Constitution de l’équipe de projet opérationnelle.

Migration informatique –

Adaptation de l’organisation

P.1

Phase préalable au lancement du projet de migration.

1. Identifier un chef de projet opérationnel et les ressources à même pour conduire le projet localement par type de flux (ramasse, sec, collecte).

2. Constituer en amont un groupe de travail « opérationnel ». - Incluant les responsables des différents types de flux (secs,

ramasse, collecte)- Ayant engagé la réflexion sur l’adaptation de l’organisation

plusieurs mois avant la migration de la Banque. 3. Gérer les fonctions clés par des « permanents »

4. Associer au projet : - le responsable « Associations »- le Rhysa

P.2

Une équipe de Projet structurée et orientée « organisation »…

Principes de

Circulation « cible » du traitement des produits dans une

Banque Alimentaire.

P.4

Dépôt externe

Antenne

Entrepôt principal

Ramasse

Assoc.1

Assoc. 2

Assoc. 3

Collecte

Dons :•Industriels

•Agriculteurs

•Particuliers

Palette

Pack

Carton

Schéma général « cible » du flux des denrées alimentaires

Assoc. 1

Assoc. 2

Assoc. 3

Dons UE / ETAT

BA XXXX

Autre conditionne

ment

Le Concept de l’entrepôt d’une Banque Alimentaire

P.5

Entrée produits Sortie produits

Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec

Organisation physique « cible » de l’entrepôt.

Surgelé, sec, frais Frais, Surgelé, sec

P.6

Zone réception, Tri, stockage produits

« frais » (+4°C)

Préparation &distribution produits « frais » (+4°C)

Réception & Stockage surgelé

(-18°C)

Zone de préparation

Surgelé (-18°C)

Zone de Préparation « Secs »

Zone de réception « Secs »

P.6

Zone « Libre-

service »

Et/Ou

Zone de préparation

Surgelé (-18°C)

Réception & Stockage surgelé

(-18°C)Préparation &distribution produits « frais » (+4°C)

Zone réception, Tri, stockage produits

« frais » (+4°C)

Zone « Libre-

service »

Zone de Préparation « Secs »

Zone de réception « Secs »

Entrée produits Sortie produits

Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec

Et/Ou

Le cheminement des articles dans l’entrepôt

Frais, Surgelé, sec Frais, Surgelé, sec

P.7

P.8

Zone de préparation

Surgelé (-18°C)

Réception & Stockage

surgelé (-18°C)

Préparation &distribution produits

« frais » (+4°C)

Zone réception, Tri, stockage produits

« frais » (+4°C)

Zone « Libre-

service »

Frais, Surgelé, sec

Frais, Surgelé, sec

Zone de Préparation « Secs »

Gestionnaire Entrée + Pointeur Gestionnaire sortie-

Distribution

Les contrôles de deux flux distincts

L’Administrateur du Système : Le pilote des flux

de la BA

Quatre nouvelles fonctions clés

Entrée produits

Sortie produits

P.9

Quatre nouvelles fonctions clés – Missions - Compétences

Administrateur = pilote de

l’organisation

Responsabilité Entrée

Pointeur ResponsabilitéSortie

Interface avec les associations• Gère des planning • Valide les commandes• Saisie des commandes• Lance les vagues de préparation

Gestion et contrôle des stocks• Contrôle de stock (phasage stock) • Gere et prépare les inventaires• Saisie de commandes d’appro

Divers • Assure l’interface avec la FFBA• Edite les étiquettes (back up)• Édite les fiches de préparation & réception

• Permanent et patron de son activité (équipe de réception)• Travaille en binôme avec le « pointeur »• S’assure du contrôle physiques des entrées et garanti la continuité du processus • Valide les flux (Système)• Contrôle des quantités livrées par fournisseurs (reçues, mouvementés, stockées)• Garanti l’enregistrement des transactions en temps réel• Saisie des entrées.• Contrôle de l’activité .• Contrôle du respect des procédures de réception.• Garanti le respect des procédures d’entrées de denrées

• Garanti les réceptions physiques , enregistre les quantités reçues.• Assure la pesée des produits dès leur réception• Respecte les procédures de réception.• Travaille en binôme avec le responsable entrée.• Bon relationnel avec les équipes de chauffeurs.

• Bon relationnel avec les associations• Garanti la pesée et l’enregistrement physiques des sorties (associations, dons, destructions) en temps réels• Contrôle les sorties de denrées• Respecte les procédures de sanitaires et opérationnelles.•Maitrise des outils informatiques• Connait les circuits de produits au sein de l’entrepôt. • S’assure du respect de consignes de sécurité et la circulation des associations.• Assure le transfert de propriété.

Compétences• Maitrise de l’application informatique • Bon relationnel, connaissance des relations associations.• Expérience en gestion de flux et des inventaires.• Familier de l’exploitation d’un entrepôt et des réglementations.• Esprit d’initiative

Compétences• Bon relationnel, doté d’une expérience de management, autonome, dynamique.• Connaissance de la GMS• Maitrise de l’application informatique• Expérience en gestion des procédures de réception.• Travail en équipe• Méthode et organisation

Compétences• Rigoureux, respectueux des procédures.• Sait travailler en binôme.• Connaissance du secteur du transport – de la GMS• Bon relationnel - sens du contact

Compétences• Bon relationnel - sens du contact.• Maitrise de l’application informatique• Rigoureux, respectueux des procédures internes à la BA.• Sait travailler en équipe• Connaissance du secteur associatif.• Est force de proposition pour optimiser l’organisation en place

Les points de vigilance « clés »

P.10

1. Polyvalence des équipes : Administrateur Responsabilité entrée + Pointeur Responsabilité sortie

2. Mettre en place des solutions « binôme » L’administrateur du système (pilote de flux) Contrôle des entrées (poste atelier- « Responsabilité entrée - « pointeur ») Contrôle des sorties (poste atelier- « Responsabilité sortie-distribution »)

3. Pesée systématique : Entrée : Ramasse - frais - sec Sortie : produits - distribution

4. Contrôle chaque fin de journée pour les produits frais issus de la ramasse (bouclage de stock) avant lancement de la journée suivante.

Points clés (suite)

5. Mise en place du Protocole de Sécurité (application du décret du 26 avril 1996 - code du Travail R237-1 à 28) pour les opérations de chargement / déchargement.

6. Edition en temps réel d’un BL dans l’entrepôt pour toute sortie• Associations• Dons interne/autre• Destruction, etc.

7. Lotissement des produits sensibles.8. Prise en compte des n° de Lot fournisseurs afin d’anticiper une

gestion d’alerte Alimentaire (traçabilité produits).

9. Préparation des contenants pour la collecte (cartons, bacs, palettes).

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