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Voici les slides du webinar du 16 octobre 2014 : comment déléguer votre back-office à votre ou vos Assistant virtuel(s) ?
Citation preview
Déléguez votre Back office à un assistant virtuel
TIANA RAOILISON !
Entrepreneur et General Manager Smartelia
!
SMARTELIA !
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?
4
Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place
des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel
Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
Aider les dirigeants et chefs d’entreprise !
à se concentrer sur leur expertise : développer le business et la stratégie de leur entreprise
!
« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »
Accompagne les Responsables et Managers !
à se concentrer sur leur expertise, en apprenant à gérer leur temps et à déléguer à leurs équipes
!
« Travailler sur le développement stratégique et performant de vos équipes et non dans l’opérationnel pur »
Déléguez pour se concentrer sur l’essentiel !
UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR avec une petite équipe de 2 à 50 personnes
UN SOLOENTREPRENEUR
UN MANAGER- UN RESPONSABLE
Entrepreneur - DIRIGEANT !
Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
MANAGER DANS LE PASSE
Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé
et trouve des solutions
TECHNICIEN Dans le PRESENT
EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise
VISIONNAIRE Dans le FUTUR
Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations
ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR !
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
1. Créateur
2. Entrepreneur
3. Chef d’entreprise
Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise ! !à la tête d’un système durable, rentable et pérenne
OBJECTIF COMMUN (entre entrepreneur et manager)
!
Produire des résultats en peu de temps et avec peu de ressources humaines
Concentrer vos équipe sur des tâches à haute valeur ajoutée !
Pourquoi ?
1. Gain de temps pour penser vos processus, vision et stratégie
!2. Gain de temps pour … « vendre »
vos produits ou offres !3. augmenter rentabilité et efficacité
par quel moyen ?
DELEGUEZ LES TÂCHES « PARASITES » !
!
Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)
Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business et
augmenter les résultats de vos équipes !
ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !
Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois
ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)
ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE Wonder délégator - aime déléguer !
La « Boutique » doit tourner même en votre absence
ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER
Un Wonder délégator qui aime déléguer !
COMMENT PRepARERUNE FUTURE DELEGATION ?
méthode en 3 temps
1. identifiez les tâches a déléguer !2. traduisez les tâches en
procédureS !3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats
1. identifiez les tâches a déléguer !!
première étape !
COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?
Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle
1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X
3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER
Traduisible en PROCEDURE
1. identifiez les tâches que vous pouvez déléguer dans votre business model
!!
première étape !
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office !
Les coulisses de production
de votre offre
Front office !
Mise à disposition de votre offre
FOCUS
Identifier les tâches à déléguer dans votre Business Model
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office !
Les coulisses de production
de votre offre
Front office !
Mise à disposition de votre offre
FOCUS
FABRICATION DE VOTRE
OFFRE=
Production Comptabilité
Logistique
Ressources Humaines
Marketing Communication
Administratif
Commercial
Partenairesfournisseurs
Usines
Facturation clientRelance Paiement
Suivi Paiement
Dossier administratifAdministration
des achats et frais généraux
Administration des ventes
- Personnalisation des devis & contrats
- Suivi tableau de bord Facturation
- Suivi des stocks
- Gestion Agenda des consultants / commerciaux
- Suivi des commandes
- Suivi des livraisons
- Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter
- Encoder les CV- Prise de RDV candidats- Retranscription EntretienBlog
Evenement- Recherche prestataire
- Demande de devis
- Réservation de salle
BACK OFFICE : les coulisses de votre offre
FABRICATION DE VOTRE
OFFRE=
Production Comptabilité
Logistique
Ressources Humaines
Marketing Communication
Administratif
Commercial
Partenairesfournisseurs
Usines
Facturation clientRelance Paiement
Suivi Paiement
Dossier administratifAdministration
des achats et frais généraux
Administration des ventes
- Personnalisation des devis & contrats
- Suivi tableau de bord Facturation
- Suivi des stocks
- Gestion Agenda des consultants / commerciaux
- Suivi des commandes
- Suivi des livraisons
- Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter
- Encoder les CV- Prise de RDV candidats- Retranscription EntretienBlog
Evenement- Recherche prestataire
- Demande de devis
- Réservation de salle
Quelles tâches récurrentes et hors coeur de métier , puis-je déléguer ?
Exemple pour un E-commerçant entrepreneur
Vision & stratégie
Partenariat !
Sélection et relation Fournisseurs
Support client
Livraison
Commande Support client
Paiement
Livraison
Stock
Remontée de commandes place de marché
Création & Insertion fiche produit
Rédaction & Mise en forme FAQ, Tutoriaux, blog
POUR UN SOLOENTREPRENUR
Stratégie - Vision Relation Client
Marketing - Commerciale RDV New biz
Marketing et Logistique Online Webinar, Formation, Atelier
Marketing de contenu
Finance Comptabilité
Agenda Prise de RDV
EmailSuivi
lead & Prospect
ET pour tout entrepreneur
Webinar
Gestion des emails
Tableaux de bord Suivi Client
O
Agenda prise de RDV
Recherche Internet
Stratégie - Vision Relation Client
Marketing - Commerciale RDV New biz
Administration des ventes : Suivi & lead &
Prospect
Tableaux de bord Facturation
!2. traduisez les tâches en procédure
Seconde étape !
Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation
Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits
Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
Exemple d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession de tâches
Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »
!
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
!
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation
Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier
à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur
“Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries
So now they just execute, like turning a key.
« This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.
How did they do it? With a playbook. »
Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main
Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
!!
!3. archivez en brief toutes ces procédures !
(au fur et à mesure de votre avancement) !!!
troisième étape !
Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer
Feuille de route datée : planning de délégation
PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)
Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessairesDonner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine
Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission
Indiquez un futur planning de délégation
X
X
X
X
X
X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?
X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
65
Ecueils à éviter
!
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation
de la mission générale : contexte, activité, objectif…
UN BRIEF NEGLIGE
Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours
!
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier
à votre assistant virtuel
regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
!!!
un conseil !
des questions… !