Caractéristiques d’un groupeCaractéristiques d’un groupe

DES NORMES DES INTERACTIONS

DES OBJECTIFS COMMUNS

DES REACTIONS COLLECTIVES

DES COMPORTEMENTS AFFECTIFS

UN INSCONSCIENT COLLECTIF

La dynamique dans un groupeLa dynamique dans un groupe

FORCES EXTERNES

FORCES INTERNES

La dynamique dans un groupeLa dynamique dans un groupe

FORCES INTERNES ET EXTERNES

TENSIONS POSITIVES ET NEGATIVES

TENSIONS POSITIVES COMPORTEMENT D’APPROCHE Énergie de production Atteindre les objectifs ( jeu des

désirs)

TENSIONS NEGATIVES COMPORTEMENT D’ÉVITEMENT Énergie d’entretien maintenir le groupe en tant que

groupe( mécanismes de défense)

Le leadership dans un groupeLe leadership dans un groupe

Tensions positives Tensions négatives

Besoins du groupe

LEADER

GROUPE

Facteurs de vulnérabilité des groupes

Altération de l’image du leader

Consignes imprécises,

Interventions défaitistes et dévalorisantes

Cloisonnement du travail

Donner des sous-objectifs sans expliquer leur

contribution à l’œuvre commune

Ne pas informer Accepter d’être

continuellement dérangé pendant un temps de

travail en groupe

S’absenter pendant une réunion de

travail

Laisser le groupe s’installer en position de détente pour travailler

Facteurs de cohésion des groupesFacteurs de cohésion des groupes

Assurance de la compétence du leader et de sa clairvoyance

Image positive du groupe, de

soi

Objectif réaliste et réalisable

Possibilité d’évaluer le chemin

parcouru vers l’objectif

Sentiment pour chaque membre du groupe d’avoir une tâche spécifique,utile à l’atteinte de l’objectif

Sentiment de travailler ensemble d’être «  co-réalisateurs »

Circulation de l’information

opérationnelle et motivationnelle

Conditions favorisant le travail

Pourquoi se réunir ?Pourquoi se réunir ?

Une réunion est nécessaire quand on poursuit un objectif qui s’inscrit dans une des catégories suivantes:

• Informer • Consulter • Débattre • Décider en groupe

Caractéristiques d’un objectif de Caractéristiques d’un objectif de

réunionréunion

il définit le but à atteindre, le type de résultat à obtenir.

il permet aux participants de préparer la réunion efficacement

il tend à renforcer leurs motivations pour y participer

il les informe du rôle qu'ils auront à y jouer. Exemples d’objectifs :

Définir une fiche de fonction Elaborer un emploi du temps

Informer Informer

Le nombre de participants est le second critère de choix

Petit groupe : 15 personnes maximum

Réunion d’information descendante Grand groupe : au delà jusqu’à plusieurs milliers

Réunion magistrale

Informer Informer

Réunion d’information descendante

Objectif : la transmission d’information et le contrôle de la compréhension par le biais d’échanges.

Structure de communication :

Phase 1 : Transmission d’information

Phase 2 : Contrôle de la compréhension

Exemples d’objectifs : informer les salariés des nouvelles règles de sécurité Exemples de réunions : Briefing, présentation d’un rapport

InformerInformer

Réunion magistrale

Objectif : la transmission d’informations, pas d’échanges possibles sauf dispositif particulier

Structure de communication : pyramidale

Exemples d’objectifs : Présenter le bilan de la société

Exemples : Meetings, Colloque , Assemblée générale, Conférences

Animateur = orateur, tribun

Consulter Consulter

Réunion d’information ascendante

Objectif : recueillir des informations, des avis, des opinions, des idées, de la part des personnes qui les détiennent ou qui sont dans la situation.

Structure de communication : pyramidale inversée

Petit groupe : 5 à 12

Exemples d’objectifs : connaître les réactions du personnel vis à vis des nouveaux horaires

Exemples de réunion : enquête, audit de satisfaction, réunion de régulation

DébattreDébattre

Réunion discussion

Objectif : s’ informer réciproquement, réfléchir sur un thème donné et aboutir à des conclusions

Structure de communication : en étoile

Petit groupe : 5 à 12

Exemples d’objectifs : Faire s’exprimer les opinions sur la mondialisation Exemples de réunions : débat, table ronde..

Décider Décider

Réunion décisionnelle 

Objectif : prendre une décision, résoudre un problème

Structure de communication : en étoile

Taille du groupe : 5 à 12

Exemples d’objectifs : Elaborer le budget annuel, choisir un candidat

Exemples de réunions : Suivi de projet, comité de direction, jury, ..

Plusieurs objectifs dans une réunionPlusieurs objectifs dans une réunion

Phases successives

Information Information

Consultation Information Consultation

Décision

ou débat

Information Consultation Décision ou débat

Qui participe ?Qui participe ?

Les objectifs de la réunion permettent de préciser : QUI doit y assister ,

QUI a besoin de l'information,

QUI a un avis à formuler,

QUI doit prendre part à la décision.

Autres critères de choix Connaissances

Compétences

Expérience sur le thème traité

Comment animer une réunion?Comment animer une réunion?

3 fonctions d’animation Production centrée sur les objectifs

Facilitation centrée sur les méthodes et les hommes

Régulation centrée sur les hommes

Par qui ? L’animateur(rice)

Le groupe

Fonction de productionFonction de production

Objectif : Permettre au groupe de résoudre les problèmes qu’il a à traiter de manière optimale.

Comment ? Le groupe produit lorsqu’il :

Apporte, réunit, compare, des informations,

Confronte des opinions, des expériences

Fait des hypothèses,

Propose, évalue des solutions

S’accorde sur une analyse, une orientation, une décision

Prévoit un contrôle de son action

Fonction de facilitationFonction de facilitation Objectif : faciliter la participation de l’ensemble des membres du groupe

et organiser le travail en utilisant des méthodes, des outils, des procédures qui permettent la progression du groupe vers ses objectifs.

Comment ?

Définir le problème

Faire émerger un plan, une méthode de travail

Canaliser les échanges sur le thème traité

Clarifier et coordonner les apports

Souligner les accords

Évoquer les divergences

Veiller au respect du temps…

Régulation Régulation

Objectif : Créer un climat de confiance et l’émergence d’interactions positives entre les membres du groupe. Maintenir les tensions négatives à un niveau qui ne freinent pas la progression du groupe.

Comment ?

Mettre les gens à l’aise pour favoriser l’expression

Veiller à ce que chaque idée émise puisse être examinée et discutée

Reformuler les apports des participants

Renvoyer une question au groupe plutôt que d’y répondre directement

Déceler les oppositions entre participants

Rassurer, encourager

Quels rôles pour l’animateur ?Quels rôles pour l’animateur ?

Facilite

Fait produire Régule

Définit les objectifs de la réunion

Propose un plan, une méthodeL’expression des points de vue

Les reformulations et synthèses

Le savoir : connaissances

Les savoirs-faire : compétences

Les analyses et orientations

Les décisions et actions entreprises

La motivation des individus

Les oppositions, les conflits

La participation , les silences

Les rôles tenus, les sentiments

Les styles d’animationLes styles d’animation

Quelque soit l’entreprise deux facteurs indissociables coexistent mais sont parfois vécus comme contradictoires.

La production

Les hommes

Le style d’animation est déterminé par l’intérêt que l’animateur manifeste pour l’un et l’autre de ces facteurs

4 styles d’animation qui renvoient à des comportements différents

 STYLE D’ANIMATION

   

COMPORTEMENT DE L’ANIMATEUR

SATISFACTION DES PARTICIPANT

AUTORITAIRE Impose idées et objectifs, définit les méthodes de travail, n'écoute pas les participants, ne tolère pas les avis contraires au sien, parfois agressif, décide des conclusions.

Sécurisés puis frustrés, pas la possibilité de s’exprimer

DEMAGOGIQUE Très (trop) attentif au bien-être de chacun, perd du temps à cause de demandes qui n'ont pas forcément de rapport avec le travail à faire, néglige les objectifs de travail au profit du "climat" de la réunion.

Satisfaction de courte durée puis démobilisation progressive de la part de ceux qui attendaient une réunion efficace

LAXISTE Ne définit pas d'objectifs, ne propose pas de méthode de travail, n'organise pas les débats, ne gère pas le temps, laisse s'installer le désordre. Position d’attente vis à vis du groupe, et des participants

Insatisfaction totale

PARTICIPATIF Définit des objectifs et les négocie avec les participants, propose une méthode de travail, gère le travail et contrôle la production du groupe, respecte un équilibre entre la production et les relations en groupe.

Participants motivés et satisfaits, se sentant traités en adultes responsables. Forte mobilisation pour les réunions ultérieures.

Style d’animation Faire s’exprimer

Faire réfléchir Agir Faire agir

AUTOCRATE N’écoute pas, coupe la parole, besoin de s’affirmer

Peur d’être dépassé, du changement

Planifie, répartit les tâches, contrôle, très actif

Résultats à court terme sont atteints

DEMAGOGIQUE Il accepte, expression subie

évite les tensions, en appelle aux sentiments, problèmes non traités

Peur d’être critiqué, fait à la place des autres pour gagner leur sympathie

« C’est dur mais faites-le pour me faire plaisir »

LAXISTE Indifférent, passif

Décourage les initiatives

Ne prend pas position, cherche la sécurité

Transmet les directives

PARTICIPATIF Écoute, cherche à comprendre

Fait s’engager,favorise la créativité

Assume ses responsabilités

Délègue, participation aux décisions

Avantages et inconvénients des styles

Quels outils pour animer ?Quels outils pour animer ?

LA REFORMULATION

Procédure de vérification qui consiste à résumer de manière objective et concise les propos de son interlocuteur.Elle peut concerner :

Le contenu manifeste Le contenu latent Le comportement non verbal

Pour reformuler il faut écouter, ce qui signifie savoir se taire et se centrer sur l’autre

LA SYNTHESE

Résumé des données essentielles qui ponctue le déroulement de la réunion : des synthèses partielles à la synthèse finale.

Quels outils pour animer ?Quels outils pour animer ?

L’APPEL DIRECT A LA PARTICIPATION

Pour faire parler un silencieux après un certain temps, ou un participant qui manifeste par son comportement son désir d’intervenir.

LE QUESTIONNEMENT

Pour rechercher des faits, des opinions, faire préciser, développer des

points de vue, des idées, faire aboutir le groupe …

Question ouvertes / Question fermées

Autres questions : écho, relais, miroir, test, alternative, suggestive

Comment préparer concrètement Comment préparer concrètement une réunion ?une réunion ?

Les participants se demandent :

Informations à donner Commentaires

QUAND a lieu la réunion ? DATE ET HEURE Minimum

OU a lieu la réunion ? LIEU PRÉCIS (plan éventuel) Facultatif si tous les participants sont des habitués et si le lieu est toujours le même

COMBIEN de temps va-t-elle durer ?

DURÉE Permet aux participants de gérer leur temps

POURQUOI est-il important d'y aller ?

OBJECTIFS Information et motivation des participants

QUI sera présent ? LISTE DES PARTICIPANTS Pour compléter l'information

L’INVITATION OU LA CONVOCATION

Préparer les lieuxPréparer les lieux

LOCALISATION DE LA SALLE

localisation optimale occasionnant le moins de déplacements possibles.

Déplacer les différentes séances pour répartir les contraintes de déplacement entre tous, si plusieurs réunions sont prévues.

Prendre en compte les facilités d'accès, de stationnement, de logement, de restauration, de loisirs si une soirée est prévue sur place...

Vérifier le voisinage : nuisances sonores éventuelles, travaux etc.

Autres paramètres : choix d'un lieu symbolique, terrain "neutre".

Le lieu de réunion n’est pas neutre quant aux résultats obtenus , il convient donc d'y

accorder quelque attention.

Préparer les lieuxPréparer les lieux

LA SALLE Dans toute la mesure du possible, la dimension de la salle doit

permettre de s'y sentir "bien", ni perdu dans un hall de gare, ni à l'étroit dans un placard !

Prévoyez une salle éclairée, chauffée en hiver sans l’être à l’excès

Vérifier que le matériel dont vous aurez besoin existe : tableau, rétro ou vidéo projecteur, prises électrique…

Vérifier que la salle est équipée avec un mobilier adéquat. Evitez les salles de réunion de type salon

La disposition spatiale des participants

1 2 3 4

Contrôle moyen Elevé moyen Moyen

Contact visuel

moyen moyen Faible Elevé

Participation moyenne moyenne Faible Elevée

1 2 3 4

LES PHASES D’UNE REUNION DECISIONLES PHASES D’UNE REUNION DECISION

LELE DEMARRAGEDEMARRAGE

Accueillir les participants et faire les présentations

Commencer la réunion à l’heure

Définir son rôle et celui des participants

Introduire la réunion : TOPO

Accueillir les retardataires en faisant une synthèse de ce qui a été dit

Thème : Présenter l’ objet de la réunion et les points à traiter

Objectif : L’animateur le situe dans son contexte ( ce qui existait avant la réunion et l’a rendu nécessaire)

Procédure : Définir les règles de fonctionnement, les méthodes utilisées, les suites données à la réunion

Ordre du jour : Plan de la réunion, déroulement et durée des séquences de travail

Introduire la réunionIntroduire la réunion

Répondre aux cinq interrogations des participants

Qui est le formateur ?

Qui sont les autres ?

Qu’allons nous faire?

Comment allons nous le faire ?

Quelle organisation ?

LES PHASES D’UNE REUNION DECISIONNELLELES PHASES D’UNE REUNION DECISIONNELLE

LE DEROULEMENTLE DEROULEMENT

Phase d’EXPRESSION

Lancer la discussion

Favoriser la participation : écoute, reformulation, questionnement

Prendre en compte tous les points soulevés et les soumettre à l’appréciation du groupe

Noter les idées principales, les questions posées

Réguler les échanges dans le groupe

Synthétiser les idées par écrit

LES PHASES D’UNE REUNION DECISIONNELLE LES PHASES D’UNE REUNION DECISIONNELLE

LE DEROULEMENTLE DEROULEMENT

Phase de STRUCTURATION

Élaborer en commun une méthodologie de travail,

Définir les impératifs, les contraintes, les éléments souhaitables

Établir des critères d’évaluation

Signaler au groupe sa progression par rapport au plan

Formuler des synthèses partielles aux différentes étapes du travail

Privilégier les éléments factuels

LES PHASES D’UNE REUNION LES PHASES D’UNE REUNION

LE DEROULEMENTLE DEROULEMENT

Phase de DECISION

Récapituler les résultats

Évaluer les propositions au regard des critères et des contraintes

Rapprocher les points de vue en cas de divergence

Rechercher le consensus

Gérer les conflits

Faire valider les décisions par l’ensemble du groupe

Définir un plan d’action pour leur mise en œuvre

Distribuer les rôles et les tâches ( qui fait quoi )

Prévoir une procédure de suivi

LES PHASES D’UNE REUNION LES PHASES D’UNE REUNION

LE DEROULEMENTLE DEROULEMENT

Phase de CONCLUSION

Faire une synthèse finale

Confirmer les étapes suivantes et

les responsabilités

Fixer la date de la prochaine

réunion

Remercier les participants

Phase d’ÉVALUATION

Atteinte des objectifs

Respect de l’ordre du jour

Validité des décisions : réalistes, réalisables

Satisfaction des participants

Planification des actions

Points d’amélioration possibles

LES PHASES D’UNE REUNION LES PHASES D’UNE REUNION

LE COMPTE RENDULE COMPTE RENDU

Compte rendu de synthèse

Liste des participants

Date de la réunion

Ordre du jour

Objectifs prévus

Décisions prises

Le plan de mise en œuvre

Les modalités de contrôle

La conclusion

Procès verbal

Nom et qualité du président de séance, du secrétaire

Liste des participants, des excusés, des absents

Lieu, date, heure de la réunion

Ordre du jour

Objectifs prévus

Chronologie des événements

Nomination à chaque étape de la personne qui parle ou agit

Signatures PS, secrétaire, participants

CONDITIONS DE LA PARTICIPATIONCONDITIONS DE LA PARTICIPATION

NOMBRE DE

PARTICIPANTS

QUALITE DE

L’ANIMATION

MATURITE DU

GROUPE

NOMBRE ET QUALITE

DES INTERVENTIONS

CONDITIONS

MATERIELLES

MORAL DU GROUPE

QUELQUES DIFFICULTES DE LA PARTICIPATIONQUELQUES DIFFICULTES DE LA PARTICIPATION

PEUR DU JUGEMENT

DIFFICULTE

A MAITRISER

SES EMOTIONS

CONFORMISME REFUS DE LA TACHE

REJET DU TRAVAIL EN GROUPE

VOLONTE DE NE PAS S’IMPLIQUER

La progression dans une réunion décisionnelleLa progression dans une réunion décisionnelle

Thème

Sous-thème 1Expression Évaluation Décision

Sous-thème 3

Synthèse finale

Expression Évaluation Décision

Synthèse partielle

Expression Évaluation Décision

Sous-thème 2

Synthèse partielle

Phases Phases d’évolution d’évolution

d’une d’une équipeéquipe

Confiance

et implication

Objectifs compris

Procédures respectées

Conflits gérés positivement

Leadership approprié

Démarche de résolution de problèmes

Équipe totalement fonctionnelle et indépendante

Pas d’objectifs

Travail individuel

Écoute faible

Lenteur de résolution

Pas de prise de décision

Aucune réelle motivation

Pas d’approche systématique

Aucune organisation

Émergences de conflits

Effort d’écoute

Objectifs encore incertains

Sentiment de frustration

Peu de progrès

Essai d’organisation

Prise en compte

d’opinions

Procédures établies

Objectifs définis et clarifiés

Conflits presque réglés

Membres impliqués

Respect des différences

Écoute accrue

Sentiment de fierté et de compétence

Collaboration