implique aucun abandon de créance de la part de l’institution.Les cas d’incident sont notamment les suivants :- livraison incomplète,- retard de livraison (selon déclaration reprise dans le cahier de charge rentré),- rupture de stock d’un produit référencé au marché.Cette liste n’est pas exhaustive. La rupture d’approvisionnement s’entend de tous les cas ou hypothèses dans lesquels l’institution ne dispose pas ou ne dispose pas dans les conditions convenues de la fourniture commandée.En cas de rupture de stock d’un produit référencé au marché et si l’adjudicataire est à même, moyennant accord de l’institution, de remplacer par un produit d’une autre référence (autre volume ou dosage ou étranger), le prix facturé ne pourra être supérieur à celui du produit référencé au marché : le prix du produit de remplacement devra être le même que le prix du marché en dosage équivalent. Tout montant

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supérieur éventuel reste à la charge de l’adjudicataire et ne pourra jamais être répercuté à l’institution.Afin de sauvegarder ses intérêts, l’institution se réserve le droit de résilier ce(s) marché(s) s’il s’avérait que les performances des produits fournis ne correspondent pas ou plus à celles imposées dans les spécifications techniques du présent cahier spécial des charges ou à celles auxquelles un utilisateur peut légitimement prétendre pour un produit de ce type. La notification de résiliation et les griefs à l’encontre de l’adjudicataire lui seront signifiés par courrier recommandé avec référence expresse aux diverses demandes d’amélioration formulées par le pouvoir adjudicateur

Par ailleurs, dans le cas où à 2 reprises sur une année civile, l’institution se retrouve avec 50% ou plus

de « non livraison » au terme de 10j ouvrables après la passation de la commande, celui-ci se réserve

le droit de rompre le contrat.Motivation : conséquences en terme de sécurité et de santé en cas de problème de

livraison sur la continuité des soins des patients.

III.13.4 Exclusions

Sans préjudice des sanctions prévues dans l'Arrêté Royal, l'adjudicataire en défaut d'exécution peut être exclu par le pouvoir adjudicateur de ce marché pour une durée de 3 ans. L'intéressé est préalablement entendu en ses moyens de défense et la décision motivée lui est notifiée.

III.14 Tierces personnes, sous-traitantsLe recours aux sous-traitants est autorisé sous la propre et entière responsabilité du soumissionnaire et dans ce cas :- ils doivent satisfaire aux critères de sélection, aux exigences de qualité et aux

prescriptions du présent cahier spécial des charges pour la partie du marché qu’ils exécutent ;

- le soumissionnaire joindra à la demande du pouvoir adjudicateur et avant attribution, toutes les indications nécessaires à la vérification de la conformité des sous-traitants vis-à-vis des critères de sélection qualitative.

L’institution ne se reconnaît aucun lien juridique avec un tiers (fabricant, intermédiaire ou sous-traitant). L’adjudicataire reste le seul responsable de l’exécution du marché.Si, en cours de marché, l’adjudicataire entend changer de sous-traitant, il en avertit au préalable le pouvoir adjudicateur afin d’obtenir son autorisation.Toutes les obligations qui incombent à l’adjudicataire, en particulier l’obligation de confidentialité dont question à l’article III.16, doivent être également imposées à chacune des personnes travaillant pour son compte, ainsi qu’à ses éventuels sous-traitants.Le transporteur est un sous traitant.

III.15 Actions judiciaires En cas de litige ne pouvant se régler à l’amiable, les Juridictions de Liège sont les seules compétentes. La loi belge est d’application à l’exclusion de toute autre.

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III.16 Confidentialité et publicitéL’adjudicataire et le pouvoir adjudicateur garantissent le caractère confidentiel de toute information obtenue dans le cadre de l’exécution du présent marché et ne transmettront celle-ci à des tiers qu’après accord écrit de l’autre partie. L’adjudicataire et le pouvoir adjudicateur ne distribueront ces informations qu'aux personnes concernées par le marché. Ils garantissent que les personnes en question prendront connaissance de ces informations et qu'elles respecteront également les obligations de confidentialité.L’adjudicataire s’engage à ne pas mentionner le marché, ni à l’utiliser comme référence dans sa publicité, sans autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.Dans le cadre du rapport d’attribution et des documents qui pourraient être exigés en consultation, le soumissionnaire identifie dans son offre les documents présentant un caractère confidentiel. Charte de confidentialitéL’adjudicataire est tenu de respecter les obligations imposées par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.L’adjudicataire qui, dans le cadre de l’exécution du présent marché, est susceptible d’avoir accès à des données sensibles traitées par l’institution est tenu de signer la charte de confidentialité reprise à l’annexe E.

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IV. Description des exigences techniques

IV.1 Prescriptions techniques généralesToutes les fournitures offertes sont conformes à l'ensemble des prescriptions du présent cahier spécial des charges, aux prescriptions techniques, aux descriptions reprises à l’inventaire ci-après Seules les offres émanant de soumissionnaires étant en mesure de proposer des produits existant entièrement développés et aboutis, déjà livrés et opérationnels chez un utilisateur hospitalier où le matériel proposé est déjà utilisé seront prises en considération sauf pour des articles sur «mesure».Le soumissionnaire indique dans son offre à quelle(s) norme(s) répondent les fournitures qu’il propose. Dans tous les cas, ils répondent au minimum à celles mentionnées au § I.1.2.Le soumissionnaire décrit dans un document de son offre intitulé « organisation formalisée » :– son système de sécurité garantissant l’approvisionnement de même que les

modalités mises en place en cas de rupture de stock ;– l’ensemble des services et facilités liés à l’objet du marché et comment, si le marché

lui est attribué, il sera à même de fournir les statistiques ainsi que toutes les informations permettant le suivi (éventuellement rétrospectif) et la traçabilité des produits fournis sur toute leur chaîne de production et de distribution en ce compris le processus de stérilisation ainsi que les modalités et lieux d’entreposage.

Outre le latex, l’institution souhaite vivement exclure le PVC et le DEHP de ses marchés. Afin d’atteindre cet objectif, elle souhaite, d’une part, que lui soient proposés, tant en ce qui concerne les produits que les emballages, des articles dits écologiques (recyclés, biodégradables, non polluants,…) et, d’autre part, qu’il soit indiqué si les articles ou emballages proposés contiennent des composants chlorés.

IV.2 Prescriptions techniques particulièreso Critères obligatoires : spécificités et exigences essentielles

les dispositifs médicaux proposés doivent avoir le marquage CE avec le numéro de l’organisme notifié ;

les spécialités pharmaceutiques proposées doivent disposer des autorisations suivantes délivrées par le Ministre Belge ayant la santé dans ses attributions, sous peine d’exclusion :– autorisation de mise sur le marché ;– enregistrement ;– autorisation d’importation (parallèle) ;

les articles proposés sont clairement identifiables, présentés dans un emballage de type commercial avec leurs notices en français et étiquettes rédigées en français mentionnant notamment : nom du fabricant, nom de l’article, numéro de référence, numéro de lot, date de péremption, différenciation claire entre différents dosages, ….. ;

pictogrammes ou mentions usage unique et mode de stérilisation ; le soumissionnaire signalera obligatoirement la présence de latex et de DHEP dans

les articles proposés et énumérera les éventuelles incompatibilités avec des produits connus de la concurrence ;

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l’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que par rapport à des volumes éventuellement prévus dans l’inventaire, il peut proposer des volumes variant de X % en + ou en – , à la double condition :1. lorsqu’il est mentionné « environ » devant le volume exigé ;2. le cas échéant, il doit être compatible avec d’éventuels accessoires existants ou prévus (supports, manchettes, …..).Pour la comparaison des offres, il est important de noter que les volumes seront ramenés au volume mentionné du lot concerné.

o Critères sélectifs (sur x points) « Qualité » facilité d’ouverture aseptique et solidité de l’emballage primaire ; pictogrammes ou mentions latex free, DHEP free ; facilité et sécurité d’utilisation ; volume de déchet ;Des échantillons sont disponibles pour permettre aux éventuels soumissionnaires de juger du type et de la qualité exigés par l’institution (énumération des articles actuellement utilisés)

o Critères conseillés (+ y points) ; ; :

o Critères facultatifs (+ z points) système de protection des emballages secondaires ; volume et facilité de stockage ; système d’identification unique lisible avec des moyens standards électroniques ;

IV.3 Options libresIl est interdit de proposer des options payantes.Seules les options libres à titre gracieux peuvent être proposées mais elles n'entrent toutefois pas en ligne de compte pour l'évaluation comparative des offres, le pouvoir adjudicateur se réservant le droit de ne pas commander ces options.

IV.4 État et qualité des marchandisesLa livraison sera neuve exempte de tout défaut, de vice de fabrication, pouvant nuire à son aspect, à sa bonne utilisation et/ou son fonctionnement et à la durée de son emploi.Par le seul fait de remettre offre, le soumissionnaire s’engage, si le marché lui est attribué, à fournir pendant toute la durée du marché le produit proposé.Toute modification de production, de composition ou d’emballage de l’article en cours de marché devra être notifiée par un courrier recommandé adressé au fonctionnaire dirigeant avec un échantillon du nouveau lot à produire pour vérification de la conformité. L’institution se réserve un droit de réflexion au terme duquel il informera l’adjudicataire de son accord ou non avec la modification proposée. Si cette modification est estimée défavorable, elle entraînera l’application des mesures d’office décrites ci-avant. Toute modification du produit sans accord préalable du fonctionnaire dirigeant l’est aux risques et périls de l’adjudicataire.

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Il appartiendra à l’adjudicataire, en sa qualité de spécialiste, de veiller au respect strict de la législation éventuellement en vigueur en la matière et d’informer les personnes chargées de la direction et du contrôle de l’exécution des marchés, de toutes modifications intervenues en la matière.

IV.5 ÉchantillonsLe soumissionnaire joint obligatoirement à son offre un conditionnement échantillon représentant la plus petite unité de vente (emballage secondaire) de chaque article proposé avec une copie lisible et actuelle de la notice d’utilisation en français pour permettre d’apprécier sa qualité (conditionnement identique à celui présenté dans l'offre) :Chaque échantillon étant destiné à faire connaître la valeur du produit offert, il doit être conforme aux prescriptions techniques particulières et doit être entièrement identique à la fourniture que le soumissionnaire propose de livrer pendant toute la durée du marché si son offre est retenue.En cours de marché, l’institution procédera, pour chaque lot fourni, à des vérifications quant à la conformité du produit par rapport à l’échantillon témoin avalisé et accepté.Si le produit proposé est déjà connu de l’institution parce qu’il y est déjà référencé ou qu’il a déjà fait l’objet d’une offre lors d’une précédente consultation, le soumissionnaire est dispensé de joindre l’échantillon à l’offre. Chaque échantillon sera muni d’une étiquette reprenant ses coordonnées ainsi que la numérotation prévue à l’inventaire (par exemple : lot X001…. – code 2206657). Il en est de même pour les fournitures éventuellement proposées en variante. Si l’échantillon n’est pas correctement étiqueté ou s’il n’est pas joint à l’offre, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de le rejeter.A peine de nullité de leur offre, l’ensemble des échantillons de chaque article proposé et correctement étiqueté est placé dans un ou plusieurs conditionnements identifiés au nom du soumissionnaire et avec la référence du présent marché et est livré au plus tard le lendemain du dépôt de l’offre à l’attention de : …………………………… Pharmacien

Institution ……………………………. – Service Pharmacieadresse …………………………….………………B0000 Localité

Les échantillons resteront la propriété du pouvoir adjudicateur, ils ne seront pas restitués et ne pourront pas être facturés.Par le seul fait de déposer une offre pour le présent marché, le soumissionnaire s’engage à fournir, pendant toute la période des évaluations et sur demande expresse du pouvoir adjudicateur, un échantillonnage gratuit et suffisamment représentatif des postes demandés.Les échantillons, les dossiers techniques et les offres seront soumis à l'examen d'une commission spécialement constituée à cet effet.Les échantillons seront analysés en se basant sur le classement des scores obtenus par ordre décroissant en phase 3 des critères d’attribution.

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Dans une première phase, les échantillons, les dossiers techniques et les offres seront soumis à l'examen d'une commission spécialement constituée à cet effet ;Dans une seconde phase, l’institution prévoit de faire évaluer de manière ciblée les produits conformes avec les principaux utilisateurs sur un échantillonnage gratuit et suffisamment représentatif Dans une troisième phase, l’institution prévoit de faire évaluer les produits conformes au sein de ses services pendant une période de trois mois prenant cours à la date de la première livraison pour juger à grande échelle de la qualité des fournitures. Les échantillons nécessaires à cette évaluation seront fournis par le soumissionnaire aux conditions de l’offre.Quinze jours avant l’échéance de la troisième phase d’évaluation, un rapport de qualité rédigé et validé par les référents sera remis au fonctionnaire dirigeant.Les points « Qualité » pourront être revus et les scores seront recalculés en fonction des résultats obtenus lors des évaluations ciblées et à grande échelle.A l’échéance de la troisième phase, l’adjudicataire adresse un courrier recommandé au pouvoir adjudicateur qui procède à la réception provisoire du marché. Un refus de réception provisoire globale et partielle peut entraîner la résiliation du marché, sans frais pour l’institution.

IV.6 Documents à fournir par le soumissionnaireA son offre, le soumissionnaire joint en format électronique soit en français, soit en anglais à l'exclusion de toute autre langue :- un dossier technique complet sur le ou les articles qu’il propose : o normes, certifications, attestations de marquage CE pour les dispositifs médicaux,o descriptions et compositions détaillées,o qualité des composants et des emballages,o compatibilités, tolérances, toxicités,o conditions de stockage et durées de conservation à l’usage,o fiches éventuelles de sécurité,o un modèle d’étiquette (photo),o la fiche technique, documentations, résultats des évaluations et/ou études

récentes et détaillées de chaque article proposé,- toutes autres informations utiles concernant les produits proposés (conseils de conservation et d’entreposage, instructions, etc....) ;- une description de sa politique de reprise des produits périmés ou de rappel de produits pour non-conformité,- les documents, études et publications permettant de vérifier son organisation formalisée par un système qualité garantissant :o la qualité des fournitures jusqu’à leur livraison,o le nombre et la description des sites de production,o une description du système d’assurance qualitative et de sécurité d’approvisionnement,o son autorisation d’importation parallèle,

- une description succincte des avantages par rapport à ceux offerts par la concurrence.

28


Pour les documents et renseignements rédigés en anglais, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de demander une traduction aux frais du soumissionnaire.

IV.7 Services après-vente

Le soumissionnaire décrit dans son offre l’organisation qu’il s’engage à mettre en place pour assurer le suivi de l'exécution du marché et dans tous les cas, il prévoit :- la disponibilité du délégué commercial ;- un service après vente de qualité avec :

* communication rapide de tous les dysfonctionnements (rupture de stock notamment) et proposition de solutions de remplacement ;

* organisation de la reprise des éventuels lots défectueux ;* organisation de réunions, formations et recyclages avec les utilisateurs pour assurer

le suivi au niveau utilisation, évolution et information sur les nouveaux produits.

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ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE OFFRE DE PRIX POUR LE MARCHE AYANT POUR OBJET

……………………………………nécessaires au fonctionnement de l’institution pour la durée du lendemain de

la notification au …./…./20…. Procédure négociée sans publicité

Important1: ce formulaire d’offre doit être complété dans son entièreté, et signé par le soumissionnaire. Tous les montants doivent être complétés en chiffres ET en toutes

lettres.Personne physiqueLe soussigné (nom et prénom):............................................................................................Qualité ou profession:...........................................................................................................Nationalité:...........................................................................................................................Domicile (adresse complète):............................................................................................................................................................................................................................................Téléphone:............................................................................................................................Fax:.......................................................................................................................................E-mail*:.................................................................................................................................OU2

SociétéLa firme (dénomination, raison sociale):...............................................................................Nationalité:...........................................................................................................................ayant son siège à (adresse complète):..............................................................................................................................................................................................................................Téléphone:............................................................................................................................Fax:.......................................................................................................................................E-mail*:.................................................................................................................................représentée par le(s) soussigné(s):.......................................................................................OU2

Association momentanéeLes soussignés en association momentanée pour le présent marché (nom, prénom, qualité ou profession, nationalité, siège provisoire):.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

1

2 Biffer les mentions inutiles

Fait à............................., le..............................Le soumissionnaire,

Signature:........................................................Nom et prénom:...............................................Fonction:..........................................................

30

S'ENGAGE(NT) (SOLIDAIREMENT) SUR SES/LEURS BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES À EXÉCUTER LE MARCHÉ CONFORMÉMENT AUX CLAUSES ET CONDITIONS DU CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES DU MARCHÉ PUBLIC SUSMENTIONNÉ :Offre de base : pour un montant total estimé à(en chiffres, hors tva) .......................................................................................................... (en lettres, hors tva) .........................................................................................................................................................................................................................................................Taux de tva applicable : ……………………………………………………………………………………………………………..(en chiffres, tva comprise) .................................................................................................. (en lettres, tva comprise) ..................................................................................................................................................................................................................................................Déclarez ici, sur l’honneur, le nombre de semaine out of stock et contingentée, au cours des trois dernières années : …………………………………………………………………………………………………………………….. Mon délai pour la livraison concernant le présent marché de : - la première commande : ……… jours de calendrier après notification du marché ou

semaine ……...- les commandes suivantes : …………………………… heures / jours de calendrier à dater

du lendemain de la date d’envoi de chaque bon de commande. (Biffer la mention inutile)

- délai de péremption : …………………………………… (min. 2 ans)Jour(s) fixe(s): O Non – O Oui (Cocher la case adéquate) le(s) ………….……………………….……..……..………Service urgence 24/24H : O Non – O Oui 7/7J : O Non – O Oui (Cocher les cases adéquates)

Interruption des livraisons: O néant – O juillet – O août – O décembre (Cocher les cases adéquates)

- dispositions prises pour répondre à l’urgence O Non – O Oui (Cocher la case adéquate) :..……..……….

Le soumissionnaire peut compléter ses offres en proposant une amélioration qu’il consent en cas de réunion des lots pour lesquels il remet offre :L’éventuelle amélioration sera consentie sous la forme d’une note de crédit provisionnelle trimestrielle avec régularisation de fin d’année avec un délai maximum de 60 jours ;Il est formellement interdit au soumissionnaire, en vue de l’amélioration de son offre, de proposer des remises, ristournes ou autres conditions avantageuses sur d’autres produits que ceux faisant l’objet du présent marché, pour lesquels il serait fournisseur potentiel ou effectif de l’institution.Informations généralesN° d’inscription au Registre du Commerce :.........................................................................Numéro d’immatriculation à l’ONSS:.....................................................................................Numéro de TVA (en Belgique uniquement):..........................................................................Paiements



31

Les paiements seront effectués valablement par virement ou versement :sur le compte .......................................................................................................................de l’institution financière......................................................................................................ouvert au nom de ................................................................................................................Dans le cadre de l’exécution du présent marché, je3 : suis susceptible d’avoir accès à des données sensibles traitées par l’institution et

joins à la présente la charte de confidentialité, reprise à l’annexe E, dûment complétée et signée pour le cas où le présent marché me serait attribué.

ne suis pas concerné par cet article.Attestations et documentsLe soumissionnaire atteste connaître les lieux et modalités de livraison des fournitures ainsi que les chemins d’accès. Mon offre est donc établie en fonction de toutes les difficultés liées à ces livraisons.Le soumissionnaire atteste que les prix dans son offre sont valables du ………………….….. au …….……..…..……, soit pour une période de ……..… mois / an(s) sans dénonciation (Biffer la mention inutile)

Ma politique de gestion des déchets est : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….Note importanteLes soumissionnaires ne peuvent se prévaloir des vices de forme dont est entachée leur offre, ni des erreurs ou omissions qu'elle comporte (article 87 alinéa 2 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011).Pour tout rapport avec l’institution concernant le présent engagement, la langue choisie est le français et l’adresse pour toute communication est la suivante :Nom, prénom, raison sociale.............................................................................................................................................................................................................................................Adresse:................................................................................................................................Code postal :.................................. Téléphone :................. Télécopie :………………………..Pays :……………………….. E-mail :.........................................................................................Le service client pour le présent marché est :Nom, prénom....................................................................................................................... :Téléphone............................................... Télécopie ………………………………………………….E-mail...................................................................................................................................

3 Cocher la case adéquate



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Le service commande pour le présent marché est :Nom, prénom....................................................................................................................... :Téléphone............................................... Télécopie ………………………………………………….

E-mail générique non nominatif pour transmission .........................................................Commerce électronique E.D.I. actif .....O OUI – O NON (Cocher la case adéquate)

Téléphone service urgences …………………………..….........O 24/24H – O 7/7J (Cocher les cases adéquates)

Le responsable de la matério ou pharmacovigilance pour le présent marché est :Nom, prénom....................................................................................................................... :Téléphone..............................................N° de G.S.M………………………………………………….E-mail...................................................................................................................................Le transporteur ou le distributeur principal pour le présent marché est :Nom, prénom, raison sociale............................................................................................... :Téléphone..............................................N° de G.S.M………………………………………………….E-mail...................................................................................................................................Le délégué du département ……………………………………………… pour le présent marché est :Nom, prénom........................................................................................................................Téléphone..............................................N° de G.S.M………………………………………………….E-mail...................................................................................................................................Localité, Pays : ………………………………………………………….. soit à moins de 8 ..heures de l’institution.Le délégué du département ……………………………………………… pour le présent marché est :Nom, prénom........................................................................................................................Téléphone..............................................N° de G.S.M………………………………………………….E-mail...................................................................................................................................Localité, Pays : .…………………………………………………………. soit à moins de 8 ..heures de l’institution.

Par la remise de son offre, le soumissionnaire accepte sans conditions toutes les clauses du cahier spécial des charges et renonce à toutes les autres conditions, y compris ses propres conditions de vente même lorsque celles-ci sont annexées à son offre. Toute réserve ou non respect de ces engagements concernant ces clauses ou dispositions engendre l'irrégularité substantielle de l'offre.Par le seul fait de remettre offre, le soumissionnaire s’engage, si le marché lui est attribué :



33

- à disposer d’une adresse e-mail générique, non nominative pour la transmission des commandes ;- à prévenir / informer immédiatement le fonctionnaire dirigeant dès survenance d ’ un incident pouvant entrainer un risque de rupture d’approvisionnement et à trouver une solution dans un délai de 10 jours calendrier ;- à communiquer en cas de fermeture (juillet – août -décembre), au minimum un mois avant l’échéance, les dates précises de ses congés et ses dispositions pour répondre à l’urgence ;- à disposer d’une politique de retour des produits périmés ou rappelés pour non-conformité ;



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ANNEXE B : DECLARATION DE NATIONALITE ET DE SOUS- TRAITANCE

(formulaire imposé, à joindre obligatoirement à l’offre)

NationalitéJe déclare être de nationalité....................................................................................................

avec résidence effective à.........................................................................................................

J’aurai recours pour l’exécution de ce marché à du personnel de nationalité :......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Les produits que j’emploierai et les matériaux que je fournirai seront d’origine

Provenance : Dénomination :...................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ......................................................................

N.B. :

Une fourniture ou un matériau en provenance de pays non membre de la C.E.E. et fourni par un concessionnaire membre est considéré comme produit étranger. En conséquence, la provenance et la dénomination du produit seront spécifiées ci-dessus.

Sous-traitanceJe déclare n’avoir pas de sous-traitantouMes sous-traitants sont :1) Nationalité...........................................................................................................................

Nom..................................................................................................................................Adresse............................................................................................................................N° de téléphone...............................................................................................................

2) Nationalité...........................................................................................................................Nom..................................................................................................................................Adresse............................................................................................................................



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N° de téléphone...............................................................................................................

3) Nationalité...........................................................................................................................Nom..................................................................................................................................Adresse............................................................................................................................N° de téléphone...............................................................................................................

Description exacte des prestations qui leur seront confiées : ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Description du matériel dont ils disposent : .............................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................



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ANNEXE C: DECLARATION BANCAIRE « ……………………. (structuré en X lots) nécessaires au fonctionnement de

l’institution pour la durée du lendemain de la notification au …./…./20…. »

Cette déclaration concerne le marché public:

Nous confirmons par la présente que

..............................................................................................................................................

......

..............................................................................................................................................

.......

..............................................................................................................................................

.......

(nom et adresse ou raison sociale et siège social du candidat ou du soumissionnaire) est notre client.

Les relations financières que nous entretenons avec ce client nous ont jusqu'á présent donné entière satisfaction et nous n'avons pu constater aucun élément négatif méritant d'être relevé. Il jouit jusqu'à présent de notre entière confiance.

Sur la base des données dont notre banque dispose actuellement et sans préjuger du futur, ce client dispose actuellement de la capacité financière et économique lui permettant de mener à bien le marché public mentionné ci-dessus.

Notre banque délivre ce document sans restriction ni réserve de notre part autres que celles mentionnées ci-dessus.

Fait à .............................................. , le ....................................... .

Dénomination de la banque, nom et titre du signataire et signature



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ANNEXE D : CERTIFICAT DE BONNE EXECUTION

NOM du client :………………………………………………………………………..…………….………….….Public / Privé4

ADRESSE du client :..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

PERSONNE de contact (+ titre) :...........................................................................................-

- Tél :....................................... Fax : ....................................- e-mail :.................................................................................

OBJET du marché : ………………………………..

Nous soussignés, ..............................................................................................................................................................................................................................................................certifions que la société .......................................................................................................située à.................................................................................................................................a exécuté durant l’année ….………………. les fournitures de produits dont question précédemment pour un montant de ……………………………….. € et que ce marché a été réalisé dans les règles de l’art.

Observation(s) éventuelle(s) :………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

4 Biffer la mention inutile



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Fait à ………………………, le …………………..

NOM et SIGNATURE du responsable, Cachet de l’établissement,

ANNEXE E : CHARTE DE CONFIDENTIALITE DANS LE CADRE DU TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE

PERSONNEL

Le contractant s’engage à respecter les dispositions de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard du traitement de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998 transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 et de ses arrêtés d'exécution, ainsi que de toute prescription pertinente, relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements des données à caractère personnel en ce compris toute législation qui viendrait à remplacer la législation précitée.

Ce qui suit ne consiste donc qu’à insister sur quelques points importants de ladite loi, eu égard aux caractères hautement sensibles des données traitées par l’institution, et ne dispense nullement de respecter l’ensemble de ces dispositions.

Le contractant doit veiller à ce que, pour les personnes agissant sous son autorité, l'accès aux données et les possibilités de traitement soient limités à ce dont ces personnes ont besoin pour l'exercice de leurs fonctions ou à ce qui est nécessaire pour les besoins du service.

Le contractant doit informer les personnes agissant sous son autorité des dispositions de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard du traitement de données à caractère personnel et de ses arrêtés d'exécution.

Le contractant s’assure de la conformité des programmes servant au traitement automatisé des données à caractère personnel avec la législation précitée ainsi que de la régularité de leur application.

Toute personne agissant sous l’autorité du contractant ou celle d’un sous-traitant, ainsi que le sous-traitant lui-même, qui accède à des données à caractère personnel, ne peut les traiter que sur instruction de l’institution.

Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, le contractant ainsi que le sous-traitant éventuel doivent prendre les mesures techniques et organisationnelles requises pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte accidentelle ainsi que contre la modification, l'accès et tout autre traitement non autorisé de données à caractère personnel.

Ces mesures doivent assurer un niveau de protection adéquat, compte tenu, d'une part, de l'état de la technique en la matière et des frais qu'entraîne l'application de ces mesures et, d'autre part, de la nature des données à protéger et des risques potentiels.



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A titre de clause résolutoire expresse, les parties conviennent qu’en cas de manquement à la présente charte, l’institution aura le droit de résilier de plein droit, sans sommation et sans intervention préalable du juge, le contrat moyennant un préavis de 30 jours notifié par envoi recommandé et prenant cours le lendemain de la date du dépôt de l’envoi à la poste. En cas d’application de cette clause, aucune indemnité ne sera due par l’institution.___________________________________________________________________________________________Signature du contractant : (Mentionner vos coordonnées, la date ainsi que la mention ‘Lu et Approuvé’)



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Formulaire relatif aux firmes et consultants externes ayant passé contrat avec l’institution et susceptibles de consulter des données à caractère personnel

I. Service de l’institution concerné

a. Service : …………………………………………………………………..

b. Cachet et signature du chef de service : …………………………………..

II. Coordonnées de la firme ou du consultant externe

a. Nom : …………………………………………………………………….

b. Adresse du siège social : ………………………………………………….

c. Objet social : ………………………………………………………………

III. Contrat 5

a. Traitement6 des données à caractère personnel sur un des sites de l’institution

○ collecte ○ enregistrement ○ conservation ○ extraction○ consultation ○ utilisation ○ communication

b. Finalité du traitement de données : ……………………………………….………………………………………………………………………………...

c. Durée du contrat : ………………………………………………………...

IV. Charte de confidentialité dans le cadre du traitement de données à caractère personnel

a. Nom et prénom du signataire : ……………………………………………

b. Contact (n° téléphone ou email) : ………………………………………...

c. Qualité ou fonction du signataire : ………………………………………..

5 Est concerné par ces dispositions toute firme ou consultant externe susceptible de consulter des données à caractère personnel dans le cadre d’un contrat ou d’une relation commerciale avec l’institution.

6 « Par "traitement", on entend toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que le verrouillage, l'effacement ou la destruction de données à caractère personnel. » (Art.1, §2 de la loi du 8 décembre 1992)



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ANNEXE F : RE NSEIGNEMENTS CONCERNANT LA RECONNAISSANCE

POUR LES IMPLANTABLES ACTIFS AIMD ET LES DISPOSITIFS MEDICAUX MDD

1. Remarque préliminaire :

Les distributeurs de dispositifs médicaux implantables actifs ainsi que les distributeurs de dispositifs médicaux de catégorie 1 (principalement les dispositifs médicaux stériles, les dispositifs médicaux à usage unique, les implants) doivent se notifier préalablement auprès des services de l’Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé en indiquant les catégories de produit et les fabricants distribués. Ils s’engagent également à disposer de locaux adaptés au stockage de ces produits et d’un système d’assurance de qualité couvrant leurs activités de distribution, ce qui assure notamment la traçabilité.

2. Numéro de notification de distribution de dispositifs médicaux :

N° : …………/…………………………………………….Catégorie : ……………………………………………….Je joins copie du certificat délivré par l’AFMPS.

3. Renseignements relatifs à la notification

Je ne suis pas repris sur la liste des distributeurs reconnus pour les implantables actifs AIMD et la liste des distributeurs reconnus pour les dispositifs médicaux MDD publiée par l’AFMPS mais :- je joins en annexe les pièces prouvant que je remplis les conditions imposées ;- la présente offre constitue également notification auprès des services de l’AFMPS

et je m’engage, sous peine de nullité de mon offre, à communiquer le numéro de notification de distribution de dispositifs médicaux ou à défaut une attestation de l’AFMPS dans les 30 jours du dépôt de l’offre.

Cachet de la firme Date Signature

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ANNEXE G : INVENTAIRE OFFRE DE BASE

CONSEILS ET INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES POUR REMETTRE OFFRE

Le soumissionnaire complète prioritairement et obligatoirement le fichier Excel repris également sous la dénomination « annexe H »

Les références mentionnées dans les colonnes de l’inventaire (colonnes A, B, C, D) sont des références propres à l’institution.

Pour chaque fourniture proposée, le soumissionnaire complète les autres colonnes avec les renseignements suivants : colonne E : sa dénomination (nom déposé) en majuscules avec maximum 15

positions ; colonne F : son numéro de référence ; colonne G : le conditionnement en nombre d’unités par boîte ; colonne H : le conditionnement en nombre d’unités par carton ; colonne I : la présence d’un logo [Latex / Latex free] sur l’emballage unitaire ; colonne J : la présence d’une codification EAN par code à barres [C.B.] sur l’emballage

unitaire ; colonne K : le prix unitaire net Htva en euros et précisé, s’il y a lieu, jusqu’à quatre

décimales ; colonne L : le taux de T.V.A. ; colonne M : calcule automatiquement le montant total ttc pour l’institution sur base

des quantités annuelles estimées reprises en colonne D ; colonne N : commentaires éventuels en texte libre (références, dosages ou volumes

différents, …)

Remarques :

si plusieurs références existent pour un même article, le soumissionnaire les reprend dans la colonne N « Vos commentaires (texte libre) ».

si une variante est autorisée pour un ou plusieurs items, le soumissionnaire effectue une copie de l’onglet ou du dossier et le renomme variante.

si la tva est une tva mixte, le prix unitaire repris en colonne K sera tvac et la ventilation de la tva sera détaillée en colonne N

Ces feuilles entièrement et correctement complétées, permettront à l’institution de comparer les différentes propositions équitablement, c’est-à-dire selon les mêmes critères.Lorsque le soumissionnaire a terminé de compléter toutes les feuilles de ces fichiers, il les imprime.Le document ainsi édité doit obligatoirement être daté, signé et comporter le cachet du soumissionnaire avant d’être annexé à son offre.

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