#ClubGouvernanceDesDonnees #DataGovernance # ... · La gouvernance des données à risque (records management, archivage managérial) commence par l’identification des données

Lancement du Club « Gouvernance des données »

A l’issue des présentations, tirage au sort pour les 5 exemplairesdu livre de Marie-Anne Chabin « Des documents d’archives aux traces numériques » !

#ClubGouvernanceDesDonnees#DataGovernance #GouvernanceDesDonnees

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1er Octobre 2019 2Lancement du Club ”Gouvernance des données”




Présentation de notre initiative:- la « Gouvernance des données »Yves Marleau, CEO

1er Octobre 2019 Lancement du Club ”Gouvernance des données” 4



- Historique de l'initiative:Projets communs depuis le tempsActions communes plus soutenues dans les dernières annéesSituations rencontrées dans les entreprises: difficultés à monter des

projetsRetours d'expérience réussisComplémentarité des solutions

- Pourquoi autour de la "Gouvernance des données" ?

- Ouvert à qui? Entreprises clients ou pas / Partenaires

Le « Pourquoi »?



• La plate-forme C3 IG propose une meilleure automatisation de la gestion et de la gouvernance des informations d'entreprise

• Elle facilite la mise en œuvre de règles de conformité et réduit la dépendance envers les utilisateurs

• Plate-forme de choix pour utiliser la méthode Arcateg

• Intégration avec MOSAIK



Actualité: Version 5 de C3 début 2020

• C3 MetaBridge

• Unifie la création et la gestion de métadonnés pour les données non structurées, structurées et tacites

• Gère les règles de conformité pour tous les types de données

• Compatible avec les plate-formes dématérialisées

• Automatisation à l’aide d’algorithmes d’intelligence artificielle



Présentation de notre initiative:- le « Club Gouvernance des données»François Guérin, COO





Suivre l'évolution des réflexions

et des solutions techniques dans

le domaine

Comment fait-on ailleurs? Et qui fait

quoi ailleurs?

Echanges de retours

d'expérience associés à la

gestion documentaire et des

données

En savoir plus, Mieux comprendre

S'informer

Formaliser la réflexion

Gouvernance des données

Comment on pourrait sensibiliser

notre DSI (et pas que...) ?

Écouter et partager sur nos

expériences professionnelles

dans la gestion des données

de nos utilisateurs-clients

Valoriser les métiers


Qu'est-ce que c'est notre Club ?

Quels objectifs?• Faire progresser les projets de

Gouvernance des données • Motiver les acteurs de la Gouvernance• Échanger les bonnes pratiques • Partager des informations• Coaching pour défendre les projets

Le Club: ambitions



- Quels avantages? Evènements en « plénière »« Tables rondes » internes (groups restreints, sujets

spécifiques)Accès privilégié et complet aux éventuelles publications

internes

- Modalités:

Client / Société partenaires / Entreprise / Participant ponctuel

Pour la suite: utiliser lesQuestionnaires pour s'inscrireet pour faire des suggestions

Le Club: avantages



Actualité: version standalone

• Non intrusive pour votre Infrastructure informatique: nul besoin d‘installation

• Travail en mode déconnecté, pas besoin d’être online

• Explorateurs de données avec différentes visualisations (réseau, diagramme, cartes ou tableau)

• Modes d‘affichage parallèle Multi et Sync, pour pouvoir comparer les données

• Fonctionnalités user-friendly pour travailler avec l’affichage, y compris en mobilité



« Vos données aux petits oignons »Marie-Anne Chabin, concepteur de la méthode




I. Vos données sont vos

oignons et méritent vos soins



Surtout si d’autres veulent se mêler de vos oignons…

…



Alors qu’il y a tant à faire en interne

Avoir une vue d’ensemble de la situation

Trouver l’information précise pour un besoin précis



En résumé, une gamme de soins pour

ProtégerRendre

compteSe défendre

AgirComprendre



II. L’art de cuisiner les données



Les données: masse et hétérogénéité



Cuisiner les données, c’est:

Sélectionner des données de qualité

Gérer les stocks

Tracer la circulation des données

Étiqueter pour accéder rapidement

Assortir, préparer, mettre en valeur



Mes 3 postulats

2 L’existence avant l’accès

1 La cible avant l’existant

3 Objectif « simplicité »



La gouvernance des données à risque (records management, archivage managérial) commence par l’identification des données que l’on devraient avoir,

afin de comparer avec ce qu’on a réellement

et de corriger l’écart.

1 La cible avant l’existant



Maîtriser la réalité des données et les risques associés :

• leur production (ou non-production)

• leur conservation ou leur destruction (en lien avec la finalité)

• leur localisation (y compris les copies)

Condition nécessaire pour gérer correctement l’accès aux contenus.

=

A/ ce que sont les données

B/ ce qu’elles disent

2 L’existence avant l’accès



Face aux sirènes piégeuses qui grimacent dans la masse:• Gérer en fonction du support & du format (papier versus numérique…)

• Gérer le contenu de chaque fichier individuellement

le seul moyen de réussir : gérer la valeur de l’information

au moyen d’un référentiel simple,

par exemple avec deux critères majeurs:

Court terme

Moyen terme

Long terme

Vital

Important

Peu important

3 Objectif « simplicité »



Ainsi naquît Arcateg™…100 valeurs codifiées pour gouverner dans la durée

les risques informationnels dans toute l’entreprise

Des concepts

Un référentiel personnalisable

Un mode opératoire

Des consultants

Des utilisateurs



… qui rencontra C3 et MOSAIK



III. Vos données sont

d’abord les oignons

de votre direction générale



Mais elle ne le sait pas !

Il faut donc la convaincre !



La gouvernance des données,

c’est comme la cuisine,

il faut commencer par

le commencement



1/ Tordre le cou aux idées reçues

Seule, la technologie déplace les problèmes sans les résoudre

La solution est d’abord humaine

La technologie va résoudre le problème

Cybersécurité, conformité au RGPD, gestion des contenus et

conservation dans la durée (archivage) sont des

domaines bien distincts Tout groupe de données a plusieurs

facettes à gérer ensemble

FAUX

FAUX



2/ Procéder par ordre

1. Des règles simples qui décrivent la cible

2. Des outils pour assister les utilisateurs et automatiser les tâches récurrentes sans valeur ajoutée pour l’humain et gagner du temps

3. Des outils pour piloter et exploiter les données, pour visualiser :• Les risques, vision stratégique (RM)

• Les connaissances, optimisation des gisements d’information (KM)



3/ Donner à voir

L’écart entre la cible et la réalité• En flux et en stock

• Les creux et les bosses

Les zones et échelles de risques• Divulgation

• Non-disponibilité

• Non-conformité

Les résultats obtenus• Robinets fermés

• Amélioration des processus



Merci de votre attention



Témoignage clientNathalie Heestermans, en charge des archives



La méthode ARCATEG au

service de la mise en place

de l’archivage électronique

Témoignage

Client

Nathalie

HEESTERMANS

En charge des

Archives au

SDIS77

Version octobre 2019

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Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de Seine-et-Marne (SDIS77)

Un établissement public administré par un conseil d’administration et organisé autour :

1 Corps départemental organisé en 5 groupements territoriaux, 61 centres de secours, 8 centres de première intervention et d’appui

1 Direction composée de groupements fonctionnels (RH, Finances, Logistique, Opérations , Formation)

1 Centre de formation

1 Service de Santé et de Secours Médical

Activité principale : Article L1424-2 du CGCTPrévention, protection et lutte contre les incendies et les autres accidents, sinistres et catastrophes

Evaluation et prévention des risques technologiques ou naturels

Secours d’urgence aux personnes

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Le SDIS77 en quelques chiffres

127 756 interventions en 2018, un engagement de moyen de secours toutes les 4 min 6 sec

Forte augmentation du Secours d’Urgence aux personnes avec 303 interventions par jour enmoyenne

Territoire à défendre représentant 50% de la superficie de l’Ile de France

4513 agents (Pompiers professionnels, volontaires et personnels administratifs et techniquesspécialisés)

Flotte de 908 engins d’incendie et de secours

Budget 2019 : 173 Millions d’euros

Le Département, notre principal financeur

38- 38 -

Un Constat :

Poids du numérique dans la gestion documentaire

La majorité des documents et donnéesqui tracent l’activité du SDIS et quil’engage dans la durée sont produitssous forme numérique.

39- 39 -

Une nécessité :

anticiper les évolutions à venir

DEMAT DES PROCEDURES

OPEN DATACONFORMITÉ AU RGPD

NOUVEAUX OUTILS DE TRAVAIL

Maitriser les données produites et les mettre en sécurité, oui mais comment faire ?? L’offre du marché relative aux outils d’archivage

manque de clarté quant à leurs performances et aux coûts induits …

LE SDIS77 A CHOISI DE METTRE LA METHODE AVANT L’OUTIL

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Pour documenter ses choix, le SDIS s’est appuyé sur une expertise externe et sur la méthode ARCATEG

DIAGNOSTIC DE L’EXISTANT

CONSTRUCTION DU REFERENTIEL DE CONSERVATION

SCENARIOS DE MISE EN ŒUVRE + RECOMMANDATIONS

ARGUMENTÉES

Durée de la mission :3 à 4 mois

Durée de la mission :1 à 2 mois

227 séries documentaires identifiées

Les grandes étapes du projet

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permet de visualiser d’un seul coup d’œil les grands ensembles dedocuments et de données en fonction des activités propres au SDIS77

Le Schéma des Domaines

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78 catégories de conservation et 227 séries documentaires identifiées

Le Référentiel de Conservation

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Identifier le 1er cercle de l’archivage électronique dans un TOP10

Le TOP 10

documents majeurs pour la vie de l'établissement (SDACR, projet

établissement, DECI, règlement intérieur du SDIS…)A1-05 99 documents de mémoire

document unique Hygiène et sécurité (environ 1500 fiches) H1-02 99 base de données

dossiers des ERP, IGH, ICPE (documents reçus des services instructeurs et

documents émis par le SDIS)K2-01 50 dossiers techniques

dossiers d'études des risques industriels (plans, correspondance,

rapports) réalisés par le SDIS pour des tiersK2-02 50 dossiers techniques

données médicales des personnes secourues (fiches bilans et autres

dénominations) et justificatifs associésM3-01 50

documents sériels (gestion de

l'âge)

enregistrement chronologique des appels (CTA) (appels entrant et

sortant, plus échanges internes)M5-01 15

données et documents

associés, caractère d'urgence

collection des comptes rendus sorties secours (CRSS) et documents

afférentsM5-02 15 base de données et traçabilité

dossiers médicaux des agents (dont suivi médical particulier lié aux

produits à risque)R2-06 70

dossiers sur personnes (un

émetteur)

dossiers des formations réalisées en interne (programme, feuille

d'émargement, le cas échéant déclaration d'accident du travail) incluant

les sous-dossiers de parcours individuels des stagiaires (manœuvres

terrain et simulation, évaluation…)

R3-04 30

articulation action de

formation / parcours

personnel

données de paie R4-01 50données ou documents

chronologique

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Un plan d’action progressif

A.Un dispositif au plus près du besoin

Principe de subsidiarité - Priorité aux exigences non satisfaites :

Pérennité

Sécurité

Accès

Finalité de preuve et/ou mémoire

B.Programme sur 3 ans: 180-200 K€

Interventions ciblées et actions coordonnées :

Serveurs sécurisés au SDIS (stockage local)

Archivage "by design" pour les projets de dématérialisation

Sous-traitance ponctuelle (migration, coffre-fort, gestion des métadonnées…)

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A notre disposition :

Et maintenant me direz-vous ?

• Un schéma clair et exhaustif des documents et données gérés par le SDIS• Une méthode simple pour catégoriser nos documents et données• Un plan d’action progressif

Faire face aux évolutions : l’exemple de la section GRIMP (groupe

d’intervention en milieux périlleux) => de nouveaux documents ayant tout de suite trouvé leur place dans le référentiel

Choisir les bons outils pour s’améliorer en termes de pérennité,

sécurité et accès – des outils légers et faciles à déployer (en cours)

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Merci de votre attention

Des questions ?


Tirage au sort



Echanges interactifs



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