Constitution d’un dossier de demande d’agrément sanitaire :

l’expérience du service Restauration

du Centre Hospitalier de Haguenau

M. JP. RIEDINGER, Responsable Restauration

Mme M. MISCHLER, Qualiticienne

Journée de l’ADLF Alsace – 20 mai 2008

Contexte

La restauration au CHH :� 490 000 repas servis par an� Fonctionnement en liaison chaude, à l’exception

de quelques repas du soir à destination de la maison de retraite.

� Importants travaux de restructuration de juin 2006 à mai 2007.

� Dépôt d’un dossier de demande pour l’activité de livraison des repas à la maison de retraite.

Objectifs de la présentation

� Retour d’expérience : => modalités de réponse à la note de service du 24/10/2007 relative à l’entrée en application de l’arrêté du 8 juin 2006 pour le secteur de la restauration collective et décrivant le dossier type d’agrément des cuisines centrales.=> bénéfices retirés et éventuelles difficultés rencontrées.

Composition du dossier

I. La présentation du service restauration et la description de ses activités.

II. Le plan de maîtrise sanitaire.2.1. Les documents relatifs aux bonnes

pratiques d’hygiène2.2. Les documents relatifs aux procédures

fondées sur les principes de l’HACCP2.3. Les procédures de traçabilité et de gestion

des produits non conformes

Dossier d’agrément : une approche système de la fonction restauration

Processus de restauration

Réception,

stockageFabrication Distribution

Maintenance, Travaux

(services techniques)

Gestion des ressources humaines

(DRH, cellule de formation continue, médecine du travail)

Achats

(services économiques)

Gestion de l’hygiène et de la qualité

(hygiène hospitalière, direction qualité)

Gestion de l’organisation

Besoins

des patients,

personnels

Satisfaction des

besoins

des patients,

des personnels

Élimination des déchets

(services généraux)

I. Présentation du service restauration et description de ses activités

Présentation du Service Restauration

� Formalisation de la composition de l’équipe HACCP :- 6 personnels de la cuisine représentant les différents

secteurs.- Clarification des modalités de fonctionnement

(traçabilité des réunions)

� Organigramme fonctionnel de la Restauration

� Profils de poste

Description des activités

� Liste des catégories de produits correspondant à des procédés de fabrication identifiés

Étape préliminaire visant à définir le champ d’application de l’HACCP.

⇒ 6 catégories de produits en fonction du procédé de fabrication

Objectif : Regrouper les produits ayant des procédés de fabrication identiques et décrire l’utilisation attendue des produits

Catégorie des produits Assais. Temp DLCFrais Surgel s/vide Cuit Cru Chaud Froid Froid Chaud Vrac Bacs Pts Assiet conserv.

Catégorie 1 : produits crus

servis crus (crudités) x x x x x x x x x +3° 24h

Produits à réception Production Servis Conditionnement

Description des activités

Objectif : Identifier les entrants dans le processus de fabrication

� Liste des matières premières et des matériaux de conditionnement et d’emballage

=> 1200 références de matières premières

=> Mise à jour à chaque appel d’offre.

NUMERO

DE LOT

PRODUITS FRAIS(4ème et 5ème GAMMES)

LIEU DE STOCKAGE CONDITIONNEMENT T°DE STOCKAGE

Sous-sol

Magasin

Cuisine

Boîte

Carton

Sachet

Ambiante

+ 3° - 18°

801 Ail épluché X X X

802 Betteraves rouges crues rapées X X X

803 Betteraves rouges cuites - 5e gamme X X X

804 Blanc de poireau - 4e gamme X X X

805 Carottes entières et rapées X X X

Description des activités

• Approvisionnement :

Objectif : disposer de fournisseurs agréés

Établissement par la Cellule des marchés de la liste des fournisseurs, recherche des n°d’agrément.

� Description des circuits d’approvisionnement et de commercialisation

• Commercialisation :

Objectif : connaître les clients (destination des produits et consommateurs)

3 destinations (offices services de soins => patients, self => personnels, office maison de retraite=> pensionnaires)

Diagrammes de fabrication

Sur la base des catégories de produits fabriqués, décorticage du processus de fabrication :Réception des matières premières � Distribution au consommateur+ circuit retour.

Pour chaque étape élémentaire : qui fait quoi, où, quand, et comment.

Ont permis :�De mettre à plat la pratique habituelle�De réfléchir à la logique de la fabrication�D’apporter le cas échéant des améliorations aux processus

Agrement cuisine\Dossier\2.4\27.02.2007\Diag fab_boeuf braisé2.doc

Description des locaux, des équipements et du matériel utilisé et des conditions de fonctionnement

Description pour chaque local :� Revêtements sols / plafonds / murs / huisseries� Matériels et équipements présents� Matériel d’hygiène et de nettoyage

Description sous forme littéraire d’une journée-type depuis l’ouverture de la cuisine jusqu’à sa fermeture (planification du travail, horaires d’occupation de chaque local et tâches àaccomplir).

Agrement cuisine\Dossier\2.11\2.11 (a) - Locaux.xls

Les différents plans à fournirSchématisation sur des plans :

�Circulation des agents lors de leurs périodes de travail

� Circuits de la réception et du stockage des denrées alimentaires

�Circuits des denrées dites propres

�Circulation des chariots repas composés des plateaux repas et leurs retours en laverie centrale.

�Circuit des déchets et l’emplacement des écoulements des eaux usées

�La description des secteurs propres et sales

�Le positionnement des chambres froides positives et négatives

�L’emplacement des points d’eau, éviers, lave-mains, marmites, d’une manière générale toute la robinetterie

�L’emplacement des pièges à rongeurs et à insectes.

II. Le plan de maîtrise sanitaire

Les documents relatifs aux bonnes pratiques d’hygiène

Documents relatifs aux BPH du personnel

Formation aux BPH et à la sécurité sanitaire des aliments

Formation annuelle par le responsable Restauration, le Service d’Hygiène

Intervention plus régulière d’un organisme de formation

Tenue vestimentaire

Existence d’une Fiche technique « tenue de travail »

Suivi médical

Suivi de la réalisation des visites médiales annuelles => relances éventuelles de la médecine du travail. Certificats médicaux d’aptitude à la manipulation des denrées alimentaires

Hygiène du personnel

Documents relatifs à la maintenance des locaux, des équipements

Élaboration d’un tableau récapitulatif des locaux et équipements précisant :

� la nature du local ou de l’équipement

� le responsable de la maintenance,

� la fréquence de maintenance (si maintenance préventive)

� la traçabilité

Objectif : maîtriser les locaux et équipements

Plan de nettoyage / désinfection

Pour chaque local, élaboration d’un tableau avec :� Les éléments à nettoyer� Fréquence de nettoyage� Produit à utiliser� Matériel pour l’entretien� Consignes de sécurité / surveillance� Mode opératoire� Traçabilité

Objectif : maîtriser l’hygiène des locaux, des équipements

+ fiches techniques détaillées pour entretien des sols, murs, postes de lavage des mains Agrement cuisine\Dossier\3.1.3\Locaux\Murs.doc

+ fiches produits Agrement cuisine\Dossier\3.1.3\PROSOL.doc

Agrement cuisine\Dossier\3.1.3\Locaux\Local préparations chaudes 1 0.doc

Plan de nettoyage / désinfection

Pour chaque équipement / matériel, élaboration d’une fiche technique.

Agrement cuisine\Dossier\3.1.3\Materiel\Four.doc

Contrôle de l’efficacité du nettoyage : prélèvements de surfacepar une société prestataire.

Création d’instructions de travail relatives à l’hygiène par poste de travail.

Agrement cuisine\POSTETRAVAILLAVERIE.xls

La maîtrise des températures

Elaboration de 2 tableaux :- L’un pour les locaux, avec :

valeurs cibles issues de la réglementation,personnes chargées du contrôle, moyens de contrôle, seuil critique, mesures correctives

- L’autre pour les denrées aux différents stades de la fabrication

valeurs cibles = valeur réglementaire, donnée du fournisseur ou issue de la discussion avec les Services Vétérinaires

Agrement cuisine\Dossier\3.1.6\Maitrise temperatures denrees.xls

Les contrôles à réception

- Protocoles de contrôles à réception pour charcuteries / viandes, fruits et légumes frais, boîtages et épicerie, produitslaitiers / oeufs, produits surgelés avec :

�Points à vérifier ou critères de non-conformité�Conduite à tenir en cas de non-conformité�Archivage des fiches de réception (fiches de traçabilité)

- Fiches d’anomalies

Agrement cuisine\Dossier\3.1.7\Procedure reception surgeles.doc

II. Le plan de maîtrise sanitaire (PMS)

Les documents relatifs au système HACCP

Le champ d’application de l’étude

� Les différents procédés de fabrication identifiés.

� Les dangers pris en compte : - Contamination, survie, multiplication bactérienne par des germesdangereux pour l'homme, notamment germes pathogènes responsables de toxi-infections alimentaires

- Contamination chimique : - résidus de lavage => l’application des BPH permet de maîtriser le risque

- Contamination physique : - insectes =>plan de lutte contre les nuisibles ;- cheveux => application des BPH,

- débris d’emballage =>contrôle visuel lors du déconditionnement

Les documents relatifs à l’analyse des dangers

� A partir du diagramme de fabrication, identification à chaque étape :

- des dangers raisonnablement susceptibles de se produire (Contamination, survie, multiplication bactérienne) - des causes des dangers ( 5M : matériel, méthode, milieu, main d’œuvre, matière),- des mesures préventives à appliquer par le personnel en

charge de l’étape,

Agrement cuisine\Dossier\3.2.2\PMScomplet crudité..xls

Les documents relatifs aux CCP

Identification et justification des CCP :

- Stade auquel une surveillance peut être exercée et est essentielle pour prévenir ou éliminer un danger menaçant la salubrité de l’aliment ou le ramener à un niveau acceptable. => contrôle et traçabilité- Couple temps / température

Agrement cuisine\Dossier\3.2.3\Justification du choix CCP.doc

Les documents relatifs aux CCP

Élaboration d’une fiche d’enregistrement de non-conformité et d’action corrective.

Élaboration d’un tableau avec, pour chaque CCP :- les limites critiques,- les procédures de surveillance (qui, quoi, où, quand et comment, fiche de traçabilité)- les mesures correctives- l’enregistrement

Agrement cuisine\Dossier\3.2.3\Suivi des CCP.xls

Agrement cuisine\Dossier\3.2.3\ADM LOGI RESTAU FE 001 Fiche de

nonconformité.doc

Vérification :� De la mise en œuvre effective du PMS

- Contrôle journalier du remplissage des fiches de traçabilité (nettoyage, traçabilité des CCP,…)- Audit annuel du PMS (documents utiles à disposition, connaissance et application par les professionnels des mesures préventives…)

Les documents relatifs à la vérification du PMS

Vérification :� De l’efficacité du PMS

- contrôles visuels journaliers du nettoyage- prélèvements de surface 2 fois par mois- contrôle de l’efficacité des actions correctives

suite aux fiches de non–conformité- analyse des fiches d’anomalies à la réception- analyse des questionnaires de satisfaction, des

réclamations formulées par les services

Les documents relatifs à la vérification du PMS

Mise à jour du PMS :

Prévue dès lorsqu’un changement intervient sur la fonction restauration (modification d’un procédé, nouveau procédé, travaux, évolutions réglementaires)

=> réunion de l’équipe HACCP dans le mois, pour la mise à jour ou l’élaboration de nouveaux plans HACCP.

Les documents relatifs à la vérification du PMS

II. Le plan de maîtrise sanitaire (PMS)

Les procédures de traçabilitéet de gestion des produits non conformes

� Viandes / charcuteries :

Conservation d’un exemplaire de l'emballage et de l'étiquette du fournisseur pendant 6 mois.

La traçabilité des produits

� Autres produits :

Conservation de l'étiquette du fournisseur pendant 6 mois.

Étiquettes regroupées hebdomadairement dans un bac plastique avec mention du jour du déconditionnement.

La gestion des produits non conformes (retrait / rappel)

� Produits finis (repas distribués) :Élaboration d’une procédure de retrait / rappel des denrées alimentaires livrées : Appel en restauration, plat mis de côté, remplacement du plat, fiche de non-conformité et suivi.

� Matières premières :

En cas d'alerte descendante émanant des fournisseurs alimentaires ou des Services Vétérinaires => Réception de l’alerte par tout moyen (fax, courriel , téléphone,…) au niveau du groupement d’achat concerné

=> transmission aux responsables restauration qui appliquent les consignes de retrait.

Conclusions

� Difficultés :� Sur le fond, liées au niveau de précision requis pour les

différents documents� Sur la forme, liées aux mises à jour de la note de service

entre le premier envoi du dossier et l’envoi additionnel.=> modification des numérotations

� Bénéfice majeur :Mise à plat de tous les aspects de la fonction restauration pour une meilleure maîtrise=> fiabilisation de l’activité.

� Dossier = photographie à un moment donné d’une démarche pérenne => dynamique à poursuivre.

Merci de votre attention