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LES ECRITURES DE REGULARISATION DE FIN D’EXERCICE

Les écritures de régularisation font partie des travaux d’inventaire ( travaux effectués en fin d’exercice comptable )

Pourquoi effectuer des régularisations en fin d’exercice avant d’établir les comptes annuels ?

Parmi les différents principes comptables, il y a le principe d’indépendance des exercices : il faut rattacher à l’exercice comptable toutes les opérations ayant pris naissance au cours de l’exercice ( opérations concernant l’exercice ), et uniquement les opérations ayant pris naissance au cours de l’exercice.

Pendant l’année, la comptabilité enregistre l’ensemble des factures reçues ou émises.En vertu du principe d’indépendance des exercices, il faut s’assurer, lors de l’établissement des comptes annuels de fin d’année  :

qu’aucune charge ou aucun produit n’ait été enregistré alors qu’ils ne se rapporte pas à l’exercice présent

qu’aucune charge ou aucun produit n’ait été « oublié », bien que concernant l’exercice présent ;

Nous pouvons citer comme illustration du premier cas   :

- l’enregistrement de la quittance de loyer des locaux qui concernerait une période de location postérieure à la date de clôture de l’exercice. On parle dans ce cas de « CHARGES CONSTATEES D’AVANCE »

- l’enregistrement d’une facture émise envers un client qui correspondrait à un travail, non encore effectué ou partiellement effectué. On parle dans ce cas de « PRODUITS CONSTATES D’AVANCE »

Pour illustrer le deuxième cas de figure, nous pouvons citer :

- le cas d’une charge se rapportant à l’exercice écoulé, mais qui n’aurait pas été comptabilisée à la fin de l’exercice, faute d’avoir reçu la facture correspondante. On parle de « FACTURES NON PARVENUES » ou de « CHARGES A PAYER »

- le cas d’une prestation qui aurait été réalisée ou partiellement réalisée à la fin de l’exercice, mais qui n’aurait pas été facturée, donc comptabilisée : on parle de « FACTURES A ETABLIR » ou de « PRODUITS A RECEVOIR »

1. LES CHARGES CONSTATEES D’AVANCE

Exemple 1 : en décembre 2004, l’entreprise reçoit la quittance de loyer des mois de décembre 2004 et janvier 2005 : 600 € HT ( TVA 20% )L’entreprise clôture ses comptes le 31/12

Christophe GREUEZ 1

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Enregistrement de la quittance au moment de sa réception

613 Loyer 600

4456 TVA déductible 120

512 Banque 720

A la fin de l’année, il faut passer une écriture de régularisation : 600 € ont été enregistrés en charge, alors que seuls 300 € correspondent à l’exercice présent ( loyer de décembre )Il faut donc « annuler » une partie de la charge

Le compte 613 « Loyer » sera créditéLe compte de contrepartie sera le compte 486 «  Charges constatées d’avance » ( compte d’actif de bilan qui sera débité )

613 Loyer 300

486 Charges constatées d’avance 300

Remarque : aucune régularisation n’est à effectuer concernant la TVA déduite sur la facture enregistrée en décembre.

2. LES PRODUITS CONSTATES D’AVANCE

Même logiqueExemple 2   :

L’entreprise a facturé à son client l’intégralité d’une prestation qu’elle n’a effectuée qu’à 75% ( prestation non achevée )Le total du contrat s’élève à 10 000 € HTElle n’a réellement produit que 75%, il faut donc « annuler » 25% du produit enregistré, soit 2 500 €

Enregistrement de la facture émise au cours de l’exercice

706 Prestations de services 10 000

4457 TVA collectée 2 000

512 Banque 12 000

A la fin de l’année, il faut passer une écriture de régularisation : 10 000 € ont été enregistrés en produit, alors que la prestation réellement produite n’est que de 7 500 € ( prestation non achevée ) : « annulation » de 2 500 €

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Le compte 706 « Prestations de services » sera débité.Le compte de contrepartie sera le compte 487 «  Produits constatés d’avance » ( compte de passif de bilan qui sera crédité )

706 Prestations de services 2 500

487 Produits constatés d’avance 2 500

Remarque : aucune régularisation n’est à effectuer concernant la TVA collectée sur la facture émise.

3. LES FACTURES NON PARVENUES OU CHARGES A PAYER

Exemple 3 : au 31/12, date de l’arrêté des comptes, l’entreprise n’a pas encore reçu la facture correspondant à des marchandises commandées et livrées.La commande s’élevait à 8 000 € HT.

Il faut cependant constater une charge :

607 Achat de marchandises 8 000

4458 TVA à régulariser 1 600

408 Fournisseur, facture non parvenue 9 600

Remarque : le compte de TVA utilisé est un compte « provisoire » dans la mesure où l’entreprise n’a pas encore reçu la facture.Il n’est pas possible d’utiliser le compte 4456 « TVA déductible »

Exemple 4 :

La facture d’eau de l’exercice écoulé n’est pas parvenue à l’entreprise à la date de clôture des comptes.Celle ci peut être estimée à 400 € HT.

606100 Eau 400

4458 TVA à régulariser 80

408 Fournisseur, facture non parvenue 480

Remarque :

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Les comptes de tiers ( bilan ) utilisés en fonction des différentes catégories de charges régularisées en fin d’exercice sont les suivants :

Comptes 60 – 61 – 62 : 408 «  Fournisseurs, factures non parvenues » ( cf exemples 3 et 4 )Comptes 63 ( Impôts ) : 448 «  Etat, charges à payer »Comptes 64 ( Charges de personnel  ) : 428 « Personnel, charges à payer » ou 438 « Organismes sociaux, charges à payer »

Exemple   :

La taxe professionnelle de l’année 2004 est estimée à 2 000 € ; en fin d’année, l’entreprise constate l’écriture suivante :

63 Taxe professionnelle 2 000

448 Etat, charge à payer 2 000

4. LES FACTURES A ETABLIR OU PRODUITS A RECEVOIR

Même logiqueExemple 5 :

A la date de clôture de l’exercice, l’entreprise constate qu’il existe 5 000 € HT de factures à établir correspondant à des produits qu’elle a vendus.

707 Vente de marchandises 5 000

4458 TVA à régulariser 1 000

418 Client, facture à établir 6 000

Remarque : le compte de TVA utilisé est un compte « provisoire » dans la mesure où l’entreprise n’a pas encore émis la factureIl n’est pas possible d’utiliser le compte 4457 « TVA collectée »

QUE SE PASSE T’IL LORS DE L’EXERCICE SUIVANT ?

Christophe GREUEZ 4

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LES CHARGES CONSTATEES D’AVANCE

Les charges constatées d’avance, qui avaient été annulées à la clôture de l’exercice précédent doivent être constatées puisqu’elles concernent maintenant le nouvel exercice.

Reprenons l’exemple 1 :

La fraction de la quittance de loyer correspondant au mois de janvier de l’année N+1 avait été annulée.Elle doit maintenant être constatée comme charge :

On parle d’opérations d’« extourne » des charges constatées d’avance.

Le compte de bilan 486 « Charges constatées d’avance » est soldé, par le débit du compte de charge considéré  ( écriture symétrique à l’écriture de régularisation ):

486 Charges constatées d’avance 300

613 Loyer 300

LES PRODUITS CONSTATES D’AVANCE

Même logique

Les produits constatés d’avance, qui avaient été annulés à la clôture de l’exercice précédent, doivent être constatés puisqu’ils concernent maintenant le nouvel exercice

Reprenons l’exemple 2 :

La fraction de prestation constatée d’avance en fin d’exercice précédent correspond à une prestation qui sera réalisée au cours du nouvel exercice.Elle doit maintenant être constatée comme produit :

Il faut extourner le produit constaté d’avance.

Le compte de bilan 487 « Produits constatés d’avance » est soldé, par le crédit du compte de produit considéré  ( écriture symétrique à l’écriture de régularisation ):

487 Produits constatés d’avance 2 500

706 Prestations de services 2 500

LES FACTURES NON PARVENUES

Christophe GREUEZ 5

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L’écriture de « factures non parvenues » constatées lors des écritures de régularisation en clôture d’exercice précédent sont systématiquement extournées ( écriture symétrique )

Reprenons l’exemple 3 :

Les comptes de bilan 4458 TVA à régulariser et 408 Fournisseur, facture non parvenue sont soldés par le crédit du compte de charge considéré :

4458 TVA à régulariser 1 600

408 Fournisseur, facture non parvenue 9 600

607 Achat de marchandises 8 000

Lorsque l’entreprise recevra sa facture de marchandises ( qui correspond à une charge de l’exercice précédent ), elle l’enregistrera normalement :

Facture reçue de 8 000 € HT + TVA, paiement à 30 jours :

607 Achat de marchandises 8 000

4456 TVA déductible 1 600

401 Dettes fournisseurs 9 600

Nous constatons que l’incidence sur le compte de résultat de l’enregistrement de cette facture est nul puisque le compte 607 a été crédité lors de l’opération d’extourne, et qu’il a été débité du même montant lors de l’enregistrement de la facture ( effet recherché puisque la facture ne se rapporte pas à l’exercice présent ).

Même opération sur l’exemple 4 :Extourne de la facture non parvenue

4458 TVA à régulariser 80

408 Fournisseur, facture non parvenue 480

606100 Eau 400

L’entreprise reçoit et enregistre la facture ; celle ci peut différer du montant estimé : Réception de la facture d’eau : 500 € HT

606100 Eau 500

Christophe GREUEZ 6

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4456 TVA déductible 100

401 Dette fournisseur 600

L’influence sur l’exercice n’est ici pas nulle puisque que l’entreprise avait légèrement sous estimé le montant de la facture; cette influence est cependant minime ( 100 € )Soulignons que si l’entreprise n’avait passé aucune « facture non parvenue » en clôture de l’exercice précédent, l’impact sur l’exercice aurait été égal au montant intégral de la facture.

LES FACTURES A ETABLIR

L’écriture de « factures à établi » constatées lors des écritures de régularisation en clôture d’exercice précédent sont systématiquement extournées ( écriture symétrique )

Reprenons l’exemple 5 :

Les comptes de bilan 4458 TVA à régulariser et 418 Clients, facture à établi sont soldés par le débit du compte de charge considéré :

4458 TVA à régulariser 1 000

418 Fournisseur, facture non parvenue 6 000

707 Vente de marchandises 5 000

Lorsque l’entreprise recevra émettre sa facture, elle l’enregistrera normalement :

Facture de 5 000 € HT + TVA, paiement à 30 jours :

707 Vente de marchandises 5 000

4457 TVA collectée 1 000

411 Créance client 6 000

Nous constatons que l’incidence sur le compte de résultat de l’enregistrement de cette facture est nul puisque le compte 707 a été débité lors de l’opération d’extourne, et qu’il a été crédité du même montant lors de l’enregistrement de la facture.

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