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CAHIERS DES CHARGES - ffe.com · Le présent document présente le cahier des charges à ... 4.1tre des chevaux et ... - l’Evènement se déroule sur au moins deux jours, - l’un

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  • TOURISMEEQUESTRE

    CAHIERS DES CHARGES

    Le prsent document prsente le cahier des charges respecter par lorganisateur dans le cadre de lorganisation dun rallye Grand Rgional de Tourisme Equestre.

    Grand Rgional de Tourisme Equestre

    Rf Doc : GRTE Date : 11/04/2013 Rdacteurs : FFE - CNTE

    Version 3 Document final Contact : [email protected]

  • Grand Rgional de Tourisme Equestre

    1. GENERALITES....................................................................................31.1 Dfinition ........................................................................................................................................ 31.2 Objectifs .......................................................................................................................................... 31.3 Inscriptions ..................................................................................................................................... 3

    2. LIEUX DE lEVENEMENT .....................................................................32.1 Le Site daccueil ............................................................................................................................... 3

    3. FORMAT DE LEVENEMENT .................................................................33.1 Accueil des participants ................................................................................................................... 43.2 Remise des prix ............................................................................................................................... 4

    4. BESOINS LOGISTIQUES 44.1 Bien tre des chevaux et des cavaliers ............................................................................................. 44.2 Bivouac Chevaux ............................................................................................................................. 44.3 Bivouac ........................................................................................................................................... 54.4 Visibilit .......................................................................................................................................... 5

    5. MOYENS HUMAINS 55.1 LEquipe

    6. COMMUNICATION 56.1 Promotion de lvnement .............................................................................................................. 56.2 Site internet .................................................................................................................................... 5

    7. DEVELOPPEMENT DURABLE 67.1 Consommer local ............................................................................................................................. 67.2 Gestion des dchets ........................................................................................................................ 67.3 Transport ......................................................................................................................................... 67.4 Hritage .......................................................................................................................................... 6

    SOMMAIRE

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    TOURISMEEQUESTRE

    La Foucheraie - N. Gaillard/M. Chapelan - Tois toiles

  • Grand Rgional de Tourisme Equestre

    1. GENERALITES 1.1 Dfinition

    Le Grand Rgional de Tourisme Equestre dit GRTE dans ce qui suit, est un ensemble de manifestations supervises par le Comit Rgional de Tourisme Equestre (CRTE) comprenant un rallye thme choisi et parrain pour chaque dpartement en lien avec le Comit Dpartemental de Tourisme Equestre (CDTE). Lorganisateur peut-tre le CDTE ou un adhrent FFE - club ou association. Seuls les licencis FFE en cours de validit peuvent y participer.

    1.2 Objectifs

    LE GRTE A POUR OBJECTIFS :- Dinciter la randonne et la dcouverte des territoires,- De fdrer les cavaliers et meneurs dextrieur,- De dvelopper un rseau ditinraires propices la randonne,- Doffrir une vitrine aux manifestations de tourisme questre travers une marque commune.

    1.3 Inscriptions

    Les tapes du GRTE doivent tre inscrites sur le calendrier fdral.Les inscriptions se font sur le site FFE.

    2. LIEUX DE lEVENEMENT 2.1 Le Site daccueil

    Lorganisateur est en charge de trouver un site adapt laccueil : de lensemble du bivouac (chevaux et randonneurs), des animations et du spectacle, dun espace de restauration.

    3. FORMAT DE LEVENEMENTLe programme de lEvnement est tabli par lorganisateur, il doit tre transmis au CRTE pour validation au moins deux mois avant le dbut de lEvnement.

    NANMOINS LE PROGRAMME INCLUS CERTAINS LMENTS INCONTOURNABLES :- lEvnement se droule sur au moins deux jours, - lun des repas doit permettre de dcouvrir la gastronomie locale,- une visite de site historique ou culturel,- une soire folklorique ou autre pouvant faire participer des artistes locaux,- la dcouverte du monde rural au travers de rencontre et/ou de confrence.

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    TOURISMEEQUESTRE

  • Grand Rgional de Tourisme Equestre

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    3.1 Accueil des participants

    Un briefing de bienvenue prsentera le droulement de lEvnement.Une vrification matrielle devra tre prvue avant le dpart pour la randonne. Cette vrification peut entrainer le refus de dpart tout concurrent pour dfaut de licence ou lorsque le niveau technique, le matriel font atteinte la scurit.

    3.2 Remise des prix

    La remise des prix est un moment formel qui clture lvnement et annonce le dpart des participants, lensemble des participants doit donc y tre convi.

    4. BESOINS LOGISTIQUES 4.1 Bien tre des chevaux et des cavaliers

    LORGANISATEUR DOIT ASSURER LE BIEN-TRE DES QUIDS DURANT LINTGRALIT DE LVNEMENT. AINSI, IL DEVRA MINIMA METTRE EN PLACE :- Un vtrinaire de garde ainsi quun marchal-ferrant,- Des points deau en nombre suffisant et accessible ds larrive sur site des quids,- Des espaces de bivouac pour les chevaux, scuriss et clturs,- Un affichage des n durgence ainsi que des n mdecin et de la pharmacie de garde sera fait.

    4.2 Bivouac Chevaux

    Lorganisateur est en charge de son installation, lintervention de professionnels est envisageable. Le bi-vouac des chevaux est installer dans un endroit non poussireux et dbarrass de tout objet blessant ou contendant.

    DEUX TYPES DHBERGEMENT DOIVENT TRE PROPOSS :- Paddocks de taille standard : 4 chevaux, 50m. les paddocks doivent tre lectrifis.- Lignes dattaches :

    Distance minimale entre 2 anneaux : 1,5m Hauteur de lignes : 1,25m Espacement des lignes : 6m minimum

    Le site doit permettre linstallation de paddocks pour 80 chevaux et 50 points dattache. Lenceinte de chaque lieu dhbergement doit tre scuris et cltur.

    LE MATRIEL SUIVANT SERA FOURNI PAR LORGANISATEUR :- Un faible clairage maintenu la nuit au-dessus des lignes et des boxes.- Le foin et la paille de bonne qualit. Chaque participant bnficiera dune botte de foin par jour et par

    cheval. Dans le cas o les lignes dattache ne sont pas sur pture, une demi-botte de paille est prvoir par point dattache.

    - 4 points deau et dabreuvement daccs facile.- Des points de douches-chevaux coulement rapide.- Une fiche prsentant le n dquipe, le nom et le numro de la personne joindre en cas de problme fix

    proximit de chaque cheval.

    TOURISMEEQUESTRE

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    4.3 Bivouac

    Linstallation de la zone de Bivouac est la charge de lorganisateur. Elle doit tre nettement indique et dlimite. Cette zone doit tre situe proximit des chevaux.

    LES QUIPEMENTS SANITAIRES DOIVENT TRE PRVUS EN NOMBRE SUFFISANT:- Douches individuelles,- Bacs lavabos collectifs,- WC.La propret des quipements sanitaires et leur approvisionnement au cours du week-end est la charge de lorganisateur ou de lentreprise de location, choix dfinir par lorganisateur.Lorganisateur doit galement proposer un hbergement confortable: gtes, camping, auberge de jeunesse, salle des ftes, dortoirs

    4.4 Visibilit

    Les supports de communication doivent mettre en valeur les diffrents partenaires du GRTE. Ils doivent tre rpartis sur les diffrents espaces et les moments forts de lEvnement. Doivent-tre mis en avant la FFE/CNTE ainsi que le CRE/CRTE.Linstallation de ces supports doit suivre un plan, ils sont rpartir sur lensemble des espaces. Les supports doivent tre harmoniss et rester propres avec un systme de fixation discret. Ils doivent tre valorisants pour les partenaires et pour la manifestation.

    5. MOYENS HUMAINS 5.1 LEquipe

    LEquipe est compose de bnvoles, des membres de lorganisation.Le recrutement des bnvoles est la charge de lorganisateur.Les repas et les boissons pour lensemble de lEquipe sont fournis par lorganisateur. Les quipements ncessaires au bon droulement des missions de lEquipe (t-shirts, talkies walkies, vhicules) sont la charge de lorganisateur.

    6. COMMUNICATION 6.1 Promotion de lvnement

    Lensemble des supports de communication sont soumis la charte graphique transmise par la FFE.Lorganisateur est en charge de la promotion de lEvnement au niveau local, la FFE au niveau national.

    6.2 Site internet

    Lensemble du calendrier du GRTE doit tre sur le site du CRTE/CRE et des CDTE/CDE ainsi que les informa-tions pratiques.

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  • 7. DEVELOPPEMENT DURABLE

    Lorganisateur se doit de respecter le caractre exemplaire de lEvnement en matire de dveloppement durable. Il doit respecter les lments suivants et est libre dajouter dautres initiatives en faveur du dve-loppement durable.

    7.1 Consommer local Lorganisateur doit, dans la mesure du possible, faire appel des prestataires locaux.Lorganisateur est en charge de trouver un traiteur utilisant des produits locaux et des produits issus de lagriculture biologique.

    7.2 Gestion des dchets

    LES DCHETS DOIVENT TRE LIMITS : - Les gobelets en plastique pourront tre remplacs par des co-cups,- La location de vaisselle doit tre privilgie au jetable,- Les grands conditionnements doivent tre privilgis.Le tri doit tre assur sur lEvnement : des poubelles permettant le tri sont installer sur lensemble du site.

    7.3 TransportLorganisateur doit inciter au covoiturage et lutilisation des transports publics pour atteindre le site de lEvnement.

    7.4 Hritage Lorganisateur doit sassurer de limpact durable de lEvnement.Llaboration des itinraires, la recherche dhbergement et de relais questres doivent sappuyer sur lexpertise locale des comits de tourisme questre.Ils doivent dans la mesure du possible tre prenniss (ex : inscription au PDIPR, balisage avec la marque officielle). Et pourquoi pas un jour, permettre laccueil de lEquirando !

    Grand Rgional de Tourisme Equestre

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    TOURISMEEQUESTRE

    Equirando Chteaubriand 2008