Cellule d’Appui et de Gestion - République ... · Bilan de réalisation ... Un élément clé du PA PNDS est l’appui à la mise en place de l'approche ... intermédiaire à travers

MINISTERE DE LA SANTE

SECRETARIAT GENERAL

DEVIS PROGRAMME N°1 CAG PA

ENGAGEMENT FINANCIER / INDIVIDUEL N°FED/2011/261

Rapport narratif final du devis

Période du

Cellule d’Appui et de Gestion

PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE

DEVELOPPEMENT SANITAIREDEVELOPPEMENT SANITAIREDEVELOPPEMENT SANITAIREDEVELOPPEMENT SANITAIRE

Union

Européenne

MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE

DEVIS PROGRAMME N°1 CAG PA PNDS

ENGAGEMENT FINANCIER / INDIVIDUEL N°FED/2011/261 -

narratif final du devis programme n°1 CAG

Période du 14 avril 2011 au 31 mars 2012

Mais 2012

Cellule d’Appui et de Gestion

PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE PROJET D’APPUI AU PLAN NATIONAL DE

DEVELOPPEMENT SANITAIREDEVELOPPEMENT SANITAIREDEVELOPPEMENT SANITAIREDEVELOPPEMENT SANITAIRE

- 345

République Démocratique

du Congo

2

PAPNDS – Rapport narratif final de la régie CAG

Table des matières

1 RESUME ....................................................................................................................................... 3

2. INTRODUCTION ............................................................................................................................... 6

3. Bilan de réalisation des activités du DP ............................................................................................. 15

4. Bilan de réalisation financière du DP1CAG ........................................................................................ 20

5. LEÇONS TIREES DU DP1CAG ............................................................................................................ 21

5. DIFFICULTES RENCONTREES ............................................................................................................ 21

6. SIGNATURES .............................................................................................................................. 21

3


1 RESUME

Le présent rapport final décrit les activités de mise en œuvre du DP1CAG et de ses deux avenants. Il

couvre toute la période d’exécution du DP1, c’est à dire du 14 avril2011 au 31mars 2012. Il est

établi conformément à la disposition du DP1 qui stipule que « le Régisseur et le Comptable devront

établir 4 rapports intermédiaires succincts d'exécution présentés au plus tard 30 jours après la fin

de chaque trimestre ainsi qu'un rapport final complet d'exécution. Ce dernier devra être présenté

au plus tard 30 jours après la fin de la période couverte par le présent devis-programme et sera

soumis en 1 exemplaire à l’Ordonnateur national (ou régional), en 2 exemplaires au Ministère de la

Santé et en 1 exemplaire au Chef de délégation. »

Le DP1CAG fait partie des instruments de mise en œuvre du PAPNDS pour la période appuyant des

actions du projet au niveau central et particulièrement à la CAG. Son champ d’action couvrait les

problématiques ci-après : (i) l’importance du renforcement du leadership, de la gouvernance et de

l'inter sectorialité via la gestion des organes de pilotage et l’amélioration de la gouvernance par

l’élaboration des textes réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, stratégies, plans

d'actions sectoriels et sous sectoriels, (ii) l’appui au système sanitaire pour le développement des

zones de santé à travers la reforme du financement du secteur avec mise en place d’une approche

sectorielle, la poursuite des appuis au secteur du médicament, notamment par l’actualisation des

textes réglementaires en vigueur.

La logique d’intervention du DP1 CAG était définit comme suit :

Objectif général

L’appui institutionnel du projet contribue aux progrès vers une véritable politique sectorielle

et au renforcement de l’administration du niveau provinciale (OS3)

Objectifs spécifiques

- Un cadre réglementaire et contractuel d’approvisionnement en médicaments essentiels

et générique de qualité a été formalisé (OS3CR1)

- Le pilotage, le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre de la SRSS sont assuré (OS3CR2)

- Les directives nationales pour la prise en charge des patients sont intégrées (OS3CR3)

- La complémentarité des ressources apportées par le Programme, le Fond Mondial, GAVI

et le budget national est assurée (OS3CR4)

Résultats attendus de ce devis programme et modalit és de mise en œuvre.

Pour atteindre les objectifs spécifiques ci-dessus, le DP avait se fixait la r2alisation des 7 résultats

attendus ci-après :

1) Les procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité ont été actualisées et

harmonisées (OS3CR1).

2) La coordination technique du secteur est assurée suivant un calendrier cohérent de

programmation et de monitoring (OS3CR2)

4


3) Le monitoring des provinces est assuré suivant un rythme trimestriel par une

4) Le nouveau cadre organique du niveau intermédiaire a été élaboré (OS3CR2) ;

5) Les fonctions de coordination, de suivi évaluation, l'administration et de logistique et de

gestion du PA PNDS sont opérationnelles au sein d'un bâtiment approprié. (OS3CR4) ;

6) La gestion programmatique du PA PNDS est assurée. (OS3CR4)

7) Le manuel de procédures du MSP sera actualisé. (OS3CR4) ;

8) Le PAO 2012 du secteur de la santé est élaboré (OS3CR2)

Plusieurs activités étaient programmées pour chacun des résultats et pour en faciliter l’alignement

à la structure du CDSMT du Ministère, la budgétisation du DP a été faite dans cette matrice.

Le DP1 CAG a connu deux réaménagements budgétaires. Le premier est intervenu pour ramener la

période de fin de mise en œuvre du DP au 31 mars 2012.Le deuxième avenant a été signé le 14

décembre 2011, dans le but d’intégrer les activités supplémentaires au DP avec incidence

d’augmentation du budget.

Ainsi donc, le budget global du DP1 CAG arrêté en euro est passé de 374 682 € à 412 euros.

Au terme de bilan de réalisations des activités que nous présentons dans ce rapport, on note les

réalisations phares ci-après :

Le DP a permis à la CAG de se mettre en place et de fonctionner comme une structure

opérationnelle qui produit les résultats. Ainsi la CAG s’est doté d’un bâtiment équipés, des moyens

de communication ont été pourvus, véhicules téléphones et internet.

L’impact de cet appui à la CAG a été d’une grande valeur pour le Ministère de la santé. Ainsi, la CAG

s’est placée en première ligne pour la négociation des financements avec les autres bailleurs

notamment le FM. Cette négociation a permis de lancer la mise en œuvre des projets FM RSS, de

transférer la gestion du projet GAVI RSS et plus tard, le FM TB et FM Palu. Au terme du DP, la CAG

est devenu le maitre d’œuvre délégué des projets financés par les bailleurs de Fonds notamment le

FM, GAVI RSS et le FED.

La CAG a été très actif dans la mobilisation des fonds auprès des autres bailleurs pour lui même que

pour l’ensemble du Ministère. C’est dans ce chapitre qu’on enregistre le projet de coopération

délégué du Royaume de Belgique et l’UE et le projet d’accélération pour les OMD.

L’impact de la mise en place de la CAG s’est aussi démontré dans le développement d’une régie en

son sein, qui non seulement a élaboré les DP antérieurs, les a mis en œuvre et va continuer à

élaborer les DP DP futures.

Le DP a permis aussi au Ministère de poursuivre sa réforme dans bien des domaines notamment

dans le développement du projet de cadre organique, le développement du SNAME et la réforme

du financement. Pour ce qui concerne cette dernière l’implantation la CAG a permis de servir de

réceptacle d’accueil et d’encadrement de l’Agefin qui s’est installé dans les mêmes locaux. Avec

l’installation de l’Aaefin et le développement du manuel des procédures, les quatre piliers de la

réforme du financement ont été matérialisés.

Tout cela est énorme comme bilan et en plus c’est du durable, construit sur le long terme.

La mise en œuvre du DP n’a pas connu que de bons résultats, il y a eu aussi de ratés au nombre

desquels on peut citer : le DP n’a pas permis à la CAG de se mettre en place avec toutes les

compétences requises, la question des ressources limitées oblige. Il n’a pas permis aussi à la CAG de

5


garder l’ensemble de son personnel recruté. Ainsi la CAG a connu des départs des cadres dont entre

autres, celui du gestionnaire du PAPNDS et régisseur du DPCAG.

La situation budgétaire et financier en euro au 31 mars 2012 se présente comme suit :

Budget initial DP1

(régie) Budget final Montant décaissé

Taux d’exécution

budgétaire en %

374682 euros 412 321 euros 308480,88 euros 74,82

6


2. INTRODUCTION

La Commission européenne et le Gouvernement de la République Démocratique du Congo ont

signé le 9 juillet 2010, la Convention de Financement n° FED/2009/21511 du Projet d'appui au Plan

National de Développement Sanitaire (PA PNDS) pour un budget global de 51.000.000 euros.

Le PA PNDS est en cohérence avec le PNDS qui est une émanation de la SRSS. Les objectifs généraux

du PA PNDS sont (i) au niveau national, l'appui institutionnel du projet contribue aux progrès vers

une véritable politique sectorielle et (ii) dans les provinces ciblées (Nord Kivu, les 2 Kasaï, Province

Orientale), l'accès des populations et en particulier les populations défavorisées aux services de

santés est amélioré dans les formations sanitaires ciblées.

Les objectifs spécifiques se déclinent en 3 volets : qualité des soins, accessibilité et renforcement de

l'administration du niveau provincial.

Un élément clé du PA PNDS est l’appui à la mise en place de l'approche sectorielle (Swap) à travers

le Renforcement institutionnel de la CAG, l’accent sur la couverture de services de santé et la

qualité des prestations offertes aux 2,9 millions de personnes ciblées ainsi que la mise en place de

mécanismes de financement de ces différentes structures sur base d’une approche contractuelle

liant la rémunération aux résultats.

Pour l'exécution du PA PNDS, il a été prévu la mise en place de différents Devis-Programmes (DP) :

i) l’appui institutionnel à la CAG qui est une structure du Secrétariat Général à, (ii) l’appui au niveau

intermédiaire à travers le Fonds de Développement du Système de Santé (FDSS) et (iii) l’appui au

niveau périphérique via le Fonds d'Achat des Services de Santé (FASS) au niveau des 4 provinces

concernées par le programme.

Les différentes problématiques, auxquelles le DP1 CAG se proposait d’apporter l’appui concerne (i)

l’importance du renforcement du leadership, de la gouvernance et de l'inter sectorialité via la

gestion des organes de pilotage et l’amélioration de la gouvernance par l’élaboration des textes

réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, stratégies, plans d'actions sectoriels et sous

sectoriels, (ii) l’appui au système sanitaire pour le développement des zones de santé à travers la

reforme du financement du secteur avec mise en place d’une approche sectorielle, la poursuite des

appuis au secteur du médicament, notamment par l’actualisation des textes réglementaires en

vigueur.

Les différents intervenants dans la mise en œuvre du Devis-programme sont le CNP, la sous-

commission Approvisionnement du CNP, le Secrétariat général du Ministère de la Santé, la CAG et

le pool des moniteurs.

7


Les groupes cibles sont le niveau central du Ministère de la Santé Publique avec ses directions et

ses programmes spécialisés et les bailleurs de fonds du secteur de la santé. Les bénéficiaires finaux

sont les populations des 4 provinces ciblées par le projet : Kasaï occidental, Kasaï oriental, province

orientale et Nord-Kivu.

La logique d’intervention du DP1 CAG

Objectif général

L’appui institutionnel du projet contribue aux progrès vers une véritable politique sectorielle

et au renforcement de l’administration du niveau provinciale (OS3)

Objectifs spécifiques

- Un cadre réglementaire et contractuel d’approvisionnement en médicaments essentiels

et générique de qualité a été formalisé (OS3CR1)

- Le pilotage, le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre de la SRSS sont assurés (OS3CR2)

- Les directives nationales pour la prise en charge des patients sont intégrées (OS3CR3)

- La complémentarité des ressources apportées par le Programme, le Fond Mondial, GAVI

et le budget national est assurée (OS3CR4)

Résultats attendus de ce devis programme et modalit és de mise en œuvre

Résultat 1. Les procédures nationales d'approvision nement en MEG de qualité ont été actualisées et harmonisées (OS3CR1).

Cette actualisation des procédures nationales consistera en une mise à jour des circuits matière et

financiers ainsi que des outils de gestion, une description des rôles des différents maillons du

SNAME (CDR, zones de santé et formations sanitaires) et du système de suivi-évaluation du SNAME.

A travers elle, une obligation de respect des listes de produits pré qualifiés dans le cadre du SNAME

sera imposée aux FOSA avec une procédure de validation de ladite liste. Un barème de sanctions

pourra aussi être proposé dans le cadre du SNAME. Le « Manuel des Procédures nationales actualisées d’approvisionnement en MEG de qualité » sera le livrable attendu. Ce résultat pourra

être atteint à l’issue des réunions régulières et thématiques de la sous-commission Approvisionnement, avec l’appui d’une assistance technique court terme. Un atelier national permettra la validation du manuel produit. Des missions d'appui aux provinces seront réalisées par

des experts du Ministère en accompagnement du coaching AT médicament. La prise en charge de

cette activité se fera dans le cadre du contrat assistance technique du PA PNDS.

Résultat 2. La coordination technique du secteur est assurée suivant un calendrier cohérent de

programmation et de monitoring (OS3CR2)

8


Le Ministère de la Santé devra concevoir un calendrier de programmation et de monitoring dans les

provinces ainsi qu’un chronogramme précis des réunions du CCT. Les problèmes identifiés en

province au cours de la revue annuelle permettront d’axer les visites de supervisions et de suivi sur

la résolution de problèmes précis, et guideront l’élaboration du PAO 2012. Les réunions

semestrielles de coordination technique du PA PNDS contribueront aussi à l’atteinte de ce résultat

et permettront notamment une meilleure coordination du projet, l’arbitrage des investissements

dans le cadre du Programme, la préparation des DP2 et éventuellement l’échange sur des

expériences positives. L’appui à la réunion du CNP sera fourni sur base de l’existence d’un calendrier

annuel des réunions du CCT et du CNP ainsi qu’une distribution des documents à traiter au moins 5

jours à l'avance.

Résultat 3. Le monitoring des provinces est assuré suivant un rythme trimestriel par une équipe

sélectionnée de moniteurs et avec des outils standardisés (OS3CR2)

Pour la réalisation de cette activité, une présélection des moniteurs a été faite au cours du Devis

programme de démarrage. Parmi ces moniteurs, certains auront un rayon géographique précis et

agiront comme tuteurs de provinces spécifiques, tandis que d’autres seront des points focaux de

thématiques précises et ciblées (SNIS, Qualité des soins, Approvisionnement en MEG, Financement

du secteur, Gestion financière, FBR, etc.…). Leur financement est uniquement lié à la mission et non

à la fonction. Les moniteurs réaliseront des missions séquentielles pour l’accompagnement des DPS

et ZS dans la mise en œuvre de leurs Plans de développement respectifs qui, alimentent le PNDS.

Les termes de référence génériques de ces missions seront préparés par la CAG, notamment par

l'ATLT. De leurs missions, ils fourniront des informations au Ministère de la Santé pour un

changement d’orientation dans la mise en œuvre des projets. Pour ce faire, ils utiliseront les outils

de monitoring développés dans le PS9FED comme le benchmarking et le ranking des ZS, le cadre

logique de mise en œuvre, etc…… au cours de ces missions de monitoring du PA PNDS, l’intérêt des

moniteurs se portera aussi sur l'ensemble des cadres de performance et non seulement PA PNDS.

Pour ce faire, la CAG assurera la coordination des différentes sources de financement pour assurer

un monitoring intégré dans toutes les provinces.

L’AT CAG pourra accompagner ces visites des membres du niveau central. Les missions du régisseur

et du comptable PAPNDS ainsi que certaines missions du secrétariat général qui contribuent à la

coordination et au suivi du PA PNDS ainsi qu’au renforcement des capacités des DPS dans

l’accomplissement de leurs fonctions pourront être pris en charge sur cette ligne.

Résultat 4. Le nouveau cadre organique du niveau intermédiaire a été élaboré (OS3CR2)

Sous réserve que l'agenda en faveur d'une décision politique à ce propos est maintenu, le projet du

cadre organique en développement sera coulé en textes règlementaire et complété par des cahiers

de charges par poste avec un guide opérationnel de changement. L’actuel DP prendra en charge les

réunions de la Commission mixte MSP-Ministère de la Fonction Publique chargée de finaliser le

cadre organique et de déterminer les profils des postes ainsi que l’atelier de validation du nouveau

9


cadre organique. Le nouveau cadre organique validé du niveau intermédiaire sera le livrable

attendu.

Résultat 5. Les fonctions de coordination, de suivi évaluation, l'administration et de logistique et

de gestion du PA PNDS sont opérationnelles au sein d'un bâtiment approprié. (OS3CR4)

Sous réserve d'un financement conjoint de GAVI, de la Coopération déléguée et du Fonds Mondial

pour le personnel de coordination, d'administration et de suivi évaluation, ce devis-programme

contribuera au fonctionnement courant de la CAG.

Pour atteindre ce résultat il est prévu, en plus du chauffeur, du régisseur et du comptable déjà

présents, que le DP1 prenne en charge en termes d’indemnités de fonction à certains membres de

la CAG à recruter : un assistant administratif et/ou comptable, une réceptionniste et du personnel

d’entretien pour un fonctionnement plus efficace et harmonieux. En outre, ce DP contribuera à la

réfection du bâtiment de la CAG lui affecté par le Ministère de la Santé, ce qui devrait permettre à

court terme des meilleures conditions de travail pour les services de la Cellule d’Appui et de Gestion

(CAG).

Résultat 6. La gestion programmatique du PA PNDS est assurée. (OS3CR4)

Le régisseur du présent devis programme contribuera à l’élaboration d’un plan de travail pour la

mise en œuvre du PA PNDS, préparera et suivra les engagements contractuels du PA PNDS. Il

assurera la liaison entre les contractants d'une part et les services centraux du MSP, les services de

l'Ordonnateur National du FED et la Délégation de l'Union Européenne d'autre part et assurera la

fonction de "Gestionnaire de projet".

Dans le cadre des engagements contractuels du PA PNDS (devis programmes, marchés et contrats

de subvention en engagements spécifiques), il travaillera en étroite collaboration avec les unités de

passation de marché, d'approvisionnement et d'audit interne pour élaborer ou faire élaborer les

dossiers d'appel d'offre pour les marchés de fournitures, les marchés de travaux et les marchés de

services en engagement spécifiques (donc hors régie) ou élaborer les termes de référence des

consultants chargés de l'élaboration de ces dossiers d'appel d'offre. De même, il apportera sa

contribution dans l’élaboration des instructions pour les appels à propositions ou attributions

directes des contrats de subvention en engagement spécifique. Il veillera à l’application des

orientations pour les devis programmes au niveau central, intermédiaire et périphérique et les

transmettra aux divisions provinciales de la santé concernées. Lors de la préparation des devis

programmes, il assurera des missions dans les 4 provinces cibles pour l'arbitrage des dépenses qui

pourront être retenues comme éligibles. Par ailleurs, le régisseur assurera l’élaboration des termes

de référence de l'assistance technique court terme et assurera une mission par trimestre dans

chaque province pour faciliter la mise en œuvre des devis programmes, des marchés de

fournitures, de travaux et de services et des contrats de subvention en engagement spécifique. Il

transmettre à l'Ordonnateur National toute correspondance requise dans le cadre de cette mise en

œuvre telle que : demandes de dérogation à l'origine, demande d'utilisation de la provision pour

10


imprévues etc. Il analysera les rapports de mission, d'avancement et finaux du contrat d'assistance

technique, des contrats de subvention et des Devis-Programmes et transmettre son avis à

l'ordonnateur national et les services du Ministère de la santé concernés. Il travaillera sous la

supervision générale du coordonnateur de la CAG et la supervision directe du coordonnateur

adjoint de la CAG.

Résultat 7. Le manuel de procédures du MSP sera actualisé. (OS3CR4)

Le manuel sera mis à jour en ce qui concerne la relation CAG-Agefin, le fonctionnement au niveau

provincial sera décrit, les règles en matière de primes et perdiem seront fixés, les modalités de

contrôle seront détaillés et opérationnalisés.

Pour atteindre ce résultat, ce DP appuiera les réunions de la Commission ad hoc travaillant sur la

finalisation du document. En outre, la mobilisation d’un court terme en appui à ladite Commission

sera faite à travers le contrat assistance technique. Le livrable attendu en rapport avec cette activité

est « le Manuel des procédures du Ministère de la Santé est finalisé »

Résultat 8. Le PAO 2012 du secteur de la santé est élaboré (OS3CR2)

Pour parvenir à ce résultat, une Revue annuelle nationale sera organisée par le Ministère de la

Santé. Dans le cadre d’un appui sectoriel coordonné de la part des bailleurs de fonds, une partie des

frais liés à l’organisation de cette revue seront pris en charge par le présent DP (allocations

journalières de subsistance, location de salle, transport, collations, fournitures de bureau et

reprographies). Les conclusions et recommandations de cette revue seront coulées en orientations

pour l’élaboration du PAO 2012 du secteur de la santé. Celle-ci sera faite à travers un atelier qui se

penchera sur la planification et la budgétisation du PAO 2012, en assurant la cohérence des

activités appuyées par les différents projets d'appui au système de santé, leur alignement avec le

contenu des politiques nationales ainsi que l’harmonisation des différents financements

disponibles. Evidemment, ce PAO devra être validé par le CNP.

Activités

Les activités du DP1CAG déclinées suivant la nomenclature comptable du Cadre de dépenses

sectoriel à moyen terme du secteur de la santé

1. Renforcement du Leadership, de la Gouvernance et de l'intersectorialité

11. Gestion des organes de pilotage

1107. Gestion des structures de pilotage du niveau central

11


110102. Fonctionnement du secrétariat général

Activité : 2.2. Appuyer le Fonctionnement du SG

- Sont éligibles : fournitures de bureau et carburant

- Modalité : contrat de fourniture en régie

- Préalable : il existe un calendrier de réunion du CCT et celui-ci est respecté à 75% au

moins

110105. Fonctionnement du CNP-SS

Activité : 2.3. Appuyer la Tenue des Réunions du CNP SS

- La participation des représentants des 4 provinces cibles du projet à deux réunions du

CNP-SS a été budgétisée

- Sont éligibles : perdiem et transport aérien de ces participants

- Préalable : Les documents relatifs à ces réunions sont disponibles au mois 5 jours

ouvrables à l'avance

12. Amélioration de la gouvernance

1201 Élaboration, actualisation et diffusion des textes législatifs, réglementaires, stratégiques et normatifs

120101 Élaboration des textes réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, des politiques, stratégies, plans d'actions sectoriels et sous sectoriels

Activité 8.1. Appui à la tenue de l'atelier d'élaboration du PAO 2012

- Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier d'élaboration du PAO du

secteur de la santé

- Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, perdiem participants

non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café

Activité 7.1. Appuyer les réunions de la Commissions ad hoc travaillant sur l’actualisation du manuel des procédures du MSP

- Le devis programme contribuera aux frais d'organisation de réunions de la

commission ad hoc d'actualisation du manuel de procédures du MSP.

- Sont éligibles : dépenses de reprographie, fournitures de bureau, per diem

participants non résidents, per diem facilitateurs, location salle, personnel de soutien,

pauses café

- Modalités : le président de la commission soumet une requête pour les besoins pour

une période de 1 à 3 mois, le comptable de la régie assure les paiements aux

fournisseurs

Activité : 1.3. Tenir l'Atelier d'Actualisation et d'Harmonisation des Procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité pour les FOSA

- Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier d'actualisation et

d'harmonisation des procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité

12




Activité 1.2. Recruter un expert international en appui à la sous commission Approvisionnement du CNP

Cette activité sera réalisée dans le cadre de l'AT court terme au PA PNDS

120103 Actualisation des textes législatifs, normatifs, et réglementaires

Activité 1.1. Appuyer les réunions de la sous-commission Approvisionnement du CNP





pauses café



fournisseurs

1202 Réforme et décentralisation dans le secteur

120201. Révision du cadre organique du Ministère

Activité 4.1. Appuyer les réunions de la Commission mixte travaillant sur le projet du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire


commission mixte Fonction publique - MSP.



pauses café



fournisseurs

Activité 4.2. Recruter un Expert international en appui à la Commission mixte

Cette activité sera réalisée dans le cadre de l'AT court terme au PA PNDS

Activité 4.3. Organiser un atelier de validation du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire

- Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier de validation du nouveau

cadre organique du niveau intermédiaire



13


120203. Renforcement des capacités du personnel impliqué dans la mise en œuvre de la réforme

Activité 2.4. Organiser les réunions de coordination technique du PA PNDS à Kinshasa

- Le devis programme contribuera à l'organisation d'une réunion de coordination

technique du PA PNDS


non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas

Activité 3.2. Effectuer des missions de monitorage dans les provinces ciblées par le projet

Activité 6.4. Assurer les missions du Gestionnaire de projet dans les 4 provinces cibles

- Le devis programme contribuera à la réalisation de missions dans les 4 provinces

cibles du projet.

- Pour être éligible ces missions doivent figurer dans le programme trimestriel de suivi-

évaluation de la CAG et l'agent doit présenter des termes de référence avant son

départ.

- Sont éligibles : per diem et tickets sur des vols nationaux

- Modalité de paiement des frais de mission: 80% d’avance, 20% payé sur présentation

des pièces justificatives et rapport de mission

2 Développement des Zones de santé et continuité des soins

3. Appui au système sanitaire pour le développement des zones de santé

33. réforme du financement

3302. Mise en place de l'approche sectorielle

330202. Appui au fonctionnement de la CAG et de l'Agefin

Activité 5.1. Assurer le financement du personnel et de l'activité CAG

- Le devis programme contribuera au fonctionnement de la CAG. Les modalités sont

décrites aux points 1.5.1.2 a)

- Un groupe électrogène adapté à la charge prévue, du matériel informatique pour une

mise en réseau, du mobilier de bureau, du mobilier de salle de réunion et un véhicule

4x4 commandé au cours du DP0 seront acquis

- Des indemnités de fonction seront payées au régisseur et comptable régie déjà

recrutés, ainsi qu' un assistant administratif et financier, un chauffeur, un

réceptionniste, 2 agents d'entretien, Les modalités sont décrites aux points 1.5.1.2 b)

- La réhabilitation du bâtiment annexe au FONAMES sera finalisée

35. réforme du système d'information sanitaire

3502 Amélioration de la qualité de l'information de toutes les composantes SNIS

14


350201 Développement des organes de coordination au niveau provincial et Central

Activité 2.5. Organiser la revue annuelle nationale du secteur de la santé

- Le devis programme contribuera à l'organisation de la revue annuelle du secteur de la

santé


non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas, ticket avion

des participants

Avenants au DP1CAG,

Le DP1 CAG a connu deux avenants au cours de la période se sa mise en œuvre. L’avenant n°1 a

concerné spécialement la durée du DP qui a été ramené du 16 avril 2012 au 31 mars 2012.

L’avenant n° 2 a porté sur la révision à la hausse du budget initial pour prendre en compte

l’intégration des activités supplémentaires qui ont été identifiées. Il s’agissait entre autres :

- l’organisation et le déroulement du 2è atelier de coordination du PAPNDS ;

- La formation des encadreurs provinciaux chargés de renforcement des MEG au

niveau opérationnel ;

- Formation des gestionnaires de la CAG à l’utilisation du logiciel de gestion ;

- Inclusion dans les dépenses de fonctionnement de la CAG, des indemnités de fonction

du chargé de la section Suivi et évaluation et son assistant ;

- L’augmentation de la provision de la réhabilitation des locaux de la AG.

L’incidence sur le budget a fait passé le budget initial de 374 682 Euros à 412 321 Euros

15


3. BILAN DE REALISATION DES ACTIVITES DU DP1CAG

Durant toute la période du DP, le bilan des activités se présente comme suit :

1. Renforcement du Leadership, de La Gouvernance et de l'intersectorialité

11. Gestion des organes de pilotage

1107. Gestion des structures de pilotage du niveau central

110102. Fonctionnement du secrétariat général

Activité : 2.2. Appuyer le Fonctionnement du SG

- Sont éligibles : fournitures de bureau et carburant

- Modalité : contrat de fourniture en régie

- Préalable : il existe un calendrier de réunion du CCT et celui-ci est respecté à 75% au

moins

Au cours de toute la période de mise en eouvre du DP1, le Secrétariat Général à la santé a bénéficié

des fournitures de bureau et du carburant pour le véhicule. Les fournitures de bureau et du

carburant, ont été réalisées à travers des contrats de service avec fournisseur de fournitures et la

station service de carburant. Cet appui a permis au SG d’être actif comme principal animateur du

CCT.

110105. Fonctionnement du CNP-SS

Activité : 2.3. Appuyer la Tenue des Réunions du CNP SS

- La participation des représentants des 4 provinces cibles du projet à deux réunions du

CNP-SS a été budgétisée

- Sont éligibles : per diem et transport aérien de ces participants

- Préalable : Les documents relatifs à ces réunions sont disponibles au moins 5 jours

ouvrables à l'avance

Le DP1 CAG a effectivement appuyé l’unique réunion du CNP tenue au cours de la période.

Contrairement aux prévisions initiales, la réunion du CNP a été délocalisée à Lubumbashi. Les

ressources du Devis programme, ont permis de financer les frais de transport et de séjours à

Lubumbashi des cadres de la CAG, du Ministère de la santé ainsi que des acteursvenus des

provinces (MIP et Ministres provinciaux en charge de la santé). .

12. Amélioration de la gouvernance

1201 Élaboration, actualisation et diffusion des textes législatifs, réglementaires, stratégiques et normatifs

120101 Élaboration des textes réglementaires, normes sectorielles, sous sectorielles, des politiques, stratégies, plans d'actions sectoriels et sous sectoriels

Activité 8.1. Appui à la tenue de l'atelier d'élaboration du PAO 2012

- Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier d'élaboration du PAO du

secteur de la santé

16



participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café

Les ressources mobilisées au DP, ont permis d’appui le processus de planification au niveau central

(mise au point des outils, formation des cadres du niveau central). Elles ont permis également

d’appuyer quelques missions des cadres du niveau central en provinces.

Activité 7.1. Appuyer les réunions de la Commission ad hoc travaillant sur l’actualisation du manuel des procédures du MSP

- Le devis programme allait contribuer aux frais d'organisation de réunions de la




pauses café



fournisseurs

Bien que prévu au DP1 CAG, les autres financements mobilisés auprès des projets GAVI RSS et

Fonds Mondial, ont permis la réalisation des travaux de finalisation du manuel des procédures, ses

outils. Les travaux de mise au point du guide des sous récipiendaires du PR Ministère de la santé

quand à lui, ont été financés par le DP1CAG. Ces travaux ont duré deux jours en atelier non

résidentiel..

Les travaux ont été réalisés en atelier résidentiel. Cela a permis de travailler et de recadrer les

drafts du manuel des procédures. La revue annuelle et la réunion du CNP tenues Lubumbashi ont

servi de cadre où le manuel de procédures finalisé a été présenté et adopté.

Activité : 1.3. Tenir l'Atelier d'Actualisation et d'Harmonisation des Procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité pour les FOSA

- Le devis programme devait contribuer à l'organisation d'un atelier d'actualisation et

d'harmonisation des procédures nationales d'approvisionnement en MEG de qualité



Le devis programmes appuyé la réalisation des travaux de pré qualification des couple produits/

Activité 1.2. Recruter un expert international en appui à la sous commission Approvisionnement du CNP

Un AT court terme en la personne de Sandrine CLOEZ a effectué deux missions en RDC sous le

contrat AEDES. Des missions qui ont permis d’appuyer les structures du PNAM .

120103 Actualisation des textes législatifs, normatifs, et réglementaires

Activité 1.1. Appuyer les réunions de la sous-commission Approvisionnement du CNP

- Le devis programme devait contribuer aux frais d'organisation de réunions de la


17




pauses café



fournisseurs

Les ressources du DP1CAG ont permis de réaliser les travaux d’actualisation du manuel des

procédures SNAME. Travaux qui se sont réalisés en atelier non résidentiel.

1202 Réforme et décentralisation dans le secteur

120201. Révision du cadre organique du Ministère

Activité 4.1. Appuyer les réunions de la Commission mixte travaillant sur le projet du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire

- Le devis programme devait contribuer aux frais d'organisation de réunions de la

commission mixte Fonction publique - MSP.



pauses café



fournisseurs

Le DP1CAG a appuyé les travaux de la commission mixte MFP et MSP. Les travaux se sont déroulés

à la Fonction publique pendant 07 jours avec la participation des experts de la Fonction Publique et

du Ministère de la santé. A l’issu des travaux, le draft 3 du projet du cadre organique a été produit.

Activité 4.2. Recruter un Expert international en appui à la Commission mixte

L’activité n’a pas été faite. L’expert n’a pas été recruté.

Activité 4.3. Organiser un atelier de validation du nouveau cadre organique du niveau intermédiaire

- Le devis programme contribuera à l'organisation d'un atelier de validation du nouveau

cadre organique du niveau intermédiaire



L’activité n’a pas été réalisée, car le projet de cadre organique n’a pas été finalisé pendant la

période du DP1.

120203. Renforcement des capacités du personnel impliqué dans la mise en œuvre de la réforme

Activité 2.4. Organiser les réunions de coordination technique du PA PNDS à Kinshasa

18


- Le devis programme devait contribuer à l'organisation d'une réunion de coordination

technique du PA PNDS


participants non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas

La réunion de coordination du PAPNDS a été organisée au mois de janvier 2012 (du 18 au 23 janvier

2012). Elle a regroupé tous les acteurs de mise en œuvre du projet aussi bien des provinces que de

Kinshasa. Les travaux proprement dits se sont déroulés comme prévus à Kinshasa, à l’HôtelSultani.

Ils ont duré 3 jours. Parmi les faits marquants au cours de ces assises, c’était le partage des

informations sur les nouvelles directives d’élaboration du DP2 en cours de préparation. Et la

présentation du nouveau gestionnaire du projet, le Dr Simbi Ahadi aux participants. Le rapport de la

réunion a été produit et disponible.

Réunions de la tripartite :

Au cours de la période du DP1, plusieurs réunions de la tripartite ont été tenues principalement à la

COFED. Deux à trois réunions ont été organisés à la CAG.

Activité 3.2. Effectuer des missions de monitorage dans les provinces ciblées par le projet

- Le devis programme allait contribuer à la réalisation de missions dans les 4 provinces

cibles du projet.



départ.




Plusieurs missions ont été réalisées en moyenne 4 missions par trimestre dans les quatre provinces.

C’étaient des missions des moniteurs des provinces et des thématiques.

Activité 6.4. Assurer les missions du Gestionnaire de projet dans les 4 provinces cibles

- Le devis programme allait contribuer à la réalisation de missions dans les 4 provinces

cibles du projet.



départ.




Les ressources du DP1CAG ont financé des missions du gestionnaire du projet , du comptable du

DPCAG aussi bien dans le cadre de mission conjointe ou non.

19


2 Développement des Zones de santé et continuité des soins

3. Appui au système sanitaire pour le développement des zones de santé

33. réforme du financement

3302. Mise en place de l'approche sectorielle

330202. Appui au fonctionnement de la CAG et de l'Agefin

Activité 5.1. Assurer le financement du personnel et de l'activité CAG

- Le devis programme devait contribuer au fonctionnement de la CAG.

- Un groupe électrogène adapté à la charge prévue, du matériel informatique pour une

mise en réseau, du mobilier de bureau, du mobilier de salle de réunion et un véhicule

4x4 commandé au cours du DP0 seront acquis

- Des indemnités de fonction seront payées au régisseur et comptable régie déjà

recrutés, ainsi qu'à un assistant administratif et financier, un chauffeur, un

réceptionniste, 2 agents d'entretien, Les modalités sont décrites aux points 1.5.1.2 b)

- La réhabilitation du bâtiment annexe au FONAMES sera finalisée

Pendant toute la durée du devis programme le fonctionnement de la CAG a été assuré. Il s’agit : Les

fournitures de bureau ont été fournis, les services de communication par téléphone et par internet

ont été fournis ; le groupe électrogène acheté et été livré. Les primes des cadres de la CAG y

compris du gestionnaire du projet qui a pris ses fonctions en février 2012, ont été payées.

Le véhicule a été acheté mais la livraison est intervenue au DP2. Les travaux de bâtiment de la CAG

ont été finalisés, le bâtiment réceptionné et occupé. Les mobiliers et le matériel informatique

achetés.

35. réforme du système d'information sanitaire

3502 Amélioration de la qualité de l'information de toutes les composantes SNIS

350201 Développement des organes de coordination au niveau provincial et Central

Activité 2.5. Organiser la revue annuelle nationale du secteur de la santé

- Le devis programme devait contribuer à l'organisation de la revue annuelle du secteur

de la santé


non résidents, location salle, personnel de soutien, pauses café, repas, ticket avion

des participants

Le DP a appuyé la revue annuelle nationale 2010 du secteur, revue tenue à Lubumbashi comme

développé ci-dessus (voir l’activité CNP)

20


4. BILAN DE REALISATION FINANCIERE DU DP1CAG

La situation budgétaire en euro du DP1CAG à la clôture, c’est à dire au 31 mars 2012, se présente

comme suit :

Budget initial DP1

(régie)

Budget à la fin du

DP Montant décaissé

Taux d’exécution

budgétaire en %

374 682 €

412321euros 308480,88 euros 74,82

Le taux d’exécution budgétaire à la clôture du DP a été de 74, 82%.

21


5. LEÇONS TIREES DU DP1CAG

Le DP1 CAG a été la seule source de financement dont disposait la CAG pendant la phase de sa mise

en œuvre. Il s’agit d’un DP qui a permis à la CAG non seulement de se mettre en place, de

fonctionner et de se confirmer au sein des structures du MSP.

En donnant les moyens de fonctionnement, le DP a permis à la CAG de produire les résultats qui

était attendu de lui pendant la phase de négociation des autres financements dont les FM, le

Royaume de la Belgique (coopération déléguée) et l’Union européenne ( Projet d’accélération aux

OMD) .

Le DP a permis à la CAG de servir de structure d’accueil à l’Agfin, aujourd’hui logé avec lui dans les

mêmes locaux. D’où on retiendra que ce DP a permis au Ministère de finaliser la mise en place de

sa réforme sur le financement.

La budgétisation du DP1CAG dans le format CDSMT a permis un alignement des activités du DP au

PNDS et d’en faciliter ainsi l’exécution et a lisibilité.

Malheureusement, à cause de ses ressources limitées, le DP n’a pas aidé la CAG d’aller jusqu’au

bout de sa mise en place. De nombreuses compétences et postes demeurent non pourvus. Le DP

n’a pas permis à la CAG de garder l’ensemble de ses compétences recrutées. Il y eu de départs dont

celui du gestionnaire du PAPNDS. Il y a eu aussi l’arrivée du nouveau gestionnaire à deux mois de

clôture du DP

5. DIFFICULTES RENCONTREES

Parmi les obstacles rencontrés pendant la mise en œuvre du DP1CAG, on trouve sans être exhaustif

deux plus grands:

− La coupure du réapprovisionnement a été à la base de la non réalisation de certaines

activités qui étaient programmées. Finalement, c’est tardivement en mars 2012 que le

compte du devis programme a été réapprovisionné. Le mal état déjà fait. Cette situation

qui a privé la CAG des ressources financières au moment où il en avait vraiment besoin a eu

de répercussions sur la performance du DP et sur le taux de décaissement. Ainsi la plus part

des activités inscrites à l’avenant n°2, n’ont pas pu être réalisées.

− Le départ du gestionnaire du PAPNDS et en même temps régisseur du DP1CAG a pesé

lourdement sur la performance du DP1CAG.

6. SIGNATURES

Pour Le Régisseur Le Comptable

Prof Kwilu Nappa Jean-Rémy KANYAMA

Coordonnateur National de la CAG

22


Documents

Cellule d’Appui et de Gestion - République ... · Bilan de réalisation ... Un élément clé du PA PNDS est l’appui à la mise en place de l'approche ... intermédiaire à travers