MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES -----------------SECRETARIAT GENERAL ------------------

BURKINA FASO----------

Unité - Progrès - Justice

POUR L’AUDIT ORGANISATIONNEL DES SECRETARIATS DES STRUCTURES DU MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES

Février 2013

TERMES DE REFERENCETERMES DE REFERENCE

I- contexte et justification

Le Ministère de l’Economie et des Finances (MEF), conformément au

décret n°2012-588 /PRES/PM du 12 juillet 2012 portant attributions des

membres du Gouvernement, a pour mission la mise en œuvre et le suivi

de la politique du Gouvernement en matière d’Economie, de finances

publiques, de planification stratégique et de prospective.

Les enjeux et défis liés à l’accomplissement de la mission du MEF exigent

un renforcement continu des capacités organisationnelles des structures.

C’est dans ce sens que le MEF a engagé depuis 2011, des réformes

institutionnelles et organisationnelles ayant abouti à la réorganisation de

ses structures consacrée par le décret n°2012-546/PRES/PM/MEF du 2

juillet 2012.

Les secrétariats particuliers des différentes structures constituant le point

d’entrée et de contact avec les usagers au sein de chaque structure, il

apparait plus que nécessaire qu’ils puissent contribuer significativement à

l’atteinte de la vision du MEF : « faire du MEF une administration moderne,

efficace, transparente et solidaire ».

Aussi, un fonctionnement optimal des secrétariats dans la perspective

d’une recherche constante de la qualité doit figurer au nombre des

exigences des capacités institutionnelles et organisationnelles du MEF.

S’il n’est plus à démontrer que le secrétariat particulier est plus

qu’indispensable à l’efficacité, à l’organisation et à la rentabilité d’un

premier responsable, il est aussi évident qu’un accent particulier doit être

mis sur les critères d’occupation des postes de secrétaires et des mesures

et outils pour plus d’efficacité dans ces unités administratives.

C’est dans ce sens que les plus hautes autorités du MEF comptent

renforcer l’organisation des secrétariats des cabinets des ministres, du

Secrétaire Général, des Secrétaires Permanents, Directeurs Généraux et

Centraux, en commanditant un audit organisationnel desdits secrétariats.

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II) Objectif général

L’objectif global visé par cet audit est de faire un diagnostic des

secrétariats particuliers des structures du MEF en vue de proposer les

changements nécessaires à l’amélioration de la qualité et de l’efficacité du

travail.

III) Objectifs spécifiques

L’auditeur doit de manière spécifique :

a. faire un diagnostic des secrétariats particuliers des cabinets

des Ministres (MEF et MDCB), du Secrétaire Général, des

Directeurs Généraux et Centraux pour en ressortir les forces et

faiblesses (Organisation et fonctionnement) ;

b. évaluer les capacités humaines (adéquation profil/poste) et

matérielles des secrétariats à remplir les missions ;

c. proposer des outils modernes efficaces de gestion des

secrétariats ;

d. faire des propositions en matière d’organisation,

d’amélioration des performances, d’occupation des postes de

travail;

e. élaborer un plan de renforcement des capacités des différents

secrétariats.

IV) Résultats attendus

L’étude doit déceler les faiblesses qui handicapent les secrétariats

particuliers dans l’accomplissement des missions à eux confiées et

proposer un plan de réforme et/ou un plan de renforcement des capacités

humaines et matérielles.

L’auditeur doit fournir notamment :

a. une analyse critique du fonctionnement des secrétariats

particuliers des structures du MEF (forces et faiblesses).

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b. des propositions d’une démarche efficace et harmonisée de

l’exécution du travail au sein des secrétariats particuliers ;

c. des propositions spécifiques de renforcement de chaque

secrétariat particulier ;

d. un inventaire des besoins en ressources humaines et

matérielles pour garantir un fonctionnement optimal des

secrétariats particuliers;

e. un plan de formation (initiale et continue) des agents ;

f. des propositions d’accompagnement pour la mise en œuvre

des solutions proposées.

V) Réalisation et suivi des travaux

- Réalisation des travaux

La réalisation de la mission d’audit sera confiée à un cabinet spécialisé

dans l’audit des secrétariats.

- Suivi des travaux

Un Comité de suivi sera mis en place par arrêté du MEF afin de veiller à la

bonne réalisation de la mission.

VI) Délai d’exécution

La durée de l’étude est de six (06) mois maximum. L’auditeur doit fournir

un rapport provisoire cinq (05) mois après la notification du contrat.

Le rapport final doit être déposé quinze (15) jours après la tenue d’un

atelier de validation du rapport provisoire qui sera organisé quinze (15)

jours après la réception du rapport provisoire.

VII) Budget de fonctionnement

Le financement de l’audit des secrétariats particuliers du MEF sera assuré

par le budget de l’Etat, gestion 2014.

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