COMPTABILITÉ DES IMMOBILISATIONS

C O M P T A B I L I T É D E S I M M O B I L I S A T I O N S

3

Aptitude aux performances grâce à une grande fonctionnalité

L'aptitude aux performances d'un logiciel est la clé de son succès. Il faut pouvoir

répondre de manière élégante aux exigences les plus simples comme les plus com-

plexes de la comptabilité des immobilisations. Lors du développement de ce logiciel,

le défi résidait dans la réalisation d'une application d'une grande clarté et d'un

apprentissage rapide pour tous les utilisateurs, tout en apportant une fonctionnalité

élevée à la gestion des immobilisations.

Clarté et information

Dans de nombreuses entreprises, des immobilisations qui peuvent se monter à plu-

sieurs millions sont aujourd'hui encore gérées de manière rudimentaire. Des informa-

tions d'une grande signification pour l'organe de contrôle ou pour des tiers ne peu-

vent être mises en lumière qu'à grande peine ou de manière imprécise. Le logiciel

ABACUS apporte son aide à la comptabilité des immobilisations en autorisant une

représentation parfaitement claire et globale des modifications des valeurs immobi-

lisées. Les informations complémentaires que l'utilisateur peut définir librement dans

la base de données des immobilisations ouvrent la possibilité d'une utilisation du

système qui s'étend largement au-delà de l'aspect purement comptable pour attein-

dre la dimension d'un véritable système d'informations à disposition de tous les

départements de l'entreprise.

Une intégration sensée

La comptabilité des immobilisations est un module supplémentaire de la mosaïque

que constitue la solution globale de gestion d'entreprise développée par ABACUS. Par

une saisie directe des nouvelles acquisitions, des amortissements, des ventes de biens

immobilisés, etc., les données relatives à tous les secteurs sont constamment tenues

à jour.

4

A B A C U S E S T B E A U C O U P P L U S Q U ’ U N S I M P L E L O G I C I E L

Performant et

éprouvé

Intégration et

souplesse

Customizing

Les technologies les

plus modernes

Installation et

maintenance

Développements

constants

Hotline

ABACUS a fait ses preuves en exploitation

quotidienne dans les secteurs les plus divers

et dans plus de 25’000 entreprises. Leurs

possibilités d'application universelles et leurs

performances font des logiciels ABACUS des

instruments de travail dont l'utilisation est

aisée pour les petites entreprises comme

pour les plus grandes gérant l’enregistre-

ment de plusieurs milliers d'immobilisations.

Les logiciels ABACUS sont recommandés et

exploités par les plus grandes fiduciaires

suisses et parmi les plus réputées.

Les logiciels ABACUS constituent un systè-

me global complet qui répond parfaitement

aux besoins de l'entreprise moderne.

La constitution modulaire et la possibilité de

mise en œuvre des programmes ABACUS en

tant que solution pour postes de travail

isolés aussi bien que dans des réseaux per-

mettent en tout temps une extension

ultérieure de leur application.

Tous les champs de la base de données des

immobilisations peuvent être définis indivi-

duellement, ce qui permet une adaptation

optimale du logiciel aux besoins spécifiques

de l'exploitation.

Un seul click de la souris permet d’ouvrir un

Shop on-line directement depuis les logiciels

ABACUS gestion de commande ou factura-

tion afin d’accéder au monde E-commerce :

échanger des transactions en XML avec les

partenaires commerciaux et réaliser ainsi un

marché B2B.

La diversité de formation permet un appren-

tissage rapide, qui facilite le travail avec les

programmes.

Un développement permanent de nos pro-

duits assure à l'utilisateur la pérennité des

investissements consentis pour nos logiciels

et pour la formation du personnel.

ABACUS met à la disposition des utilisateurs

sa propre ligne téléphonique qui leur assure

une assistance rapide et compétente.

Les partenaires distributeurs ABACUS possè-

dent une expérience de plusieurs années en

gestion d'entreprise ainsi que le savoir-faire

technique nécessaire à une installation et à

une maintenance parfaites de nos logiciels.

Les revendeurs qualifiés ABACUS obtiennent

le statut d’un logo partenaire.

Ils doivent suivre annuellement des cours

ABACUS, posséder un nombre minimum de

spécialistes ABACUS et atteindre un certain

chiffre d’affaire avec les logiciels ABACUS.

Les SOFTWARE PARTNERS fournissent une

aide sur toute la palette des logiciels ainsi

qu’une hotline permanente.

Partenaires

distributeurs

Formation

5

D A V A N T A G E D E T R A N S P A R E N C E D A N S

L A G E S T I O N D E S I M M O B I L I S A T I O N S

Les points forts de la comptabilité

des immobilisations

Intégration optimale aux autres pro-

grammes ABACUS

Gestion simple commandée par proces-

sus des données de base de la comptabilité

des immobilisations, grâce aux valeurs pro-

posées, aux fonctions de copie et aux muta-

tions globales

Extraits spécifiques au secteur d'activités

des immobilisations triées et sélectionnées

selon les classifications et les critères les plus

divers

Différentes possibilités d'évaluation sous

forme de sphères d’imputation telles que

par exemple la comptabilité financière, la

fiscalité, la comptabilité analytique, le hol-

ding etc. permettent la représentation des

actifs immobilisés dans la forme souhaitée,

sans redondance de données

Traitements automatiques d'amortisse-

ments et comptabilisation directe dans la

comptabilité financière et la comptabilité

analytique ABACUS, ou par l'intermédiaire

de pièces comptables dans des programmes

tiers

Ecriture dans le journal de tous les mou-

vements selon les principes de la révision

Respect des exigences du nouveau droit

des actions (réserves latentes/reflet des

immobilisations)

Interface ASCII pour la transmission de

données de base des immobilisations de et

vers des programmes tiers.

Fondamentalement, la comptabilité des

immobilisations a été conçue pour l'enregi-

strement des immobilisations corporelles.

Son utilisation pour la gestion de titres ou

d'immeubles n'est pas prévue.

La structure de la comptabilité des immobi-

lisations ABACUS est adaptée à celle des

programmes ABACUS existants pour ce qui

concerne la manière de guider l'utilisateur

et la conception. On assure ainsi aux utilisa-

teurs ABACUS un apprentissage aisé et une

mise en œuvre optimale de la comptabilité

des immobilisations.

Les pages suivantes présentent en détail

les possibilités multiples offertes par le logi-

ciel de comptabilité des immobilisations

ABACUS. Les modules de programmes

optionnels sont décrits de manière exhausti-

ve dans la partie complémentaire figurant

en annexe à cette brochure.

Fiche technique / Configuration système

Mandants

Sections

Budgétisation

Données de base de l'interface ASCII

Générateur de rapports AbaView

ABACUS Tool-Kit

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I N T É G R A T I O N

D E S L O G I C I E L S

Produits de tiersSolutions

individuelles

IntranetInternet

AbaShopE-Commerce

Systèmes de gestion des temps

Gestion de commande /achat / stocks

GPAO

Comptabilitéfinancière/analytique

Comptabilité débiteurs

Comptabilité des créanciers

Immobilisations

Archivage

Ressources humaines

FacturationContrôle

des débiteurs

Gestion de projets

Comptabilité des salaires

CofiLight

Gestion d’adresses

Electronic Banking

SalaireLight

D É F I N I T I O N S

8


La comptabilité des im-

mobilisations ABACUS

comprend les éléments

de base de données sui-

vants:

Données de base de

l'entreprise

Genres de mouve-

ments

Règles de calcul

Sélections

Le «customizing», c'est-à-dire l'adaptation

des données de base aux besoins de l'ex-

ploitation, ne nécessite la définition que des

données de base de l'entreprise. Les genres

de mouvements et les règles de calcul pour

les amortissements sont dans la plupart des

cas déjà entièrement définis.

Données de base de l'entreprise

Sphères d’imputation

Pour permettre la gestion des immobilisati-

ons selon différents critères, plusieurs sphè-

res d’imputation peuvent être mises à dispo-

sition selon la complexité de la comptabilité

des immobilisations.

Exemples de sphères d’imputation:

Sphère 1: comptabilité financière

Sphère 2: comptabilité analytique

Sphère 3: fiscalité

Du fait que la comptabilité analytique est

normalement établie chaque mois, alors que

la comptabilité financière est bouclée

chaque trimestre (TVA), il est possible de

définir des périodes différentes, par sphère

d'imputation, pour le calcul des amortis-

sements.

Catégories d'immobilisations

Les catégories d'immobilisations rassem-

blent les immobilisations de même nature,

par exemple machines, véhicules, mobilier

de bureau, etc. qui, dans le cadre de la sai-

sie de nouvelles immobilisations, de leur

amortissement, de leur comptabilisation

COFI, de leur affectation aux sections etc.,

doivent être traitées de la même manière.

Chaque catégorie d'immobilisations com-

prend ses propres propositions de valeurs, si

bien que la saisie de nouvelles immobilisati-

ons s'en trouve facilitée et plus sûre.

Un groupe numérique peut être attribué à

chaque catégorie d'immobilisations. On

assure ainsi que les numéros des immobili-

sations d'une certaine catégorie sont bien

attribués parmi ceux du groupe déterminé.

Champs de soldes des immobilisations

Tous les mouvements sur les immobilisati-

ons, par exemple le coût d'acquisition,

l'accroissement ou la diminution de valeur,

les amortissements cumulés, ceux de l'an-

née en cours ou la valeur résiduelle peuvent

être portés au journal pour chaque immobi-

lisation. Les soldes peuvent être distingués

séparément par sphère d’imputation, par

exercice, par mois ainsi que triés par soldes

au débit ou au crédit.

9


Genres de mouvements

Pour que les modifications de valeur et les

mouvements relatifs aux immobilisations

puissent être saisis dans la forme technique

correcte et en temps opportun, il est pos-

sible de définir librement des genres de

mouvements (par exemple amortissements,

accroissements, ventes, etc.).

Par la saisie des genres de mouvements, la

comptabilisation dans les champs de soldes

ainsi que dans la COFI/comptabilité analy-

tique est commandée automatiquement.

Règles de calcul

Les règles de calcul déterminent les genres

d'amortissements les plus divers, ordinaires,

extraordinaires ou en fonction du nombre

d'unités.

Méthodes d'amortissement

Les règles d'amortissement les plus impor-

tantes sont livrées par ABACUS:

- amortissement linéaire sur la base d'un

pourcentage ou d'une durée de vie

- amortissement dégressif

- intérêts incorporables

- amortissements sur le nombre d'unités

- amortissement d'immobilisations en leasing

- etc.

D'autres règles spéciales d'amortissements

peuvent être définies librement par l'utilisa-

teur.

Valeur résiduelle

L'amortissement d'une immobilisation peut

être effectué jusqu'à une valeur résiduelle

nulle ou jusqu'à une valeur pour mémoire

ou à une valeur de rebut déterminée. Cette

valeur résiduelle peut être exprimée sous

forme d'un montant fixe ou à l'aide d'une

formule. Dans la comptabilité analytique,

l'amortissement peut par exemple intervenir

jusqu'à une valeur inférieure à zéro.

Répartition de l'amortissement en cours

d'exercice annuel

En général, la répartition de l'amortissement

se fait de manière équivalente sur les dif-

férentes périodes de l'exercice annuel. Pour

de nouvelles immobilisations, il est possible

de déterminer si les amortissements doivent

être effectués proportionnellement à la péri-

ode restante de l'exercice annuel ou par

amortissement direct.

Valeurs d'assurance et de rachat indexées

Pour le calcul des valeurs de rachat ou d'as-

surance, des séries d'indices dépendants des

années ou de l'âge peuvent être définis dans

une formule de calcul.

10

P A R T I C U L A R I T É S D E S D É F I N I T I O N S

Customizing Valeurs proposées

Par la définition libre de tous les champs de

la base de données des immobilisations, ces

champs peuvent être adaptés de manière

optimale aux besoins de l'entreprise.

Axe du temps

Lors de la saisie de nouvelles immobili-

sations, le système propose des valeurs

plausibles prises dans les données de base

de l'entreprise, ce qui permet de simplifier

cette saisie.

Amortissements

Les éléments importants comme les règles

d'amortissement et l'affectation aux comp-

tes et aux sections sont enregistrés sur un

axe du temps. Il est ainsi possible de définir

des modifications dans l'affectation aux sec-

tions à une date déterminée et d'établir les

listes correspondantes avec une date de vali-

dité par jour de référence.

Pour les amortissements basés sur une

valeur résiduelle déterminée, l'utilisateur

peut définir librement les règles applicables

aux valeurs finales et résiduelles. Ainsi donc

par exemple, les amortissements peuvent

être fixés à la valeur résiduelle zéro dans la

COFI, mais être calculés même à une valeur

négative dans la comptabilité analytique.

D O N N É E S D E B A S E D E S I M M O B I L I S A T I O N S

12


La base de données des

immobilisations com-

prend plusieurs élé-

ments qui peuvent être

enregistrés selon des

exigences correspon-

dant aux besoins indivi-

duels de chaque entre-

prise:

Données standards de l'immobilisation

(numéro de l'immobilisation, désignation,

catégorie, date d'acquisition, etc.)

Données étendues de l'immobilisation

avec définition libre des champs pour le tex-

te, la date et la valeur

10 sections différentes

5 règles différentes d'amortissement

pour chaque sphère d'imputation

24 champs par immobilisation avec défi-

nition libre des contenus de texte, de date

et de valeur

10 adresses liées à l'immobilisation

(assurance, fabricant, fournisseur, etc.)

24 critères de sélection pour l'extraction

des informations de la base de données

Informations techniques et d'assurance

sous forme de champs définis librement

pour le montant, la date ou le texte

Répartition en immobilisations principa-

les et subsidiaires

Sections

Une table permet la répartition des immobi-

lisations, par des pourcentages fixes, sur 10

sections différentes au maximum. Par l'en-

registrement de ces données sur l'axe du

temps, la ventilation sur d'autres sections

est possible en tout temps.

Répartition des immobilisations

Les éléments suivants permettent une répar-

tition des immobilisations:

classification hiérarchique libre à 12

niveaux au maximum

catégories d'immobilisation (par exemple

immeubles, fraiseuses, ordinateurs, véhi-

cules)

type d'immobilisation (immobilisation

active, équipement en leasing, immobili-

sation budgétisée)

regroupement libre (par exemple lieu

géographique)

comptes d'immobilisations

sections d'immobilisations

utilisateurs

etc.

Grâce à ces possibilités multiples de réparti-

tions, les immobilisations peuvent pratique-

ment être représentées sous toutes les

structures et les séquences désirées. Cette

classification peut se faire sur 12 niveaux au

maximum et permet de visualiser le miroir

des immobilisations ou les listes d'inven-

taires ou d'assurances.

13


Immobilisations principales et subsidiaires

Cette fonction permet d'introduire une

immobilisation en plusieurs parties séparées

dans la base de données correspondante et

de la gérer simultanément comme une

immobilisation globale.

Comptabilisation des mouvements

Les mouvements suivants sont saisis rapide-

ment et sûrement dans la base de données

à l'aide d'un dialogue guidant l'utilisateur:

- ajout en cours d'exercice

- ajout d'une immobilisation budgétisée

- réactivation

- suppression (sortie du fichier) et ajout

partiels

- suppression (sortie du fichier) totale, liqui-

dation, vente

Réactivation

La fonction de réactivation permet de saisir

les valeurs des immobilisations dont la date

d'acquisition est antérieure au jour de

référence de l'introduction de la comptabi-

lité des immobilisations.

Vente d'une immobilisation

La saisie du prix de vente déclenche la

vente de l'immobilisation. Les coûts cumulés

des amortissements et de l'acquisition histo-

rique sont automatiquement extournés dans

la comptabilité des investissements.

Immobilisations budgétisées

Les immobilisations à acquérir dans le futur

peuvent être saisies à l'avance avec l'accord

du responsable du budget. Cette procédure

présente l'avantage d'englober les immobili-

sations budgétisées dans les prévisions

d'amortissements au cours des phases de

traitement automatique des amortissements

déjà. Dès que les investissements pour les

immobilisations budgétisées sont libérés, les

comparaisons budgétaires deviennent possi-

bles. Pour le controlling des investissements,

c'est là une aide appréciable dans la surveil-

lance des coûts des immobilisations bud-

gétisées.

Immobilisations en leasing

Les immobilisations acquises en leasing

peuvent être traitées sur la base du procédé

du capital-lease. Tous les champs, genres de

mouvements et champs de soldes néces-

saires au traitement des immobilisations en

leasing sont définis de manière standard.

Mutations globales

Dans la comptabilité des immobilisations, il

doit être possible d'apporter des modifica-

tions dans des champs individuels de la base

de données, en raison des grandes quantités

d'informations qu'elle contient. A l'aide des

mutations globales sélectives et par champ,

les champs existants de la base de données

des immobilisations peuvent être contrôlés

ou simplement réadaptés.

14

PA R T I C U L A R I T É S D E S D O N N É E S D E B A S E D E S I M M O B I L I S AT I O N S

Copie d'immobilisations Immobilisations sans solde

De nouvelles immobilisations peuvent être

introduites rapidement et sûrement par la

copie sélective de jeux de données de base

d'immobilisations existantes (modèle), par

exemple en cas d'acquisition d'immobilisa-

tions de nature semblable.

Listes par champs

En plus des immobilisations actives, il est

possible de saisir ce que l'on nomme des

«immobilisations sans solde». Cette fonc-

tion est destinée à l'introduction d'immobi-

lisations de peu de valeur saisies unique-

ment pour raison d'inventaire et permet de

les gérer très simplement.

Axe du temps

Pour garantir une saisie uniforme de champs

déterminés relatifs à des immobilisations,

tels que le lieu ou le responsable par exem-

ple, des listes fixes des lieux ou des respons-

ables peuvent être établies, ce qui assurera

l'uniformité de la saisie dans ces champs,

par la suppression de la saisie manuelle.

Les éléments importants de la base de

données, tels que l'organisation des sec-

tions, les amortissements, les champs des

immobilisations, les données techniques et

d'assurance sont enregistrés sur l'axe du

temps. Il est ainsi possible d'établir des listes

par date d’échéance, avec les sommes valo-

risées à cette date.

A M O R T I S S E M E N T S

16

Amortissements

automatiques

Sur la base des règles

d'amortissement aux-

quelles les catégories

d'immobilisations ou les

immobilisations elles-

mêmes sont subor-

données, les écritures

sont générées automatiquement. Les amor-

tissements et les intérêts incorporables y

figurent au premier plan. Les mêmes auto-

matismes peuvent être utilisés pour l'adap-

tation de la valeur d'assurance ou de la

valeur à neuf.

La passation des écritures des amortisse-

ments intervient de manière distincte selon

les différentes sphères d'imputation. Il en

ressort par exemple que les amortissements

et les intérêts incorporables sont passés cha-

que mois dans la sphère d'imputation de la

comptabilité analytique, alors que les amor-

tissements inscrits au bilan sont passés

annuellement dans la sphère d'imputation

de la comptabilité financière.

Un traitement d'amortissement établi une

fois peut à volonté être traité manuellement

jusqu'à son imputation définitive dans la

comptabilité financière / comptabilité analy-

tique, ou être recalculé en raison de modifi-

cations des valeurs. Chaque écriture peut

être éclatée jusqu'à la présentation détaillée

du mode de calcul de l'amortissement.

Simulations

Les simulations d'amortissements ne sont

pas seulement nécessaires dans le cadre du

bouclement annuel, mais également pour

l'établissement des prévisions pour les

années suivantes. Pour cette raison, l'évolu-

tion de la valeur des immobilisations peut

être planifiée. Il n'est pas rare également

que des calculs parallèles soient jugés

intéressants, par ex. en cas d’ajouts en cours

d’année, traités selon différents procédés

d'amortissement (linéaire, dégressif, amor-

tissements extraordinaires).

De telles simulations peuvent être établies

de manière élégante grâce aux différentes

sphères d'imputation, à l'utilisation judi-

cieuse de l'axe du temps sur les données de

base et de mouvements et à la souplesse de

conception des traitements d'amortisse-

ments.

Traitements de budgétisation

Lors du calcul automatique des amortisse-

ments budgétisés, non seulement les immo-

bilisations actives mais également les immo-

bilisations budgétisées sont amorties.


17


Par la distinction constante des valeurs des

immobilisations selon les chiffres réels et

budgétisés, il est possible de procéder à des

comparaisons de budgets pour n'importe

quelle année ou n'importe quelle sphère

d'imputation.

Amortissements manuels

Les amortissements peuvent également être

comptabilisés manuellement. Les amortisse-

ments établis automatiquement peuvent

être adaptés manuellement aux exigences

individuelles des utilisateurs.

Genres de mouvements

Les mouvements particuliers tels que par

exemple les prestations réelles, les répara-

tions, le leasing, etc. peuvent être compta-

bilisés dans la comptabilité financière ou

dans celle des immobilisations par le biais de

genres de mouvements supplémentaires,

qui peuvent être définis librement.

Etablissement du journal

Toutes les écritures sont passées au journal.

Cette procédure permet de conserver la tra-

ce intégrale de tous les mouvements portant

sur les immobilisations, triés selon différents

critères, par exemple par immobilisation,

date, genre de mouvement, compte/CHPN

ou section etc.

Comptabilisation dans la COFI /

comptabilité analytique

Le passage des écritures dans la comptabi-

lité financière / comptabilité analytique est

réalisé séparément selon les différentes

sphères d'imputation et les chiffres réels ou

budgétisés. Dans ce cas, un nombre indéfini

de traitements d'amortissements d'une pé-

riode déterminée peut être rassemblé et

extrait dans un document comptable.

Les genres d'imputations suivants sont pos-

sibles:

Imputation directe dans la comptabilité

financière ou dans la comptabilité analy-

tique ABACUS

Imputation indirecte par l'intermédiaire

de fichiers ASCII au format ABACUS

Imputation manuelle au moyen de pièces

comptables.

Condensation, annulation

Les mouvements de la comptabilité des

immobilisations peuvent être condensés à

volonté lors de leur passage dans la COFI /

comptabilité analytique. Les amortissements

comptabilisés peuvent être extournés dans

la comptabilité des immobilisations et/ou

dans la comptabilité financière au moyen de

procédures d'extournes automatiques.

18

P A R T I C U L A R I T É S D E S A M O R T I S S E M E N T S

Valeur de remplacement Contrôle des montants amortis

Il existe un maximum de cinq règles de cal-

culation par sphère d’imputation. On peut

ainsi p.ex. effectuer la calculation automa-

tique des amortissements incorporables, des

intérêts et des valeurs de remplacement

dans la sphère d’imputation de la comptabi-

lité analytique.

Traitement de budget / spécial

Les amortissements établis automatique-

ment peuvent être adaptés à une valeur

cible. Ceci permet d’ajuster les montants

amortis au résultat de l’entreprise.

Programme d'annulation

On peut utiliser des genres et des taux

d’amortissements différents dans un traite-

ment de budget ou un traitement spécial,

ce qui permet de déterminer des différences

par rapport aux amortissements utilisés

habituellement ou par rapport aux intérêts

incorporables.

Les traitements d'amortissement peuvent en

tout temps être effacés ou extournés dans

un programme particulier, si bien que les

erreurs provoquées par des données de base

incomplètes peuvent être facilement corri-

gées.

L I S T E S D ' I M M O B I L I S A T I O N S

20



apporte le soutien

nécessaire à l'établisse-

ment de rapports multi-

ples par le biais de listes

d'immobilisations d'une

souplesse optimale.

L'utilisateur peut donc

commander l'édition de toute une gamme

de listes standard et de listes dont il peut

définir librement le contenu et la présentati-

on.

Listes prédéfinies

Les listes prédéfinies contiennent les infor-

mations essentielles de la base de données

des immobilisations, sous différentes formes

de présentation et dont le contenu peut être

diversement sélectionné et trié.

Listes personnalisées

L'utilisateur peut définir librement la pré-

sentation et le contenu des listes personna-

lisées. Il fixe lui-même le contenu de chaque

colonne, de même que la séquence des

informations à l'intérieur des lignes. Il peut

donc établir par exemple les listes suivantes:

- listes triées par sections pour le contrôle

par leurs responsables

- listes triées par comptes du bilan pour la

réconciliation avec la comptabilité finan-

cière

- listes triées par utilisateur

- listes triées par lieu

- listes triées par responsable

- listes triées par genre d'immobilisations

(activées, budgétisées ou en leasing, etc.)

- listes d'assurances contenant toutes les

informations nécessaires à la compagnie

d'assurance

- etc.

Historique des immobilisations

L'historique des immobilisations est le rap-

port le plus important et le plus complet que

la comptabilité des immobilisations four-

nisse lors d'un bouclement annuel ou inter-

médiaire. Il présente l'évolution des avoirs

immobilisés au cours de l'exercice annuel.

L'historique se présente de manière stan-

dard selon le schéma suivant:


Valeur comptable initiale des coûts d'acquisition /

fabrication

+ Coût d’acquisition/fabrication des ajouts

– Coût d’acquisition/fabrication des suppressions

(sorties)

+/– Coût d’acquisition/fabrication des extournes

= Valeur comptable finale des coûts

d'acquisition/fabrication

+ Réactivations en cours d'exercice

- Amortissements cumulés

= Valeur comptable à la fin de l'exercice

Amortissements au cours de l'exercice

21


L'historique des immobilisations fournit des

renseignements détaillés sur la valeur comp-

table au début ainsi que sur les ajouts et les

suppressions (sorties du fichier) relatives aux

coûts d'acquisition et de fabrication, sur les

amortissements cumulés et sur les amortis-

sements effectués durant l'exercice annuel.

La valeur finale correspond à la valeur

comptable des immobilisations.

Comparaisons budgétaires

La distinction permanente des soldes immo-

bilisés en tant que valeurs réelles et valeurs

budgétisées permet l'établissement de listes

comparatives claires par rapport aux bud-

gets. Il est donc possible d'évaluer de

manière sélective certaines immobilisations,

par exemple les immobilisations bud-

gétisées, etc.

Etiquettes

Des étiquettes de formes et de présentati-

ons diverses peuvent être imprimées pour

l'identification des immobilisations.

Réserves latentes

La constitution et la dissolution de réserves

latentes peuvent être présentées de manière

détaillée par la comparaison des valeurs des

immobilisations dans les différentes sphères

d'imputation (COFI/comptabilité analy-

tique).

Axe du temps

Par la gestion conséquente de l’axe du

temps dans les données de base, différentes

listes peuvent être établies selon la date

d’échéance, présentant les sommes et élé-

ments correspondants à l’axe du temps

choisi :

Liste des immobilisations par section

Liste des immobilisations par amortisse-

ment

Liste des immobilisations par fournisseur

Exportation de données

Toutes les listes d'immobilisations peuvent

être transférées directement à Microsoft

Word à l'aide de la fonction «drag & drop».

Les listes de soldes peuvent être exportées

directement vers Microsoft Excel via DDE. Le

système supporte en outre les formats sui-

vants:

ASCII, séparé par virgule

DIF

SYLK

Lotus 1-2-3

22

P A R T I C U L A R I T É S D E S L I S T E S D ' I M M O B I L I S A T I O N S

Excel Informations condensées

AbaVision relie la comptabilité des immobi-

lisations directement avec Excel. Ainsi il est

possible de les valoriser à tout moment et de

les présenter sous forme graphique.

Séquence définie par l'utilisateur

Pour une meilleure vue d'ensemble des listes

d'immobilisations, il est possible de con-

denser les informations à tous les niveaux de

la classification libre ou sur la base d'une clé

de tri, pour ne montrer par exemple que le

total par catégorie d'immobilisations, par

compte du bilan ou par section etc.

Sélection

La fonction «séquence définie par l'utili-

sateur» permet l'établissement de listes

d'immobilisations triées sur la base de

l'ensemble des champs de données présents

dans la base de données, par exemple selon

les catégories d'immobilisations et/ou les

comptes de bilan.

Des sélections peuvent être opérées parmi

tous les champs de la base de données, puis

enregistrées de manière centralisée. Tous les

rapports peuvent être limités aux données

sélectionnées.

P R O G R A M M E S S Y S T È M E

24

Bouclement annuel



permet de traiter en

parallèle le nombre dé-

siré d'exercices annuels.

La souplesse du pro-

gramme dans le do-

maine des bouclements

annuels est révélée principalement par les

fonctions suivantes:

Ouverture de nouveaux exercices annuels

pour la comptabilisation et / ou la budgé-

tisation

Report automatique de solde pour les

valeurs réelles et budgétisées

La durée des périodes des exercices annu-

els peut être modifiée

Les soldes actuels de l'année précédente

peuvent être repris dans plusieurs exerci-

ces annuels ouverts

Listes de révision

Les listes de révision fournissent des indica-

tions complètes sur les amortissements par

immobilisation dans les différentes sphères

d'imputation. On assure ainsi que chaque

immobilisation à l'intérieur de la période

prescrite est correctement amortie.

Programme d'annulation

La comptabilité des immobilisations offre

pratiquement toutes les possibilités de cor-

rection. Si en revanche les données ont déjà

été transférées dans la comptabilité finan-

cière, les écritures de la comptabilité des

immobilisations ne peuvent plus être modi-

fiées sans précautions particulières. Dans ce

cas, un traitement d'extourne permet de

corriger les fautes graves par l'annulation

contrôlée de tout un passage en compte.

Contrôle de la consistance

des informations

Le contrôle de la consistance vérifie et au

besoin corrige automatiquement dans la

base de données l'exactitude des saisies

relatives aux sphères d'imputation.


25


Programmes de reconstitution

Au cas où des données auraient été endom-

magées suite à une panne de courant ou à

une interruption du système, les program-

mes de reconstitution sont dans la plupart

des cas en mesure de rétablir la consistance

interne de ces données.

Droits d'accès

La plus grande attention doit être accordée

dans la comptabilité des immobilisations à

la sécurité des définitions de la base de

données ainsi qu'à la confidentialité des

informations. L'accès peut être limité à cer-

tains mandants ou à certaines rubriques des

menus.

Sauvegarde des données

Grâce au programme de sauvegarde inté-

gré, des copies de sécurité de l'ensemble

des données peuvent être aisément réa-

lisées, puis réintroduites dans le système.

Dans la version client / serveur du logiciel, la

sauvegarde simultanée des données en

cours de travail est possible, si bien que l’ac-

tualité et l'intégrité de la sauvegarde des

données sont assurées.

Programmes de mise à jour

Les adaptations des fichiers aux nouvelles

versions du logiciel sont assurées par un

programme de mise à jour automatique.

Modèles

Les modèles constituent un moyen auxiliaire

efficace de garantir l'uniformité du repor-

ting. Dans chaque programme d'impression,

des listes peuvent être enregistrées con-

jointement avec leurs paramètres de présen-

tation, en tant que modèles. Cette méthode

présente le grand avantage qu'une liste

déterminée ne doit être établie qu'une

seule fois, pour être ensuite reproduite à

volonté avec la même présentation, sur la

base du modèle.

Tous les modèles existant pour un certain

mandant peuvent être copiés pour être mis

à la disposition des autres mandants de la

comptabilité des immobilisations.

La création de ces modèles peut également

être soumise au contrôle des droits d’accès.

26

P A R T I C U L A R I T É S D E S P R O G R A M M E S S Y S T È M E

Programmes de reconstitution Programmes de mise à jour

Par une reconstitution complète des don-

nées, les champs de soldes peuvent être

adaptés sur la base des données du journal

ou des définitions actuelles. Des erreurs de

définitions dans la base de données peuvent

ainsi être rectifiées sans égard aux écritures

déjà passées.

Gestion des utilisateurs

Les programmes de mise à jour adaptent

automatiquement les champs de la base de

données à la version actuelle du logiciel et

garantissent la compatibilité des données de

base et des données de mouvements avec la

version installée.

Internet

Une gestion des utilisateurs à plusieurs

niveaux permet de définir l’accès aux man-

dants et programmes pour chaque utilisa-

teur.

Toutes les listes des immobilisations peuvent

être envoyées directement depuis l'aperçu

des programmes par mail. Ainsi des renseig-

nements de la comptabilisation des immobi-

lisations sont transmis rapidement et sans

papier aux personnes responsables.

F ICH

ETEC

HN

IQU

E

F I C H E T E C H N I Q U E / C O N F I G U R A T I O N S Y S T È M E M I N I M A L E

Mandants

Mandants

Nombre maximum 9'999 mandants

Numéro de mandant 4 positions numériques

Désignation du mandant 30 positions alphanumériques

Immobilisations

Numéro de l'immobilisation 10 positions numériques

Numéro d'inventaire/match code 20 positions alphanumériques

Désignation abrégée 30 positions alphanumériques

Désignation complète 4 lignes à 30 positions alphanumériques

Sphères d'imputation

Numéro 1 position numérique

Désignation 30 positions alphanumériques

Catégorie d'immobilisations

Numéro 4 positions numériques


Regroupements

Genre d'immobilisation 4 positions numériques

Regroupements libres 1 et 2 4 positions numériques

Classification hiérarchique 9'999 classes à 12 niveaux au maximum

Champs de soldes



Règles de calcul / amortissements



A chaque immobilisation peuvent être assignées de manière fixe 5 règles de calcul (amortissements)

par sphère d'imputation.

Comptabilisations

Champs de soldes en monnaie de base 999'999'999'999.99 (12/2 positions)

Libellé de comptabilisation 2 lignes de 30 caractères chacune

Numéro de pièce comptable 6 positions alphanumériques

Code de comptabilisation 1 position alphanumérique

Traitements d'amortissements

Traitements d'amortissements par exercice 9'999

Plan comptable COFI ABACUS

Numéro de compte 11 positions numériques

Numéro de charges par nature 12 positions numériques


Sections

Numéro 8 positions


Configuration Système

Processeur Pentium III ou IV

Système d’exploitation Windows 2000 Prof. (Service Pack 2)

Windows NT 4.x (Service Pack 6a)

Windows XP Home / Professional

Réseaux Windows NT Server 4.x (Service Pack 5)

Windows 2000 Server (Service Pack 2)

min. Internet Explorer Version 5.5

Pour les nouvelles versions de ses programmes, ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier

les exigences relatives au système et les valeurs mentionnées.

MA

ND

AN

TS

O P T I O N D E S I M M O B I L I S A T I O N S : M A N D A N T S

La version de base de la

comptabilité des immo-

bilisations supporte un

mandant (entreprise).

L'option «mandants»

permet de gérer jus-

qu'à 9'999 mandants.

Chaque utilisateur peut

définir facilement et

librement de nouveaux

mandants. A l'aide des fonctions standard de

copie, les données de base de mandants existants

peuvent être reprises de manière sélective pour

définir de nouveaux mandants.

Reprise de données de base

Lors de l'ouverture d'une nouvelle comptabilité des

immobilisations, les données de base suivantes

peuvent être reprises d'un mandant existant:


Genres de mouvements et champs de soldes

Règles de calcul

Désignations de champs

Sections

Comptes

Cette fonction de copie très utile est destinée

avant tout aux entreprises comportant plusieurs

succursales qui gèrent de manière indépendante

leur comptabilité des immobilisations. A l'ouver-

ture de la comptabilité des immobilisations pour

les succursales, il est ainsi possible de reprendre

toutes les données de base d'un mandant qui sert

de modèle, ce qui évite aux succursales de devoir

les adapter individuellement.

Ouverture de données sur un autre disque

Lors de l'ouverture d'un nouveau mandant, les

données de la comptabilité des immobilisations

peuvent être enregistrées sur un autre disque que

celui contenant les programmes, ce qui permet

une sauvegarde séparée des programmes et des

données.

Passage d'un mandant à l'autre

Tous les mandants sont affichés dans une liste

triée par numéros ou par noms. Par conséquent,

un mandant peut être recherché sur la base de

son numéro ou de son nom, ce qui constitue une

aide précieuse lorsque le nombre de mandants

actifs est élevé.

Le passage d'un mandant à l'autre est facile et

rapide; il est effectué après que l'utilisateur ait

satisfait au contrôle d'accès correspondant.

Format de fichier Btrieve

Dans les systèmes en réseaux, et pour augmenter

la sécurité des données pour les mandants aux

gros volumes d'informations, il existe la possibilité

d'ouvrir ces mandants dans un format de fichier

client / serveur (Btrieve). Il faut bien entendu pour

cela que la version client / serveur du logiciel

ABACUS de comptabilité des immobilisations soit

installée dans le système. Il en est de même des

autres programmes ABACUS mis en œuvre, qui

doivent donc tous être de version client / serveur.

Cette version des logiciels offre une grande sécu-

rité des transactions par des procédures intégrées

de «roll back», qui évitent d'avoir à procéder à

une reconstruction dispendieuse des fichiers.

Les fichiers d'un mandant peuvent en tout temps

être convertis du format ABACUS standard au

format client / serveur.

SECT IO

NS

O P T I O N D E S I M M O B I L I S A T I O N S : S E C T I O N S

L'option «sections» per-

met la répartition des

mouvements de la comp-

tabilité des immobilisa-

tions (amortissements,

intérêts incorporables,

etc.) sur les sections ou

centres de charges, ainsi

que leurs transferts à la comptabilité analytique

par le biais de pièces comptables.

Base de données des sections

Les numéros des sections comportent 8 positions

au maximum. La base de données des sections est

gérée de manière centralisée, si bien que les

sections définies dans la comptabilité des immo-

bilisations sont automatiquement accessibles à

toutes les autres applications ABACUS.

Les utilisateurs de la comptabilité des immobilisa-

tions ABACUS peuvent en outre disposer, pour la

définition des sections, d'une classification à

plusieurs niveaux permettant de condenser les

chiffres dans la comptabilité analytique.

Données de base des sections par

immobilisation

Dans les données de base des immobilisations,

chaque immobilisation est affectée à ce que l'on

nomme une «section de stock». Dans la pratique,

la plupart des affectations de sections intervient

au niveau de ces «sections de stock».

Plusieurs sections par immobilisation

Dans une table, les immobilisations peuvent être

réparties au moyen de pourcentages fixes entre

10 sections différentes au maximum. Tous les

mouvements relatifs à cette immobilisation sont

alors automatiquement répartis eux aussi entre

ces sections.

Axe du temps et sphères d'imputation

Lorsque les sections sont enregistrées dans la

table, les affectations peuvent en outre être

gérées sur l'axe du temps et par sphère d'imputa-

tion. On assure ainsi la possibilité d'enregistrer la

modification de l'affectation d'une immobilisati-

on à une autre section à un jour de référence

déterminé. Pour la comptabilité analytique, les

pièces comptables sont également établies de

manière correspondante avec les sections définies

selon la date de comptabilisation.

Définition de la répartition des sections

Pour chaque genre de mouvement (par ex.

amortissements, intérêts incorporables, unités de

prestations, etc.), le genre de mouvement sur la

section peut être défini individuellement ou par

sphère d'imputation.

Il est ainsi possible par exemple de comptabiliser

le genre de mouvement «amortissements» dans

la sphère d'imputation «comptabilité financière»

sur une section auxiliaire. Le même genre de

mouvement peut être comptabilisé dans la sphère

d'imputation «comptabilité analytique» sur la

section à laquelle la machine est assignée dans la

table des sections. Dans la section auxiliaire ap-

paraît la différence d'amortissement entre la

comptabilité financière et la comptabilité analy-

tique.

Extraits de sections

Dans le journal par section, tous les détails

concernant la répartition des mouvements sur les

sections peuvent être affichés individuellement ou

sous forme condensée. Les extraits suivants peu-

vent être établis:

Journal par section trié par sphère d'im-

putation

Imputation des sections primaire et secondaire

Extraits sous forme détaillée ou condensée par

section sur une période donnée à l'intérieur d'un

exercice annuel

D'autres extraits relatifs aux sections peuvent être

établis par le logiciel ABACUS de comptabilité

analytique.

BU

DG

ÉT I SAT IO

N

O P T I O N D E S I M M O B I L I S A T I O N S : B U D G É T I S A T I O N

Immobilisations

budgétisées

Les immobilisations à

acquérir dans le futur

ou les projets prévus

peuvent être saisis sous

forme d'immobilisations

budgétisées, pour être

gérés dans le système à

l'aide d'un statut parti-

culier. Les immobilisations budgétisées répondent

en premier lieu aux exigences suivantes:

Les amortissements peuvent être calculés sur

les immobilisations budgétisées

C'est un instrument de contrôle lors de l'ac-

quisition d'immobilisations budgétisées, par

comparaison avec le budget

Amortissements budgétisés

Par le calcul automatique des amortissements

budgétisés, l'amortissement des immobilisations

budgétisées est réalisé simultanément à celui des

immobilisations actives.

Simulations

Pour des calculs particuliers d'amortissements

budgétisés, les règles d'amortissements enre-

gistrées dans la base de données peuvent être

remplacées par d'autres règles ou par d'autres

taux pour les besoins de la budgétisation. Les dif-

férents traitements de calcul du budget peuvent

être comparés les uns aux autres et servir de base

à la budgétisation dans la comptabilité financière

ou dans la comptabilité analytique.

Exercices annuels

Pour la planification des valeurs budgétisées dans

la comptabilité des immobilisations, l'utilisateur

peut ouvrir autant d'exercices annuels qu'il le

désire pour les besoins particuliers de la budgéti-

sation.

Extraits

Les budgets sont présentés sous forme de tables

offrant une excellente vue d'ensemble à l'utilisa-

teur. Les valeurs budgétaires suivantes peuvent

être interrogées:

Budget par immobilisation et genre de mou-

vement (frais d'acquisition, amortissements,

etc.)

Budget par exercice annuel et sphère d'im-

putation

Budget mensuel

Comparaisons de budgets par exercice annuel

ou sphère d'imputation

L'interface ASCII permet

la saisie et l'extraction

de données de base ou

de mouvements. L'utilité

de l'interface ASCII

réside tout d'abord dans

la possibilité de lire

directement des don-

nées en provenance de

programmes tiers, et en-

suite dans la transmission sélective des données de

base des immobilisations d'un mandant à un aut-

re (consolidation).

Interface ASCII des données de base

Par l'interface ASCII des données de base des

immobilisations, celles-ci peuvent être importées

ou exportées de ou vers un programme tiers.

Après un tel transfert, il est nécessaire en particu-

lier de contrôler quels sont les champs de la

comptabilité des immobilisations ABACUS qui

doivent être complétés manuellement. Comme

différents champs de la base de données ABACUS

sont gérés sur l'axe du temps, il faut veiller à ce

que toutes les données de base comportant une

date de validité soient prévues au jour de réfé-

rence de leur introduction dans le système ou

antérieurement.

Interface ASCII des mouvements

L'interface ASCII des mouvements permet

l'importation ou l'exportation de ou vers un

programme tiers de mouvements répétitifs, par

exemple de nouvelles acquisitions ou des répa-

rations d'installations, en provenance d'une

comptabilité des créanciers tierce.

Lors de l'introduction de la comptabilité des

immobilisations, les valeurs telles que l'historique

des valeurs d'acquisition et les amortissements

cumulés, pour autant qu'elles soient gérées par le

programme précédent, peuvent être reprises

automatiquement sous forme de «Réactivations».

Consolidation

Les données de base des immobilisations et les

mouvements peuvent également être introduits

dans d'autres mandants de la comptabilité des

immobilisations ABACUS par le biais de l'interface

ASCII. Cette variante est avant tout intéressante

pour les entreprises à structure décentralisée.

Dans les succursales, la comptabilité des immobi-

lisations est tenue de manière globale et trans-

mise périodiquement à la comptabilité principale

du siège central.

Dans le cadre d'un bouclement au niveau du

groupe, les immobilisations des différents man-

dants peuvent être consolidées.

Interface d'extraction

L'extraction des valeurs des immobilisations peut

être sélectionnée selon différents critères:

Par genre de données à extraire, par exemple

immobilisations, catégories d'immobilisations,

etc.

Par une sélection préalable, par laquelle on

définit par exemple l'extraction d'immobili-

sations ou de catégories d'immobilisations

déterminées

Par sphère d'imputation, par exemple seules

les immobilisations de la sphère «comptabilité

analytique»

Par jour d’échéance

La dernière sélection permet de limiter l’extrac-

tion aux données qui ont été modifiées à partir

d'une date déterminée.

INTER

FAC

EA

SCI I

O P T I O N D E S I M M O B I L I S A T I O N S : I N T E R F A C E A S C I I

A B A C U S T O O L - K I T

L'ABACUS Tool-Kit constitue le système de base

d'exécution des applications ABACUS. La convi-

vialité et l'efficacité des programmes ABACUS

éprouvés des milliers de fois sont complétées à

l'aide des technologies les plus modernes, pour le

plus grand bénéfice de leurs utilisateurs:

ABACUS Explorer: système des menus ABACUS

L'ABACUS Explorer four-

nit aux logiciels ABACUS

leur menu principal, qui

permet un passage faci-

le et rapide d'une appli-

cation ABACUS à l'aut-

re, de même qu'un

accès aux programmes

tiers, et qui comprend

également le module de

gestion des utilisateurs.

L'ABACUS Explorer constitue donc le commuta-

teur central des logiciels ABACUS, qui intègre en

outre les fonctions importantes suivantes:

Internet Explorer

L'intégration totale de Microsoft Internet Explorer

dans le menu ABACUS Explorer permet un accès

direct au World Wide Web. L'utilisateur ABACUS

dispose en outre ainsi d'un accès online immédiat

à l'ABACUS Support Homepage, qui lui apporte

de nombreuses informations utiles et parfaite-

ment à jour.

AbaPilot : Moteur de recherche

Le système de recherche et de navigation AbaPilot

permet à l’utilisateur autorisé l’accès rapide et

direct à toutes les données et informations. La

saisie d’un terme de recherche provoque l’affich-

age de tous les enregistrements correspondants y

compris toutes les informations, données et tous

les documents (Word, Excel, documents scannés).

Un clique de la souris affiche toutes les informati-

ons detaillées. En plus, le système permet même

de démarrer directement l’application ABACUS

appropriée qui offre la possibilité de modifier les

données.

E-mail

La fonction Internet Mail est également intégrée à

l'ABACUS Explorer, si bien que des messages élec-

troniques peuvent être envoyés directement à

partir des applications ABACUS.

Scripting

Grâce à son support des langages JavaScript et

VBScript, il est possible de définir dans l'ABACUS

Explorer des procédures individuelles de travail

effectuées par les logiciels ABACUS. Exemples:

traitements en batch avec générations de rap-

ports COFI sur plusieurs mandants ou traitement

automatique des salaires après saisie préalable

des données nécessaires.

Archivage

L'archivage (module en option avec supplément

de prix) permet d'archiver automatiquement tous

les extraits ABACUS, les documents Word, les

rapports Excel, etc., puis de les consulter indivi-

duellement en tout temps et rapidement à l'aide

d'AbaShow.

AbaVision: Office devient un SIG

AbaVision est un complément à Excel qui intègre

totalement le logiciel ABACUS et Microsoft Excel.

En s'appuyant sur ABACUS Business Objects,

Excel devient un véritable système d’information

de gestion avec un accès online aux niveaux des

transactions et de la comptabilisation.

Les informations ne doivent plus être transmises à

grande peine du logiciel financier à Office et vice

versa. Grâce à la nouvelle intégration bidirec-

tionnelle (communication dans les deux sens), les

AB

AC

US TO

OL -K

I T

budgets par exemple, peuvent être établis au

choix sous Excel ou sous ABACUS. Les données

sont toujours mises à jour automatiquement.

AbaSmart: menus à la carte

Avec AbaSmart, les logiciels ABACUS peu-

vent être adaptés aux procédures de travail

individuelles et aux besoins de leurs utilisa-

teurs, ce qui offre des méthodes efficaces

de travail. Avec AbaSmart, la convivialité

atteint de nouvelles dimensions.

Menus individuels

L'utilisateur peut constituer ses propres

menus personnalisés à l'aide d'AbaSmart et

du contenu de tous les menus des applica-

tions ABACUS, et modifier ainsi l'apparen-

ce des logiciels ABACUS pour l'adapter à

ses propres besoins, à ses méthodes de tra-

vail et à la complexité des tâches à réaliser.

- Constitution d'autant de menus qu'il est néces-

saire

- Chaque menu peut contenir autant de rubri-

ques (programmes) qu'il est nécessaire

- Ordre libre des rubriques à l'intérieur des menus

- Nomenclature libre de ces rubriques

- Protection par mot de passe possible pour cha-

que menu

- Menus orientés par utilisateurs ou procédures

de travail.

Un menu utilisateur peut contenir des program-

mes provenant de toutes les applications ABA-

CUS, ce qui permet un meilleur support et une

meilleure représentation des procédures intégrées

de travail.

Grâce au procédé de «drag and drop», la créati-

on de menus AbaSmart est un jeu d'enfant. Les

menus de l'utilisateur sont ensuite enregistrés et

sont dès lors à sa libre disposition. Ils peuvent en

outre être copiés et transmis à d'autres utilisa-

teurs AbaSmart.

Intégration de programme tiers

Outre les rubriques des menus provenant des

applications ABACUS, les menus AbaSmart peu-

vent également contenir des rubriques issues de

la plupart des programmes tiers. AbaSmart peut

donc lancer des applications étrangères et les exé-

cuter de manière ciblée – comme un extrait à

distance.

Exécution de traitements de batch

Par la sélection d'une rubrique d'un menu

AbaSmart, il est possible de faire exécuter un pro-

gramme d'extraction avec certains paramètres.

C'est ainsi qu'on pourra par exemple transférer

un bilan à Excel, puis l'imprimer automatique-

ment. Les traitements postérieurs par Excel peu-

vent également être automatisés, en utilisant sous

Excel les macros existant dans le programme ABA-

CUS. Ces macros sont exécutées automatique-

ment par Excel.

Autostart: enchaînement automatique

Plusieurs positions de menus AbaSmart peuvent

être automatiquement lancées et successivement

exécutées. Il est ainsi possible d'automatiser des

procédures complètes impliquant plusieurs appli-

cations, sans que l'utilisateur ait à lancer manu-

ellement les programmes correspondants. Par

exemple, un traitement automatisé des salaires

avec passage des écritures dans la comptabilité

financière et établissement des extraits correspon-

dants.

Cette possibilité d'Autostart est également

intéressante pour les entreprises qui doivent

systématiquement établir certains extraits selon le

même schéma, comme les sociétés fiduciaires par

exemple, ou pour l'établissement de rapports

relatifs aux différentes entreprises d'un groupe.

O P T I O N D E S I M M O B I L I S A T I O N S : A B A V I E W

Notre solution qui a pra-

tiquement toutes les exi-

gences d'édition d'ex-

traits se nomme Aba

View.

AbaView est un généra-

teur de formulaires et de

listes adapté à presque

tous les besoins et doté

de fonctions multiples

pour les débutants, les employés expérimentés et

les comptables professionnels.

AbaView est un outil adapté non seulement aux

besoins de la comptabilité des immobilisations,

mais également à ceux de tous les programmes

ABACUS (à l'exception de la compatibilité finan-

cière) et même aux programmes tiers.

Plus de 30 bases de données

Dans la comptabilité des immobilisations, plus

de 30 bases de données peuvent être combinées

entre elles en vue de fournir des extraits, par

exemple:


Sphères d'imputation

Données de base des immobilisations

Données de base des clients

Données de base d'adresses

Clé d'accès individuelle

AbaView peut utiliser les clés à disposition dans

les fichiers ABACUS ou, en cas de nécessité,

générer des indices temporaires pour ces fichiers.

Relations

Les relations définies entre les fichiers ABACUS

peuvent être éditées. Des menus permettent

d'établir de nouvelles relations ou de supprimer

celles qui existent. Il est ainsi possible d'extraire

des informations des programmes ABACUS les

plus divers pour les rassembler dans des extraits.

En outre, des relations peuvent être créées entre

les tables de toutes les bases de données suppor-

tées pour établir des tables ABACUS, sans avoir

préalablement à en convertir les données.

Sélection des données

Les données à extraire peuvent être librement

limitées et sélectionnées. Ces sélections peuvent

être reliées entre elles à l'aide d'opérateurs logi-

ques comme «ET» ou «OU».

Pour en augmenter la convivialité, des masques

de saisies individuelles peuvent être définis par

l'utilisateur au cours de la fonction d'établisse-

ment de rapports. L'opérateur appelle dans l'en-

vironnement ABACUS habituel les données à

exploiter, indique les éléments qu'il désire sélec-

tionner et reçoit le document désiré sans avoir à

se préoccuper des définitions de rapports qui exi-

stent dans AbaView.

Fonctions de présentation graphique

En plus d'éléments de présentation graphique tels

que les illustrations, le tramage, les titres de

colonnes librement programmables et les fonc-

tions d'encadrement automatique, différents aut-

res éléments de présentation peuvent être utilisés:

En-tête et pied de pages de rapports

Titres de colonnes et totalisation aux niveaux

désirés

Positions de détail

Eléments constitutifs définis par l'utilisateur,

pouvant être reliés les uns aux autres selon des

conditions également définies librement par

l'utilisateur

Contrôle des sauts de pages, des lignes vierges

etc.

AB

AV

I EW

Traduction très simple de toutes les variables

textuelles des rapports en différentes langues,

sans qu'il soit nécessaire pour cela d'établir

différents rapports. Selon les paramètres défi-

nis, il est même possible de produire chaque

page d'un rapport dans une langue différente.

La disposition graphique est en outre supportée

par les fonctions suivantes:

Polices de caractères TrueType et polices d'im-

primantes

Attributs de polices (divers corps de caractères,

gras, italique, etc.)

Positionnement des lignes (à gauche, à droite,

au centre)

Effacement/insertion/déplacement de champs

Agrandir/réduire des champs

Définitions d'expressions

Changement des noms de champs

Lignes libres pour titres et totaux

Autant de champs de totalisation que néces-

saire, avec lesquels la position horizontale

peut être liée au champ d'origine

Titres de colonnes multilingues automatiques

Utilisation de variables système telles que

numéros de pages, date, etc.

Champs RTF et autres champs multilignes de

base de données peuvent être très simplement

insérés.

Définition de rapport

Au cours de la définition d'un rapport, une fenêt-

re de visualisation du résultat affiche con-

stamment la présentation des pages, sans que le

travail en soit interrompu ni ralenti. L'utilisateur

peut ainsi renoncer à des impressions de test et

l'établissement du rapport prend manifestement

moins de temps.

Formats de fichiers supportés

Les formats de fichiers suivants peuvent être

traités et combinés les uns aux autres:

Dataflex Lotus 1-2-3

Btrieve dBase

ODBC Paradox

ADO DIF

Borland Database Engine SYLK

ABACUS Business Objects

ASCII (en diverses variantes)

Formats d'extraction supportés

Outre les formats mentionnés ci-dessus, les

données peuvent être extraites dans les formats

suivants:

Imprimante

Fichier d'impression

ADF – ABACUS Document Format

HTML – HyperText Markup Language

RTF – Rich Text Format

WMF – Windows Meta File

ASCII/ANSI (en diverses variantes)

Excel 4

Word

WinWord

Wordperfect

WordStar

OBCD

Par ODBC, ADO ou BDE, il est aujourd'hui possi-

ble d'accéder à toutes les bases de données usu-

elles et autres sources de données. En particulier,

l'utilisation online est ainsi possible pour MS

Access, MS SQL-Server, Oracle, Informix, Sybase,

dBase, Paradox.

Documents

COMPTABILITÉ DES IMMOBILISATIONS