OFFICE DE TOURISME

Connexion à l’outil métier Ingénie :http://genius2diffuscap.ingenie.fr

ATTENTION, BIEN RESPECTER LES MINUSCULES ET MAJUSCULES

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Glossaire

Planet INFO : Base de données rassemblant l’ensemble de l’offre touristique du territoire

Planet DOC : Elément de l’outil métier permettant la gestion des documentations de l’Office de Tourisme (bibliothèque de document type, gestion de l’envoi des docs, gestion des stocks de doc…)

Planet CLIENT : Partie de l’outil métier permettant la gestion de l’ensemble des clients/contacts de l’Office de Tourisme (GRC)

Clients : la notion de client englobe à la fois :- le visiteur à l’accueil ou téléphone- le prospect par téléphone, mail, courrier ou fax- le contact professionnel : prestataires, adhérents, commerçants…

Prestataires : professionnels proposant une activité touristique (ou non) utile au bon déroulement du séjour d’un visiteur. Les prestataires se divisent en différents types : hôtels, campings, agences immobilières, gardes d’enfants…= bordereau sous CYVEL gestion

Prestations : offre touristique regroupant les LOCATIONS DE VACANCES et l’AGENDA

Balises : liste des champs de fusion à intégrer dans les documents types et messages mails pour automatiser les documents (nécessaire au publipostage pour l’envoi des documents)

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Page d’accueil de l’outil

Dans le menu « Paramétrage », accès à la fonction « Les expéditeurs de mails » : Fonction permettant la création de votre compte de messagerie pour l’envoi de messages par mails aux clients

Dans le menu « Client », accès à - Clients = recherche et consultation de clients, ajout de nouveaux clients- Sélection clients = création de groupes de clients à partir de critères définis- Newsletters = édition de newsletters fonction présentée prochainement- Statistiques newsletters = idem que pour Newsletters

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NB : LORS DE LA CREATION D’UN NOUVEAU CLIENT,- NE PAS OUBLIER DE COCHER LE CRITERE « APPARTENANCE » : chaque OT s’engage à travailler uniquement avec ses propres

clients

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Page accueil fonction Les clients

- VEILLER A QUALIFIER AU MIEUX VOTRE CLIENT : renseigner le plus de champs possibles vous sera utile pour cibler les e-mailing

Menu « Client », fonction « Sélection client »

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Menu « Documents »: permet l’intégration des documents types (courrier et étiquettes) pour la gestion de l’envoi des demandes de documents et des e-mails de confirmation :

- Lien courrier : permet de rattacher un courrier à une documentation- Documents type : liste des documents nécessaires à l’envoi de documentation = courrier d’accompagnement, étiquettes, courrier en

langue étrangère- Dictionnaire des balises : permet de faire afficher la liste des balises à intégrer dans les documents type- Messages par mail : paramétrage des messages de confirmation envoyés au client (à réception de la demande, à l’envoi de la doc…)

ATTENTION, avant d’insérer votre courrier type, nous vous conseillons de le préparer en amont :- préparation du message, de la mise en forme, insertion des visuels et logos…- nous vous recommandons aussi d’intégrer les balises avant d’enregistrer votre courrier à partir du Dictionnaires des balises- le document doit être enregistré au format DOCX (word 2007) avant de pouvoir être intégré à l’outil

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Insertion des documents type

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Menu « Documents », fonction « Les messages par mail »

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Menu « Documentations » : 6 fonctions- Saisie des demandes : enregistrement de tout type de demande- Envoi des documentations : automatisation de l’envoi des docs- Fréquentation/comptoir : outils de visualisation de la fréquentation- Liste des documents : détail de tous les documents disponibles pour l’envoi (courrier papier ou informatique)- Gestion des stocks- Statistiques

Fonction « Liste des documents » : détail de tous les documents disponibles pour l’envoi (courrier papier ou informatique)

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Ajouter une documentation

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Ajouter une documentation (suite)

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Ajouter une documentation (suite)

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Fonction « Gestion des stocks »

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Fonction « Saisie des demandes » :

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Demande au comptoir :

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Courrier à un particulier :

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Courrier à un particulier (suite)

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Champ pouvant apparaître sur le courrier d’accompagnement

Fonction « Envoi des documentations »

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