CAON – FEVRIER 2012. I. Les bases légales II. Préparation, approbation, signature III. Mise en œuvre IV. Clôture CONTENU

FORMATION AUX PROCEDURES

10ÈME FED

DEVIS PROGRAMMES

CAON – FEVRIER 2012

I. Les bases légales

II. Préparation, approbation,

signature

III. Mise en œuvre

IV. Clôture

CONTENU

I. LES BASES LEGALES

Convention de Financement

La Convention de Financement spécifie toutes les modalités spécifiques à la mise en œuvre du programme

Le Devis Programme doit respecter la Convention de Financement

Règle date+3

RF articles70,74(2),79,101

GF 2.4, 2.6, 3.2, 3.3

GDP 3.1, 3.2

BASES LEGALES

Le devis programme

Le DP est un accord formel

Une partie du projet/programme est mis en œuvre à travers plusieurs DP successifs (généralement sur une base annuelle)

Le budget du DP comprend une partie régie et une partie d’engagements spécifiques

Il ne peut y avoir deux DP mis en œuvre conjointement dans le même programme!

GF 4.4, 4.8

GDP 2.4, 3.3

BASES LEGALES

Rôles et Responsabilités - Chapitre 6 de l’annexe IV de l’Accord de Cotonou

Chef de la Délégation/organe compétent de la CE

ON/OR

Régisseur Responsable de tous les engagements de dépenses, autorisations

de paiement et recouvrement

Comptable Responsable de la vérification des dépenses, comptabilité et

vérification des justificatifs, effectue les paiements et procède au recouvrement autorisés par le régisseur

Le régisseur et le comptable doivent pouvoir exercer leurs tâches de manière indépendante

GDP 2.5, 4.1

Accord de Cotonou, Annexe IV,article35

BASES LEGALES

Rôles et Responsabilités

Organe de supervision

Comité de pilotage: Aucune obligation d’avoir un comité de pilotage - à définir dans la

CF Le CP ne peut en aucune manière intervenir dans léxécution

financière des devis-programmes (ne peut autoriser de réallocations, augmentation, diminutions ou engagement de dépenses, etc… )

BASES LEGALES

II. PREPARATION, APPROBATION, SIGNATURE

Engagements

Engagement financier global

Engagement financier individuel

– Engagement régie– Engagement spécifique

GDP 3.3

PREPARATION ET APPROBATION

Différents types de Devis Programme

DP de démarrage

DP de croisière

DP de Clôture

GDP 3.3, 4.1, Annexes 5 & 6


Sources de financement des DP

Financement national– budget national – Fonds de contrepartie

Contribution de lÚE

Ressources propres

GDP 3.3, 4.1


Contenu du DP

Utiliser le modèle Page de garde Programme dáctions Budget Plan de financement Modalités techniques et administratives de mise en œuvre

GDP 3.3, Annexes 5 & 6


Comptes bancaires

Compte bancaire du DP Ouvrir avant la soumission de chaque DP Uniquement pour les transactions des DP approuvés Deux signatures Un ou plusieurs comptes en fonction de la devise de paiement Compte en Euros séparé pour éviter les pertes de change

Compte bancaire du « projet » Requiert l’autorisation du Chef de la Délégation Soumis au même procédures opérationnelles que le compte DP Même compte utilisé pour les DP successifs

GDP 3.3, 4.1,Annexe 7


Circuit d’approbation

Approbation interne

Comité de pilotage du programme

ON

UE

Délais

GDP 3.4


Signature

Régisseur et comptable

L’ON/OR

L’UE

Les dépenses et engagements effectués avant la date de signature

par l’UE sont inéligibles !


GDP 3.4, 4.1

Paiement de la dotation initiale

Montant

FIF

Demande de paiement et ordre de paiement

Garantie financière

Capacité de gestion

GDP 3.4, 4.1,Annexe 8


I. MISE EN OEUVRE

MISE EN OEUVRE DES DP

Présentation générale du thème :

Activités Dépenses Mémoire de dépenses et comptes bancaires Demande de réapprovisionnement / Justificatifs de dépenses Reporting Amendements

Activités

Seules les activités prévues dans le programme dáctions du DP peuvent être exécutées

Les activités doivent être exécutées comme elles ont été prévues

GDP 3.3, 4.1


Types de dépenses autorisées

Principe de bonne gestion financière Contrats, i.e. services (pas les contrats cadre), fournitures, travaux,

subventions Coûts liés au personnel Allocations additionnelles payées aux officiels du gouvernement

détachés sur le projet ou programme Coûts récurrents et/ou opérationnels et/ou administratifs Coûts liés aux bourses d’études et formations Conformité avec les procédures contractuelles !

GF 2.6, 3.4

GDP 3.3, 4.1


Types de dépenses non autorisées

Prêts au personnel du projet Intérêts bancaires débiteurs Coûts bancaires pour des paiements non honorés par la banque Prêts/transferts de liquidités entre Devis Programmes et/ou autre

programmes Recrutement et frais courants liés au contrat de services dans le cas

d’une opération décentralisée indirecte

GDP 3.3


Attribution des contrats (1)

Doit respecter les seuils et les règles du Guide Pratique des procédures contractuelles !

L’ON/OR et le CdD peuvent s’accorder sur des seuils applicables plus bas

Il existe des seuils pour l’attribution de contrats dans le cadre de la partie régie

Au-delà de ces plafonds: Engagements Spécifiques

GDP 4.2, Annexes 13 & 15

PRAG


Attribution du contrat (2)

La passation de marché et l’attribution de contrats de services, fournitures et travaux >€50,000 doivent être approuvés (ex-ante) par le CdD

Le CdD doit approuver passation et l’attribution de TOUTES les subventions

Le CdD ne peut endosser les contrats attribués dans le cadre de la partie régie du budget DP - il(elle) a déjà approuvé le DP

NE PAS ESSAYER DE DIVISER ARTIFICIELLEMENT DES CONTRATS POUR RESTER EN DESSOUS DES SEUILS. De telles actions pourraient mener à déclarer certaines dépenses inéligibles

Séparation des fonctions !


Attribution de contrats dans le cadre de la partie régie

Contrat de services <200.000€

Contrats de fournitures <150.000€

Contrats de travaux <300.000€

Subvention ≤100.000€

GDP 4.2, annexes 13,15


Seuils de passation de marché

Services ≥ 200.000 €Appel d’offres restreint international

< 200.000 € mais > 10.000 € 1. Contrats cadre2. Procédure négociée concurrentielle

< 200.000 € mais > 10.000 € 1. Procédure négociée concurrentielle(contrats cadre ne sont pas autorisés dans les DP)

≤ 10.000 €Offre unique

Fournitures ≥ 150.000 €Appel d’offres ouvert international

< 150.000 €mais ≥ 60.000 € Appel d’offres ouvert local

< 60.000 €mais > 10.000 €Procédure négociée concurrentielle

Travaux ≥ 5.000.000 €1. Appel d’offres ouvert international2. Appel d’offres restreint international

< 5.000.000 €mais ≥ 300.000 €Appel d’offres ouvert local

< 300.000 €mais > 10.000 €Procédure négociée concurrentielle

Subventions > 100.000 €Appels à proposition ouverts ou restreints

≥ 100.000 € et> 100.000 € Appels à proposition ouverts ou restreints

≤ 10.000 € Attribution

directe


Mémoires des dépenses et comptabilité

Les mémoires des dépenses et la comptabilité doivent couvrir toutes les activités du DP

Règles relatives à lútilisation des devises Système informatisé de double entrée de la comptabilité avec un

compte bancaire séparé pour chaque source de financement (incluant les ressources propres)

Inventaire en continu des investissements/biens Gestion du personnel Véhicules et justificatifs d’utilisation des véhicules

GDP 3.3, 4.1,Annexes 7&11


Amendements au DP

Utilisation de ressources propres Réallocation budgétaire interne Utilisation de la réserve pour imprévus Tous les autres changements du DP requièrent un avenant

GDP 3.3, 3.5


Demande de réapprovisionnement / justificatifs de dépenses

DOIT être fait régulièrement Utiliser les formulaires prévus Effectuer une demande de réapprovisionnement séparée pour

chaque compte bancaire Documents justificatifs Chaque dossier de paiement doit être signée par le régisseur et le

comptable Demande nulle de réapprovisionnement / Apurement de lávance

GDP 4.1, Annexes 9&11


III. CLOTURE

Clôture du DP dans le cadre d’une CdF en cours

Demande de clôture dans les trois mois suivant la fin de la période de mise en œuvre opérationnelle

Apurer complètement lállocation initiale Somme des fonds versés - total des dépenses éligibles = le reliquat L’ON/OR doit émettre un ordre de recouvrement pour le reliquat Compte bancaire du DP = ZERO (transfert des fonds non alloués

au compte DP suivant) Préparer et soumettre le rapport final déxécution

GFR 6.1, 6.2, Annexe 2

GDP 4.1

CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME

Clôture du DP final

Même procédure que celle indiquée plus haut

Les reliquats de ressources propres doivent être transférés au FED

Transfert de biens

Transfert de documentation

GDP 4.1, 4.2


Audits

Commandités par le CdD dans le cadre d’un engagement spécifique

La fréquence des audits doit être inscrite dans la CF et les modalités techniques et administrative du DP

Audit obligatoire avant la soumission de la demande de clôture quand le montant total des dépenses dans la partie régie du budget est supérieure ou égale à 200,000 Euros

GDP 4.1
