CHIC - sorbonne-universite · Le Dr. Maria Chiara Maiuri assure la direction scientifique du CHIC, elle est assistée par un responsable technique et opérationnel et chacun des trois

Règlement Intérieur CHIC

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Tabledesmatières

Introduction.......................................................................................................................3LeCHIC.....................................................................................................................................................................................3Nosservices...........................................................................................................................................................................3Descriptifdesmatériels.....................................................................................................4Plateautechniqued’Histologie......................................................................................................................................4PlateautechniquedeCytométrie:analyseettricellulaire...............................................................................4Lepersonnel..........................................................................................................................................................................5LaDirection............................................................................................................................................................................5LecomitédepilotageduCHIC.......................................................................................................................................5

RèglesdefonctionnementduCHIC....................................................................................6Accèsàlaplateforme.........................................................................................................................................................6Nosengagements.................................................................................................................................................................6Systèmederéservation.....................................................................................................................................................7Stockagedesdonnées........................................................................................................................................................8Tarificationetfacturation................................................................................................................................................9Publications.........................................................................................................................................................................10

CHARTEDEL’UTILISATEUR...............................................................................................11


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Introduction

LeCHIC Le Centre d’Histologie, d’Imagerie Cellulaire et de Cytométrie (CHIC) est l’une des trois plateformes du Centre de Recherche des Cordeliers (CRC). Sa vocation est la réalisation de prestations de service en histologie, en imagerie cellulaire et en cytométrie au profit des équipes de recherche du CRC, ou d’équipes extérieures.

Nosservices Les activités des plateformes s’inscrivent dans un service d’accompagnement à la recherche de la communauté scientifique du CRC et extérieure. Les données générées au CHIC impliquent :

• La mise à disposition de matériels et infrastructures après formation à l’utilisation des appareils

• La prestation de service avec prise en charge de tout ou partie d’un projet de recherche

Elles sont le fruit d’un travail de conseil et de mise au point expérimental effectué en collaboration avec le client.


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Descriptifdesmatériels

Plateautechniqued’HistologieResponsable: Kevin GARBIN

Matériel En autonomie

Avec assistance

! Microdissecteur laser (Leica) AS-LMD X X ! Cryostat (Leica) RM2145 X X ! Microtome (Leica) RM2145 X X ! Automate d’inclusion en paraffine (Leica) ASP300 X X ! Automate de marquage (Ventana) Discovery XT X X ! Automate de marquage (Leica) AS48Link X X

PlateautechniquedeMicroscopieOptiqueetConfocale Responsable: Christophe KLEIN

PlateautechniquedeCytométrie:analyseettricellulaireResponsable : Hélène FOHRER-TING


Avec assistance

! Microscope confocal spectral à balayage laser (Zeiss) LSM 710 X X ! Microscope à fluorescence + apotome (Zeiss) Axiovert 200M X X ! Scanner de Lames (Zeiss) Axio Scan Z1 X X ! Microscope à détection spectrale (Perkin Elmer) Mantra X ! ELISPOT (CTL) Immunospot X X ! Des logiciels d’analyse accessibles aux utilisateurs.

• Zen Lite (Zeiss) • Image J • Visiopharm

X X


Avec assistance

! Cytomètre analyseur (Becton Dickinson) LSRII X X ! Cytomètre analyseur (Becton Dickinson) FORTESSA X20 X X ! Cytomètre trieur (Becton Dickinson) FACS Aria III X ! Cytomètre trieur (Becton Dickinson) Influx X ! Immunoessai multi-analytes (Luminex) FlexMap3D X X ! Séparateur de cellules (Miltenyi Biotec) Automacs Pro X ! Des logiciels d’analyse accessibles aux utilisateurs.

• FlowJo (cytométrie) • Spice (analyse et représentation graphique de larges

quantités de données cytométrie et/ou luminex) • FCAP Array (CBA) • Xponent (Immunoessai multi-analytes)

X X


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GestionduCHIC

Lepersonnel Le Dr. Maria Chiara Maiuri assure la direction scientifique du CHIC, elle est assistée par un responsable technique et opérationnel et chacun des trois plateaux techniques est sous la responsabilité d’un expert.

• Dr. Estelle DEVÊVRE : responsable technique et opérationnel • M. Kevin GARBIN : responsable du plateau d’histologie • M. Christophe KLEIN : responsable du plateau de microscopie optique et

confocal • Dr. Hélène FOHRER-TING : responsable du plateau de cytométrie et du

Management de la Qualité

LaDirection Le directeur scientifique est en charge de définir une politique d’orientations scientifiques, techniques et budgétaires. Par conséquent il analyse les différentes propositions faites par le responsable technique et opérationnel. Il assure en outre le lien auprès des instances décisionnelles du CRC et des tutelles. Le responsable technique et opérationnel est en charge du suivi technique de la plateforme (veille technologique) et supervise la mise en œuvre des décisions du comité de pilotage validées par le CoDir. La direction du CRC décide, sous avis motivé du responsable technique et opérationnel et en collaboration avec le directeur scientifique et les coordinateurs administratifs, de toute modification de l’organisation et/ou du budget jugé nécessaire.

LecomitédepilotageduCHIC Le comité de pilotage se réunit une fois par an, ou exceptionnellement si nécessaire. Il est composé :

! du directeur scientifique des plateformes du CRC, ! du responsable technique et opérationnel du CHIC, ! du personnel technique du CHIC, ! de la gestionnaire des plateformes, ! d'un référent et un suppléant par équipe utilisatrice du CHIC (voir liste en annexe 1).

Annuellement le bilan de la gestion des matériels et infrastructures est abordé. Le comité de pilotage a également pour mission d’assister les Responsables Scientifiques, Techniques et administratifs du CHIC dans la recherche de solutions aux problèmes de fonctionnement et de gestion du CHIC, l’application du Règlement Intérieur, la préparation du budget annuel du CHIC pour présentation au Comité Directeur du CRC et validation. Les orientations scientifiques peuvent être également débattues en CoPil.


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RèglesdefonctionnementduCHIC

Accèsàlaplateforme ! Le CHIC est ouvert du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00. Les absences du personnel sont indiquées sur le planning de réservation en ligne. ! L’accès par badge se fait du lundi au vendredi de 7h00 à 19h00. En dehors de ces horaires, tout utilisateur devra se faire connaître auprès du responsable technique et opérationnel du CHIC et suivre la procédure de mise en sécurité des travailleurs isolés. ! Seules les personnes autonomes ayant suivi une formation dispensée et validée par le personnel technique du plateau concerné sont autorisées à utiliser les instruments mis à disposition en dehors des heures d’ouvertures ou en l’absence du personnel du CHIC. Cette autorisation ne concerne pas l’utilisation du cryostat ou du microtome en raison des risques de coupure. Note : Seul le personnel technique de la plateforme est habilité à délivrer une formation. Les formations ne peuvent pas être assurées par des utilisateurs déjà formés n’ayant pas de responsabilités sur la plateforme. ! Toute personne souhaitant faire appel aux services de la plate-forme pour la première fois doit impérativement se faire connaître auprès du responsable technique et opérationnel et du responsable du plateau technique concerné. Une fiche projet devra être remplie à cette occasion. Une fiche client externe sera à remplir pour toute personne étrangère au CRC.

Nosengagements

Le personnel technique de la plateforme s’engage à : - Mettre en œuvre et faire appliquer les règles d’Hygiène et Sécurité qui sous-

tendent son activité. - Planifier les maintenances et effectuer des contrôles qualité réguliers sur les

appareils dont il a la charge. - Mettre en œuvre les démarches nécessaires afin de mettre fin à un

dysfonctionnement observé sur les matériels et infrastructures. - Maintenir en état de fonctionnement le parc informatique. - Communiquer aux utilisateurs toute information ayant un impact sur

l’utilisation des matériels et infrastructures. - Gérer les commandes de consommables à sa charge afin d’éviter toute

interruption de service. - Former les utilisateurs qui en font la demande, et au besoin les assister dans

leurs analyses.


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Systèmederéservation Avec assistance : ! Tout utilisateur souhaitant bénéficier de prestations avec assistance doit impérativement prendre rendez vous au préalable avec les personnels responsables de cet appareil. Note : Les tris cellulaires et les immunoessais multi-analytes (Luminex) sont effectués exclusivement avec assistance. Utilisation autonome : ! Seuls les utilisateurs qui ont rempli une fiche projet et validé la formation pratique sont autorisés à utiliser le système de réservation en ligne des appareils du CHIC. ! A l’issue de sa séance, chaque utilisateur doit en outre s’inscrire sur le cahier d’utilisation présent à côté de chaque instrument.

Règlesd’hygièneetsécurité ! L’accès est autorisé aux utilisateurs formés, après validation des procédures d’analyse et/ou de tri par les responsables du CHIC. ! Les responsables techniques doivent être tenus informés de la nature des échantillons à analyser. En particulier, l’accès au CHIC d’agents pathogènes ou génétiquement modifiés est restreint et ne doit se faire qu’après accord avec le responsable technique et opérationnel du CHIC. Les analyses ou les tris de cellules vivantes normales, infectées ou transfectées par des agents réplicatif-naturels ou OGM de classe I ou II, interdisant l’utilisation de détergents ou d’agents de fixation, doivent être signalés aux personnels techniques du CHIC. Dans ce cas, les analyses ou les tris seront réalisés selon des procédures renforcées de sécurité.

Les utilisateurs s’engagent à : - Se présenter aux ingénieurs de la plateforme lors d’une première utilisation. - Ne pas assurer la formation de nouveaux utilisateurs (celle-ci doit être faite par le

personnel de la plateforme). - Respecter les horaires de réservation des instruments - Se conformer aux règles d’Hygiène et Sécurité appliquées sur la plateforme. - Respecter rigoureusement les consignes d’utilisation des appareils. - Consigner de façon adéquate et communiquer au personnel technique tout

problème rencontré sur un appareil. - Assurer l’archivage de ses propres données. - Communiquer au personnel technique tout changement de projet. - Promouvoir la reconnaissance de la plateforme et du personnel technique qui y

travaille en l’incluant dans la liste des auteurs, ou en faisant mention de l’utilisation des ressources du CHIC dans les publications.


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! Le transport des échantillons depuis les laboratoires jusqu’au CHIC se fait dans des tubes bouchés, sur des portoirs et dans des boîtes fermées. Les tubes ne sont ouverts qu’immédiatement avant leur analyse et rebouchés immédiatement après. ! NE SONT PAS AUTORISEES DANS LES LOCAUX DU CHIC les préparations cellulaires préalables à l’analyse par microscopie, ou cytométrie. Ces préparations se font strictement dans les laboratoires avant accès au CHIC. Seule l’addition extemporanée de colorants vitaux est autorisée dans les conditions strictes de manipulation des cellules vivantes. Les manipulations ultérieures au tri cellulaire doivent-être strictement réalisées dans le laboratoire d’origine. ! Tous les utilisateurs doivent porter l’équipement de protection individuel de base : blouse et gants. ! Tri de cellules vivantes : L’accès au L2 est limité aux personnes autorisées. Le port supplémentaire d’une charlotte, de sur-chaussures et d’un masque est exigé. ! Toutes les analyses en microscopie, cytométrie, ou les tris de cellules potentiellement contaminées par des agents de classe 1 ou nécessitant la conservation de la viabilité cellulaire ou l’intégrité des acides nucléiques seront préparées selon les règles suivantes : La préparation cellulaire comporte au moins 2 lavages, permettant d’éliminer les agents pathogènes ou génétiquement modifiés des milieux extra-cellulaires, et les cellules sont remises en suspension dans un milieu stérile et maintenues dans des conditions non-permissives à la réplication de ces agents (température inférieure à +25°C et au mieux de +4°C). ! Les déchets solides non contaminés sont jetés dans les poubelles à sacs noirs. ! Les déchets solides contaminés sont jetés dans les poubelles à sacs jaunes destinés à l’incinération. ! Les déchets liquides doivent être inactivés à l’eau de javel 1% pendant 30 minutes avant d’être éliminés dans les bidons jaunes (également destinés à l’incinération). ! Les poubelles des cytomètres et leur contenu sont exposés à l’eau de javel (1% du volume total) pendant 30 minutes au minimum. Lorsque la poubelle d’un cytomètre n’est pas un bidon jaune son contenu doit être reversé dans un bidon jaune.

Stockagedesdonnées Aucune sauvegarde ne sera assurée par le personnel de la plate-forme. Il est de la responsabilité de l’utilisateur d’assurer la sauvegarde de ses propres données.


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Tarificationetfacturation ! La facturation est semestrielle et s’établit par tranche de 30 minutes, par plaque, par lame ou par tri en fonction des services. Les sommes perçues permettent de couvrir l’essentiel des opérations de maintenance et de fonctionnement du parc technique. Le paiement de la facture vaut acceptation du service Le tarif interne s’applique aux équipes du CRC. Le tarif réseau* s’applique aux laboratoires affiliés UPMC, UPD et Université Paris Diderot. Le tarif externe s’applique à toutes les autres institutions. HT / heure

Instruments Interne Réseau* Externe Microscope confocal Zeiss, LSM 710

21 21 42

Microscope fluorescence Zeiss, Axiovert 200M

4 4 8

Scanner de Lames Zeiss, Axio Scan Z1

10 10 20

Microscope à détection spectrale Perkin Elmer, Mantra

10 10 20

ELISPOT CTL, Immunospot

40 40 80

Immunoessai multi-analytes Luminex, FlexMap3D

130 (plaque + mise au point)



Cytomètre analyseur BD, LSR II

21 30 42

Cytomètre analyseur BD, Fortessa X20

25 30 50

Cytomètre trieur BD, FACS Aria III

35 60 70

Cytomètre trieur BD, Influx

35 60 70

Séparateur de cellules Miltenyi Biotec, Automacs Pro

7 (tube de tri) 7 (tube de tri) 14 (tube de tri)

Microdissecteur Leica, AS-LMD

25 25 50

Cryostat Leica, CM 3050S

4 4 8

Microtome Leica, RM2145

4 4 8

Automate d’inclusion en paraffine Leica, ASP300

8 (bloc) 8 (bloc) 16 (bloc)

Automate de marquage Ventana, Discovery XT

1 (lame) 1 (lame) 2 (lame)

Automate de marquage DAKO, AS48Link

9 (lame) 9 (lame) 18 (lame)


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Un relevé d’utilisation des instruments est effectué mensuellement par le personnel technique de la plate-forme, et transmis au service administratif et financier du centre. Chaque chef d’équipe sera informé du montant par appareil.

Publications Le bon fonctionnement de la plateforme, la qualité du service rendu et la mise à disposition d’appareils en bon état de marche est rendu possible par des demandes de financement. Afin que celles-ci aient le plus de chance possible d’aboutir, il est extrêmement important que l’activité de cette plate-forme soit explicitement reconnue dans des publications ou autres communications. ! Selon leur degré d’implication dans le projet, les personnels du CHIC devront figurer comme co-auteurs des publications, en respectant leur affiliation respective : 1Centre d’Histologie, d’Imagerie Cellulaire et de Cytométrie (CHIC), CHIC is a member of the UPMC Cell Imaging and Flow Cytometry network (LUMIC) and UPD cell imaging networks. Centre de Recherche des Cordeliers, Université Pierre et Marie Curie – Paris6, UMR S 1138, Paris, F- 75006 France. 2Université Paris Descartes, UMR S 1138, Paris, F-75006 France. 3INSERM, U1138, Paris, F-75006 France. ! Au minimum, le CHIC doit être mentionné dans les remerciements ou dans la partie expérimentale des publications en y insérant la phrase suivante ou une phrase équivalente : «histologicalpreparation,image acquisitions or cytometric analysis and/or sorting were done at CHIC (1Centre d’Histologie, d’Imagerie Cellulaire et de Cytométrie, Centre de Recherche des Cordeliers UMR S 1138, Paris, France). CHIC is a member of the UPMC Cell Imaging and Flow Cytometry network (LUMIC) and UPD cell imaging networks» ! Une copie de toute nouvelle publication sera envoyée à [email protected], [email protected], [email protected] et [email protected] dès acceptation de celle-ci par l’éditeur.


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CHARTEDEL’UTILISATEUR Les utilisateurs s’engagent à :

- Se présenter aux ingénieurs de la plateforme lors d’une première utilisation. - Ne pas assurer la formation de nouveaux utilisateurs (celle-ci doit être faite par le

personnel de la plateforme). - Se conformer aux règles d’Hygiène et Sécurité appliquées sur la plateforme, - Respecter rigoureusement les consignes d’utilisation des appareils, - Respecter les horaires de réservation - Consigner de façon adéquate et communiquer au personnel technique tout problème

rencontré sur un appareil, - Assurer l’archivage de ses propres données une fois exportées sur le serveur commun, - Communiquer au personnel technique tout changement de projet, - Promouvoir la reconnaissance de la plateforme et du personnel technique qui y

travaille en incluant l’ingénieur dans la liste des auteurs, ou en faisant mention des ressources du CHIC dans toute publication utilisant ces ressources.

Le personnel technique de la plateforme s’engage à :

- Mettre en œuvre et faire appliquer les règles d’Hygiène et Sécurité qui sous-tendent son activité.

- Effectuer des contrôles qualité réguliers sur les appareils dont il a la charge afin d’en assurer le bon fonctionnement.

- Mettre en œuvre les démarches nécessaires afin de mettre fin à un dysfonctionnement observé sur le parc technique,

- Vider régulièrement les bases de données des appareils afin d’éviter la saturation du système,

- Tenir à jour les registres d’utilisation des matériels en vue de la facturation, - Communiquer aux utilisateurs toute information ayant un impact sur l’utilisation du

parc technique, - Gérer les commandes de consommables à sa charge afin d’éviter toute interruption de

service, - Former les utilisateurs qui en font la demande, et les assister au besoin dans leurs

analyses, ! Je reconnais avoir eu connaissance du Règlement Intérieur du CHIC ! Je reconnais l’avoir lu, et en approuve le contenu Date Signature de l’utilisateur précédée de la mention « Lu et Approuvé »

Documents

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