COMM Collection 16 Pourquoi et comment organiser un événement

Pourquoi et comment organiser un événement

Guide pour les communicateurs fédéraux

COMM Collection - N°16

Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page a

“COMM Collection” est une série de guides pratiques à l'intention descommunicateurs fédéraux. Ils sont le fruit de travaux menés par desfonctionnaires fédéraux, actifs dans le domaine de la communication.

Le COMMnetKern, composé des responsables communication des servicespublics fédéraux et présidé par le SPF Personnel et Organisation et le SPFChancellerie du Premier Ministre, en a validé les contenus et est chargéde leur mise en œuvre.

Déjà parus:N° 1 Utilisation efficace du courrier électroniqueN° 2 COMMtrainings Résidence (épuisé)N° 3 Vision et missions de la communication interneN° 4 Identité visuelle des autorités fédérales belgesN° 5 Pourquoi et comment réaliser un rapport annuelN° 6 Les points de contact de l'administration fédéraleN° 7 Prévoir et gérer une communication de criseN° 8 Vision et missions de la communication externeN° 9 Concevoir et diffuser une lettre d'information électroniqueN° 10 Code de déontologie des communicateurs fédérauxN° 11 Pourquoi et comment développer une identité visuelleN° 12 Etablir le plan de communication d’un projetN° 13 Réussir une présentation oraleN° 14 Communiquer durablementN° 15 Evaluer des actions de communication

A savoirLa version électronique de cette brochure est disponible en formatPDF sur www.p-o.be>Information générale>Publications.

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Table des matières

Introduction .......................................................................... 3

1. Définition ......................................................................... 5

2. Avant l’événement ............................................................. 62.1. Objectif et groupe cible ..................................................... 62.2. Choix du type d’événement et du fil rouge .......................... 72.3. Equipe d’organisation ....................................................... 92.4. Planning ......................................................................... 102.5. Choix de la date et du lieu ................................................ 112.6. Elaboration du programme ................................................ 132.7. Budget ............................................................................ 172.8. Plan de communication .................................................... 192.9. Risques .......................................................................... 23

3. Pendant l’événement ......................................................... 253.1. Feuille de route ................................................................ 253.2. Scénario ......................................................................... 263.3. Check-lists ...................................................................... 26

4. Après l’événement ............................................................. 294.1. Démontage et suivi .......................................................... 294.2. Communication ............................................................... 304.3. Evaluation ....................................................................... 30

5. Fiches pratiques ............................................................... 325.1. Stand de salon ................................................................ 335.2. Conférence de presse ....................................................... 385.3. Fête du personnel ............................................................ 455.4. Journée d’étude/séminaire ................................................. 50

6. Conclusion ....................................................................... 56

7. Annexes ........................................................................... 57

8. Bibliographie .................................................................... 70

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Introduction

Cette brochure est composée de deux parties. La première donne unaperçu chronologique des étapes à suivre dans l’organisation d’unévénement: la préparation, le jour de l’événement, l’après-événement etl’évaluation. La deuxième partie comporte des fiches pratiques pourl’organisation de quatre types d’événements que l’on rencontre souventdans l’administration fédérale:

• un stand dans le cadre d’une foire, d’un salon, …• une conférence de presse• une fête du personnel• une journée d’étude ou un séminaire

Quelques remarques préalables importantes.

• Pour les événements internes de plus petite envergure, certaines étapesseront moins élaborées que pour les grands événements.

• L’administration fédérale a une mission d’ordre social. Tous lesfonctionnaires fédéraux participent à l’amélioration du bien-être social.Nos frais de fonctionnement sont payés avec l’argent du contribuable.Lors de l’organisation d’événements, il nous faut donc toujours bienfaire la balance entre les coûts et les “bénéfices”.

• Pensez "développement durable" lors de l'organisation de votreévénement. Cela ne représente pas plus de travail. C'est une autreapproche. Plus d'informations dans la COMM Collection n° 14"Communiquer durablement".

• Lors de l’organisation de votre événement, tenez toujours compte desvaleurs et des normes en vigueur au sein de votre organisation. Parexemple: s’il y a une politique contre l’alcoolisme au travail dans votreorganisation, tenez-en compte au niveau du catering de votreévénement.

• Cette brochure se limite à l’organisation d’événements de petite etmoyenne envergure. Pour les grands événements destinés à accueillirdes milliers de personnes, comme par exemple les fêtes d’ouverturedans le cadre des 175 ans de la Belgique, il est indiqué de faire appelà un organisateur d’événements.


Ont activement collaboré à l’élaboration de ce document:

Douchka Calcoën Economie, PME, Classes moyennes et EnergieFlorian De Blaere Personnel et OrganisationJona De Leye Santé publique, Sécurité de la chaîne

alimentaire et EnvironnementLawrence de Marneffe Institut national d’assurance maladie-invalidité

(INAMI)Barbara De Raedt Personnel et OrganisationPascale Mégal Santé publique, Sécurité de la chaîne

alimentaire et EnvironnementIsabelle Tegenbos Personnel et Organisation

Merci également à Nathalie Duflos et Danièle Coyette pour leur aide dansla rédaction et la traduction de cette brochure.

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1. Définition

Avant d’entamer le chapitre relatif à l’organisation proprement dite d’unévénement, il est important de connaître la définition de la notiond’"événement".

Qu’est-ce qu’un événement?

Le Petit Larousse le définit comme suit:

"Fait important, marquant".

Il s’agit d’une définition générale et très large.

La définition de Jan Verhaar (2004)1 est plus détaillée et cerne bien lesdifférents aspects d’un événement:

"Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans letemps, planifié intentionnellement par un initiateur (individu, groupe ouorganisation) et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliserun objectif déterminé sous une forme choisie délibérément".

Tous les éléments de cette définition sont importants et serontabondamment explicités dans les chapitres suivants.

Selon leur envergure, nous pouvons classer les événements en troiscatégories:

• petits événements: jusqu’à 500 visiteurs• événements moyens: entre 500 et 5 000 visiteurs• grands événements: plus de 5 000 visiteurs.

1. Verhaar, J., Projectmanagement 1 - Een professionele aanpak vanevenementen, Boom, 2004.


2. Avant l’événement

Tout événement demande une bonne préparation. Il s’agit en effet dedéterminer quel type d’événement vous souhaitez organiser, de savoir quiorganise l’événement, de choisir une date et un lieu, d’établir unprogramme et un calendrier et de préparer les actions de communication.Une bonne préparation est un gage de réussite.

2.1. Objectif et groupe cible

A l’origine de nombreux événements, on trouve souvent une impulsion dustyle "Il faut qu’on organise quelque chose, ça fait longtemps". Avant devous jeter avec enthousiasme dans les préparatifs, posez-vous lesquestions: "Pourquoi faut-il organiser un événement? Dans quel but? Quelrésultat voulons-nous atteindre?".

L’objectif sera déterminant pour le type d’événement que vous organiserez,l’atmosphère que vous voulez créer et le contenu de votre programme.

Voici quelques objectifs possibles pour vos événements:

• diffuser des informations• échanger des connaissances, des informations, des expériences• établir des contacts avec les utilisateurs• organiser une formation• définir une politique• améliorer une image• favoriser l’esprit d’équipe• développer un réseau• remercier le personnel• motiver le personnel• recruter du personnel• ...

Trois remarques importantes

• L’objectif d’un événement n’est pas toujours identique au motif del’événement!Un exemple: à l’occasion du déménagement de vos services dans unnouveau bâtiment, vous organisez une réception d’inauguration pour les

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membres du personnel et leur famille. Le déménagement est le motif del’événement. L’objectif de celui-ci peut être de remercier le personnel etleur famille pour le travail effectué et les motiver à continuer sur leurlancée à l’avenir.

• Une fois l’objectif défini, il peut arriver que l’on constate quel’organisation d’un événement n’est pas le meilleur moyen d’atteindrecet objectif précis. Si tel est le cas, osez le dire à ce moment-là!

• Outre l’objectif, il importe également de définir l’atmosphère que voussouhaitez créer. La stratégie, les normes et les valeurs de l’organisationont une grande influence sur l’ambiance souhaitée.Un exemple: si l’organisation se positionne comme "partenaire", ilfaudra choisir un événement interactif. Si la stratégie consiste à fournirdes produits et des services de qualité, la qualité devra bien sûrtransparaître lors de l’événement. Si l’organisation entend promouvoir lavaleur "Diversité", votre événement devra être empreint de diversité.

Pour organiser un événement réussi, il vous faut également analyser legroupe cible de l’événement. Les questions suivantes peuvent vous aiderà définir votre groupe cible de manière détaillée:

• qui sont-ils?• qu’est-ce qui les intéresse?• quelles sont leurs attentes?• quelles sont vos attentes à leur égard?• quelles pourraient être leurs résistances?• quelle est leur plus grande préoccupation?• …

2.2. Choix du type d'événement et du fil rouge

Il existe de nombreuses types d’événements. Le tout est de choisir le bon,celui qui répondra le mieux à vos besoins. Essayez de décrire ce que vousvoulez en une seule phrase et veillez à y intégrer tous les éléments décritsau point 2.1.

Exemple: l’objectif consiste à impliquer dans l’organisation, de façoninformelle, les collaborateurs et leur famille. Vous pouvez atteindre cetobjectif en organisant une fête du personnel pour tous les collaborateurset leur famille (groupe cible) et en mettant l’accent sur les aspects"accueil" et "diversité".


Lorsque vous avez rédigé cette phrase, organisez un mini-brainstormingavec des collègues. Chaque idée formulée sera ensuite confrontée aux élé-ments repris dans la phrase pour vérifier si elle répond à l’objectif de base.

Penchez-vous également sur les types d’événements que vous avezorganisés par le passé. Veillez à ne pas tomber trop vite dans larépétition. Soyez créatifs dans l’organisation d’événements annuelsrécurrents, tels que la réception de Nouvel An ou la journée sportive(changement de lieu, de thème, …).

Quelques exemples d’événements:

• fête du personnel• journée Portes Ouvertes• conférence de presse• bourse/salon• inauguration d’un bâtiment• réception• lunch/dîner• journée sportive• exposition• concert• commémoration• séminaire/journée d’étude/congrès/conférence

Pour cadrer votre événement et faciliter la communication événementielle,il est intéressant de définir un fil rouge ou un thème.

Le fil rouge peut être une image, un logo, un slogan ou même unemétaphore. Le lien avec l’objectif de l’événement doit être évident. Le filrouge pourrait être comparé à un porte-manteau sur lequel accrochervotre événement.

Le fil rouge sera utilisé essentiellement dans la communication:l’invitation, le programme, etc. L’idéal est de définir le fil rouge avant defixer la date et le lieu de l’événement. Vous pourrez ainsi établir un lienentre eux. Le fil rouge pourra aussi être exploité le Jour J: références dansles discours, la décoration, …

Un exemple:Lors de la 3ème Conférence sur la Qualité des Services publics enBelgique, le thème central était "Dialoguer pour s’améliorer". Pour illustrer

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ce thème, les organisateurs avaient choisi une image représentant desparachutistes faisant des figures en chute libre. Ces parachutistessymbolisaient parfaitement le thème "Dialoguer pour s’améliorer": plus lesparachutistes s’exercent, meilleures seront les figures qu’ils pourrontexécuter; ils doivent collaborer, dialoguer pour accomplir correctement leursexercices; ils forment un cercle, ils vont au "centre" des choses, …L’image des parachutistes a été utilisée sur tous les supports decommunication: l’invitation, la farde, l’affiche, le menu, etc. Le thème étaitaussi exploité durant la conférence: référence dans le discours d’ouverture,questionnaire sur les sauts en parachute pendant le lunch, etc.

2.3. Equipe d’organisation

Il est assez difficile d’organiser un événement en solo. Il est préférable deconstituer une équipe multidisciplinaire. Plusieurs rôles peuvent êtreidentifiés au sein de l’équipe:

• le créatif: une personne ayant une grande capacité d’empathie, capablede se mouvoir aisément dans le groupe cible, et d’imaginer un conceptoriginal

• l’organisateur expérimenté: il a déjà organisé plusieurs événements et ilconnaît les différentes étapes. Il a le sens du détail pratique

• le coordinateur: il accompagne tous les membres de l’équipe, il a unevue d’ensemble de qui fait quoi, quand et où; il a une expérience engestion de projet

• le spécialiste du contenu: pour organiser un congrès par exemple, il estpréférable d’avoir dans votre équipe une personne qui maîtrise le sujetdu congrès (rédaction du programme, ...)

• les partenaires externes: ils assurent une partie de l’organisation, parexemple le traiteur qui se charge des boissons et du repas

• le sponsor: un membre du comité de direction qui prend les décisionsles plus importantes.

Souvent, plusieurs rôles seront assurés par une même personne. L’équipene doit pas être trop grande au risque de compliquer la concertation. Ungroupe de 3 à 4 personnes est l’idéal. Pour un événement de plus petiteenvergure, deux personnes suffiront.

Dès le début, définissez une répartition claire des tâches entre lesmembres de l’équipe d’organisation. Organisez aussi régulièrement uneconcertation avec les membres de l’équipe, afin que chacun reste informéde l’état d’avancement global du projet. Plus la date de l'événement est


proche, plus la concertation doit être intensive. Rédigez un bref compterendu de chaque réunion, avec une liste d’actions pour que chacun sacheles tâches qui lui reviennent. Maintenez un contact régulier avec ledonneur d’ordre.

Veillez toujours à avoir 2 coordinateurs au sein de votre équipe ou aumoins une personne capable de reprendre facilement le rôle decoordinateur. Si le coordinateur tombe malade la veille du Jour J et quevous n’avez pas de remplaçant, c’est la panique assurée.

Vous pouvez également sous-traiter une partie de l’organisation de votreévénement. C’est assez fréquent pour les grands événements complexes.Tenez compte du fait qu’une sous-traitance s’accompagne d’un prix élevé.Un bureau d’événements compte en moyenne 20 à 25% en plus du coûtréel. Cette marge lui permet de payer ses frais fixes (bâtiment,assurances, formation, …), l’avant-projet, etc.

En cas de sous-traitance, respectez la législation sur les marchés publics.Pour plus d’info, consultez le site: http://cpaba.p-o.be.

2.4. Planning

Pour les petits événements, il vaut mieux commencer 3 à 6 mois àl’avance. Pour les événements de plus grande envergure, les préparatifspeuvent débuter jusqu’à un an à l’avance.

Etablissez un rétro-planning (planning de la fin au début). Vous verrezimmédiatement si les délais que vous envisagez sont réalistes. Souvent,une ligne du temps rend votre planning beaucoup plus clair.

Exemple:

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J - 90 J - 75 J - 60 J - 40 J - 20 J - 15 J - 7 J - 5 J - 2 J - 1 Jour J J + 1 J + 10


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Date Activité Responsable Point d’attention

J-90 Décision d’organiser une J. Duboisfête du personnel + composition de l’équipe d’organisation

J-75 Définition du thème de la M. Leblanc Salle pour fête du personnel + 500 réservation de la salle personnes

…Jour J Fête du personnelJ+1 Remerciement des J. Dubois

orateursJ+10 Réunion d’évaluation J. Leblanc

Indiquez les "étapes critiques" dans votre planning. Il s’agit des étapes quiont une influence directe sur le timing d’une autre étape dans votreplanning. Par exemple: si les intervenants ne sont pas connus, vous nepourrez ni rédiger ni envoyer l’invitation. Un retard dans le choix desintervenants occasionnera aussi un retard dans le timing prévu pourl’envoi des invitations.

2.5. Choix de la date et du lieu

La date et le lieu de l’événement sont deux éléments extrêmementimportants pour pouvoir établir le planning. Ces deux éléments exercentégalement une influence mutuelle. Si vous voulez organiser l’événementen un lieu précis, le choix de la date dépendra alors de la disponibilité dulieu. Et si vous souhaitez organiser votre événement à une périodeprécise, le choix de l’endroit pourra s’en trouver réduit.

2.5.1. Date

Pour choisir la date de votre événement, n’oubliez pas de prendre encompte les éléments suivants:

• les périodes de vacances, les jours fériés et les week-ends prolongés nesont généralement pas des périodes indiquées.

• vérifiez que des événements similaires ne sont pas organisés dans lamême période pour le même groupe cible.


• vérifiez que de grands événements ne sont pas organisés le même jour,comme par exemple la Coupe du monde de football: le risque est grandde voir certains invités décliner votre invitation pour pouvoir regarderune compétition ou l’autre.

• le groupe cible: si vous invitez les conjoints, organisez de préférencevotre événement en soirée. Si vous invitez les enfants, choisissez plutôtun week-end. Si votre groupe cible compte bon nombre de personnesqui travaillent à temps partiel, évitez de planifier votre événement unmercredi ou un vendredi. Les meilleurs jours pour organiser quelquechose en semaine pendant la journée sont le mardi et le jeudi.

• n’oubliez pas de prévoir le montage et le démontage éventuels de votreévénement. Il peut être indiqué de louer l’endroit le jour précédent et lejour suivant.

• si la présence d’un intervenant, d’un animateur, d’un artiste estcruciale pour votre événement, la disponibilité de ce dernier influencerale choix de la date.

La durée et les moments de début et de fin de l’événement serontégalement fixés en même temps que la date. Pendant combien de tempsle groupe cible sera-t-il disponible pour l’événement ?

2.5.2. Lieu

Les éléments suivants vous guideront dans le choix du lieu:

• la capacité d’accueil du lieu: combien d’invités souhaitez-vousaccueillir?

• la nature de l’événement: si vous organisez un séminaire avec desworkshops, vous aurez besoin d’une grande salle pour les séancesplénières et de plusieurs salles plus petites pour les workshops. Dressezune liste du nombre de salles dont vous avez besoin. Pensez aussi àune salle pour la réception et le dîner, un vestiaire, un espace destockage, un bureau pour les organisateurs, …Si vous souhaitez organiser votre événement à l’extérieur, prévoyez aussiune alternative à l’intérieur en cas de mauvais temps. En Belgique, onne sait jamais!

• le groupe cible: choisissez un lieu qui correspond à l’environnement etaux intérêts de votre groupe cible. Soyez originaux. Par exemple: si vousinvitez des enfants, ils apprécieront que l’événement soit organisé dansun parc d’attractions.

• l’équipement du lieu: y a-t-il une cuisine? Un podium? De l’éclairage?Du matériel de projection? Y a-t-il des installations sanitaires

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suffisantes? La salle et le podium sont-ils accessibles aux personnes àmobilité réduite? Si tous les équipements ne sont pas présents surplace, informez-vous au préalable sur le coût des équipements qu’ilvous faudra amener vous-même.Demandez aussi toujours un plan de l’endroit, de préférence avec uneindication des points d’électricité, des points d’accrochage, des sortiesde secours, … La hauteur de la salle peut également s’avérer uneinformation utile. Informez-vous de l’état dans lequel la salle vous seralivrée et de l’état dans lequel la salle doit être restituée. La salle sera-t-elle nettoyée? Si ce n’est pas le cas, il faudra prévoir du temps et de lamain-d’œuvre pour le faire.

• collaboration obligatoire avec des fournisseurs liés à la salle: parfois, ily a un traiteur lié à la salle.

• le prix: informez-vous sur ce qui est compris dans le prix et ce qui nel’est pas.

• l’accessibilité de l’endroit: l’endroit est-il facilement accessible? Par lestransports en commun aussi? Y a-t-il un parking?

• la proximité d’autres lieux d’hébergement: par exemple, y a-t-il deshôtels dans les environs où les intervenants peuvent passer la nuit?

Prévoyez de visiter plusieurs endroits avant de faire votre choix. Si vous-même n’avez pas les compétences techniques nécessaires, faites-vousaccompagner par un spécialiste qui pourra juger des facilités techniquesde la salle.

2.6. Elaboration du programme

Le programme d’un événement se compose généralement de 3 parties:

• accueil• présentation(s)/animations/workshop(s)• pause(s) ou réception/lunch/dîner

Selon la nature de l’événement, ces différentes parties dureront plus oumoins longtemps.

Réalisez dès le début de votre projet une ébauche de programme. Celle-civous donnera une meilleure idée de la durée de votre événement. Amesure que l’événement prendra forme, vous pourrez en peaufiner leprogramme.


L’événement idéal comporte un apogée. Essayez d’étonner vos invités, enréservant la plus grande surprise pour la fin.

Mettez de la variété dans votre programme. Recherchez dans votreévénement un équilibre entre le travail et la détente, entre la diffusiond’informations et l’occasion d’établir des contacts, entre les momentsgastronomiques et les animations.

Pour alléger votre programme, vous pouvez aussi intégrer quelquesthèmes de fond dans des activités connexes organisées durant les pauses:une campagne d’affichage, des stands, des démonstrations, un coinlittérature, …

Rien n’est plus embêtant qu’un événement qui dure plus longtemps queprévu. Ne chargez donc pas trop votre programme et soyez réaliste dansvotre timing. Dans votre programme, tenez compte également du temps"perdu ou oublié". L’introduction et les remerciements d’un orateur ou d’unartiste prennent facilement 5 minutes. Prenez également en considérationles temps de déplacement, par exemple pour se rendre d’une salle à uneautre. Prévoyez un temps suffisant pour les pauses et le lunch. En cas deretard dans votre programme, cela vous permettra alors de récupérerquelques minutes. Soyez précis également à l’égard des différents orateursquant à la durée de leur intervention.

Lignes directrices pour la durée de quelques d’activités standard (selonLenny Kaarsgaren2):

• accueil et enregistrement: 30 à 45 minutes• intervenants, divertissement: 1,5 heure à maximum 2 heures sans

interruption (par intervenant/divertissement: 20 à 30 minutes)• pause-café: 15 à 30 minutes• lunch: 1 heure à 1,5 heure• réception: 1 heure à 3 heures• dîner assis: 1,5 heure à 3 heures• walking diner: 1,5 heure à 2,5 heures• soirée festive: 3 à 4 heures

142. Kaarsgaren, L., Zakelijke evenementen - Vormgeving en organisatie van

personeelsfeest tot conferentie, Pearson Education Benelux, 2003.


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2.6.1. Intervenants/animateurs

Pour certains événements, il vous faudra faire appel à des orateurs ou desanimateurs. Par exemple:

• orateurs traitant du thème de fond• présentateurs/modérateurs• chanteur/chanteuse, DJ, groupe, orchestre• théâtre, spectacle musical• comédiens, ligue d’improvisation• animateurs de workshops• ...

Les orateurs/animateurs peuvent faire partie intégrante du programme ouêtre utilisés pour en égayer certaines parties, comme par exemplel’accueil ou la pause.

Soyez clairs dans vos arrangements avec les orateurs et animateurs en cequi concerne le matériel dont ils ont besoin: ont-ils besoin d’un projecteurou d’un flipchart? Y a-t-il des exigences spéciales en termes d’acoustique?Ont-ils besoin d’une loge? … Prévoyez aussi des boissons et des repas àleur intention.

Contactez les orateurs/animateurs quelques jours avant l’événement pourpasser en revue tout ce qui a été convenu: où ils doivent se rendre, àquelle heure, réservez éventuellement un taxi pour les amener de l’hôtel àla salle, etc. Donnez-leur un numéro de GSM pour qu’ils puissentcontacter quelqu’un en cas d'imprévu ou s’ils ont des questions. Veillezégalement à leur demander leur numéro de GSM.

Faites venir les orateurs ou animateurs étrangers un jour avant votreévénement et réservez-leur une chambre d’hôtel. Vous vous assurerezainsi de leur présence au moment voulu.

Pour certaines représentations, il peut s’avérer nécessaire d’organiser unerépétition générale la veille de votre événement. Testez toutes lesinstallations techniques (projection, son, éclairage, ...). Si vous organisezun congrès avec des orateurs qui ne sont pas habitués à parler en public,organisez des séances d’exercice pour eux. De préférence dans la salle oùse tiendra votre événement, afin qu’ils puissent s’en imprégner à l’avance.Vous pouvez également leur donner quelques conseils.


N’oubliez pas d’accueillir les orateurs et les animateurs. Tant le jour del’événement que la veille (s’ils viennent de l’étranger par exemple). Vousne pouvez pas toujours attendre des orateurs ou des animateurs qu’ils semêlent au public de la journée. En outre, ils préfèrent peut-être sepréparer en toute tranquillité.

Informez-vous au préalable du surcoût d’une éventuelle prolongation de lareprésentation. Si vous jugez la performance excellente, vous pouvezdemander de prolonger d’une demi-heure par exemple. Prévoir cetteéventualité dans votre budget, facilitera les choses au moment même.

N’oubliez pas de remercier les orateurs/animateurs et offrez-leur un petitcadeau: des fleurs, du vin, …

2.6.2. Catering

Du pain et des jeux, c’est ce qu’il faut en Belgique pour réussir unévénement. Veillez donc à prévoir suffisamment de boissons et denourriture, sans lésiner sur la qualité.

Les boissons alcoolisées ne sont pas toujours un must. Vous pouvez aussiproposer une large palette de jus de fruits, jus de légumes, eaux, softdrinks, milk-shakes, … Evitez les boissons fortes. Vous risqueriez d’avoiraffaire à quelques invités ivres qui seraient une charge supplémentaire.

En ce qui concerne la nourriture (en-cas ou mets plus élaborés), il estpréférable de prévoir un choix de viandes et de poissons. Prévoyez aussice qu’il faut pour contenter les végétariens. Les mets exotiques et lesbuffets thématiques ont beaucoup de succès actuellement, par exempledes buffets de sushis ou des buffets internationaux: mexicain, espagnol,italien, oriental, africain, …

Tenez compte de la dimension “développement durable” pour le catering:limitez au maximum la production de déchets, choisissez de préférenceun traiteur qui fait de l'économie sociale, utilisez des couverts, desassiettes et des verres réutilisables (ni en plastique, ni en carton).

Pour les grands événements, vous pouvez demander au traiteur de goûterles plats à l’avance, ainsi que le vin. Avec certains traiteurs, il est possibleégalement d’amener le vin vous-même, le plus souvent moyennant un"droit de bouchon". Prévoyez-le suffisamment tôt afin de pouvoir l’inscriredans votre budget.

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Selon le type d’événement, le timing, le nombre d’invités et le budget, lecatering sera différent.

Voici un aperçu des formules les plus fréquentes en termes de catering:

• café, thé et biscuits• buffet petit déjeuner• lunch sandwiches• lunch assis• réception: boissons et amuse-gueules uniquement• réception dînatoire: avec bouchées chaudes• walking diner avec buffets• souper assis avec service à table• souper assis avec buffets.

Convenez avec le traiteur au préalable du nombre de personnes qu’ilemploiera. Rien n’est plus embêtant qu’une réception où il faut attendredes heures pour avoir une boisson. Si vous faites le choix d’un dîner avecbuffets, prévoyez d’installer différents buffets. Vous éviterez ainsi leslongues files d’attente. Veillez également à convenir du profil du personnelavec le traiteur. Si vous organisez un événement bilingue, les serveursseront de préférence également bilingues. Si vous organisez un événementsur le thème de la diversité, veillez à ce que le personnel incarne cettediversité.

Les traiteurs travaillent souvent avec deux types de prix: un prix forfaitairepar personne ou un prix selon la consommation. Soyez attentifs à ce quiest compris dans le prix: les tables et les chaises, le service, le linge detable, la décoration des tables, le personnel, …?

Le nombre d’invités à votre événement ne sera connu que lorsque lesinscriptions seront clôturées. Le plus souvent, les chiffres définitifs nedoivent être communiqués au traiteur qu’une semaine à l’avance.

2.7. Budget

Dès le début de votre projet, vous devriez déjà avoir une indicationbudgétaire. Disposez-vous d’un budget de 10 000 ou de 100 000 euros?Cette information est indispensable pour savoir quelles sont les optionsenvisageables.


Conservez toutes les données budgétaires des événements que vousorganisez. Elles vous aideront à réaliser une première estimation dubudget dont vous avez besoin pour vos événements futurs.

Dès que les grandes lignes de votre événement sont connues, vouspouvez évaluer votre budget. Faites une estimation du coût des différentesparties de votre événement: salle, technique et son, catering, impression,orateurs, animation, hôtesses, transport, etc. Prévoyez aussi une rubrique"frais imprévus" correspondant à environ 10% du budget prévu. Il y atoujours des choses auxquelles on oublie de penser …

Lors des réunions avec l’équipe d’organisation, passez toujours le budgeten revue. Cela vous permet d’éviter les dépassements importants etd’apporter les actions correctrices nécessaires.

Vous pouvez utiliser le tableau suivant pour tenir à jour l’état de votrebudget. S’il y a des rentrées, comme un droit d’inscription par exemple,vous pouvez rajouter une colonne "Rentrées".

Service/Produit Budget estimé Offre/Facture Différence

La colonne "Différence" vous fournit une information intéressante pour labudgétisation de votre prochain événement.

Attention: votre budget est-il TVA comprise ou hors TVA? Cela fait unegrande différence. Tenez compte du fait qu’il y a plusieurs taux de TVA:6% pour certains travaux d’impression par exemple et 21% pour leshôtesses et les intervenants.

Veillez à prévenir les fournisseurs des règles comptables et des délais depaiement de l’Etat.

A la fin de votre événement, calculez le coût global, mais aussi le coûtpar participant. Ce sont des indications qui vous seront utiles à l’avenir.

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2.8. Plan de communication

Pour chaque événement que vous organisez, veillez à réaliser un plan decommunication. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujetdans la COMM Collection n° 12 "Etablir le plan de communication d’unprojet". Nous vous présentons ci-dessous quelques actions de commu-nication spécifiques à mettre en place avant et pendant l’événement.

Trois conseils importants:

• si vous travaillez avec un fil rouge ou si vous avez créé un logo pourvotre événement, utilisez-le dans toutes les actions de communication:l’invitation, l’affiche, les menus, les communiqués de presse, etc.Vérifiez si vous devez tenir compte de l’identité visuelle de votreorganisation

• la plupart du matériel de communication doit être imprimé. Prévoyez àcet effet un délai suffisant dans votre planning. Prenez contact avec unimprimeur à temps. Tenez également compte du temps nécessaire auxtraductions et validations de textes

• pensez à la protection de l'environnement lors de l'élaboration de votreplan de communication (invitations par courrier électronique, fardes encarton recyclé, ...).

2.8.1. Avant l’événement

L’invitation

L’invitation détermine la première impression que les invités auront devotre événement et, à ce titre, elle est extrêmement importante.L’invitation doit interpeller et susciter l’intérêt et la curiosité. Les invitésdoivent avoir envie de venir à votre événement. Ils doivent vouloir yparticiper absolument. Les événements sont nombreux, votre invitationdoit donc sortir du lot!

Le processus d’invitation se déroule, le plus souvent, en quatre phases:

• l’annonce, un "teaser"• l’invitation proprement dite• le rappel• la confirmation.


L’annonce

Il s’agit d’un premier avis, qui ne donne pas encore tous les détails del’événement. Il est destiné à susciter la curiosité. Il est envoyé 1 à 2semaines avant l’invitation proprement dite.

L’invitation proprement dite

L’invitation est envoyée de 3 mois à 6 semaines avant l’événement. Si lesinvités ont un agenda fort chargé, envoyez l’invitation le plus tôt possible.L’invitation est toujours personnelle. Vous pouvez l’envoyer par courrier oupar e-mail, ou en associant ces deux canaux de communication. N’oubliezpas de budgétiser les frais d’envoi si vous faites le choix d’envoyer votreinvitation par la poste. Une invitation par courriel est gratuite etrespectueuse de l'environnement. Si vous optez pour une invitation papier,privilégiez le papier recyclé.Dans le cas d’une invitation envoyée par e-mail, vous pouvez prévoir unlien vers un site web où les participants pourront s’inscrire en ligne àl’événement.

Si vous comptez aussi les conjoints et les enfants parmi les invités,envoyez de préférence votre invitation au domicile du participant.

Les éléments suivants doivent figurer sur l’invitation:

• quand: date, heure de début et de fin • quoi: quelques mots d’explication sur le programme, le nom des

orateurs ou artistes principaux, y a-t-il un déjeuner ou un dîner, … • où: nom et adresse de l’endroit• qui organise: nom et adresse éventuelle de l’organisateur • qui invite, qui sont les invités? Si les conjoints et les enfants sont aussi

invités, il faut le préciser clairement• pourquoi: la raison de l’événement • comment les invités doivent-ils réagir? S'ils doivent s’inscrire, précisez

clairement comment ils doivent le faire, auprès de qui et pour quelledate. Joignez un talon-réponse ou un formulaire d'inscription, celaencourage l'inscription. Les inscriptions peuvent aussi se faire en ligne,par le biais d’un formulaire d’inscription sur votre site web. Associez-yune banque de données, afin de ne pas devoir traiter plusieurs fois lesmêmes données. Demandez aux invités qui ne pourront pas êtreprésents de le préciser aussi

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• personne de contact et/ou adresse de contact à laquelle les invitéspeuvent s’adresser pour des informations complémentaires

• participation aux frais/frais d’inscription (le cas échéant) • éventuellement, conseil sur la tenue vestimentaire: pour une soirée de

gala, une tenue de soirée est indiquée; pour un événement sportif, unetenue sportive est recommandée.

Certains éléments de l’événement peuvent être une surprise pour lesinvités, par exemple le lieu. Dans ce cas, il ne faut pas le préciser dansl’invitation.

Le rappel

Vous pouvez envoyer un rappel aux invités qui n’ont pas encore confirméleur participation deux semaines avant l’événement. Ce rappel estgénéralement envoyé par e-mail.

La confirmation

Une fois les invités inscrits, envoyez-leur une confirmation. Ils sont alorscertains que leur place est réservée. Vous pouvez joindre d’autresdocuments au courrier de confirmation: un plan, une carte de parking,une description des transports en commun à utiliser (horaires des trains,arrêts et horaires des bus, ...), les cartes d’accès, un numéro detéléphone qu’ils peuvent joindre le jour de l’événement s’ils ne trouventpas le chemin par exemple, ou s’ils sont en retard, ...

Tenez compte du fait qu’environ 10 à 20% des personnes inscrites ne seprésentent pas le jour de l’événement. En cas d’événement payant, le pour-centage sera inférieur; en cas d’événement gratuit, il pourra être supérieur.

Autre matériel de communication

Plus nombreux seront les invités présents, plus grand sera le succès devotre événement. Il faut donc attirer le plus grand nombre de personnes.Pour ce faire, utilisez plusieurs moyens ou canaux de communication.

Quelques exemples:

• affiches• brochures-programmes• dépliants


• annonces, articles dans des périodiques, des journaux, des lettresd’information électroniques

• communiqué de presse• site web• bannières sur d’autres sites web• annonces orales lors de réunions• …Si vous organisez un événement externe, c’est-à-dire un événement quin’est pas destiné à vos propres membres du personnel, n’oubliez paségalement la communication interne. Expliquez pourquoi vous organisezcet événement, quel en est l’objectif, quels membres du personnel serontéventuellement présents et pourquoi. Cela vous permet de créer uneassise interne pour votre événement et cela évite les réactions négativestelles que: "Pourquoi ne peut-on pas venir?" ou "Ils ont trop d’argent", etc.

2.8.2. Pendant l’événement

Vous utiliserez aussi du matériel de communication pendant l’événement.Tout ce matériel contribue à l’image et à la qualité de votre événement.Consacrez-y donc une attention suffisante.

Quelques exemples:

• badges: avec le nom et l’organisation des invités. Prévoyez égalementquelques badges vierges pour les invités imprévus

• brochures-programmes avec éventuellement un plan (utile s’il y abeaucoup de salles ou d’endroits différents)

• brochures: sur le thème de votre événement, par exemple un nouveauproduit, un nouveau bâtiment, etc.

• fardes: pour y glisser des documents• gadgets: gadgets classiques tels que bloc-notes, bics, post-it,

mallettes, … Vous pouvez également faire le choix d’un gadget plusoriginal, qui correspond par exemple au fil rouge de votre événement

• signalisation: veillez à prévoir une signalisation suffisante, en grandscaractères et placez-la à des endroits visibles. Pour les grandsévénements, il peut être utile de prévoir une signalisation urbainejusqu’à la salle: sur les grands axes, dans les gares proches, etc.N’oubliez pas de bien indiquer également les emplacements de parking(s’il y en a)

• template PowerPoint utilisé pour les présentations: si tous lesintervenants utilisent le même template, cela donnera un bel ensembleuniforme

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• journal de l’événement: il peut être distribué à la fin de l’événement. Laplupart des textes peuvent être préparés à l’avance

• drapeaux, affiches: à utiliser à la fois dans la salle et en dehors decelles-ci

• fardes de presse: pour les journalistes, avec communiqué de presse,coordonnées et éventuellement des informations relatives au thème dela journée

• petites pancartes avec le nom des intervenants: pour la table desconférenciers sur le podium. Veillez à ce que les noms soient aussilisibles au fond de la salle

• menus• formulaires d’évaluation: un formulaire d’évaluation (concis) peut vous

donner des informations utiles quant au succès de votre événement.Pour rassembler autant de formulaires que possible, prévoyez d’offrir unpetit cadeau aux personnes qui complètent le formulaire.

2.9. Risques

Pendant l'événement, beaucoup de choses peuvent déraper. Certainessont prévisibles, d’autres non. Il est impossible de prévoir un pland’urgence pour tout. Deux règles vous aideront à garder la tête froide encas d'imprévus:

• lorsque quelque chose dérape, en général on se fâche. Essayez toutefoisde rester calme, acceptez la situation et cherchez une solution le plusvite possible. Souvent, c’est le coordinateur qui veut résoudre lesproblèmes. Ce n’est pas une bonne chose. Le coordinateur doit déléguerl’incident, il doit garder une vue d’ensemble. Il doit donc autant quepossible déléguer les tâches à un autre membre de l’équiped’organisation.

• il ne faut pas nécessairement trouver une solution à chaque problèmequi se pose. La non résolution d’un problème peut parfois s’avérer plusutile qu’une solution de secours. L’absence d’un orateur vaut parfoismieux qu’un remplacement au pied levé.

S’il y a du matériel coûteux dans la salle, prévoyez la surveillancenécessaire. Pas seulement pendant l’événement, mais aussi le jour et/oula nuit au cours desquels le matériel sera monté et démonté. Lasurveillance du vestiaire et du parking n’est pas non plus un luxe superflu.


Demandez au loueur de la salle de quels permis et assurances il dispose.Examinez avec le service juridique de votre organisation s’il est nécessairede prendre des assurances complémentaires.

Si des intervenants ou des artistes importants sont prévus, il peutégalement être utile de prévoir une surveillance policière. Si voussouhaitez placer une signalisation, demandez-en l’autorisation à la policelocale. En cas de grand événement, la présence d’un service de secourstel que la Croix-Rouge peut aussi être obligatoire. Informez-vous à cesujet.

A faire

• Faites une bonne analyse de l’objectif et du groupe cible. Ilsdéterminent le type d’événement que vous organisez.

• Un fil rouge renforce le message de votre événement.• Veillez à constituer une équipe multidisciplinaire. N’organisez pas

l’événement tout seul.• Commencez à temps. Pour les petits événements, 3 à 6 mois

suffisent. Pour les grands projets, la préparation peut commencer unan ou plus à l’avance. Faites un rétro-planning.

• La date et le lieu sont des étapes cruciales pour la suite despréparatifs de votre événement.

• Etablissez un programme varié mais pas trop chargé. Prévoyez unapogée.

• Prenez des arrangements concrets avec les intervenants/lesanimateurs.

• Prévoyez toujours des boissons et en-cas de qualité.• Evitez les mauvaises surprises en établissant un bon budget, et en

organisant un bon suivi budgétaire.• Attachez beaucoup d’importance à l’invitation. Elle donne la première

impression de votre événement.• Les autres moyens de communication ont aussi leur importance. Ils

influencent l’image et la qualité de votre événement.• Organisez une répétition générale pour les événements importants.• Veillez à disposer des permis, assurances et services de surveillance et

de secours nécessaires.

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3. Pendant l’événement

Le grand jour est enfin arrivé! Les invités sont là. Tout le travail accomplidurant des mois avec votre équipe d’organisation va porter ses fruits.

Une bonne feuille de route, un scénario parfait et des check-listscomplètes vous permettront de faire face. En tant qu’organisateur, vousn'êtes pas censé participer à la fête. Il vous faut rester alerte jusqu’à ladernière minute, car les choses peuvent "déraper" jusqu’au bout.

3.1. Feuille de route

Au chapitre 2, nous vous conseillions de dresser une liste d’actions aprèschaque réunion de l’équipe d’organisation. Cette liste d’actions se fait plusdétaillée à mesure que l’événement approche. Dans les semaines quiprécèdent l’événement, on ne parle plus de liste d’actions, mais de "feuillede route".

La feuille de route est une liste de tous les faits et arrangements pris dansle cadre de l’événement. Vous y faites figurer toutes les activités quidoivent encore avoir lieu, leur échéance, la personne responsable et leséventuels points d’attention liés à chaque activité.

Exemple de feuille de route

Echéance Activité Responsable Point d’attention

Vous pouvez organiser votre feuille de route chronologiquement ou parsujet, par exemple catering, décoration de la salle. Pour le Jour J, le plusutile est d’avoir une feuille de route chronologique. Décomposez autantque possible les activités, afin de ne rien oublier et afin que chacun sacheclairement ce dont il/elle est responsable.


Il est judicieux de suivre la feuille de route une demi-heure en avance surle programme: si le premier intervenant commence à 11 heures, vérifiez à10h30 s’il est présent dans la salle, s’il a son micro ou si sa présentationest prête sur l’ordinateur, etc. La feuille de route est votre point de repère,votre fil rouge. Elle vous aidera à garder la tête froide et à rester calmependant les jours et les heures qui précèdent l’événement.

Veillez à ce que toutes les personnes qui contribuent activement à votreévénement reçoivent une copie de la feuille de route. Insérez égalementdans la feuille de route une liste des numéros de téléphone de toutes lespersonnes concernées, des numéros de GSM de préférence. Les numérosde la police, des pompiers, de l’hôpital le plus proche, d’un service detaxi, … peuvent également s’avérer utiles.

3.2. Scénario

Dans le scénario, il faut détailler ce qui se passera sur la scène. Qui serasur le podium, quand et pour quoi faire? Quels moyens techniques sontnécessaires: lumière, son, présentation PowerPoint, etc.?

Exemple de scénario

Heure Heure Action Qui Matériel technique: Remarquede début de fin son, vidéo, ppt, …

Parcourez le scénario au préalable avec les personnes chargées du son, dela lumière, etc. De la sorte, vous vous assurerez qu’ils ont tout compris etque chacun sait ce qu’il doit faire et à quel moment.

3.3. Check-lists

Avec une bonne feuille de route et un bon scénario, vous êtes fin prêtpour votre événement.

Pour vérifier si vous n’avez rien oublié, vous pouvez encore parcourir leslistes de contrôle ci-dessous. Elles concernent la journée de montage et leJour J.

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Retenez la règle d’or suivante: ne partez pas du principe que quelquechose est fait, vérifiez si c’est fait!

3.3.1. Journée de montage

• Organisez un dernier briefing avec les membres de l’équiped’organisation

• Préparez l’aménagement de la salle et du podium• Donnez déjà le matériel visuel et sonore à la régie• Passez le scénario en revue avec la régie• Organisez une répétition générale• Placez la signalisation dans la salle• Décorez la ou les salle(s)• Installez les plantes et les fleurs• Préparez le vestiaire• Installez le comptoir d’accueil et déposez-y déjà tout le matériel

nécessaire (badges, fardes, gadgets, …)• Vérifiez si les cadeaux destinés aux intervenants sont déjà arrivés• Contrôlez si les toilettes sont en ordre et si tout le matériel nécessaire y

est présent (papier de toilette, savon, essuie-mains, …)• Contrôlez l’accessibilité des lieux.

3.3.2. Jour J

• Organisez un briefing avec les hôtes/hôtesses et les responsables desparkings: ce qu’ils doivent faire, quand, … Donnez-leur aussi desinformations telles que l’emplacement des toilettes, du vestiaire, desdifférentes salles, … Les hôtes et hôtesses seront le premier point decontact de vos invités

• Contrôlez le podium: boissons, pupitre, micros, …• Placez des cartons sur les places réservées dans la salle• Contrôlez la décoration de la salle• Placez les cadeaux destinés aux orateurs à proximité du podium• Placez la signalisation en dehors de la salle• Contrôlez la signalisation dans la salle• Vérifiez si les badges sont rangés par ordre alphabétique • Vérifiez si les fardes sont prêtes • Vérifiez si les hôtes et hôtesses sont prêts au comptoir d’accueil• Contrôlez l’espace d’accueil des VIP, des artistes, de la presse, …• Préparez les fardes de presse pour les journalistes• Contrôlez l’arrangement des tables, les menus, …


• Accueillez et recevez les intervenants. Parcourez encore brièvementavec eux les points importants de la journée

• Contrôlez le catering pour les artistes et les intervenants• Contrôlez le catering pour les invités• Contrôlez régulièrement les divertissements pendant l’événement: le son

est-il optimal, la lumière est-elle OK, …

A faire

• Veillez à fournir à tous les membres de l’équipe d’organisation unefeuille de route avec une liste de numéros de téléphone.

• Etablissez un scénario détaillé que vous passerez en revue avec larégie.

• Ne partez pas du principe que quelque chose est fait, vérifiez!• En tant qu’organisateur, vous n’êtes pas censé participer à

l'événement. Vous devez rester alerte jusqu’à la dernière minute. Leschoses peuvent "déraper" à tout moment.

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4. Après l’événement

Quand les portes de l’événement se referment, le travail n’est pas terminé.Les invités sont partis certes, mais il vous reste encore du pain sur laplanche: vider la salle, payer les factures, traiter les formulairesd’évaluation, etc. Souvent, la phase de suivi et l’évaluation sont bâclées.Pourtant, ces dernières étapes peuvent vous fournir des informationscruciales pour le succès de votre prochain événement.

4.1. Démontage et suivi

Tout ce que vous avez installé sur les lieux, comme le vestiaire, lepodium, la décoration, etc. doit être démonté. Tous les gadgets, les fardeset les brochures que vous n’avez pas distribués doivent être ramenés aubureau. Prévoyez du personnel en suffisance pour assurer ce démontage.Prévoyez également le nécessaire pour le transport du matériel. Avertissezaussi les fournisseurs externes à ce sujet. Le plus souvent, le démontagedoit se faire le jour même. Si vous ne le faites pas ce jour-là, il y aura unsurcoût pour la location des lieux. Pensez-y à l’avance et réservez la salleun demi-jour supplémentaire si nécessaire.

Le plus rapidement possible, envoyez un mot de remerciement à toutesles personnes qui ont collaboré à l’événement: les collègues, lespartenaires externes, les intervenants, … Un "merci" ne coûte rien et faittoujours plaisir! Vous pouvez ainsi espérer pouvoir à nouveau faire appel àeux à l’avenir. Pour l’équipe d’organisation, vous pouvez éventuellementorganiser une réception ou un dîner. Invitez la direction à remercier elle-même l’équipe d’organisation. C’est toujours très apprécié.

Contrôlez et payez les dernières factures. Si vous n’êtes pas satisfait desproduits ou services d’un fournisseur, rédigez une lettre de plainte et faitesadapter la facture. Vous pourrez ensuite clôturer votre budget, encalculant éventuellement le coût par participant.

Classez et archivez tous les documents, feuilles de route, contrats etfactures. Ils pourront en effet vous être utiles pour un prochainévénement.


4.2. Communication

Le travail de communication se poursuit après l’événement.

Si votre événement avait "valeur d’actualité", envoyez un communiqué depresse une fois l’événement terminé. Mentionnez-y les coordonnées d’unepersonne de contact que les journalistes pourront solliciter pour obtenirdes informations complémentaires. Faites un récapitulatif de tous lesarticles qui sont parus dans la presse. Le nombre d’articles et leur tonconstituent déjà un premier input pour l’évaluation.

Si vous avez organisé un congrès ou une journée d’étude, vous pouvezenvoyer une farde de documents aux personnes qui n’étaient pasprésentes. Vous pouvez également placer tous les documents et lesprésentations sur le site web afin que chacun puisse y avoir accès.Attention au copyright: pour publier un texte sur votre site web, vousdevez avoir l’autorisation écrite de l’auteur.

Publiez un article sur l’événement dans le journal du personnel de votreorganisation, sur l’intranet, sur le site web, … C’est agréable pour lespersonnes qui étaient présentes mais aussi pour celles qui ne l’étaientpas. Vous pouvez aussi utiliser les canaux de communication internespour remercier une nouvelle fois les collaborateurs qui ont participé àl’événement.

Faites développer les photos prises. Si vous filmez certaines parties del'événement, vous pouvez réaliser un montage. Les photos et les filmspeuvent aussi se retrouver sur le site web.

Vous pouvez envoyer aux participants un compte rendu de l’événementqu’ils pourront garder en souvenir. Ce compte rendu peut se présentersous différentes formes: un recueil de toutes les présentations, unreportage photo ou un petit journal spécial sur l’événement, avec desarticles de fond, des interviews et des illustrations.

4.3. Evaluation

La dernière étape de votre événement est l’évaluation. Le nombre departicipants présents (par rapport au nombre d’inscriptions), votre propresentiment, les réactions reçues pendant l’événement, l’attention desmédias, … constituent les premiers inputs pour votre évaluation.Complétez ces informations par une évaluation plus structurée.

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Vous pouvez travailler avec un formulaire d’évaluation à faire compléterpar les participants à la fin de l’événement. Vous trouverez au chapitre 7des exemples de formulaires d’évaluation. Vous pouvez aussi organiserune enquête par téléphone quelques jours après l’événement. Pour plusd’informations sur les méthodes d’évaluation, consultez la COMMCollection n°15 "Evaluer des actions de communication".

Planifiez toujours une réunion d’évaluation avec les principaux acteurs: ledonneur d’ordre, l’équipe d’organisation, les partenaires externes, … Lespoints suivants peuvent y être abordés:

• les objectifs ont-ils été atteints? Pourquoi?• qu’est-ce qui s’est bien passé? Pourquoi?• qu’est-ce qui s’est mal passé? Pourquoi? Comment aurait-on pu l’éviter?• qu’est-ce qui peut être amélioré pour la prochaine fois? Quels

enseignements tirer?

Les trois dernières questions peuvent se poser pour chaque partie del’événement: la préparation, l’événement et le suivi et l’évaluation.

Reportez tous les éléments de l’évaluation dans un rapport, les pointsnégatifs aussi bien que les points positifs. Un bon rapport d’évaluation estune source d’informations pour vous-même, pour les collèguesorganisateurs et pour l’organisation. Il vous aide à vous améliorer dansl’organisation d’un prochain événement. Faites parvenir ce rapportd’évaluation aux membres de l’équipe d’organisation ainsi qu’à ladirection.

A faire

• Prévoyez du personnel en suffisance pour le démontage.• Conservez tout: feuille de route, évaluation, budget, … Ce sont des

informations utiles pour un prochain événement.• Communiquez: communiqué de presse, rapport, …• Réalisez une évaluation structurée avec toutes les parties concernées.

Soyez également attentifs aux choses qui se sont bien déroulées.


5. Fiches pratiques

Cette partie comprend des fiches pratiques pour l’organisation de 4 typesd’événements que l’on rencontre souvent au sein de l’administrationfédérale:

• un stand de salon/foire/bourse (5.1)• une conférence de presse (5.2)• une fête du personnel (5.3)• une journée d’étude/un séminaire (5.4)

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5.1. Stand de salon


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form

atio

ns p

lus

appr

ofon

dies

aux

vis

iteur

s.Po

ur a

ttire

r le

s vi

site

urs

sur

votr

e st

and,

vou

s po

uvez

pré

voir

une

anim

atio

n: u

n co

ncou

rs,

unm

ini-w

orks

hop,

un

quiz

, et

c.

Cat

erin

gD

eman

dez

à l’o

rgan

isat

eur

du s

alon

ce

qui e

st p

révu

pou

r le

per

sonn

el t

rava

illan

t su

r le

s st

and

(cfr 2

.6.2

.)(b

oiss

ons,

san

dwic

hes)

. C

omm

uniq

uez

ces

info

rmat

ions

à v

otre

per

sonn

el.

Si r

ien

n’es

t pr

évu,

n’ou

blie

z pa

s d’

appo

rter

des

boi

sson

s vo

us-m

ême.

Il pe

ut ê

tre

utile

aus

si d

e pr

opos

er b

oiss

ons

et e

n-ca

s au

x vi

site

urs

de v

otre

sta

nd.

Bud

get

Plu

s le

bud

get

est

impo

rtan

t, p

lus

gran

d se

ra l’

espa

ce q

ue v

ous

pour

rez

rése

rver

pou

r vo

tre

(cfr 2

.7.)

stan

d, e

t pl

us lu

xueu

x po

urra

êtr

e l’a

mén

agem

ent

de v

otre

sta

nd.

Mai

s av

ec u

n pe

tit b

udge

t et

une

bonn

e do

se d

e cr

éativ

ité,

on p

eut

auss

i fai

re d

es m

erve

illes

, pa

r ex

empl

e av

ec d

e gr

ande

saf

fiche

s (im

pres

sion

dig

itale

). V

ous

pouv

ez a

ussi

réd

uire

les

frai

s en

util

isan

t au

tant

que

poss

ible

vot

re p

ropr

e m

atér

iel:

ordi

nate

ur,

beam

er,

écra

n, e

tc.

Com

mun

icat

ion

Il es

t im

port

ant

que

chac

un p

orte

le m

ême

mes

sage

sur

le s

tand

du

salo

n. A

ccor

dez

une

(cfr 2

.8.)

atte

ntio

n su

ffisa

nte

à ce

poi

nt d

uran

t le

brie

fing

dest

iné

au p

erso

nnel

du

stan

d.D

eman

dez

à l’o

rgan

isat

eur

du s

alon

si l

e lo

go e

t/ou

le n

om d

e vo

tre

orga

nisa

tion

peuv

ent

figur

er s

ur l’

affic

he,

sur

le s

ite w

eb,

dans

le jo

urna

l du

salo

n, e

tc.

Ass

urez

-vou

s ég

alem

ent

que

le n

om d

e vo

tre

orga

nisa

tion

soit

clai

rem

ent

visi

ble

sur

le s

tand

. Vo

us p

ouve

z in

vite

r to

utes

sor

tes

de p

erso

nnes

sur

vot

re s

tand

, pa

r ex

empl

e: le

s m

embr

es d

upe

rson

nel a

vec

éven

tuel

lem

ent

leur

par

tena

ire,

des

VIP,

vos

prin

cipa

ux c

lient

s, la

pre

sse,

les

synd

icat

s, e

tc.

Vous

pou

vez

éven

tuel

lem

ent

prév

oir

un e

spac

e VI

P e

t le

ur p

ropo

ser

une

bois

son


36

et u

n en

-cas

. Il

y a

parf

ois,

dan

s ce

rtai

ns s

alon

s, u

n es

pace

VIP

cen

tral

, m

is à

dis

posi

tion

par

l’org

anis

ateu

r. Si

la p

ress

e es

t pr

ésen

te,

déte

rmin

ez a

u pr

éala

ble

qui s

e ch

arge

ra d

es c

onta

cts

pres

se.

Déc

orat

ion

du s

tand

:•

affic

hes:

dim

ensi

ons,

com

men

t le

s pl

acer

?, …

• or

dina

teur

, éc

ran,

film

• di

spos

ition

du

stan

d: o

uver

t, F

ront

Offi

ce -

Bac

k O

ffice

• sé

para

tions

par

des

pla

ntes

• co

ins

réun

ions

• su

ppor

ts b

roch

ures

• et

c.Su

r vo

tre

stan

d, il

est

pré

féra

ble

de d

ispo

ser

du m

atér

iel d

e co

mm

unic

atio

nsu

ivan

t:•

cart

es d

e vi

site

• dé

plia

nts

avec

mes

sage

spé

cifiq

ue•

badg

es p

our

le p

erso

nnel

du

stan

d av

ec le

logo

de

l’org

anis

atio

n•

gadg

ets

adap

tés

au p

ublic

cib

le e

t au

mes

sage

• br

ochu

res

• sa

cs a

vec

le lo

go d

e l’o

rgan

isat

ion

pour

y g

lisse

r le

s br

ochu

res

• fo

rmul

aire

s d’

éval

uatio

n•

form

ulai

res

d’en

regi

stre

men

t (p

rofil

des

vis

iteur

s)•

fard

es d

e pr

esse

• bo

îtes

pour

les

form

ulai

res

d’év

alua

tion,

les

form

ulai

res

de c

onco

urs,

les

CV,

…Po

ints

d’a

tten

tion

pour

le s

tand

:•

racc

orde

men

ts é

lect

rique

s, o

rdin

ateu

rs,

écla

irage

, ta

pis,

...

• ac

cess

ibili

té a

ux m

oins

val

ides


37

• m

obili

er d

u st

and:

pré

vu o

u à

appo

rter

vou

s-m

ême?

• pr

évoi

r un

cha

uffe

ur•

régl

er le

dém

onta

ge (

plus

che

r si

vou

s re

stez

un

jour

de

plus

)•

kit

prem

iers

soi

ns•

petit

mat

érie

l: ci

seau

x, p

apie

r co

llant

, …

• ad

apte

r la

lang

ue d

u pe

rson

nel à

la la

ngue

des

vis

iteur

s.In

form

ez-v

ous

pour

sav

oir

si u

n es

pace

de

stoc

kage

est

pré

vu p

our

les

part

icip

ants

au

salo

n.Vo

us p

ouve

z au

ssi a

mén

ager

un

espa

ce d

e ra

ngem

ent

sur

votr

e st

and.

Veill

ez à

dés

igne

r un

e pe

rson

ne c

harg

ée d

e fa

ire d

es p

hoto

s. E

lles

pour

ront

êtr

e ut

ilisé

es p

our

illus

trer

les

com

mun

icat

ions

apr

ès l’

évén

emen

t.Ve

illez

éga

lem

ent

à pr

évoi

r un

e co

mm

unic

atio

n re

lativ

e à

l’évé

nem

ent

au s

ein

de v

otre

pro

pre

orga

nisa

tion:

des

affi

ches

, un

lien

ou

une

bann

ière

sur

vot

re s

ite w

eb,

etc.

Ris

ques

Si v

ous

avez

des

ord

inat

eurs

por

tabl

es o

u de

s éc

rans

pla

ts s

ur v

otre

sta

nd,

tene

z-le

s à

l’œil!

(c

fr 2

.9.)

Ce

cons

eil e

st é

gale

men

t va

labl

e pe

ndan

t le

mon

tage

et

le d

émon

tage

du

stan

d.In

form

ez-v

ous

aupr

ès d

e l’o

rgan

isat

eur

du s

alon

con

cern

ant

la s

écur

ité.

Pens

ez p

ar e

xem

ple

aux

pers

onne

s à

cont

acte

r si

que

lqu’

un f

ait

un m

alai

se s

ur v

otre

sta

nd.

Les

sort

ies

de s

ecou

rsdo

iven

t êt

re in

diqu

ées

sur

le p

lan

du s

alon

.

Suiv

i et

Gar

dez

des

stat

istiq

ues

du n

ombr

e de

bro

chur

es d

istr

ibué

es,

de la

pré

senc

e du

per

sonn

el,

éval

uatio

ndu

nom

bre

de v

isite

urs,

etc

.(c

fr 4

.)N

’oub

liez

pas

de r

emer

cier

tou

tes

les

pers

onne

s qu

i ont

col

labo

ré à

l’év

énem

ent.

Org

anis

ezau

ssi u

ne r

éuni

on d

'éva

luat

ion

avec

tou

tes

les

part

ies

inté

ress

ées.

Pla

cez

quel

ques

pho

tos

sur

l’int

rane

t de

vot

re o

rgan

isat

ion.


38

Obj

ectif

Les

obje

ctifs

d’u

ne c

onfé

renc

e de

pre

sse

sont

:(c

fr 2

.1.)

• la

diff

usio

n d’

info

rmat

ions

: n’

orga

nise

z un

e co

nfér

ence

de

pres

se q

ue s

i vou

s av

ez d

es“n

ouve

lles

impo

rtan

tes”

à a

nnon

cer.

Il do

it y

avoi

r un

mes

sage

. Pa

r ex

empl

e: q

uelq

uech

ose

de n

ouve

au,

un r

ésul

tat

ou u

ne a

ctio

n qu

e vo

us v

oule

z m

ettr

e en

exe

rgue

, …

• la

cla

rific

atio

n: u

ne c

onfé

renc

e de

pre

sse

est

indi

quée

lors

qu’u

ne n

ouve

lle n

éces

site

des

info

rmat

ions

ora

les

com

plém

enta

ires.

Par

exe

mpl

e: e

n si

tuat

ion

de c

rise,

une

conf

éren

ce d

e pr

esse

peu

t êt

re l’

occa

sion

idéa

le d

e do

nner

“la

bon

ne in

form

atio

n”.

• l’i

nter

actio

n: le

s jo

urna

liste

s on

t la

pos

sibi

lité

de p

oser

des

que

stio

ns.

Les

jour

nalis

tes

d’au

jour

d’hu

i son

t da

vant

age

des

géné

ralis

tes

que

des

spéc

ialis

tes.

Lai

ssez

-les

pose

rde

s qu

estio

ns,

afin

de

leur

per

met

tre

de b

ien

com

pren

dre

les

nouv

elle

s.

Gro

upe

cibl

eU

ne c

onfé

renc

e de

pre

sse

est

touj

ours

org

anis

ée p

our

les

jour

nalis

tes.

Ils

ne

sont

(c

fr 2

.1.)

tout

efoi

s qu

’un

inte

rméd

iaire

cha

rgé

de c

omm

uniq

uer

votr

e in

form

atio

n au

gro

upe

cibl

epr

opre

men

t di

t. P

ar e

xem

ple:

les

cito

yens

, le

s pe

nsio

nnés

, le

s ét

udia

nts,

les

fonc

tionn

aire

s, le

s fa

mill

es,

les

Wal

lons

, le

s Fl

aman

ds,

etc.

Réf

léch

isse

z bi

en à

vot

re g

roup

e ci

ble

final

et

aux

cana

ux le

s pl

us a

dapt

és p

our

les

atte

indr

e. V

ous

aure

z ai

nsi r

apid

emen

t un

e id

ée d

es jo

urna

liste

s à

invi

ter:

que

l méd

ia(r

adio

, té

lévi

sion

, pr

esse

écr

ite,

…),

pér

iodi

cité

du

méd

ia,

poin

t de

vue

jour

nalis

tique

du

méd

ia,

diffu

sion

du

méd

ia,

…

Cho

ix d

e Ve

illez

à d

éfin

ir un

thè

me

cent

ral,

un m

essa

ge c

lair

pour

vot

re c

onfé

renc

e de

pre

sse.

l’a

ctiv

ité/d

u th

ème

Essa

yez

de p

rése

nter

vot

re s

ujet

de

man

ière

orig

inal

e et

agr

éabl

e.(c

fr 2

.2.)

5.2. Conférence de presse


39

Equi

pe

Le S

ervi

ce C

omm

unic

atio

n/le

por

te-p

arol

e or

gani

se e

t co

ordo

nne

la c

onfé

renc

e de

pre

sse

end’

orga

nisa

tion

veill

ant

à la

col

labo

ratio

n:(c

fr 2

.3.)

• du

ser

vice

res

pons

able

de

l’inf

orm

atio

n tr

ansm

ise

• de

s se

rvic

es lo

gist

ique

s (a

ccue

il, c

ater

ing,

tra

duct

ion,

…)

• de

l’éq

uipe

diri

gean

te•

le c

as é

chéa

nt,

des

part

enai

res

exte

rnes

qui

col

labo

rent

au

prod

uit

ou a

u se

rvic

e.

Pla

nnin

gC

erta

ines

con

fére

nces

de

pres

se p

euve

nt a

isém

ent

être

pla

nifié

es à

l’av

ance

, d’

autr

es n

on,

par

(cfr 2

.4.)

exem

ple

en s

ituat

ion

de c

rise.

Si p

ossi

ble,

fix

ez d

e pr

éfér

ence

la d

ate

deux

sem

aine

s à

l’ava

nce.

Vou

s di

spos

erez

alo

rs d

’un

déla

i suf

fisan

t po

ur e

nvoy

er v

os in

vita

tions

.

Dat

e et

lieu

La d

ate,

l’he

ure

et le

lieu

son

t de

s fa

cteu

rs f

onda

men

taux

pou

r la

réu

ssite

de

votr

e co

nfér

ence

(c

fr 2

.5.)

de p

ress

e.D

ate

et h

eure

:•

veill

ez à

ce

que

les

prin

cipa

ux o

rate

urs

soie

nt li

bres

à la

dat

e ch

oisi

e.•

vérif

iez

si v

otre

con

fére

nce

de p

ress

e ne

coï

ncid

e pa

s av

ec d

’aut

res

conf

éren

ces

de p

ress

eim

port

ante

s.•

si v

otre

con

fére

nce

de p

ress

e do

it êt

re o

rgan

isée

en

un li

eu s

péci

fique

, ve

illez

à c

e qu

e ce

lieu

soit

libre

le jo

ur s

ouha

ité.

• l’h

eure

idéa

le p

our

orga

nise

r un

e co

nfér

ence

est

ent

re 1

0h0

0 e

t 11h0

0 d

u m

atin

.•

la d

urée

max

imal

e d’

une

conf

éren

ce d

e pr

esse

est

de

30 m

inut

es.

A c

es 3

0 m

inut

es,

il fa

uten

core

ajo

uter

un

tem

ps p

our

une

séan

ce f

orm

elle

de

ques

tions

et

répo

nses

et

éven

tuel

lem

ent

une

séan

ce in

form

elle

de

ques

tions

et

inte

rvie

ws.

• ad

apte

z la

dat

e de

vot

re c

onfé

renc

e de

pre

sse

aux

dead

lines

des

prin

cipa

ux m

édia

s qu

ipe

uven

t re

laye

r vo

tre

info

rmat

ion.

C’e

st im

port

ant

surt

out

pour

les

méd

ias

qui n

e pa

rais

sent

pas

quot

idie

nnem

ent,

par

exe

mpl

e po

ur le

s pé

riodi

ques

heb

dom

adai

res

ou m

ensu

els.


40

Lieu

:•

veill

ez à

ce

que

la s

alle

soi

t éq

uipé

e de

tou

t le

mat

érie

l tec

hniq

ue n

éces

saire

: m

icro

s fix

es,

mic

ros

balla

deur

s, o

rdin

ateu

rs,

conn

exio

ns in

tern

et,

proj

ecte

ur,

lect

eur

DVD

, ta

blea

u,tr

aduc

tion

sim

ulta

née,

…•

ne c

hois

isse

z pa

s un

esp

ace

trop

vas

te.

Vous

évi

tere

z ai

nsi d

e do

nner

une

impr

essi

on d

evi

de,

désa

gréa

ble.

• ch

oisi

ssez

une

sal

le a

vec

une

bonn

e ac

oust

ique

. Fa

ites

égal

emen

t at

tent

ion

aux

brui

ts d

efo

nd d

éran

gean

ts.

• ch

oisi

ssez

un

lieu

faci

lem

ent

acce

ssib

le,

en t

rans

port

s en

com

mun

éga

lem

ent.

Vei

llez

à ce

qu’il

y a

it su

ffisa

mm

ent

de p

lace

s de

par

king

.•

si d

es in

terv

iew

s so

nt p

lani

fiées

apr

ès la

con

fére

nce

de p

ress

e, p

révo

yez

un e

spac

e di

stin

ct.

• un

lien

ent

re le

lieu

et

le s

ujet

de

votr

e co

nfér

ence

de

pres

se r

epré

sent

era

touj

ours

un

petit

plus

.•

veill

ez à

ce

que

les

phot

ogra

phes

et

les

cam

éram

ans

disp

osen

t de

la li

bert

é de

mou

vem

ent

néce

ssai

re e

t d’

une

lum

ière

suf

fisan

te.

• as

sure

z-vo

us q

ue v

ous

pour

rez

déco

rer

la s

alle

ave

c le

nom

et

le lo

go d

e vo

tre

orga

nisa

tion,

qui d

oive

nt ê

tre

bien

vis

ible

s de

rriè

re le

s or

ateu

rs.

Ils s

eron

t ai

nsi b

ien

en v

ue p

our

les

cam

éras

et

les

appa

reils

pho

tos.

• ve

illez

éga

lem

ent

à ce

qu’

il y

ait

dans

la s

alle

un

espa

ce p

our

rece

voir

les

jour

nalis

tes

et le

urre

met

tre

les

fard

es d

e pr

esse

.

Ani

mat

ion

La r

ègle

de

base

pou

r vo

tre

prés

enta

tion:

soy

ez b

ref,

inte

nse

et s

impl

e.(c

fr 2

.6.1

.)•

Veill

ez à

ce

qu’il

n’y

ait

qu’u

n se

ul m

essa

ge c

entr

al.

Vous

pou

rrez

y r

atta

cher

ens

uite

quel

ques

mes

sage

s co

mpl

émen

taire

s, m

ais

de f

açon

lim

itée.

• Ve

illez

à c

e qu

e vo

s in

terv

enan

ts s

oien

t de

bon

s or

ateu

rs.

Le s

ujet

de

votr

e co

nfér

ence

de

pres

se d

oit

être

pré

sent

é av

ec le

plu

s de

cla

rté

poss

ible

. Vo

us d

evez

, sa

ns d

isco

ntin

uer,


41

capt

er l’

atte

ntio

n de

s jo

urna

liste

s. V

eille

z ég

alem

ent

à su

scite

r l’i

nter

actio

n. V

os in

terv

enan

tsne

doi

vent

pas

lire

leur

feu

ille,

mai

s pl

utôt

“ra

cont

er u

ne h

isto

ire”.

• Li

mite

z le

nom

bre

d’in

terv

enan

ts:

3 à

4 in

terv

enan

ts d

iffér

ents

est

un

max

imum

.•

Cho

isis

sez

les

inte

rven

ants

en

fonc

tion

du c

onte

nu.

Le c

hoix

ne

doit

donc

pas

tou

jour

s se

port

er s

ur l’

élém

ent

hiér

arch

ique

le p

lus

élev

é: le

che

f. L’

inte

rven

ant

doit

maî

tris

er t

otal

emen

tla

mat

ière

et

pouv

oir

réag

ir au

x qu

estio

ns é

vent

uelle

s.•

Coa

chez

les

inte

rven

ants

non

exp

érim

enté

s en

com

mun

icat

ion:

org

anis

ez u

n ex

erci

ce d

epr

ésen

tatio

n, p

répa

rez

des

ques

tions

, fa

ites

des

rem

arqu

es s

ur le

lang

age

utili

sé,

le la

ngag

eco

rpor

el,

l’hab

illem

ent,

…•

Veill

ez à

ce

que

tous

les

inte

rven

ants

aie

nt r

apid

emen

t pr

is c

onna

issa

nce

de la

pré

sent

atio

nde

s au

tres

. C

ela

perm

et d

’évi

ter

les

redi

tes.

• Pr

enez

des

arr

ange

men

ts c

lairs

qua

nt a

u te

mps

don

t di

spos

e ch

aque

inte

rven

ant

pour

sa

prés

enta

tion.

Vei

llez

à ce

qu’

ils r

espe

cten

t le

tem

ps q

ui le

ur e

st im

part

i. D

ésig

nez

une

pers

onne

qui

, pe

ndan

t la

con

fére

nce

de p

ress

e, p

ourr

a fa

ire u

n si

gne

aux

inte

rven

ants

s’il

sdé

pass

ent

leur

tem

ps d

e pa

role

.•

Si l’

orga

nisa

tion

a un

por

te-p

arol

e, il

est

pré

féra

ble

qu’il

pre

nne

la p

arol

e qu

elqu

es in

stan

tslo

rs d

e ch

aque

con

fére

nce

de p

ress

e: p

ar e

xem

ple

pour

l’in

trod

uctio

n ou

la c

oncl

usio

n. E

nfin

de

com

pte,

il r

epré

sent

e so

uven

t, p

our

les

jour

nalis

tes,

le “

visa

ge”

de l’

orga

nisa

tion.

Cat

erin

g Vo

us p

ouve

z of

frir

bois

sons

et

en-c

as (

sand

wic

hes

garn

is,

buffe

t froi

d, …

) ap

rès

la c

onfé

renc

e(c

fr 2

.6.2

.)de

pre

sse.

Cel

a cr

ée u

ne a

mbi

ance

agr

éabl

e, t

out

en p

erm

etta

nt d

’éta

blir

des

cont

acts

pers

onne

ls,

info

rmel

s av

ec le

s jo

urna

liste

s.U

n lu

nch

plus

éla

boré

n’e

st p

as n

éces

saire

: le

s jo

urna

liste

s n’

ont

pas

beau

coup

de

tem

ps.

Bud

get

Souv

ent,

l’or

gani

satio

n d’

une

conf

éren

ce d

e pr

esse

ne

dem

ande

qu’

un b

udge

t lim

ité.

(cfr 2

.7.)


42

Com

mun

icat

ion

Avan

t la

con

fére

nce

de p

ress

e(c

fr 2

.8.)

L’in

vita

tion

• L’

invi

tatio

n do

it su

scite

r im

méd

iate

men

t l’i

ntér

êt d

u jo

urna

liste

. Il

doit

se s

entir

inte

rpel

lé e

tap

pelé

à a

ssis

ter

à vo

tre

conf

éren

ce d

e pr

esse

. Il

doit

sent

ir qu

’il p

ourr

a en

fai

re u

n ar

ticle

inté

ress

ant.

Vei

llez

à ne

pas

dév

oile

r to

utes

les

info

rmat

ions

dan

s l’i

nvita

tion,

sin

on le

jour

nalis

te n

e fe

ra p

as l’

effo

rt d

e ve

nir.

• En

voye

z l’i

nvita

tion

2 à

3 s

emai

nes

à l’a

vanc

e, d

e pr

éfér

ence

par

e-m

ail.

• En

voye

z l’i

nvita

tion

à la

foi

s à

la r

édac

tion

géné

rale

et

au jo

urna

liste

spé

cial

isé

dans

ledo

mai

ne t

raité

par

vot

re c

onfé

renc

e de

pre

sse.

• En

voye

z un

rap

pel l

a ve

ille

de v

otre

con

fére

nce

de p

ress

e.•

Dem

ande

z to

ujou

rs a

ux jo

urna

liste

s de

con

firm

er le

ur p

rése

nce.

Soy

ez c

onsc

ient

s du

fai

t qu

el’a

ctua

lité

peut

tou

tefo

is r

eten

ir le

s jo

urna

liste

s, m

algr

é un

e co

nfirm

atio

n. S

i vou

s pr

opos

ezau

x jo

urna

liste

s d’

utili

ser

un p

arki

ng,

dem

ande

z al

ors

une

rése

rvat

ion.

Cel

a vo

us p

erm

ettr

ade

sav

oir

s’ils

vie

nnen

t ou

non

.•

Les

élém

ents

de

fond

de

l’inv

itatio

n: la

dat

e, l’

heur

e, le

lieu

, le

suj

et,

le n

om d

el’o

rgan

isat

ion

qui o

rgan

ise

la c

onfé

renc

e de

pre

sse,

les

inte

rven

ants

, l’i

tinér

aire

, la

per

sonn

ede

con

tact

ave

c un

num

éro

de G

SM.

• Pr

écis

ez a

ussi

cla

irem

ent

s’il

sera

pos

sibl

e de

fai

re u

ne in

terv

iew

apr

ès la

con

fére

nce

depr

esse

.•

Si le

s m

édia

s im

port

ants

n’o

nt p

as e

ncor

e ré

agi l

a ve

ille

de v

otre

con

fére

nce

de p

ress

e,pr

enez

con

tact

ave

c eu

x pa

r té

léph

one.

Com

mun

icat

ion

inte

rne

Info

rmez

les

mem

bres

du

pers

onne

l de

votr

e or

gani

satio

n au

suj

et d

e la

con

fére

nce

de p

ress

e.C

’est

impo

rtan

t su

rtou

t po

ur le

s se

rvic

es q

ui s

eron

t so

llici

tés

(acc

ueil,

tra

duct

eurs

, …

).


43

Prév

oyez

éga

lem

ent

une

com

mun

icat

ion

à l’i

nten

tion

de t

ous

les

mem

bres

du

pers

onne

l qua

ntau

con

tenu

de

la c

onfé

renc

e de

pre

sse.

Vou

s év

itere

z ai

nsi q

ue le

s co

llabo

rate

urs

appr

enne

ntpa

r la

pre

sse

des

info

rmat

ions

qui

con

cern

ent

leur

pro

pre

orga

nisa

tion.

Soye

z cl

airs

ave

c le

s co

llabo

rate

urs

de v

otre

org

anis

atio

n. D

ites-

leur

s’il

s pe

uven

t ré

pond

re a

uxqu

estio

ns d

e la

pre

sse,

et

vers

qui

ils

doiv

ent

éven

tuel

lem

ent

orie

nter

les

jour

nalis

tes.

Fard

e de

pre

sse

Les

jour

nalis

tes

reço

iven

t dè

s le

ur a

rriv

ée u

ne f

arde

de

pres

se.

• D

ans

la f

arde

de

pres

se s

e tr

ouve

nt le

s do

cum

ents

sui

vant

s:

un c

omm

uniq

ué d

e pr

esse

ou

un e

xem

ple

d’ar

ticle

, le

s pr

ésen

tatio

ns d

es in

terv

enan

ts,

des

info

rmat

ions

de

fond

, de

s ch

iffre

s et

des

tab

leau

x (s

i app

licab

le),

des

info

rmat

ions

gén

éral

essu

r l’o

rgan

isat

ion,

des

pho

tos

ou d

u m

atér

iel v

isue

l, le

s co

ordo

nnée

s de

la p

erso

nne

deco

ntac

t au

près

de

qui l

es jo

urna

liste

s pe

uven

t ob

teni

r de

s in

form

atio

ns c

ompl

émen

taire

s.•

Si la

far

de d

e pr

esse

con

tient

bea

ucou

p d’

info

rmat

ions

, gl

isse

z-y

égal

emen

t un

e ta

ble

des

mat

ière

s.•

Veill

ez à

ce

que

la f

arde

de

pres

se r

este

cla

ire.

N’y

glis

sez

pas

trop

d’in

form

atio

ns.

Les

jour

nalis

tes

doiv

ent

en e

ffet

pouv

oir

y re

trou

ver

rapi

dem

ent

les

info

rmat

ions

prin

cipa

les.

• Ve

illez

à c

e qu

e le

s fa

rdes

de

pres

se s

oien

t di

spon

ible

s da

ns la

lang

ue d

u jo

urna

liste

.•

Men

tionn

ez t

oujo

urs

sur

les

prés

enta

tions

le n

om d

es in

terv

enan

ts e

t le

ur f

onct

ion.

Cel

ape

rmet

d’é

vite

r le

s fa

utes

d’o

rtho

grap

he d

ans

les

méd

ias.

• D

onne

z au

x jo

urna

liste

s la

pos

sibi

lité

de f

aire

un

choi

x en

tre

une

série

de

phot

os.

Ils n

’ont

pas

touj

ours

le t

emps

ou

les

moy

ens

d’em

men

er u

n ph

otog

raph

e av

ec e

ux.

Pend

ant

la c

onfé

renc

e de

pre

sse

• C

omm

ence

z to

ujou

rs à

l’he

ure.

Sin

on,

vous

pén

alis

ez le

s jo

urna

liste

s qu

i son

t ar

rivés

àl’h

eure

.


44

• Ve

illez

à in

stal

ler

des

cart

ons

nom

inat

ifs s

uffis

amm

ent

lisib

les

deva

nt le

s in

terv

enan

ts.

• N

otez

les

coor

donn

ées

des

jour

nalis

tes

prés

ents

.

Apr

ès la

con

fére

nce

de p

ress

e•

Faite

s pa

rven

ir un

e fa

rde

de p

ress

e au

x jo

urna

liste

s ab

sent

s.•

Vous

pou

vez

cont

acte

r le

s jo

urna

liste

s qu

i éta

ient

abs

ents

mai

s av

ec q

ui v

ous

avez

de

bonn

es r

elat

ions

pou

r le

ur c

omm

uniq

uer

les

info

rmat

ions

prin

cipa

les.

• Ve

illez

à a

ssur

er u

n su

ivi.

Info

rmez

les

jour

nalis

tes

inté

ress

és d

e la

sui

te d

es é

véne

men

ts e

tde

s év

olut

ions

ulté

rieur

es d

u do

ssie

r. C

ela

peut

se

faire

par

le b

iais

de

com

mun

iqué

s de

pres

se.

Cel

a pe

rmet

d’e

ntre

teni

r et

de

déve

lopp

er le

s co

ntac

ts é

tabl

is p

enda

nt la

con

fére

nce

de p

ress

e.•

Veill

ez à

ce

que

les

prin

cipa

les

info

rmat

ions

com

mun

iqué

es lo

rs d

e vo

tre

conf

éren

ce f

igur

ent

auss

i sur

vot

re s

ite w

eb.

Suiv

i et

éval

uatio

n•

Faite

s un

e re

vue

de p

ress

e av

ec le

s ar

ticle

s pa

rus

suite

à v

otre

con

fére

nce

de p

ress

e.

(cfr 4

.)Ve

illez

à r

éalis

er u

ne é

valu

atio

n qu

antit

ativ

e, m

ais

auss

i qua

litat

ive

de la

diff

usio

n de

vot

rein

form

atio

n: n

ombr

e d’

artic

les,

ton

des

art

icle

s (p

ositi

f, né

gatif

), d

iffus

ion

dans

la p

ress

esp

écia

lisée

, et

c.•

Exam

inez

la li

ste

des

jour

nalis

tes

prés

ents

.•

Si v

ous

cons

tate

z de

s er

reur

s da

ns u

n ar

ticle

, ré

agis

sez

imm

édia

tem

ent!

• O

rgan

isez

un

débr

iefin

g av

ec l’

équi

pe d

’org

anis

atio

n.


45

5.3 Fête du personnelO

bjec

tif

Ras

sem

bler

le p

erso

nnel

d’u

ne é

quip

e, v

oire

de

tout

e un

e or

gani

satio

n, p

eut

avoi

r tr

ois

(cfr 2

.1.)

obje

ctifs

:•

fête

r un

évé

nem

ent

(Sai

nt-N

icol

as,

Nou

vel A

n, …

)•

rem

erci

er

• pr

omou

voir

l’esp

rit d

’équ

ipe

(tea

mbu

ildin

g).

Bie

n dé

finir,

dès

le d

épar

t, l’

espr

it da

ns le

quel

on

lanc

e l’é

véne

men

t pe

rmet

de

choi

sir

l’act

ivité

app

ropr

iée

et la

man

ière

de

l’org

anis

er (

cfr

choi

x de

l’ac

tivité

).

Gro

upe

cibl

eIl

faut

pré

cise

r, dè

s le

dép

art,

si:

(cfr 2

.1.)

• le

s ac

tivité

s s’

adre

ssen

t un

ique

men

t au

x co

llabo

rate

urs

• le

s fa

mill

es p

artic

ipen

t au

ssi.

La t

aille

du

grou

pe e

st a

ussi

impo

rtan

te.

Ain

si,

dès

que

l’on

dépa

sse

ving

t pe

rson

nes,

ilva

ut m

ieux

env

isag

er d

es a

ctiv

ités

en s

ous-

grou

pes.

Q

uel q

ue s

oit

le g

roup

e, il

est

néc

essa

ire d

e pr

endr

e en

com

pte

les

diffé

renc

eslin

guis

tique

s, g

éogr

aphi

ques

, d’

âge,

les

aspe

cts

de d

iver

sité

(pe

rson

nes

hand

icap

ées,

…),

et

ce,

mêm

e s’

il s’

agit

d’un

e si

mpl

e fê

te (

cfr

choi

x de

l’ac

tivité

).

Cho

ix d

e •

Cho

isis

sez

une

activ

ité q

ui p

eut

se d

éclin

er s

elon

les

beso

ins

des

diffé

rent

esl’a

ctiv

ité/d

u th

ème

pers

onne

s (a

ctiv

ités

spor

tives

, cu

lture

lles,

…)

mai

s en

gar

dant

tou

jour

s en

têt

e (c

fr 2

.2.)

l’obj

ectif

. Ain

si,

pour

le t

eam

build

ing,

on

reco

mm

ande

des

act

ivité

s lu

diqu

es e

tpa

rtic

ipat

ives

inté

gran

t la

“m

otiv

atio

n”.

Il pe

ut ê

tre

inté

ress

ant

de c

ombi

ner

une

activ

ité c

entr

ale

où t

out

le m

onde

est

ras

sem

blé

(ex.

pet

it dé

jeun

er)

et d

es a

ctiv

ités

engr

oupe

s.


46

• Tr

ouve

z de

s as

tuce

s po

ur m

élan

ger

les

grou

pes

et é

vite

z qu

e le

s pe

rson

nes

rest

ent

avec

leur

s co

llègu

es h

abitu

els.

C’e

st s

urto

ut im

port

ant

pour

les

activ

ités

de t

eam

build

ing

mai

sce

la v

aut

auss

i pou

r le

s ac

tivité

s av

ec le

s fa

mill

es,

qui o

nt t

enda

nce

à re

ster

ent

re e

lles.

On

cons

eille

ici d

e fa

ire in

terv

enir

une

pers

onne

ext

erne

ou

un s

ystè

me

(info

rmat

isé)

pou

rla

com

posi

tion

des

grou

pes,

pou

r ne

pro

voqu

er a

ucun

e te

nsio

n en

tre

collè

gue.

• Sa

chez

dos

er la

cré

ativ

ité:

il fa

ut a

rriv

er à

sur

pren

dre

sans

cho

quer

. U

ne d

es p

iste

s à

rete

nir

est

de “

varie

r” le

s év

énem

ents

, m

ême

s’il

s’ag

it d’

une

sim

ple

fête

. Si

pos

sibl

e, la

varia

tion

se f

ait

au s

ein

d’un

mêm

e év

énem

ent

(ex.

diff

éren

ts t

ypes

de

prom

enad

es)

ou,

tout

au

moi

ns,

d’an

née

en a

nnée

. •

L’év

énem

ent

est

auss

i l’o

ccas

ion

de r

appe

ler

les

obje

ctifs

et

les

vale

urs

de l’

orga

nisa

tion.

Il

est

touj

ours

inté

ress

ant

de li

er u

n év

énem

ent

aux

activ

ités

de l’

orga

nisa

tion

(ex.

jour

née

du S

PF

cons

acré

e au

Dév

elop

pem

ent

dura

ble)

.•

Que

lque

s bo

nnes

pra

tique

s (d

éjà

expé

rimen

tées

):

• at

elie

r ci

rque

qui

mêl

e ac

roba

tie,

mag

ie,

…•

cour

s de

cui

sine

et/o

u de

mus

ique

du

mon

de e

t an

imat

ion

sur

la d

iver

sité

• at

elie

r ta

ichi

, av

ec a

nim

atio

n su

r le

bie

n-êt

re a

u tr

avai

l et

prés

enta

tion

des

équi

pes

de c

onse

iller

s en

pré

vent

ion

• ex

posi

tion

des

“tal

ents

inte

rnes

”•

prom

enad

e av

ec je

u de

pis

te d

ans

une

ville

• sp

eed-

datin

g: c

haqu

e pe

rson

ne a

tro

is m

inut

es p

our

“fai

re c

onna

issa

nce”

et

ensu

ite,

on t

ourn

e•

dist

ribut

ion

de “

cade

aux”

: ch

aque

par

ticip

ant

achè

te u

n ob

jet

pour

une

som

me

déris

oire

(ex

. 2 e

uros

). L

e jo

ur d

u te

ambu

ildin

g, o

n or

gani

se u

ne t

ombo

la.


47

Equi

pe

Les

évén

emen

ts p

our

le p

erso

nnel

peu

vent

êtr

e pr

épar

és p

ar:

d’or

gani

satio

n•

un b

urea

u ex

tern

e (b

urea

u d’

évén

emen

ts,

…)

(cfr 2

.3.)

• un

com

ité o

rgan

isat

eur

com

posé

, au

min

imum

, de

rep

rése

ntan

ts d

es s

ervi

ces

Com

mun

icat

ion,

P&

O,

Logi

stiq

ue•

un c

omité

org

anis

ateu

r, ai

dé d

e vo

lont

aire

s (m

embr

es d

u pe

rson

nel).

Si

l’on

tra

vaill

e av

ec d

es v

olon

taire

s, il

est

néc

essa

ire q

u’un

e se

ule

pers

onne

coo

rdon

ne la

prép

arat

ion

et f

ixe,

au

préa

labl

e, d

es p

iste

s de

tra

vail

(ex.

thè

me

de l’

évén

emen

t, t

ype

d’ac

tivité

s re

cher

chée

s).

On

peut

aus

si p

rivilé

gier

une

str

uctu

re e

n so

us-g

roup

es,

par

thè

me

d’or

gani

satio

n (g

roup

e ca

terin

g, g

roup

e ac

tivité

s, e

tc).

L’im

plic

atio

n du

man

agem

ent

est

égal

emen

t né

cess

aire

: su

ivi d

es d

écis

ions

au

com

ité d

edi

rect

ion,

par

ticip

atio

n ac

tive

dura

nt l’

activ

ité (

ex.

bloq

uer

la d

ate

dans

l’ag

enda

des

sal

les

deré

unio

n et

dan

s ce

lui d

es c

hefs

, vi

a le

s se

crét

aria

ts!)

.

Pla

nnin

gM

ême

pour

les

évén

emen

ts d

e pe

tite

enve

rgur

e, il

est

néc

essa

ire q

u’un

e pe

rson

ne d

u co

mité

(c

fr 2

.4.)

orga

nisa

teur

sui

ve le

pla

nnin

g gl

obal

et

en f

asse

rap

port

rég

ulie

r au

man

agem

ent

et a

ux a

utre

spe

rson

nes

impl

iqué

es d

ans

l’org

anis

atio

n.

Le p

lann

ing

serv

ira a

ussi

de

base

à u

ne c

omm

unic

atio

n en

éta

pes

vers

le p

erso

nnel

.

Dat

e et

lieu

• C

erta

ins

jour

s fo

nctio

nnen

t m

ieux

que

d’a

utre

s po

ur o

rgan

iser

un

évén

emen

t po

ur le

(c

fr 2

.5.)

pers

onne

l: le

mar

di e

t le

jeud

i (po

ur é

vite

r, pa

r ex

empl

e, l’

abse

nce

des

trav

aille

urs

à te

mps

part

iel).

Qua

nt a

u w

eek-

end,

il f

aut

savo

ir qu

e ce

n’e

st p

as h

abitu

el d

ans

la f

onct

ion

publ

ique

!•

Cho

isis

sez

touj

ours

un

lieu

faci

lem

ent

acce

ssib

le e

n tr

ansp

orts

en

com

mun

. Po

ur le

team

build

ing,

on

choi

sira

un

endr

oit

conv

ivia

l. Il

vaut

mie

ux t

oute

fois

évi

ter

de r

este

r à

l’int

érie

ur d

e l’o

rgan

isat

ion

(ten

tatio

n de

ret

ourn

er li

re s

es m

ails

pen

dant

les

paus

es).


48

• Pe

nsez

à n

e pa

s né

glig

er c

e qu

i est

aux

abo

rds

dire

cts

de l’

orga

nisa

tion.

Ain

si,

par

exem

ple,

faite

s ap

pel a

ux c

omm

erça

nts

du q

uart

ier

pour

fac

ilite

r l’i

ntég

ratio

n de

vot

re p

erso

nnel

dan

sle

qua

rtie

r de

l’or

gani

satio

n.•

Veill

ez à

res

pect

ez l’

équi

libre

ling

uist

ique

(ex

. si

vou

s ch

oisi

ssez

un

lieu

en F

land

re u

nean

née,

cho

isis

sez

un li

eu e

n W

allo

nie

l’ann

ée s

uiva

nte)

.

Ani

mat

ion

• Es

saye

z d’

utili

ser

les

tale

nts

inte

rnes

(ex

. ap

pel à

pho

togr

aphe

).(c

fr 2

.6.1

)•

Soig

nez

les

inte

rven

tions

du

man

agem

ent

(ex.

dis

cour

s du

Pré

side

nt):

priv

ilégi

ez u

n di

scou

rsvi

vant

, av

ec a

necd

ote,

pas

tro

p lo

ng e

t da

ns le

s de

ux la

ngue

s (s

uper

visi

on d

e la

Com

mun

icat

ion)

.•

Ne

négl

igez

pas

le p

oste

“so

noris

atio

n de

la s

alle

”.

Cat

erin

gC

’est

un

des

fact

eurs

clé

s du

suc

cès

de v

otre

évé

nem

ent

(“du

pai

n et

des

jeux

”).

(c

fr 2

.6.2

.)Il

faut

don

c, d

ès le

dép

art,

rés

erve

r un

bud

get

suffi

sant

pou

r ce

pos

te e

t ‘te

ster

’, au

pré

alab

le,

le f

ourn

isse

ur c

hois

i. Il

est

auss

i im

port

ant

de p

révo

ir un

e no

urrit

ure

qui p

eut

plai

re à

tou

s: p

oiss

on,

vian

de,

plat

végé

tarie

n.Il

faut

aus

si t

enir

com

pte

de la

“po

litiq

ue in

tern

e à

l’org

anis

atio

n” (

ex.

bois

sons

non

alco

olis

ées)

.

Bud

get

Iden

tifie

z un

e pe

rson

ne d

e co

ntac

t, r

egro

upan

t l’e

nsem

ble

des

fact

ures

et

frai

s lié

s (c

fr 2

.7.)

à l’é

véne

men

t.

Com

mun

icat

ion

• Po

ur le

s ac

tivité

s de

tea

mbu

ildin

g, il

est

inté

ress

ant

de “

culti

ver

le s

uspe

nse”

: on

(c

fr 2

.8.)

com

mun

ique

sur

les

disp

ositi

ons

prat

ique

s (li

eu e

t he

ure

de r

ende

z-vo

us,

vête

men

tssp

écia

ux,

…)

mai

s pa

s su

r le

con

tenu

de

l’act

ivité

.


49

• So

yez

clai

rs s

ur “

règl

es”

(act

ivité

obl

igat

oire

, co

ngé,

dis

pens

e de

ser

vice

, ...)

.•

Faite

s se

côt

oyer

la c

omm

unic

atio

n pa

pier

et

la c

omm

unic

atio

n él

ectr

oniq

ue p

our

touc

her

tout

le m

onde

.•

N’o

ublie

z pa

s la

com

mun

icat

ion

exte

rne

(imag

e du

SPF

dans

la p

ress

e, in

fos

‘out

-of-

offic

e’po

ur le

s cl

ient

s, …

).

Ris

ques

• In

form

ez-v

ous

sur

les

assu

ranc

es à

pre

ndre

car

les

activ

ités

orga

nisé

es s

ont

des

activ

ités

(cfr 2

.9.)

“ext

ra-p

rofe

ssio

nnel

les”

.•

Rem

ette

z un

e lis

te d

es p

oint

s de

con

tact

à l’

équi

pe d

’org

anis

atio

n (e

x. G

SM d

el’o

rgan

isat

eur,

GSM

d’u

n re

spon

sabl

e de

gro

upe,

num

éros

d’u

rgen

ce).

Suiv

i et

éval

uatio

n•

Rem

erci

ez t

out

le p

erso

nnel

(c

fr 4

.)

• Pr

éfér

ez l’

éval

uatio

n di

rect

e et

cou

plez

-la à

un

débr

iefin

g av

ec le

gro

upe

orga

nisa

teur

. •

Com

mun

ique

z le

s ré

sulta

ts d

e l’é

valu

atio

n à

l’ens

embl

e du

per

sonn

el e

t fa

ites-

en u

nfe

edba

ck a

u m

anag

emen

t.


5.4. Journée d’étude/séminaire

50

Obj

ectif

Les

obje

ctifs

d’u

ne jo

urné

e d’

étud

e ou

d’u

n sé

min

aire

son

t:(c

fr 2

.1.)

• in

form

er,

publ

ier,

anno

ncer

, pr

omou

voir

• m

otiv

er,

favo

riser

l’es

prit

d’éq

uipe

• la

ncer

une

pol

itiqu

e: d

éfin

ir la

str

atég

ie,

dess

iner

les

ligne

s st

raté

giqu

es,

faire

réflé

chir,

stim

uler

une

dyn

amiq

ue•

form

er,

part

ager

les

conn

aiss

ance

s et

les

expé

rienc

es•

trav

aille

r en

rés

eau

Gro

upe

cibl

eAv

ant

tout

e ch

ose,

déf

inis

sez

clai

rem

ent

le g

roup

e ci

ble

de v

otre

jour

née

d’ét

ude.

(cfr 2

.1.)

Essa

yez

de f

aire

une

est

imat

ion

du n

ombr

e de

per

sonn

es q

ui s

eron

t pr

ésen

tes

à vo

tre

évén

emen

t. C

ela

aura

une

influ

ence

sur

le c

hoix

du

lieu,

sur

le b

udge

t, s

ur le

prog

ram

me,

etc

.

Cho

ix d

e D

éfin

isse

z un

thè

me

ou u

n fil

rou

ge c

lair

pour

vot

re jo

urné

e d’

étud

e. C

herc

hez

un

l’act

ivité

/du

thèm

esl

ogan

ou

une

imag

e qu

i ref

lète

bie

n le

con

tenu

de

votr

e jo

urné

e d’

étud

e. C

e th

ème

(cfr 2

.2.)

pour

ra ê

tre

utili

sé p

our

l’inv

itatio

n, la

déc

orat

ion,

les

gadg

ets,

le d

isco

urs

d’ou

vert

ure,

etc.

Cel

a do

nne

à vo

tre

jour

née

d’ét

ude

une

réel

le p

lus-

valu

e.

Equi

pe

Con

stitu

ez u

ne é

quip

e d’

orga

nisa

tion,

dan

s la

quel

le c

haqu

e pe

rson

ne g

ère

une

d’or

gani

satio

nre

spon

sabi

lité

délim

itée.

Dan

s to

us le

s ca

s, v

eille

z à

dési

gner

un

(cfr 2

.3.)

resp

onsa

ble

“log

istiq

ue”,

qui

se

char

gera

not

amm

ent

de l’

équi

pem

ent

tech

niqu

e de

la s

alle

, de

s ba

dges

et

des

fard

es d

’info

rmat

ion

pour

les

part

icip

ants

, et

c.

Pla

nnin

gPo

ur o

rgan

iser

une

jour

née

d’ét

ude,

il v

ous

faut

3 m

ois

min

imum

. Fa

ites

un b

on r

étro

(cfr 2

.4.)

plan

ning

.


51

Dat

e et

lieu

Dat

e(c

fr 2

.5.)

• Ve

illez

à c

e qu

e le

s pr

inci

paux

inte

rven

ants

soi

ent

bien

dis

poni

bles

. La

dat

e de

vot

re jo

urné

ed’

étud

e dé

pend

ra s

ouve

nt d

’eux

.•

Vérif

iez

s’il

n’y

a pa

s d’

autr

e év

énem

ent

plan

ifié

pour

vot

re g

roup

e ci

ble.

• Ev

itez

les

pério

des

de v

acan

ces

scol

aire

s.•

Les

jour

nées

d’é

tude

doi

vent

êtr

e or

gani

sées

de

préf

éren

ce p

enda

nt la

sem

aine

. Ev

itez

les

débu

ts e

t fin

s de

sem

aine

et

les

jour

s fé

riés.

• Il

peut

êtr

e in

diqu

é de

loue

r le

lieu

le jo

ur o

u la

soi

rée

préc

édan

t vo

tre

évén

emen

t. C

ela

vous

perm

ettr

a de

tou

t in

stal

ler

et d

e te

ster

le m

atér

iel.

Lieu

• O

rgan

isez

une

vis

ite d

e re

péra

ge,

qui v

ous

donn

era

une

bonn

e im

age

du li

eu e

t de

son

envi

ronn

emen

t. V

eille

z à

disp

oser

d’u

n no

mbr

e su

ffisa

nt d

e sa

lles

pour

tou

tes

vos

activ

ités.

Pens

ez é

gale

men

t à

un e

spac

e po

ur le

ves

tiaire

, le

com

ptoi

r d’

accu

eil,

…•

Dem

ande

z to

ujou

rs u

ne d

escr

iptio

n dé

taill

ée d

es p

ossi

bilit

és t

echn

ique

s de

la s

alle

.•

Vérif

iez

si u

n tra

iteur

est

lié

à la

sal

le. S

i ce

n’es

t pas

le c

as, i

l fau

dra

vous

en

char

ger

vous

-mêm

e.•

Che

rche

z un

end

roit

faci

lem

ent

acce

ssib

le e

n tr

ansp

orts

en

com

mun

. Si

cel

a s’

avèr

eim

poss

ible

, ve

illez

à c

e qu

’il y

ait

suffi

sam

men

t de

pla

ces

de p

arki

ng.

• Si

vot

re é

véne

men

t du

re p

lusi

eurs

jour

s, v

eille

z à

ce q

ue le

s pa

rtic

ipan

ts/le

s in

terv

enan

tsai

ent

la p

ossi

bilit

é de

pas

ser

la n

uit

à pr

oxim

ité.

La p

roxi

mité

d’u

n hô

tel e

st d

onc

indi

quée

.

Con

seil:

si v

ous

orga

nise

z de

s jo

urné

es d

’étu

de r

égul

ière

men

t, c

once

vez

une

banq

ue d

edo

nnée

s re

pren

ant

les

diffé

rent

s lie

ux p

ossi

bles

. C

ette

ban

que

de d

onné

es s

era

ensu

itesy

stém

atiq

uem

ent

actu

alis

ée.


52

Ani

mat

ion

• Le

cho

ix d

es in

terv

enan

ts e

st f

onda

men

tal:

ils d

oive

nt é

veill

er l’

inté

rêt,

cap

tiver

le p

ublic

et

(cfr 2

.6.1

.)po

uvoi

r en

thou

sias

mer

le p

ublic

cib

le.

• Pr

enez

des

arr

ange

men

ts c

lairs

qua

nt a

u te

mps

don

t ch

aque

inte

rven

ant

disp

ose

pour

sa

prés

enta

tion.

Vei

llez

à ce

qu’

ils r

espe

cten

t le

tem

ps q

ui le

ur e

st im

part

i.•

Veill

ez à

ce

que

tous

les

inte

rven

ants

aie

nt r

apid

emen

t pr

is c

onna

issa

nce

de la

pré

sent

atio

nde

s au

tres

inte

rven

ants

. C

ela

perm

et d

’évi

ter

les

redi

tes.

• C

oach

ez le

s in

terv

enan

ts n

on e

xpér

imen

tés

en c

omm

unic

atio

n: o

rgan

isez

un

exer

cice

de

prés

enta

tion,

pré

pare

z de

s qu

estio

ns,

faite

s de

s re

mar

ques

sur

le la

ngag

e ut

ilisé

, le

lang

age

corp

orel

, l’h

abill

emen

t, …

• Ve

illez

si p

ossi

ble

à or

gani

ser

une

répé

titio

n ju

ste

avan

t l’é

véne

men

t, p

ar e

xem

ple

la v

eille

.Le

s in

terv

enan

ts p

ourr

ont

ains

i rép

éter

en

cond

ition

s ré

elle

s et

se

renc

ontr

er p

our

faire

conn

aiss

ance

.•

Ne

char

gez

pas

trop

vot

re p

rogr

amm

e. P

révo

yez

des

mom

ents

info

rmel

s au

cou

rs d

esqu

els

les

part

icip

ants

pou

rron

t di

scut

er e

ntre

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(cfr 2

.6.2

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53

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.7.)

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54

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… N

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liez

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55

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56

6. Conclusion

Chaque chapitre se terminant déjà par quelques conseils, nous nouslimiterons dans cette conclusion à six règles pratiques à appliquer pourfaire de votre événement une réussite.

1. De nombreux événements sont organisés. N’organisez pas unévénement juste pour l’organiser et y participer. Réfléchissez toujoursbien à l’objectif. Quel est le résultat que voulez-vous atteindre avecvotre événement?

2. Faites preuve d’originalité et de créativité. Prenez le temps de trouverun fil rouge. Utilisez ce fil rouge tout au long de l’événement et de sespréparatifs: depuis l’invitation jusqu’à la décoration de la salle. Soyezcréatif également dans le contenu de votre programme.

3. Commencez à temps et établissez un planning réaliste. Ne sous-estimez pas les aspects logistiques de votre événement. Dès le début,veillez à avoir une idée claire du budget disponible.

4. Prévoyez toujours des en-cas et des boissons de bonne qualité. Si laqualité n’y est pas, cela s’en ressentira sur l’appréciation globale desinvités … quelle que soit la qualité du reste.

5. Soignez la communication jusque dans les moindres détails. Rédigezdès le départ un bon plan de communication.

6. Etablissez une feuille de route soignée et complète. Il s’agit du guidepratique de l’ensemble de l’équipe d’organisation. En réfléchissant àl’avance à tous les points d’attention, vous pouvez vous concentrer surla coordination durant l’événement.


57

7. Annexes

Exemples de formulaire d'évaluation

1. Formulaire général2. Réunion du réseau COMMnet 8 mars 20073. 3ème Conférence belge sur la Qualité, 17 et 18 octobre 20054. Journée du Développement durable au SPF Santé publique, Sécurité de

la chaîne alimentaire et Environnement

1. Formulaire général

Formulaire d’évaluation Titre de l’événement(Orateur(s) - Date)

1. Quelle est votre impression générale de l’événement?O Très bonne O Bonne O Moyennement bonne O Mauvaise

Commentaires:....................................................................................

.........................................................................................................

2. Les exposés correspondaient-ils à vos attentes?O Tout à fait O En grande partie O Partiellement O Pas du tout

Commentaires:....................................................................................

.........................................................................................................

3. Exposés des orateurs: que pensez-vous de la structure et du contenu(citez nominativement les orateurs)?

O Très clair O Clair O Peu clair O Pas clair du tout

Commentaires:....................................................................................

.........................................................................................................


4. Exposés des orateurs: emploi de la langue (citez nominativement lesorateurs)?

O Très clair O Clair O Peu clair O Pas clair du tout

Commentaires: ...................................................................................

.........................................................................................................

5. Comment avez-vous trouvé la session questions-réponses?O Très intéressante O Intéressante O Peu intéressante O Pas intéressante du tout

Commentaires: ..................................................................................

.........................................................................................................

6. Comment avez-vous trouvé l’organisation (communication, salle,sandwiches, acoustique, …)?

O Très bonne O Bonne O Moyennement bonne O Mauvaise

Commentaires: ..................................................................................

.........................................................................................................

7. Avez-vous des suggestions à nous faire (ex. des sujets possibles)?

.........................................................................................................

.........................................................................................................

.........................................................................................................

.........................................................................................................

Merci!

58


59

2. Réunion du réseau COMMnet 8 mars 2007

� � ☺

1. Etes-vous satisfait de cette réunion?

............................................................................... � � �

2. Les contenus des présentations étaient-ils intéressants?

Titre et orateur présentation 1 .................................... � � �


3. Les présentations étaient-elles dynamiques?



4. Avez-vous acquis de nouvelles idées pour votre pratique quotidienne?



5. Autres remarques et/ou suggestions?

....................................................................................................

................................................................……………………………

....................................................................................................

....................................................................................................

Merci!


3. 3ème Conférence belge sur la Qualité, 17 et 18 octobre 2005

EVALUATION PROGRAMME I:CAF ET INSTRUMENTS DE QUALITE

Remettez ce formulaire complété aux hôtesses d’accueil, le mardi 18octobre, à l’issue de la conférence. Vous recevrez en remerciement uneclé USB contenant l’ensemble des présentations PowerPoint de laconférence, ainsi que la méthodologie CAF 2002 et la 2ème Etude surl’application du CAF dans les administrations publiques européennes.Merci de votre participation!

DONNEES PERSONNELLES

1. Je suis un(e)

� Homme/Femme politique� Fonctionnaire dirigeant(e)/manager public� Agent d’un service public� Responsable d’établissement scolaire� Enseignant(e)� Etudiant(e)� Consultant(e)� Académique� Représentant(e) d’un syndicat � Autre: précisez s.v.p. ....................................................

2. Je travaille pour le niveau de pouvoir suivant:

� Fédéral � Province� Communauté � Commune � Région � Autre

3. Je travaille dans une organisation comprenant:

� 1 à 49 membres du personnel� 50 à 200 membres du personnel� 200 à 499 membres du personnel� 500 à 999 membres du personnel� 1 000 membres du personnel ou plus

60


61

4. Je suis actif dans le domaine de la gestion de la qualité et/ou dudéveloppement de l’organisation depuis:

� < 1 an � 6-10 ans� 1-2 ans � > 10 ans� 3-5 ans � Non pertinent

5. J’ai participé aux Conférences Qualité précédentes:

� 1ère Conférence belge (2001)� 2 ème Conférence belge (2003)� 1ère Conférence européenne (Lisbonne, 2000)� 2ème Conférence européenne (Copenhague, 2002)� 3ème Conférence européenne (Rotterdam, 2004)� Non pertinent

6. J’ai participé à cette Conférence 2005 comme:

� Participant � Orateur à la séance plénière� Orateur dans la présentation d’une bonne pratique� Orateur pendant un infoshop� Président de programme

7. J’ai appris l’organisation de cette conférence par:

� Une invitation personnelle� l’Intranet de mon organisation� La revue du personnel de mon organisation� Une affiche� www.publicquality.be� 4Instance� P&O Horizon� Fedra� Un collègue� Autre: précisez s.v.p. ....................................................


62

Nos symboles:Très insatisfait ��Insatisfait �Ni satisfait, ni insatisfait �Satisfait ☺Très satisfait ☺☺

IMPRESSION GENERALE

�� ☺ ☺☺ 1. Quelle est votre appréciation � � � � �

générale de la conférence?

2. La conférence a-t-elle répondu à vos attentes? � � � � �

3. Quelle est votre meilleure expérience durant la conférence?

........................................................................................................

LES SEANCES PLENIERESVotre impression sur les orateurs

�� ☺ ☺☺• Les présentateurs de la conférence � � � � �

• Elke Loeffler, Governance International � � � � �

• Ralph Heintzman, Fonction publique du Canada � � � � �

• Katju Holkeri, 4ème Conférence Qualité Européenne � � � � �

Autres remarques ...............................................................................

Votre impression sur le débat entre les ministres�� ☺ ☺☺

• Le thème du CAF comme fil conducteur du débat � � � � �

• La façon dont il a été mené par les modérateurs � � � � �

• La qualité de l’échange d’idées � � � � �

• La plus-value du débat pour vous-même � � � � �

• L’opportunité de sa reconduite dans la prochaine � � � � �conférence



63

VOTRE PROGRAMME

PROGRAMME: CAF ET INSTRUMENTS DE QUALITE

1. Contenu des présentations�� ☺ ☺☺

Président de programme Willy De Weirdt � � � � �

Infoshop: L’auto-évaluation avec le CAF (J-M Dochot) � � � � �

BP: Exercice CAF et plan d’action: le développement � � � � �et la mise en œuvre d’un Balanced ScoreCard (SPP IS)

BP: Les Balanced ScoreCards du Service � � � � �public fédéral Mobilité et Transports

Infoshop: Plan de gouvernement électronique du � � � � �Ministère de la Communauté française: une application des Tableaux de bord prospectifs (JP Palante)

Infoshop: ISO 9001 et EFQM (M Gernaey) � � � � �

BP: Le processus central de l’AFSCA: de l’évaluation � � � � �du risque et de la programmation planifiée à l’exécution et au rapportage


2. Forme des présentations (façon de présenter, slides,…)�� ☺ ☺☺

Président de programme Willy De Weirdt � � � � �

Infoshop: L’auto-évaluation avec le CAF (J-M Dochot) � � � � �

BP: Exercice CAF et plan d’action: le développement � � � � �et la mise en œuvre d’un Balanced ScoreCard (SPP IS)

BP: Les Balanced ScoreCards du Service � � � � �public fédéral Mobilité et Transports

Infoshop: Plan de gouvernement électronique du � � � � �Ministère de la Communauté française: une application des Tableaux de bord prospectifs (JP Palante)

Infoshop: ISO 9001 et EFQM (M Gernaey) � � � � �

BP: Le processus central de l’AFSCA: de l’évaluation � � � � �du risque et de la programmation planifiée à l’exécution et au rapportage

Autres remarques ..............................................................................


IMPACT SUR VOTRE TRAVAIL ET VOTRE ORGANISATION

1. Avez-vous acquis de nouvelles idées pour votre propre organisation, parexemple des bonnes pratiques ou des outils, que vous voudriez mettreen œuvre? � Oui � Non

Si oui, lesquelles ...........................................................................

2. Etes-vous entré en contact avec des participants que vous avezrencontrés à la conférence?� Oui � Non

3. CAFAvez-vous déjà utilisé l’instrument dans votre service?� Oui � NonSinon, comptez-vous l’utiliser d’ici un an?� Oui � Non

4. Autres instruments de qualitéEn avez-vous déjà utilisé dans votre service? Si oui, le(s)quel(s)?� EFQM� Balanced Scorecard� Enquête de satisfaction « usagers »� Enquête de satisfaction « personnel »� Amélioration des processus� Stratégie et planification� AutreLequel? .......................................................................................

5. Participeriez-vous à une 4ème Conférence sur la Qualité des Servicespublics en Belgique?� Oui � Non

6. Participeriez-vous à la 4th Quality Conference for PublicAdministrations in Europe (Finlande, 2006)?� Oui � Non

64


65

ORGANISATION

�� ☺ ☺☺La brochure programme � � � � �

La façon de s’inscrire � � � � �

Le contact avec les organisateurs � � � � �

L’accueil � � � � �

La musique � � � � �

Le lunch 17/10 � � � � �

Le cocktail dînatoire 18/10 � � � � �

Le thème de l’affiche (parachutistes) � � � � �

La Ligue d’Impro � � � � �

Le site www.publicquality.be � � � � �

Le livre “175 ans au service de tous” � � � � �


Merci de votre participation!


4. Journée Développement durable au SPF Santé publique,Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement

FORMULAIRE D’EVALUATION

Des idées à garder, d’autres à améliorer … Nous avons en tout cas besoinde vos commentaires pour une prochaine édition. Prenez donc 5 minutesde votre temps pour répondre à ces quelques questions. Pour chaquesujet, vous avez une échelle de cotation, ainsi que la possibilité d’ajouterdes remarques et suggestions:

0 1 2 3mauvais acceptable bien excellent

1. J’ai participé à la Journée du Développement durable: OUI/NON

Que pensez-vous de:

• L’organisation globale (en ce compris la préparation)0 1 2 3

mauvais acceptable bien excellent

• La communication (planning, qualité)0 1 2 3


• Les inscriptions (planning, qualité)0 1 2 3


Remarques/Suggestions: ………………………………………………………

2. J’ai participé au petit déjeuner: OUI/NON

Que pensez-vous de:

• L’organisation 0 1 2 3


66


67

• Le local 0 1 2 3


• La qualité de la nourriture 0 1 2 3



3. J’ai participé à une des promenades: OUI/NON

Spécifiez le n°................................

Que pensez-vous de:

• L’activité (impression générale) 0 1 2 3


• La qualité du guide 0 1 2 3


• L’ambiance dans le groupe 0 1 2 3



4. J’ai participé au buffet: OUI/NON

Que pensez-vous de:

• L’activité (impression générale) 0 1 2 3


• Le local 0 1 2 3



68

• Les boissons 0 1 2 3


• La nourriture 0 1 2 3


• La musique 0 1 2 3



5. A propos du développement durable

a) Parmi les mots suivants, lequel évoque, pour vous, le plus ledéveloppement durable (entourez 1 choix) :

ENVIRONNEMENT – SOLIDARITE – SOCIAL – ENJEUX ECONOMIQUES –

AMUSEMENT – GENERATIONS – MONDE – EQUITE – CLIMAT - RECYCLAGE

b) En une phrase (‘slogan’), dites ce que vous avez retenu de la Journéedu Développement durable :

…………………………………………………………………………………

……….........................................................................................…

6. Parmi les activités organisées en marge de la Journée duDéveloppement durable, que pensez-vous de la collecte au profit desPetits Riens

� Je trouve que c’est une bonne initiative� Je trouve que c’est inutile� Je n’ai pas d’avis sur la question


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7. Mon avis sur une prochaine programmation:

� Je suis d’accord de programmer le même type de journée� Je préférerais revenir à la formule d’une journée uniquement

sportive� J’ai davantage apprécié la Journée Santé 2005 basée sur un

questionnaire-découverte de la ville


8. Avez-vous d’autres idées d’activités pour une prochaine journée?

……………………………………………………………………………..……

………………………………………………………………………………..…

………………………………………………………………………………..

9. Sur le principe, je suis volontaire pour participer de plus près àl’organisation d’un tel événement: OUI/NON


8. Bibliographie

Bouman, J., Het organiseren van bedrijfsevenementen – een praktischehandleiding, Kuwer, 2002

Delecourt, N., Happe-Durieux, L., Comment organiser un événement,Editions du puits fleuri, 2001

du Moulin de Labarthète, A., La communication événementielle, Leséditions Demos, 2001

SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°12 "Etablir le plan decommunication d’un projet", 2006, www.p-o.be > Information générale> Publications

SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°14 “Communiquerdurablement”, 2006, www.p-o.be > Information générale > Publications

SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°15 “Evaluer desactions de communication”, 2006, www.p-o.be > Information générale >Publications

Kaarsgaren, L., Zakelijke evenementen – vormgeving en organisatie vanpersoneelsfeest tot conferentie, Pearson Education Benelux, 2003

Tissoires, D., Guide pratique à l’usage des organisateurs de colloques,journées d’étude, séminaires, …, Editions du puits fleuri, 2002

Toerisme Vlaanderen, Veel volk en mooi weer! - Draaiboek voor eengeslaagd evenement, 2007, www.toerismevlaanderen.be

Verhaar, J., Projectmanagement 1 – Een professionele aanpak vanevenementen, Boom, 2004

www.france-congres.org/index.htmwww.congres-saint-etienne.com/pdf/Guide-Organisateur.pdfwww.eventsplanet.comwww.eventnet.bewww.agjpb/publicaties.php > Hoe organiseer ik een persconferentie?

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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page c

SPF Chancellerie du Premier MinistreDirection générale Communication externeRue de la Loi 16 1000 BruxellesTél.: 02/501.02.11E-mail: [email protected] www.belgium.be

SPF Personnel et OrganisationDirection générale Communication interneRue de la Loi 511040 BruxellesTél.: 02/790.58.00E-mail: [email protected]

Editeur responsable: Jacky Leroy • rue de la Loi 51 • 1040 BruxellesDépôt légal: D/2007/7737/27

Septembre 2007

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COMM Collection 16 Pourquoi et comment organiser un événement