Centrale municipale d’achat et d’impression (CMAI)

Centrale municipale d’achat et d’impression (CMAI)

S.-P. Keller, Ing. Dipl. EPF

Historique

Etude et rédaction rapport

Juill

et 2

007

19 D

écem

bre

2007

Déb

ut 2

008

Déc

embr

e 20

09

Nov

embr

e 20

07R

endu

du

rapp

ort

Décision par le CA du maintien de l’atelier d’impression (2 ans)

Création de la Centrale municipale

d’achat et d’impression

2007

2009

2008

Décision d’initier une étude concernant le Service des achats :

redéfinition desmissions et prestations

Acceptation par le CA de la redéfinition des

missions et prestations

Création d’un groupe interdépartemental

Réorganisation interne de l’unité « Prépresse et impressions »

Principales missions

Appliquer une politique d’achat respectant la législation sur les marchés publics et intégrant la dimension du développement durable

Organiser les achats à l’échelle de l’administration publique

Optimiser les processus d’acquisition

Mettre en œuvre une stratégie relative aux prestations de pré-presseet d’impression à l’échelle municipale.

Conseiller les services de l’administration municipale dans l’acte d’achat

Structure CMAI

CMAI

Unité achat et administration Unité impression Secteur assurances

Secteur administration

Secteur pré-presse

Atelier d’impression

Secteur achat

1

6 3 5

31 2.4

535

1

2 2Nbre postes

Equ. temps plein

1

Logistique et stock

3 3

24

11 9 3

Compétences achat en Ville de Genève

Fournitures (fourniture de bureau, carburant, mobilier, etc.), et prestations de services (assurance, nettoyage, etc.)

Centrale municipale d’achat et d’impression (CMAI)

Œuvres d’art, livres de collectionsDépartement de la culture

Fluides et énergieService de l’énergie (ENE)

ConstructionService des bâtiments (BAT), Service d’architecture (ARC)

Véhicules, engins spécifiques, vélosService logistique et technique (LOM), appui de la CMAI

Matériel informatique, fax, photocopieur, téléphonie

Direction des systèmes d’information et de communication (DSIC)

Domaine de compétenceService

Cadre légal : Les marchés publics

Marchés publics – bases légales

Accord GATT/OMC sur les marchés publics, du 15 avril 1994Accord du 21 juin 1999 entre la Confédération suisse et la Communauté européenne sur certains aspects relatifs aux marchés publicsLoi fédérale sur le marché intérieur (LMI), du 6 octobre 1995Accord intercantonalsur les marchés publics (AIMP), du 25 novembre 1994, révisé le 15 mars 2001Loi cantonale autorisant le Conseil d’État à adhérer à l'accord intercantonalsur les marchés publics, du 12 juin 1997, révisée le 30 novembre 2006Règlement cantonal sur la passation de marchés publics, du 17 décembre 2007

Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand

Marchés publics – objectifs

La législation poursuit notamment les objectifs suivants:

Assurer une concurrence efficace entre les soumissionnaires;Garantir l'égalité de traitement à tous les soumissionnaires et assurer l'impartialité de l'adjudication;Assurer la transparence des procédures de passation des

marchés;Permettre une utilisation parcimonieuse des deniers publics : «offre économiquement la plus avantageuse».


Marchés publics – valeurs-seuils

> 250’000.- HT> 250’000.- HTOuverte ou sélective nationale

> 383’000.- HTUniquement si le service

figure dans l’annexe 4 du règlement cantonal

> 383’000.- HTOuverte ou sélective internationale

Entre 150’000.- HT et 250’000.- HT

Entre 100’000.- HT et 250’000.- HT

Sur invitation

< 150’000.- HT< 100’000.- HTDe gré à gré

ServicesFournituresProcédure


Marchés publics – principes à respecter


Veillez …

À ne pas discriminer les soumissionnaires − égalité de traitement et libre concurrenceÀ renoncer aux rounds de négociation (sauf pour le gré à gré)À ce que les personnes appelées à préparer ou à rendre une décision en matière de marchés publics se soient récusées. Pour le personnel appelé à travailler à Genève, à ce que les soumissionnaires respectent les conditions de travail localesÀ l’égalité entre femmes et hommesÀ choisir des critères objectifs, vérifiables et pertinents par rapport au marché, et les énoncer clairement et par ordre d’importance

Art. 32 Conditions de participation (L 6 05.01)1 Ne sont prises en considération que les offres accompagnées, pour le soumissionnaire et ses sous-traitants, des documents suivants : a) attestations justifiant que la couverture du personnel en matière d'assurances sociales est assurée conformément à la législation en vigueur au siège du soumissionnaire et que ce dernier est à jour avec le paiement de ses cotisations; b) attestation certifiant pour le personnel appelé à travailler sur territoire genevois : 1° soit que le soumissionnaire est lié par la convention collective de travail de sa branche, applicable à Genève, 2° soit qu’il a signé, auprès de l’office cantonal de l’inspection et des relations du travail, un engagement à respecter les usages de sa profession en vigueur àGenève, notamment en ce qui concerne la couverture du personnel en matière de retraite, de perte de gain en cas de maladie, d’assurance-accident et d’allocations familiales; c) attestation de l’autorité fiscale compétente justifiant que le soumissionnaire s’est acquitté de ses obligations en matière d’impôt à la source retenu sur les salaires de son personnel ou qu'il n'a pas de personnel soumis à cet impôt; d) déclaration du soumissionnaire s’engageant à respecter le principe de l’égalitéentre femmes et hommes. …

Art. 33 Critères d'aptitude (L 6 05.01)L'autorité adjudicatrice définit des critères d'aptitude conformément àl'article 24. Elle peut exiger des soumissionnaires des justificatifs attestant leur capacité sur les plans financier, économique, technique, organisationnel et du respect des composantes du développement durable, tels que : a) preuve que le candidat exerce une activité en rapport avec celle dont relève la soumission, par exemple sous forme d'un extrait du registre du commerce ou d'un registre professionnel; b) déclaration indiquant l'effectif de la main-d'œuvre permanente et le nombre d'apprentis; c) extrait du registre des poursuites et faillites; d) pièces comptables; e) certificat de qualité.

Art. 42 Exclusion de la procédure (L 6 05.01)1 L'offre est écartée d'office lorsque le soumissionnaire :

…

b) ne répond pas ou plus aux conditions pour être admis à soumissionner; c) a fourni de faux renseignements; d) a conclu un accord qui porte atteinte à une concurrence efficace; e) n'a pas justifié les prix d'une offre anormalement basse, conformément à

l'article 41; f) fait l'objet d'une sanction entrée en force prononcée en application de

l'article 13 de la loi fédérale concernant des mesures en matière de lutte contre le travail au noir, du 17 juin 2005.(1)

2 L'autorité adjudicatrice peut également écarter l'offre d'un soumissionnaire qui : a) n'est pas à jour dans le paiement de ses impôts;

b) ne respecte pas les prescriptions concernant la santé et la sécurité au travail;

c) ne remplit pas les garanties de bienfacture, de solvabilité et de correction en affaires;

d) ne respecte pas les obligations légales en matière de protection de l'environnement;

e) a commis des infractions graves dans le cadre de son activitéprofessionnelle.

CMAI – Objectifs

Prospection des produits et des fournisseurs en collaboration avec les services demandeurs

Connaissance et évaluation des marchés

Négociation

Optimisation des processus

Gestion des demandes d’acquisition et d’impression (volumes en jeu)

Collaboration « acheteur-demandeur »(importante et nécessaire)

Discussion entre acheteur-demandeur pour une stratégie d’achat optimale

Etablissement des cahiers des charges par les services demandeurs en collaboration avec la CMAI, y compris définition des critères d’adjudication (formalisation)

Expertises partagées dans leurs domaines respectifs (connaissances métier)

CMAI - Objectifs (suite)

Exemple de mise en œuvre – consommables informatiques

1. Phase 1 : Avant

2. Phase 2 : Etape intermédiaire (projet pilote)

3. Phase 3 : Etape finale

Phase 1

Service demandeurCMAI

Employé administratifLivreurEmployé

administratif MagasinierFournisseur

Commander (+ engagement

financier)

Livrer

Traiter commande

Réceptionner marchandise

Entrée stock SAP

Bulletin de commande

Marchandise

Demander matériel

Réquisition

Valider demande

Vérifier stock disponible

ou

ok

pas ok

Préparer livraison

Marchandise + BL Livrer marchandise

Marchandise + BL Réceptionner marchandise

InformerDemande de commande

Facturer

Responsable Comptable

Contrôler conformité *

Signer BL

BL signéTransférer BL signé

Saisie sortie SAP

BL signé

Transfert BL signé

Archivage réquisition

et

BL signé

Facture

Réquisition signée

Réquisition signée (validée)

Valider demandeRéquisition signée

Responsable

* = s’agit-il bien d’une demande prise en charge par la CMAI ?

Traiter facture

Phase 2

Service demandeurCMAI

Employé administratifFournisseur 2 MagasinierFournisseur 1 Fournisseur 3

Demander matériel

Valider demande

Réquisition signée (validée)

Consulter catalogues online

fournisseurs

Identifier meilleur marché

Saisir commande via portail e-

commerce (online)

Livrer

Traiter commande

Livrer

Traiter commande

Livrer

Traiter commande

Réceptionner marchandise

FacturerFacturerFacturer


(électronique)

Responsable Comptable

Traiter facture

et

Marchandise + BL

BL signé

Valider commande via portail e-

commerce (online)

Demande validation

Responsable

Réquisition

Valider demandeRéquisition signée

Imprimer bulletin de commande


(papier)

Archivage réquisition

et

Facture

Phase 3

Consommables informatiquesActions:

Recensement des achats en VGAO AIMP pour l’ensemble de l’administration municipale Développement d’une stratégie commune pour VG, optimisation du processus d’achatMise en place d’un portail électroniqueModification des processus budgétaires

Résultats:

1. Procédure d’acquisition des consommables optimisée.• Supression des stocks (économie sur les immobilisations, charges locatives,

entretien) • Diminution des intervenants (réaffectation des ressources humaines)• Rapidité de traitement des commandes (qualité de service)

2. Développement durable:• Économie de papier, d’enveloppes, de timbres, etc.• Livraisons optimisées (limitation des transports)• Locaux de stockage (chauffage)• Diminution des pertes (gestion des stocks externalisée)

3. Réduction des coûts de la marchandise

Documents

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