CNFPT_MEDIACENTROUEST_25janvier matin

CNFPT Poitiers – Mardi 25 janvier 2011

L’informatique documentaire -Collections et services numériques en

bibliothèques

Présentation(s)

• Patrice Auvinet Bibliothécaire chargé TIC – administrateur site Webà la Bibliothèque départementale de Lot-et-Garonnewww.lot-et-garonne.fr/bd47

• Formateur occasionnel CNFPT, Médiaquitaine, BDP, IUT Gaco Agen, …

• [email protected]

• 05-53-40-02-36

Déroulement de la journée

L’informatique documentaire 9h30 -12h30:

• Petit historique• Informatisation et SIGB :

Fonctions, modulesRetour sur les formats et les

normes• Mise en place, cahier des charges• Etat des lieux du marché et dernières tendances

Le numérique et les bibliothèques 13h30-16h30 :

• Des offres numériques : • Contexte • Conservation et numérisation• Offre de contenus commerciales : rôle

des consortiums• Politiques d’acquisition

• Au services numériques : • Internet pour quoi faire? • Le web au service des bibliothèques : blogs, fils rss, etc. Exemples et enjeux

•Vers la bibliothèque 2.0 ?

L’informatique documentaire

Alors c'est quoi ?

C'est l'informatique appliquée à la gestion de l'information documentaire

Petit historique de l'informatique documentaire

• Depuis le 19ème siècle : – création des premières machines et calculateurs de traitements des données -

invention de la carte perforée

• Après la Seconde Guerre mondiale : – naissance du premier ordinateur : énorme machine à tubes (bug)

• Années 50 : – deuxième génération d'ordinateurs à transistors, IBM met en place un système

d'indexation automatique des documents

– Les cartes perforées sont utilisées pour la gestion de prêts

Années 60 : – naissance du premier réseau ARPANET (ancêtre de l'internet) : système de

communication entre machines qui permet de transmettre des données binaires,

– passage des cartes perforées aux bandes magnétiques

– 1965 : création du format UNIMARC (Machine Readable Catalog) par HenrietteDavidson Avram (1919-2006) : uniformiser les données, à partir de formats de description normalisés (ISBD) lisibles par machine, favorise l'échange des notices

– on utilise alors l'ordinateur pour la production de fiches

Petit historique de l'informatiquedocumentaire

Années 70 : – troisième génération d'ordinateurs : ordinateurs à circuits intégrés (milliers de

transistors sur un seul circuit électronique)

– création des modèles de base de données (système de tables)

– création du microprocesseur qui va permettre l'apparition des micro-ordinateurs(machine plus petite et compacte)

– apparition du traitement de texte

– 1977 : Apple 1er micro ordinateur annonce la génération des PC : personal computer et la micro-informatique grand public

– création de l'informatique documentaire par modules (catalogage, transactions, ... )


Années 80 : – 4éme génération d'ordinateurs à microprocesseurs

– démocratisation du PC et début de la commercialisation grand public des ordinateurs et des logiciels

– développement des nouveaux supports de stockage : cd et cdrom

– essor de la bureautique

– en France, développement du minitel

– apparition des offres clés en main pour la gestion documentaire : matériel + progiciel

– apparition des OPAC et de la norme Z39.50 qui permet de fédérer une recherchesur plusieurs catalogues


Années 1990 : • essor internet grand public, commercialisation des

premiers abonnements pour les particuliers

• Windows envahit les pc

• développement du commerce électronique

• apparition de la GED, des ebooks, et de moteurs de recherche

• traitement automatique ou assisté par ordinateurs des documents

• commercialisation large des SIGB

• Multiplication des bases de données en ligne

• Après les lois de décentralisation en France, refonte du paysage des bibliothèques, rôle des l'État et des Collectivités territoriales dans l'aide àl'informatisation des bibliothèques, essor des bibliothèques en France


Années 2000 : – Ère de l'ADSL, des réseaux internet rapides

– Équipement des foyers en PC, smartphones, abonnements adsl, e-commerce...

– Explosion économique des moteurs de recherches

– Emergence du web 2.0 comme plateforme universelle collaboration sociale, indexation collaborative

– Rôle d'internet dans les bouleversements sociaux

– Succès du logiciel libre et de l'accès libre à l'information et à la connaissance

– Développement des portails documentaires, et des CMS (Content management system ou système de gestion de contenus)

– La bibliothèque est sur internet et participe aux évolutions

– Politique de numérisation et de bibliothèques numériques

– Paradoxalement peu d'avances au niveau de la gestiondocumentaire


SIGB et informatisation

Au coeur de la question de l'informatique documentaire en bibliothèque: le SIGB : Système Intégré de Gestion de Bibliothèque

Il s'agit d'un progiciel visant à répondre aux besoins essentiels de gestion d'une bibliothèque. Il est construit autour d'un système de gestion de base de données. Il est organisé en modules afin de répondre aux fonctions de la bibliothèque : Acquisitions – Catalogage – Classement – Prêt – Information –Renseignements

Les modules des SIGB sont les suivants :ACQUISITION - CATALOGAGE – PRÊT – GESTION PERIODIQUES – EDITIONS ET STATISTIQUES – RECHERCHE –ADMINISTRATION

Module acquisitions

Il est capable de gérer les suggestions d'achats, à partir des notices bibliographiques déjà présentes dans la base ou en créant des notices dites de commandes.

Ce module gère aussi :

• Les listes de commandes, les différentes évolutions de la commande en attribuant un statut correspondant

• La réception des documents

• les éventuelles relances auprès des fournisseurs

• le suivi des budgets

Module catalogageA quoi sert le catalogage?

Il permet de renseigner le fichier bibliographique qui va permettre :

• de retrouver le document à partir d'un ou plusieurs éléments le décrivant,

• de montrer ce que la bibliothèque possède

• de guider l'usager dans son choix en identifiant les caractéristiques d'édition ou physiques du document (nouvelle édition, illustration, taille, format, support,...)

• de localiser les documents dans la bibliothèque ou dans les annexes

• de contrôler le développement des collections, c'est un outil de gestion de stock

• le fichier bibliographique est un fichier descriptif, il doit répondreaux normes de description en vigueur.

Sont rattachées aux notices bibliographiques, les donnéesd'exemplaires (ou données locales). Aucune norme précise pour les notices d’exemplaires mais quelques éléments indispensables doivent y figurer :

Le numéro d’exemplaire (code à barre) ;La cote ;Le statut ;Les modalités de prêt (ou utilisation ) ;La disponibilité ;La section ; Des notes ou messages internes

Lors d'échange de notices (exportation vers d'autres bases par exemple) ces données dites locales viennent enrichir une zone de l'unimarc destinée à l’échange de donnés, c'est la zone 995.

Module catalogage

Le module de catalogage doit respecter les normes et standards en cours, le fonctionnement en réseau. L'importation et l'exportation de notices bibliographiques imposent le respect de ces normes, ceciafin de permettre l'interopérabilité des systèmes et éviter l'isolement.

• La norme commune est l'UNIMARC.

• L'unimarc c'est la description par champs de la notice bibliographique, avec comme base le pavé ISBD.

Rapide retour sur les normes et les formats

les différentes zones de l’ISBD pour les monographies

•Zone 1 : zone du titre et de la mention de responsabilité

•Zone 2 : zone de l’édition

•Zone 3 : pas utilisée pour les imprimés

•Zone 4 : zone de l’adresse

•Zone 5 : zone de la collation

•Zone 6 : zone de la collection et de la monographie en plusieurs volumes

•Zone 7 : zone des notes

•Zone 8 : zone de l’ISBN (International Standard Book Number)


Le format Unimarc comprend 10 blocs numérotés de 0 à 9 comprenant eux-mêmes 100 zones ou champs (pas tous utilisés).

Chaque zone est subdivisée en sous-zones ou sous-champs identifiés par des séparateurs symbolisés par $ suivi d’une lettreou éventuellement d’un chiffre.

Chaque zone est identifiée par une étiquette de 3 chiffres : le premier correspond au bloc.

Chaque zone possède deux indicateurs numériques (0, 1 ou blanc ) Ils donnent une indication sur le contenu de la zone (par exemplele titre est significatif ou non).


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Halimi, Serge

Les nouveaux chiens de garde / Serge Halimi. - Paris: Ed. Liber , 1997. - couv. en coul. ; 111p. ; 12 cm. - (Raisons d ’agir).

Journalisme ** FranceInformation**Société**Xxème s.

BU DROIT : UA3487 / 306.4 HALPRESIDIAL : FA 345 / 302 HAL (1)

Notice ISBD* Notice UNIMARC

001 - $a frBN005997337010 - $a 2-912107-01-6 $b br. $d 59 F 020 - $a FR $b 08914564100 - 19970802d1997 m y0frey0103 ba101 - $a fre102 - $a FR200 - $a [Les] Nouveaux chiens de garde

$b Serge Halimi210 - $a Paris $c Ed. Liber $d 1997 225 - $a Raisons d ’agir517 - $a Journalisme France517 - $a Information Société Xxème s.700 - $a Halimi $b Serge990 - $a UA3487 $b 870852106a $5 306.4 HAL990 - $a FA 345 $b 870852222m $5 302 HAL (1)

* International Standard Bibliographic Description (en France : norme Z 44-050)


– Une fois la notice rédigée en Unimarc, on peut la retrouver dans le catalogue en cherchant par titre, auteur, collection, … C’est le format de catalogage. Le catalogueur travaille avec une grille de saisiecorrespondant aux éléments du format, les libellés des zones ousous-zones étant exprimés en clair ou en code.

– La notice est disponible pour les bibliothèques du monde entier. C’est le format d’échange quelque soit le logiciel de la bibliothèqueavec qui on échange les notices.


• MARC (MAchineReadableCataloging) :– format qui décrit les données bibliographiques contenues dans les catalogues de

bibliothèques (UNIMARC, MARC21)

• ISO 2709 : – norme internationale qui définit un format d’échange informatique de notices

(bibliographiques ou autres).

• ISO 23950 (ANSI Z39.50) : – protocole de communication client-serveur qui permet l’interrogation via un réseau

informatique de bases de données réparties et hétérogènes.

– Permet par exemple d’interroger plusieurs catalogues simultanément.

• XML : – format universel d’échange de données développé par le W3C. (Vers le fullweb)


Les différentes architectures



Le SIGB doit bien sûr permettre de créer des notices pour n'importequel document, mais doit aussi permettre l'intégration (ou import) de toutes notices soumises au format MARC. Cette recommandationest aujourd'hui indispensable, les bibliothèques utilisant le plus souvent des réservoirs bibliographiques à leurs disposition pour alimenter leurs fichiers bibliographiques au fur à mesure dudéveloppement de leurs collections.

L‘utilisation de reservoirs de notices externes n'est plus à discuter, le gain de temps lors du catalogage en est le meilleur atout.

La BNF met à disposition gratuitement les notices de son catalogue, et les SIGB désormais ont, grâce aux passerelles Z39.50, des outils de récupération de notices simples d'utilisation à partird'un module de recherche.

Export Import de notices

Un autre outil est disponible : le MOCCAM.

C'est un outil gratuit de récupération de notices sur Internet permettantd'interroger à la fois la réserve de notices de la BNF mais aussi les notices commerciales d'Amazon, en cas d'absence d'une référence surle site de la BNF, l'outil MOCCAM interroge la base Amazon et transfèreles renseignements bibliographiques sous forme normalisée mais légère.

Il permet ainsi de proposer des notices bibliographies allégées, maisaussi propose un outil de veille sur la reserve BNF pour remplacer la notice allégées Amazon par une notice BNF complète dés que celle-ciest disponible.


Enfin, il existe des services commerciaux de fourniture de notices bibliographiques : par exemple ZEBRIS mais surtout

ELECTRE.

Fournisseur et partenaire historique des bibliothèques : le service Electre appartient à la même société qui édite Livres Hebdo ouLivres du Mois, les anciennes bibliographies commerciales papier(Livres disponibles version papier, puis version Cédérom).

Aujourd'hui c'est le leader de fourniture de notices bibliographiquesen France. Il offre bien sûr des services de récupération de notices mais aussi de recherches performant et de gestion de veille éditorialde qualité que la BNF n'offre pas. Il s'est imposé comme le meilleurfournisseur commercial de ressources bibliographiques.


Module gestion de périodiques

C'est le module qui va gérer la gestion des documents en série oupériodiques (abonnement).

Sa particularité vient surtout de gèrer le bulletinage : c'est à dire l'opération qui consiste à pointer chaque périodique lors de leur arrivée àpartir des abonnements. Il répond bien sur aux mêmes normes de catalogage que les imprimés.

Module prêt ou transactions

Le prêt a été une des premières fonctions à être informatisé, c'est la fonction qui demande de plus de manipulations et dont l'aideinformatique a été très vite reconnue comme bénéfique.Il nécessite la création d'un fichier lecteur, qui va reprendre les informations utiles à l'identification des emprunteurs.

Déclaration à la CNIL : déclaration obligatoire dès lors qu’on utilise un fichier d’informations nominatives, ce qui est le cas du fichierlecteurs de toute bibliothèque.

Le module Prêt doit aussi proposer des services annexes comme les lettres de rappel, la gestion de régie, la gestion des amendes, les listes de prêts, la réservation.

Aujourd'hui les SIGB et leurs versions Web proposent aussi sur les portails, la gestion du compte lecteur en ligne par l'usager.

Module Editions et Statistiques

Il s'agit d'un module primordial dans la gestion des bibliothèques, mais pourtant , il est peu évalué par les professionnels. Parfois danscertaines offres commerciales il souffre d’un mauvaisdéveloppement voire même de non production.

Le fonction Editions doit permettre à la bibliothèque de produire des listes d'édition de données bibliographiques ou non . Que ce soitpour un usage courant : listes de commandes, lettres de rappel, listes de documents sortis, liste de documents perdus ; mais aussien répondant à un besoin ponctuel : liste des éliminés, bibliographies thématiques...

Ces besoins ne sont pas normalisés et ils dépendent des particularismes de chaque bibliothèque, ce module doit être donc le plus complet et le plus souple possible.

Les outils de gestion statistiques sont tout aussi importants. Ilspermettent de lire les fichiers pour pouvoir écrire ou compter des éléments qu'ils contiennent.

C'est l'un des modules le moins connu, le moins inspecté et le plus complexe.

Pourtant, il s'agit là de produire des outils statistiques indispensables pour la gestion des collections, les politiques documentaires ou plan de développement des collections, les rapports d'activités à la tutelle, à l'État ou internes.

Module Editions et Statistiques

Module recherche

C'est l'accès aux descriptions bibliographiques à travers un module d'interrogation de la base. La recherche doit permettre la sélection de points d'accès (auteur, titre, editeurs, sujets, ...). On parle de recherchesimple ; mais aussi leur fusion on parle alors de recherche détaillée ouapprofondie.

On utilise alors pour la sélection des opérateurs booélens : ET * SAUF * OU

Le module doit aussi proposer des filtres permettant de limiter la requêtepar date, support langue ou localisation

L'utilisation de la troncature doit être aussi possible. Elle consiste àrechercher par début de chaîne de caractères des informations sur un champ (exemple auteur = dupon*) : c'est la troncature à droite.

La recherche également peut utiliser différents traitements ditslinguistiques sur le même modèle que ceux très popularisés par les moteurs de recherche sur le web :

• un traitement linguistique , il s'agit là d'abolir les différences entresaccents et majuscules

• un traitement linguistique grammatical et orthographique s'estdéveloppé ces derniers années. Il consiste à étendre une recherche àtoutes les flexions grammaticales d'un terme : singulier, pluriel, conjugaison ...

• d'autres traitements ont été développés : le traitement phonétique qui permet d'étendre la requête à toute forme de graphie approchant duterme

• traitement sémantique : qui permet d'étendre la requête à d'autrestermes associés par synonymie

Module recherche

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Informatique documentaire

�Requête ?

1 seule requête

RéponsesClient

Z39.50

Schéma d’une recherche fédérée

La mise en place du SIGB

• La mise en place du projet : – Un projet d’informatisation ou réinformatisation comporte des phases clés :

– Phase d’études

– Phase du cahier des charges

– Phase de réalisation

• Phase d’etudes : – Études de l’opportunité d’un developpement spécifique

– Définitions des besoins et des objectifs

– Détermination du budget et de la procédure

– Mise en place de l’équipe projet


Le nécessaire cahier des charges – Cahier des charges : synthèse de la réflexion menée lors de l ’étude préliminaire

qui reprend les contraintes techniques et les besoins de la bibliothèque.

– Le but du cahier des charges est de présenter au fournisseur potentiel les conditions de la prestation souhaitée. C ’est aussi un document contractuel qui engagera le futur soumissionnaire vis-à-vis de la bibliothèque.

– Il comporte une présentation de l’existant

– Une description des besoins

– Le type de progiciel et le type de prestations (matériel, logiciel, accompagnement de la mise en place, formations, service après vente)

– Choix de la procédure


Les procédures légales– Les marchés publics sont des contrats conclus à titre onéreux avec des personnes

publiques ou privées par des personnes morales de droit public (…), pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services.

- Ils répondent à certains principes : - principe de liberté d'accès à la commande publique - égalité de traitement des candidats - transparence des procédures

– Ces principes permettent d'assurer l'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics. Ils exigent une définition préalable des besoins de l'acheteur public, le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence et le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse.


Seuils et procédures– < 20 000 € : pas de procédure de marché obligatoire - marché de gré à gré

– > 20 000 € et < 90 000 € : procédure adaptée (MAPA) avec publicité au choix du pouvoir adjudicateur (site internet, journal local, etc)

– > 90 000 € et < 125 000 € pour l ’Etat et < 193 000 € pour les collectivités locales : procédure adaptée (MAPA) avec avis d ’appel public à la concurrence dans le BOAMP ou un Journal d ’annonces légales

– > 125 000 € pour l ’Etat et > 193 000 € pour les collectivités locales : procédure d ’appel d ’offres avec publicité dans le BOAMP et le Journal Officiel de l ’Union Européenne obligatoire. L ’appel d ’offres peut être ouvert (toutes les sociétés peuvent y répondre sous 52 jours) ou restreint (le délai étant plus long en raison d ’une présélection des soumissionnaires, soit 37 jours + 40 jours).


Etat des lieux du marché et dernières tendances

• D’après l’enquête annuelle de Tosca Consultants l’Equipement informatique des bibliothèques parue dans Livres-Hebdo n°811du 5 mars 2010 , on assiste à :

– Un phénomène de concentration (baisse continue depuis 2007)

– Un vieillissement des SIGB

– Un marché en baisse

– Développement des offres nouvelles avec portails documentaires et architectures dites full web (rôle des navigateurs web dans l’utilisation des applications)

– Augmentation des choix vers des logiciels libres

Les offres avec portails documentaires et architectures dites full web

• Les portails documentaires : Ce sont des applications qui permettent aux bibliothèques de donner accès à plusieurs types d’informations et de service à partir d’un point d’entrée :

Accès aux informations

• Présentation de la bibliothèque (coordonnées, contact, plan d’accès)

• Règlements, prêts, tarifs

• Actualités, listes de nouveautés, animations, action culturelle, programmation, inscription aux ateliers ou animations.

Accès aux ressources : • Catalogue • Bases et revues en ligne• Sélection de sites Internet• Ressources pédagogiques• Collections de documents numérisés• Liste des dernières acquisitions• Accès libre à Internet ( connections en interne).

Accès aux services• Questions / Réponses de type Bibliosésame, Guichet du

Savoir• Services personnalisés (moyennant authentification) avec

accès au compte-lecteur, réservation, prolongation, éventuellement Flux rss, suggestion d’achat

• FAQ• Action culturelle

Les offres avec portails documentaires et architectures dites full web

le logiciel libre ou open source

Il se caractérise par : • un code source disponible et modifiable

• un logiciel qui peut-être librement redistribué, avec ou sans changement

• un logiciel qui doit avoir une licence explicite

• Quelques exemples de logiciels libres présents dans les bibliothèques :

• OpenOffice

• Mozilla Firefox - Mozilla Thunderbird

• Exemples de SIGB « open source » :• Koha (20 installations en 2008)

• PMB (471 installations en 2008)

• Inconvénients : • interface peu intuitive

• documentation souvent insuffisante

• Nécessite une équipe compétente

• Points forts : • des programmes mieux écrits et plus stables grâce à la communauté des

développeurs

• une meilleure adaptation à l ’environnement web

• Un coût qui peut être parfois allégé

le logiciel libre ou open source

Simples à utiliser et intégrées dans les standards d u web, ces autorisations non exclusives permettent aux titulaires de droits d'autoriser le public à effectuer certaines utilisations, tout en ayant la possibilité de réserver les exploitations c ommerciales, les oeuvres dérivées ou le degré

de liberté (au sens du logiciel libre).

• Paternité : l'oeuvre peut être librement utilisée, à la condition de l'attribuer à son l'auteur en citant son nom.

• Pas de Modification : le titulaire de droits peut continuer à réserver la faculté de réaliser des oeuvres de type dérivées ou au contraire autoriser à l'avance les modifications, traductions...

• Pas d'Utilisation Commerciale : le titulaire de droits peut autoriser tous les types d’utilisation ou au contraire restreindre aux utilisations non commerciales (les utilisations commerciales restant soumises à son autorisation).

• Partage à l'Identique des Conditions Initiales : àla possibilité d'autoriser à l'avance les modifications peut se superposer l'obligation pour les oeuvres dites dérivées d'être proposées au public avec les mêmes libertés (sous les mêmes options Creative Commons) que l'oeuvre originaire.

Documents

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