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Déléguez votre Back office à un assistant virtuel

Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

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Voici les slides du webinar du 16 octobre 2014 : comment déléguer votre back-office à votre ou vos Assistant virtuel(s) ?

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Page 1: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Déléguez votre Back office à un assistant virtuel

Page 2: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

TIANA RAOILISON !

Entrepreneur et General Manager Smartelia

!

Page 3: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

SMARTELIA !

Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME

Page 4: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?

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Page 5: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place

des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel

Page 6: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation

pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité

Page 7: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Aider les dirigeants et chefs d’entreprise !

à se concentrer sur leur expertise : développer le business et la stratégie de leur entreprise

!

« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »

Page 8: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Accompagne les Responsables et Managers !

à se concentrer sur leur expertise, en apprenant à gérer leur temps et à déléguer à leurs équipes

!

« Travailler sur le développement stratégique et performant de vos équipes et non dans l’opérationnel pur »

Page 9: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Déléguez pour se concentrer sur l’essentiel !

Page 10: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR avec une petite équipe de 2 à 50 personnes

Page 11: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

UN SOLOENTREPRENEUR

Page 12: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

UN MANAGER- UN RESPONSABLE

Page 13: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Entrepreneur - DIRIGEANT !

Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit

une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière

Page 14: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

MANAGER DANS LE PASSE

Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé

et trouve des solutions

TECHNICIEN Dans le PRESENT

EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise

VISIONNAIRE Dans le FUTUR

Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations

Page 15: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR !

Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

Page 16: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

1. Créateur

2. Entrepreneur

3. Chef d’entreprise

Page 17: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise ! !à la tête d’un système durable, rentable et pérenne

Page 18: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

OBJECTIF COMMUN (entre entrepreneur et manager)

!

Produire des résultats en peu de temps et avec peu de ressources humaines

Page 19: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Concentrer vos équipe sur des tâches à haute valeur ajoutée !

Page 20: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Pourquoi ?

Page 21: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

1. Gain de temps pour penser vos processus, vision et stratégie

!2. Gain de temps pour … « vendre »

vos produits ou offres !3. augmenter rentabilité et efficacité

Page 22: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

par quel moyen ?

Page 23: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

DELEGUEZ LES TÂCHES « PARASITES » !

Page 24: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

!

Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)

Page 25: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business et

augmenter les résultats de vos équipes !

ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !

Page 26: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois

ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)

Page 27: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE Wonder délégator - aime déléguer !

La « Boutique » doit tourner même en votre absence

Page 28: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER

Un Wonder délégator qui aime déléguer !

Page 29: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

COMMENT PRepARERUNE FUTURE DELEGATION ?

Page 30: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

méthode en 3 temps

Page 31: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

1. identifiez les tâches a déléguer !2. traduisez les tâches en

procédureS !3. briefez ces tâches et mesurez les

résultats

Page 32: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

1. identifiez les tâches a déléguer !!

première étape !

Page 33: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?

Page 34: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?

Page 35: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire

en procédure impersonnelle

Page 36: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées

X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise

1 tâche récurrente

1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise

X

X

Page 37: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée

(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)

LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER

Traduisible en PROCEDURE

Page 38: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

1. identifiez les tâches que vous pouvez déléguer dans votre business model

!!

première étape !

Page 39: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Les coulisses de production

de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

FOCUS

Identifier les tâches à déléguer dans votre Business Model

Page 40: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Les coulisses de production

de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

FOCUS

Page 41: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

FABRICATION DE VOTRE

OFFRE=

Production Comptabilité

Logistique

Ressources Humaines

Marketing Communication

Administratif

Commercial

Partenairesfournisseurs

Usines

Facturation clientRelance Paiement

Suivi Paiement

Dossier administratifAdministration

des achats et frais généraux

Administration des ventes

- Personnalisation des devis & contrats

- Suivi tableau de bord Facturation

- Suivi des stocks

- Gestion Agenda des consultants / commerciaux

- Suivi des commandes

- Suivi des livraisons

- Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter

- Encoder les CV- Prise de RDV candidats- Retranscription EntretienBlog

Evenement- Recherche prestataire

- Demande de devis

- Réservation de salle

BACK OFFICE : les coulisses de votre offre

Page 42: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

FABRICATION DE VOTRE

OFFRE=

Production Comptabilité

Logistique

Ressources Humaines

Marketing Communication

Administratif

Commercial

Partenairesfournisseurs

Usines

Facturation clientRelance Paiement

Suivi Paiement

Dossier administratifAdministration

des achats et frais généraux

Administration des ventes

- Personnalisation des devis & contrats

- Suivi tableau de bord Facturation

- Suivi des stocks

- Gestion Agenda des consultants / commerciaux

- Suivi des commandes

- Suivi des livraisons

- Mise en forme Newsletter - Publication Newsletter

- Encoder les CV- Prise de RDV candidats- Retranscription EntretienBlog

Evenement- Recherche prestataire

- Demande de devis

- Réservation de salle

Quelles tâches récurrentes et hors coeur de métier , puis-je déléguer ?

Page 43: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Exemple pour un E-commerçant entrepreneur

Page 44: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Vision & stratégie

Partenariat !

Sélection et relation Fournisseurs

Support client

Livraison

Commande Support client

Paiement

Livraison

Stock

Remontée de commandes place de marché

Création & Insertion fiche produit

Rédaction & Mise en forme FAQ, Tutoriaux, blog

Page 45: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

POUR UN SOLOENTREPRENUR

Page 46: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Marketing et Logistique Online Webinar, Formation, Atelier

Marketing de contenu

Finance Comptabilité

Agenda Prise de RDV

EmailSuivi

lead & Prospect

Page 47: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

ET pour tout entrepreneur

Page 48: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Webinar

Gestion des emails

Tableaux de bord Suivi Client

O

Agenda prise de RDV

Recherche Internet

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Administration des ventes : Suivi & lead &

Prospect

Tableaux de bord Facturation

Page 49: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

!2. traduisez les tâches en procédure

Seconde étape !

Page 50: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

Page 51: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

Page 52: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation

Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,

en passant par l’après-vente de vos produits

Page 53: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

Page 54: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Exemple d’une

PROCEDURE

Les moyens

Succession de tâches

Page 55: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »

!

« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits

!

Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

Page 56: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation

A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :

Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber

Page 57: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de

votre premier KIT de délégation

Page 58: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier

à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur

Page 59: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

“Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries

So now they just execute, like turning a key.

« This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.

How did they do it? With a playbook. »

Page 60: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main

Page 61: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »

Page 62: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

!!

!3. archivez en brief toutes ces procédures !

(au fur et à mesure de votre avancement) !!!

troisième étape !

Page 63: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble

Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer

Feuille de route datée : planning de délégation

Page 64: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)

Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessairesDonner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase

Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine

Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission

Indiquez un futur planning de délégation

X

X

X

X

X

X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?

X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

Page 65: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

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Ecueils à éviter

Page 66: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

!

Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation

de la mission générale : contexte, activité, objectif…

UN BRIEF NEGLIGE

Page 67: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Des procédures peu claires

Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours

!

Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité

Page 68: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches

Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?

Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel

Page 69: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier

à votre assistant virtuel

Page 70: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)

!!!

un conseil !

Page 71: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

des questions… !

Page 72: Comment déléguer son Back Office à un assistant virtuel ?

Bonne délégation ! !

[email protected]